1、科技有限公司商务部销售、档案及合同管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录一、前言 1二、商务部工作制度 1三、商务部岗位职责 2四、商务部销售制度 8五、商务部费用管理制度 10六、商务部销售人员工资及考核标准 10七、商务部销售回款及提成管理 12八、商务部档案管理制度 13九、商务部车辆管理制度 13十、商务部奖罚制度 13十一、附则 15附1 16附2 17附3 18一 前言 为进一步开拓市场，做好公司产品的宣传、推广、销售以及公司的形象宣传。明确商务部员工的岗位职责，充分调动员工的工作参与积极性和提2、高工作效率，并加强商务部的管理严肃纪律，特制定本制度。所有的商务部员工及相关人员均应以本制度为依据开展工作。二 商务部工作制度2.1商务部人员要牢固树立公司、部门与个人之间利益相一致的观念。坚持以质量求生存，以信誉作保证，向市场要效益，充分挖掘，发挥个人能力，群策群力，在公司领导下开展工作。2.2积极工作，团结同事，对工作认真负责。本部门将依照“公司的有关制度”对商务部的每位员工进行月终和年终考核。2.3服从领导安排，不搞特殊化，积极主动参与公司各部门的活动，工作，会议，并严格遵守例会时间，做到不迟到，不早退，与会时手机调整震动状态，特殊情况要向分管领导申请。2.4负责公司产品销售策略的制定、3、实施以及市场开拓。2.5为公司引荐符合公司发展规划的相关产品。2.6各类项目的承接、组织招投标、合同签订和款项回收。2.7不断收集客户的需求信息，建立完善的客户资料管理体系；维护客户对公司产品和服务的满意度和忠诚度。2.8及时进行款项回收工作，并按期提交回收报告；应承担因工作失误而造成的回款不及时的责任。2.9完成公司下达的考核指标。2.10商务人员如有外出每日应1-2次与分管领导保持联系，汇报业务进程。2.11商务部人员须定期进行一次书面总结，将业务进展情况及合理化建议上报分管领导，并交办公室人员存档。2.12商务部以年度预算为主线，以目标管理为手段，以市场细分定措施，以责任到人抓落实，以分4、级激励、奖惩并重抓考核三 商务部岗位职责3.1商务部主任岗位职责职能说明书基本信息部门岗位商务部主任直接领导经理、副经理工作内容是公司经营目标实现的主要责任人，包括市场调研及信息建设、销售战略规划、销售网络建设、商务会议、商务管理、客户关系管理、与各部门对接管理等部门职能序号一级职能二级职能1市场调研及信息建设 负责整理市场调查分析、预测和情报信息的资料 负责客户信息收集、整理、分析和利用 能为技术部提供新产品的有效信息2销售战略规划 制定本年度产品销售、货款回笼计划 负责公司1-3年营销战略规划的制订、修正 负责公司产品规划、策略地区发展规划3销售网络 负责销售渠道的建设、布局、分析、调整 5、通过对上年市场操作实践的分析总结、针对市场的发展变化，提出本年度市场细分的调整建议 确保商务部体系组织架构的高效运转，各项销售政策、方案的落实，并对销售过程进行管控 负责销售资金的及时回笼，加强回款的风险管控4客户关系管理 建立、拓展、维护大客户、社会各界的关系，完善客户关系管理体系 负责来访客户的接待与老客户的跟踪 做好参观样板客户的接待工作5商务会议 每天主持召开商务工作例会，在会议上要积极听取每个人的销售工作情况和计划，然后根据每个人的实际工作情况适当提出意见和建议，并有效的记录。 每周星期一主持召开商务周例会，总结上周产品项目及客户来源、区域等情况，统计并申报上周销售情况 每月月底召开6、商务月例会。