1、投资公司行政电脑及安全保密管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一部分 公司简介第一章 前 言欢迎加入投资股份有限公司，成为大家庭中的一员。本制度将会帮助陌生而又满怀期盼的您了解公司，熟悉公司的运作和各项制度，相信您会很快适应新的工作环境，融入文化，成为合格的员工。第二章 公司概况一、公司简介二、企业理念三、经营理念四、管理思想五、企业文化六、组织架构 第二部分 行政管理制度第一章 总 则一、为适应公司发展和经营管理需要，确保公司各项工作规范化、科学化、制度化，提高工作质量和办事效率，特制定本制度。 二、公司领2、导由董事长（兼总裁）、常务副总裁组成。三、公司实行董事会领导下的总裁负责制。四、公司领导成员及中心负责人，应遵循公司发展战略，认真履行岗位职责，依法经营公司业务；在工作中贯彻科学管理、民主集中、合理分工、协调配合、高效规范、勇于创新的指导原则，坚持“相互团结、相互尊重、相互支持、相互体谅、相互通气”的工作方法。五、公司各职能中心要各司其职、各负其责，在职权范围内独立负责做好工作，要周密计划、避免失误、提高效率、保证工作质量。全面、圆满地完成公司交给的各项任务。六、为保证各项工作正常运转，提高工作效率，公司领导外出期间，其分管业务由总裁确定临时代管负责人。代管负责人对连续性较强的事项，应督促主办3、中心请示总裁后确定实施工作。总裁外出期间，由董事长代行职务或确定公司临时负责人主持工作。七、公司领导在其分管工作职权范围内进行决策与管理，涉及公司其他领导分管的工作，应事先协商。审批业务文件实行会签制，不能形成一致意见的，由总裁决定，并及时报告董事长。八、常务副总裁应及时向总裁报告交办工作的进展情况以及因职权界定不清，时间紧迫，已自行决策或处理的事项等。九、公司决定以签发文件、批示签报和口头批示形式做出。接到口头批示的中心应立即按程序书面请示，决定以书面批复为准。十、 行政中心是公司综合办事中心，履行督促、检查、执行、服务和协调的职能。行政中心对会议讨论事项和公司领导决定事项，应按制度督促、检4、查、催办并及时向公司有关领导报告。会议议定事项和公司领导决定事项涉及多中心工作的，行政中心应协助有关中心办理。十一、各中心均接受公司总裁的领导和管理，在职责范围内主管有关工作，并对主管工作承担直接责任。对年度工作计划、阶段性工作任务，应有具体的实施方案和工作措施，各中心之间要做好协调配合工作。十二、各中心在落实各项工作和完成各项任务后，应当及时向公司主管领导报告。根据工作需要，应当积极完成公司适时调整的本中心外的工作任务。十三、公司倡导学习型团队建设，公司为员工提供学习培训的条件和机会，努力提高员工综合素质。第二章 计划管理制度计划是为完成公司工作任务而事前所做的安排，按时间长短分为长远发展计5、划、年度计划、阶段计划、月度计划。依范围分为公司计划、项目计划、中心计划、个人计划。一、按时间分：（一）长远发展计划由公司董事会研究制定，董事长、总裁组织实施。（二）年度计划由总裁组织各中心共同拟制，报董事会批准并组织实施。（三）阶段计划是根据各业务中心发展情况制定的某一阶段的工作任务，由行政中心根据公司某一阶段的工作任务而拟制，经总裁批准执行。（四）月度计划是各中心以月为时间单位制定的工作任务。由行政中心负责会同各中心负责人共同拟制，报总裁批准执行。二、按类别分：（一）公司计划是全公司为完成某项或某一阶段的工作所做的综合性计划，全公司共同落实。（二）项目计划是公司为做好某一项目所作的计划，涉6、及到公司的有关中心，由相关中心编制和组织贯彻执行。（三）中心计划是公司某一中心为做好某项工作或某一时期的工作所拟定的工作计划，由本中心负责人组织执行。（四）个人计划是公司员工为做好某项工作或某一阶段的工作所拟制的工作计划，由员工个人负责落实。三、拟制计划必须目的明确，预见性强，内容客观真实。四、计划一经制定就必须认真执行，杜绝随意变更。五、中心以上的工作计划都必须一式二份，交公司行政中心存档备查。六、加强对计划执行情况的检查督促和跟踪，及时进行总结，努力提高工作效率。第三章 办公环境与秩序管理制度为进一步规范公司办公环境与秩序管理，树立公司良好形象，维护公司整洁、有序的工作环境与秩序，强化员工7、节约用电意识，增强全体员工的主人翁意识和责任感，特制订本制度。一、办公环境管理（一）办公室是公司员工日常办公场所，不得在办公场所从事与工作无关的事。（二）办公桌应保持清洁，不得摆放与工作无关的物品。（三）办公区域的墙面、走道须保持整洁，不得悬挂与工作无关的图片、广告等。二、办公秩序管理（一）工作期间应保持安静，严禁高声喧哗、嬉戏；员工讨论问题或打电话，不应影响他人正常工作。（二）不得在工作期间串岗、闲聊、玩游戏、长时间接打私人电话。（三）公共办公区域不得吸烟，吸烟必须到指定地点（接待应酬时除外）。（四）注意文明礼貌和言行举止，不得与同事、客户寻衅滋事打架斗殴。（五）不得擅离职守，临时离开办公区8、域或外出，因将原因及返回时间告知上级主管，获得同意后方可离开。（六）凡在办公室工作期间闲聊、玩游戏、长时间接打私人电话、高声喧哗、在公共办公区域不按规定吸烟的，普通员工、主管级（含）处罚金50元/次，部长级（含）以上处罚金100元/次。寻衅滋事打架斗殴的处罚金500元/次，并严重处理。（七）员工下班时须关闭自身办公环境区域用电设备设施（包括台灯、电脑、净化器、空调等），最后一位离开公共办公区域的员工须关闭该区域内所有公共用电设备设施（包括灯、空调、饮水机、复印机、碎纸机和传真机等）后方可离开。