1、xx有色电子及光伏新材料产业化项目建设项目档案管理试行办法xx有色xx硅材料有限责任公司xx年12月 xx有色xx硅材料有限责任公司 建设项目档案管理试行办法第一章 总 则第一条 为了规范xx有色xx硅材料有限责任公司（以下简称公司）基本建设项目档案资料管理工作，充分发挥档案资料在工程建设、生产（使用）管理、维护和改建扩建中的作用，根据国家档案局基本建设项目档案资料管理暂行规定、重大建设项目档案验收办法（以下简称办法）等有关规定，制定本办法。第二条 本办法适用于公司建设项目。第三条 本办法所称建设项目档案是指公司所建设项目从立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理到竣工验收全过程中直接形成的具2、有保存价值的文字、图纸、图表、照片、录像、录音、光盘、实物等各种载体的文件资料和电子文件。建设项目档案的内容包括：基建档案、科研档案、设备档案等。第四条 建设项目档案是项目建设历程的真实记录，是公司生产、管理、维护、改扩建的真实依据和不可再生的信息资源，同时也是全面鉴定工程质量，查明事故原因，追究事故责任的可靠凭证。第五条 建设项目档案工作实行统一领导，分级管理。凡形成项目档案的部门，都必须按规定向总经办档案室移交档案及有关资料，维护建设项目档案的完整、统一与安全，确保建设项目档案资料的准确、系统和有效利用。第二章 建设项目划分及档案管理职责第六条 公司总经办主要职责是：（一）负责对本公司建设3、项目档案工作进行指导、监督、检查；（二）负责组织、参加本公司建设项目档案的专项验收；（三）负责参加本公司建设项目的竣工验收工作；（四）负责检查、接收、保管本公司建设项目档案实体；（五）负责参加设备开箱验收，将随机文件收集归档；（六）负责收集出国考察、培训人员携带回来的技术资料及考察报告。第三章 建设项目档案管理第七条 建设项目档案工作要坚持“三同步” 的原则：（一）即下达项目计划任务书的同时明确项目档案所包括的内容、要求及各相关公司对项目档案的职责；（二）在检查施工进度和质量的同时，对项目档案资料的收集、整理、审定工作进行检查；工程竣工验收与竣工档案的验收同步进行。第八条 项目相关部门（基建工4、程部、总经办、采购部、监理公司、施工公司）要提高档案意识，要把建设项目档案工作纳入工程建设计划，纳入项目管理程序，纳入领导和工作人员的岗位职责。建立健全档案管理规章制度；要将档案管理要求列入监理管理和招标承包合同中，明确各方面对档案工作的责任；要建立经济制约机制，坚持建设项目档案资料在工程质量管理中的一票否决权。第九条 基建工程部和档案部门密切配合，项目档案管理人员应当参加项目施工交底会、参加项目工程质量和进度检查、参加工程重大设备到货开箱验收、参加项目工程竣工验收；项目申请立项后，即应设立档案资料专人、专岗，负责进行文件材料的积累、整理、审查工作，资料分发部门应保证归档资料原件的齐全完整，备5、日后查考。第十条 建立档案工作人员网络和重要档案资料流向网络，对建设项目档案资料实行跟踪管理、动态管理。各类资料的存档程序是：（一）项目前期资料（项目建议书、可研、初步设计等）由项目经办部门、设计公司形成公司档案室存档；（二）施工图（含设计变更通知单、材料代用单、工程联络单等）由设计公司、采购部、施工公司形成基建工程部分发到施工公司供施工和归档使用、公司档案室或项目组待工程中交后整理存档；（三）交工技术文件，由施工公司形成，项目建设过程中施工公司档案员保管积累，中交后与施工图、随机文件一并整理组卷归档。归档程序：施工公司监理公司基建工程部质量监督站签审后，送公司档案室；（四）随机文件由供货商提6、供采购部组织开箱（基建工程部、监理公司、施工公司和供货商共同参加开箱）公司档案员或项目组资料员持技术协议到现场核对随机文件随机文件由档案员逐项登记，保存含原件在内的2套资料用于归档工程中交后，档案员或项目组资料员移交施工公司组卷公司档案室存档。未委托设计的项目，随机文件由（或设备）公司档案员收集整理，存公司档案室；（五）公司档案室或项目组负责收集的项目建设过程资料，如技术协议、工程联络单、设计变更通知单、施工图等，工程中交后，组成案卷存档或移交档案室存档。（六）项目管理文件由基建工程部形成并编制归档。（七）监理档案由监理公司形成并编制归档。（八）其它资料由公司竣工验收委员会收集，整理后移交档案7、室存档，内容包括：1.生产准备及试运考核总结；2.项目竣工验收报告书；3.工程设计总结；4.工程施工总结；5.工程监理总结；6.生产运行总结；7.外事工作总结；8.物资采办总结；9.项目建设总结；10.项目质量评审材料；11.工程审计文件、材料、决算报告；12.竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件；13.环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件。第十一条 限上建设项目在工程中交两个月内、限下项目在工程中交一个月内，施工公司编制整理竣工档案（包括设备随机文件），一式两份，正副本移交公司档案室，公司档案员进行验收，并办理建设项目归档文件移交清单（具体格8、式见附件1）。档案室正本验收合格，同时见副本移交清单后，在工程交接证书上加盖公司公章，办理归档手续。施工公司持工程交接证书领取竣工档案保证金。竣工档案的卷内目录（具体格式见附件2）以电子表格形式生成.XLS文件，随竣工档案一并归档。第十二条 在项目建设中，基建工程部要负责组织、协调和指导勘察、设计公司、施工公司、监理公司配合编制项目竣工档案。同时，各部门要认真履行下列职责：（一）总经办职责：1.