1、集团企业经营项目资料档案管理规定编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: XXXX集团档案管理规定第一章 总则第一条 为加强集团公司档案建设工作，进一步提高档案的管理水平，更好的为集团公司的发展、经营和管理提供服务，根据中华人民共和国档案法，国家档案局、国家经委和国家计委联合颁发的企业档案管理规定等有关企业档案工作的规定，制定本办法。第二条 档案工作是管理工作的组成部分，是维护企业经济利益，合法权益，反映企业基本职能活动和各项业务及历史面貌的一项专业技术工作。第三条 集团公司的档案，是指集团公司（含各分公司）在生产、经营和管2、理各项活动中形成的对国家、社会和企业具有利用和保存价值的各种文本材料、电子档案等。第四条 档案工作坚持集中统一的管理原则。第二章 档案管理体制第五条 集团公司本部设置档案室，配备档案管理专职人员，负责协调、组织、管理集团公司本部档案并对各公司、各部门档案进行管理。第六条 各公司要配备专职或兼职档案管理人员，负责本公司档案材料的积累、整理和归档工作。第七条 各公司档案管理人员要认真贯彻国家档案工作法律、法规，不断健全集团档案工作的各项规章制度。遵纪守法，忠于职守，具备相应的档案管理专业知识和业务能力，熟悉和了解企业的各项管理活动。第三章 归档范围第八条 重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结3、典型发言等。第九条 公司对外的正式发文和与有关单位往来的文书。 第十条 公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。第十一条 集团公司职工劳动、工资、福利等方面的文件材料。第十二条 集团公司的大事记及反映各公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。第十三条 集团公司获得的社会荣誉资料等。第十四条 员工电脑中与集团公司有关的电子版资料、文件等。第十五条 本公司各类文件材料的归档范围及保管期限详细情况见附件。第四章 归档要求第十六条 集团公司应及时做好档案归档分类保管工作；各分公司应将需归档的文件材料分类整理，并向集团公司提交备份。第十七条 各分公司向集团公司提交档案备份时，要严格履行移交手续，按4、文件材料分类，提供档案清单，注明移交人。第十八条 档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。第十九条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。第二十条 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、原件与转发文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。第二十一条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。第二十二条 档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件5、在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 第二十三条 案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。第五章 档案管理人员职责第二十四条 认真学习专业知识，贯彻执行档案法、档案法实施办法，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，维护集团公司利益工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。第二十五条 负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。第二十六条 负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。第二十七条 负责档案库房各项制度的落实。第二十八条 积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效6、果，认真总结经验，为领导决策和公司各部门各项工作提供优质服务。第二十九条 按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。第三十条 档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。