1、集团有限公司档案保管流程制度规范编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 档案管理制度汇编一、总则（一） 为加强本公司档案工作业务建设，实现档案工作制度化、规范化、科学化，更有效地为公司管理工作服务，根据企业档案工作规范（DA/T 42-2009）及XX市执行实施细则，结合公司实际情况，制定本办法。（二）本公司的档案是完整地、系统地反映本公司各项工作和经营活动的真实记录，是考查和研究公司历史的重要依据。各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、设备、基建、科研、文书、声像、人员、会计、实物档案等均须由公司综合档案室集中统一2、管理，不得分散保存，以维护公司档案的完整与安全。二、档案机构及其职责（一） 本公司设置综合档案室，配备专职档案人员，归口由公司综合部管理。由主管综合部工作的公司领导分管，日常工作由综合部负责人领导。业务上接受越秀地产档案管理部门的监督和指导。（二）公司档案室的基本职责：1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规和档案管理部门制订的有关规定、办法、细则。2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和计划等。3、在统一领导、分级管理的原则下，根据本专业的管理要求，对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。5、办理领导交办3、的其他有关档案业务工作。三、各部门设立兼职档案员，其主要职责是：1、认真执行本公司档案工作的规章制度，主动向综合档案室反映档案工作情况，积极配合其开展工作，并接受综合档案室的监督、指导和检查。2、根据本公司各部门归档范围明细表，负责做好本部门档案材料的收集整理工作，并在规定期限内向综合档案室移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。3、配合公司综合档案室做好档案的鉴定、销毁工作。三、档案的接收与整理（一） 建立、健全归档制度。凡在本公司工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括0装饰工程、1设备仪器、2基建、3科研、4、文书档案、5声像档案、6人员档案、7会计档案、8实物档案），应定期交档案室4、归档。（二） 档案综合管理范围及归档时间：1、装饰工程，是反映本公司承包装饰工程的真实记录，包括工程、设计、软装，是本公司档案的重要组成部分。（1）委托书、主合同、投标文件、接洽记录等文件，在主合同签订后一个月内，完成归档。（2）软装、施工项目在工程竣工后三个月内归档。设计项目，图纸提交完毕后两个月内归档。在该规定的时间内未完成的经济性文件、项目核算表及项目竣工后与业主、施工单位的往来文件，在文件完成后一个月内归档。2、设备仪器类，包括在全公司范围内使用的，具有参考价值的设备说明书、图纸、合格证、保修卡、安装证明等成套材料（每种型号设备只归档一套材料）。由主管部门积累、预立卷，在设备投入使用后5、3个月内交公司档案室整理、归档。3、基建档案，指本公司自有物业产生的工程项目（含办公场地装修、改造等工程）从立项至竣工所形成的文字、图表材料。工程部在项目竣工验收后收集、整理、立卷，并在工程竣工验收后3个月内交公司档案室归档。4、科研类，是指承接集团科研项目的记录文件。研究课题在鉴定验收后两个月内归档。暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月内归档。5、文书档案,包括公司上级下发的、公司内部各部门在各项工作中形成的、具有保存价值的文字材料。属本公司发文的，经办公自动化流程办结后，由发文部门内勤将两份纸质正文连同公司领导签名的呈批表一起及时送综合部归档；属外单位来文的，综合6、部收到后呈领导审批，通过电脑扫描进入办公自动化流程，办结后归档；属于只能采用纸介质方式流转的文件材料，由综合部办结后归档。档案室每年将上一年的文件以件为单位按归档文件整理规则分类、排列、编号、装订、编目、入库。6、声像档案，各部门在工作中形成的，以电子文档、感光材料、磁性材料或其他合成材料等非纸质材料为载体的具有保存价值的档案，应于声像材料形成后一个月内，交公司档案室归档。7、人员档案类, 特指已故人员档案，是指本公司已故,与本公司签订劳动合同的在编人员的人事档案。由主管部门于该职员去世3个月后交公司档案室归档。因人事档案不属于综合档室案管理范围，不存放综合档案室。由综合部按人事档案的相关要求7、进行独立管理和保密。8、会计档案，包含本公司财务部形成的会计报表、账薄、凭证、工资册等会计资料。会计年度终了，由主管部门立卷归档，并于档案产生之后的第三年向公司档案室移交。9、实物档案，指法人、其他组织以及个人在其工作活动中形成的与本公司有关的，对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。应归档的实物自形成后的三个月内由主办部门向公司档案室移交，由于特殊原因，实物档案不能存放到档案室保存的，应先由档案管理部门拍照登记，标明存放地点，再按规定存放。（三）本公司形成的全部档案为一个全宗。全宗内的档案，按门类分成九大类进行整理。分类应保持前后一致，不能随意变动。四、档案的保管与统计（一）公司8、档案室必须设置专用档案库房。库房应坚固，有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防水淹等设施。要定期检查档案保管状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。（二） 档案库房温度应保持在14-24，相对湿度应保持在45-60。库房管理人员每天须调节库房的温湿度，并做好温湿度登记，定期对获得的数据进行分析。档案库房内严禁吸烟及存放易燃、易爆、易霉变或同档案及其保护设备无关的物品。库房管理人员调动工作时，对保存的档案资料要详细清点，履行交接手续。（三） 建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。及时、准确填写各种档案工作情况统计年报。五、档案的提供利用（一9、）档案室应根据工作需要，编制必要的档案目录、索引等检索工具，编辑档案文件汇编和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为公司工作提供服务，并注意掌握档案的利用效果。（二）建立档案借阅及保密制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。1、借阅时间（1）未立卷档案材料（即在档案室积累的本年度档案材料），借阅时间一般不超过三个工作日，如遇节假日，须在放假前归还。（2）已立卷归档和涉密的档案材料，原则上不能借出。如确因工作需要借出，须经公司总经理书面审批，且不得将借阅的文件携带出公司，并在下班前归还。2、审批权限（1）本公司员工借阅档案材料，经部门负责人审批可查阅或复印与部门10、业务有关的资料。超出范围的，须经综合部负责人书面批准。（2）本公司以外人员借阅档案原件时，应持公司介绍信，经综合部负责人书面同意后方可借阅，并在档案室阅览，不得借出。3、借阅利用要求借阅档案材料必须妥善保管，不得遗失，不得泄密；要爱护档案，不得在档案材料上圈写、划线、涂改、折叠、拆卷、抽页或污损，不得擅自转借或复印。借阅档案材料如有遗失，应立即通知档案室，并向综合部负责人报告。六、档案的鉴定、移交、销毁（一）根据国家的有关规定，结合实际，编制本公司各门类档案的保管期限表，经公司领导批准后执行，并报集团档案室备案。（二）定期对已到保管期限的档案进行鉴定。鉴定工作在综合部负责人的主持下，由档案部门11、和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。