1、公司商务部门职责及采购库存、发货管理制度附表编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录第一章 商务部门部门职责3第二章 采购管理制度4第三章 库存管理制度9第四章 发货管理制度14第五章 其他出库管理16第六章 样品、样机出入库管理制度20第七章 库房的管理制度26a) 商务部门部门职责b) 采购管理：实行有计划的采购管理，保证销售所需商品的及时供应。c) 库存管理：合理保管库存商品，控制库存积压。d) 发货管理：编制发货计划，统一协调，按时准确发货。e) 运输管理：制定运输商管理制度，选择最优化的运输方式，合理控制各2、项产品的运输费用。f) 统计管理：负责各类报表的制作、统计等。g) 采购管理制度第一条 为规范xx/xx公司的采购管理，保证销售所需商品的及时、合理采购，特制定本制度。第二条 采购计划的制定：采购活动必须有计划地进行，采购计划的制定须遵从公司总体战略性目标，并应根据生产厂家的进货要求、根据公司总体的销售业务计划及策略产品的销售计划来确定公司总体的采购计划。采购计划分为年度采购计划、季度采购计划和月度采购计划。（一）年度采购计划的制定：总经理将厂家的年度进货任务交商务部，同时销售总监助理将经过总经理办公会讨论通过的年度业务计划交商务部，库存管理员上报库存状况统计表，商务经理根据业务计划、厂家任务3、历史数据和库存情况制定年度采购计划，由财务总监审核后报总经理审批。第二条 季度采购计划的制定： 每季度末，商务部必须制定下个季度的采购计划，季度采购计划主要适用于采购周期较长的商品。制定采购计划之前，商务部须取得如下资料：1各地区办事处每季度末上报下个季度的商品订货预估。订货预估应包括商品种类、数量、规格型号等信息，并注明需到货日期，各地区由地区经理审核签字后，交销售总监助理，由销售总监审核后交商务部。（商品订货预估表见附表）2市场部每季度末上报策略产品或重点产品的订货预估。订货预估应包括策略产品种类、数量、规格型号等信息，并注明需到货日期，由产品经理审核签字后，交市场总监审核后交商务部。34、商务经理根据销售部、市场部上报的产品订货预估，并结合库存情况、历史数据及厂家任务的完成情况，制定下个季度的采购计划，报财务总监审核后交总经理审批。第三条 月度采购计划的制定 季度采购计划不足的部分应以月度采购计划作为补充，月度采购计划的制定程序同季度采购计划，月度采购计划主要适用于采购周期较短的商品。第四条 xx主机设备类产品的采购采取预订方式进行，销售订单签定并经审核后，由医院或经销商交付一定金额的订金后，方可执行采购。第五条 临时性采购若有临时性或紧急性的采购需求，由各地办事处或市场部提出申请，地区经理或产品经理签字后需交销售总监或市场总监审核，再交总经理审批后交与商务部执行采购活动。 维5、修备件的采购由维修部根据维修备件销售需求并结合备件的库存状况制定备件采购计划，交销售总监审核后，总经理审批，再交商务部执行。第三条 采购程序及说明 （一）采购订单审核1 采购管理员根据采购计划情况制作采购订单，商务经理根据相关的信息分析并对采购订单进行初步审核并签字。2 商务经理审核后，将采购订单交财务总监审核后交总经理审批。3 总经理审批后交商务经理，商务经理根据实际情况指导采购管理员执行。（二）采购订单跟踪及发货采购管理员须密切跟踪供货商对订单的备货情况，适时、合理地安排订单的发货，并根据订单的实际情况选择合适的运输方式，既要保证库存和销售合同的交货期，又要降低所有产品的采购成本。（三）采6、购订单到货及验收1. 采购订单发货后，采购管理员应认真审核发货商提供的进口单据，审核无误后交与外贸公司，并督促报关行在最短时间内完成清关，将货送到库房或是指定的地点。2.