第三十一条 库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在1424，相对湿度要保持在4560%，防止危害档案的现象发生。第三十二条 档案库房内做到“八防”即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。第三十三条 库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。第三十四条 与档案库房无关人员一律不得进入，随时关7、好库房门窗，确保安全。第六章 档案的利用第三十五条 公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都必须填写借阅单，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门领导签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。第三十六条 档案借阅的最长期限为十五天，对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。第三十七条 必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。第三十八条 不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。第三十九条 必须爱护档案，保持整洁，不准在8、档案材料中写字、划线或作记号等。第四十条 不准转借，必须专人专用。第四十一条 用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。第七章 档案保密规则第四十二条 档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。第四十三条 凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。第四十四条 查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室，更不得在档案室内会客闲谈。第四十五条 本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，9、要及时交给档案管理部门。第四十六条 对于违反保密规定，泄露公司机密或造成一定后果者要依据保密法的规定，严肃处理并追究其责任。 档案材料交接登记表归档部门 年 月 日序号文件材料名称分数移交人接受人部门负责人日期档案借用申请单借用人借用时间身份证号电 话借用事由预计归还时间案卷或文件名承 诺XXXX集团：1.对所借用的档案要爱护。严禁在档案上任意勾划、拆卷、撕页、涂改，确保档案的原貌与安全。2.借用期间不得私自转借他人。3.借出日起十五天内归还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。承诺人（签字）： 日期：审 批借用部门批准领导档案分类编号办法 第一条 为科学地管理本单位档案，10、促进档案信息资源的利用与交流，制定本办法。 第二条 本单位档案的分类原则是：以本单位全部档案为对象，依据本单位职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的科学管理与开发利用。 第三条 档案分类 （一） 档案一级类目的设置 设置管理档案、科研档案、基建档案、设备档案、会计档案、照片档案、实物档案、音像档案、人事档案其中设备档案、会计档案分别由设备科财务科保存） （二） 档案二级及二级以下类目的设置 1管理档案二级类目按年度（文件材料形成年度）设置；三级类目按保管期限设置。 2会计档案二级类目按其种类设置（财务报告、会计帐簿、会计凭证、其它）设置；会计帐簿、会计凭证、其它的下11、位类目（即三级类目）按年度设置。 3科研档案二级类目按课题性质设置，三级类目按课题设置（项目少不需要设置三级类目的，其二级类目可直接按课题设置）。 4基建档案二级类目按性质（或用途）设置，三级类目按建筑项目设置（项目少不需要设置三级类目的，其二级类目可直接按项目设置） 。5设备档案 设备档案的基本分类方法是型号分类法。根据生产组织形式和设备类型的不同，设备档案具体的分类主要有两种方法： 性质型号分类法和工序型号分类法 设备档案二级类目按性质（或工序）设置。6.照片档案按照（扬中市有关照片归档与管理的规范）执行。.人事类档案人事类档案以公司分类二级类目（如合同、入职登记表、医保办理等）设置。 812、.音像档案 音像档案二级类目按载体形式（如录音带、录像带等）设置。 