（三）凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，应登记造册，经公司主管领导批准后销毁。档案销毁时，必须由两人负责监销，并在销毁清册上签字。销毁清册由公司档案室永久保存。七、本办法自颁布之日起施行。附件：1. *有限公司档案综合管理分类方案2. *有限公司装饰工程档案管理办法3. *有限公司设备档案管理办法4. *有限公司基建档案管理办法5. *有限公司科研档案管理办法6. *有限公司文书档案管理办法7.*有限公司声像档案管理办法8. *有限公司人员档案管理办法9. *有限公司会计档案管理办法10. *有限公司实物档案管理办法11 *有限公司档案库房管理办法12.12、 *有限公司档案鉴定、销毁制度13. *有限公司档案鉴定小组职责14. *有限公司档案保密制度15*有限公司各部门归档范围明细表16. *有限公司项目档案报审表附件1*有限公司档案综合管理分类方案为适应公司档案综合管理的需要，统一档案实体分类，实现档案分类整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，促进公司档案业务管理水平的提高，根据国家档案印发的企业档案工作规范和XX市执行归档文件整理规则实施细则，结合我司实际情况制定本方案。一、分类原则1. 以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据公司职能，结合档案内容和档案的载体形态特点，便于科学管理和开发利用。2. 本公司全部档案分为九类，分别用013、-9阿拉伯数字按顺序编大类代字。3. 大类下的属类用“. 阿拉伯数字”作类目号，从左至右称为一级类目、二级类目、三级类目。类目级数根据档案材料的数量和内容需要决定。4. 本方案适用我司全部档案的分类、组卷和排架管理。二、类别设置（一）各大类档案类目号0装饰工程类（含工程、软装、设计）1设备仪器类2基建类3科研类4文书档案5声像档案类6人员档案类7会计档案类8实物档案类（二）各级档案类目0. 装饰工程0.2010.1.0工程项目0.2010.1.0.1工程项目管理类0.2010.1.0.2工程项目经济类0.2010.1.0.3工程项目技术类0.2010.1.1软装项目0.2010.1.1.1软装14、项目管理类0.2010.1.1.2软装项目经济类0.2010.1.1.3软装项目技术类0.2010.1.2设计项目0.2010.1.2.1设计项目管理类0.2010.1.2.2设计项目经济类0.2010.1.2.3设计项目技术类备注：包含软装、工程、设计的项目，纳入工程项目归档。1. 设备仪器档案1.1办公设备1.2 动力交通设备（发电机、汽车等）2. 基建档案2.1房屋产权2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.22.2.1 2.2.4 3科研类3.1*施工课题研究3.2*设计课题研究4. 文书档案（按年度-保管期限）5声像档案类5.1 照片5.1.1 底片5.1.2 正片5.1.2.1 公15、司建设面貌5.1.2.2 人物（领导班子、劳模等）5.1.2.3 各种会议照片5.1.2.4 领导参观、视察照片5.1.2.5 装饰工程照片5.1.2.6 文化娱乐活动5.1.2.7 荣誉、证书、纪念品照片5.2 录音带5.3 录像带5.4 磁盘5.5 光盘6人员档案类7会计档案类7.1 会计报表7.2 会计帐簿7.3 会计凭证7.4 工资单及其他8 实物档案类8.1 可折叠档案8.1.1 锦旗、奖状、证书8.2 不可折叠档案8.2.1 奖杯、牌匾、纪念品三、编号方法（一）装饰工程类装饰工程档案按性质分为：装饰工程项目、软装项目、设计项目。在一个项目中包含工程、软装、设计的项目，纳入工程项目归16、档。每个项目组卷按管理类（代号为1）、经济类（代号为2）、技术类（代号为3）文件次序排列。编号方法：大类+年份+一级属类+工程类别+组卷类+流水号。管理类第一卷管理类工程类当年工程项目立档顺序号工程发生年度装饰工程项目示例1： 0.2010. 1. 0. 1_ 01 工程项目管理类第一卷 示例2： 0.2010. 1. 0. 2_ 01 工程项目经济类第一卷经济类第一卷经济类工程类当年工程项目立档顺序号工程发生年度装饰工程项目 示例3：0.2010. 1. 0. 3_ 01 技术类第一卷技术类第一卷技术类工程类当年工程项目立档顺序号工程发生年度装饰工程项目 说明：第一个箭头“0”，代表属于产品17、类“工程项目”。第二个箭头“2010”代表年份。第三个箭头“1”代表2010年第1份归档项目。2/3 第四个箭头：“0/1/2”：0-代表装饰工程（表示本项目以装饰工程为主，但可同时包括软装、设计）；1-代表软装工程（表示本项目以软装工程为主，但可同时包括设计）；2-代表设计项目（表示本项目只有设计）。 第五个箭头“1/2/3“：1代表管理类；2代表经济类；3代表技术类。第六个箭头“01”代表案卷数（二）设备仪器档案设备档案，按设备种类分类（1.1办公设备、1.2交通设备、1.3其它），并分别以一级属类为单位。1. 2010. 11 编制案卷顺序号二级级类目号(办公设备)购买设备年度大类代号(18、设备档案) （三）基建类基建档案，按房屋产权和产权房发生的租赁分类（不按年度划分）。2.1房屋产权2. 1. 1 - 1编制案卷顺序号二级类目号（盘福路）一级类目号（办公楼）大类代号(基建档案)2.2租赁管理2. 2. 1 - 1编制案卷顺序号：按租赁时间先后组卷二级类目号（盘福路）一级类目号（租赁）大类代号(基建档案)2.2租赁管理2. 2. 4 - 1编制案卷顺序号：按房号及租赁时间先后组卷二级类目号（装饰大厦）一级类目号（租赁）大类代号(基建档案)（四）科研档案3. 2010. 1 - 1编制案卷顺序号二级类目号（当年第一个课题）科研立项年度大类代号(科研档案)（五）文书档案文书档案应按19、照分类方案（年度+保管期限件号）进行分类，以件为单位整理，在最低一级类目内编件号（顺序号），即在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写全宗号、年度、保管期限、室编件号、机构或问题，样式如下：（全宗号）（年度）（室编件号）（机构或问题）（保管期限）（馆编件号）件号的编写规则：每年按“永久”、“长期”（30年）、“短期”（10年）三种保管期限编三个流水顺序号。每一种保管期限里的件号按照发文时间先后顺序排列。（六）声像档案，按载体分类（5.1照片档案：5.1.1底片、5.2.1正片（正片与其来源的底片或电子文本的存放位置应编制参见号）、5.2录音带、5.33录像带、5.4磁盘、5.5光盘），并分别编20、制案卷顺序号。1. 底片底片：不分属类，按照接收时间先后编流水顺序号，装满一册为一卷。5.1底片5. XX. 1 . 1-01张号案卷顺序号（第1本底片册）三级属类（照片档案）二级属类（形成年度）大类代号（声像档案）5.2正片5. XX. 2 .1 -01案卷顺序号（第1本底片册）三级属类单位建设面貌照片三级属类（正片）二级属类（形成年度）大类代号（声像档案）（七）人员档案已故人员档案，即本公司在编已故人员的人事档案。按接收时间先后结合姓氏笔划编制案卷顺序号。案卷顺序号（第1卷）已故年度大类代号(已故人员档案)6.2010. 01 (八)会计档案在一级类目下分为二级属类：一级类目为会计业务类别21、，二级类目为会计档案类别。一级属类按会计报表、账薄、凭证及其它分类（7.1会计报表、7.2会计账薄、7.3会计凭证、7.4工资单及其它）。编制案卷顺序号时凭证以年度为单位，一年一个流水号；其他各类不分年度，各按一个大流水顺序编号。（九）实物档案8.1可折叠档案8.2不可折叠档案附件2*有限公司装饰工程档案管理办法工程档案是指公司承接的装饰装修工程项目，包括工程、软装、设计项目。为了规范工程档案管理行为，真实反映公司承包装饰工程的记录，特制定本工程档案管理办法。一、归档范围（一）管理性文件1、工程洽谈记录、委托书、项目启动通知书、策划书等。