负责项目前期资料、后期评价资料和竣工验收文件的收集归档；2.负责项目前期设计文件管理工作，具体内容见公司设计文件档案管理办法；3.负责监理档案、项目管理档案和竣工档案正本的验收归档工作；4.项目开工后，9、公司档案室要对施工公司的相关技术人员进行业务培训和指导，明确归档要求；5.项目建设过程中，随时到施工公司和监理公司检查交工技术文件和监理文件的同步积累情况；6.检查过程管理文件、随机文件的收集积累情况。（二）财务部门职责：在设计合同款、设备款和工程款结算前，财务部门应扣留设计文件、随机文件和竣工档案保证金，见到（设计合同）合同付款审批单，（商务合同）付款申请单，工程交接证书上加盖公司公章后，方可全额支付各保证金。（四）采购部职责：1.负责组织协调随机文件管理工作，具体内容见公司随机文件档案管理办法；2.负责规范设备制造厂家提供详实的设备随机文件2套；随机文件必须标注设备位号；书写材料必须规范，10、内容包括检验报告、质量证明文件、设计变更通知单、工程联络单、材料代用单、总图、装配图、零部件图、铭牌等；随机图纸为新兰图，有变更的需变更核定后，再逐张加盖设备制造厂家的竣工图章；设备制造过程中如有变更，协调设备制造厂家将设计变更通知单和随机文件一并归档。3. 项目中交后，向公司总经办档案室提供设备采购台帐，其中各项目设备和材料部分应分别统计，不能混淆。4. 负责招投标资料以及采购合同的归档工作。（五）基建工程部职责：1.项目开工10个工作日内，应向总经办档案室移交项目单项、公司工程划分表，注明项目的工程名称（公司立项批文名称，不能随意简称）、单项工程名称、公司工程名称、是否委托监理公司和质量监11、督站，并在划分表内标注具体实施项目施工公司及负责人的联系方式，便于总经办档案室检查指导；2.负责认证竣工档案的准确性、完整性；3.保证2套原件交工技术文件、竣工图、设计变更通知单、工程联络单、材料代用单用于归档。原件是指亲笔签名、红色印章，禁止复印件、传真件归档。设计文件管理工作，具体内容见公司设计文件档案管理办法；4.依照建设项目文件归档范围和保管期限表（附件3）中第4项内容，安排专人负责限上项目在工程中交两个月内、限下项目在工程中交一个月内完成项目管理档案的编制归档工作；5.协调施工公司限上项目在工程中交两个月内、限下项目在工程中交一个月内完成竣工档案的编制工作；6.协调监理公司认证交工技12、术文件、竣工图及变更核定的准确性、完整性；签审“竣工图章”的相关内容；依照建设项目文件归档范围和保管期限表中第6项内容，限上项目在工程中交两个月内、限下项目在中交一个月内完成监理档案的编制归档工作，并随监理档案提供监理公司相关人员签字备案表；7.协调质量监督站将施工公司移交到质量监督站的竣工档案，限上项目在15个工作日内、限下项目在8个工作日内完成相关评定工作。质量评定和核定情况栏中加盖评定意见章和质量评定章，相关人员亲笔签名确认；8.负责协调随机文件管理工作，具体内容见随机文件档案管理办法。9.负责项目设计合同、施工合同、监理合同等的的归档工作。第十三条 应加强对项目执行中形成文档的过程控制13、，保证项目档案完整、准确、系统，从而保证工程质量鉴定和项目管理的可溯性，为生产、管理、维修、改扩建提供翔实可靠的凭据。档案完整、准确、系统的含义是：（一）档案的完整指按建设项目文件归档范围和保管期限表所确定的内容，将建设项目全过程中应当归档的文件、资料归档，各种文件原件齐全；（二）档案的准确指档案的内容真实反映建设项目竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，签字手续完备；（三）档案的系统指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。第十四条 建设项目竣工档案管理应当纳入合同管理和项目管理中，实现合同、项目全过程控制管理：（一）项目在签订合同（技术协议）时，设立专门条款，明确乙14、方公司应提交甲方公司项目档案（包括电子文件）的名称、内容、版本、套数、费用、时间、质量要求及违约责任，以及对提交文件进行整理归档的责任；（二）在合同（技术协议）中明确相关文件及档案保证金，额度为合同款5%10%；（三）每份合同（技术协议）支付最后一笔保证金款项时，必须经总经办、工程管理部、等签署同意付款的意见，财务部门方可履行付款手续。 第十五条 建设项目档案资料应按照GB/T118222000科学技术档案案卷构成的一般要求及DA/T282002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范进行整理。第四章 案卷质量要求第十六条 建设项目档案应包括：前期资料、勘察设计资料、项目管理档案、监理档案、15、交工技术文件（包括随机文件）和竣工图、涉外文件、财务和器材管理资料、消防文件、投料试车及生产考核资料、竣工决算资料及竣工验收文件等内容。第十七条 交工技术文件编制要求是：（一）交工技术文件应在工程建设工程中汇集和形成，必须与工程实际情况相符，内容和真实反映工程的实际情况，确保资料的原始性、真实性和准确性，做到资料齐全、图物相符、数据准确、字迹清楚、图形规整、签证手续完备；（二）交工技术文件必须采用计算机编制打印，但相关责任人员签名及日期应由当事人手书。书写工具和材料应符合国家档案管理的要求，利于长期保存，不得用铅笔、圆珠笔、复写纸、纯蓝及红墨水等易于退色的材料书写；（三）交工技术文件应使用中华16、人民共和国法定计量公司及符号，文字及书写方法符合国家档案管理的有关规定；（四）用于归档的交工技术文件要求原件归档，禁止复印件，其中原材料质量证明文件及检验报告可以采用复印件，但复制内容必须清楚，并由提供文件材料的供应商加盖公章进行确认；（五）交工技术文件文字资料和表格的纸张均采用A4幅面（297mm210mm）。