1、水电股份有限公司档案保密、保管管理制度汇编编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 编制说明xx水电xx股份有限公司档案管理制度（汇编）（以下简称档案汇编），根据xx建集办xx转发国家档案局、国务院、国有资产监督管理委员会关于印发的通知要求和现行档案法令法规、规程规范，结合公司经营业务范围实际情况，于20xx年5月开始征求人事部门、综合档案室各相关专业人员对原有xx档案制度的修改意见，于20xx年7月形成讨论稿，分发主管领导、机关各部室共13份征求意见，收回有提出修改意见的4份；报送xx省档案局监督指导处纸质稿1份，发电子邮2、件2份，省档案局监督指导处钟伦清副处长经认真阅读后，提出了宝贵的意见。综合各方面意见及各行业的新规定，于20xx年8xxxx年8月作反复的修改形成此档案汇编。本档案汇编以最新的档案法令法规、规程规范为依据，重新编制了档案综合管理制度、工程建设档案归档范围及保管期限表、基本建设档案归档范围及保管期限表、工程建设档案管理办法、档案借阅利用制度；在档案分类大纲、档案分类编号方法、科学技术研究档案管理办法、基本建设档案管理办法设备档案管理办法、特殊载体档案管理办法、档案人员岗位责任制做了较大修改，其它做了相关条款的修改；增加了职工个人档案管理办法、工程档案立卷及整编操作规程、声像档案整理移交实施细则、3、电子档案管理办法等内容，使其与时俱进，达到既符合国家规定，又增强了适应性和可操作性，以便于使全体员工共同遵守，也起到统一档案编制标准，指导档案人员及时做好档案管理工作的目的。已下发的xx水电xx股份有限公司档案管理系统软件使用规定（水电xx股司20xx97号）文列入本档案汇编范围，以前所发文件与本档案汇编有矛盾者，一律以本档案汇编为准。 目录1. 档案综合管理制度42. 文件材料归档办法123. 文件材料归档范围及保管期限表134. 科学技术研究（工法）归档范围及保管期限表205. 工程建设档案归档范围及保管期限表216. 基本建设档案归档范围及保管期限表257. 设备档案归档范围及保管期限表4、308. 会计档案保管期限表319. 档案分类大纲3210. 档案分类编号方法3511. 不归档的文件材料范围及处理办法3912. 科学技术研究档案管理办法4013. 工程建设档案管理办法4114 基本建设档案管理办法5115. 设备档案管理办法5416 会计档案管理办法5617. 特殊载体档案管理办法5618 职工个人档案管理办法5019. 工程档案立卷及整编操作规程 6220. 声像档案整理移交实施细则6621. 电子档案管理办法7322. 档案保密制度7723. 档案借阅利用制度7824 档案人员岗位责任制8125. 档案库房管理制度8226. 档案保管制度8327档案人员考核制度8425、8. 附录一 档案移交清单85档案综合管理制度第一章 总 则第一条 为进一步加强和规范公司的档案管理工作，齐全、完整、准确、系统地保存企业档案，使档案工作更好地为企业生产经营、提高企业经济效益服务，根据中华人民共和国档案法（1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第二十次会议修正）（以下简称为档案法）、中华人民共和国档案法实施办法（1999年6月7日国家档案局第5号令重新发布）、企业档案管理规定（国家档案局、国家经贸委、国家计委2002年10月23日印发）、国有企业文件材料归档办法（档发20xx4号）、关于加强企业信息化建设的意见（档函20xx81号，国家档案局20xx年5月8日印发6、）、xx省档案管理规定（1998年7月1日起施行）、xx省档案违法行为处罚办法（1998年1月18日，省政府第35号令公布修改）和相关的法律、法规、规范，制定本制度。第二条 本公司档案是指企业自筹建以来各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物、电子文件等不同形式的历史记录，其构成以工程建设档案为主，包括党政、工、团、经营管理、生产技术、科学技术研究、基本建设、设备仪器、财务、职工个人等方面的档案的总和。第三条 本公司档案工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。第四条 本公司各部门、各分公司、各项目部和全体员工都有保护档案的义务。第7、五条 本公司档案工作应纳入企业各项工作计划、纳入企业领导工作议程、纳入有关人员岗位责任制。第六条 本公司档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于各单位、各部门的利用。第七条 本公司档案工作接受xx省档案局的监督和指导。第二章 管理体制及其职责第八条 本公司档案管理涉及生产活动及党、政、工、团等各个系统，由公司副总经理（总工程师）分管，并列入公司领导议事日程，作为考核公司领导政绩的一部分。