1、能源装备制造企业采购管理制度及流程编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 采购管理制度及流程一、总则为进一步规范公司物资采购程序，加强内部控制，明确经济责任，以取得适质， 适量及适价的货物和服务，特制定本制度。二、适用范围本细则适用于XXXX能源装备制造有限公司各部门，采购物资包含公司生产经营所需的原辅材料、零部件、固定资产等。公用品、宣传品、劳保用品等不属于本制度规范范围。三、采购分类、原则和程序（一）一般性采购。1、由申请部门填写 固定资产请购单或原、辅材料请购单。所有请购需求部门须准确提供采购物品的名称，型号，规格，2、数量等信息，以利于采购经办人员采购的准确及有效性。如果涉及特别重要或不太容易描述或技术状态不够明确的物品，需求部门或人员应该会同采购经办人共同完成采购工作。2、请购单经部门负责人同意，分管领导、总经理审核，公司负责人核准后生效。3、由请购部门在ERP系统录入（如遇到新的物料需要增添物料编码的，由请购部门向技术中心提出增添）。同时将纸质请购单传递至采购部。（目前技术中心、生产部以外不具备ERP使用条件的请购单，由采购部在采购实施中直接录入采购订单。）4、采购部接请购部门有效请购单后实施采购。总价高于2000元的物资，采购实行比价采购制度。采购部采购经办人员参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资3、料，物资采购要货比三家，确保所采购物资价格低廉，质量上乘。确认准备选择的供应商，并提供选择理由。对询价的供应商应填列其名称和价格。相应单位联系人和联系电话号码需在供应商联系方式表格中备案。5、总价不高于2000元的物资，不需执行比价采购制度。但采购人员仍要自行货比三家，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，确保所采购物资价格低廉，质量上乘。6、一般情况物料使用部门应提前一周提出用料申请，特殊物料遵循实际采购周期，以便及时备货。7、严禁当日使用当日采购，特殊情况需总经理、公司负责人批准后方可采购。8、所有采购，必须按流程获得批准，未经批准不得采购。特殊情况需总经理、公司负责人批准后方可采购4、。（二）公司下达生产计划书类物资采购1、由公司根据销售订单下达生产计划书。2、由技术中心根据下达的生产计划书出具物料需求明细，明细须准确提供采购物品的名称，型号，规格，数量等信息，以利于采购经办人员采购的准确及有效性。如果涉及特别重要或不太容易描述或技术状态不够明确的物品，需求部门或人员应该会同采购经办人共同完成采购工作。3、物料需求明细经审核后传递给采购部存档，同时技术中心在ERP系统中录入请购单。4、采购部依据技术中心出具的物料需求明细，作相应的物料采购计划表，报采购副总审批后执行。5、总价高于2000元的物资，采购实行比价采购制度。采购部采购经办人员参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的5、资料，物资采购要货比三家，确保所采购物资价格低廉，质量上乘。确认准备选择的供应商，并提供选择理由。对询价的供应商应填列其名称和价格。相应单位联系人和联系电话号码需在供应商联系方式表格中备案。6、总价不高于2000元的物资，不需执行比价采购制度。但采购人员仍要自行货比三家，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，确保所采购物资价格低廉，质量上乘四、物资请购、采购流程固定资产购置请购单、原、辅材料需求请购单或技术中心物料需求明细经相关负责人签批交采购部总价高于2000元物资实行比价采购，报相关负责人审批。总价低于2000元物资采购自行比价，报相关负责人审批。采购部采购人员按物资紧急程度分类进行6、采购验收入库办理入库单,办理费用结算五、采购物资验收入库（一）采购物资到达仓库后，库管按照ERP采购订单收货，必要时通知采购员到现场确认。如有异议由采购部负责处理。（二）库房库管收货首先检查是否有包装或物料损坏，如有此类情况应拒收，并立即通知采购部与供方或物流协商解决。（三）库房库管依据供方送货单收货。重点核对物料名称、规格、数量，相符则签收，不符应立即通知采购部解决。（采购部采购员事前要求供方随货同行送货单，送货单应包含与合同或订单一致的物料名称、规格，数量、价格、金额、税率。）（四）对包装或物料有损坏、送货单与实物不符，采购部与供方或物流协商解决，方式有：退货、换货、补货、扣款、赔款等。（7、五）库管对送达物资进行签收后，应留存一联送货单，入库后附在采购入库单后待稽核。（六）签收采购物资后，库管须于半个工作日内出具一式四联采购入库单。第一联，采购部，采购员报账用；第二联，财务联，财务记账用；第三联，存根联，仓库记账用；第四联，检验联，质检检验记录用。采购入库单必须连续编号管理。库管填写采购入库单时，要填写供货单位、材料名称、规格、计量单位、数量、单价及金额。（七）填制好采购入库单后，库管立即通知质检检验。对于特殊物资，采购部通知库管须质检当场检验合格后才签收。（八）对物料不合格情况，采购部通过内、外部沟通解决。在质检认同的情况下与供方达成让步放行、降级降价、罚款、退货等处理。