（八）行政中心将对办公室区域进行检查并登记，对下班离开后未关闭个人办公环境周边用电设备设施电源或最后一9、位离开办公室未关闭公共用电设备设施的人员给予50元/人、次的处罚。每月底行政中心将在公告栏张贴例行检查登记表，公示检查情况作为处罚依据。第四章 卫生管理制度为维护公司的办公环境，塑造良好的公司形象，特制定本制度。一、公司行政中心负责公司的日常卫生管理工作。二、员工应自觉爱护环境卫生，保持桌面与周边地面整洁，不得随地吐痰、乱扔垃圾。三、办公场地应保持整洁，不得堆放垃圾、污物或纸屑。三、员工办公桌面物品应摆放整齐。四、办公区域应保持空气流通。五、办公室、走廊、阶梯，每日至少清扫一次，以保持办公区域清洁卫生。第五章 员工食堂管理制度为保障员工饮食卫生，营造文明的用餐环境，特制定本制度。一、食堂开放时10、间：周一至周五12:0012:50。二、进入小区请携带工作证。三、用餐时请依次排队，按需取用，杜绝浪费。四、就餐时请放低音量。五、若发生食物或液体溅落，请立即处理，以免旁人滑倒。六、用餐完毕，请将餐盘放置在指定地点，将食物残渣请倒入指定地点，关闭房间的照明及空调设备。七、值班人员就餐时间可提前10分钟。第六章 工装管理制度为进一步提升公司整体形象，展现员工精神风貌，加强员工着装规范管理，特制定本制度。一、公司员工的工装统一由行政中心负责预算、选购、验收、登记和发放。二、员工周一至周四须统一着工装，周五可着便装（男员工不得穿着无领T恤、短裤、拖鞋，女员工不得穿着过于暴露的服装），总监及以上领导每11、周至少三天着工装。三、出席公司重大会议或重大活动时，根据具体要求着工装。四、尚未制作工装的员工，工作期间必须着职业装。五、行政中心负责监督、检查员工着装情况。凡未按制度要求着装的，主管及一般员工处罚金20元/次，部级干部处罚金50元/次，总监及以上干部处罚金100元/次，罚金从当月工资中扣除。六、员工工装制作费统一由公司承担。凡工龄未满一年的员工办理辞职手续时，将承担50的服装折旧费。第七章 会议管理制度公司会议分行政办公会、总裁办公会、专题会、中心工作例会、年度工作总结会及其它临时性会议。一、行政办公会是仅次于董事会的高层议事会议，主要是分析研究公司中长期发展战略和重大业务决策，传达通报董事12、会的重要决定和公司的经营管理、经营效益情况。行政办公会原则上每月召开一次，由总裁召集并主持，行政中心负责会议记录，公司其他领导及公司各中心主要负责人出席，经会议召集人同意，可安排其他有关人员列席会议。总裁因故不能主持办公会时，可委托常务副总裁召集并主持。总裁认为必要时，可临时召开或推迟召开行政办公会。行政办公会议题，由行政中心会前根据总裁意见和工作任务整理汇总提出。行政办公会议题和决定，应及时报知董事长，并征询董事长是否出席或建议意见。二、总裁办公会是日常管理工作最高决策会议，主要研究决定公司重要经营管理工作，其主要任务是：（一）研究确定公司各项业务发展计划、经营和工作计划。（二）审议公司基本13、规章和重要制度。（三）审议公司重要会议报告。（四）审议公司年度财务预算、决算报告。（五）研究公司经营、管理和发展中的重大业务事项。（六）审定、补充和修改有关授权权限。（七）决定以公司名义表彰和授予集体，个人荣誉称号。（八）审定以公司名义签订的重要涉外文件。（九）研究决定其他重要事项和相关工作。（十）研究决定公司的机构配制、人员编制方案。总裁办公会可以不定期召开，由总裁召集并主持，其他常务副总裁出席会议，行政中心负责会议记录。总裁因故不能主持会议时，可委托常务副总裁召集并主持，但会议决定需经总裁同意后生效。行政中心总监列席会议，根据会议涉及的内容，会议主持人也可指定有关中心负责人列席会议。总裁办14、公会召开前应充分研究审定议题和材料，以签报形式报分管常务副总裁签署意见后报总裁审定。行政中心根据议题的轻重缓急和公司领导工作情况安排会议。需经总裁办公会决定的事项，在不具备召开会议条件时，可采用签报传批方式决定。在紧急情况下，可由分管常务副总裁向总裁或代理总裁主持工作的公司常务副总裁汇报决定，但事后须向会议报告情况或申请复议。总裁办公会议题和决定应及时报董事长知晓。三、专题会依据董事会、总裁办公会议定的原则性意见及总裁的指示，就某一具体工作进行研究并提出决策、措施。凡提交专题会解决的问题，不再提交总裁办公会讨论。总裁可以召开专题会，其他常务副总裁可以召开分管工作范围内的专题会，参加会议人员由会15、议主持人确定。四、中心工作例会，一般安排在每周一的上午或下午，由中心总监主持召集，行政中心可以列席。会议主要内容是各中心对上周工作完成情况及需解决的问题在中心内部通报或协调并提出本周工作计划。五、年度工作总结会主要是总结公司上年度工作，部署本年度工作计划、任务、目标，表彰先进中心和优秀员工。年度工作会由总裁召集并主持，公司全体员工出席。公司年度工作会于每年年初召开，其程序、议题和工作报告经董事会或总裁办公会研究决定。六、其它临时会议根据工作需要临时召开的会议。七、会议准备及要求（一）确定主持人与参会人员。（二）确定会议议题， 参会者应根据会议议题做好会前准备。（三）对于重大或存在分歧的议题，有16、关人员应在会前单独联络、沟通，在会议中争执不下时，主持人应及时制止且搁置该问题，会后再议。（四）会议发言应围绕议题，言简意赅，并控制发言时间。（五）会议议定事项，由行政中心或会议主办单位及时整理出会议纪要，会议纪要必须经主管领导签发。