第九条 本公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作要纳入公司生产、经营等各项管理议程，纳入生产、施工科研和经营等各项活动的工作计划，纳入公司有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制中。第十8、条 公司综合档案室是本公司档案资料的贮存基地和服务中心，负责对本公司全部档案及有关资料进行综合管理，积极提供利用，为各项工作服务，并为国家积累档案史料。第十一条 公司档案室应按照公司编制配备具有档案上岗资格的专职档案员，负责各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用，并对本公司所属单位的文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。档案管理人员应忠于职守，遵纪守法，爱岗敬业，具备良好的专业技术知识、档案基础知识和业务管理能力，熟悉国家档案法律法规和各种规范、规章制度，享受专业技术人员待遇，按工程技术、经济、会计、统计等专业或档案技术职务聘任。第十二条 档案室设主任一名，副主任9、若干名。档案室主任应具备中级以上专业技术职务，并有一定的管理水平和工作能力，在公司副总经理（总工程师）的领导下，负责组织宣传、学习、贯彻档案法及相关的法令、法规、规范，统筹规划档案室的管理工作、草拟相关档案管理制度并组织监督和检查各项制度的实施情况，全面负责日常档案室的管理，指导基层单位健全档案管理实施制度，做好对内协调沟通、对外联络工作。档案室副主任协助主任开展工作，完成主任授权范围内的管理工作。第十三条 各部门、分公司（厂）、工程处、项目部应将档案工作列入班子业绩考核的内容，制定本单位的实施制度，定时组织本单位员工学习档案法及相关法令、法规，提高员工的档案意识，并指派一名领导分管档案工作，10、负责检查本单位落实档案管理制度情况，督促本单位档案人员及时收集、整理、移交档案。第十四条 各部门、各分公司（厂）应配备一名专（兼）职档案员，负责本单位各类档案按规定要求收集、整理，录入、归档；检查、督促、指导本单位所属施工项目档案员及时收集、积累、整理、移交档案。办理向档案室移交档案、查阅、借阅档案的手续， 对所借出的档案的完整性、安全性、保密性负责。第十五条 根据本单位工程项目进场情况，每个施工点指定一名专（兼）职档案员负责工程档案的收集、整理工作，于工程开工后十天内报公司档案室备案，以便业务上接受公司档案室的监督和指导。每个项目的专（兼）职档案员应保持相对稳定。 第十六条 各部门、分公司（11、厂）、工程处、项目部的专（兼）职档案员应挑选具备中专以上学历或能力，工作责任心强，有一定的组织活动能力，熟悉电脑操作，经过档案专业知识培训，能编写档案参考资料，进行统计分析，指导本单位各施工点兼职档案员开展工作的人员担任。 第三章 文件材料的形成与归档第十七条 根据国家有关法规和上级部门的规定，制定各类文件材料的形成、积累、整理和归档制度。第十八条 本公司生产及各项管理工作中形成的各种文件材料（包括主要图纸、图表、文字材料、录像带、录音带、和电子文件等）由公司本部各职能部门的兼职档案员负责收集整理后归档。第十九条 本公司文件材料归档的基本要求：1归档的文件材料必须系统、层次分明，符合其形成规律12、，并符合有关标准、规范要求；2归档的文件材料必须为原件，因故确无原件的，可归有凭证作用的文件材料（复印件注明原件在何处并加盖红章），文件材料归档后不得更改；3归档的文件材料必须准确地反映本公司生产、施工、科研和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程；4归档的文件材料必须符合文件格式及书写标准，其载体和字迹应符合耐久性要求，禁用圆珠笔、纯蓝笔水、铅笔起草和批改；5非纸质文件材料应与文字说明一并归档，外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的应译出标题后归档；6具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件；7归档的文件材料一般一式一份，重要的、利用频繁的（如工程合同、竣工验收质量鉴13、定书、分部及单位工程质量评定表、安全评价书等）一式二份，公司的发文移交时一式两份，电子文件一式三份；8两个单位以上合作完成的项目，主办单位保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的正本文件，分包工程应将分包合同与所承担任务的相关文件材料原件同时归档。9各部门的专（兼）职档案人员应检查本部门归档文件的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案室移交；10 工程档案竣工验收、科研成果鉴定必须有档案管理部门的人员参加，确保验收资料符合归档要求。11工程创优、科研成果评奖、技术革新评奖，其归档的文件材料是否完整准确、系统要作为一项考核内容，档案管理部门没有签署14、资料归档意见，应扣发奖金。