1、佛山市东方恒力投资有限公司 采 购 管 理 制 度 及 其 实 施 细 则总裁审批黎忠行政总监审核戴兴国采购管理中心 吴家佑公文编写采购管理中心 二0一二年五月目录序号类别/名称页码备注第一部分 材料（设备）采购管理制度 21第一章 总则 32第二章 组织机构和职责43第三章 工作准则 64第四章 采购工作人员职业规范 85第五章 罚则 86第六章 附则 9第二部分 材料（设备）采购管理实施细则 107第一章 采购招评标小组人员组成118第二章 采购招评标小组成员职责119第三章 材料（设备）采购招标管理程序11-1310第四章 材料（设备）进场验收程序1411第五章 材料（设备）采购监管142、12第六章 相关表格及文件 1413第七章 采购管理中心人员组织机构编制与工作职责 14-15佛山市东方恒力投资有限公司材料（设备）采购管理制度与实施细则第一部分(共41条)材料（设备）采购管理制度第一章 总则第一条 为了规范公司的采购行为，兼顾质量和成本，在保证公司管理、开发项目正常运行、施工的前提下，提高材料（设备）质量，减少投资、运行成本。提高对供应商的谈判能力，以获得优质性价比的采购物资。特制定本制度。第二条 本制度中所称“公司”是指佛山市东方恒力投资有限公司，“分公司”是指佛山市东方恒力投资有限公司派出之有、无独立法人资格的区域性公司。第三条 本制度中材料（设备）采购领导小组是指在材3、料（设备）采购和招投标过程中实施工作指导和监督工作的管理机构，公司采购管理中心是采购材料（设备）采购领导小组的常务管理、执行机构。第四条 分公司设有采购部的，材料（设备）采购工作由分公司采购部门负责；分公司未设采购部的应在工程部下增设专职采购人员负责材料（设备）采购事宜。第五条 本制度所称采购人员包括集团公司采购管理中心人员、各分公司采购人员及其他部门直接或间接参与采购工作的人员。第六条 材料（设备）采购的具体流程和细则在材料（设备）采购招标管理实施细则中予以明确。第七条 单宗采购总额预计4万以上（含）或统一采购能够获得较优惠的材料（设备）由集团公司采购管理部实施采购工作，单宗采购总额预计4万4、以下（不含）由分公司实施采购工作。第八条 本制度由总则、采购组织机构、采购人员职责、采购人员分工、采购工作原则、职业规范和罚则七部分组成。第二章 组织机构和职责第九条 材料（设备）采购组织架构：公司材料（设备）采购领导小组公司采购管理中心（采购合同管理组）分公司材料（设备）采购领导小组分公司采购部（含项目工程部专职采购组）采购项目主管、采购人员、招标人员、合同管理员、采购文员第十条 公司材料（设备）采购领导小组由公司总裁、公司行政总监、公司总裁助理、公司财务总监、公司采购经理等组成，公司总裁任组长，公司行政总监、公司总裁助理、公司财务总监、公司采购经理任组员；公司行政总监任公司采购管理中心组长5、，公司采购经理等任公司采购管理中心组员。 第十一条 分公司材料（设备）采购领导小组由分公司总经理、分公司常务副总、分公司工程项目部经理、分公司采购经理等组成；分公司总经理任组长，其他人员为组员。第十二条 公司材料（设备）采购领导小组的常设机构为公司采购管理中心，公司采购管理中心负责公司、分公司的采购及采购招标统筹、管理工作，对分公司采购工作进行管理和指导。第十三条 公司材料（设备）采购领导小组职责：（1）对公司及分公司所有采购工作实施指导和管理；（2）依据材料（设备）集团采购管理中心提供的报告确定长期战略合作伙伴；（3）负责对分公司权限之外的材料（设备）采购招标形式、招标主持人、正式投标人、招6、标文件的审批及中标人的确定；（4）对分公司权限之外的材料（设备）采购招标工作实施监督；（5）负责对集团采购管理中心提出的技术、经济、节能等方面的替换方案和建议做出评审和确定；（6）对集团采购管理中心上报的供应商及其产品分析、对比报告做出批复；（7）监督集团采购管理中心的运行方式、工作方法及相关文件下发；（8）其他必须由公司材料（设备）采购领导小组完成的工作。