进行当月销售工作的全面总结分析，以便有针对性地明确下月的总体销售策略，制定销售计划和细化方案 以上例会如有特殊情况，须向经理请示报告6与各部门对接管理 负责协调与硬件部、软件部的工作关系 如工作需要公司其他部门配合，要积极协调，统筹安排7商务管理 主持管理商务部基本工作 负责商务部人员的考核 负责销售系统培训体系的建设、完善，并监督实施，建设和管理高素质的销售团队8其他 以上所列内容报经总经理审批确定后，将目标额度、行业区域划分、进度推进分解落实到人，并按周、月、季督导执行,严控过程、适时调整、按季考评 完成公司领导交办其他工作3.2商务部专员岗位职责商务部职能说明书基本信息部门岗7、位商务部专员直接领导商务部主任、副经理岗位使命是公司经营目标实现的主要责任人，包括销售报价、销售统计结算、销售工作、签单、销售报告、例会交流、投标项目管理、合同管理、发票管理、应收账款管理、客户服务等。部门职能序号一级职能二级职能1销售工作 做好公司产品的宣传推广、市场拓展工作，维护公司形象 对行业、市场和客户信息要不断收集，与分析 及时完成公司下达的销售任务，掌握市场需求，保证销售渠道畅通与稳定，负责开发新客户、维护老客户 商务人员应依据公司年度销售计划表，根据市场变化规律制定个人年度销售计划表和月销售计划表，上报核定后，按计划执行 商务人员须密切关注合同的执行过程，并配合各部门解决合同执行8、过程中存在的问题 应以谦恭和气的态度和客户接触，并注意服装形象的整洁。对于本公司各项销售计划、销售策略、新产品的开发等应严守商业秘密，不得泄漏予他人。严格遵守公司各项规章制度2销售报价 公司产品需投标时，负责做价格核算，并以公司签字、盖章的报价单为准报价 产品价格一律以本公司规定的售价为准，不得任意变更售价。现场如需调整价格的必须及时向公司分管经理汇报 公司任何人不得以公司名义恶意陪标、不得向第三方透露公司商业信息 负责收集、分析行业和竞品价格，提出产品销售价格的修订建议3投标项目管理 建好投标相关资料库，如营业执照、资质证书、机构代码证、近三五年最有代表性的业绩资料等 做好对招标单位的摸底考9、察工作，并做风险分析，要有选择性的，有明确目的的去投标，并做好投标前期的评审工作 公司产品需投标时，商务人员负责向客户索取招标书和图纸等投标所需资料，由商务部统一进行商务标书的制作 进行投标工作时，须先确定投标项目责任人，由项目责任人牵头组织并全程参与 项目责任人投标工作要求：首先要熟读招标文件，明确目标，何时交标，有哪些内容，工作量有多大，需要多少人参与才能确保完成工作；正式展开之前，要做好交底对接工作，并将任务分解，落到实处；所有的工作要提前三天完成（不含假期），便于有时间做投标分析，包括成本报价，留出调整的时间 做好投标过程的外部联络工作，即与招标单位保持联系，及时将招标文件中问题发给招10、标单位，并及时将招标单位的回复下发，为投标工作服务 做好投标过程的保密工作，尤其经过投标后期评审后，决策人员最终确定的投标总价要做好保密工作4销售统计结算 负责产品销售情况的统计与分析 负责月度、季度各款产品的销售预测及销售计划 负责销售回款计划的制定与分析 负责组织参与异常货款的回收统计、分析，并提出解决建议5签单 合同经公司商务部审核、签字、盖章后生效 货款必须根据合同约定执行，与客户的货款结算一律实行银行往来，不得出现现金交易，否则，经办人须承担由此而给公司造成的损失的赔偿责任和其他相应的后果 负责销售合同的商谈、签订、回款和交付工作 负责客户关系维护、签单项目跟踪 负责签订失败原因的收11、集、整理、分析6销售报告 须与上级主管保持经常性的电话沟通和联系，有重事项及信息必须以书面形式报告 须建立工作日志，将每工作日工作情况详细记录 每周均须填报周总结与周计划，每月均须填报月工作总结和月工作计划以书面形式上交副经理或部门主任7例会交流 