1、公司员工档案借阅与管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 1 目的为了加强及规范员工档案管理，有效保守档案机密，维护A西公司全体员工人事档案材料的完整，为离职人员背景调查提供档案依据，特制定本制度。2 适用范围公司全体人员，包括公司正式员工、试用员工及各种临时性工作人员。3 档案内容包括3.1 档案材料一览表，装入档案的材料，需在本表内详细记录或对应文件后面划勾“”。3.2 员工个人简历（员工提供或公司档案保管人员自行打印）。3.3 应聘人员履历表（公司提供表单，应聘人员手写）。3.4 身份证复印件（员工提供）。32、.5 健康证复印件（员工提供有效期内健康证及复印件，公司档案保管人员验原件，收复印件）。3.6 最高学历证书复印件（员工提供）。3.7 最高学位证书复印件（员工提供）。3.8 上一家工作单位离职证明原件（员工提供）。3.9 社保卡复印件（员工提供，并手写卡号，签名）。3.10 银行卡复印件（员工提供，并手写卡号，签名）。3.11 职业资格证书复印件（员工提供）。3.12 其他有关员工职业、技能信息的相关证书、文件等复印件（员工提供）。3.13 员工劳动合同原件（公司保存份）。3.14 职务任免通知、文件（工作中涉及到的，公司档案保管人员后续加入）。3.15 入职表（公司提供，员工手写）。3.13、6 员工面谈表（公司店长或经理或楼面主管等谈话，形成记录表单，公司档案保管人员加入）。3.17 员工试用期考核表（需要时由公司提供，员工手写，按程序签批，公司档案保管人员加入）。3.18 员工转正申请表（需要时由公司提供，员工手写，按程序签批，公司档案保管人员加入）。3.19 员工奖励与处罚类文件（含奖励通告、处罚通告、员工奖惩申请单，工作中涉及到，公司档案保管人员后续加入）。3.20员工晋升/平调/降职审批表（需要时由公司提供，按程序签批，后续加入）。3.21 工作交接表（含调岗、离职或与其他人员工作交接的记录文件，工作中涉及到，公司档案保管人员后续加入）。3.22 员工离职申请表（员工申请4、离职时，手工填写，按程序签批，公司档案保管人员加入）。3.23 离职人员结算表（员工办理离职手续时，手工填写，按程序签字，公司档案保管人员加入）。3.24 其他需装入员工档案的资料（工作中涉及到的，公司档案保管人员加入）。3.25 员工档案基本资料有变动时，如学历证明、个人技术职称、婚姻状况、姓名、银行卡、社保卡等信息，需及时向档案保管人员报备，将相关资料复印后交档案保管人员。档案保管人员验原件后，收取复印件，放在员工人事档案内。4 档案借阅规定4.1 员工档案原则不予借阅。4.2 因工作需要借阅档案的，需填写档案借阅审批表，严格履行审批手续。4.3 借阅人员申请获批后，可至档案保管人处借阅档5、案，并在人事档案借阅登记表内签字登记，严格履行登记手续。4.4 下级员工不得借阅上级员工人事档案。4.5 公司领导（总经理）、店长可直接借阅员工档案，但需在人事档案借阅登记表内签字登记，严格履行登记手续。4.6 借阅档案人员必须严格遵守保密原则，严格遵守档案借阅规定；不得在档案文件上涂改，不得抽取、撤换档案材料；不得泄露或擅自扩散档案内容，不得拍照。违者，将处以记大过或严重违反西公司管理制度处理。5 员工档案保存5.1 正常离职人员，离职手续齐备的员工档案，保存五年（员工）至十年（主管级及以上员工）。5.2 非正常离职人员，离职手续不完整的员工档案，原则上永久保存。5.3 员工档案建档后，需对员工档案进行编号，并将档案信息录入员工花名册。6 档案管理人员职责6.1 档案管理人员由西公司店长指定专人负责，日常工作中负责保管、收集、整理、归档、建档及档案资料完善等工作。6.2 档案管理人员要忠于职守，严格执行员工档案管理制度，维护员工档案真实性与保密性。6.3 按照档案归档资料范围，认真收集、鉴别、整理员工资料。6.4 严格按照制度规定办理员工档案借阅手续。6.5 做好员工档案的保管、保密和保护工作，确保员工档案的完整性与安全性。6.6做好员工档案工作的基础建设，促进员工档案管理工作的规范化。7 本制度自签发之日起实施。