第十四条 分公司材料（设备）采购领导小组职责：（1）对分公司的材料（设备）采购工作实施指导和管理；（2）对分公司采购人员所上报的材料采购与招标计划请购单做出批复；（3）分公司权限内的招标采购工作的监督和实施；（4）委派专职的采购人员和具体的7、材料（设备）采购领导小组采购招标主持人；（5）对分公司权限范围内的材料（设备）采购招标形式、正式投标人、招标文件及定购合同的初步评审；（6）对分公司采购人员所上报的文件和报告做出批示；（7）对分公司采购人员的工作情况进行考核评定；（8）参与对供应商依据供货质量、供货能力、履约情况等做出每年度的诚信评定；（9）其他必须由分公司材料（设备）领导小组完成的工作。第十五条 材料（设备）采购涉及到招标时，招标主持人的职责参照工程项目材料（设备）采购招投标管理实施细则的规定执行。第十六条 公司采购管理中心职责：（1）采购战略与组织管理，监督各分公司对材料（设备）采购管理制度及其工程项目材料（设备）采购招投8、标管理实施细则的执行情况，并做出客观评价；（2）供应商管理，负责材料（设备）信息库的建立和维护，并依据分公司提供的供应商月度、年度评定结果，对库内供应商进行客观评价并按制度优胜劣汰；（3）采购价格管理，负责对长期战略合作供应商价格的洽谈、沟通、管理及供货质量、服务等实施监督；（4）采购计划与预算管理，对各分公司材料（设备）采购提供咨询和指导；（5）采购方式管理，负责公司、分公司材料(设备)采购的方式的决定；（5）采购合同管理，集团采购管理中心权限内的招标工作的实施及招标文件的制定；负责合同范本制定、监督执行和对公司、分公司招标文件的评审；（6）负责公司材料（设备）采购结算申报管理，现金采购、采9、购预付款、采购付款等申请的运作与监管；（7）采购质量、进度、成本控制管理；（8）采购稽核与绩效管理，负责对分公司采购人员上报的有关材料（设备）文件做出批复；（9）物资材料市场行情和新型、节能、环保、高效材料（设备）的收集、了解、分析工作；（10）对分公司采购人员反应的情况和问题及时给予答复和解决，不能解决的应及时向主管领导汇报；（11）定期与各级采购人员做思想沟通，了解现场基本情况；（12）定期向主管领导汇报工作情况，以便于解决工作中存在的问题，提高工作效率；（13）完成上级领导交给的其他任务。第十七条 分公司采购部、项目采购专职小组、分公司采购人员职责：（1）公司采购管理制度的执行和实施；包10、括材料（设备）采购管理制度及其工程项目材料（设备）采购招投标管理实施细则。（2）配合公司采购管理中心信息库的建立，提交材料（设备）请购汇总单。（3）根据分公司运行进度、项目工程进度和分公司、分公司项目工程部材料（设备）使用计划书制定材料（设备）采购计划；（4）根据部门请购单、材料（设备）采购计划要求，提前做出材料（设备）采购计划的上报审批工作；（5）在材料（设备）采购管理中心的指导下完成分公司权限范围内的采购及招标文件的拟定；（6）材料（设备）采购进度的控制；（7）负责认质认价材料（设备）的质量、数量、资质证明、价格等方面的核实和确认；（8）甲供材料验收管理指导，有责任对乙供材料（设备）是否符11、合质量要求和设计要求情况的监督；（9）在工作过程中发现对公司或工程质量不利的问题和情况（如材料（设备）质量不合格，使用、施工单位不按操作规程使用、安装材料（设备）等）及时向主管领导与采购管理中心上报相关情况；（10）负责对供应商诚信度初步审核；（11）协助需求部门、项目工程部、项目预算人员进行材料（设备）询价工作；（12）拟定分公司月采购计划，做出材料（设备）采购计划，并提交集团公司采购管理中心；（13）完成上级领导交给的其他任务。