1、科技有限公司档案借阅复印、销毁管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 档案管理制度1. 总则1.1 为了规范公司档案管理，确保信息安全，便于信息共享和有效的利用档案，特制订本管理办法。1.2 所有相关公司工作活动中形成的，记述和反映本公司职能活动的，具有查考利用价值的文件、音像资料均属归档范围。2. 范围2.1 公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；2.2 公司股东会、董事会形成的文件材料；2.3 公司章程、公司制度体系、内部发文；2.4 公司有效证照、证件、印章；2.5 公司获得的荣誉资料；2.6 公2、司年度工作计划及资金计划；2.7 会计凭证、报表、财务分析；2.8 各项计划、检查、总结；2.9 公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录、相关照片等；2.10 各种人事材料；2.11 工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料；2.12 各种合同、契约、协议、招投标系列文件；2.13 电子文档及声像资料；3. 要求3.1. 编制档案卷内目录，应包括以下几个内容：部门代码、档案编号、文件名称、金额（如果涉及）、经手人、入档时间、页码及备注等。3.2. 档案编号的设置方法可参考如下:行政部、财务部、技术部、市场部的名称代码可分别设置为XZ/CW/JS/3、SC.其中各部门下属的各项分类可按照阿拉伯数字分别命名，或者按照事项的中文名称的首写字母或汉字来代替，具体代码可列表说明。3.3. 所有文件归档装订时，应统一在文件首页正面的右上角标明档案编号。如漏页等有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备注栏内。在每页目录下注明立卷人姓名和日期。3.4. 立卷的质量标准：a) 归档文件完整齐全；b) 分类清楚；c) 标题确切易查找；d) 卷内排列系统、条理；e) 保管期限准确；f) 卷皮书写工整；g) 装订整理结实、美观。3.5. 以电子方式存档的文件，文件名必须含部门代码、撰写人名字、文件名、存档人名字及入档日期（如：张三于2011年1月1日，将市场4、部商务李四交管的2010年下半年下单统计表存档，其存档文件名应该为：SC李四2010年6-12月下单统计表张三20110101）。3.6. 公司的电子文档一般情况下存在公司专用电脑的指定区域，但由于电子文档的特殊性，在存档时应该用移动硬盘或者光盘进行备份。3.7. 文件类以电子文档形式存档时，应尽量以PDF格式存放。4. 期限4.1 永久保存：公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；公司股东会、董事会形成的文件材料；公司章程、公司制度体系、内部发文；公司有效证照、证件、印章；公司获得的荣誉资料；4.2 10年保存：公司年度工作计划及资金计划；各项计划、检查、总结；4.3 5年保存：公5、司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录、相关照片等；各种人事材料；工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料；各种合同、契约、协议、招投标系列文件；电子文档及声像资料；4.4 1年保存：结案后无长期保存必要者；4.5 财务类档案按照会计相关法律规定存档。5. 归档各部门档案管理人员应本着认真、负责、保密的态度，认真整理、保存、管理公司各项档案资料。5.1 行政部为涉及档案管理的第一责任人，对确保档案的完整性、及时移交和保密负责。技术部、销售部、行政部、财务部及市场部，各自整理保管内部档案，除财务部外，其他部门在每年1月1日和7月1日以前向行政部负责管6、理档案的人员提交之前半年的档案，由行政部统一备案管理，财政部的档案由自己备案保管。5.2 公司档案资料按部门分类，档案管理制度由行政部制定。收集、整理、鉴定、统计、保管、编目、检索、利用等管理工作由各部门指定档案管理员负责。5.3 各部门档案管理人员的职责：应及时将应归档文件进行整理、保存，保证资料不遗失、不泄密，及时按要求向行政部移交档案。5.4 一项工作同时由几个部门参与办理时，由主办部门负责收集形成的文件资料。5.5 各部门需归档的文件5.1.1 行政部门a) 公司文件：公司章程、董事会及股东会纪录、政府机关核准文件、不动产所有权及其他债权凭证、公司有效证照、证件、印章、公司发布的各类文7、件（电子文档）；b) 人事类文件：员工劳动合同、保密协议、培养和服务协议书、员工入职表、员工离职表、员工转正申请及考核评价表、员工入职体检表、员工简历、员工身份证复印件、员工学历证明复印件；c) 行政类文件：各种会议记录及会议纪要（电子文档）、以行政部门名义签订的合同、公司各类照片（电子文档）、快递单、社保相关的各类单据、公积金相关的各类单据、员工保险单。5.1 销售部门标书、下单统计表（电子文档）、总代理合同、销售合同、销售清单（包括软件成交记录、品种、序列号等信息）（电子文档）、货物签收单、发票签收单5.2 财务部门会计凭证、财务报表、汇帐凭证、会计报表、总分类账、库存商品明细账、明细分类8、账、审计报告、抵扣联、已作废的发票及红字发票、发票存根联、原始凭证、银行存款余额调节表、入库单、出库单、请款单、员工销售卡、员工销售业务季度卡、货物签收单、订货单（电子文档）、结算表（电子文档）、用户报表（电子文档）、物料领用登记表、PKPM升级记录表（电子文档）、PKPM新购记录表（电子文档）、借锁登记表（电子文档）、PKPM用户升级清单（电子文档）、代理退锁清单（电子文档）5.3 技术部门工程设计图5.4 市场部客户资料（电子文档）、满意度调查表及结果、厂商活动签到表、厂商活动申请资料（电子文档）、厂商活动资料（电子文档）、厂商活动总结资料（电子文档）6. 借阅6.1. 各部门建立档案借阅9、复制登记簿，主要内容：借阅单位或部门、借阅人、借阅理由、借阅起止时间、批准人、归还时间、归还时检查情况、经手人。6.2. 借阅档案的单位、部门、人员要到各部门档案管理人员处填写借阅登记，由各部门经理签字同意后，方可到档案管理人员处办理借阅。6.3. 借阅人必须爱护档案，不得转借、抽取、折卸、调换、污损、摘抄所借档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，阅后及时归还。6.4. 借阅档案归还时，档案管理人员应认真检查册数、页数，是否有遗失损坏等情况，如有问题及时通知借阅人说明原因及补救并报主管高管及审批人员。6.5. 各部门如有撤销、合并情况以及人事变动情况时，所有相关资料要做到移交清楚，保持资料的完整10、无缺。6.6. 人事档案除总经理、副总经理、人事部负责人以外任何人不准借阅。7. 复印7.1 档案原则不准复印，若各部门因工作需要可以制作复件。复制档案的单位、部门、人员要到各部门档案管理人员处填写借阅登记，由各部门经理签字同意后，方可到档案管理人员处办理复制。7.2 复件管理部门负责人及相关人员参照档案管理办法实施管理，并对复件的保密性负责。8. 销毁8.1 档案销毁时，由保管人员提出并整理造表，报部门经理核准呈报总经理批准销毁。8.2 档案销毁一般采用碎纸机，由各部门档案管理人员和综合管理部负责人同时执行。9. 相关记录9.1 I-01-05公司档案借阅登记表9.2 I-01-06公司档案借阅申请表9.3 I-01-07公司档案销毁申请表本文件由办公室负责解释本文件主要起草人：本文件审批人：