竖向版面的页边距设置为左30mm，右20mm，上20mm，下20mm,左侧装订；横向版面的页边距设置为左30mm，右20mm，上30mm，下20mm,，左侧装订；（六）交工技术文件表格的栏目应填写齐全，不需填写的栏目应标以“”。栏目内容较少，填写不完而空余时，应在最后一行文字下面填写“17、以下空白”词句进行封闭；（七）交工技术文件编制完成后应由施工承包公司技术负责人、工程负责人审核签字，并加盖公章。第十八条 竣工图编制要求：（一）竣工图是交工技术文件的重要组成部分，竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映工程竣工验收时的实际情况；（二）竣工图利用施工图编制而成，图纸一般采用新的或干净、清晰、无破损的兰晒图，计算机出图必须清晰；（三）施工中没有改动变更，可在每张施工图图纸标题栏的右上方空白处加盖并签署“竣工图章”后作为竣工图。“竣工图章”式样为：60mm80mm，印文“竣工图”采用二号标准宋体字，其他均采用五号标准宋体字，竣工图章样式见下图；2525308010101018、1060137编制公司竣 工 图编制人监理公司名称技术负责人编制日期监理人公司：mm“竣工图章”示例（四）施工中有部分变更，但不涉及结构、工艺、平面布置等重大改变的施工图，可在原施工图上用绘图墨汁或碳素墨水按变更文件要求进行更改，在更改部位加盖“竣工图核定章”，标明变更修改依据。全图更改完后，加盖并签署“竣工图章”后作为竣工图。“竣工图核定章”。印文采用五号标准宋体字，竣工图核定章样式见下图；4015根据 号变更通知单第 条修改公司：mm“竣工图核定章”示例（五）在施工中发生过设计变更的施工图，特别是在结构、工艺、平面布置等有重大改变或变更部分超过图面1/3的，应由设计公司按最终修改状况绘制最19、终版施工图后发施工承包公司，由施工承包公司核对确认，加盖并签署“竣工图章”后作为竣工图；（六）竣工图的更改方法如下：1文字、数字更改一般采用杠改；线条更改一般采用划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制；2利用施工图更改，应在更改处加盖“竣工图核定章”，标明变更修改依据；3无法在图纸上表达清楚的，应在图纸标题栏上方或左边用文字说明；4图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉、不遮盖其他线条；5有关施工技术要求或设备材料表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改，当更改内容较多时，可采用注记说明；6新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应地添加和变更。（七）与竣工图有关的设计20、变更单、工程联络单、材料代用单应做到原图与变更相互标注；（八）“竣工图核定章”、“竣工图章”加盖时均使用不易褪色的红印泥；（九）“竣工图章”中的“编制公司”系负责该工程交工技术文件编制的施工承包公司；“技术负责人”栏应由施工承包公司专业技术负责人签署；“监理人”栏应由专业监理工程师签署。第十九条 建设项目档案组卷要求：（一）交工技术文件、随机文件卷厚度不得超过25毫米；竣工图卷厚度不超过35毫米。项目档案较少的情况下，文字材料、随机文件和图纸可以组成一卷，厚度超过35毫米时应分别组卷；（二）交工技术文件按公司工程、分专业组卷。排序原则是工程通用交工技术文件在前、专业交工技术文件在后。随机文件单21、独组卷； （三）图纸按公司工程、分专业组卷。不同专业的图纸分别组卷；（四）一个公司工程竣工档案的案卷排序原则是通用卷、各专业交工技术文件卷、随机文件卷、竣工图卷。第二十条 卷内档案的排列与装订要求：（一）交工技术文件卷按外封面卷内目录封面扉页交工技术文件目录交工技术文件材料-备考表的顺序排列，通用卷中施工组织设计、施工方案、施工计划，放在工程说明后，建设项目相关人员签字备案表（具体格式见附件4），放在备考表前，不编写页码；（二）随机文件卷按外封面卷内目录封面（将“交工技术文件”改为“随机文件”）扉页（将“交工技术文件”改为“随机文件”）随机文件移交清单随机文件备考表的顺序排列；（三）图纸卷按外22、封面卷内目录封面（将“交工技术文件”改为“竣工图”）扉页（将“交工技术文件”改为“竣工图”）竣工图备考表的顺序排列；（四）项目管理档案按外封面卷内目录封面（将“交工技术文件”改为“项目管理档案”；“施工公司、”改为“归档公司”）扉页（将“交工技术文件”改为“项目管理档案”；“施工公司”改为“归档公司”，“建设公司”的相关内容删除）交工技术文件目录项目管理档案-备考表的顺序排列；（五）监理档案按外封面卷内目录封面（将“交工技术文件”改为“监理档案”；“施工公司”改为“监理公司”）扉页（将“交工技术文件”改为“监理档案”；“施工公司”改为“监理公司”）监理档案-备考表的顺序排列；（六）交工技术文件23、卷，书写材料幅面规格为297210毫米（标准A4）；四边边界为：装订边（左边界）25毫米，上下边界各20毫米，右边界15毫米；（七）交工技术文件上“工程编号”为公司“项目编号”“项目单项、公司工程划分编号”；（八）图纸按297210毫米规格“手风琴”式折叠，角图章露在右下方，图纸左边留25毫米装订线。