第三章 工作准则第十八条 在材料（设备）供应商纳入信息库前，采购人员必须对供应商进行综合考评，对其公司简介、生产能力、质量保证、付款要求、售后服务、产品特点等进行比12、较，并以报告形式上报公司材料（设备）采购领导小组批准，方能入库。第十九条 公司所有员工均有权推荐优秀的供应商，经集团公司采购管理中心审核，由公司材料（设备）采购领导小组批准，可纳入公司材料设备信息库。第二十条 采购方式主要以邀请招标、议标、寻价采购、直接签订合同（长期战略合作伙伴）四种采购方式；必要时可以采用公开招标形式。第二十一条 分公司采购人员根据材料（设备）采购实施办法要求，必须提前做好材料（设备）采购计划和单项材料（设备）请购单以及材料（设备）请购汇总单。第二十二条 分公司采购人员制定的单项材料（设备）请购单无论金额大小，经分公司材料（设备）采购领导小组批复后，须提交公司采购管理中心。13、第二十三条 分公司在选择供应商时，应在公司信息库中提取，但要求与区域性较强的材料（设备）除外。第二十四条 采购人员在洽谈某项材料（设备）时，原则上供应商不得少于三家。如有必要，可以采用多轮洽商、多次谈判等方式进行，以便降低公司的投资成本。第二十五条 公司或分公司采购人员与供应商洽谈时，必须坚持“秉公办事，维护公司利益”的原则，并做好记录，以报告形式上报；单宗采购总额预计4万元以上（含）报公司材料（设备）采购领导小组；单宗采购总额预计4万元以下（不含）报分公司材料（设备）采购领导小组，单宗采购总额预计2000元以下（不含）报采购部门经理审批可以实施现金采购。报告中包括产品技术参数、质量、价格、特14、点及特性等进行比较（技术参数、价格、特点以表格形式体现）。第二十六条 报告得到批复后，依照公司领导批示意见，综合考虑“质量、价格、供货能力、售后服务”等问题，确定供应商。第二十七条 公司或分公司采购人员必须坚持“五不购”和“四比一算”的原则。包括分公司的零星采购。其原则为：1.五不购：没有提供书面采购计划且未经材料设备采购领导小组批准不购；材料、设备规格不符，质量不合格，价格不合理的不购；无材质证明和产品合格证的不购；凡考评不合格供应商的产品不购；现场、仓库能够代用的材料不购。2.四比一算：比质量、比价格、比供货能力、比售后服务、算成本。第二十八条 材料（设备）单宗采购总额预计在4万元以上（不15、含），原则上应以招投标形式来完成。采用其他形式，由公司材料（设备）采购领导小组决定。第二十九条 分公司权限内的招标工作由各分公司材料（设备）采购领导小组委派主持人完成；由公司材料（设备）采购领导小组和公司采购管理中心实施管理。第三十条 采购管理中心权限内的招标工作由公司材料（设备）采购领导小组委派专人主持，由公司材料（设备）采购领导小组和公司采购管理中心实施监督。第三十一条 在采购招标过程中必须坚持以下原则：（1）在材料（设备）招标过程中，应及时、准确、真实、完整地公开必要的信息资料。（2）在招投标采购活动中，具备招标文件要求的法人或组织均享有公平同等的机会参与投标竞争。（3）在招投标采购活动16、中，严禁任何投标方以非正常渠道获取特权，使其他投标人受到不公正的对待。（4）招投标采购过程中，招投标双方都应本着诚实守信的原则履行其应尽义务。第三十二条 在采购过程中，违反以上操作规程，为供应商谋取利益的，一经查出，公司将依本制度严肃处理。第三十三条 分公司采购材料（设备）时必须签订订货合同及其附件，一式陆份，供需双方各执叁份，一份集团公司采购管理中心，一份集团公司财务部，一份留分公司财务部保存；分公司采购部自留复印件。第四章 采购人员职业规范第三十四条 采购是一项重要、系统、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须具备高度的责任心和职业道德观念，时刻维护公司利益，为公司考虑。第三十五条 采购17、人员代表公司形象，工作中应当有礼、有利、有节，不允许有傲慢的举止和不公平的对待。