12文件材料归档时，交接双方必须认真核对移交清单上的内容无误后，在移交清单上签字盖章。移交清单各留一份以备查考；13文件材料具体归档办法参见附件一文件材料归档办法。第二十条 本公司文件材料归档范围1凡是反映本公司工作活动具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。各类档案归档范围和保管期限表，另见文件材料归档范围及保管期限表、科学技术研究（工法）及保管期限表、工程建设档案归档范围及保管期限表、本建设档案归档范围及保管期限表、设备档案归档范围及保管期限表、会计档案保管期限表详细规定，电子文件归档范围参照纸质文件材料归档的有关规定。2归档文件材料的来源：（1）本公司（含各业15、务部门）内部形成的文件材料；（2）本公司所属单位和派出机构（包括境外机构）应报本公司的文件材料；（3）本公司引进项目、外购设备等带来的文件材料；（4）本公司投资的全资、控股、参股企业应向本公司提交的文件材料；（5）本公司参与的合作项目，合作单位按要求应向本单位提交的文件材料；（6）本公司执行、办理的外来文件。第二十一条 归档时间1基本建设项目工程（以下简称基建工程）或其他技术项目在任务完成或告一段落时要将应归档的文件材料、图纸等组成保管单位，由该项目技术负责人审定，经监理、建设方验收签章后一个月内向公司档案室移交归档。工程档案可根据项目施工情况分阶段、单项移交，在工程完工交付使用后，先移交已经16、相关单位验收签证的文件材料、分部及单位工程质量评定资料、中间验收资料并编写归档说明，经竣工决算、验收后再补齐所有需归档资料；基本建设项目的管理性文件（调研、可行性研究、立项、报批、地质、测量、招投标、合同文件等）在项目施工前，一经上级主管部门批准，应在十天内整理后交一份原件（正本）归档，现场使用副本或复制件；基建工程的改建、扩建资料应在工程完工后一个月内移交归档。2新购设备（价值10万元以上）和引进设备在开箱时必须会同公司档案室管理设备档案的专职档案员进行技术资料核对登记归档。10万元以下的设备在开箱时技术资料由购置单位核对登记后交该单位兼职档案员保管。3公司本部各职能部门在管理工作中形成的文17、件材料，第二年上半年前由兼职档案员将应归档的文件材料组成保管单位，经各职能部门负责人审定后向公司档案室移交归档。4本公司的重大会议（如党代会、职代会、董事会、股东会、监事会、技术交流会等）的文件材料及各类专案，应在会议结束或专案结束后一周内由会议组织者负责整理归档。5会计档案在年度终了后由财务部门保存一年，期满后移交公司档案室。6特殊载体档案，在该项活动结束后一周内，将正片和副片整理好归档。实物档案由各产生部门移交公司档案室。7电子文件的归档时间根据具体情况可实时进行移交（逻辑移交），也可按照纸质文件的规定定期移交（实物移交）。8本公司工作人员因公外出参观学习考察和参加各种会议，派出人员应在活18、动结束后及时向主管或派出单位汇报，对一些重要的文件、资料应及时交档案室立卷归档。9下列文件材料应随时归档：（1）变更、修改、补充的文件材料；（2）企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；（3）企业产权变动过程中形成的文件材料；（4）其他临时活动中形成的文件材料。第四章 档案管理第二十二条 建立健全本公司各项档案管理制度，列入公司的经济责任制，并制定严格的考核和奖惩办法。第二十三条 档案分类1根据国家和有关部门的规定，遵循文件材料的形成规律和便于保管、提供利用的原则，本公司档案分为十一大类：0党政工团 1经营管理 2生产技术管理3科学技术研究（施工工法）档案 4工程建设519、基本建设 6设备仪器 7会计档案8特殊载体档案 9职工个人档案 10其它2各大类根据其内容的不同属性及纵横从属关系需要，进一步分一级、二级、三级类目，详见档案分类大纲、档案分类编号方法。第二十四条 档案编目与编制检索工具1档案室要编制档案总目录、档案分类目录、底图目录和保管单位目录等；2各类档案应根据实际需要编写检索工具目录，检索工具目录由分公司兼职档案员按档案室提供的目录编制软件要求输入（作为移交清单移交时应同时移交电子文件），由档案室专职档案员审查、整理，并入系统检索目录。第二十五条 档案保管1新接收的档案材料整理完毕后，有条件时须经过防虫、防霉消毒后方能进库排放上架；2存放档案必须有专用20、柜、架，排列方法要科学和便于查找；3底图除修改外，原则上不得外借，确实需要外借的，要经总工程师同意，并办好借出手续，修改后的底图入库，要认真检查其修改、补充等情况，底图由底图柜存放；4磁带、照片要用特制的声像防磁柜和影集等存放，按编号顺序排列；5库藏档案每季度末月下旬核对一次移交清单、借阅登记本，如有出入，应及时与移交、借阅单位校对，立即追回所缺（欠）档案，各基层单位及兼职档案员应积极配合做好此项工作。6库藏档案要做到帐、物相符。