1、能源投资有限公司文件管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: XXXXXX能源投资有限公司文件管理制度第一章 目的第一条 为使公司文档工作规范化、科学化、制度化，进一步提高文件处理工作的质量和效率，使文件畅通流转，保障公司的正常运作，并保证公司日常工作有据可查，有文可依，特制订本规定。第二章 适用范围第二条 本制度适用于公司所有内部流转或对外流转的正式文件。第三章 术语第三条 信件：指通过邮寄的方式发给公司或其员工的信件。第四条 文件：公司运作过程中传送的文档，包括各类报告、程序规定及各类来往信函等。第五条 传真：通2、过传真机传送的文件。第六条 电子邮件：通过网络传送的文件。第七条 外发文件审签单：文件在审核签发过程中所使用的封面。主要用于处理发向包括控股公司 (不含签报)、政府和职能部门等在内的所有文件，可供签署意见和跟踪管理。此封面由文件作者填写，封面中应包含内容，详见附件1。第八条 下发文件审签单：专用于公司机关内部和所属各矿的制度、规定、通报等文件的下发，须各部门会审（如需要），并逐级上报签发。详见附件2。第九条 合同会审单：处理公司对外签订的所有需归档并分发的合同所使用的封面，可供签署意见和跟踪管理。详见附件3。第十条 公文会办单：外部来文的处理，由人力资源与行政部登记并签署拟办意见。人力资源与行3、政部可根据领导批示，作出相应处理。详见附件4。第十一条 公司传真格式：通过传真机发送文件所使用的标准格式。详见附件5。第四章 职责第十二条 人力资源与行政部负责建立并完善文件管理制度，负责对该制度的执行、更新和改版，以公司名义的外发文件全部由人力资源与行政部负责处理；其他各部门负责本部门业务范围内文件的处理和登记备案（不涉及公司名义）。第十三条 行政秘书：熟练掌握文件的编码系统，对于各类来往信函需准确的编号。及时收集、整理、分发各类文件，准确分类、立卷、提供利用。第五章 文件编码第十四条 凡经公司发出或收悉的文件都应当有文件索引号，便于管理和查找。此索引号应包括：单位名称、文件类别号、年份、文4、件序号，详细编号规则见附件6。其格式如上表所示：文件类别号单位名称年份文件序号XX/XXXX/20XX-XXXX（一） 单位名称：我公司名称为XX；（二） 文件类别号：编码可设3位，按附件6编码规则进行编制；（三） 年份：年份取4位数字；（四） 文件序码：文件序码为文件类别号、发文单位、年份三个索引标志一致情况下的流水序号，按4位数编写，当任一索引标志发生变化，重置流水号。第十五条 公司正式发文的编号统一按“XXXX字20XXXXXX号”编号。第六章 程序第十六条 公司收文处理程序（一） 公司收文，原件都必须首先交人力资源与行政部行政秘书；对电子邮件方式传送的文件，收悉者需在当天将文件输出。（5、二） 行政秘书填写收文处理单后，须及时交人力资源与行政部总经理，人力资源与行政部总经理根据收文内容确定送交分管领导或总经理阅批。（三） 行政秘书根据公司高管阅批内容送交主办部门，主办部门分以下两种情况办理。1、如在主办部门即可办结的，办结后向有关人员反馈处理情况。2、如需要其他部门协办的，转发其他部门，移交协办部门相关人员处理，协办部门办结后返回到主办部门，所有协办部门办结后，向有关人员反馈处理情况。（四） 主办部门办结后将收文原件交回人力资源与行政部存档。（五） 有关处理人员应在一个工作日之内对文件内容给予答复。特殊情况不得超过两个工作日。（六） 有关处理人员可根据需要复印文件。但是凡属于保6、密类文件在未经总经理许可的情况下不得擅自复印。（七） 处理人员在阅读完文件后需签署意见、日期及名字。（八） 主办部门随时跟踪文件的处理情况，对急办文件及时进行催办。第十七条 部门收文处理程序:部门所收文件，应由部门自行处理的，主办部门呈报分管领导，自行办结；部门所收文件涉及公司事项的，应及时将文件递交人力资源与行政部，人力资源与行政部按照公司收文程序及时办理。第十八条 公司发文处理程序（一） 公司员工在工作过程中都有可能需要编辑外发文件。1、 文件作者编辑外发文件须使用外发文件审签单，按照规定的格式拟稿。2、外发文件拟好后，拟稿人需送部门总经理核稿。（二） 部门总经理核稿后，签署意见，并根据文7、件内容，视工作需要送相关部门会签，并交业务分管领导审核。（三） 经业务分管领导审核后，起草部门交文字秘书，填写文件编号。必要的话，文字秘书可以对文件会签进行再次分配。（四） 文字秘书根据文件内容决定是否送公司管理层会签，最终由文字秘书交总经理签发。（五） 签发后的文件由行政秘书按照各级审核、审批意见修改后，依照规定的格式要求进行排版，输出正文，由行政秘书盖章。文字秘书负责文件电子档的存储，行政秘书负责对发文稿纸原件存档。（六） 起草人根据文件主/抄送单位发放文件，外发文件可面交收件人，或者通过传真、邮寄等方式传递。（七） 对于通过控股信息报送平台报送控股的各类信息报表，应经分管领导审核后，统一8、交经营策划部，由经营策划部报总经理审批后发送，并登记备案。第十九条 部门公文由部门自行保管，各部门结合自身工作实际，参照公司公文的要求，自行做好内部公文的起草、审核、校对、发文等工作，必要时须经分管领导审批。第二十条 签报纸：签报分为两种，一种用于向控股或董事会报送的重要事项所使用的封面；另一种（公司内部签报格式）专用于XXXX内部之用。