第三十六条 采购人员只有在有助于商业合作及协调工作的前提下，经领导同意后方可接受供应商的邀请，进行考察、参观等公开的商务活动。第三十七条 采购人员只有经部门主管领导的认可后，方可接受供应商的宴请；在采购谈判过程中，无论任何原因，都不允许接受供应商直接或间接的带有娱乐性质的邀请。第五章 罚 则第三十八条 采购人员有下列情形之一，给公司造成经济或名誉损失的。根据情节轻重，公司将分别给予相关责任人记过、免职、辞退等行政处罚及经济处罚；给公司造成重大损失的，公司将依法追究法律责任：（1）采购人员私自接收或向供应商索取财、物18、的。（2）采购人员接收财、物后未主动上缴公司的。（3）采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为，以下行为均视为泄密：泄露其他供应商对同类产品的报价；招投标中泄露其它参与的供应商名称、资讯等；泄露招投标标底的。泄露其他对公司不利的秘密或公司认为是泄密行为的。（4）故意规避本制度或未按本制度规定及佛山市东方恒力投资有限公司材料（设备）采购实施细则执行的。（5）隐瞒供应商及供应材料（设备）问题，给公司造成经济损失或工程管理项目质量问题的。（6）因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊的；（7）在供应商年度考评中徇私舞弊的；（8）其他有损于公司形象或不利于公司行为的。第六章19、 附 则第三十九条 本制度由集团公司采购管理中心负责解释、修订和补充，呈报公司总裁、公司行政总监核准。第四十条 本制度由集团公司采购管理中心监督各级采购部门实施。第四十一条 本制度自签发之日起开始实施。佛山市东方恒力投资有限公司材料（设备）采购管理制度与实施细则 第二部分（共7章）材料（设备）采购管理实施细则 佛山市东方恒力投资有限公司项目材料（设备）采购招标管理实施细则 为了加强公司项目材料（设备）采购招标管理工作，公正、公平、公开择优选择供货商，确保采购材料质量品质达标，合理降低采购成本，促进材料（设备）采购工作的顺利实施，特制定本管理实施细则。第一章 材料（设备）招评标小组人员组成： 组20、 长： 公司总裁 副组长：公司行政总监成员：由公司成员与分公司成员组成公司成员：公司总裁助理、财务总监、公司采购经理分公司成员：分公司总经理、项目经理、分公司副总、分公司采购经理。第二章 材料（设备）招评标小组成员职责：1、材料（设备）招评标小组根据设计要求，汇总分公司各个部门采购材料在质量、功能及美观等方面的要求，拟定并签审采购材料清单与工作计划及验收的质量要求，经公司领导审核同意后方可实施采购工作。2、材料（设备）招评标小组在公司的领导下开展公司材料的招标工作，材料（设备）招评标小组相关人员根据小组分工及相关职责开展工作。公司采购管理中心、分公司采购部作为采购招标工作具体实施部门。3、公司21、采购管理中心、分公司采购部对照材料清单进行前期的市场调查形成市场调查信息表，核准投标报名企业，重要材料采购时组织由公司领导参加的考察投标企业活动，招评标小组汇总考察意见，以邀请招标的形式，组织相关企业及组织（不少于三家）进行报价，选择邀请投标的对象，报公司行政总监批准、总裁核准。4、公司采购管理中心、分公司采购部根据投标报名企业报送的材料各项技术、经济指标，性价比，及付款方式等方面进行比较评定，提交供应商合同对比评审表，报公司行政总监、总裁确认。5、公司采购管理中心、分公司采购部拟定合同条款与供货商进行条款的洽谈，按公司规定组织合同程序内审，内审完成后，按内审意见调整，提交正式合同文本，报行政22、总监、总裁批准后签订材料（设备）、项目采购合同。6、合同签订后，材料（设备）招标小组将招标方案、采购合同等相关文件由总裁办秘书移交公司财务部、采购管理中心，分公司采购部在采购管理中心的指导下具体负责合同实施、协调、监管。