每年年终进行检查、核对，对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制，库藏档案因移交、作废、遗失等注销帐上卡时，要注明原因，保存依据；7档案库房要做到七防：防盗、防火21、防潮、防尘、防日晒、防有害生物和防污染，库房建设要列入企业基本建设计划。第二十六条 档案鉴定1根据国家和有关部门的规定，编制档案保管期限表，档案保管期限表分为永久、长期、短期三种，长期为十六年至五十年（含五十年，工程档案与工程寿命期相同，工程在档案在），短期为十五年以下（含十五年，工程档案为二十年以下），基本原则是：（1）对企业有长远利用价值的档案，应永久保存；（2）在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期；（3）国家规范、标准有规定期限的，按规定办；（4）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。2、公司成立由分管企业档案工作的副总经理（总工程师）、技术（业务）部门负责人和档22、案人员参加的鉴定小组，组织制定鉴定计划，制定及审批各类档案的保存期限，划定档案密级，审定已到保管期限需销毁的档案及销毁清册。每项鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组长签名，并注明鉴定日期。鉴定报告及销毁清册经公司法定代表人批准后退回档案室保存备查。3、档案通过鉴定，要求达到保管期限准确，保管单位质量符合标准，鉴定中发现档案不准确、不完整，应及时责成有关部门和人员完善、补充。4、销毁档案必须从严掌握,慎重从事，销毁前要造册登记，提出销毁报告，经分管档案的总工程师审查，并经公司法定代表人批准后方可销毁。销毁档案时要严格执行保密规定，要由档案管理部门指派专人（2人以上）销毁或监23、督销毁，监销人应在销毁清册上签名。第二十七条 档案统计每年进行一次，主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及效果的统计等，并进行统计分析。各单位兼职档案员每年12月10日前报统计报表及档案利用效果记录本到档案室，统计时间为上年度的12月1日至本年度的11月30日，统计单位以部门、分公司（项目部）为主，统计数据以原始资料为依据，做到准确、可靠。第二十八条 档案管理信息化是本公司现代化管理的组成部分，列入公司现代化管理的整体计划中，要以电子计算机为主，逐步实现缩微技术和办公自动化等现代化管理手段。第五章 档案信息的利用第二十九条 遵循国家关于企业档案不对外开放的原则，本公司档案一律24、不对非本公司人员开放利用，确属业务往来需要的单位需借阅档案，必须由业务主管部门领导签字、盖章，公司总工程师签字后方可查阅（不得借出），并应在规定时间内归还。本公司人员不得借故借出档案后提供给非本公司人员传阅、复制，一经发现，按相关规定追究责任。第三十条 有价档案、知识产权档案、涉及国家、集体、企业秘密、商业秘密的档案借阅利用，必须由借阅单位指定（经档案室主任认可）的兼职档案员经办，填写有价档案借阅报告单，由借阅单位领导签名、盖章，经公司档案主管领导同意、签字后会知档案室主任方可借阅。电子档案的查借阅，应设置查借阅对象、时间的权限限制，确保档案管理系统的安全。第三十一条 各部门、各单位因工作需要25、需借阅利用档案者，原则上由兼职档案员或分管档案的领导到档案室借阅，特殊情况需由其他人借阅的，应由单位主管领导通知档案室主任，经同意后方可借阅。第三十二条 档案信息开发工作主要是指对生产、技术和经营管理的档案信息开发。档案信息开发利用要重点服务于改善本公司经营管理，提高工程质量，降低成本和增加经济效益等方面。第三十三条 档案信息开发利用的主要形式有：交流档案目录，汇编工程简介、文摘和数据手册、专题目录等。第三十四条 档案开发与提供利用，必须严格执行保密制度。第六章 奖罚制度第三十五条 奖励为鼓励对档案工作作出贡献的单位和个人，属下列情况给予精神和物质奖励：1及时收集、整理归档文件材料，当年完工、26、竣工验收工程符合规定要求需移交的资料完整地移交档案室；2积极收集历年应归档的资料，有效价值成绩显著的；3积极地做好档案统计分析、编研工作，对提供档案开发利用为生产经营创造经济效益和社会效益显著的；4对档案的保护和现代化、信息化管理作出突出成绩的；5在企业档案工作目标管理中工作积极、完成当年任务成绩突出的；6对于归档的档案质量评定为优良以上的有关单位和责任人。第三十六条 处罚有下列行为之一者，给予适当经济处罚：1将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有，拒不交档案室归档的；2不按规定及时归档而造成损坏、丢失的；3档案工作人员、档案工作负责人玩忽职守，造成档案损失的；4擅自提供、抄录、销毁属27、于国家和公司所有的档案的；5借阅档案长时不归还的。第七章 附 则第三十七条 本制度自发文之日起实施，原有规定与本制度矛盾的，一律作废。文件材料归档办法为做好本公司文件材料的归档工作，使其逐步实现规范化、制度化、标准化，根据国家档案局颁发的国有企业文件材料归档办法（档发20xx4号）、和xx省文件材料归档方法改革方案等精神，结合本公司实际，制定本办法。