1、投资公司档案保密及借阅使用管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一节总则第一条为了加强企业档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，更好地为企业提高经济效益服务，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，根据国家档案法和有关法规，结合我司实际情况，特制定本制度。第二条企业档案是在企业生产、经营、发展中形成的，对企业、社会和国家有保存价值的各种文字、声像、图表和其他实物等不同形式的真实记录，是反映企业生产、经营和发展的重要史料和凭证，是国家工商企业档案的组成部分。 第三条辽宁分公司所属各分店必2、须加强档案管理工作，指定主管领导，由办公室负责安排专人专职或兼职负责档案收集、登记、整理、保管和使用工作。 第四条档案管理实行分公司统一保管和下属各分店分级保管相结合的管理办法，重要档案资料由分公司办公室统一保管，其他档案由下属各分店办公室统一保管，任何人不得据为已有。第二节 管理体制和职责第五条公司设置档案室及档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。档案管理人员的基本职责为：（一）贯彻执行国家档案法及本规定，并组织实施。 （二）收集、登记、整理、保管、提供使用本公司的档案。 （三）负责3、及时向分公司移交有关档案资料。 （四）分公司档案管理人员应督促、检查下属各分店的档案管理工作，不定期举行档案培训。（五）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订。（六）负责提供档案利用服务。（七）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。 （八）承办有关档案工作的其他事宜。第三节 归档范围、档案分类和管理权限第六条凡属企业在生产、经营和发展中形成的各类文书、资料、实物等原件或复印件，均应建档、归档。主要范围包括但不限于：（一）分公司及下属各分店内部形成的重要文件、资料。 （二）分公司及下属各分店土地使用证、房屋产权证以及与出售、出租公司资产有关的所有合同、协议、证照等。 （三）分公司及4、下属各分店经营品牌商户档案材料（详见3商户档案材料明细单）（四）与有关单位、厂家、商户签订的购销、租赁合同（协议）等文本。 （五）新项目所形成的工程设计、立项、规划、验收、审批等所有图纸、批件、证照等。 （六）公司在生产经营过程中向政府和有关职能部门做出的请示、报告及批复、会议纪要等。 （七）员工招聘登记材料、退休员工档案、劳动合同（协议）书、正式员工履历、人员升迁任免文书、审批报表等人事资料。 （八）分公司及下属各分店证照：营业执照、代码证、税务登记证、物业资质证、用水指标证、电梯年检合格证、从业人员上岗证及必备的资格证书，包括物业从业人员资格证书、电工证、监控员证、会计证等相关资格证书，下5、属各分店要建立台帐，分公司归档留存。 （九）公司章程、公司开业、变更、歇业登记；历年年检材料、验资证明材料；公司及财务专用章印模；企业转让、破产清算材料等。 （十）公司与其他企事业单位、合作伙伴、商户所发生的债权、债务清缴、结算凭证；企业所发生的各类法律纠纷，经济案件处理过程中相关材料、凭证。 （十一）公司创业史上有价值的各类纪念物品，录音带、录（摄）像带、画册、图片、照片等。 （十二）科技资料、专利及获省、部级以上名优产品称号证书、注册商标、企业荣誉证书、奖杯、奖牌、重要纪念品等。 （十三）公司相关财务数据、表格、文件等。 （十四）分公司总经理和下属各分店店长认为有必要归档的其他资料。 第七6、条档案分类应该科学合理、编号规范。档案分类应根据文件内容、部门组织、业务项目等因素分类。集团、分公司各类档案一般先以部门区分，然后依文件性质分为若干大类，再在同类中依顺序分为若干小类。各分店档案可以依据文件的存档范围进行分类。档案分类应切合实用，名称应简明扼要，以充分表明档案内容性质为原则，如案卷较多，一个档案盒不够使用时，可分为两个以上的档案盒存放，并于小类之后增设“卷次”编号，以便查考。每一档案盒内首页应设“目录表”。 各分店的文件存档范围应该包括集团、分公司发文；会议纪要（总裁办公会会议纪要、月度经营分析会会议纪要、分公司会议纪要、各分店例会会议纪要）；合同；至外函/对内函；企业内部资料7、等。