第三章 材料（设备）采购招标管理程序：1、分公司采购部按照各部门需求、设计对施工单位材料申请计划（施工图纸分发到工程施工总承包单位后7天）、工程部要求施工单位上交材料（设备）使用计划及使用时间表进行审查；根据工作推进的要求，同时考虑生产周期，由分公司采购部会同需求单位、项目工程部、项目监理编制采购供货工作计划；2、材料（设备）采购计划由分公司采购部报公司采购管理中心，以此作为招23、投标的依据之一，并在公司材料（设备）采购管理制度、采购岗位职责规定要求下进行材料（设备）的采购。3、在正式采购材料前，采购人员需进行市场调查，主要以同时期网上厂家发布价、同时期市场信息价和同期同类企业采购成交价，汇总分析形成市场调查信息表。4、在经过市场调查后，公司采购人员根据采购方案、市场调查信息表、供应商报价清单及相关供应商资质要求资料，拟定采购招投标文件、采购合同及投标厂商的入围资格要求，经采购管理中心确认后报公司材料（设备）采购管理领导小组领导审批。5、分公司采购部按经审批的入围资格要求对报名供货商进行初步筛选，从中择优邀请符合资格要求的三至五家供货商进行招投标，并封样存至仓库，做好标24、识。6、公司采购实施单位按照招标文件规定的程序要求进行内审，对投标单位报送的文件组织评标，确定评标结果，确定中标候选单位报公司总裁核准。7、公司采购管理中心、分公司采购部对招标中标单位洽谈合同条款，形成合同文本初稿，组织合同评审程序，经过内审确认后形成正式合同文本报经公司领导批准后，由公司与中标单位正式签订合同。8、合同签订后正本移交采购管理中心，分公司采购部留存副本监督实施。主要条款和要求由采购管理中心书面告知材料验收员、工程监理，以便控制材料质量。9、正常情况下所有材料须在实际需要前一个月签订合同，在签订合同之前须预留10个工作日招标时间，5个工作日合同审批时间；需求部门需提前45天申购（25、紧急、特殊情形，报分公司领导审批，重点材料报总裁批示），分公司采购部汇总，采购管理中心备案。10、关键材料控制，监管供应商的生产加工过程，采购人员须会同设计师、监理工程师委派专门人员对其过程进行抽查监督。11、如供应商、承包单位延期交货与施工，应提前提交书面申请。第四章 采购材料的进场验收程序采购材料（设备）的进场验收程序，要求公司项目部、公司品质管理部、货仓部严格按合同及材料验收、现场管理制度执行。第五章 材料（设备）采购监管材料（设备）采购监管，依照公司材料（设备）采购管理制度执行。第六章 相关表格及文件：1、材料（设备）采购需求表-需求单位部门自行拟定，呈报公司总经理、分公司副总级以上审26、批，分公司采购部汇总。2、材料（设备）采购计划表-分公司采购部拟定，报材料（设备）采购领导小组、采购管理中心备案。3、市场调查信息表-采购人员拟定，分公司采购经理初审，公司采购经理审核。4、合同价格对比分析表-采购管理中心或分公司采购部拟定，分公司领导批准；公司采购经理初审、公司财务总监复核、行政总监审核。5、供应商合同评审表-采购管理中心或分公司采购部拟定，分公司领导批准；公司采购经理初审、公司财务总监复核、行政总监审核、总裁核准。6、合格报价清单表、采购合同-公司财务部负责录入厂商价格信息，建立价格信息库，公司采购管理中心共享。7、合格厂商联络信息库-公司采购管理中心负责录入与管理。第七章27、 公司采购管理中心人员组织机构编制与工作职责：（一）、公司采购管理中心人员组织架构：行政总监（采购管理中心组长）采购经理（采购管理中心组员） 合同管理员采购招标专员采购助理（二）、采购管理中心组长的工作职责有：1.负责公司材料（设备）采购领导小组的日常管理，协助总裁决定中标单位。2、公司材料（设备）采购、工程合同采购的全盘管理。3、公司材料（设备）采购管理中心的领导工作；（三）、公司采购经理的工作职责有：1、在公司材料（设备）采购领导小组的领导下，协助总裁办，进行公司采购管理工作。