公司内部签报在使用中，应注意：1、签报必须由专人负责报送、统一编号和登记管理；2、签报所涉及附件的内容，如有确认的必要，须呈报单位负责人签字证明；3、签报正文的主要内容只能反映在签报纸上，内容较多的可作为附件进行说明；涉及金额的事项，禁止修改或手写；4、非紧急9、事项，签报禁止用传真件。 第七章 文字格式第二十一条 文字材料格式如下：（一） 纸型：A4；页边距：上下：2.54厘米，左右：3.18厘米；页眉距边界1.5厘米，页脚距边界1.75厘米；（二） 文头：按公司文头图片使用，正规文件需用彩色打印。（三） 文件编号位置：右对齐；宋体、简体，五号。按公司规定由人力资源与行政部进行编号。（四） 标题位置：居中；宋体、简体、加粗，小二号。（五） 正文：首行缩进两字符，两端对齐；宋体、简体，四号。（六） 段落：段前0.5行；行间距使用固定值：30磅。（七） 序号：序号使用自动编号。第一层标题为“一”，第二层标题为“（一）”，第三层标题为“1”，第四层标题为“10、（1）”。（八） 标点符号：标点符号一律使用全角符号。（九） 制表位：文中一般不使用制表位。（十） 页码：宋体小四，居中对齐；格式为“1”。第七章 文件保存第二十二条 所有收发文件，经收件人（或经办人）办理后，应及时入卷存档（存档的传真文件如为感光传真纸，需另行复印后再存档）。每一自然年结束后的两个月内，各部门主管应负责安排将上一年度的文件档案妥善归档并做好编号记录工作。第二十三条 人力资源与行政部负责监督检查各部门的文件档案归档情况，并将检查情况上报公司总经理。第二十四条 文件归档的方法详见“档案管理制度”。第八章 保密文件的管理第二十五条 文件保密制度是文件管理制度的一个重要组成部分，全体11、员工均有责任作好文件保密工作，要做到保守公司的秘密人人有责。如发生泄密情况，要追究泄密者的责任。需销毁的文件应及时销毁。第二十六条 根据文件的重要程度将公司文件分为：绝密文件、机密文件和一般保密文件。（一） 绝密文件是指在公司总经理和副总经理（或有关人员）之间传阅的文件，需由经办人直接交收件人，这类文件包括：1、 公司每年经营计划及各项预算；2、 董事会议文件、会议纪要；3、 公司员工的调薪等人事文件；4、公司员工工资结构、奖金及其他福利待遇。（二） 机密文件是指公司部门经理（或有关人员）之间传阅的文件，由公司行政秘书安排传阅，包括：1、公司的经营情况、财务状况、存在的问题和解决方案；公司的经12、营计划、发展方向和目标；2、 总经理办公会议文件和会议纪要。（三） 公司的非绝密（机密）文件为一般保密文件。公司的一般保密文件不得随意向无关人员和公司以外人员提供。第九章 附则第二十七条 本制度由人力资源与行政部起草并负责解释。第二十八条 人力资源与行政部负责更新此程序文件。凡任何有关对此程序文件的改版意见，送交给人力资源与行政部审核。第二十九条 本制度自XX年12月1日起执行。XXXXXX能源投资有限公司 Shanxi China Resources Lasen Energy Investment Co., Ltd. 外发文件审签单编号：XX-部门-XX-00XX XX年 月 日文件名称文件13、涉及内容主送抄送主办部门部门拟稿人部门总经理意见部门会签财务部基建部经营策划部销售部安全生产技术部人力资源与行政部核稿业务分管领导意见公司领导会签总经理意见XXXXXX能源投资有限公司 Shanxi China Resources Lasen Energy Investment Co., Ltd. 下发文件审签单文件编号：XXXXXX00XX号 XX年 月 日总经理意见：公司领导会签：业务分管领导意见：人力资源与行政部核稿：会签部门意见人力资源与行政部：财务部：基建部：安全监察部：销售部：经营策划部：总工办：主办部门部门经营策划部拟稿人 毛诗全部门总经理意见签发后抄送：欧阳亮许为民羿其德李俊 14、刘荣亮洪杰 朱阿明主题： 合同会审单合同号： XX部门-类别10-0001 XX年 月 日合同名称合同主体 对方单位 合同金额大写： 小写：主办部门部门主办人 部门总经理 法律事务专员意见年 月 日 会签部门财务部年 月 日经营策划部年 月 日商务部年 月 日基建部年 月 日审核意见业务分管领导年 月 日公司领导会签年 月 日批准意见总 经 理授权 签订合同年 月 日 XXXXXX能源投资有限公司 Shanxi China Resources Lasen Energy Investment Co., Ltd.来文单位来文文号来文日期份 数标 题附 件来文办理： 公司领导批示：承办部门意见或办理15、结果：公文会办单XXXXXX能源投资有限公司 XXXX传真XX00X号 XX年 月 日To收件机构Approved签发 ：Attention收件人 Fax传真From发件人 XXXXXX能源投资有限公司 From 发件人： 人力资源与行政部Total总页数共計 頁 If you do not receive any page, please call us immediately 如文件不清晰或有遺漏，请与发件人联络 Tel： 标题（居中、小二、宋体加粗）主送单位（宋体、简体四号字）：正文（宋体、简体四号字，首行缩进两字符，标准字间距，行距为固定值30磅，段前0.5行）正文编号为按公司文字材料排版格式要求执行。附件： 二X年X月X日（右空四字盖章）