1、工程档案管理规定1、目的为了加强对全集团工程档案管理，规范工作流程，确保工程档案的完整、准确、系统，有效地保护和利用档案，使工程档案资源更好地服务于公司的改革与发展，特制订本规定。2、适用范围本管理办法适用于集团工程档案管理工作。3、引用标准和相关文件3.1 中华人民共和国档案法3.2 建筑工程资料管理规程JGJ/T185-20093.3 北京市建筑工程资料管理规程DB11/T695-20103.4 集团下发的工程管理办法（2010-07修订版）4、定义4.1 企业档案：是指企业在生产经营和各项管理活动中形成的对国家、社会和企业具有利用和保存价值的各种形式的文件材料。4.2 工程档案：在工程项2、目前期立项、施工、竣工过程中形成的具有保存、查考价值，应归档的各种工程资料。4.3 立卷归档：是指将办理完毕具有保存价值的文件材料按其形成规律和内在联系分门别类进行系统整理、保存的过程。4.4 归档文件：是指立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。4.5 件：是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，转发文与被转发文为一件，报告与批复为一件。4.6 案卷：是由互有联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。4.7 电子文件是指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网上传送的数字代码序3、列。4.8 电子档案：是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持产品软件、硬件说明和相关数据。5、各级公司工程档案管理职责5.1 根据档案法等有关法律、法规和其它政策性文件，集团工程管理中心制定本集团工程档案归档管理制度，并对各级工程档案管理工作进行监督、检查和指导。5.2 地区总经理为地区档案第一负责人，地区工程管理中心总监为地区工程档案第一负责人，全面负责地区工程档案管理工作，对项目工程档案管理工作进行监督、检查和指导，组织互检，并定期指派工程资料管理人员到所属项目公司对工程文件立卷归档移交情况进行巡检，特别是工程文件准确性、完整性状况，发现问题及时上报并提出整改意见。5.3 项目总经4、理为项目档案第一负责人，项目工程负责人为项目工程档案第一负责人，全面负责项目工程档案管理工作，严格加强本项目工程档案管理，提升员工对档案重要性认识，督促本项目档案管理员及时进行工程档案归档及台帐登记。5.4 地区公司、项目公司工程档案管理人员必须持证上岗，并定期参加当地建设部门组织的工程资料培训。5.5 地区公司根据本地区负责参照本管理办法建立本地区项目所有工程档案的保管、保密、鉴定、统计、借阅等管理制度的细则。5.6 地区公司负责验收并接收项目移交的已竣工程档案，负责长期保管、保密、鉴定、统计、借阅等工作。5.7 项目公司负责本项目工程全过程档案的收集、签认、整理、保管、保密、鉴定、统计和提5、供利用等工作，地区公司负责定期检查跟踪，并形成记录。6、工程档案人员配备及岗位职责6.1 人员配备：地区档案室配备具备相应资格的专职档案管理人员，各项目档案室根据文件材料形成、收集、整理和归档的需要配备专职档案管理人员。6.2 岗位职责：档案工作人员应持证上岗，热爱档案工作，忠于职守、遵纪守法、严守档案机密，具有相应的档案专业知识和业务能力。7、档案工作的基本内容7.1 收集：7.1.1将项目在各项管理工作中形成的应归档案文件材料、资料收集齐全。7.2 整理7.2.1 分类7.2.1.1 工程档案分类原则：以全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其特点，保持档案之间的有机联系，便于科6、学管理与开发利用。7.2.1.2 工程档案设置两个一级类目即：建筑工程资料管理规程规定的工程资料类和集团内部资料类。详见附表工程资料归档范围和分类表。7.2.1.3 工程档案分类中的二级类目按照企业管理职能和档案特点设置。7.2.2 立卷方法：7.2.2.1 归档文件以件为单位进行装订、分类、编目、装盒，使之有序化，装订时使用不锈钢钉书针。文件左侧、下侧对齐。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；转发文在前，被转文在后；批复在前，报告（请示）在后。页数的计算为正本与定稿的合计，以次类推。7.2.2.2 工程资料组卷，详见建筑工程资料管理规程JGJ/T185-2009，以各地区现行标准为准。77、.2.2.3 特殊载体档案按年度分荣誉档案、声像档案、电子档案和印章档案以件为单位立卷。7.3 保管7.3.1 保存档案必须有专门库房和专用柜架，各种门类档案相对集中存放，案卷的排列科学有序，自左向右、自上而下地进行。柜、架应注明标识，方便利用、便于存取。7.3.2 施工设计图纸存放应平放或卷放。7.3.3 保存档案的库房应具备良好的卫生环境，应采取有效措施对档案进行安全保管。7.3.3.1 库房安放温湿度记录仪表，每天监控记录登记，安装必备的设备，掌握变化情况，随时采取相应措施。7.3.3.2 温湿度仪表每年检测一次，以确保其准确性。