每天参加销售工作例会，无特殊情况不得缺席 在例会上每个人分别汇报销售工作情况，交流工作经验，提出实际困难，集思广益予以解决 销售例会交流内容和分析结果及时记录和总结8发票管理 在签订合同时了解清楚客户是否需要开票或需开什么票据，及时与财务联系，确保票据的时效性 开票办理人须确保开票信息准确，依据相关规定办理开票 销售发票应妥善保管，并及时、安全地送达12、相关单位，不得擅自长期携带或个人保存 对违反规定或因管理不善造成的发票丢失等问题，一旦发生，责任人须及时报告，并须部分或全部承担由此给公司造成的经济损失；故意延误报告或隐瞒不报者，一经发现，将加倍给予处罚 客户需要提前开票时，须注明事由，报经部门主管审核、公司领导批准9合同管理 商务人员按公司有关产品价格、结算政策、交易方式等规定签订产品销售合同，并促进合同的执行过程符合规范要求 与客户签订合同时，须详细填写产品品名、单位价格、施工时间、完工时间及开户行、帐号、税号、交货地点、结算方式等，内容完整无漏项，字迹工整、清晰 建立合同台帐，详细记录收货单位、签订日期、品名、编号、发货数量、合同金额、13、执行情况等，以备查询10应收账款管理 商务人员均应随时关注、了解和掌握自己所分管业务的往来账目情况，并须始终保持往来账目清楚、数额相符 凡在本人所管业务范围内，无论属何种原因造成的往来账目不符，业务人员均须承担一定的责任。公司将视具体情况，对责任者作出相应的处罚 商务人员应及时跟进和催收应收帐款，积极缩短回款周期，回款周期以项目完工后为起始日期 商务人员应及时确认每笔销售回款的对应开票项目11客户服务 协助做好产品售后服务工作，耐心解答客户疑问 及时处理客户来电、信息，确保客户满意 对重要客户在主要节假日要打电话问候祝福 对于客户资料的收集要不断的进行填充、修改和完善，并且归档 商务人员须将客14、户信息分类整理，以电子文档形式妥善保管 客户档案内容一律不得外泄，如经发现则根据公司相关规定做出严肃处理12其他 参与客户的来访接待 负责商务部内部的各项行政事宜 完成公司领导交办的其他工作四 商务部销售制度4.1商务人员在销售过程中不得将信息泄漏或不经过公司同意与同类公司合作独立完成项目，如发现，开除销售人员，并承担双倍合同金额的赔偿金和相应的法律责任。销售过程中，行为端正，耐心认真，不虚张声势，不过分吹嘘，实事求是，待人礼貌，和蔼可亲。诚实守信，不欺诈顾客，不以次充好，如未经公司主管部门允许，出现问题，后果自行承担，与公司无关。4.2未经公司许可，任何人不得以任何方式私自招揽业务，如经发现15、，业务由公司没收，并处以责任人罚款，严重者解除劳动合同，进行辞退。4.3每次业务签订之前必须先向公司汇报业务进程及具体情况，以便保证项目工期、技术及安装条件的可行性。合同签订后将原件交公司存档，并及时将现场情况及实施要求等反馈给公司及有关工作人员。4.4施行合同领用登记手续，采用合同编号，商务部人员应严格遵守合同法。未经公司许可，商务部人员不得利用公司合同或公司名誉开展与公司无关的业务，否则将追究其经济及法律责任。4.5所签订的合同由相关技术部依据项目需求单组织实施。未经公司与客户同意，不得随意更改实施内容或转让给第三方实施；如发现，违规者根据造成的后果承担相对应的赔偿金，并承担相应的法律责任16、。4.6销售合同签订后，由商务部按合同类型组织相关技术部门进行合同分析，填制项目需求单。因特殊情况需要合同修改或变更的，商务人员、应及时与客户和公司协调沟通，办理合同变更或补充手续，并由公司确认后生效。4.7商务人员应积极配合公司进行现场安装、调试及验收工作。