1、深圳市万科物业管理有限公司作业指导文件编号VKWY7.4-Z01-02名称绿化物资采购管理办法版本C/1第1页共3页编制熊永绪更改李寅峰审核张跃敏批准张跃敏生效期2005年9月15日1.目的为了加强绿化工程部物资采购的管理和财务监控，确保绿化工程的顺利开展。2.范围适用于公司绿化工程部3.职责部门/岗位工作内容总经理/分管领导负责权限内的物资审核、审批相关职能部门负责权限内的物资审核、审批，采购行为监控。参与现场议价。部门经理负责权限内的物资审核、审批负责对部门物资采购的监控工程主管负责对工程用物资采购的审核养护项目负责人负责对绿化养护类物资采购的申请、审核工程项目负责人负责对工程用物资的申请2、验收、领用控制与监督采购员负责物资的采（订）购4.方法与过程控制4.1中标工程的物资采购申请项 目操 作 办 法合同评审评审时，须附绿化苗木采购申请单。物资申请根据绿化苗木采购申请单费用按审批权限分批借款采购，报销时附填写完整的绿化苗木采购申请单按权限审批后进行报销。合同签订按地产公司的合同文本签订工程合同4.2 地产公司指定的零星工程物资或甲供物资采购申请 项 目操 作 办 法物资申请根据绿化苗木采购申请单费用按审批权限分批借款，报销时附填写完整的绿化苗木采购申请单按权限审批后报销。甲供物资附发票、按地产相关部门要求到地产报销合同如地产公司事后要求补签合同时，按合同管理程序进行资料部门保存3、签证单、业务指令单等记录4.3管理处补苗及部门工具用品的采购申请 项 目操 作 办 法苗木类申请人填写绿化苗木采购申请单非苗木类填写物资申请，按权限审批后采购深圳市万科物业管理有限公司作业指导文件编号VKWY7.4-Z01-02名称绿化物资采购管理办法版本C/1第2页共3页编制熊永绪更改李寅峰审核张跃敏批准张跃敏生效期2005年9月15日4.4采购行为、资金的管理办法项 目操 作 办 法常用绿化苗木采购应建立部门供应商名录（填写合格物资供方（品牌）一览表）及价格清单，并挂部门内部网页，长期合作的应每年签订框架协议，每次采购时可不签订采购协议。市外苗木采购市外采购要求有两人同时在场，并选择在有正4、规发票的供应商购买。单宗采购金额在50000元以上及单宗人工服务外包额在10000元以上的须有公司职能部门人员参与现场议价，填写供方现场（约见）评审记录表（人工外包的单独签订施工协议）。结账应以转账方式进行。特殊情况下需使用现金付款超过5000（含）元以上，必须事前经分管领导审批，支付时，金额在10000元以上的必须两人以上前往结账；金额在30000元以上的必须由公司财务人员陪同结账。不签订采购协议的，须提供供应商的电话、姓名、地址等相关资料。甲供物资在地产相关部门参与及授权下进行，并由参与人员及授权人签字确认。市内苗木采购在价格、质量同等条件下，应选择在合格供应商采购。结账以转账方式，可采取5、月、季等期限定期付款。合格供应商无需要的苗木或价格不合理时，经部门经理同意后可以在其它苗场采购。如不能进行支票交易，按市外采购规定执行或供应商直接到财务管理部结账。不签订采购协议的，须提供供应商的电话、姓名、地址等相关资料。其他物资采购按采购管理程序要求执行4.5验收入库及报销办法 项 目操 作 办 法养护绿化苗木项目负责人负责验收，核对实数，并在供应商送货单和绿化苗木采购申请单“验收”栏中签名，现场领用。不再填写进仓单和物资领(借)用单。凭送货单、发票、绿化苗木采购申请单等资料报销。工程绿化苗木设备工具、药品、肥料等备用品由专人验收入库，仓管员填写进仓单、入账。物资领借用按物资存储及管理程序6、执行。凭进仓单、发票等报销。土方、陶粒、一次性消耗品工程项目负责人负责验收，核对实数，并在物资申请单“备注”栏中签名，现场领用。不再填写进仓单和物资领(借)用单。采购凭送货单、发票、物资申请单复印件等资料报销。4.6 本办法中未明确规定的内容，按公司采购管理程序执行。5.相关文件 VKWY7.4-Z01 采购管理程序VKWY7.5.5-Z01 物资存储及管理程序深圳市万科物业管理有限公司作业指导文件编号VKWY7.4-Z01-02名称绿化物资采购管理办法版本C/1第3页共3页编制熊永绪更改李寅峰审核张跃敏批准张跃敏生效期2005年9月15日6.记录表格VKWY7.4-Z01-F1 物资申购单VKWY7.4-Z01-F3 物资/服务申请报告VKWY7.5.5-Z01-F1 进仓单VKWY7.5.5-Z01-F2 物资领(借)用单VKWY7.4-Z01-02-F1 绿化苗木采购申请单VKWY7.4-Z01-02-F2 供方现场（约见）评审记录表