7.3.3.3 库房温湿度应尽可能地控制在1424C和458、60%之间。7.3.3.4 做好档案的防火、防盗、防虫、防尘等工作，并在每年的五月底之前擦拭所有的档案柜架，投放防虫药物，发现虫霉及时处理。7.3.3.5 每年对档案库房进行检查，发现问题及时报告并采取措施予以处理，以确保档案库房安全。7.3.3.6 当遭遇火灾、水灾等不可预见的特殊灾害时，应对贴有红色标识的永久保管档案进行抢救。7.3.3.7 非档案管理人员禁止进入库房，库房无人时，必须关灯、关门、切断电源。7.4 统计7.4.1 档案统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠、及时填报档案工作基本情况统计年报。7.4.2 建立档案数量的统计与基本情况统计台帐、档案利用效果统计台帐。7.5 利9、用7.5.1 公司重要档案设专人、专库保管。利用重要档案需经公司主要领导同意。7.5.2 为维护公司自身利益，确保档案的安全，档案室保存的各种门类档案原件不得借出本公司。如确因特殊工作需要借出档案原件的，经公司主管领导批准方可借出，并办理借阅手续，登记文件借阅记录表；7.5.3 职工因工作查考需要借阅、查阅或复制档案内容的，需经本单位（部门）领导同意，并办理相关手续。7.5.4 借出的档案原件，一周内归还。7.5.5 利用者应对所借档案负责，必须妥善保管，任何人不得私自拆装、撕页、涂改、杠画、污损、摘抄、复制、转借、泄密、丢失档案。7.5.6 员工调出单位时，应及时到档案室归还所借档案。7.610、 鉴定7.6.1 成立由地区公司有关领导、有关专业人员和档案人员组成的档案鉴定小组，负责档案鉴定销毁工作。7.6.2 工程档案的保管期限分为永久、长期（1550年），根据档案的实际价值和有关规定准确划分各类档案的保管期限。对于保管期限已满的的档案，应进行二次鉴定，经鉴定仍存在利用价值的应暂缓销毁，对不存在利用价值的组织销毁。8、归档要求与归档范围8.1 归档要求8.1.1 各类文件资料归档时，由归档者按工程资料归档范围和分类表规定类别建立台帐，整理完成后统一编写目录（参照各地区工程资料管理规程和集团相关标准执行），经档案室核对后归档。8.1.2 各项目档案管理员负责本项目文件的保管，档案管理员11、要经常检查书面文件及电子文件的有效性、完整性，建立文件借阅台帐，杜绝文件的丢失、误用现象的发生。文件保存时应确保文件清晰，并容易识别和检索；8.1.4 各项目公司编制和管理的工程文件和技术资料按国家、行业和施工工程所在地资料和管理规定执行；8.1.5 归档的文件材料必须准确地反映公司生产、经营等各项活动的真实内容和历史过程；8.1.6 归档的文件资料必须齐全、完整、真实、有效、层次分明符合其形成规律，保证其具有可追溯性；8.1.7 归档文件的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔，红墨水、纯蓝墨水、复写纸字迹；8.1.8 文件材料文迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章12、手续完备；8.1.9 文件材料幅面尺寸规格及装订按照资料管理规程要求； 8.1.10 凡归档文件材料必须是原始件，只能是复印件的须在签章处加盖红章，机打文件材料需签字的必须手工签名；8.1.11 在“无纸化”办公或事务处理系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施。保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份、存储于能够脱机保存的载体上，并对有长期或永久保存价值的电子文件制成纸质文件一并归档保存；8.1.12 电子文件形成部门应指定专人负责电子文件的形成、收集、积累和归档工作，并及时建立完整可查的台帐。8.2 归档范围8.2.1 建筑工程资料管理规程规定的工程资料包括：A类基建文件、B类监理13、资料、C类施工资料、D类竣工图。8.2.2 集团内部资料包括：工程立项资料、招标资料、设计资料、合约资料、内部工程管理资料、结算资料和行政类资料。8.2.3 以上分类详见附表工程资料归档范围和分类表。9、移交9.1 项目公司将已竣工期区的工程档案，整理完毕后，移交地区公司。9.2 交接双方依据工程资料归档范围和分类表检查应归档内容是否齐全，验收合格后将案卷装订成册。9.3 工程档案于项目期区工程竣工后三个月内向所属地区公司移交。9.4 工程资料形成项目编制工程档案审核备考表、工程档案移交书和工程档案移交目录，一式份，交接双方逐项核对后签字认可，各留一份备查。10、其它10.1 各项目可根据工程档案形成特点按不同阶段、不同内容适当调整移交时间。10.2 各地区公司在执行过程中可依据本办法制定本地区工程档案管理实施细则，并报集团工程备案。10.3 本办法由集团负责解释。10.4 本办法自发布之日起试行。11、附表（参考）11.1工程资料归档范围和分类表11.2发文登记表11.3收文登记表11.4文件借阅记录表11.5文件拷贝登记表11.6卷内备考表式样11.7案卷封面（或内封面）式样11.8卷盒脊背式样11.9工程档案移交书11.10工程资料移交目录