对会议议定事项和决议，行政中心须及时进行催办，保证决议落到实处。 （六）参会人员就准时到会，不得缺席和迟到。对参会人进行考勤并按公司考勤制度进行管理。 确因特殊原因不能到会，必须提前向分管领导请假。（七）参会人员须将手机置于静音或振动状态，如需接听电话，应到会场外接听。（八）参会人员须做好会前准备，包括会议研究问题的资料，部门工作汇报等。 （九）开会时应认真做好记17、录，对会议的决定事项须认真执行，并在时限内办理完毕。（十）公司召开的会议原则上须着正装。（十一）会议组织者根据会议的性质和内容确定是否保密，如需要保密，需要采取必要的保密措施。七、会议场所布置 （一）主持人须坐在主席位置，记录人须坐在主持人右侧。 （二）会议设备准备与调试 。（三）出席者主宾座次桌牌 、资料袋（内装铅笔和记录纸）、签到簿、 备用桌椅 、笔记本电脑、光电笔、白板笔、电源插头和延长线 、麦克风和播放系统录音（像）工具、投影仪、白板或黑板（必要时的翻译或辅助视听设备）、茶水、饮料、水果或点心会议礼品。会议通知、会务服务及后勤保障工作由行政中心负责落实。八、会议室管理（一）会议室由行政18、中心统一管理，统筹协调安排使用，并负责卫生、安全以及对室内设备物品的管理。（二）部门或个人需要使用会议室前，需提前向行政中心申请，由行政中心做统一安排。（三）会议室使用原则：先申请，后使用。没有经过申请的部门或个人，在无使用冲突的情况下，可以使用，但如遇会议冲突，必须礼让已申请使用会议室的部门或个人。如遇特殊情况，使用人自行协商会议室使用顺序；若遇公司高层会议或紧急会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先礼让公司层级的重要会议。（四）会议室使用期间，使用人须保持会议室的整洁；使用完毕后，应将移动过的桌、椅、设施设备还原，离开时关闭电源、空调。九、会议流程确定会议议19、题安排会议议程确定主持人及参会人员拟定会议通知及下发会务准备会间准备（记录、摄影）整理会议纪要审批后印发、归档、督办第八章 公文管理制度一、为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高行政公文处理的效率、质量，做好传达、落实及督促检查工作，提升执行力，结合公司情况，特制定本制度。二、本制度适用于公司各中心的行政公文处理及督查。三、行政中心是公司公文处理的管理中心，负责公司的公文处理、督查工作。四、公文处理包括公文的办理、管理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。报告、决定、通报、通知等文件，均以公司名义发文（各中心不能单独对外行文）。五、公司适用的公文种类（一）决定适用于对重要事项20、或重大行动的决策、部署、安排和对有关中心及人员的奖惩等。（二）通知适用于公布规章制度、转发外来文件、发布声明及要求公司全体员工执行或周知的事项、任务和聘用干部等。（三）通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况。（四）报告适用于下级向上级汇报工作、反映情况、提出申请或建议、答复上级的询问等。出现以下情况根据权限应向董事长、总裁或分管常务副总裁报告：1、办公会、总裁办公会等研究的工作计划因故不能完成，拟进行调整的措施和计划。2、对公司规章进行调整或做出变更的解释。3、完成某一阶段性工作情况、经验总结、存在的问题和改正措施。（五）请示适用于下级向上级或政府中心请求批示、批准、批复的事项。出现以下情21、况根据权限应向董事长、总裁或分管常务副总裁请示：1、超越本人职权的决策事宜及有关决策建议。2、影响较大，涉及全局或政策性较强的决策与管理事宜。（六）函适用于对外沟通，商洽工作或协作处理有关事项（工作函、联系函）。（七）规定（或办法）适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度。（八）会议纪要适用于记载、督办、传达会议情况和议定事项。六、公文格式及规则（一）公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、主题词、抄送单位、拟文中心、份数和印发日期等部分组成。1、涉及公司秘密的公文应当标明密级。2、紧急公文应当根据紧急程度分别22、标明“特急”、“急件”。3、发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称，统一使用标宋字体。4、发文字号应当包括代字、年份、序号。5、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类，一般应当标明发文单位，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。6、主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。7、成文日期以签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发人签发日期为准。8、对外公文除“会议纪要”外，以红头文件的对外公文均应当在公司董事长书面批准后加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章（中心文件除外）。9、公文如23、有附件，应当注明附件顺序和名称。