1、公司员工档案分类、借阅与销毁管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1.0目的：为了规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和使用人事档案，使档案管理更加规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为各项工作服务，特制定本管理制度。2.0适用范围：本制度适用于公司员工档案管理。3.0引用文件：3.1文件控制程序4.0定义：无5.0职责：5.1人力资源部经理：负责制订、修改和完善人事档案相关工作管理制度与实施细则等规范；负责对人事档案管理员在人事档案管理工作中检查与督导；负责销废到期员工档2、案及相关资料的工作。5.2人力资源部档案管理员：负责员工档案的相关工作，包括收集、整理、分类、归档、保管、借阅与销废到期档案、资料等。6.0工作程序：6.1员工档案的分类入职档案，包括员工入职登记表、身份证、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件，体检报告原件，离职证明原件，背景调查表，员工手册考试试卷等个人入职基本信息。劳动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。培训档案，包括新员工入职培训签到表；外训培训申请表、培训效果评估表、培训服务协议。职位档案，包括岗位说明书、职务任命书、异动（调薪）变更记录。薪酬考核档案，包括试用期考核评估表、员工试用期总结报3、告、季度/年度考核记录表、考核成绩记录表、考核面谈记录。其他档案，包括个人党、团相关资料；各类奖励、处罚记录；离职申请、离职工作交接表、离职面谈记录等。6.2员工档案的编码人力资源部按照HR管理系统中的编号（即：工号）进行编号，按员工入职先后顺序进行依次排号，并进行汇总再按部门进行分类，按部门代码的先后排列顺序及员工(工号)的入职先后顺序进行对应排号，如有遇到人员离职，将直接把员工档案资料调至离职人员汇总中的对应部门；如有遇到新入职人员，操作方法仍然是先将员工入职先后顺序进行工号排序，再按部门进行分类，排出部门档案编号，遇到该部门因人员离职而造成原部门档案编号位置空缺，直接将新进人员插入空缺中4、，完善部门整体在职人员档案资料。部门代码部门名称部门代码部门名称部门代码部门名称部门代码档案文控中心01投资发展部09机加厂17市场部02企管部10组装一厂(电器)18营销部03质管一部(电器)11组装二厂19研发一部(电器)04质管二部(支架)12设备动力部20研发二部(支架)05质管三部(零件)13采购部21工程技术部06模具厂14PMC部22人力资源部07压铸厂15物流部23财务部08钣金厂16行政部24档案柜号层级5#4#3#2#1#上机加厂（161-240）机加厂（081-160）机加厂（001-080）组装二厂（001-080）组装一厂组装二厂（081-120）中压铸厂（161-25、40）压铸厂（081-160）压铸厂（001-080）模具厂（001-080）钣金厂（001-080）下物流部（001-080）质管一部质管二部采购部（001-080）质管三部PMC部（001-080）研发二部工程技术一部工程技术二部市场部（001-080）人力资源部行政部财务部企管部设备动力部（001-080） 【例：新进组装二厂A组员工徐心洪，按照入职人员先后顺序，上一入职员工工号为R10069,现徐心洪员工工号为：R10070。按照部门代码19，工号（R10070）在部门中排序的先后顺序，序列号为118，该员工部门档案编号为19-147，员工徐心洪员工档案应存放在部门人员档案序列号1476、对应的文件夹中。】工号档案编码姓名部门档案柜号R1007019-118 档案流水号 部门代码徐心洪组装二厂2#上6.3员工档案的要求.1新员工报到-【责任人：录用专员】新员工报到后，录用专员收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，交至人事档案管理员统一装入新建的档案袋内：员工入职登记表（必须要有初试、复试、录用的审批人签字及录用时的薪资标准等意见签署、贴上一张一寸的彩色照片）；身份证（双面都印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件；体检报告原件、员工背景调查表（职工/干部）-【培训专员】，员工手册考试试卷等。.2正式入职-【责任人：录用专员】录用专员办理完员工入职手续后7、的三个工作日之内，将各专员相关资料进行收集，交至人事档案管理员，人事档案管理员将以下档案、证件和资料进行再次归档：劳动合同；-【录用专员】、入职培训签到表-【培训专员】实习协议；-【考勤专员】担保书、离职证明原件。