4.8 项目签约时，该项目业务责任人应与客户进行充分的沟通，协商好双方都能接受的付款方式，付款方式一经双方确认，供需双方必须承担履约责任。该项目业务责任人根据合同执行程序进行合同执行全程跟踪，并将合同执行的动态过程每周五下午下班前报公司商务部。4.9 对于滞收款项（超出约定期限三个月）的项目合同，商务部应对该项目合同立即加注预警标识。对于17、进入预警监控的项目合同公司应立即召开相关责任人会议，分析情况，拿出对策，责任到人，按周推进。4.10因故调离或解除劳动关系的商务人员，应在离开在职岗位一个月前告知公司，并做好相关业务的交接手续，拟离开的商务人员有义务协助接续人员完成先前负责的工程项目，公司在妥善安排好接续业务的跟踪服务工作的同时，保留对原责任人因此项目给公司造成损失和相关法律责任的追诉权。4.11各季度销售比例情况： 第一季度：销售全年计划15% 第二季度：销售全年计划25% 第三季度：销售全年计划25% 第四季度：销售全年计划35%五 商务人员费用管理5.1公司不提倡各种节日向客户送礼，慰问等。5.2项目所产生的业务费用全部18、由个人承担。5.3如有特殊情况，商务人员可以向公司暂借项目业务费，借款额不得超过合同额5%，该借款在项目个人提成中扣除。六 商务人员工资及考核标准6.1商务人员工资构成：工资=基本工资+绩效考核+销售提成6.2基本工资：销售员工龄一年以内底薪为1200元；工龄二年底薪为1500元；工龄三年或三年以上底薪为1800元6.3绩效考核：销售员的绩效考核费用为500元6.4考核标准：考核内容内容提要自评上级评定工作成绩(50分)工作目标完成量（15分）工作质量（12分）工作效率（8分）制度执行力服从性全勤工作能力(30分)计划性组织能力处理问题知识面公关能力判断能力品德(20分)忠诚公司 团结友爱务实19、创新 包容开明爱护公物 讲究卫生克己奉公 敬业奉献总分值：附：工作成绩评分说明（总分值50分）完成工作任务量（分值15分）概述与总评：能超额完成工作计划定额及临时指派的工作任务(15分)；能如期圆满地完成工作岗位所要求的工作定额(1411 分)；能基本完成工作岗位所要求的工作定额(107 分)；离完成工作岗位所要求的工作定额尚有不少差距(70 分)工作质量（分值12分）概述与总评：完成工作正确性高，交付的工作足可信任，极少需要重做，也极少需要督导(12分)；工作正确性符合要求，很少有错误，交待事项执行良好，需要督导之处很少(119分)；工作正确度符合最低要求，工作质量达到平均水平，需要一般的督20、导(86 分)；工作不经心，易犯错误，工作质量勉强可以接受(50 分)工作效率（分值8分）概述与总评：交付任务能提前完成，速度快而准确(8分)；交付任务能如期完成，速度很快(76分)；交付任务须催促方能完成(54分)；任务逾期完成，工作速度很慢(30分)；七 销售回款及提成管理业务员提成：提成=净利*32%净利=合同总价-设备进价-施工费-税金当合同的净利小于3万时，则业务员提成按奖金形式发放。当净利大于3万时，再以百分比提成计算。提成时间业务员提成三月以内回款额大于等于合同额的90%，小于合同额的100%，则提成=净利*25%尾款在15个月内要回的，剩下的净利*7%再予发放三月以外-一年以内21、回款额大于等于合同额的90%，小于合同额的100%，则提成=净利*25%每拖延一个月的工资额尾款在15个月内要回的，剩下的净利*7%再予发放超出一年注：一个月按30个自然日算，超出一天就按两个月算。八 商务部档案管理制度以下三种档案：销售业务档案、行政管理档案的资料和原件，均应交于办公室，由办公室统一管理。8.1销售业务档案产品宣传册，客户资料等合同协议，销售协议等8.2行政管理档案本部请示，报告等。