10、抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位（个人），应当使用全称或者规范化简称、统称。（二）公文用纸采用国际标准A4型，双面打印，左侧装订。七、发文办理及督查（一）发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。（二）公文拟稿、发文以公司名义拟发的文件，经总裁签发后，由行政中心按发文规则编号、印制、用印、分发，同时做好文件签收登记。文件起草中心在拟文稿纸中明确主送单位、所要发到的层面及文件中未说明的其它要求。（三）签发时限根据拟发公文的缓急程度将发文分为平件、急件、特急件限时办理。1、平件应于拟稿之日起（不包24、括拟稿日，下同）2个工作日内签发。2、急件应于拟稿当日签发。3、特急件应在拟稿完成后随报随签。（四）以公司名义发送的电子文件，由行政中心发送至文件主送单位并应跟踪和反馈办结情况；（五）发文流程经办人拟稿提交中心负责人审阅报公司总裁签发行政中心按发文规则发文文件签收登记 归档催办落实八、收文办理及督查收文办理指对公司收到内部、外部来文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。凡外来文件，均由行政中心统一运转；对于公司内部来文，按审批管理权限自行运转；对于收到的密级文件应减少运转环节、缩小涉密范围。（一）签收。行政中心对收到的文件进行签收清点，如发现问题应及时向发文单位查询，25、各中心收到行政中心转发的文件后要签收，电子版文件应回复接收情况。（二）登记。登记项目包括收文编号、收文日期、发文单位、文号、标题、份数，并将办理结果予以登记。（三）拟办。对于外部来文，由行政中心按文件内容和缓急程度填好收文处理单，行政中心负责人提出拟办意见，上报公司领导阅批。具体程序如下：1、对于一般性文件，由行政中心负责人提出拟办意见，报分管领导阅批。2、对于外部来文及重要性文件，由行政中心负责人提出拟办意见，经分管领导审阅后，报总裁阅批。3、对于涉及有关专业内容的文件，由行政中心负责人提出转办意见，专业中心负责人提出办理意见，报该中心的分管领导审阅后，报总裁阅批。（四）批办时限。行政中心根26、据文件要求的时限在收文处理单上标明缓急程度。1、平件应于文件送达之日起2个工作日内阅批完毕。2、急件应于文件送达当日内阅批完毕。3、特急件应随送随阅批。4、对于综合性较强，需调查或需集体研究的事关重大的文件，最晚在文件要求时限前2日阅批完。（五）传阅。行政中心根据公司领导的阅批意见，按一定的程序将文件送达有关领导阅知或阅示。有关领导应根据文件要求及文件办理时限阅览并签署意见。行政中心要随时掌握文件去向，避免漏传、误传、横传。（六）承办。行政中心按公司领导的批示，将文件送达有关中心办理。承办中心应认真负责，及时办理不得延误。承办人办结后，在收文处理单上填写办结反馈情况。（七）催办。行政中心按规定27、的时间提前向承办中心询问办理结果，以保证公文及时办理完毕。（八）收文流程签收文件进行编号、登记拟办，报分管领导审批将审批意见送达有关部门传阅承办及反馈催办及归档九、公文归档（一）公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）、归档，发文的拟稿、修改稿原件、正式文件原件全部存档，个人不得保存应当归档的公文。（二）联合办理的公文，原件由主办中心整理、立卷、归档。十、公文管理（一）公文由行政中心统一收发、审核、用印、归档和销毁。（二）不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经相关中心、公司总裁批准，可以销毁。（三）销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。（四）相关中心合并时，全部公文应当随28、之合并管理；中心撤销时，将需要归档的公文整理后，移交行政中心档案室。（五）员工调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文移交、清退。十一、各中心向公司领导呈报的请示或报告，经中心负责人审核签批后，呈报主管领导。应向总裁报告或应向公司其他领导会签的工作，由公司主管领导审签后送公司相关领导。十二、涉及多中心的工作，由主办中心牵头办理，协办中心要积极配合，对有分歧意见的，主办中心应与协办中心协商解决；经协商仍不能取得一致意见的，主办中心应在签报中明确列出不同意见并提出倾向性建议，由公司分管领导进行协调或召开专题会决定。十三、公文的拟定，属于公司综合性内容的由行政中心负责，属于各中心分工范围内的由主办29、中心负责，再送行政中心审定核稿。第九章 电话管理制度一、公司电话主要用于公司方便与外界沟通和开展业务而安装的公用电话。二、电话管理由行政中心负责，使用由各中心负责人督导与控制。 三、电话使用须知：（一）注意礼节，长话短说，简明扼要。（二）使用电话前应对讨论、商洽事项有构思或提纲。（三）员工个人不得使用公司电话办私事。（四）员工私挂国内长途电话每次罚款50元；以公事为由骗挂港、澳、台（国际长途）电话每次罚款200元；屡教不改者，视情节给予处分，直至辞退。第十章 电脑管理制度一、为确保公司电脑设备的正常使用和资料信息的安全，提高员工工作效率，共同营造高效安全有序的办公环境，特制订本制度。二、电脑是30、公司的资产，由行政中心负责计算机的硬、软件管理及网络线路维护排障、过程控制等技术问题的解决与协调工作。