1、制造公司采购、仓库管理制度及工作流程岗位职责编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目录一、 总 则二、 目的作用三、 管理制度（一） 采购管理（二） 仓库管理四、 工作流程（一） 采购流程（二） 付款流程（三） 收货流程（四） 收进项发票流程（五） 发货出库流程（六） 原材料领用出库流程（七） 产品入库流程（八） 调拨出入库流程五、 岗位职责（采购专员/采购计划员/采购统计员/库管员）一、总则为加强部门工作的管理，提高部门的工作效率，制定本制度。所有部门人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。采购管理应根据公司的采购需2、求、库存原料的种类、数量，考虑物资材料供求形式、供应商的交货期和供货率、运输时间等因素，科学确定采购时间、采购批量、采购批次和报价，确保物资材料的及时供应，保证公司经营能够连续进行及采购的最佳经济效益。仓库管理应做到账实准确无误，在满足需求的前提下能够做到先入先出，从而保证公司产品的良性循环，降低库存产品的损失率。二、目的作用1、作为供运部开展工作的规范依据2、作为公司领导考核供运部工作业绩的衡量依据3、作为供运部人员工作中相互监督与协作配合的依据三、管理制度（一）采购管理：1、廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德；2、建立完善的采购管理制度，对供应商进行合格供方评定工作；3、3、编写统一格式的采购计划，内容包含数量、质量、价格等采购要素；4、与供应商的比价、议价、谈判工作；5、经与供应商谈判后，签订采购合同，合同归档，来料及协助质检部做好进货以及检验事宜；6、负责物料订购及交期控制，积极追踪未完结采购料件，及时处理各种异常情况，确保采购计划能如期、如质、如量的完成；7、负责新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作；8、每年度对原有合格供方进行复审，淘汰不合格供应商；9、及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况，以提升产品品质及降低采购成本；10、执行公司质量方针，质量目的的落实；11、负责与供应商及其他部门的协调工作；12、积极参与紧急的、临时性的采购工4、作。（二）仓库管理：1、入库验收：接到购进物料，要求根据相关货物单据与原始票据进行检查点数，检查规格和质量，验收合格后按规定入账。清单一式四联，分别留存根，交给相关人员。2、物品办理正常入库手续后，按照物料性质种类分别存入库房，物品存放要合理科学，清洁整齐，防止积压损坏，防止造成不必要的损失。3、出库管理：各部门在领用物品时，要填写领料单并由部门经理签字，方可到库房领取，超过计划领用必须报总经理审批。4、库管在发放物品时，应按领料单所列品种、规格、数量逐项核准，逐项点发。如果缺货不得用替代品，不得更改单据上任何品名和数字。物品出库后要相应减掉账目数字，以保证账实相符。5、库房盘点：每月25日前5、进行盘点，严格按照账目核实出入库单及现货库存，并列出详细的物料库存明细表，经审核后提交。如盘点与实际库存相符，应签名备查，如出现误差，要经调查落实后书面报告部门经理。6、仓库保管人员必需定员和指定专人专职负责。物品出入库管理工作和账物管理工作必需由两人共同负责，管物不管账，管账不管物，不能因工作量小而由一个人同时兼任。7、仓库管理人员应对所管物品的种类、品名、数量、规格、入库日期等项目进行造册、登记。8、仓库帐簿的记账原则是：简单、清楚、及时、准确。