为保证案卷外观平整，应视具体情况在装订线的一侧加硬纸条衬平；（九）表格材料装订时要求表头向里或向上；（十）装订前应拆除金属物，修补、裱糊破损文件；（十一）装订好的案卷应做到牢固、整齐、美观，卷内无错页、倒页、压字，便于保管和利用；（十二）案卷装订完毕后应在外封面的右上角加盖“正本”或“副本”红色印24、章（以原件为主的案卷加盖“正本”印章；其它则加盖“副本”印章）其图章式样为：15mm30mm。印文“正本”、“副本”采用小初号标准宋体字，如下图所示；30153015正本公司：mm正本章示图副本公司：mm副本章示图第二十一条 建设项目档案的编写要求：（一）编页号：以卷为公司编页号。从封面开始，凡有文字的页面，要逐页用号码机从1开始打印页号（合格证要在原件上逐个打印页号）。正面印在右下角（距右20mm,距下15mm）、背面印在左下角（距左20mm,距下15mm）。案卷的外封面、卷内目录及备考表不编页号；（二）外封面填写要求：1卷号档案部门填写；2光盘号档案部门填写；3案卷题名档案部门填写；4编制25、公司填写案卷编制形成公司，编制公司填写；5编制日期填写案卷的编制日期（格式如：XXXX年XX月XX日），编制公司填写；6保管期限档案部门填写；7密级档案部门填写；（三）封面、扉页填写要求：工程名称、单项工程、公司工程名称按项目单项、公司、分部、分项工程划分表填写，单项工程一般为装置名称。没有公司工程划分的项目，以上名称要与工程管理部和公司档案室确认后填写。（四）卷内目录的填写要求：1项目名称工程名称、单项工程名称、公司工程名称；2序号按卷内文件材料排列顺序。给每一份文件一个顺序号，用阿拉伯数字从“1”起依次标注；3图号交工技术文件卷填写编入本卷的交工技术文件编号；图纸填写角图章内的图号。要求自26、动换行；4名称填写交工技术文件标题的全称（“合格证粘贴表”在卷内目录中的名称为“合格证”）或图纸名称，禁止简化；外语资料的名称要译成中文。要求自动换行；5文种一种文字：如中文或者英文，只填写“中”或者“英”；两种文字：如中文和英文，只填写“中英”，中间无标点；两种以上文字只填写“外”；6张数填写每份文件材料实际页数；7页次填写每份文件材料首页上标注的页号，两页以上起止号之间用全角“”连接；8卷内备考表填写（具体样式见附件5）说明：要填写案卷内文件材料页数、图纸张数和本卷需要说明的有关问题；立卷人签字；填写完成立卷的日期。（五）背脊标签以竣工档案夹背脊厚度为准，分297mm40mm、297mm527、0mm两种规格，标签内从上至下从左至右分两列依次注明建设项目名称、单项工程名称、公司工程名称、案卷类别（交工技术文件、随机文件、竣工图分别排序），标签字号为宋体1号，标签底部中间加盖正副本红色印章。第五章 建设项目档案资料验收第二十二条 凡公司投资的工程建设项目竣工验收工作均应进行档案资料的验收。未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。第二十三条 组织项目档案验收部门：（一）集团公司审批管理的项目，由集团公司总经理办公室组织验收，或由集团公司出具委托函委托公司总经办组织验收，验收结果报集团公司总经理办公室备案；（二）公司审批管理的项目，由公司总经办组织项目档案的验收，28、验收结果由公司档案室归档保存。第二十四条 档案验收组的成员分别由工程主管部门、档案管理主管部门和相关专业技术人员等参加。验收组人数不少于5人的单数，组长由验收组织公司人员担任。第二十五条 申请项目档案验收应具备下列条件：（一）项目主体工程和辅助设施已按照设计建成，能满足生产或使用的需要；（二）项目试运行指标考核合格或者达到设计能力；（三）完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档工作；（四）基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。第二十六条 建设项目（工程）初步验收前，公司组织施工、设计、监理等方面负责人及有关人员，根据档案工作的相关要求，依照建设项目文件归档范围和保管期限表和重大29、建设项目档案验收内容及要求（附件6）进行全面自检，写出档案自检报告，报总经办。第二十七条 公司应向集团公司报送档案验收申请报告，并填报建设项目档案验收申请表（附件7）。集团公司在收到档案验收申请报告的10个工作日内作出答复。 第二十八条 项目档案验收申请报告的主要内容包括：（一）项目建设及项目档案管理概况；（二）保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；（三）项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；（四）档案在项目建设、管理、试运行中的作用；（五）存在的问题及解决措施。第二十九条 档案验收应与工程验收的初步验收和竣工验收两个阶段同步进行，重点应放在初步验收阶30、段。第三十条 初步验收时，在集团公司组织下，采用质询、现场查验、抽查案卷的方式检查项目档案。抽查档案的数量不少于案卷总数的10%15%，抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。公司档案室评价档案资料的完整、准确、系统性情况以后，写出初验意见，对存在的问题提出改进要求，限期解决。公司以及、设计、施工、监理公司按初步验收的改进意见在竣工验收前加以改进。如果没有集团公司出具的项目竣工档案专项验收意见，初步验收将不予通过。第三十一条 项目档案专项验收以验收组织公司召集验收会议的形式进行。项目档案验收组全体成员参加项目档案专项验收会议，项目所在公司、设计、施工、31、监理和生产运行管理或使用公司的有关专业人员列席会议。