三、电脑使用基本要求：（一）电脑周围请保持整洁，不得在办公桌用餐及吃零食，以防鼠患，水杯须远离插座和电脑。（二）禁止浏览不正规、来历不明及临时弹出的广告网站，不接收和下载来历不明的文件，不轻易打开电子邮件中的附件，待文件确认安全后再接收。（三）不得随意尝试不熟悉的电脑操作步骤，不随便删除硬盘文件，否则易造成电脑运行异常，甚至是不可挽回的后果。遇到电脑发生异常而自己无法解决时，请立即通知管理员帮助解决。（四）不得从网络下载安装非法、盗版软件或文件，不得购买任何新的或演示软件或将其安装在公司的电脑31、上，严禁使用迅雷、BT、电驴等P2P软件。（五）请正确的拔插U盘及移动硬盘，使用U盘和移动硬盘前需进行扫描杀毒。（六）任何计算机需安装软件时，须经行政中心总监批准，由行政专员联系技术人员负责安装；员工不得在私人的计算机和公司拥有的计算机或携带型计算机之间，转换任何软件。（七）使用人应每周对计算机软件进行升级及病毒扫描，在离开前应先退出系统再关机，不得强行关闭电源。（八）信息载体必须安全存放、保管，防止丢失或失效，有效文件避免存放在系统盘(一般为C盘)、“我的文档”和“桌面”。（九）工作时间严禁使用电脑观看影片、播放音乐、玩游戏以及从事其它与工作无关的活动。（十）任何人未经过他人同意，不得使用他32、人的电脑，本人电脑需设定密码保护功能。（十一）不得私自拆卸电脑及外部设备或更换电脑机箱内的硬件设备。（十二）使用人应保守公司秘密，电脑内的信息资料属公司机密，未经批准不得向任何人提供、泄露，违者视情节轻重给予处分。四、每周由行政专员对公司各台计算机进行检查，并将其纳入对员工的考核范围。凡是发现擅自安装不合本规定的软件(含游戏)。第一次记大过，第二次直接解除劳动关系。第十一章 文印管理制度为减少资源浪费，节约纸张成本及规范文印资料管理，特制定本制度。一、文印资料范围：（一）以公司名义对外发送的文件、资料。（二）以公司名义或由公司授权拟定的合同、协议及拟定的规划、计划、报告等。（三）各中心对外工作33、联系所必须的文字、图像或证明材料。（四）各中心年度、季度、月度工作总结和计划及上报审批的文件、报表或材料。二、以公司名义对外的发文，由行政中心统一进行编号。三、各中心需由行政中心配合印发的公文或其他资料，经各中心负责人签字后，交行政中心印发。四、员工的个人资料、外单位的材料原则上不得在公司进行打印复印。五、各中心所有以公司名义对外的公文、文件，须一式二份送行政中心留底存档。第十二章 办公用品管理制度为规范公司办公用品的申购、分发、保管及销毁，明确办公用品的管理和流程，减少铺张浪费，节约成本，提高办公效率，特制定本制度。一、公司办公用品由行政中心负责统一管理，管理内容包含：申购、保管、发放、维修34、及报废。二、各中心根据工作需要，填写申购单（包含物品名称、数量、金额、用途），提交行政中心。三、行政中心指定专人拟定每月办公用品计划及预算，经主管领导审批后负责采购。四、行政中心自接到申购单1日内完成审核工作，若为特殊办公用品，须报常务副总裁或总裁审批，审批通过后3日内完成采买。五、新聘员工的办公用品，根据各中心提供的员工名单和办公用品清单，由行政中心负责为其配齐。六、办公用品管理人员要做到办公用品齐全、品种对路、量适质优、库存合理、开支适当、保管良好。七、办公用品管理人员应建立办公用品台帐，履行好购、发登记手续，做到帐物一致。八、办公用品发放：办公用品的发放采取领用和借用两种形式，除低值易耗35、的办公用品属于领用外，其余均属于借用。九、办公用品维修、报废：由使用中心提出申请，行政中心审核，费用审批权限按财务相关规定办理。十、办公用品申购流程申购人根据需求填写申购单主管领导审批后报行政中心行政中心接到申购单完成审核工作报财务总监及总裁审批行政中心完成采买建立台账入库申购人领用物品申 购 单申请中心： 申购日期：申购品名规格单位数量单位（估价）库存总金额申购原因使用地点备注以实际采购价格凭票报销申请人部门部长中心总监库管采购员行政部负责人财务总监副总总经理说明：品名、规格、单位、数量由申请人填写，单价（估价）由采购人填写，库存由库管填写第十三章 接待管理制度一、来宾的接待工作由行政中心负36、责筹备，各主管中心负责陪同。二、接待标准及规格：（一）需要由总裁接待的来宾，由总裁或常务副总裁接待，一般来宾由行政中心和各主管中心负责人接待。（二）需要为来宾准备纪念品时，经总裁批准后，由行政中心负责办理。三、陪同人员：（一）由各主管中心接待的来宾，行政中心应安排中心负责人陪同。（二）需要总裁或常务副总裁接待的来宾，行政中心应安排公司相关领导陪同。（三）就餐地点原则上应安排在公司指定的餐厅，除总裁或常务副总裁安排就餐签字外，原则上由行政中心负责签字，未经行政中心同意其他人员签字，财务人员不予报销。四、接待物资的购买及使用管理：（一）接待物资由行政中心负责采购，专人负责保管。（二）接待经费由行政37、中心根据接待需要，按照规定标准，报总裁审批后，方可借支经费。（三）各中心接待的来宾一般不安排食宿，如遇特别需要，报请总裁同意后，可酌情考虑安排就餐或住宿。接待工作流程表事项及流程外宾、政府官员 各公司总经理级以上部长级以上总经理级以下 部长级以下 各中心接到接待任务后，经办人根据接待要求及目的填写接待申请表，完毕后交至行政中心前台。PP确定具体接待人和场地。根据接待要求制定详细接待方案和行程单；考察接待酒店房间；制订游览路线；确定餐标。PP行政中心及接待中心熟悉来访接待的完整安排P了解来来宾位置及出行交通情况，确保准点抵达接待现场。