9.实物档案 实物档案二级类目按实物种类（如证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌、废止的印章等）设置。第四条 档号编制 档号由类目号、件号组成。 （一）类目号的编制 1一级类目采用大写汉语拼音字母编写， 即GL：管理、KJ：会计、KY：科研、JJ:基建、SB:设备、SW：实物、YX：音像。 2二级及二级以下类目：管理类二级类目为年度号，会计类、音像类、实物类二级类目采用阿拉伯数字编写；管理类的三级类目位保管期限号（永久为“1”、长期为“2”、短期为“3”），会计帐簿、会计凭证、其它的下位类目（即三级类目）为年度号；科技类档案，有代号的13、，一般优先采用，无代号的，可采用汉语拼音、英文字母或阿拉伯数字编写。 （二）件号的编制1各类档案均按照最低一级分类类目为单位编写案件（以“件”为单位的文件材料）顺序号。 2同为阿拉伯数字或字母编写的类目层次中间用间隔号“.”隔离。3类目号与件号中间用间隔号“-”隔开。第五条 档号示意： （一）管理档案GL20091-1 2009年永久性的管理类档案第1件GL20092-2 2009年长期的管理类档案第2件GL20093-3 2009年短期的管理类档案第3件 （二）会计档案KJ1-6 财务报告第6件（历史以来）KJ22003-8 2003年账簿第8件KJ32003-16 2003年会计凭证第1614、件KJ42003-1 2003年会计类其它材料第1件（三）科研档案KY11-1 *性质*课题第1件KY11-22 *性质*课题第22件（四）基建档案JJ11-1 *性质*项目第1件JJ11-1266 *性质*项目第1266件（五）SB11-1 *性质*型号设备第1件SB11-12 *性质*型号设备第12件（七）实物档案SW1-1 证书类第1件SW1-2 证书类第2件SW1-3 证书类第3件SW1-4 证书类第3件（八）音像档案YX1-1 录音带第1盘YX1-26 录音带第26盘YX2-1 录像带第1盘YX2-22 录像带第22盘（九）人事类档案合同B201020113 集团办 2010年度至215、011年度第3张201020111 电力公司 2010年度至2011年度第1张CK200920115 成套科技公司 2009年至2011年度第5张合同第六条 本单位档案分类大纲一级类目二级类目三级类目管理类GL年度（文件材料形成年度）保管期限（1 永久2 长期3 短期）会计类KJ1 财务报告 2 账簿3 凭证 4 其它年度（账簿、凭证、其它设置）音像类YX1录音带 2录像带实物类SW1 证书 2 奖状3 锦旗 4 奖杯5 奖牌6 废止的各种印章其它类略附件：文件材料归档范围及档案保管期限表XXXX集团归档范围、保管期限表 管理类序号归档范围保管期限1上级关于党建工作、组织工作、宣传工作、纪检工16、作挑战工作等方面的指示、决议、规定、通知、批复等定期2本企业召开的党员代表大会及党支部会形成的会议材料永久3本企业组织、宣传、纪检、统战等方面的统计表长期4本企业党务干部任免、党员违纪处理、党员组织关系介绍信及存根等材料长期5本企业工会、共青团、妇女工作制度、机构设备、干部任免材料长期6本企业租赁、合资、合股联营企业会议、法律文书材料永久7本企业及内部机构设置文件（机构设置与干部任免在同一文件中归此条款）永久8本企业厂务会议、董事会会议记录、纪要永久9本企业参加上级行政会议的交流材料长期10上级领导到本企业视察或检查工作形成的材料永久11本企业编史修志、文秘工作保密工作、接待工作等材料长期1217、本企业重大行政活动永久13本企业关于治安保卫等工作的计划、总结、统计报表等长期14上级对本企业治安责任书、表彰材料等长期15本企业对重大火灾、盗窃案件、交通事故调查处理材料永久16本企业民事调解中形成的文件材料长期17本企业政纪监察、违纪案件处理材料长期18本企业法律事务方面的材料长期19上级审计部门对本企业各专项审计工作活动材料永久20本企业内部审计报告及有关材料永久21上级关于人事工作、劳动工资管理的指示、决定、通知等文件材料短期22本企业制定的人事工作制度、措施等长期23本企业对中层领导的聘任文件长期24本企业员工的职称评定、奖惩、考核等材料长期25本企业招聘录用、调配、退职等方面的材料18、长期26本企业员工年报表、花名册永久27企业职工参加社会保险方面的材料长期28本企业劳动管理的各种统计报表、年检材料长期29本企业职工教育、技术培训的规定、制度、计划、总结等活动材料长期30本企业对职工医疗保健、职业病防治、计划生育工作的制度、规定、措施、通知、登记表、年报等材料长期31本企业制定的劳保福利、后勤保障的规定、决定等长期32企业第三产业形成