第三十二条 项目档案专项验收会议的主要议程包括：（一）项目所在公司（负责人）汇报项目建设概况、项目档案工作情况；（二）监理公司汇报项目档案质量的审核情况； （三）项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况； （四）项目档案验收组对项目档案质量进行综合评价； （五）项目档案验收组形成并宣布项目档案验收意见。第三十三条 竣工验收时，验收主管公司应当通知档案机构派人参加验收委员会或验收组，根据国家档案局、国家发展和改革委员会重大建设项目档案验收办法（档发20062号）有关规定，参加统一组织的验收工作。第三十四条 形成档案资料在1000卷以上的（含1032、00卷），应有项目竣工档案验收报告，形成档案资料在1000卷以下的，则应在竣工验收报告中专章叙述竣工档案的情况，其内容应包括：（一）项目档案资料概况；（二）项目档案工作管理体制； （三）项目文件、资料的形成、积累、整理与归档工作情况； （四）竣工图的编制情况及质量； （五）项目档案资料的接收、整理、管理工作情况； （六）存在问题及解决措施； （七）档案完整、准确、系统性评价及在施工、试生产中的作用；（八）附表。附表中包括的条目：单项、公司工程名称、文字材料（卷、页）、竣工图（卷、页）。在项目竣工验收鉴定书中要有关于竣工档案情况的评价。第三十五条 集团公司对集团公司级、地区公司级组织的项目档案验33、收进行监督、指导。公司总经办(档案室）应加强验收前的指导和咨询，必要时可组织预检。第六章 附 则第三十六条 本办法由总经理办公室负责解释。第三十七条 本办法自发布之日起施行。附件：1.建设项目归档文件移交清单2.卷内目录3.建设项目文件归档范围和保管期限表4.建设项目相关人员签字备案表5.卷内备考表6.重大建设项目档案验收内容及要求7.建设项目档案验收申请表附件1 建设项目归档文件材料移交清单工程项目： 交接日期: 年 月 日NO. 序号名 称文字材料(页)图 纸(张)备注合 计移交公司: 移交人: 接收公司:接收人:附件2卷 内 目 录共 页第 页项目：专业： 卷号：保管期限序号图 号名 称34、文种张数页 次 附件3建设项目文件归档范围和保管期限表序号归 档 文 件归档单位保管期限1可行性研究、任务书11项目建议书及其报批文件办公室永久1.2项目选址意见书及其报批文件、规划许可证工程管理部永久1.3可行性研究报告及其评估、报批文件办公室永久1.4项目评估（包括借贷承诺评估）、论证办公室永久1.5环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复质量安全环保部永久1.6设计任务书、计划任务书及其报批文件工程管理部永久2设计基础资料2.1工程地质、水文地质、勘察设计和委托书、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明工程管理部永久2.2地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设35、备安装测量定位、观测记录工程管理部永久2.3水文、气象、地震等其它设计基础资料工程管理部永久3设计文件3.1总体规划设计工程管理部永久3.2方案设计工程管理部永久3.3工艺设计包工程管理部永久3.4初步设计及其报批文件（基础设计）工程管理部永久3.5技术设计工程管理部永久3.6施工图设计（详细设计）工程管理部长期3.7工程设计计算书工程管理部永久3.8关键技术试验工程管理部长期3.9设计评价、鉴定及审批工程管理部永久3.10安全生产专项设计工程管理部永久3.11QHSE管理文件工程管理部长期4项目管理文件4.1征地、移民文件征用土地申请、批准文件，红线图、坐标图、行政区域图工程管理部永久征地移36、民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书工程管理部永久建设前原始地形、地貌的状况图、照片工程管理部永久施工执照 工程管理部（施工公司协办）永久4.2计划、投资、统计、管理文件 有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划工程管理部长期概算、预算管理、差价管理文件工程管理部长期合同变更、索赔等涉及法律事务的文件工程管理部长期规程、规范、标准、规划、方案、规定等文件工程管理部长期招标文件审查、技术协议、技术设计审查采购部长期投资、进度、质量、安全、合同控制文件工程管理部长期4.3招标投标、承发包合同协议采购部长期招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件投标书、资质材料、履约类保函、委托授权37、书和投标澄清文件、修正文件采购部长期开标议程、开标大会签字表、报价表，评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告采购部永久中标通知书采购部长期未中标文件采购部短期436合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件采购部长期4.4专项申请、批复文件环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件工程管理部安环部永久水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件工程管理部长期原料、材料、燃料供应等来源协议文件工程管理部长期4.5QHSE文件合同、审计报告、内审报告工程管理部永久管理规定、办法、规范工程管理部长期体系文件工程管理部长期检查记录、检测报告及记录工程管理部长期纪要、来往信函、通知、