1、特殊装备生产企业外购商品采购管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 外购商品采购管理制度1 范围本制度规定了外购商品的采购、入库、结算及付款等环节的规范化流程和管理要求。本制度适用于XX控股集团警用装备事业部、市场销售部、各销售办事处或销售分公司，各控股子、分公司可参照执行。2 规范性引用文件GB/T15498-2003企业标准体系 管理标准和工作标准体系中的条款Q/SKJT 201-01-2011企业标准的编号方法Q/SKJT 201-02-2011企业管理标准的编写办法3 术语 无4 职责与权限a) 销售财务管2、理专项小组负责制订与修订本制度，并负责本制度的宣贯与实施；b) 销售经理负责提供需外购的商品信息；销售内勤负责填写外购商品申购信息单（简称申购单，下同），执行集团公司分派的采购任务，填写付款申请单；办事处仓库员负责办理实物入库；办事处会计负责录制进货单、核对采购账款及审核采购付款申请等；c) 警用装备事业部或市场营销部采购人员负责安排或执行采购，录制采购单和填写付款申请单；警用装备事业部或市场营销部长负责审核采购报价、预售价格及采购安排等；d) 销售会计专员负责增加客户、供应商及商品代码等ERP基础资料，录制单厂商付款单和销售价格政策；费用审核专员负责制订销售价格政策；销售财务主管负责对采购合3、同、销售定价的审批及付款申请的审核等；e) 财务成本组负责录制由警用装备事业部和资材部采购的进货单、结算采购货款和审核付款申请单等；集团出纳负责支付采购货款，并审核ERP单厂商付款单。5 管理内容、方法与要求 5.1 信息导入销售经理接收客户订货信息后，对需外购的商品要求（即关键技术参数、质量要求及规格型号等）、预售价及交货期等信息，及时通知给办事处销售内勤，并协助提供进货渠道。5.2 询价接到需外购的商品信息后，销售内勤寻找或联系进货厂商，进行询价、确认交期、明确质量要求等，与供应商形成供货意向。5.3 申购形成供货意向后，销售内勤填写电子版申购单，并提交销售经理确认和办事处主任审核。审核后4、，由内勤将申购单传真到警用装备事业部或市场营销部进行申购。其中，申购商品明细超过6项的，附外购商品申购清单；进货厂商超过2家的，附外购厂商附表。5.4 审核警用装备事业部或市场营销部采购工程师接到申购单后，指定采购执行部门和指定入库仓库；对于安排办事处采购的，对“预进货价”等内容进行审核，并出示采购指导意见等。对于安排由警用装备事业部或资材部采购的，应及时将所询进货价格、进货厂商资料填写在申请单相应位置或依据申购单格式另附。5.5 定价费用审核专员接到申购单后，对外购商品制定销售价格政策，即制订统一销售价及建议零售价。其中，外购警灯警报器类商品统一销售价及建议零售价分别为平均进价的150%和25、00%；外购单警装备类商品统一销售价及建议零售价分别为平均进价的120%和150%；外购电子类警用类及其它商品统一销售价及建议零售价分别为平均进价的110%和130%。外购商品定价每年按上年平均进货价调整一次，首次进货的暂按第一次进价为基准。5.6 审批销售财务对申购流程及销售定价等进行审批；当预售价低于统一零售价且申购金额在2万元以下的，须经市场营销部长进行特价审批，申购金额超过2万元的由执行副总裁进行特价审批。5.7 新增ERP资料审批后，由销售会计专员依据申购单信息在ERP中，新增客户、供应商及商品的代码、名称、规格型号等资料，将新增的客户、供应商、商品代码填在申购单后，传真到办事处内勤6、处。5.8 采购5.8.1 签订采购合同接到分派的采购任务后，由采购执行单位组织与供应商签订采购合同，具体的可以办事处、分公司或集团公司名义签订合同。入办事处仓库的采购，采购合同报办事处会计或销售财务审核；入集团仓库的采购，采购合同报财务成本组审核；合同金额超过10万的，均须报集团执行副总裁审批。5.8.2 下ERP采购订单a) 办事处采购，并指定入办事处仓库的。该类采购，无须在ERP中下采购订单，入库时直接由办事处会计录制进货单。b) 办事处采购，并指定入集团仓库的。该类采购为办事处代购，由警用装备事业部或资材部在ERP中下采购订单，并将相应采购单号报予仓库，以备按单收货。c) 集团采购，并7、指定集团仓库的。该类采购，由采购执行部门在ERP中下采购订单，并将相应采购单号报予仓库，以备按单收货。d) 集团采购，并指定入办事处仓库的。该类采购为集团代购，无须在ERP中下采购订单。5.9 入库5.9.1 入办事处仓库货入办事处仓库的，先由仓库员清点验收、签字确认后，将收货信息经销售内勤、报办事处会计录制ERP进货单，办理正式入库手续，已预付款的及时冲账。5.9.2 入集团仓库货入集团仓库的，仓库员按采购单号清点验收、签字确认后，将收货信息报仓库制单员办理暂估入库手续，结算时由集团财务成本组转进货单，已预付款的及时冲账。5.10 付款5.10.1 预付款a) 入办事处仓库、且由集团公司预付8、款的。由采购部门将采购合同提供给集团销售会计助理，由其填写付款审批单、销售会计专员录制ERP单厂商付款单后，报财务部长审核、执行副总裁审批，集团出纳付款并审单。b) 入办事处仓库、且由办事处预付款的。由采购部门将采购合同提供给办事处销售内勤，由其填写付款审批单，报办事处会计审批并付款和录制单厂商付款单。c) 入集团仓库、且由集团预付款的。由由采购执行单位填写付款审批单(附采购合同)，经财务成本组录制单厂商付款单后，报财务部长审核、执行副总裁审批，集团出纳付款并审单。5.10.2 货到付款a) 入办事处仓库。由办事处会计对账，并编制应付账款支付清单，报集团销售会计助理，由其填写付款审批单、销售会9、计专员录制ERP单厂商付款单后，报财务部长审核、执行副总裁审批，集团出纳付款并审单。b) 入集团仓库。由财务成本组对账，采购部门填写付款审批单，经财务成本组录制单厂商付款单后，报财务部长审核、执行副总裁审批，集团出纳付款并审单。6 奖罚对未按以上规定流程执行采购的，对违者每次扣5分，并承担由此造成的经济损失的；对采购、入库、入账、付款等过程中徇私舞弊的，对责任人每次处以2倍以上罚款，但不低于1000元/次，并保留追究其法律责任的权力。7 报告与记录BD-W037 外购商品申购信息BD-W038 外购商品申购清单BD-W039 付款审批单8 附录附录A：外购商品采购管理流程附加说明： 本制度试用三个月后，如有需要重新修订之处，由集团财务审计部提出进行修订。本标准由集团财务审计部提出本标准由王智富起草本标准由谌素琴校核财务审计部会签：市场营销部会签：警用装备事业部会签：批准：