采购管理员须提前三天将进口报关箱单传真给仓库管理员，以便其做好接货、入库准备。3.采购管理员须随时将采购订单录入商务软件系统，并在到货后，及时将采购的相关单据（包括发票、箱单、关税和增值税税单、报关杂费清单）递交给财务部门相关人员，以便财务及时入帐，同时留一份存档备案。4.采购到货验收时，出现到货与箱单不符或是损坏等任何不能入库的问题时，仓库管理员应及时书面通知采购管理员，并按相应的程序处理。（四）采购相关款项支付a) 进口关7、税、增值税支付：商务部须提前一周书面通知财务经理预计所需关税、增值税金额，以便财务部门做好准备；需交纳进口税款时，由采购管理员根据税单填写付款申请，交商务经理审核后，交财务部门审核，总经理审批后，出纳开出支票，交采购管理员去银行交纳。b) 报关杂费的支付：采购管理员应认真核对当月所有报关杂费的清单，确认无误后，填写付款申请，交商务经理审核，再交财务部门审核，总经理审批后，由出纳开出支票，交采购管理员支付，所有当月报关杂费须在每月月底前支付完毕。c) 需要支付采购货款时，由财务部门书面提前一天通知商务部支付金额和要求付款日期；采购管理员接财务部门通知后填写货款支付申请单，交由商务经理审核签字后，8、交财务经理核对、审查，再交财务总监进行审核签字，之后，交总经理审批。审核完毕，出纳开出支票，交采购管理员支付。d) 采购付款后，采购管理员须于财务部门当月结帐之前，将货款发票返回财务部。 订货预估单地区/部门_ 编号_季度/月份_序号产品号品名数量单位单价总价预计到货日期12345678910111213141516合 计备 注地区经理_ 销售总监_产品经理_ 市场总监_ 采购计划表序号产品号品名数量单位单价（USD）总价（USD）采购周期预计订货日期库存量（个）季度平均销售量（个）备注12345678910111213141516合计日期_ 编号_采购管理员_ 商务经理_ 财务总监_ 总经理9、_e) 库存管理制度第六条 为规范公司商品的出入库程序，加强商品的库存管理，保证商品的安全完整，特制定本制度。第七条 入库管理（一）采购入库及验收仓库管理员应根据采购管理员提供的采购箱单，核对所到货的供货商、合同号、件数及所有外包装完好与否，确认无误后，签收，入待检区，待检。若其中任何一项有问题，仓库管理员须书面通知采购管理员做相关处理。产品经北京商品检验检疫局官员检验之后，仓库管理员需根据箱单确认所有产品的产品号、品名、数量、批次号、生产日期、保质期、厂家的条码、内外包装是否完好无损等，检验合格后，按相应货位上架入库，填写货位卡、入库单。若其中任何一项有问题，仓库管理员须书面通知采购管理员做10、相关处理，未处理完毕，不得入库。（二）其他入库1委托运输部门运输的货物，货物到达后应立即进行清点核对，确认包装完好、数量正确后，方可签收托运单。2借货还回的入库，仓库管理须根据还货单，清点还回的产品，清点内容包括产品号，品名、数量、批次号、生产日期、保质期、包装是否完好无损，无拆封且无污染和涂改， 验收合格后，入总库相应货位。若其中任何一项有问题，仓库管理员须书面通知采购管理员，以做相关处理，未处理完毕，不得入库。填制入库单据时，应记录借货单据的单据号。1 退货入库，清点方法同于借货入库。退回货物若完好无损、符合销售商品要求的，入总库相应货位；退回主机若为坏品，入坏品区，待修理；退回消耗品若已11、不能销售且不能做样品的，入坏品区，待报废。2 样机入库，仓库管理员须根据样机归还单确认样机的型号、数量及序列号，确认无误，入样机库。经确认与样机归还单不符，须书面通知采购管理员，以做相关处理，未处理完毕，不得入库。第八条 库存及摆放a) 库房应根据产品的特性和分类进行合理地分区:xx库房分区为：电刀主机区，电刀消耗品区；手术灯区，手术灯配件区；手术床区，手术床配件区；滞销品区，坏品区，样机区，待检区，配货区。