各分店各类资料应妥善保管、编号连贯、有序放置，不得有缺号、丢失资料的现象，并对集团、分公司文件传达及时、组织学习，注明集团、分公司会议召开的内容要点。特别是各分店的各类合同，应采用集团标准化手册中统一的格式合同，如果没有采用集团格式合同，应该上报集团公司审批；合同的签批权限应该符合集团合同管理办法，合同存档时的编号应主要包括年度号、（类别和）顺序号；存档的合同必须是原件且有双方代表人签字的。各分店应该记录并保留本公司具有里程碑意义或者重大影响事件的资料，比如留存开业记录的照片、光盘；留存本地主流媒体进行的报道和评论；留存记录加入本地相关协会的资料；留存各分店店长在各种公众场合的讲话稿、发言8、稿等材料；保存获得本地举办的具有影响力的荣誉证书、牌匾。第八条 分公司及下属各分店档案管理权限范围、档案移交办法： （一）分公司归档资料范围：1.上述第六条第（四）款相关资料原件；2.上述第六条第（三）款中沈阳地区各分店经营品牌商户档案材料； 3.分公司及下属各分店法人营业执照、组织机构代码证、国家（地方）税务登记证以及相关证件内容变更登记等每年年检后的原件扫面件及复印件；4.分公司及下属各分店土地使用证、房屋产权证及与出租、出售公司资产有关的重要合同、协议等原件； 5.分公司注册商标原件； 6.集团及分公司经营管理过程中相关资料； 7.其他需由分公司保管的重要档案。 （二）下属各分店归档资料9、范围： 1.上述第六条除需分公司统一存档的其他相关资料； 2.属分公司统一归档资料涉及本店面材料的复印件；3.下属各分店经营管理过程中相关资料； 4.其他需由下属各分店保管的档案； （三）档案移交办法： 属于分公司归档范围内的相关资料原件由下属各分店档案管理人员单独汇总整理，列清档案明细，原则上每周一向分公司办公室移交，重大事项的档案资料分公司档案管理部门可随时要求上报移交。沈阳地区下属各分店经营品牌商户档案材料由下属各分店业务部档案管理人员根据商户档案材料明细单相关内容及要求，单独汇总整理，列清档案明细，原则上每月15日前向分公司运营管理部移交；由分公司运营管理部档案管理人员将封存品牌商户的10、档案材料单独汇总整理，列清档案明细，原则上次年1月向分公司办公室移交。分公司及下属各分店各部门档案均需移交至办公室进行存档，其中人资档案、财务报表、凭证等数据型涉密档案、在利用的商户档案需在次年1月31日前向所属办公室提交存档目录备查，档案材料由人力资源部（各分店办公室）、财务部、运营管理部（业务部）入柜存档，并统一放置在企业档案室保管。其余档案均需提交办公室统一存档，任何部门不得私自留存档案材料的原件及复印件。下属各分店参照分公司档案移交办法，做好将档案汇总并移交至办公室进行统一管理的相关工作。第四节档案的保管第九条 档案保管具体要求：（一） 归档的文件、资料必须完整。1.分公司各部、下属各11、分店、各部门在生产、经营中形成的档案材料，应及时移交档案管理人员。严禁经办人私自留存档案材料，送交时应确保文件齐全，图文字迹清晰，格式标准统一，并办理移交手续。2.电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。（二）档案管理人员对接收的档案材料要进一步整理，破损的材料要进行修补或复制，复制件附在原件后，装订部位过窄或有字迹的材料，应用纸张加衬边。纸面过大的材料，应按卷宗大小折叠整齐。字迹难以辨认的材料，应附抄件。（三）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。（12、四）档案管理人员应根据档案材料的形成时间或自然顺序，用阿拉伯数字逐页编码，页码位置在文件正面右上角，空白页面不编号；声像、照片、图片等材料应当用文字标明录音、摄像、实物的对象、时间、地点等。（五）归档材料分类整理后，分别装订成卷。每类材料首页应加盖档案戳，注明案卷号码、目录、装入档案盒。归档材料中如有文件、材料说明，均应填写备考表。同时对立卷人、检查人的姓名和归档时间填写清楚。（六）归档材料应填写档案检索卡，建立档案检索系统。（七）机密材料、科技成果材料、专利材料、商标、密码等，应有专柜单独保存，严禁外传或传泄。（八）财务档案管理办法由分公司财务部另行安排。（九）各类文件归档一般一式一份，比较13、重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。第五节 档案的利用第十条 档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。第十一条 档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。