为便于记账和便于查找，应按总账、分类账的记账顺序，分别对不同种类、品名、规格的所存物品按不同日期依次进行入库登记。9、仓库应将所存物品按不同种类、6、品名、规格、入库日期等分别进行码放。码放时应做到定位、定架、定号，一目了然，易于盘库，易于清点10、仓库所存物品应有分类标签，标签上应注明种类、品名、规格、数量、入库日期等项内容。出入库时在标签上进行增减计算，并标出合计项，使仓库同品名、规格、单价的物品通过标签清楚地反映出库存情况11、仓库保管员应对所管物品的完好负责。凡因保管不善或责任心不强而造成的损失，由保管员负责。四、工作流程（一）采购流程：需求部门制定采购申请单审批确认（需求部门主管领导/总经理签字确认）收到采购申请单询价、比价、交货期、确定供应商部门经理审批（重大合同应由总经理审批）签订采购合同双方签字盖章合同原件交由综合管理部存档7、，本部门留存合同复印件存档（二）付款流程：填写请款单部门经理审批财务经理审批转交总裁办由总经理审批付款（三）收货流程：根据合同执行进度督促供应商按期交货将发货信息反馈需求部门到货验收质检库管员办理入库手续入库单/原材料进货验收记录（四）收进项发票流程：督促供应商开具发票核对开票内容填写报销单部门经理审批财务经理审批总裁办总经理审批财务部（五）发货出库流程：由主导部门编制发货会签单（各相关部门领导审批完毕）收到会签单根据发货产品进行备货并复核通知物流供应商发货粘贴相关产品标识及随货文件（签收单/合格证/产品使用说明）出库单发货出库，并将相关人员证件及签字单据存档（六）原材料领用出库流程：接收到生8、产车间发出的领料申请单复核、备货与领料人员核对并办理出库手续（七）产品入库流程：接收到生产车间发出的合格产品入库单货物清点复核与生产人员核对并办理入库手续（八）调拨出入库流程：接收到调拨申请清点复核与调拨人员核对并办理调拨手续五、岗位职责（一）采购专员：岗位描述：严格按计划采购，做到及时、适用，合理降低物资积压和采购成本。熟悉和掌握市场行情，按“质优、价廉”的原则货比三家，择优采购。注重收集市场信息，及时反馈市场价格和有关信息。工作内容：1、具备遵纪守法、秉公办事、大公无私、廉洁自律的职业道德，具有诚实虚心、尽职尽责、不断学习业务知识，提高业务工作能力的敬业精神；2、熟悉并掌握采购流程，根据销9、售库存情况及市场情况制定采购计划并填写付款申请单，审批后执行采购计划。3、对供应商进行询价、比价、议价，并上报相关信息（交货周期、日产能、最低订购量、包装要求、品质标准、价格条件等）；4、根据采购计划；负责生产所用的原材料、包装材料的采购工作；负责签订购货合同；掌握购进原材料的到货周期，保证物品的正常供应。5、负责与供应商就采购异常、退、换货、补偿事宜的处理，保障公司的利益。6、负责实行谁采购谁负责到底的原则，跟踪采购产品入库，不良品及时处理，有效控制供应商交货期。7、严格执行原料包装材料入库检验制度；考察供货商的产品质量、供货能力、企业质量保证能力、企业信誉等方面，在现有供应商基础上不断寻求10、新的供应商，以确保供应资源的丰富与宽阔的选择范围，8、按照要求保质保量地组织好原料采购供应工作，并随时掌握合同履行情况，合同中必须注明我公司对产品质量要求的条款，如需更改合同，在请示后，得到批准方可执行；9、加强与供应商的沟通与联络，确保货源充足，供货质量稳定，交货时间准确；10、熟知物流程序，负责联系销售部与物流公司，做好发货准备工作。11、如未按时完成工作内容或造成工作失误,由采购人员承担相应的责任。（二）采购内勤：岗位描述：1、根据公司年销售计划/预算，负责编制公司年采购计划/预算；2、根据需求计划和库存方案，负责编制月采购计划；3、负责收集公司所需物料的市场动态信息；4、负责编制公司库11、存方案及建立供应商的管理体系。