xx库房分区为：疝修补产品区、腔镜下产品区、开放类产品区、滞销品区、坏品区、配货区。b) 所有产品应按货位进行管理。c) 对于库存商品，须按照不同商品的摆放要求,对商品分类摆放。d) 所有12、商品的发货都应严格遵循先进先出的原则，在保质期内的产品，应按照入库的时间、产品的出厂日期等相关依据顺序存放，以免造成产品过期。e) 仓库管理人员需保持库房环境的清洁卫生，以保证商品干净、整洁、安全存放。第九条 库存盘点与账务登记a) 仓库管理员需建立库存明细账，按不同的商品类别进行登记，登记内容包括：商品的进货日期、进货数量、出货日期、出货数量、商品目前状况等项目，主机产品应登记其产品序列号。b) 仓库管理员需经常进行库存存货的盘点，每个工作日终了应对库存商品进行盘点，以保证账实相符。c) 每月26日，仓库管理员须出具当月库存盘点表，递交给商务经理，并与财务成本会计核对。盘点结果若与财务数据不13、符，则应对盘盈盘亏状况作出说明，并报财务总监或总经理审核批准后做出账务处理。第十条 出库货物出库时，要根据要求贴条形码、中文标识（TKM）、防伪标签（TKM） 仓库到货验收单到货日期_ 验收日期_序号箱单号验收状况备注12345非正常货物详情记录序号箱单号产品号产品名称数量单位批次号有效期不正常原因12345678910备注库存管理员_ 采购管理员_ 商务经理_货位卡顺序号_ 货位号_产品号_ 产品名称_序号入库时间入库数量出库时间合同号出库数量结存数1234567891011121314151617181920212223242526272829303132333435 商品盘点表盘点地点_14、 盘点人_盘点时间_ 商务经理_产品号帐存数实点数商品状态有效期差异差异原因a) 发货管理制度第十一条 为规范xx/xx公司的发货管理，保证货物的及时发出从而使客户满意，特制定本制度。第十二条 发货的审核：所有需发货的事项必须经一定的审批程序，严禁在审批手续不全的情况下发出货物。销售部按相应的审核程序审核完毕，财务部对到款及欠款情况审核后，该合同可传递到商务部安排发货。（1） xx直销业务（主要为主机类产品）的发货审核程序：销售总监助理将审核完毕的合同传递至财务部，出纳审核确认预付款项的到账，传递给商务部，商务部执行采购，到货后发出到货通知，一联由商务经理留存，一联交销售总监助理，财务部会计审15、核确认该客户无欠款后交商务经理审核，签字后交给仓库管理员，安排发货。（2） xx分销业务的发货审核程序：商务经理检查经销售部审核完毕的订单所订货物库房是否有库存，若有，财务部出纳审核确认经销商全额到款，会计审核确认该经销商无欠款后，交商务部安排发货，若没有库存，财务部出纳审核经销商的预付款后，商务部执行采购，采购到货后，出纳审核余款全部到账，会计审核确认无欠款后，商务部可以安排发货。（3） xx直销业务采用借货方式的发货，见其他出库管理办法（4） xx分销业务的发货审核程序：销售总监助理将审核完毕的合同传递至财务部，出纳审核确认合同的全额到款，会计审核确认该客户无欠款后，交商务经理审核，签字后16、交给仓库管理员，安排发货。（5） 外贸订单的发货由香港公司根据信用证要求安排发货。（6） 特殊情况下，若客户需紧急备货，款未到的情况下或是现金取货，经销售总监审核再经总经理审批后，商务部可以安排发货。发货后，销售总监助理应及时补办相关手续。第十三条 发货安排和登记a) 所有办事处的合同，不论是直销还是分销，都由总库安排发货。b) 商务部安排发货人员打印出经审核可以发货的销售订单（视为出库通知单），编流水号后，交商务经理审核后传真给仓库管理员安排发货。每天下午4：30之前，可以安排当天的发货。