2、招投标文件。3、承包、分包合同及其附件。4、材料采购22、合同。5、会议记录、会议纪要。6、项目运行期内与业主、施工单位的往来文件。7、项目竣工后与业主、施工单位的往来文件。8、经批准的项目组织架构及补充资料。9、经项目经理、综合部确认的项目部人力资源资源投入记录（包括：投入人员及考勤记录）。10、经项目经理、技术部确认的施工检测设备、劳保投入记录。11、经项目经理、综合部确认的施工固定资产使用设备、办公设施投入记录。12、经项目经理、财务部确认的项目核算表。（二）经济性文件1、工程预、结算和审核文件。2、签证单。3、材料确价资料。4、工程款项收取记录（公司开出的发票及财务部关于收到该款的说明或签名）。5、工程款支出记录（公司开出的发票及项目部关于支23、出该款的说明或签名）。6、与分包单位、材料供应商的结算确认单。7、发包单位确认的结算单。8、项目结算审定会签单。9、项目结算款收清会签单。10、出具给分包单位或材料供应商分包结算金额的结算函。11、甲方提供的工期延期证明。12、分包单位或材料供应商违反合同约定的处罚单。13、分包单位出具没有拖欠工人工资的证明。14、项目后评估报告。（三）技术性文件1、施工报建材料，包括：规划许可证、施工许可证、余泥排放证、临时占用道路证、夜间施工证、消防审核或备案、噪声排放证、质监登记、安监登记、施工图审查证明、施工图审查备案证明、工人购买工伤保险证明、办理社保调剂资金证明等。2、图纸会审记录。3、施工组织方24、案、专项方案、现场应急处置方案、开工报告。4、材料合格证、材料试验报告。5、设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批。6、专项技术交底、工人安全教育、隐蔽工程验收记录。7、分项、分部、单项工程质量检查、评定。8、施工日志、安全日志。9、竣工验收证明、验收报告、消防验收证明或备案、环境空气检测证明。10、施工图、竣工图。11、施工过程中（隐蔽）的DV、竣工后拍摄的相片（1000万以上项目由专业公司拍摄，1000万以下项目由项目部拍摄）。 二、归档时间（一）委托书、主合同、投标文件、接洽记录等文件，在主合同签订后一个月内，完成归档。（二）软装、施工项目在工程竣工后三个月内归档。设计项目，图纸提交25、完毕后两个月内归档。在该规定的时间内未完成的经济性文件、项目核算表及项目竣工后与业主、施工单位的往来文件，在文件完成后一个月内归档。三、归档流程（一）一线部门，按项目整理好档案，填写项目档案报审表（CB-05-1， CB-05-2，CB-05-3）报经技术部审核同意后，再移交档案室。归档回执一式三份，档案室自留一份，另两份由档案室分别反馈给技术部、一线部门。（二）二线部门（技术部、财务部），按规定整理好档案，填写项目档案报审表（CB-05-4），再移交档案室。归档的回执，最终一式两份，档案室自留一份，另一份由档案室反馈给技术部或财务部。综合部每月归档一次，归档目录交总经理签名后退还综合部。四、26、档案整理（一）归档单位一个建筑物为一个项目，围绕这个建筑物开展的工程都纳入该项目，档案以项目为单位组卷。（二）建立档案关键词由档案室提出系列档案文件关键词的建议，报技术部审核。档案室根据审定后的意见，在整理每份文件时，列出关键词。原则上，一份文件的关键词不超过三个。（三）档案的组卷装饰工程档案按性质分为：装饰工程项目、软装项目、设计项目。在一个项目中包含工程、软装、设计的项目，纳入工程项目归档。每个项目组卷按管理类（代号为1）、经济类（代号为2）、技术类（代号为3）文件次序排列。编号方法：大类+年份+一级属类+工程类别+组卷类+流水号。五、监督管理（一）各部门每季度完成一次工程档案归档情况小结27、。七、归档期限表序号名称保管期限一管理性文件1工程洽谈记录、委托书、项目启动通知书、策划书等。长期2招投标文件。长期3承包、分包合同及其附件。长期4材料采购合同。长期5会议记录、会议纪要。长期6项目运行期内与业主、施工单位的往来文件。长期7项目竣工后与业主、施工单位的往来文件。长期8经批准的项目组织架构及补充资料。长期9经项目经理、综合部确认的项目部人力资源资源投入记录（包括：投入人员及考勤记录）。长期10经项目经理、技术部确认的施工检测设备、劳保投入记录。长期11经项目经理、综合部确认的施工固定资产使用设备、办公设施投入记录。长期12经项目经理、财务部确认的项目核算表。长期（二）经济性文件长28、期1工程预、结算和审核文件。长期2签证单。长期3材料确价资料。长期4工程款项收取记录（公司开出的发票及财务部关于收到该款的说明或签名）。长期5工程款支出记录（公司开出的发票及项目部关于支出该款的说明或签名）。长期6与分包单位、材料供应商的结算确认单。长期7发包单位确认的结算单。长期8项目结算审定会签单。长期9项目结算款收清会签单。长期10出具给分包单位或材料供应商分包结算金额的结算函。长期11甲方提供的工期延期证明。长期12分包单位或材料供应商违反合同约定的处罚单。长期13分包单位出具没有拖欠工人工资的证明。长期14项目后评估报告。长期（三）技术性文件1施工报建材料，包括：规划许可证、施工许可29、证、余泥排放证、临时占用道路证、夜间施工证、消防审核或备案、噪声排放证、质监登记、安监登记、施工图审查证明、施工图审查备案证明、工人购买工伤保险证明、办理社保调剂资金证明等。长期2图纸会审记录。长期3施工组织方案、专项方案、现场应急处置方案、开工报告。长期4材料合格证、材料试验报告。长期5设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批。长期6专项技术交底、工人安全教育、隐蔽工程验收记录。长期7分项、分部、单项工程质量检查、评定。长期8施工日志、安全日志。长期9竣工验收证明、验收报告、消防验收证明或备案、环境空气检测证明。长期10施工图、竣工图。长期11施工过程中（隐蔽）的DV、竣工后拍摄的相片（130、000万以上项目由专业公司拍摄，1000万以下项目由项目部拍摄）。长期附件3*有限公司设备档案管理办法设备档案(大类代字1)是指与本公司购置、引进的大型、精密设备仪器密切相关，有长期查考、利用价值的文字、图表等档案。一、归档范围购买的设备仪器必须是在全公司范围内长期使用，其文件材料有长期查考利用价值的。二、归档要求（一）设备档案的归档单位为综合部。（二）归档部门负责将设备档案按照其自然形成规律，保持文件之间的有机联系，整理立卷。（三）设备图纸按A4纸（210297mm）的规格折叠，无须装订成册，一张图纸一个卷内顺序号；文字性的材料按问题、时间或重要程度排列，装订成册。（四）归档时间：设备购置验31、收后，在设备投入使用后3个月内向公司档案室移交。（五）归档份数：1份（原件）三、档案的管理（一）设备档案由公司综合档案室集中统一管理，主管部门和个人不得私存。（二）公司档案室根据本公司档案分类方案，按采购报批文件材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样等顺序，对设备档案进行分类、编号、排列。（三）设备开箱，由主管部门通知公司档案室参加验收。设备档案不齐全、不完整、不系统的，公司档案室不予验收。（四）设备档案的保管期限不能短于设备的使用寿命。四、保管期限表序号归档范围保管期限1办公设备类设备仪器(办公设备及用品、机动车等)购置的申请报告、批复、招投标、合同及有关业务联系文件，设备32、说明、图纸，安装调试、检测验收等文件材料，报废申请及批复。 30年2交通设备类机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料30年附件4*有限公司基建档案管理办法基建档案(大类代字2)是指我公司各种建筑物、构筑物、地上、地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修中形成的，有查考利用价值的文字、图表等档案。一、归档范围公司立项的装修、改造等基建工程项目的请示、批复，项目招标、评估、水文地质、施工、竣工、验收的图纸资料；二、归档要求（一）基建档案的归档单位为工程部。