第六节 档案保管期限的划分及鉴定第十二条 档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上，短期为3-5年。对公司有长远利用价值的档案须永久保存。对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。第十三条根据集团要求，依下列规定办理：（一） 永久保存：公司章程；股东名14、册；集团发文；分公司发文；董事会、股东会会议记录；财务报表；政府机关核准文件；不动产所有权及其他债权凭证；工程设计图；租赁合同等重要的协议；诉讼文书；其他经核定须永久保存的文书。（二） 长期保存：预算、决算书类；财务会计凭证；奖金、工资等有关文书材料；其他经核定须保存10年的文书。（三） 短期保存：期满或解除的普通合同；其他经核定须保存5年的文书。（四） 1年保存：结案后无长期保存必要或者临时性的文书。第七节 保密范围和密级确定第十四条 公司保密事项包括但不限于：（一）公司中长期发展战略、发展方向、年度经营管理目标及考核奖惩方案、经营管理模式的相关内容、重大经营管理决策、营销策略、招商策略、新15、项目开发、可行性研究等重大决策及决策中涉及的秘密事项等； （二）公司财务会计资料、银行开户信息、财务预决算报告及各类财务报表、统计报表、分析报告等； （三）超市销售商品等大宗物资采购计划、价格，企业财产保险内容等； （四）各类标的额巨大或重要客户的合同、协议等； （五）股东会、董事会、总经理办公会及各种重要会议的会议纪要、尚未公开的会议决定、决议、会议记录及其他各类信息等； （六）市场摊位布局、装修设计方案、销售资料、商户（供应商）信息、合作伙伴信息、客户（消费者）名单及档案、业务流程、经营数据、摊位定价方案、减免优惠政策及主要经济指标等； （七）工程建设相关的立项、规划、审批等相关文件、证照16、图纸； （八）一般性合同、协议，设备图纸、技术说明书等档案资料； （九）标准化管理手册、员工内部培训手册、信息化管理软件、劳动人事资料等； （十）其他经公司确定或员工应当清楚需要保密的事项。 一般性决定、通报、通知、行政管理资料等公开发布或标明可公示的文件不属于保密范围。第十五条 密级确定（一）绝密：是公司最重要的秘密，一旦泄露会使公司利益声誉等遭受特别严重的损害。上述第十三条第1、2、3款为绝密级。 （二）机密：是公司重要的秘密，一旦泄露会使公司利益声誉等遭受严重损害。上述第十三条第4、5、6款为机密级。 （三）秘密：是公司一般性的秘密，一旦泄露会使公司利益声誉等遭受损害。上述第十三条第717、8、9、10款为秘密级。第八节 档案保密规定及罚则第十六条 档案保密规定（一）严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。（二）接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。（三）严格执行借阅制度，绝不任意扩大借阅范围，对需要出具档案证明的，要认真核对摘抄内容。（四）整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。（五）档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。（六）公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入档案室，下班前必须把借阅的档案资料入库。（七）发现档案丢失，损坏要及时报告。（八）各公司有条件的应专设档案室，暂无专门18、档案室的要按照档案管理要求，做好防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防光（紫外线）、防尘等工作。（九）声像档案应按保存期限定期检查、复制。（十）档案管理人员必须定期对档案进行检查清点，做好检查记录。对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的档案，要及时采取防治措施，修补或复制。发现案卷丢失的，应立即向主管领导报告，并迅速查找。（十一）各公司要逐步采用现代化档案管理方法，提高档案管理水平和利用效率。（十二）档案卷皮、卷盒、目录页、备考表等参照中华人民共和国国家标准GB9708-88及档案法有关规定制订。