当日4：30以后传真到仓库的销售订单，视作次日订单处理。c) xx和xx直销合同运费预付；xx分销合同不17、论地区运费一律到付；xx分销合同运费根据本公司与经销商的协议做相应处理。d) 仓库管理员应合理安排发货顺序，优先安排需紧急发货的订单。e) 仓库管理员发完货以后，须于当日将确认过的销售订单，标明发货的运单号后（xx标注产品的批次号；xx主机标注产品的序列号）传真给商务部安排发货人员，同时作为发货通知，发与销售总监助理，xx产品的发货还须发与维修经理以进行维修服务。f) 仓库管理员应做好每次发货的登记，并于发货完毕填写出库单，一联存档备查，两联交财务部做账并开具发票，另一联交领货人签收。第十四条 到货确认1 北京本地由本公司送货的要求随货带有送货单，货物送达客户，由客户签收，并返回其中一联交与商18、务部留存备查，另一联交财务部做账。2 xx主机到最终用户以后，销售代表应及时安装，安装完毕，须将正本的“产品验收报告”递交给商务部留存。3 耗材的确认以货运公司的运货单签字反馈为准。a) 其他出库管理第十五条 其他出库指非正常程序或非销售业务的商品的出库，包括换货、借货、外贸合同补货。第十六条 换货管理：原则上xx和xx的产品合同都不允许换货，特殊情况下需要换货的，应按照一定的审批程序办理。1产品损坏后的换货，办事处填写换货申请表，经地区经理签字后交市场部产品经理审核，产品经理签字后，交市场总监、销售总监和总经理审核，确认后交商务部处理。1 经销商或医院订错货后的换货，由经销商或医院填写换货申19、请表，经地区经理审核后交销售总监和总经理审核，确认后，交商务部门处理,费用由经销商或医院自行承担。2 仓库管理员发错货的换货，办事处填写换货申请表，经地区经理签字后，交商务部门，仓库管理员确认签字，财务总监审核后处理。第十七条 借货管理：xx和xx的产品合同原则上都不允许借货，特殊情况下需要借货的，应按照一定的审批程序办理。a) 特殊客户有意向购买，但不能先签合同，而需要先发货的，由办事处填写借货申请表，借货申请表上须注明所借货物名称、借货客户名称，地区经理审核签字后，交商务部处理，若一次性借货金额在 元以上时，地区审核后还须经销售总监审核，总经理审批后交商务部执行。地区办事处须将借货后送至客20、户的经由客户签字的送货单返回一联至商务部,并返回一联给财务部做账。商务部须根据申请表上的日期，向销售部门追踪合同。每月月底，商务部门统计借货出库情况，并与财务部进行核对。b) 外贸合同补货: 外贸合同的产品因包装原因，不能从国外直接订货的，办事处接到采购管理员外贸发货通知后，需填写发货申请表，地区经理签字后，交商务部采购管理员审核后，再交商务经理和财务总监审核，确认无误后，商务部安排发货。 借货申请表地区_ 编号_日期_序号产品型号品名数量单位客户是否有同等价值押金预计归还或结账时间12345678910合计申请原因发货地址联系人电话审核签字处理意见申请人地区经理销售总监总经理库存管理员_ 商21、务经理_送货单地区_ 编号_客户_ 借货单编号_日期_ 序号产品型号品名数量单位12345678910合计医院签收销售代表_ 地区经理_ 退货单地区/部门_ 编号_退货单位_ 日期_序号产品号品名数量单位产品序列号合同号12345678910合计发票能否退回申请原因相关人员签字处理意见申请人地区经理产品经理销售总监市场总监财务总监总经理库存管理员_ 商务经理_c) 样品、样机出入库管理制度第十八条 样品、样机是指市场部进行产品推广时需领用的货物，区别于经销商所订购的样机。市场部需要向商务部提供月度样品、样机的领用计划表和样机使用流动表。第十九条 样品的出入库a) 样品出库：样品统一由市场部领用22、，各地区办事处不得保有样品，年初市场部将年度样品计划交商务部备案，市场部在预算范围内领用样品，商务部监督执行。