（二）归档部门负责将工程所形成应归档的文件材料收集齐全，按照其自然形成规律，保持文件之间的有机联系，整理立卷。（三）工程图纸按A4纸33、（210297mm）的规格折叠，无须装订成册，一张图纸一个卷内顺序号；文字性的材料按问题、时间或重要程度排列，装订成册。（四）归档时间：由主管部门整理立卷，并在工程竣工验收后3个月内向档案室移交。（五）归档份数：2份（原件）三、档案的管理（一）基建档案由公司综合档案室集中统一管理。（二）公司档案室根据本公司档案分类方案，按工程报批、工程设计、工程施工、工程竣工验收材料等顺序，对基建档案进行分类、编号、排列。（三）工程竣工验收时，由工程部通知公司档案室参加验收，工程档案不齐全、不完整、不系统的，档案室不予验收。四、基建档案保管期限表序号归档范围保管期限一立项文件1项目建议书永久2项目建议书审批意34、见及前期工作通知永久3可行性研究报告及附件永久4可行性研究报告审批阶段永久5关于立项有关的会议纪要、领导讲话永久6专家建议稳健永久7调查资料及项目评估研究材料长期二建设用地、征地、拆迁文件1选址申请及选址规划意见通知书永久2用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书永久3拆迁安置意见、协议、方案等长期4建设用地规划许可证及其附件永久5划拨建设用地文件永久6国有土地使用证永久三勘察、测绘、设计文件1工程地质勘察报告永久2水文地质勘察报告、自然条件、地震调查永久3建设用地钉桩通知单（书）永久4地形测量和拨地测量成果报告永久5申报的规划设计条件和规划设计条件通知书永久6初步设计图纸和说明长期735、技术设计图纸和说明长期8审定设计方案通知书及审查意见长期9有关行政主管部门（人防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或取得的有关协议永久10施工图及说明长期11设计计算书长期12政府有关部门对施工图设计文件的审批意见永久四招投标文件1勘察设计招投标文件长期2勘察设计承包合同长期3施工招投标文件长期4施工承包合同长期5工程监理招投标文件长期6监理委托合同长期五开工审批文件1建设项目列入年度计划的申报文件永久2建设项目列入年度计划的批复文件或年度计划项目表永久3规划审批申报表及报送的文件和图纸永久4建设工程规划许可证及其附件永久5建设工程开工审查36、表永久6建设工程施工许可证永久7投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明长期8工程质量监督手续长期六财务文件1工程投资估算手续短期2工程设计概算材料短期3施工图预算材料短期4施工预算短期七建设、施工、监理机构及负责人1工程项目管理机构（项目经理部）及负责人名单长期2工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单长期3工程项目施工管理机构（施工项目经理部）及负责人名单长期1监理规划长期2监理月报中的有关质量的问题长期3监理会议纪要中的有关质量问题长期4工程开工/复工审批表长期5工程开工/复工暂停令长期6不合格项目通知长期7质量事故报告及处理意见长期8工程竣工决算审核意见书长期9工程延期报告及审批永37、久10合同争议、违约报告及处理意见永久11合同变更材料长期12工程监理竣工总结长期13质量评价意见报告长期1建筑工程综合管理记录长期2地基与基础工程施工及验收记录永久3主体工程施工及验收记录永久4装饰装修工程施工及验收记录永久5屋面工程施工及验收记录永久6设备安装工程综合管理记录长期7给排水工程施工及验收记录长期8电气工程施工及验收记录长期9消防工程施工及验收记录长期10智能工程施工及验收记录长期11通风与空调工程施工及验收记录长期12燃气工程施工及验收记录长期13室外建筑环境（建筑小品、水景、道路园林绿化等）施工文件长期八竣工验收文件（一）工程竣工总结1工程概况表永久2工程竣工总结永久（二）38、竣工验收记录1建筑安装工程（1）单位（子单位）工程质量竣工验收记录永久（2）竣工验收证明书永久（3）竣工验收报告永久（4）竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件）永久（5）工程质量保修书永久（三）财务文件1决算文件永久2交付使用财产总表和财产明细表永久（四）声像、缩微、电子档案1声像档案永久（1）工程照片永久（2）录音、录像材料永久2缩微品永久3电子档案（1）光盘永久（2）磁盘永久九竣 工 图（一）建筑安装工程竣工图1综合竣工图（1）综合图a总平面布置图（包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等）永久b竖向布置图永久c室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图永久d电气（包括电力、电讯、电视系39、统等）综合图永久e设计总说明书永久(2)室外专业图a室外专业图永久b室外雨水永久c室外污水永久d室外热力永久e室外燃气永久f室外电讯永久g室外电力永久h室外电视永久i室外建筑小品永久j室外消防永久k室外照明永久l室外水景永久m室外道路永久n室外绿化永久3专业竣工图(1)建筑竣工图永久(2)结构竣工图永久(3)装修（装饰）工程竣工图永久(4)电气工程（智能化工程)竣工图永久(5)及排水工程（消防工程）竣工图永久(6)采暖通风空调工程竣工图永久(7)燃气工程竣工图永久附件5 *有限公司科研档案管理办法为了提高公司科学研究类档案的质量和管理水平，加强收集和管理，做好原始资料和技术资料的归档工作，有效40、地保存和利用档案，制定本规范。一、 基本原则1、凡在科学技术研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表、电子文件数据和声像等不同载体材料，均属科研档案。2、科研档案必须坚持集中统一管理的原则，确保其完整、准确、系统和安全，以便于开发利用。3、科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研实践活动的重要环节，必须纳入公司科研计划、规划、管理制度和有关人员的职责范围之中，与计划管理、课题管理、成果管理等工作紧密结合。实行科研工作和建档工作“四同步”管理，即下达计划任务与提出归档要求同步；检查科研计划进度与检查科研文件材料形成、积累情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案材料同步41、；上报登记、评审科研成果与档案部门出具科研课题归档的证明材料同步。4、要努力实现科研档案工作从经验管理到科学管理转变，并逐步采用先进管理技术手段，大力开发档案信息资源。二、归档范围1、归档的科研管理和科研实践过程中形成的文件材料有当前与长远具有参考价值和凭证作用。2、归档的科研文件材料必须反映科研管理、科研项目（课题）活动的全过程，保证完整、准确、系统。必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的特点和成套性3、归档的重点是公司承担的科研项目（课题）各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究试验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。4、取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件42、材料也应归档。5、归档的主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面，具体归档范围见附表。 三、 归档验收1、课题结束后课题组负责人主持整理文件材料，课题组负责人填写归档说明书，放入每个研究课题第一盒内目录之前。科研部门兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求与课题组的业务性文件汇总整理。