P车辆接送、矿泉水、鲜花、水果、点心P水果、点心悬挂横幅、摆放38、欢迎牌电视屏欢迎词、PPTPP茶水、饮料（矿泉水、咖啡）、酒水PPP赠送礼品PP公司资料准备（宣传画册、U盘、杂志）PPP所有接待陪同人员的现场联络工作PP摄影、摄像PP列队欢迎来访人员PP企业文化及办公环境介绍PPP业务类介绍PP其它事项按详细流程安排逐项进行P欢送来访人员PPP接待工作完毕后，做工作小结。P第十四章 图书报刊管理制度一、公司购买的图书和征订报刊由行政中心专人负责管理。二、管理人员每半年按公司及各中心需求，及时拟订图书、报刊征订计划和预算，报总裁批准后，方可办理征订手续。三、凡新购进的图书应按类别进行整理和编号，贴上标签，做好登记工作后，放置在书架上供员工阅览；若员工借阅，做39、好登记工作，借阅期限视具体情况限定，如有破损、遗失，须办理续借手续。四、管理人员每日负责将报刊取回、分类、登记，并送到征订中心或放在固定报架位置，一周回收一次。五、任何人不能随意将图书、报刊挪作它用，若需处理，需经行政中心主任批准。六、重要的报刊内容由行政中心负责收集、剪贴。七、申购流程：填写申购单主管领导审批后报行政中心行政中心接到申购单完成审核工作报财务总监及总裁审批行政中心完成购买和征订入库登记办理报销手续第十五章 档案管理制度为确保公司行政档案资料完整、齐全并有效使用，特制定本制度。一、公司档案归档范围包括公司的文件、重要合同、协议、信息资料、规划、年度计划、统计资料、营销资料、财务报40、表、审计报告、人事档案、会议记录、薪酬标准、房产证、土地使用证、图纸、重大活动影像资料等具有参考价值的文件材料。二、公司档案管理的职能中心是行政中心。行政中心应指定专人负责档案管理，明确责任，保证原始资料及单据的齐全完整，密级以上档案必须保证安全。三、年终各中心应将平时保管的文件、资料整理后移交行政中心由档案人员按年度、类别、名称、编号造册登记归档。会计档案在财务部保管一年届满后移交行政中心统一保管。四、档案的借阅与查询（一）总裁、常务副总裁级，行政中心总监借阅密级档案必须通过档案管理人员办理借阅手续，原则上在档案室查阅，阅后按时归还存档。（二）公司其他人员借阅档案时，须经公司主管领导批准，并41、办理借阅手续，在公司档案室查阅，阅后按时归还存档。（三）借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改、注意安全和保密，严禁擅自复制、抄录、转借、遗失；如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须经总裁批准方可摘录和复制；一般内部档案，须经行政中心总监批准方可摘录、复制。五、档案的保管与移交（一）档案管理工作由行政中心指定专人负责，管理员必须有高度的责任心和敬业精神，需熟悉和掌握档案管理知识和管理办法，须恪尽职守，保守秘密。（二）档案的保管，必须做到归类存放、整齐有序，标识明确，有利于查找，方便利用。（三）超时未还的档案资料和未按时送档的档案，管理员应及时追回和催收，并进行记录。（四）档案工作人员因工作42、变动，应将档案数量和保管情况向接交人进行交接，办理移交手续。六、档案的销毁：（一）任何中心或个人非经允许无权随意销毁档案材料。（二）按规定需要销毁时，密级以上档案须经总裁批准方可销毁。一般内部档案，须经行政中心总监批准方可销毁。（三）经批准销毁的档案，档案管理人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。第十六章 印章管理制度印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，为保证公司印章使用的合法性、严肃性和安全性，防范风险，有效维护公司利益，特制定本制度。一、公司印章包括公章、法人印鉴、合同专用章、财务专用章等。公章、合同专用章等行政印鉴由行政中心专人负责管理，法人章、财务专用章由财务部按43、规定分别由专人负责保管。二、使用印章须履行登记手续，由用印人填写印章使用登记表写明日期、事由，将表格与所需用印的文件一并逐级上报审核。三、用印文件经相关领导审核签字后，印章管理人员需核对内容，无误后方可盖章（对外重要文件、重大合同用印须董事长签字）。业务用行政印章需分管领导批准，财务印章一律按财务规定使用。如违反此项规定造成后果的，由直接责任人负责。四、涉及法律文书、合同、协议、授权委托书、承诺书等重要事项用章，须由公司法务总监审核签字后，方可用印。五、多页的合同、协议等文件须加盖骑缝章。六、若因工作需要确需将印章外借或带出，需经公司主管领导和总裁批准，方可带出，办理完毕后应立即归还。七、空白44、的介绍信、合同、票据等原则一律不得加盖公章，因特殊原因确需的，须经主管领导和总裁批准后方可用印；未经使用的必须交回公司。八、所有加盖印章的公司文件、合同、协议、介绍信、证明及对外开出的其它公文必须经行政中心审核，并统一编号登记，以备查询、存档。九、若发生印章丢失、损毁的，管理员应即时向公司领导汇报并说明情况。十、年末将印章使用登记表汇总整理后存档。十一、印章管理人若辞职，须办理印章移交手续后方可办理离职手续。十二、违反本办法规定的，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机构处理。