工作内容： 1、负责协调销售部，生产部，财务部，根据公司年销售计划、生产安排、资金情况，编制公司年采购计划。2、根据生产计划、实际库存和资金情况编制月采购计划。3、合理安排采购顺序，对紧缺物料及需长距离采购的原料应提前安排采购计划。4、负责对供应商建立详尽的供方档案， 有新增客户及时索要各项有关资料并记录归档，保证资讯准确，将供货商资料及订货合同整理归档。5、随时掌握原材料，包装材料市场行情，以及新材料的应用信息，做好市场分析，随时掌握国家相关产品的标准和政策变化，做好政策分析，为公司决策提供有价值信息。6、负责对各类外购物资的购货发票、入库单的名称、数量、单价、12、金额进行逐一核对。按公司要求履行各项签字手续并及时送交财务。7、凭签字后的单据在采购部应付账款往来账、流水账上进行登记，月末采购部统计就应付账款余额与财务部成本会计进行核对。8、将签字后的购货发票与入库单送达财务部成本会计处，将购货发票的抵扣联交财务部纳税会计。9、负责向有购货合同的供应商下发订单的工作，并对购货情况进行跟踪。10、按台帐格式填报各种物资采购、付款、挂帐等记录，月末将各种数据汇总后报采购部经理。11、采购申请单、发货会签单等相关单据的审核（三）仓库内勤岗位描述：协助库管员做好仓库出入库管理等事务及发运档案的记录，本部门固定资产的管理。工作内容：1、协助库管做好每天原材料、成品、13、半成品及包装物出入库的统计，并制作日报、周报、月报等报表工作；2、负责协助库管原材料、成品、半成品及包装物的盘点工作，每周与仓管核实物资帐、物是否一致。3、负责资产类产品的采购出入库，及与综合管理部的资产情况对接工作。4、发运档案的统计与管理。5、本部门固定资产的管理。6、所发运货物的随货文件及产品标识的制备、保管工作。（四）库管员岗位描述：1、负责原材料、成品、半成品及包装物的检验及出入库。2、负责协调统计人员完成原材料、成品、半成品及包装物的库存报表的编制。工作内容：1、遵守公司的各项规章制度，立足本职，坚守岗位，熟悉业务。2、严格执行出入库手续，认真核实数量、规格、种类是否与货单一致。314、根据物料性质，选择适当的摆放方式，轻拿轻放，分类明细，避免人为损坏及堆放杂乱带来的不便，科学安排库房物品布局，做到整齐、美观、方便。 4、物品出入库后要随时入账，准确登记，并设物料卡，标识清楚。5、领用物料部门应开具领料单，仓管人员应按审核无误的领料单和先进先出的原则发料。6、成品须按发货单发货，手续不全不予发货；如遇特殊情况，则须获得公司领导同意后方可发货。7、做好每日盘点工作，做到物卡相符，账物相等，账账相符。8、主动了解物品的消耗情况，防止因缺少沟通造成的物品短缺，掌握仓库的储备情况，预防储备不足或超储积压、呆滞等现象的发生。9、发现不合格存货应及时上报，并根据有关规定即时处理。10、15、做好防火、防盗、防爆工作并保持库内清洁、整齐、空气流通；定期检查库存，防止存货变质。11、要妥善保管好原始凭证，账本以及各类文件，要保守商业秘密，不得擅自将有关文件带出厂外。（五）物流管理专员1、选择有实力的物流供应商，应对没加合作单位进行实地考察，并做相关风险预估，综合指标最佳企业方可被列为合格物流供应商，同时应做好备选方案，以备不时之需；2、接到发货指令后，确认发运产品数量、目的港、运输要求等联系合格物流供应商预定车辆，同时根据发运产品货值向保险公司投保安排发运；3、货物发出后，要及时跟踪、掌握运输动态，并做好记录与反馈；4、到货后，应向收货单位进行货物签收确认，无误后做好记录并将签收情况反馈相关部门负责人；5、如在运输过程中，发生破损等情况，应与物流供应商共同启动保险理赔程序，并实时跟踪理赔过程，以保证最大化限度降低损失金额。