一。归档原则遵循文件的自然形成规律保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，适合新技术应用的需要，便于保管和利用。1本公司每年办理完毕具有保存价值的文件材料，必须按照文件材料归档办法要求，集中统一保管。2公司各部门的兼职档案员必须将办理完毕属于28、归档范围的文件材料整理好，于第二年的上半年前移交公司档案室，不得擅自保存。3档案工作人员必须了解本公司的主要工作职责和基本任务，掌握文件处理工作的规律，熟悉文件材料归档的基本知识和技能，做好文件材料归档的监督和指导工作。4本公司文件材料归档和不归档范围，按本公司文件材料归档范围和保管期限表和文件材料不归档范围及其处理办法执行。二、归档范围1重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。2上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。3本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。4本公司的请求与上级机关的批复。5本公29、司反映主要职能活动的报告、总结。6本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表、经营管理和生产、科研技术的统计分析资料及简报。7信访工作材料。8本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。9本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。10本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。11本公司的历史沿革、大事记等。三、归档要求1按照归档范围的规定，凡应归档的文件都必须齐全完整。2凡是原来文件上存有易生锈的金属物，归档时都必须去掉，并用细线、不锈钢釘或其他对纸张无损害的粘合剂重新将文件缝（粘）合。3凡文件尺寸大于A4纸规格的，要按A4规格进行折叠或裁剪，小于16开30、规格及破损的要进行托裱。四归档方法1顺应文件形成时的本来状况，以自然件为归档单位，逐件整理归档。单件文件，一份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件；正本与定稿、正件与附件，两件作为一件；文件处理单（表）与被处理文本合为一件。2公司归档文件由公司档案室集中整理归档，按年度保管期限分类逐级进行分类。在分“年度”时，应遵循：一般的文件材料，放在其形成的年度归档；计划、预结算、总结、报告、统计报表等，应放在文件内容针对的年度；长远规划应放在文件内容针对的头一年；多年的总结、报告，应放在文件针对的最后一年。不同年度的文件一般应分开排放。3档案的排列。先将归档文件材料按类别分开，同一31、属类的文件材料按三个保管期限时间先后排列，并尽可能将关系密切（如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的）文件材料排列在一起。4同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；不同文字的文本，原文本在前，译文在后。5档案目录。档案目录由“目录夹封面与脊背”、“归档文件说明”、“归档文件目录”三部分组成。文件材料归档范围及保管期限表归档范围保管期限0.党政工团（1）党群工作综合、上级党委对党的建设、党组织机构设置、党员管理、整党建党、党务工作的指示、决定、通知。短期、上级机关对宣传、纪检、保密、信访工作的指示、决定、通知。短期、上级机关对工会、共青团、专业技术学会、协会、群众团体的规定。短期、上级单位或32、非隶属单位制发的非本单位主管业务，但须贯彻执行的党群工作文件、材料。长期文件材料归档范围及保管期限表归档范围保管期限、下级单位报送党群工作类文件、材料。短期（2）党务工作、党委工作会议记录、纪要。永久、党员代表大会文件、材料（包括召开会议的请示、批复、会议通知、议程、名单、工作报告、领导讲话、大会发言、提案、候选人情况和结果、大会通过的文件、决议、纪要，重要的照片、录音、录像带等成套性的）。永久、党代会一般性的文件材料（小组会议记录记录簿、未通过的文件、材料等）。短期、党委工作计划、总结及专题报告，党务工作调查研究形成的材料，思想政治工作的方针、目标、考核细则，创先争优、表彰材料，机要、信访材33、料、保密工作文件通知，党务工作大事记等。长期（3）组织工作、党内机构设置、人员的配备方案决定、请示、批复及通知，党员名册和统计表，党务干部任免、政工职称评聘材料等。永久、组织工作计划、总结，组织工作会议记录，整党建党民主评议党员的材料，组织考核、考核新党员入党、转正材料，党员管理、组织关系介绍信存根。