2、移交时填写移交目录一式两份，连同整理好的文件材料一并向档案室移交，经档案室清点无误后交接双方在移交目录上签字，各执一份存查。3、归档时间：研究课题在鉴定验收后两个月内归档。暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月内归档。四、科研档案归档范围和保管期限表43、序号归 档 文 件保管期限一综合1科研行政管理文件材料长期2科研计划管理文件材料长期3科研成果管理文件材料长期4科研经费管理文件材料长期5申报科研基金及有关批复长期6学会工作（学术活动）材料短期二科研准备阶段1课题报告与课题调研论证材料长期2任务书、合同、协议书永久3课题研究计划、设计长期4计划执行情况、计划调整或撤销报告短期5课题投资和预、决算材料短期三研究实验阶段1实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录永久2数据处理材料、包括计算机处理材料永久3设计的文字说明和图纸（底图、蓝图等）永久4研究工作阶段小结、年度报告长期5配套的照片、底片、光盘、录音录像带、幻灯片、影片拷贝等永久6样品、标44、本等实物的目录永久四总结鉴定阶段1研究报告、研制报告永久2论文专著永久3工艺技术报告永久4技术诀窍报告永久5专家评审意见永久6鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）长期7鉴定证书永久8推广应用意见长期9课题工作总结长期五申报奖励阶段1研究成果登记表2科研成果报告表3科研成果奖励申报与审批材料4科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件5专利申请书或证书的原件或影印件六推广应用阶段1转让合同、协议书永久2生产定型鉴定材料永久3成果被引用或投产后反馈意见短期4推广应用方案及实施情况长期5扩大试生产的设计文件、工艺文件长期6成果宣传报导材料短期7对外学术交流材料长期附件6*有限公司文书45、档案管理办法一、总则（一） 凡反映本公司党、政、工、妇、团工作，具有保存价值的各种文件材料（包括上级党政单位颁发的文件），按照规定的制度立卷归档的，都是文书档案(大类代字4)。（二）为便于当前和长远的利用需要，本公司全部文件材料（含收文、发文、内部请示报告）必须按年及时、完整地向综合档案室移交，任何个人不得据为己有或拒绝归档。综合档案室负责依照文书归档范围进行甄别、整理、归档，实行集中统一管理。二、归档与不归档文件材料范围及处理办法（一）文件材料的归档范围1、反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；2、本公司工作活动中形成的在维护国家、集46、体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；3、本公司需要贯彻执行的上级单位、同级单位的文件材料；下级单位报送的重要文件材料；4、其他对本公司工作具有查考价值的文件材料。（二）文件材料的不归档范围1、上级单位的文件材料（1）普发性不需本公司办理的文件材料；（2）任免、奖惩非本公司工作人员的文件材料；（3）供工作参考的抄送件等；（4）上级单位征求意见的未定稿文件。2、本公司文件材料（1）本公司文件材料中的重复件；（2）无利用价值的事务性、临时性文件；（3）一般性文件的历次修改稿、各次校对稿；（4）公司内部互相抄送的文件材料；（5）本公司负责人兼任外单位职务形成的与本公司无关的文件材料；（6）有关工47、作参考的文件材料；（7）部门内部事项的呈批请示，如购买办公用具的申请和会议通知等。3、同级单位和非隶属单位的文件材料（1）参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；（2）不需要贯彻执行的文件材料；（3）不需办理的抄送文件材料。（三） 本公司形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期，按国家有关规定执行。（四）对应归档电子文件的元数据、背景信息等要按国家电子文件管理规范进行相应归档。应归档纸质文件材料中，有发文稿纸、文件呈批表的，应与文件正本、定稿一并归档。（五）联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办单位归档，其他单位将相应的复制件或其他形式的副48、本归档。（六） 应归档的文件材料，各部门应于文件阅办完毕及时交档案室归档。档案室按照归档文件整理规则对文件进行分类、保管。（七）属于归档范围的文件材料，未经综合部直接发到各部门的，接收部门应将文件交综合部办理收文手续，按规定归档。（八）经档案室鉴定不属归档范围的文件材料作为资料保管5年。销毁资料时，可采取简便方法进行登记（如在收发文登记簿上加盖“销毁”章，不需另造册），经公司领导批准后销毁。三、文件归档整理要求（一） 属归档范围的文件材料，须整理编目后集中统一保管。（二）归档文件按件方式整理。具体按年度保管期限方式分类排列。（三） 文书档案整理总的要求是遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之49、间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。方法如下：归档文件按年度区分开。跨年度的请示与批复，放在复文年度；没有复文的请示，放在请示年度；计划、预算、决算、总结、报告、统计报表，应放在文件内容针对的年度；长远规划应放在文件内容针对的第一年；跨年度的总结、报告，应放在文件针对的最后一年；跨年度的案件，应放在结案的一年；跨年度的会议文件，应放在会议结束的年度；其他文件，应放在文件材料形成的年度。（四）文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，原件在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后；其它50、文件材料按文件重要程度、发文单位或形成时间先后排列。（五） 文件要按A4标准纸（297mm*210mm）折叠取齐。小于A4或装订线外侧有文字的文件及领导人和承办人注有重要意见的纸条和残破的文字均要托裱。（六） 每份公文材料需在首页右上角加盖档号章，并逐件编件号。 （七） 汇编档案目录一式两份，作为档案室基本的检索工具。档案目录应具有全宗说明、归档文件目录两部分。全宗说明的内容包括：本公司工作职能、年度工作概况、组织机构设置与变化情况；本公司党、政主要领导人任职及其变更情况；本年度文书档案整理情况（含档案数量、文件材料完整与否、有何缺陷和问题等）。四、保管期限（一）文书档案的保管期限定为永久、定51、期两种。定期一般为30年、10年。（二）凡属反映本公司主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管，主要包括：1、本公司召开党、政重要会议、举办重大活动等形成的重要文件材料；2、本公司制发的方针政策、法规性的文件；3、本公司及其内部职能部门重要活动形成的年度或年度以上的工作计划、总结、报告等；4、本公司机构演变、人事任免等文件材料；5、受县级（含）以上表彰、重大问题处分等文件材料；6、职工、党员名册；7、重大外事活动中形成的主要文件材料；8、党和国家领导人、上级单位领导视察、检查本公司工作时的重要指示、讲话、题词等材料；9、本公司检查下级单位的工52、作、调查研究形成的重要文件、统计报表、统计分析及审计等文件材料；10、本公司关于重要问题的请示与上级单位的批复；11、本公司房屋买卖、土地征用、办公用房建设、搬迁、租赁的重要合同协议，资产登记等凭证性文件材料；12、本公司编写的大事记、年鉴、组织沿革等；13、上级单位召开的需要贯彻执行的主要会议文件材料；14、上级单位制发的属于本公司主管业务并要贯彻执行的重要文件；15、同级单位关于重要业务问题的来函、请示及本公司的复函、批复等文件材料。