并填制8、物料检验不合格处理单经审批后执行。物料检验不合格处理单质检、库管、采购各留存一份。（九）采购员负责对采购入库单 与订购是否相符尤其是价格进行确认，并在采购入库单 上签字（十）采购入库单在采购部、质检均签字确认无误后（含审批了的物料检验不合格处理单），库管办理正式入库手续，作进销存报表登记。采购入库单由库管于每周一分别提供给财务部和采购部。附：采购物资验收入库流程六、已验收入库物资的退货（一）退货提议。公司质检、保管、销售或耗费等相关部门认为应予退货的，应请示受权退货审批人同意，并通知采购部门办理退货事宜。（二）退货协商。采购部门根据合约及合作精神与供货方达成退货一致意见。（三）退货填单。由采购9、员协助保管员制作红字验收入库单，并由采购员和库管签字。（四）退货审批。由采购员将红字采购入库单递交采购部负责人、采购副总。（五）实施退货。采购员将已审批的红字采购入库单（各联）留存在库管处提货，库管应及时登记部相关账目。由供货方经办人提货的，还应当由供货方经办人出具收到退货的临时欠据。（六）取得票款。退货当时取得退货款的，应取得供货方的红字发票和本公司向供货方出具收款收据；退货后往来挂账结算的，应取得供货方的红字发票和欠款收据。（七）账务处理。根据红字发票、红字采购入库单、欠据或收款收据进行相应的账务处理七、采购款支付（一）货到付款业务（含月结）：原则上必须先取得发票再付款，特殊情况按合同执行10、。具体如下：1、支付帐面应付款（含月结）：首先，采购部到财务部挂应付账款。提供发票、对应金额的采购入库单、采购合同或订单。按上述程序形成应付账款后，支付帐面应付款时由业务经办人开具资金申请表，填明申请支付金额，到财务部核填帐面应付金额，而后按资金申请表常规审批程序执行支付。2、对货到已验收、发票已到要求付款的：出具资金申请表，附该业务采购入库单、合同、发票。而后按资金申请表常规审批程序执行支付。3、对货到付款，发票未到的规定： 对于货到入库、发票未到，需按合同付款的，由业务经办人出具资金申请表并附采购合同、采购入库单，而后按资金申请表常规审批程序执行支付。附：关于月结的货款支付流程时间定义：（11、1）月结期间：上月26日至本月25日；（2）对账期间：本月26日至月底（3）开票期间：回传对账单至下月10日前；（4）付款期间：次月或次两月、次三月月底前附：关于货到付款的支付流程（二）预付款业务：无特殊情况，不得预付全部价款。1、预付款业务付款手续：业务经办人员出具资金申请表，附审批了的合同、采购计划单，而后按资金申请表常规审批程序执行支付。2、对于预付货款的经济业务， 相关人员必须慎重把关，确保与供应商业务关系良好，合同正常执行。对于供应商应付款台帐中应付款为负数的， 采购应随时清理是否违反合同，并每月出清理报告及解决方案， 以避免公司利益受到损失。附：关于预付货款的流程（三）现金零星采购12、1、所需购买物料量少、规格型号杂的可先由采购员借款到外面现金采购，物资入库后填写费用报销单走报销流程冲销个人借款。2、但尽量要求提供专用发票或发票。对于零星材料的采购，价值在5000元以下的，凭采购分管副总核准的采购计划单进行采购，不需订合同；金额在5000元以上的需副总、总经理、公司负责人批准方可进行采购，无特殊情况超5000元的采购业务不得以此种方式进行采购。（四）其他规定1、为确保各类业务单据按时取得及保证与供应商帐目相符，每月与供应商对帐一次，由业务经办人负责与相应的供应商协调取得对方业务往来帐单或往来账余额（需经手人签名并加盖账务或业务公章）2、对于业务单位到公司直接收取往来帐款的业13、务，公司采购业务应对业务单位来人身份进行确认，含来人出具的加盖对方业务单位公章的介绍信及财务章的收据等。3、设立供应商应付款台帐。采购部应自采购（或劳务）合同生效之日起开始分供应商设立供应商应付款台帐，按业务发生时间先后顺序、详细记录每一笔经济业务。4、单笔业务口径要求有一致性。每一笔业务，收款人、签定合同人及出票人、实际供货人必需一致，如果有特殊情况，需总经理特批。八、采购业务发票管理（一）所有物资（含固定资产）采购业务原则上均应由供应商出具增值税专用发票，特殊业务不能出具增值税专用发票的经财务认可开具增值税普通发票；所有劳务业务发票均应由提供劳务人按实际业务内容出具符合本公司主管税务机关要14、求的发票。（二）采购发票所开具的内容必需与实际业务内容（合同内容、入库单、数量、金额及与合同单价、内容）相符，即货、款、票、合同相一致。特殊情况经财务确认领导批准的除外。（三）对于特殊情况下发票与实际业务内容不符的业务发票经财务确认、总经理特批可以接收的，需对方业务单位出具加盖财务公章的情况说明书，经公司财务部确认合格后方可接收对方的业务发票。（四）各类采购业务含劳务合同发票应由相关业务经办人负责向供应商催收，并原则上自所采购物资验收合格入库之日起30日内取得。（五）如因结算价款发生异议而导致业务不能正常办理结算手续，不能在规定时限取得发票时，采购业务经办人应及时说明原因及处理方案。（六）业务经办人对收到的供应商发票（不得预开票），应于5个工作日内（最好不跨月）送达财务部方便及时认证抵扣税金。对收到的不合要求发票，由业务经办人及时通知供方作废，并返还供方。九、说明（一）本制度由XXXX装备制造有限公司采购部负责解释。（二）本制度自发布之日起实施。