长期（4）宣传工作宣传干部教育工作计划、通知、会议纪要、总结，党员、干部轮训计划、小结、教材及成绩册，理论学习时事政策教育和精神文明建设材料，政治思想工作和普及法律常识工作情况。长期（5）纪检工作、纪检工作会议记录、纪要，端正党风的工作方案总结、汇报材料，纪检工作意见、总结等。长期、党员违纪的调查34、材料、处理意见、决定、请示、批复。永久、来信来访、落实政策和情况调查及处理结果。重要的永久一般的短期（6）工会工作、职工代表大会材料（包括召开会议的请示、批复会议通知、议程、名单、工作报告、领导讲话、大会发言、提案、候选人情况和结果，大会通过的文件、决议、纪要，重要的照片、录音、录像带等成套性的）。永久、职代会一般性的文件（包括小组记录簿、未通过的文件材料等）。短期、工会机构设置、人员任免的请示、批复，企业荣誉、奖励材料、实物等。永久文件材料归档范围及保管期限表归档范围保管期限、工会工作计划、总结，工会会议记录、企业民主管理材料，劳动竞赛和评选先进的方案及其通知、事迹等材料，针对具体工作向上级35、的请示和上级的批复，开展文体活动的计划、通知及结果，会员管理和职工参政议政的材料，统计年报等。长期、女工工作计划、总结，会议记录、评选先进的方案及其通知、事迹等材料，针对具体工作向上级的请示和上级的批复，长期（7）共青团工作、共青团代表大会材料（包括召开会议请示、批复会议通知、议程、名单、工作报告、候选人情况及选举结果、领导讲话、决议、开闭幕词及其声像材料等）。永久、一般性的文件（包括小组记录簿、未通过的文件材料）。短期、共青团工作计划、总结，团委改选的报告、请示及批复、团干任免材料，团和青年工作的规定、通知，针对具体工作向上级的汇报、请示及上级的批复，团员管理、组织关系介绍信存根和违纪团员的36、处分决定及有关材料，开展各项活动的评选材料，团内统计报表和团员名册。长期、团委创办的刊物。短期（8）协会、学会工作各专业协会的申报批复资料、年度工作计划、总结及专项活动计划、通知等材料。永久（9）行政管理综合、上级机关对行政事务管理的普发性文件，对法律事务、纪检监察、审计工作和政策性文件、规定，对劳动力、劳保工作的指示、决定，对各类行政事务的通知、规定等材料。短期、企业筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程，董事会、股东会、监事会和经理层构成及变更；董事会、股东会、监事会活动的通知、规定、决议等。永久（10）行政事务、行政事务管理工作计划、总结，企业颁布的各种综合性的规定、决定、规章制度和奖37、惩条例，企业概况、大事记、历史沿革等。永久、工作会议记录、纪要，企业调查研究工作形成的材料，文秘工作形成的文件、通知，企业领导在主要或专题会议上的讲话稿，管理工作中的经验介绍材料，综合信息等材料。长期（11）后勤福利、住房管理、房产使用协议、合同、清单材料、职工购房合同、公证书。永久文件材料归档范围及保管期限表归档范围保管期限、行政后勤工作计划、总结，后勤管理工作规章制度，业务费用、用水用电、电视、卫生、文明小区等管理规定。长期（12）外事活动出访考察、对外交往、洽谈纪要、来往信件、考察报告，重要的外事活动、国内接待方案及其接待过程形成的文件材料等永久（13）法纪监察法纪监察工作的计划、总结，38、法律教育、宣传、培训的工作安排、总结，法律咨询、指导文件材料，法纪监察工作会议纪要，法纪监察工作的通知、会议纪要等。长期（14）审计工作审计工作计划、总结，审计工作请示批复及汇报材料。长期（15）人事工作、人事工作机构设置、撤销、合并等方案、通知，干部、管理人员任免、聘用、升级、职称评定、职务聘任的通知、请示及批复，员工奖惩、录用的有关材料，员工统计报表、名册等。永久、人事管理工作规定、通知，职工劳动保险的有关文件、通知，职称改革、职务评审方案、报告，定员、定额安排等长期（16）教育培训员工教育、培训工作计划、总结以及长期发展规划，工作方案、标准、考核办法、及有关规定，培训记录、名册、统计表等39、。长期（17）医疗卫生、员工健康普查、妇幼保健、防病治病的通知、规定，员工职业病防治文件、员工医疗保险文件等。长期、计生工作的规定、通知及统计报表，计生合同书、总结汇报材料及违纪处理的请示、批复。长期（18）公安保卫、综合治理、防范自然灾害、年度工作报告、工作纪要、610文件、及重大刑事案件的处理、决定。长期、消防预案、武装工作计划、培训、预备役人员、训练与岗位（19）其他、媒体对企业的宣传资料长期、企业所作社会公益事业的资料、票据证明长期1经营管理（1）经营管理综合、上级机关对企业改革、管理、对外贸易、计划、统计、财务税收、物价管理等的政策性文件，市场动态和信息情况、同行业生产情况对比。短期40、文件材料归档范围及保管期限表归档范围保管期限、企业法人营业执照（正副本）、资质证书、税务登记证、法人代码证、统计登记证等执照、证书（交复印件）。永久（2）经营决策、企业的经营战略决策、重要的专项工作方针、发展规划、目标管理、改革的方案及实施情况。永久、企业状况的调查材料，企业联营等方面文件材料，企业经营管理的汇报材料等。