1、软件公司会计档案借阅使用及销毁管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一章 总 则第一条 编制目的为加强软件股份有限公司（以下简称“公司”）的会计档案管理，统一档案管理规定，更好地为生产经营服务，根据公司的实际管理需求，特制定本制度。第二条 适用范围（一） 本制度适用于公司会计档案 其它文书档案依据公司的档案管理制度执行。工作的管理。（二） 本制度适用于公司及公司所属分公司，子公司、联营公司可参照执行。第三条 原则与依据根据中华人民共和国会计法和中华人民共和国档案法的有关规定。第四条 职责说明公司财务部门负责会计2、档案工作的归档、保管、调阅、安全、指导、检查、移交、销毁等工作。审计部门主要负责监督制度的执行。 第二章 会计档案的归档范围第五条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案3、销毁清册。第三章 会计档案的整理第六条 各单位必须依据本制度的规定，加强对会计档案管理工作的领导，按照本会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理规定，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。第七条 各单位每年形成的会计档案，应当由财务部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。会计账簿类档案归档前应按国家税法的规定，照章粘贴印花税。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，应当由财务部门编制存档清册，交由财务内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。第四章 会计档案的借阅使用第八条 各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可4、以提供查阅或者复制。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。第五章 会计档案的保管期限第九条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。第十条 本制度规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。各单位会计档案的具体名称如有同本制度附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。第六章 会计档案的销毁第十一条 保管期满的会计档案，除本制度第十二条规定的情形外，可以按照以5、下程序销毁：（一）由本单位财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。（三）销毁会计档案时，应当由财务部门和审计部门派员参加监销。（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人及公司财务负责人。第十二条 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案6、，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在建设期间的项目，超过保管期的会计档案，也不得销毁。第七章 会计档案的存续和移交第十三条 采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，报总部财务部门备案。第十四条 单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由总部财务部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管，法律、行政法规另有规定的，从其规定。第十五条 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位7、分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交公司总部代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。第十六条 单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。第十七条 公司在项目8、建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后整理归档到财务部门档案室，并按规定办理交接手续。第十八条 单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。第八章 档案出境及境外档案管理第十九条 公司在中国境内的会计档案不得携带出境。驻外子公司的会计档案，应当按照本制度和国家有关规定进行9、管理。第九章 附则第二十条 本制度由公司财务管理中心负责解释，自下发之日起实施。第二十一条 相关支持文件及附件附件1.会计档案保管期限表附件2.规范性文件签发流转单附件1：会计档案保管期限表序号档 案 名 称保管期限备 注一会计凭证类1原始凭证15年2记帐凭证15年3汇总凭证15年二会计帐簿类4总帐15年包括日记总帐5明细帐15年6日记帐15年现金和银行存款日记帐保管25年7固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年8辅助帐簿15年三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告9月、季度财务报告3年包括文字分析10年度财务报告（决算）永久包括文字分析四其他类11会计移交清册15年12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册永久14银行余额调节表5年15银行对帐单5年附件2. 规范性文件签发流转单规范性文件编号/名称2010第003号-会计档案管理制度编制/修订人 年 月 日编制部门经理年 月 日企管部经理年 月 日法务专员年 月 日编制部门直属上级年 月 日员工代表（5人）本人作为职工代表，参与了本流转单所附的2010第003号-会计档案管理制度的制定讨论，并给予了相关反馈，现同意该规范性文件的签发。 年 月 日上层文件编制人 （如有）年 月 日审批人： 年 月 日