十三、印章使用流程用印人填写印章使用登记表用印人将表格与所需用印的文件一并45、逐级上报审核印章管理人核对内容无误后方可盖章对外重要文件、重大合同用印必须经总裁签字涉及法律文书、合同、协议、授权委托书、承诺书等重要事项用章，须由公司法务总监审核签字后方可用印。需将印章外借或带出，需经公司主管领导和总裁批准后方可带出，办理完毕应立即归还。第十七章 证照管理制度为保证公司各类证照使用的严肃性和安全性，防范风险，有效维护公司利益，特制定本制度。一、公司证照由行政中心专人统一负责管理。二、使用证照须履行登记手续，由使用人填写证照使用登记表，写明日期、事由、证照类型，经公司相关主管领导和总裁审批后，在复印件上面需注明“仅限于*使用”字样，方可使用；若为证照原件，必须写明归还日期，并46、按时归还，若不能按时归还需说明缘由。三、主管领导不在时须电话请示，确认后方可用借用，待回来后补办相关手续。四、年末将证照使用登记表汇总整理后存档。五、证照使用流程使用人填写证照使用登记表公司相关主管领导和总裁进行审批管理员在复印件上盖“仅限于*使用”印章证照原件须注明归还日期证照使用登记表年末汇总整理存档第十八章 保密管理制度为保守公司秘密，保障公司合法权益，维护公司正常经营管理秩序，制定本制度。一、秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限定一定范围内的人员知悉的事项。二、公司的保密工作，实行既确保秘密又方便工作的方针。三、公司所有员工都有保守公司秘密的义务。四、对保守、保47、护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的中心或员工实行奖励。五、公司保密范围确定。（一）公司重大决策中的秘密事项；（二）公司尚未付诸实施的经营战略、经营方面、经营规划、经营项目及经营决策；（三）公司使用的各类合同、协议、意见书、可行性报告及重要会议记录；（四）公司财务预决算报告及各类财务报表和统计报表；（五）公司所掌握尚未进入市场或尚未公开的各类信息；（六）公司员工人事档案，工资性、劳务性收入及资料；（七）经公司确定应当保密的其它事项；（八）一般性决定、决议、通告、通知和行政管理资料等不属于保密范围。六、公司秘密的等级确定。按常规标准分为“三级”，即绝密、机密、秘密。“绝密”是最重要的48、公司秘密，将其泄漏会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；“机密”是指公司重要的秘密，如有泄露会使公司的权益和利益受到严重的损失；“秘密”是公司一般性的秘密，如有泄露会使公司的权益和利益遭受一定程度的损失。七、公司有关资料密级的界定。（一）公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件资料为“绝密”等级；（二）公司的各类规划、财务报表、统计信息、重要会议记录和经营情况为“机密”等级；（三）公司人事档案、合同、协议、员工工资性收入和尚未公开的各类信息为“秘密”等级。八、属于公司秘密的文件和资料，应规定标明密级，并确定保密期限。保密期届满，自行解密。解密后的文件资料不在公司保密制度的管理范围49、内。九、属于公司秘密的文件、资料和相关实物的制作、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由使用人负保密责任；采用计算机技术存取、处理、传递的公司秘密由中心负责人负保密责任。十、对于密级文件、资料和其它物品，必须采取下列保密措施：（一）未经批准，不得复制和摘抄；（二）收发、传递和外出携带的密级文件、资料和其它物品，由指定人员负责，并采取相应保密措施；（三）将其放置在设备完善的保存装置中保存。十一、在外联事务中需要提供公司秘密事项的，经批准后，方可提供相关秘密资料。十二、具体涉及公司秘密内容的会议和其它活动，主办中心应采取下列保密措施：（一）选择具备保密条件的会场；（二）根据工作需要，限定参加会议人50、员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；（三）依照保密规定使用会议设备和管理会议文件；（四）确定会议内容的传递范围。十三、禁止非财务人员在财务室讨论非工作事项；禁止员工在私交场合和通信中泄露公司秘密；禁止员工在公共场所谈公司的秘密；禁止通过其它方式传递公司的秘密。十四、员工发现秘密已经泄露或者可能泄露时，应立即采取补救措施并及时报告公司领导，公司领导接到报告后，应立即进行处理。十五、员工出现下列行为之一者，予以警告：（一）泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的；（二）违反本制度第十条，第十二条，第十三条，第十四条和第十五条的；（三）已泄露公司秘密及时采取补救措施的。十六、员工出现下51、列行为之一者，解除劳动合同并酌情经济损失赔偿：（一）故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；（二）违反本保密制度规定，员工为他人窃取、刺探公司秘密造成重大损失的。（三）利用职权强制他人违反保密规定的。十七、本制度规定的泄密是指下列行为之一：（一）使公司秘密被不应知悉者知悉的；（二）使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。第十九章 安全管理制度为加强公司的安全防范工作，规范公司治安、消防安全工作，公司财产和员工的人身安全，保障各项工作顺利进行，特制定本制度。