的材料长期33上级关于外事工作指示、规定、通知等文件材料长期34本企业关于外事工作的请示、报告及对外接待、出国考察、实习、友好往来等外事活动中形成的材料长期35本企业重大经营决策材料永久36本企业发展规划及有关综合分析材料永久37本企业注册登记19、年检等材料永久38本企业中长期生产计划、年度生产计划永久39本企业生产、经营综合性统计报表及分析材料永久40本企业物资采购订货合同、协议书定期41本企业产品宣传广告、新闻发布会议材料长期42本企业年度销售计划、总结及经销活动中的各种合同、协议、洽谈记录长期43上级关于企业管理方面的文件材料短期44本企业管理的年度计划、总结永久45本企业升级达标、现场管理、现代化管理等方面的材料永久46本企业各项管理制度、规定永久47本企业与外方合资、合作经营的协议、合同、章程、变更及审批文件材料永久48上级关于质量管理工作的意见、条例、通知等文件材料短期49本企业种类质量管理小组活动形成的材料长期50本企业20、ISO9000系列质量认证材料永久51本企业产品质量控制、检测记录永久52本企业产品升级创优方案、计划、措施等文件材料长期53上级关于安全生产的意见、通知等文件材料长期54本企业关于安全生产的制度、计划、总结、汇报、统计报表、安全责任书等材料长期55本企业生产中重大 伤亡事故的调查处理材料定期56上级关于环境保护工作的意见、通知等文件材料短期57本企业环境保护工作的规划、制度、总结、环境保护责任书、统计、表彰、处罚材料长期58本企业三废排放治理情况 措施及检测数据长期59ISO环境标准相关资料永久60上级关于标准计量工作的规定、意见、通知等文件材料短期61本企业计量检测记录长期62本企业颁布的21、各种标准（技术标准、管理标准、工作准）长期63本企业标准计量化管理检查等材料长期64本企业设备管理工作的制度、规定长期65本企业设备维修、保养、更新、改造等材料长期66本企业设备管理检查、评审材料长期67本企业关于基本建设的规则、计划、总结、统计报表永久68本企业房屋普查材料及产权证书永久69本企业土地征用、纠纷处理材料永久70本企业房屋 租借、转让的协议、合同等材料永久71本企业内部机构设置、人员编制方面的有关文件材料永久科研类序号归档范围保管期限1新开发项目的建议书、计划任务书、可行性研究方案、试验机纪录、成果申报、总结、鉴定、推广应用、奖励证明、专利等永久2技术改造和革新文件、图纸永久322、中断和取得负结果项目的各种的各种有参考价值的科研总结报告永久 会计类序号归档范围保管期限1会计凭证长期2固定资产卡片短期3涉及外事的会计凭证永久4非涉及外事的会计凭证长期5原始凭证、记账凭证和汇总凭证（不包括外事凭证）长期设备类序号归档范围保管期限1引进设备（国外）设备安装、调试。试车记录、总结。竣工图样、检测验收报告长期2引进设备（国外）设备操作及维护保养规程长期3引进设备（国外）设备运行记录及重要事故分析处理报告长期4引进设备（国外）设备维修记录长期5引进设备（国外）报废鉴定书、申请报告、批复和处理结果长期6外购设备（国内）外购合同、协议长期7外购设备（国内）随机图样及文字材料长期8外购设23、备（国内）设备开箱验收记录长期基建类序号归档范围保管期限1工程项目申请报告（可行性研究报告及附件）及批复永久2工程设计任务书、协议书、委托书、合同永久3工程选址、选线报告、规划部门审批意见及有关附件永久4征用土地报、批文件、红线图及动拆迁补偿协议书、合同永久5工程初步设计或扩初设计的全套图样、文字说明、设备选型订单、材料订单及设计评价、鉴定、审批等文件材料永久6技术设计的全套图样及文字材料永久7设计计算书、工程总概算永久8施工设计全套图样及文字材料、工程预算永久9项目转到年度计划的申请、批复、减免各种费用的申请、批复永久10开工报告、批复，工程技术要求、技术交底图纸会审纪要等文件材料永久11施24、工组织设计，施工方案、计划，施工技术措施、安全措施材料永久实物类序号归档范围保管期限1公司获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌永久2废止的各种印章永久3获赠的纪念品、宣传品永久4反映公司不同发展阶段的产品样品永久5实体性科技成果、工装和设备等物品永久音像类序号归档范围保管期限1宣传介绍本公司的专题音像材料永久2新闻媒体有关本公司报道的音像材料永久3有关本公司产品广告的音像材料永久4获得的奖状、奖旗、奖杯、证书等荣誉的音像材料永久5其它具有保存价值的音像材料永久人事类序号归档范围保管期限1个人履历材料长期2学历、培训和转业技术情况的材料长期3党团材料长期4奖励（包括科技和业务奖励）、处分材料长期5聘任、招用、劳动合同、调动、工资。待遇、辞退等材料长期6其他有保存价值的材料长期