会议材料38、等工程管理部短期人员健康检查记录或报告、培训记录工程管理部短期声像材料工程管理部长期5施工文件5.1建筑施工文件开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要工程管理部（施工公司协办）长期施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件工程管理部（施工公司协办）长期原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单工程管理部（施工公司协办）长期建筑材料试验报告工程管理部（施工公司协办）长期设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等工程管理部（施工公司协办）永久施工定位（水准点、导线点、基准点、控制点等）测量、复核记录、地质勘探工程管理部（施39、工公司协办）永久土（岩）试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基础工程记录、地基验槽记录工程管理部（施工公司协办）永久隐蔽工程验收记录工程管理部（施工公司协办）长期各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告工程管理部（施工公司协办）永久工程质量检查、评定工程管理部（施工公司协办）永久交工验收记录证明工程管理部（施工公司协办）永久竣工报告、竣工验收报告工程管理部（施工公司协办）永久竣工图工程管理部（施工公司协办）长期声像材料工程管理部（施工公司协办）永久5.2设备及管线安装施工文件开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要工程管理部（施工公司协办）长期施工组织设计、方案及其报40、批文件，施工计划、技术措施文件工程管理部（施工公司协办）长期原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单工程管理部（施工公司协办）长期建筑材料试验报告工程管理部（施工公司协办）长期设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等工程管理部（施工公司协办）永久焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录工程管理部（施工公司协办）永久隐蔽工程检查验收记录工程管理部（施工公司协办）永久强度、密闭性试验报告 工程管理部（施工公司协办）永久设备、网络调试记录工程管理部（施工公司协办）永久施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告工程管理部（施工公司协办）永久系统调试41、调试记录工程管理部（施工公司协办）长期管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录工程管理部（施工公司协办）短期管线标高、位置、坡度测量记录工程管理部（施工公司协办）长期中间交工验收记录证明、工程质量评定工程管理部（施工公司协办）长期竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算工程管理部（施工公司协办）长期竣工图工程管理部（施工公司协办）长期声像材料工程管理部（施工公司协办）长期5.3制管及防腐生产加工文件工程管理部（施工公司协办）长期开工报告、技术要求，完工报告、交工实物量表工程管理部（施工公司协办）长期生产组织方案及报批文件，生产计划、技术措施文件工程管理部（施工公司协办）长期质量事故处理报告工程管理42、部（施工公司协办）永久原材料质量证明、复检报告，生产检测、试验文件工程管理部（施工公司协办）长期焊工登记表、证书（扫描），无损检测人员登记表、资格证书（扫描）工程管理部（施工公司协办）短期焊接工艺评定报告，成品管质量证明工程管理部（施工公司协办）短期出厂合格证工程管理部（施工公司协办）长期来往函件工程管理部（施工公司协办）长期声像材料工程管理部（施工公司协办）长期5.4电气、仪表安装施工文件开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要工程管理部（施工公司协办）长期施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、技术措施文件工程管理部（施工公司协办）短期原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单工程管理部43、（施工公司协办）长期建筑材料试验报告工程管理部（施工公司协办）长期设计变更通知、工程更改洽商单，材料、零部件、设备代用审批手续，技术核定单、业务联系单、备忘录等工程管理部（施工公司协办）永久系统调试、整定记录工程管理部（施工公司协办）长期绝缘、接地电阻等性能测试、校核记录工程管理部（施工公司协办）长期材料、设备明细表及检验记录，施工安装记录，质量检查评定、事故处理报告等工程管理部（施工公司协办）永久操作、联动试验工程管理部（施工公司协办）短期电气装置交接记录工程管理部（施工公司协办）短期中间交工验收记录、工程质量评定工程管理部（施工公司协办）永久竣工报告、竣工验收报告工程管理部（施工公司协办）44、永久竣工图工程管理部（施工公司协办）永久声像材料工程管理部（施工公司协办）长期5.5QHSE文件作业计划书、作业指导书，化学品和安全设备或器材的安全数据表工程管理部长期人员培训及资质记录、健康检查记录或报告