（三）凡是反映本公司一般工作活动，在一定时期内对本公司工作有查考利用价值的文件，列为定期保管，主要包括：1、本公司职能活动中形成的一般性业务文件材料；2、本公53、司召开会议、举办活动等形成的一般性会议的主要文件材料；3、本公司人事管理工作形成的一般性文件材料；4、本公司一般事务性文件材料；5、本公司关于一般性问题的请示与上级单位的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；6、上级单位制发的属于本公司主管业务并需要贯彻执行的一般性文件材料；7、上级单位和同级单位制发的非本公司主管业务但要贯彻执行的文件材料；8、同级单位关于一般性业务问题的来函、请示与本公司的复函、批复等文件材料。四、*有限公司文书档案保管期限表序号内容保管期限一党委文件1党委的请示、批复、工作报告、计划、总结、决议、决定、换届选举结果等永久2党委成员任免的文件材料永久3党委会议的会议54、纪要、会议记录等永久4党组织介绍信、党员名册永久5批准加入党组织的党员预备期、到期转正党员等文件材料永久6党内工作年报表永久7纪检、监察工作中形成的重要的综合性报告、调查材料永久8本公司处理的有领导批示的对本公司行政行为及个人投诉的群众来信来访的文件材料永久9党委在工作活动中形成的重要文件材料30年10纪检、监察工作中形成的一般的综合性报告、调查材料 30年11党委在工作活动中形成的一般文件材料10年二工会、团组织、妇委会1工会、团组织的决定、记录、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、工作报告、总结、换届选举结果永久2团员、工会会员名册，年度报表，共青团组织介绍信，批准加入团、工会组织的文件材料55、永久3工会、团组织、妇女工作委员会在工作活动中形成的报告、总结等重要文件材料30年4工会、团支部换届请示的批复30年5工会、团组织在工作活动中形成的报告、总结等一般文件材料10年6妇女工作活动中形成的一般文件材料10年三行政工作1本公司召开的工作会议、专题会议形成的文件材料1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等永久1.2经验材料、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道等30年2联合召开会议的文件材料2.1本公司为主办的召开工作会议、专题会议的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要等文件材料永久21.2召开工作会议、专题会议的56、经验材料、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道等30年会议的参考材料10年2.2本公司为协办的召开工作会议、专题会议的请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本30年召开工作会议、专题会议的经验材料、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道的复制件或副本10年3上级单位、上级领导检查、视察本公司工作时形成的文件材料3.1领导题词、领导讲话、指示、声像等重要材料永久3.2接待安排、座谈会讨论记录等一般材料30年4本公司制定的普发性业务文件，中长期规划、承办大型会议等文件材料永久5本公司在工作中形成的请示与上级单位的批复、批示等5.1方针政策57、性重要业务问题的永久5.2一般性业务问题的30年6同级单位、下级单位的业务问题来函、请示与本公司的复函、批复等文件材料6.1方针政策性重要业务问题的永久6.2一般性业务问题的30年7单位联合行文的请示、批复、通知、讲话、总结、决议、决定等文件材料7.1本公司为主办的方针政策性重要业务问题的永久一般性业务问题的30年7.2本公司为协办的方针政策性重要业务问题的30年一般性业务问题的10年8本公司编辑、编写的文件材料8.1大事记、组织沿革、劳动志等 永久8.2反映主要职能活动的出版物定稿和样本永久8.3简报、情况反映、工作信息等一般性文献汇编10年9本公司制定的工作制度、程序、规定等 永久10本公58、司重要业务或行政工作的工作总结、报告、计划、统计、调研等文件材料10.1年度和年度以上的计划、总结、统计材料永久10.2半年的、季度的计划、总结、统计材料10年10.3重要职能活动的总结、重要专题的调研材料永久10.4一般活动的总结、 一般问题的调研材料10年11上级单位制发的文件材料111直属上级单位制发的，属于本公司主管业务并要贯彻执行的文件材料111.1重要业务文件永久1112一般文件材料10年112直属上级单位制发的，非本公司主管业务但要贯彻执行的文件材料10年12同级单位和不相隶属单位制发的非本公司主管业务但要贯彻执行的文件材料10年13单位之间协商工作的往来文件材料10年14下级单59、位或部门报送的文件材料141重大问题的专题报告30年142年度和年度以上的计划、总结、报告、统计材料10年15本公司到外单位考察、友好往来、交流、参加会议等外事活动形成的文件材料151本公司与外单位签订的合同、协定、协议、备忘录，重要的会谈记录、纪要等永久152一般活动的审批手续、日程、考察报告、一般性会议记录30年16本公司房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久17本公司接待工作的计划、方案171重要的30年17.2一般的10年18本公司工作汇报材料30年19本公司财务预算30年20单位物资（办公设备用品、机动车等）采购计划、审批手续、招投标、采购等文件材料，机动车调拨、保险、事故、转让等60、文件材料30年21职工承租、购置本公司住房的合同、协议等永久22本公司干部、职工住房情况统计、调查表、住房申请30年23本公司与有关单位签约的合同、协定、协议、议定书等文件材料23.1重要的永久23.2一般的10年24本公司国有资产管理的登记、统计、核算、交接等文件材料24.1重要的永久24.2一般的10年25本公司承办的大型会议的代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道30年26本公司代上级单位起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最终草稿30年27本公司学术活动中形成的文件材料10年附件7*有限公司声像档案收集管理办法一、总 则（一） 为加强我公司的声像档案(大类代字5)管理工作，根据61、中华人民共和国国家标准照片档案管理规范（GB/T1181289）及中华人民共和国行业标准磁性载体档案管理与保护规范（DA/T1595)，制定本办法。（二） 本办法所称的声像档案是指本公司在重大事件或重要活动的，以静止和动态摄影、摄像、录音为主要反映方式的具有保存价值的历史记录。声像档案一般包括底片、照片、录音带、录像带、磁盘、光盘和说明七部分。（三） 声像档案是直观生动地记录和反映公司社会活动的真实记录，是维护和再现公司主要人和事及管理情况的历史真实面貌的重要依据，是国家档案的一个重要组成部分。任何单位及其工作人员都有保护、收集声像档案的权利和义务。（四）公司声像档案工作实行统一管理，分级负责62、的体制。办公室对各部门声像档案管理工作进行指导和监督，各部门指定兼职档案员负责收集和整理本处产生的声像档案，并于活动结束后1个月之内移交综合档案室。档案室负责统一规范管理。各部门对本处移交的声像档案可随时优先利用。（五）各部门应建立并认真执行声像档案归档制度，将其纳入本部门的职责范围及有关人员的岗位责任制，并将声像档案作为日常事务进行广泛、认真的收集管理。