长期（3）企业管理企业经济责任文件材料，企业整顿、调查、进行各种达标升级、评优评奖活动、现代化管理形成的文件材料、统计报表等。长期（4）计划管理、企业中、长期计划，年度计划及计划调整，主要经济指标、完成年度报表等。永久、生产技术经济指标完成情况分析、各专项发展计划、全面计划管理41、的通知、规定等。长期（5）统计工作、同行业企业普查工作原始数据、图表、分析、总结、报告，年度机械设备统计等。永久、企业各项生产经营、统计报表、统计分析及统计资料汇编和年度台帐，生产成本核算，综合性统计工作文件、规定等。长期（6）财务管理财务工作计划、总结，财务会计工作的规章制度，企业的资金管理、资金流通、固定资产成本核算、各种财务核算材料，财经纪律检查、资金分配方案、各种开支及收费标准，有关资金、贷款的请示、批复等。长期（7）物资机电管理物资、机电分配、采购计划，物资机电管理通知、办法、规定，重要物资供应文件，仓库管理的制度、规定，年度统计报表及台帐，废旧物资回收、修旧利废的材料和数据等。长期42、（8）资产管理、资本运营（9）投资管理文件材料归档范围及保管期限表归档范围保管期限（10）股权管理（11）知识产权和商业秘密管理（12）经营业务管理、服务质量管理（13）境外项目管理（14）招投标项目管理2、生产技术管理（1）生产技术管理综合上级机关对安全生产管理的指标、规定，对基本建设管理、质量科研管理、标准化工作、情报信息管理工作、档案工作的通知、规定等。短期（2）安全管理、安全生产统计有关统计报表（年报）永久（月报）短期、事故分析材料和处理意见、调查报告及通报，安全生产的规章制度、操作规程、检查的办法和考核标准工作计划及总结、先进评比的通知、通报等。长期（3）质量管理建筑、质量管理的组织43、措施、总结、评比材料，质量检查制度、质量检测制度、总结、报告、报表，质量控制规定、统计分析材料、总结、报表，质量事故分析、总结、措施及有关原始记录，全面质量管理工作中形成的材料，施工质量分析报表等。长期（4）科技管理文件材料归档范围及保管期限表归档范围保管期限技术工作会议通知、记录、报告、技术工作计划，技术改革项目总结、技术资质申报，科技推广项目、科技进步奖励等问题、规定、通知，科技进步大会材料。长期（5）标准化工作各项工作标准（含国标、部标、行业标准、企业标准），标准实施的意见、规定。长期（6）档案情报信息管理、档案目标管理达标升级材料、年度统计报表等。永久、档案管理工作规划、计划、总结，档44、案工作制度规定，档案信息、情报工作、信息分析材料等。长期（7）企业贯标材料、企业贯标的申请、审核意见、证书等。永久、宣传贯标形成的质量体系文件记录、开展内审、管理评审、贯标计划等材料。长期科学技术研究归档范围及保管期限表归档范围保管期限1立项报告、开题报告、任务书、批准书永久2协议书、委托书、合同永久3研究方案、计划、调查研究报告永久4试验记录、图表、照片永久5实验分析、计算、整理数据永久6试验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书永久7试验装置操作规程、安全措施、事故分析长期8阶段报告、科研报告、技术鉴定永久9成果报告、鉴定、审批及推广应用材料永久10获奖成果的申报资料、审批及表彰文件永久145、1考察报告、重要课题研究报告永久12反映整个科研过程的声像材料永久13电子文件永久工程建设档案归档范围及保管期限表归档范围保管期限1项目管理文件*（1）招标文件审查、技术设计审查、施工图审查、技术协议长期*（2）投资、进度、质量、安全、合同控制文件长期*（3）招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件、中标通知书长期*（4）投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件及有关租赁文件永久*（5）承发包合同及协议书（包括设计、施工、监理）、合同谈判纪要、合同审批文件、合同变更、索赔等涉及事务的文件永久*（6）技术秘密材料、专利文件永久2、施工文件2.1、施工管理文件*（1）施工执46、照、开工令（通知或许可证）长期*（2）重要的协调与有关专业会议文件长期*（3）工程建设大事记长期2.2、施工过程文件*（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期*（2）施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施文件、施工工艺文件长期*（3）设计变更、工程更改洽商单、通知单长期（4）原材料、构铸件出厂证明及施工现场复检质量鉴定报告长期（5）建筑材料试验报告长期（6）材料、零部件、设备代用审批单长期*（7）土建施工定位测量、地基允许承载力复查报告长期*（8）岩、土试验报告、基础处理、基础工程施工图长期*（9）地质描绘图及有关说明*（10）水工建筑物测试及沉陷、位移、变47、形等观测记录长期（11）设备和管线焊接试验记录、报告及施工检验探伤记录长期（12）设备和管线强度、密闭性试验报告长期（