，医疗依托协议或合同工程管理部短期事故调查材料工程管理部永久工作计划、总结、会议纪要，来往信函、备忘录工程管理部永久自然保护区、文物保护区的施工许可、停工令、复工令，土地使用的有关证明文件，环保部门的许可材料等工程管理部永久地貌恢复资料，文物保护相关资料工程管理部短期6监理文件6.1施工监理文件、资料工程管理部（监理公司协办）长期监理合同协议，监理大纲，监理规划、细则及批复工程管理部（监理公45、司协办）长期施工及设备器材供应公司资质审核，设备、材料报审工程管理部（监理公司协办）长期施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核，施工进度、延长工期、索赔及付款报审工程管理部（监理公司协办）长期开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书工程管理部（监理公司协办）长期设计变更、材料、零部件、设备代用审批工程管理部（监理公司协办）长期监理通知，协调会审纪要，监理工程师指令、指示，来往函件工程管理部（监理公司协办）长期工程材料监理检查、复检、实验记录、报告工程管理部（监理公司协办）长期监理月报、备忘录工程管理部（监理公司协办）长期各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录工程46、管理部（监理公司协办）长期工程质量事故、施工安全事故报告、施工质量检验分析评估工程管理部（监理公司协办）长期工程进度计划、实施、分析统计文件工程管理部（监理公司协办）长期变更价格审查、支付审批、索赔处理文件工程管理部（监理公司协办）长期单元工程检查及开工（开仓）签证，工程分部分项质量认证、评估工程管理部（监理公司协办）长期6.2设备采购、监造工作监理资料设备采购委托监理合同、采购方案，监造计划工程管理部（监理公司协办）长期市场调查、考察报告工程管理部（监理公司协办）长期设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包公司资格报审表工程管理部（监理公司协办）长期原材料、零配件等的质量证明文47、件和检验报告工程管理部（监理公司协办）长期开工、复工报审表，暂停令工程管理部（监理公司协办）长期会议纪要、来往文件工程管理部（监理公司协办）长期监理工程师通知单、监理工作联系单工程管理部（监理公司协办）长期监理月报工程管理部（监理公司协办）长期质量事故处理文件、设备制造索赔文件工程管理部（监理公司协办）长期设备验收、交接文件，支付证书和设备制造结算审核文件工程管理部（监理公司协办）长期设备采购、监造工作总结工程管理部（监理公司协办）长期6.3QHSE文件合同、协议工程管理部（监理公司协办）长期作业计划书、作业指导书，化学品和安全设备或器材的安全数据表，检测计量设备台帐及证书工程管理部（监理公司48、协办）长期人员培训及资质记录、健康检查记录或报告，医疗依托协议或合同工程管理部（监理公司协办）短期事故调查、统计报告，审查或审核报告工程管理部（监理公司协办）永久工程停工令、复工令工程管理部（监理公司协办）长期工作计划、总结，会议纪要，来往信函、备忘录工程管理部（监理公司协办）永久通知、批复、意见、建议，工程师总结报告，不符合报告及记录等工程管理部（监理公司协办）短期7工艺设备文件7.1工艺说明、规程、路线、试验、技术总结采购部长期7.2产品检验、包装、工装图、检测记录、复检记录采购部长期7.3设备、材料采购、招投标文件、合同，出厂质量合格证明采购部长期7.4设备、材料装箱单、开箱记录，工具单49、，备品备件单采购部短期7.5设备中转及调拨资料，设备原材料质量证明文件采购部长期7.6设备图纸、使用说明书、零部件目录采购部长期7.7设备测绘、验收记录及索赔文件采购部长期7.8设备安装调试、测定数据、性能鉴定采购部长期8科研项目 8.1开题报告、任务书、批准书生产技术部永久8.2协议书、委托书、合同 生产技术部永久8.3研究方案、计划、调查研究报告生产技术部永久8.4试验记录、图表、照片生产技术部永久8.5实验分析、计算、整理数据生产技术部永久8.6实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书生产技术部永久8.7实验操作规程、安全措施、事故分析生产技术部长期8.8阶段报告、科研报告、技术鉴定生50、产技术部永久8.9成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料生产技术部永久8.10考察报告、重要课题研究报告生产技术部永久9涉外文件9.1询价、报价、投标文件总经办工程管理部采购部短期9.2合同及其附件永久9.3谈判协议、议定书永久9.4谈判记录长期9.5谈判过程中外商提交的材料长期9.6出国考察、培训及收集来的有关材料短期9.7国外各设计阶段文件及设计联络文件永久9.8各设计阶段审查议定书永久9.9技术问题来往函电和备忘录永久9.10国外设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件永久9.11国外设备合格证明、装箱单、提单，商业发票保险单证明短期9.12设备开箱检验记录、商检、海关及索赔文51、件永久9.13国外设备、材料的防腐、保护措施短期9.14外国技术人员现场提供的文件材料长期10生产技术准备、试生产文件10.1技术准备计划生产计划部短期10.2试生产管理、技术责任制生产计划部短期10.3开停车方案生产计划部短期10.4设备试车、验收、运转、维护记录生产计划部长期10.5试生产产品质量鉴定报告生产计划部短期10.6安全操作规