第一节 防火安全制度一、本制度在于加强公司的防火安全工作，保护公司财产和员工生命安全，保障各项生产经营52、活动的顺利进行。二、公司防火安全工作，实行“预防为主、防消结合”的方针，由行政中心负责实施，防患于未然。三、公司及所属各中心均实行防火安全责任制，设防火责任人。公司防火总责任人由总裁担任，各中心的防火责任人由中心负责人担任，日常防火管理由行政中心负责 。四、公司防火责任人及各中心的防火责任人分别对公司和本中心的防火安全负责。五、公司全体员工都负有安全防火的责任和义务。六、防火安全领导小组职责（一）处理公司防火安全工作。（二）制定公司防火安全制度和措施。（三）将消防工作列入议事日程，做到与生产经营同计划、同布置、同检查、同总结、同评审。（四）组织交流经验，评比表彰先进。七、消防安全员职责（一）贯53、彻上级的消防工作指示，严格执行消防法规。（二）组织防火安全检查，主持整改火险与事故隐患。（三）执行防火安全制度，依法纠正违章。（四）协助调查火灾原因，提出处理意见。八、防火安全领导小组要经常对公司全体员工进行防火安全教育，增强员工防火意识，组织员工消防训练。九、兼职防火安全员应在每日下班或交班前进行一次防火安全检查；防火责任人每月对防火安全工作做一次检查；公司防火安全领导小组半年进行一次检查，每季度进行抽查；完善逐级检查制度，以保证及时发现和消除火险隐患。十、办公场所原设计安装的消防设施，如消防龙头、水管、烟感报警器、淋喷头及其他消防器材要保证有效。上述消防设备及器材不得借故移作他用。十一、任54、何人发现火险，都要及时准确地向物业管理中心或消防机关报警，并积极投入扑救。单位接到火灾报警后，应及时组织力量配合消防机关进行扑救。十二、公司定期对防火安全工作进行检查评比，对取得下列成绩的，给予适当的表彰和奖励。（一）坚持防火安全规章制度，敢于同违章行为作斗争，保障安全的。（二）不怕危险，勇于排除隐患，制止爆炸事故发生的。（三）及时扑灭火灾，减小损失的。（四）其他对消防工作有贡献的。十三、对无视防火安全工作，违反有关消防法规，经指出拒不改正的，应视情节给予处分和包括经济制裁在内的处罚。十四、对玩忽职守造成火灾事故的，应对直接责任追究责任，触犯刑律报司法机关追究刑事责任。第二节 安全保卫制度一、55、由行政中心履行安全保卫管理职能。各中心落实责任人，签订责任书，明确职责，落实奖惩。二、公司各重点部门，要有专人负责。三、重点部门要落实“三铁两器”。重点部门是指公司的要害中心，如财务部、档案室及其他应该切实做好安全防范的部位。落实是指按要求设置，并经常保持良好的使用状态。“三铁两器”即防盗门、防盗窗、保险柜和灭火器、报警器。第三节 防盗制度一、库存现金下班前应存入银行，贵重物品及机要文件，下班后应存于带锁文件柜内，指定专人负责保管。二、前台人员应随时注意进出公司人员。三、各中心主管应对财、物管理人员随时注意其有无监守自盗行为。四、夜间加班人员在离开公司时，应检查门窗关闭情况。五、窃案发生后，应56、保护现场，及时报案并通报公司领导。第二十章 公车管理制度为加强公司公务用车管理，特制定本制度。一、公司公务用车的使用、维护由行政中心统一进行管理。二、公务用车由行政中心专职驾驶员驾驶，确保行车安全；行驶证由专职驾驶员负责保管，车辆的其它证明文件及资料由行政中心专职档案员负责管理。三、公务用车使用范围：（一）总经理安排（二）重要客户接待（三）公司管理层集体出行（四）公司形象展示及参加重大活动四、使用要求：（一）符合第三条其中一项规定需使用公车时，由用车中心（或用车人）向行政中心提出申请，填写派车单，经公司总经理审批通过后，行政中心予以派车；总经理日常使用不在此列。（二）用车完毕，由驾驶员做好用车57、信息登记，使用人、驾驶员均需在派车单签字确认。（三）如遇特殊情况，可先以电话或短信方式进行用车审批，车辆使用完毕后需履行相关手续；未经审批擅自出车者，处用车人及驾驶员当次用车油耗3倍以上罚款。（四）车辆应停放在公司指定的停车场所，并将车门锁妥。（五）车辆应在指定的4S店进行维修保养，维修保养前应先报行政中心，经请示公司领导批准后，方可进行维修保养。如驾驶员擅自更换4S店，增加维修保养项目，其维修保养费用由驾驶员自行负责。维修保养期间，驾驶员应当监管维修保养质量。如驾驶员对维修保养质量监管不力，需重新进行维修保养的费用由驾驶员负责。（五）车辆发生的费用由行政中心、用车中心审核确认后，按报销流程凭58、票报销，违章罚款不在此列。五、驾驶员管理规定（一）驾驶员必须遵守中华人民共和国交通法和有关交通安全管理规章制度。（二）驾驶员应爱护车辆，注意车辆保养和维护，保持车辆干净整齐，确保车辆正常行驶。（三）出车前驾驶员应检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常，发现异常现象，应立即保养和处理。出车返回，需检查存油量，发现存油量不足时，应即时加油，避免出车前临时加油。（四）驾驶员杜绝酒后驾车。（五）驾驶员违章或证件不全被罚款的，处罚费用由驾驶员自理。（六）驾驶员上班时间未出车时应在办公室待命。（七）驾驶员出车遇特殊情况不能按时返回，应及时报告行政中心，并说明原因。（八）如因私自将车停放在外过夜造成车辆被盗，驾驶员须全额赔偿。（九）驾驶员不得私自用车办私事，未经批准不得将自己保管的车辆随便交给他人和无证人员驾驶，凡因此造成的一切责任和损失由驾驶员自负。（十）驾驶员当年安全行车，未发生交通事故及违章罚款的，年终奖励1200元。