市场部领用时，须向商务部提出申请，产品经理填写样品申请单，市场总监审核后，交商务部处理。一次性领用样品金额超过 元，须由总经理审核签字。仓库管理员需在出库单上注明“样品”字样、申请人和最终用户。市场部使用样品后，应填写样品使用情况反馈单，留一联与商务部。b) 样品入库：一次性的消耗品一般不再归还库房。可重复使用的样品需要归还样品库，办事处填写还货申请单，申请单上须注明样品申请单的单号，地区经理签字后，交产品经理审核，审核完毕，交商务部安排入库。第二十条 样机的出入库1样机的出库： 市场23、部进行全国性市场推广需领用样机时，由产品经理提出申请，市场总监审核后交总经理审批再交商务部办理出库。各办事处进行地区性市场推广时，须向市场部提出申请，由产品经理和市场总监审核后，交总经理审批，审批完毕，由商务部安排发货。仓库管理员填写出库单时，需注明“样机”字样、申请人、最终用户及产品的序列号。旧样机的申领程序与新样机的申领程序相同，申领时在申请单上注明“旧样机”。2样机的入库：样机使用完毕后，需要归还到公司的样机库，办事处填写申请，地区经理和产品经理审核后交商务部安排入库，样机归还后须先交维修部进行检修，检修后再交商务部办理入库。形式上的入库：当一个办事处需申请样机，且库里暂时没有样机时，产24、品经理可协调与另一办事处调配样机（地区间不得私自调配样机），由调入地区地区经理填写样品申请单，经审核手续，同时另一办事处需要填写还货申请表，经审核同意后，商务部可将该样机调给该办事处，调入地区地区经理签收后交商务部，商务部办理形式上的出入库。样品申请单日期_ 编号_ 预计归还日期_序号产品代码品名数量单位单价总价新品旧品客户名称12345678910合计其 他申请原因预期效益发货时间发货地点地区经理_ 产品经理_市场总监_ 总经理_库存管理员_ 商务经理_ 样品使用情况反馈单日期_ 编号_ 申请单编号_序号产品代码品名数量单位单价总价新品旧品客户名称12345678910合计使用情况样品消耗（25、 ） 退回（ ） 转销售（ ） 其他：医院签字产品经理_ 市场总监_ 总经理_库存管理员_ 商务经理_ 样品还货单编号_日期_ 申请单编号_序号产品代码品名申请数量还货数量单位差异12345678910合计产品经理_ 市场总监_ 库存管理员_ 商务经理_ 样机申请单序号产品代码品名数量单位序列号客户名称旧品/新品12345合计发货时间发货地点联系人及电话地区/部门 _ 编号_日期_ 预计归还日期_地区经理_ 产品经理_市场总监_ 总经理_库存管理员_ 商务经理_样机还货单地区/部门 _ 编号_日期_ 样机申请单编号_序号产品代码品名申请数量还货数量差异产品序列号维修部确认产品是否完好备注12326、45合计差异/ 损坏原因说明退回 地址联系人电话地区经理_ 产品经理_市场总监_ 总经理_库存管理员_ 商务经理_a) 库房的管理制度第二十一条 为保障库房的安全和规范库房人员的出入，特制定该制度。第二十二条 仓库的钥匙由xx和xx的仓库管理员分别保管，同时应备份一套给商务经理，以备应急用。第二十三条 仓库只允许商务部人员进出，其他部门人员需要进入仓库的，需要向商务部提出申请，经财务总监同意后，方可进入。同时，仓库管理员应做好每日出入库房人员统计。第二十四条 仓库管理员每日下班之前，需要对库房进行规整，同时应检查电源，关好门窗后，方可离开。第二十五条 仓库管理员应保持库房环境的清洁卫生，定期对库房进行清扫，同时也应保持产品的清洁。第二十六条 在特殊天气情况下，如果仓库出现如漏雨、断电等异常情况时，仓库管理员应及时通知商务经理。第二十七条 商务经理每周应到仓库检查，发现隐患，须及时处理。