2、负责公司采购管理中心职责要求的管理工作，达成公司的采购管理目标。3、公司采购管理战略规划工作。4、公司采购人员28、的管理。5、公司采购5R控制管理，即适时（Right Time）、适地（Right Place）、适量（Right Quantity）、适质（Right Quality）、适价（Right Price）管理，材料（设备）市场行情的调查与分析，供应商的管理与控制。6、公司供应商评审管理。7、公司采购执行控制管理。（四）、公司采购经理助理的工作职责有：1、在公司采购经理的领导下进行各项工作，达成公司的采购管理目标。2、协助公司采购经理编制公司采购管理规划工作。3、分公司采购人员的沟通与协调管理，内部各项事务的传达。4、督导、监管公司与分公司的材料（设备）采购管理制度执行工作。5、材料（设备）采购需29、求报批表、材料（设备）采购工作汇总计划表的分析、督查。（五）、公司采购管理中心合同管理员的工作职责有：1、协助经理进行公司材料采购渠道的搜集整理，市场行情的调查分析与统计。2、协助公司采购经理进行各项合同的拟定工作，检查公司合同执行的情况。3、建立、更新公司合格供应商名录，负责建立采购管理中心的公司供应商信息库。4、协助经理进行公司采购文件的编写，公司合格供应商的考评管理，外部各项事务的沟通、传达；佛山市东方恒力投资有限公司 采购招标文件报批表 NO：申报部门： 申报时间： 年 月 日 生效时间： 年 月 日招标文件名称招标文件编号 摘要招标项目内容拟邀投标单位 备注会签栏采购专员：分公司采购30、经理：分公司领导：采购经理：财务总监：行政总监：总裁：佛山市东方恒力投资有限公司 合同条款评审表 NO：申报部门： 申报时间： 年 月 日 生效时间： 年 月 日合同文件名称合同文件编号合同主要条款 备注会签栏分公司采购部： 公司采购经理：分公司副总： 分公司总经理：分公司财务部 公司财务总监：总裁助理： 行政总监：总裁：佛山市东方恒力投资有限公司 （ ）市场调查信息表 年 月 日市场调查方式供货商名称产品型号单价备注同时期网上厂商发布价同时期市场信息价同时期同类企业采购成交价调查人： 分公司采购经理： 总经理： 佛山市东方恒力投资有限公司 材料（设备）采购计划表 申报单位： 申报时间： 年 31、月 日 所需材料名称产品型号、规格用量单价合计总价计划进场时间申报单位领导：副总：总经理：佛山市东方恒力投资有限公司供应商合同单价对比分析表 编号：文件紧急程度:特急 紧急 普通文件保密级别:绝密 秘密 普通 无密级文件保存时间:短期1-3年； 中期3-5年； 长期5-10年； 永久文件要求处理时间:主送单位：公司总裁办/公司行政部/公司财务部领导：公司总裁办/黎总裁，行政总监/戴总，财务总监/庞总抄送采购管理中心，公司财务部，分公司财务部公文主题：供应商合同单价对比评审方案拟稿单位：公司采购管理中心、分公司采购部拟稿人员：拟稿日期： 文件份数： 份 序号厂商品名单位数量价格总金额可比物品合同32、报价总价款总款（基准）差价品质对比评审建议选择总评1首选2首选3首选采购部门分公司采购经理：公司采购经理:领导批示栏财务总监初审：行政总监审核：总裁批示:说明1、在保密程度项目中标注有“绝密”、“秘密”字样的文件，仅限阅文人知晓，不得外传；“普通”和“无秘级”文件也仅限于规定范围内，不得对外扩散。2、在紧急程度项目中标注有“特急”字样的，总公司工程总监、财务总监、行政总监、总裁分别在收到评审合同1小时内完成意见签署工作；标有“紧急”字样的，分别在收到评审合同1.5小时内完成意见签署工作；其它分别在收到评审合同2.5小时内完成意见签署工作。3、送审文件附在本审批表后，原件和本表存档总公司行政部，复印件由送稿单位保存。 品德体现价值 能力创造效益