二、归档范围及处理办法（一）收集范围1、反映本公司主要职能活动和工作成果的声像材料；2、上级领导人和著名人物参加本公司有关重要活动形成的声像材料；3、本公司召开全公司性重要会议形成的声像材料；4、记录本公司发生的重大事件的声像材料；5、本公司63、组织或参加重要外事活动形成的声像材料；6、各个时期公司级领导干部的照片及反映我公司建设面貌的声像材料；7、记录本公司办公自动化及其他重要计算机管理系统的程序、相应数据和其他文件的磁盘、光盘等；8、代表本公司荣获各种荣誉的奖状、奖旗、奖杯、牌匾、证件及其他实物奖品的照片；9、本公司工作人员获得市级或以上劳动模范、先进工作者的照片；10、本公司举办重大庆典、宣传活动和大型文体娱乐活动的照片；11、其他具有保存价值的声像材料。（二） 收集时间1、各部门应随时收集零散的具有保存价值的声像材料；2、声像档案材料一般应在形成后一个月内向综合档案室归档；3、综合档案室如有特殊需要可临时征集各部门暂存的声像档64、案。（三） 归档要求与专兼档案员职责1、声像档案归档必须以部门为单位。各部门形成的有保存价值的声像材料，由摄制者整理并编写文字说明。部门兼职档案员应当在活动结束后一个月内，主动将声像材料与文字说明收集齐全后一并向综合档案室归档。2、综合档案室负责检查并接收声像档案。对于各部门移交的不符合归档要求的声像档案，兼职档案员应补齐相关材料再归档。若重要声像材料因部门未及时主动移交而损毁遗失、造成严重后果的，责任由兼职档案员和各部门负责。3、归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统；必须遵循其自然形成规律；保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系；注意其成套性特点。65、4、声像材料的内容必须真实，文字说明必须完整、简洁，包括事由（内容）、时间、地点、人物、背景、摄制者等六要素：（1）事由：声像材料所反映的时间、人物的情由；（2）时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；（3）地点：声像材料形成的地点；（4）人物：声像材料中主要人物的姓名、职务及在照片中的位置；（5）背景：声像材料形成的背景；（6）摄制者：形成声像材料的人员姓名及身份。5、感光照片应将正片和底片对应夹好，一起归档。数码照片应以JPEG格式的电子文档归档，由档案室负责挑选有代表性的数码照片晒相并实行双套制保存。归档时部门人员应协同档案员拷贝该次活动的数码相片，并对于重要的数码照片应提供详细66、文字说明以便档案员编制照片说明。照片说明的主要内容包括本张数码照片的编号、活动内容、主要人物及其职位和在照片上的位置、拍摄人、拍摄时间、备注等；6、归档的磁性载体文件必须是可读文件。档案室应经过检测，确定运转正常，无病毒、无划伤、清洁，文件内容完整、准确，与说明相符，方可接收。其中计算机软件要辅以软件文件，简要说明磁（光）盘中存贮文件的内容、运行的软、硬件环境、版本号、文件的完整性和准确性等。7、录音、录像材料要求声音清楚、画面清晰。三、声像档案的管理（一） 声像档案由公司综合档案室集中统一管理，不得由承办部门和个人私存。（二） 声像档案的分类与编目，统一由综合档案室制定的分类方案进行操作。（67、三） 声像档案的整理由综合档案室负责，整理方法如下：1、底片。底片不分属类，按照接收时间先后编流水顺序号，装满一册为一卷。2、照片（1） 每组照片要编写“总说明”，每张照片编“分说明”；（2）“卷内目录”以照片自然张为编目单位，填写照片档号和底片号，“总说明”占一个空行；（3）照片正片每一张要编有档号；（4）照片正片各小类合编“档案目录”，即有所有各小类的“案卷目录”和其“卷内目录”合编而成。3、数码照片光盘（1）每次活动（每项工作）拍摄的数码相片要挑选有代表性的冲洗成纸质照片同步归档，数码照片应编制照片说明；（2）将分类整理好的数码照片按形成顺序，取一定年限或数量刻录到只读光盘，并编制光盘说68、明；（3） 光盘刻录一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。刻录完成后用黑色油性软笔在光盘标签面上写上光盘档号。4、录音带、录像带以自然的盒、张为保管单位进行整理，同一载体类型按形成时间顺序编流水案卷号。（四） 声像档案说明由档案室负责编制，编制方法如下：1、照片档案的文字说明要求文字简洁、语言通顺，一般不超过200字，它包括总说明和分说明两类。一般应以照片的自然张为单位编写说明，一组（若干张）联系密切的照片应加总说明。凡已加总说明的照片分别编写简要的分说明，并注号。单张照片的说明在照片正下方或左、右侧书写。总说明在第一张照片的上方书写。大照片的说明可另纸书写，一同保存。底片可插69、袋与正片对应归档。照片的背面应写上照片号。正片号由分类代号、属类号、形成年度、案卷号和卷内照片的顺序号组成。源于数码照片的纸质照片，应在“分说明”中的“参见号”出填写完整路径的数码照片号。2、磁性载体文件必须以盒（带、盘）为单位贴上有文字说明的标签。磁（光）盘、盒上需标注盘（盒）编号、档号、软件名称、版本号、文件数、密级、编制人、编制日期等标识。录像带盒上需标注带编号、档号、片名、放映时间、摄制单位、摄制日期、规格、制式、语别、密级等标识。录音带盒上需标注带编号、档号、讲话人姓名、职务、主要内容和录制日期、密级、讲话时间等。（五）声像档案的保管条件声像档案柜不能放置樟脑等挥发性药物。声像档案需70、远离磁场和电器设备，并要定期对声像档案做好机读检验和迁移工作。按电子文件归档与管理规范的要求，磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10，如发现问题应及时采取恢复措施。磁性载体上的归档电子文件，应每4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。（六）声像档案的保管期限序号内容保管期限1上级党政领导及著名人物参加本公司的重要活动及检查工作的声像档案永久2记录本公司发生重大事件的声像档案永久3反映本公司机构变迁、职能活动、历史发展情况的声像档案永久4市级以上劳动模范、先进工作者的照片永久5本公司荣誉档案的照片永久6本公司召开会议活动形成的声像档案重要的，全市性的永久一般的短71、期7记录本公司重要的计算机管理系统的声像档案永久8反映本公司文娱活动的声像档案短期9其他具有保存价值的照片、录音、录像重要的永久或长期一般的短期 附件8*有限公司人员档案管理办法已故人员档案(大类代字7)是指本公司已故人员的人事档案。一、归档范围属本公司人事部门管理范围内的已故人事档案。二、归档时间本公司工作人员去世3个月内，由主管部门将其档案交公司档案室。三、档案管理（一）按本公司档案分类方案和归档时间先后、姓氏笔划编号、排列、存放。（二）查阅档案应经人事管理部门批准，办理借阅手续，在阅览室查阅；摘抄的材料，应经人事管理部门审核同意方可取走。四、保管期限序号内容保管期限7 已故人员(在编)372、0年附件9*有限公司会计档案管理办法会计档案是指会计报表、帐簿和凭证等会计核心专业材料，它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。一、归档范围(一)会计报表：年度会计决算、损益明细表、业务量、暂收暂付明细表、会计月、季、年报；(二)会计帐簿：包括总账、明细帐、固定资产帐卡、现存、现付帐；（三）会计凭证：各种会计凭证及附件；（四）工资册及其他。二、归档要求。公司每年形成的会计档案，应由财务部负责整理立卷、装订、编制目录，按会计报表、帐簿、凭证、工资册及其他，分类依次排列。（一）会计报表：按年度、季度、月份分别整理立卷；（二）会计帐簿：无论厚薄，均按本册为一个保管单位进行整理、立卷；（三）会计凭证：73、将记账凭证连同原始凭证和原始凭证总表，按时间顺序装订成册，一册为一个保管单位；（四）工资册及其他，按年度整理立卷。三、保管期限（一）会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。