本部发文，通知等。九 商务部车辆管理制度9.1车辆在每次使用之前应当向部门主任，或者副总经理报告申请，经过审批同意后方可使用。9.2发现车辆公车私用或者借于其他无关人等，除给予处罚外，发生事故自己22、负责。9.3对于商务人员前期调查市场等外出不予配车，如果项目有实质性的进展再给予配车。9.4对于其他未提及的情况，则遵守XXXX总部车辆管理制度。十 商务部奖罚制度10.1奖励合理化建议奖（50-100元）对公司提出合理化建议，并被采纳的员工设立合理化建议奖。特别奖（100-300元）对重要阶段、重要活动作出较大贡献者设立特别奖。10.2处罚10.2.1行政违规罚款a 考勤以具体项目作息时间，公司规定为标准，从工资体现。b 违反公司规章制度，散布不利于公司的信息，罚50100元。c 无故未参加相关例会，每次罚30元。d以上未有提及的处罚，则按照XX总部的相关制度执行。10.3.2业务违规处罚a23、 明显挑拣客户、懈怠工作、服务缺乏热情、不主动与客户沟通者，每次罚款30元。b 透露客户、员工资料、个人信息（薪金、佣金等）、项目及公司其它秘密，罚款100-1000元。情节严重者，扣除薪金并辞退。c 销售主管：没有履行工作职责导致业务员业绩考核等原因罚款、解聘的，给予主管本人或罚款、或降级、或解聘。d 业务员：主管在执行本职职责时：业务员不听劝告、不履行本职工作的、严重影响团队团结的、主管上报到经理、由公司介入调查，情况属实的给予业务员本人罚款或开除处理。第一次罚款：100元，第二次罚款：300元，第三次辞退。e 针对销售部全体工作人员在执行本职工作时、触犯公司制度、消极怠工、工作隐瞒虚报、24、做本职工作范围以外的工作、影响团队和谐等负面影响、商务部全体工作人员应互相监督、共同成长、上述规定：一经公司发现、将予以重罚或开除f 员工应积极配合公司做好监督工作、发现问题及时上报到主管、问题严重的可越级汇报、经公司调查证实、举报人员奖励50-200奖励并开会议进行表扬。10.3.3有下列情形之一者，公司有权辞退，并可同时罚款。a.严重违反公司、部门、项目组规章制度、条例、规定、文件等。b.无故矿工三日者。c.被客户投诉，严重损害公司形象、声誉者。d.服务态度端正恶劣，与客户争吵、打架者。e.与同事之间争斗，对同事恶意攻击，制造事端者。f.涂改公司重要文件者。g.利用工作职权收授别人财物、款25、项，谋取私利者。h.严重超范围承诺客户，并造成恶劣影响者。i.传播不利公司的谣言者。j.故意泄露公司机密者。k.连续三月未完成公司考核者。10.3以上所有的罚款金额，作为公司的奖励和活动基金。十一 附 则11.1本条例解释权归公司商务部；修改权归公司总经理。11.2本条例从颁布之日起实施，商务部人员请自觉遵守。制作合同、方案及招、投标工作协助各部门做项目开展前对接工作跟踪项目并与各部门配合完成项目验收及项目存档工作根据合同比例或实际情况做回款工作、及时上报（特殊情况上报经理协商决定）项目合同款收回审批合同印章使用表跟踪客户制定合适销售策略（特殊情况上报经理、总经理研究决定）整理有效客户调查是否有可延伸客户国有企业私有企业采集客户需求并填写项目需求单由客户签字认可信息内容精细化（如企业类型、联系人、联系方式、地址等）得到意向客户根据量化标准采集信息计划、任务量化制定销售计划附1 商务部工作流程附2XXXX科技有限公司商务部工作需求单 日期：单位名称联系人联系方式项目名称完工时间具体情况及要求 单位负责人签字：项目负责人签字：移交部门分管领导备注附3XXXX科技有限公司商务部业务费暂借单部门需求人日期需求项目暂借金额（元）项目概况 部门负责人确认：分管领导备注