1、深圳市万科物业管理有限公司作业指导文件编号VKYW7.4-Z01-01名称智能化工程物资采购管理办法页版本C/1第 1页共3 页编制佟颖晖更改李寅峰审核张跃敏批准张跃敏生效期2005年9月15日1、 目的明确完善智能化工程部物资采购流程2、 适用范围智能化工程部工程物资采购及外地项目的物资采购。3、 定义3.1 施工材料：包括设备及线材。3.2 零星材料：用于项目中的对相关设备、设施进行保护或连接的辅助材料。3.3 工具：在项目施工过程中对需要的相关工具，包括电动工具。3.4 办公用品及设施：因办公需要而需购买的相关办公用品及设施。4、 职责部门/岗位工作内容部门经理 负责采购申请、订单及付款2、的审批。经理助理负责分管区域的采购申请的审批。区域/城市负责人负责对本业务口内采购申请进行审核。本部事务主管现场负责协调采购中各环节，确保采购工作按流程顺利执行。施工负责人负责对本项目所需物资做出统筹计划,安排采购申请。区域技术组及部门技术组负责对项目组采购申请做从技术方面予以审核。部门采购管理员负责对项目组采购申请及时发出订单,跟进供货情况及整理付款手续。部门财务负责审核单价、与供应商对账、及做出资金使用计划物资计划管理员负责编制采购计划、物资调配、跟进供货情况及核对项目组进仓单。区域采购负责跟进区域当地供货的订单执行情况及收集当地供应商信息。5、 方法和过程控制5.1 施工材料的采购5.13、.1采购计划5.1.1.1 项目进场之初，由物资计划管理员根据工程合同及施工细化方案做出智能化工程物资采购计划发至采购管理员。5.1.1.2 由采购管理员在智能化工程物资采购计划填写采购周期后发至项目组，同时抄送物资计划管理员，现场施工负责人根据采购周期及运输时间做好物资申请计划。5.1.1.3 采购管理员将填写有“单价”的智能化工程物资采购计划发至部门财务，由部门财务审核无误，并汇总零星材料及人工预算后，发至部门经理审核。5.1.2 物资申请5.1.2.1现场施工负责人发出智能化工程项目组物资申请单，物资申请必须有编号，在邮件主题中也必须写明是“项目组采购申请号”。5.1.2.2 区域技术根4、据现场实际情况及技术需要填写意见。5.1.2.3区域经理审核该采购申请在时间安排上、技术上是否合理，并统筹考虑区域内项目组采购计划，尽量节约采购成本及运费。5.1.2.4 部门技术组从技术方面给予把关并给出相关意见。5.1.2.5部门物资计划管理员根据各区域及各项目库存情况合理做物资调配。5.1.2.6部门经理助理审批后发至采购管理员，同时抄送部门经理。深圳市万科物业管理有限公司作业指导文件编号VKYW7.4-Z01-01名称智能化工程物资采购管理办法页版本C/1第 2页共3 页编制佟颖晖更改李寅峰审核张跃敏批准张跃敏生效期2005年9月15日5.1.3物资采购5.1.3.1设备及线材类物资由5、部门统一采购，零星材料和工具由项目组（非深圳区域）自行在供应商处购买。但物资采购须在指定的合格供方中采购。5.1.3.3采购管理员根据采购申请以项目组为单位编制智能化工程物资采购订单、智能化工程样品借用单；需调拨的物资由物资计划管理员填写智能化工程物资调拨单。5.1.3.4智能化工程物资采购订单编号原则为：项目地点+项目组名称+期数+流水号。如订单有更改，则原订单相应作废，其编码也相应作废，新订单编码按流水号顺延。5.1.3.5金额在50000元以下的订单由部门财务、部门经理审批，本部事务主管盖部门章发出。5.1.3.6金额在50000元以上订单需按公司审批流程审批后，盖部门章后发出。5.1.6、3.7采购管理员在智能化工程项目组物资申请单中注明此申请的订单编号、调拨单号或样品借用单号后发至项目组，抄送物资计划管理员。5.1.3.8采购需要求供应商必须及时将送货单一式两份发至部门物资计划管理员及项目组，并在送货单中注明订单号。