（二）保管期限表序号档案名称归档范围保管期限备注7.1会计报表类1年度预算永久2年度决算永久3会计月、季度报表5年7.2会计账簿类1日记账15年2总账15年3明细分类、分户账或登记簿15年4现金出纳账、银行存款账25年5固定资产明细账（卡片）固定资产报废清理后保管5年7.3会计凭证类各种会计凭证15年7.4工资册长期其他类1会计移交清册15年2会计档案保管清册永久3会计档74、案销毁清册永久附件10*有限公司实物档案管理办法一、为加强实物档案(大类代字9)的管理工作，使实物档案管理科学化、规范化、标准化，根据中华人民共和国档案法、XX市档案管理条例等法律法规，结合我公司实际，制定本办法。二、本办法所称实物档案，是指法人、其他组织以及个人在其工作活动中形成的与本公司有关的，对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。三、公司综合档案室负责对本公司已归档的实物档案进行管理，负责对未归档的实物进行监督和指导。四、实物档案的归档范围（一）本公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等。（二）上级领导、知名人士、有关单位赠送给本公司的题词、锦旗、牌匾、字画75、工艺品等。（三）本公司对外交往中获赠的重要纪念品。（四）本公司组织的各种重大活动中形成的纪念品。（五）机构成立以来使用过的牌、匾。（六）反映本公司不同阶段的工作证、纪念册、纪念证章等（样品）。（七）其它有保存价值的实物。五、实物档案归档要求（一）应归档的实物自形成后的三个月内向公司档案室移交，由于特殊原因，实物档案不能存放到档案室保存的，应先由档案管理部门拍照登记，标明存放地点，按规定存放。（二）实物档案要保持整洁、无破损，任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人。档案部门应定期对实物档案进行检查，保障档案实体的安全。（三）归档的实物应当拍照归档，所拍照片纳入本公司声像档案（荣誉76、照片）的管理，两者之间要建立准确、可靠的标识关系。（四）本公司对外交往中赠送给对方的重要实物，也应当拍照归档。六、实物档案的整理（一）归档实物的分类：归档实物以件为单位进行整理（成套实物为一件）。（二）归档实物的排列：归档实物按种类结合归档时间进行排列。（三）归档实物的编号：归档实物按照*有限公司档案综合管理分类方案进行编号。（四）实物档案目录的编制：归档实物应按分类方案和档号顺序编制实物档案目录。实物档案目录设置档号、题名、实物来源、形成日期、实物类别、实物数量、保管期限、存放地点、互见号、备注等项目。实物档案目录应装订成册并编制封面。七、实物档案的保管（一）实物档案应专库或专柜保管。（二）77、存放实物档案的库房和橱柜应保持整洁，定期除尘，避免实物档案褪色。（三）易虫蛀、易锈蚀的实物档案要做好防虫、防锈蚀的技术保护，确保实物档案完好无损。八、实物档案的利用（一）利用实物档案必须严格履行借阅登记手续。（二）因举办展览等确实需要使用实物档案原件，须办理借用审批手续，在借出期间如有损坏、遗失或逾期不交还等情况，给予通报批评，并按实物价值予以经济处罚。（三）珍贵的或不易搬动的实物档案，只提供实物档案照片使用。九、实物档案保管期限序号内容保管期限1本公司获得省级或省级以上的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等重要的、具有突破性或特别意义的永久一般的长期2本公司获得市级的各种奖状、奖杯78、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等重要的、具有突破性或特别意义的永久一般的长期3上级领导、知名人士、有关单位赠送给本公司的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等 永久4本公司对外交往中获赠的重要纪念品永久5本公司组织的各种重大活动中形成的纪念品永久6机构成立以来使用过的牌、匾永久7反映本公司不同阶段的纪念册、纪念证章等样品永久附件11*有限公司档案库房管理办法一、档案库房由专人负责管理，非档案工作人员未经允许不得入内。如需要查阅档案资料，必须由档案管理人员入库查找，档案利用者需在阅览室借阅。二、档案库房必须坚固，有防盗、防火、防光、防虫、防潮、防鼠、防尘、防污染、防高温等安全设施。需经常对去湿机、换气79、扇、灭火器、照明设备进行检查和保养，使各种设备始终处于良好状态，发现有安全隐患应及时上报和果断处理。三、档案库房的温度应保持在14-24 ，相对湿度应保持在45 %-60 % 。库房管理人员每天须调节库房的温湿度，填写档案库房温湿度登记表，并定期对获得的数据进行分析。四、保持库房整齐、清洁，使库房布公司合理，箱柜整齐、美观。在搬动档案时，要尽量减少对档案的磨损和污染。五、库房内严禁吸烟、使用明火以及存放易燃、易爆、易霉变或同档案及其保护设备无关的物品。六、档案资料进库或调出，必须进行登记、统计，需按规定填写档案出入库情况登记表和档案借阅登记表。七、每年应对库存档案数量、质量和保管情况进行1-280、 次检查，发现问题应及时报告分管领导处理。八、库房管理人员要加强责任心，下班前要检查库房、档案柜箱、门窗、电器是否上锁关好，确认安全后方可离去。九、定期检查档案的保管情况，对破损的档案材料及时进行修补。十、库房管理人员必须严格遵守本制度，如因工作疏忽或故意造成档案遗失、泄露、损毁等情况将追究当事人的责任并严肃处理。附件12*有限公司鉴定、销毁制度一、根据*有限公司档案保管期限的规定，对已到期的或失去保存价值的业务档案应进行鉴定和销毁。二、鉴定工作在公司综合部负责人的主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行，鉴定中如发现档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。三81、对经过鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，经公司主要负责人批准后销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。四、档案管理部门应当派2人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。五、销毁清册一式两份，一份送相关的业务部门备案，一份送本公司档案管理部门保存。六、经批准销毁的档案，应继续保存一年，以免因一时疏忽或某些档案的潜在作用未被发现而造成无法挽回的损失。销毁时必须在指定的地点集中统一处理，不准出卖或作他用。附件13*有限公司档案鉴定小组职责一、认真贯彻执行党和国家有关档案工作方针、政策、法规和档案行政管理部门制定的有关规定、办法、细则。 二、每年对库存82、档案进行一次保存价值的鉴定和清理工作。三、对保管期限已满的档案，有责任认真进行审核，作出延长保管或销毁的初步鉴定意见，报主管领导审批。 四、督促专职档案员做好档案销毁的监销工作，并在销毁清册上签名。附件14*有限公司档案保密制度一、档案工作是一项重要的机要工作，各级领导和干部、职工，必须严格遵守国家保密法以及相关保密规定，严守党和国家的机密，维护档案的完整与安全。 二、档案人员应在安全的环境下整理装订涉密档案，妥善保管尚未整理的档案材料，不准随意堆放，以免造成丢失、损坏和泄密。 三、不准向无关人员提供或泄露档案内容；不准通过电话、电子邮件、普通邮政等形式传递涉密档案信息和档案材料；不准在不利于保密的场合谈论涉密档案内容。 四、档案人员不准私自打印、翻印或复制涉密档案，不准擅自带人进入档案库房。 五、集中销毁保管期满且失去保存价值的档案，不得作它用。六、发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告领导，当事者要写出书面报告。对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。附件15*有限公司各部门归档范围明细表为了让各部门清晰本部门需要归档的文件内容，综合部从已颁布的程序文件、作业指导书和日常中用到的文件，整理出各部门归档范围明细表，供各部门参考。