-【培训专员】.3转正-【责任人：考勤专员】员工转正手续完成后，考勤专员将受理的转正表及相关资料交至人事档案管理员，人事档案管理员必须将以下资料收集齐后，归入该员工的档案袋：员工保管的实习协议；-【考勤专员】该员工的试用期考核评估表、转正申请表、转正通知单；-【考勤专员】6.1.2.4异动-【责任人:考勤专员】人力资源部在完成员工异动手续的三个工作日内，考勤专员将员工异动手续资料交至8、人事档案管理员，人事档案管理员装入该员工的档案袋内，具体的资料有：异动（薪资）审批表；-【考勤专员】员工转岗交接表；-【考勤专员】文件档案资料移交明细表、物品资产移交明细表、工作交接报告；-【考勤专员】.5离职-【责任人:培训专员】培训专员在办完员工离职手续的三个工作日内，将离职相关资料交至人事档案管理员，人事档案管理员将资料装入该员工的档案内，必须装入的资料有：员工的书面离职申请报告、员工离职申请单；-【培训专员】离职交接表-【培训专员】文件档案资料移交明细表、物品资产移交明细表、工作交接报告-【培训专员】6.4员工档案的收集与整理新员工入职，人事档案管理员必须每天收集、核对录用专员提交的新9、入职人员相关资料，齐全后对新进员工的人事档案进行整理、归档，每周提交新入职人员档案清单，将电子表格发至HR部门经理和中心总监审查。员工转正和异动，考勤专员将月人员转正和异动单进行收集、审批、整理，待当月工资于次月20号发放完毕，员工无异议后，将已审批的转正和异动单交至人事档案管理员，人事档案管理员将月转正和异动人员名单进行汇总，以电子表格发至HR部门经理和中心总监审查。员工离职，培训专员将员工离职申请单进行收集、整理，交至考勤专员进行薪资核算，再进行报批，待离职员工领取工资，员工无异议后三天内，培训专员将离职人员档案交至人事档案管理员归档，人事档案管理员提交周/月离职人员汇总表至HR部门经理及10、中心总监审查。6.4.4每年12月份人事档案管理员对本年度员工档案资料：新入职、异动、离职进行整理，在整理过程中,不得私自涂改、抽取或伪造档案材料，并提交年度员工人事档案汇总表，以电子表格形式发至HR部门经理及中心总监审查，为来年人事任命及薪资/岗位调整提供有效资料。6.5员工档案的借阅员工档案资料原则上不可外借，借阅时间不得超过二天。借阅办理审批权限： 岗位类别部门负责人人力资源部管理中心总监总经理一线员工提出审核批准职员提出审核批准干部提出提出审核批准6.5.3因工作需要，公司相关人员需借阅员工档案资料时，需办理借阅审批手续，审批后方可到HR档案管理员办理借阅手续，在文件借阅登记表上登记，11、登记人员与审批人员必须一致（不接受代办），借用人员必须妥善保存，严禁涂改、外传、泄露秘密，在规定时间内归还档案资料，档案管理员有权监督借阅进度及提出违规处理要求。6.6离职员工档案的销毁离职员工档案及相关资料保存期限一般为5年（法规要求），特殊情况除外（离职人员要求取回档案时，留存当事人相关证明材料）。6.6.1超过保存期限的离职员工档案资料，由人力资源部档案管理员填写记录注销单，经部门负责人审核，管理中心总监审核，报公司总经理批准后执行销毁，同时应做好销毁记录。6.6.2 经批准销毁的员工档案，档案管理员须认真核对，将批准的记录注销单和将要销毁的档案资料做好登记并归档，登记表永久保存。6.612、.3在销毁公司员工档案资料时，必须由总经理、总监或由人力资源部经理指定专人监督销毁，拍照留存销毁过程的记录。6.6.4销毁一般可采用破碎、烧毁或浇上腐蚀剂等方式，达到销毁的目的。6.7员工档案的监管公司企管部社会责任组将按照公司档案督查标准对员工档案进行时时监管，包括员工入职、转正、异动、离职资料完整性等，如遇到检查中发现不合格项，将开具CAR整改通知单进行整改，直至符合档案督查标准。7.0注意事项：无8.0相关文件：无9.0相关记录9.1文件借阅登记表9.2记录注销单9.3CAR整改通知单9.4员工入职周/月清单（无固定格式）9.5员工异动周/月汇总表（无固定格式）9.6员工离职周/月汇总表（无固定格式）