5.1.3.9物资计划管理员依据采购申请及订单，根据供应商交货情况，及时安排发货。并在收到送货单后，以邮件形式告知项目组XX订单/调拨单/样品单已发货。5.1.3.10施工负责人需及时反馈智能化工程项目组物资申请单完成情况，物资计划管理员负责跟进智能化工程项目组物资申请单，未及时到货物资需及时与采购管理员沟通对接。5.1.4借样5.1.4.1各项目组如需向供应商借7、用样品，需提前填写智能化工程样品申请单。5.1.4.2采购管理员根据智能化工程样品申请单填写智能化工程样品借用单。5.1.4.3采购管理员将智能化工程样品借用单盖部门章后发至供应商，同时以邮件形式发至物资计划管理员及项目组，由样品接收人员负责填写智能化工程物资进仓单。 5.1.4.4如在后续采购过程中，订货数量包括已借用样品，则需注明智能化工程样品借用单单号，以备查对。5.1.4.5智能化工程样品申请单编号规则同智能化工程项目组物资申请单编号规则，智能化工程样品借用单编号为J-YP+流水号。5.1.5 付款由采购员整理出相关订单及其物资申请报告的邮件批复页、发票、智能化工程物资付款结算单并附项8、目组智能化工程物资进仓单由部门财务、部门经理签字后报财务审批结算。5.2 零星材料及工具采购5.2.1 每月底由现场施工负责人填写智能化工程项目组零星材料需求计划及智能化工程项目组工具需求计划。 5.2.2 每月报销时附智能化工程项目组零星材料需求计划、智能化工程项目组工具深圳市万科物业管理有限公司作业指导文件编号VKYW7.4-Z01-01名称智能化工程物资采购管理办法页版本C/1第 3页共3 页编制佟颖晖更改李寅峰审核张跃敏批准张跃敏生效期2005年9月15日需求计划及邮件批复页、智能化工程物资进仓单、发票报销。 5.3 办公用品及设备采购5.3.1 办公用品由项目组填写智能化工程项目组办9、公用品需求计划；固定资产类办公用品申请由项目组填写物资申购单5.32 每月报销时附智能化工程项目组办公用品需求计划/物资申购单及邮件批复页、发票报销。5.4分包工程5.4.1由施工负责人填写智能化工程分包项目申请报告（附合同草案）按程序报批。5.4.2分包工程结束后，由施工负责人负责组织相关验收工作，并填写验收报告。5.4.3付款时需附智能化工程分包项目申请报告及其邮件批复页、合同、内部验收申请、付款结算单，由采购管理员负责整理申请付款。5.4.4分包合同编号规则同订单编号规则。5.5物资采购单价变更审批5.5.1使用范围：已经经过评估为公司合格供应方的供应商在新增产品报价或原有产品单价变动时10、使用。5.5.2由采购管理员填写智能化工程部采购单价变更审核表，报部门相关人员审批后，报部门财务及公司财务管理部方可正式生效使用。6相关文件VKWY7.4-Z01采购管理程序7 相关记录和表格VKWY7.4-Z01-F1物资申购单VKWY7.4-Z01-01-F1智能化工程物资采购计划VKWY7.4-Z01-01-F2智能化工程项目组物资申请单VKWY7.4-Z01-01-F3智能化工程物资采购订单VKWY7.4-Z01-01-F4智能化工程物资调拨单VKWY7.4-Z01-01-F5智能化工程样品申请单 VKWY7.4-Z01-01-F6智能化工程样品借用单VKWY7.4-Z01-01-F7智能化工程物资付款结算单VKWY7.4-Z01-01-F8智能化工程项目组零星材料需求计划VKWY7.4-Z01-01-F9智能化工程项目组工具需求计划VKWY7.4-Z01-01-F10智能化工程项目组办公用品需求计划VKWY7.4-Z01-01-F11智能化工程分包项目申请报告VKWY7.4-Z01-01-F12智能化工程物资进仓单VKWY7.4-Z01-01-F13智能化工程部采购单价变更审核表VKWY7.4-J02-02-F1智能化工程内部验收申请