第十七条 罚则根据集团2001年10月22日制定的奖惩规定第二项处罚规定第2款严重过失、第3款重大过失相19、关条款，及居然之家劳动合同附件一保守商业机密与竞业限制协议书中相关规定，将罚则细化如下：（一）凡泄露公司绝密级档案者，公司有权不经预告立即解除与其的劳动关系，要求其在支付违约金的同时赔偿公司的实际损失；如情节严重，公司有权根据中华人民共和国刑法第二百一十九条的规定，追究其刑事责任。 （二）凡泄露公司机密级档案者，属重大过失，公司将视情节轻重，给予其辞退或开除，并保留追究其刑事责任的权利。 （三）凡泄露公司秘密级档案者，属严重过失，公司将视情节轻重，给予其降职或降级处分，并处以200元-1000元罚款。第九节档案的借阅、使用第十八条要建立完善的档案借阅、使用制度。凡需使用档案的单位和个人，必须持20、有介绍信、证明、证件，经档案管理人员及主管领导批准并办理相关借阅、使用手续后方可使用，借阅档案要有专门的书面记录（后附借阅档案申请表）。沈阳地区商户档案由分公司运营管理部统一管理，沈阳地区下属各分店履行归档义务、享有借阅权利，即将商户档案材料统一上报分公司运营管理部归档，在需要查阅商户档案时统一向分公司运营管理部借阅。第十九条查阅档案应有专门场所，注意监护。使用人查阅档案时，不得脱离管理人员监控，不得修改、污损、标注、撕拆、抽页、销毁和转借档案材料。第二十条除司法和行政执法机关外，其他单位和人员使用本公司档案均应支付费用，标准按物价部门规定执行。第十节附则第二十一条员工因职务上的需要所持有或保21、管的一切记录着公司秘密信息的文件、资料、图表、笔记、报告、信件、传真、磁带、磁盘、仪器以及其他任何形式的载体，均归公司所有，而无论这些秘密信息有无商业上的价值，应当于离职时，或者于公司提出请求时，返还全部属于公司的财物，包括记载着公司秘密信息的一切载体，必须交清与公司有关的档案资料，并办理相关手续。第二十二条档案材料经过三年后，确认已无保存价值需要销毁的，须经分公司或各分店主管档案工作的领导批准后，指定二人在规定的场所销毁，监销人和档案管理人应在销毁清册上签字（后附档案销毁清册）。第二十三条本制度自印发之日起执行。附件：1. 档案借阅一览表（借用档案申请单） 2. 档案销毁清册 3. 商户档案22、材料明细单附件1： 档 案 借 阅 一 览 表（适用公司内部）序号借阅日期档案名称借阅方式机密程度借阅部门借阅人借阅部门经理签批审批人签字及意见办公室档案管理人签字归还日期备注1原件 复印件 查阅2原件 复印件 查阅3原件 复印件 查阅4 原件 复印件 查阅5原件 复印件 查阅6原件 复印件 查阅7原件 复印件 查阅8原件 复印件 查阅9原件 复印件 查阅10原件 复印件 查阅11原件 复印件 查阅12原件 复印件 查阅 借用档案申请单（适用分公司、店面间借用）借用门店/部门借用人部门经理档案名称借用日期年月日所需份数归还日期年月日用档事由是否原件原件 复印件 传真件 扫描件审批人签字办公室档23、案保管人备注注：为便于档案保存完整，非特殊或重大事件，档案原件概不借出。 借用档案申请单（适用分公司、店面间借用）借用门店/部门借用人部门经理档案名称借用日期年月日所需份数归还日期年月日用档事由是否原件原件 复印件 传真件 扫描件审批人签字办公室档案保管人备注注：为便于档案保存完整，非特殊或重大事件，档案原件概不借出。附件2： 档案销毁清册单位（公章）：序号档案名称册数/页数密级起止年度编号应保管期限已保管期限销毁原因销毁时间/地点备注1-2-3-4-5-档案管理员意见档案主管领导意见店长意见分公司办公室意见分公司总经理意见档案管理人： 销毁经办人： 监销人： 商户档案材料明细单序号材料名称更24、新期限份数类型有效期收件人审核人1省级以上质检部门出具的质检检测报告每年2厂家营业执照复印件每年3厂家营业执照副本复印件每年4代理商营业执照复印件每年5代理商营业执照副本复印件每年6厂家法人及代理商身份证复印件每年7厂家组织机构代码证复印件每年8税务登记证复印件每年9总经销、总代理授权书复印件有效期10商标注册证、商标使用许可证复印件有效期11全国工业产品生产许可证复印件（灯饰、电器、瓷砖行业）有效期123C认证或中国强制性产品认证书、经营许可证、环境标识产品认证证书复印件有效期13原产地证明复印件有效期14外商投资税务登记证复印件（进口）每年15气源适配性检验报告复印件（电器行业）每年16报关单复印件（出口）-17产品图册样本-18合同原件-19营业执照复印件(居然之家营业执照）每年注： 横线处填写摊位号及经营品牌。 类型项填写是原件还是复印件。 有效期填写文件标记有效日期，如未标记按有效期1年计算。 审核人项为运管部填写。 每个商户的档案均需附上此表，每月15日移交分公司运管部。