程、事故分析报告生产计划部长期10.7运行记录生产计划部短期10.8技术培训材料生产计划部短期10.9产品技术参数、性能、图纸生产计划部永久10.10工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录生产计划部短期10.11QHSE管理文件材料生产计划部长期1152、物资采办文件11.1询价、报价、招投标文件，采购计划采购部短期11.2合同、协议采购部永久11.3审批手续，调拨文件采购部长期11.4引进手续、论证报告、引进报告、引进总结采购部长期11.5采办决算、物资核销文件采购部长期11.6装箱单、工具清单、备品备件清单，包装图及包装状态合格证采购部短期11.7安装手册、随机图纸、保证书、操作使用说明书、零部件目录等随机文件采购部永久11.8设备开箱检验记录，引进设备材料国外检验（测）证明，商检、海关及索赔文件采购部永久11.9设备合格证明、提单、商业发票、保险单证明采购部短期11.10来往函电、备忘录采购部长期11.11设备材料仓储、运输有关文件采购部53、短期11.12安装调试、测定数据、性能鉴定文件采购部长期11.13管理规程、条例、标准、规划文件采购部长期11.14管理台帐、统计表采购部长期11.15照片、音像资料采购部长期12财务、审计管理12.1财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计财务部门短期12.2工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明工程管理部 财务部门审计处永久12.3交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册财务部门永久13竣工验收文件13.1项目竣工验收报告书总经办（工程管理部协办）永久13.2工程设计总结总经办（工程管理部协办）永久13.3工程施工总结总经办（工程管理部协办）永久13.4工程监理总结54、总经办（工程管理部协办）永久13.5生产运行总结总经办（工程管理部协办）永久13.6外事工作总结总经办（工程管理部协办）永久13.7物资采办总结总经办（工程管理部协办）永久13.8项目建设总结总经办（工程管理部协办）永久13.9项目质量评审材料总经办（工程管理部协办）永久13.10工程现场声像材料总经办（工程管理部协办）13.11工程审计文件、材料、决算报告总经办（工程管理部协办）永久13.12竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件总经办（工程管理部协办）永久13.13环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件总经办（工程管理部协办）永久13.14项目55、评优报奖申报材料、批准文件及证书总经办（工程管理部协办）长期附件4序号姓 名职务/职称本人签字备 注12345678910111213项目公司相关人员签字备案表 单 位 （公章） 年 月 日附件5 卷 内 备 考 表说明： 立卷人： 年 月 日附件6 重大建设项目档案验收内容及要求一、项目档案的基础管理工作1. 项目建设公司（负责人）认真执行国家档案工作法律法规，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立了切合实际的项目档案工作的管理体制和工作程序。2. 项目建设公司（负责人）对项目档案工作实行统一管理，对本公司各部门和设计、施工、监理等参建公司进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步56、进行。3. 项目档案工作实行领导负责制，确定了负责项目档案工作的领导和部门，实行了各部门和有关人员档案工作责任制，并采取了有效的考核措施。4. 项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，要求明确，控制措施有力。5. 配备适应工作需要的档案管理人员，档案管理人员经过档案管理专业培训。6. 采用先进信息技术，实现项目档案管理的信息化。7. 保证档案工作所需经费，配备计算机、复印机及声像器材等必备的办公设备，且性能优良，满足工作需要。二、项目档案的完整、准确、系统情况1. 按照DA/T282002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范，结合项目产生文件材料的实际情况，检查项目档案的完整性、准确57、性、系统性。2. 项目文件材料的收集、整理、归档和项目档案的整理与移交符合DA/T282002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范及GB/T118222000科学技术档案案卷构成的一般要求。三、项目档案的安全1. 档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施，档案库房与阅览、办公用房分开。2. 档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求。3. 归档文件材料的制成材料符合耐久性要求。4. 采取有效措施保证档案实体和信息安全。附件7建设项目档案验收申请表项目名称审批（核准）机关立项日期投资规模建设时间建设公司（法人）设计公司主 要施工公司主 要监理公司计划档案验收日期计划竣工验收日期联 系 人联系电话地址/邮编电子信箱申请公司自检意见 （公司盖章） 年 月 日验收组织公司意见 （公司盖章） 年 月 日