13）设备和管线安装记录、安装质量检查、评定长期（14）设备和管线高度、性能测试和校核长期（15）管线标高、位置、坡度测量记录长期（16）管线清洗、通水消毒记录短期*（17）设备装置交接记录、电气、仪表操作联动试验短期工程建设档案归档范围及保管期限表归档范围保管期限（18）施工大事记短期（19）施工记录、施工日记短期*（20）施工过程中的来往函件长期*（21）隐蔽工程验收记录长期（22）单元、*分部、*单位工程质量检查及评定材料长期*（23）交工验收记录（包括单项工程的中间验收48、）长期*（24）重大缺陷处理和处理后的检查记录长期*（25）记载施工重要阶段、过程与重大事故现场的声像材料及有关文字说明a、建设前原貌与建设后现状照片、录像带、光盘b、重要部位、隐蔽工程施工质量检验分析处理照片、光盘c、施工过程、奠基、开竣工典礼的照片、录像带、光盘等d、其他相关的声像材料e、与纸质档案一致的电子档案光盘永久*（26）施工总结、技术总结永久*（27）竣工报告、竣工验收报告永久*（28）施工营造布置（砂石生产系统、混凝土生产系统、门机、吊机布置、）临时工程（围堰、交通设施等）、短期*（29）工程特征数据（工程概况、施工创记录的各项指标，包括进度、规模、技术、管理、成本控制等等，表49、格设计后另发）永久3、竣工图表*（1）全部竣工图长期4、监理文件（1）监理业务管理文件（包括监理合同文件、监理大纲、规划、细则及批复，机构、人员情况等）长期（2）施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审、设备采购合同、监造合同及计划、采购方案、制造的检验计划、检验记录及试验报告。长期*（3）监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示，来往文函，开（停、复）工令、施工技术方案批复长期*（4）监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录、会议纪要长期（5）质量（投资、进度）控制文件（合格证、证书）长期（6）监理工作大事记长期（7）监理工作声像材料、长期5、竣工验收、预结算工程建设档案归档范围及50、保管期限表归档范围保管期限5.1竣工验收文件*（1）项目竣工验收申请、批复及竣工验收会议文件材料永久*（2）工程建设、设计、施工、监理等管理总结、报告永久*（3）项目质量评审材料长期*（4）竣工现场声像材料永久*（5）竣工验收委员会（小组）会议记录、委员签名长期*（6）竣工验收鉴定书永久*（7）竣工财务决算永久*（8）环保、劳动保护、消防、人防、卫生、档案等验收文件材料、安全评价资料长期5.2、财务、器材管理（1）工程概算、预算、决算长期（2）设备制造的支付证书和设备制造结算审核文件长期*6、评奖创优文件6.1、科研项目（1）开题报告、任务书、批准书永久（2）协议书、委托书、合同书永久（3）研51、究方案、计划、调查研究报告永久（4）实验记录、图表、照片永久（5）实验分析、计算与整理的数据长期（6）实验装置及特殊设备的图纸与工艺技术规范说明书长期（7）实验装备操作规程、安全措施与事故分析报告长期（8）阶段报告、科研报告、技术鉴定材料永久（9）成果申报、鉴定、审批及推广应用材料永久（10）考察报告长期（11）获奖情况文件永久6.2、工程创优文件（1）安全生产文明施工“双优”工地、优秀QC小组、优质工程申报资料及评审表彰文件长期（2）获奖情况长期*7、事故分析和处理（1）工程质量、安全生产事故报告长期（2）事故调查、分析报告长期工程建设档案归档范围及保管期限表归档范围保管期限（3）事故处理意52、见长期（4）事故整改记录及验证意见长期注：1.本表根据国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）、国有企业文件材料归档办法（档发20xx4号，国家档案局、国务院国有资产监督管理委员会20xx年2月印发）、水利建设项目档案管理规定（水办【20xx】480号）归纳整理，作为公司工程建设档案归档范围和立卷次序。主管部门保存要求根据不同地域规定确定。不同行业、专业的归档范围按相关规范和建设单位要求增减。2.表中带“*”号者是所有工程必交资料。未带“*”号的其余内容：（1）属地级市、省、国家重点建设工程按所列内容交齐；（2）属公司工程创优计划、已进行工程创优备案的项目，应交齐所53、有资料；（3）水利水电工程造价5000万元以上，机电安装工程造价500万元以上，市政工程造价2000万元以上的城市道路、桥梁、给排水、供气供热、防洪工程，500万以上的园林绿化、环卫工程，建筑面积在3000以上的住宅、4500以上的其他用途民用建筑，地基和基础工程500万元以上，采用新技术、新结构、新工艺、新材料的项目应交齐所有资料；（4）除以上项目外，其他项目可以忽略。3.本表适应于公司对外承接的工程项目归档范围。如国家档案局和相关行业另有新规定与之冲突，冲突之处按相关新规定执行。基本建设档案归档范围及保管期限表归档范围保管期限1、综合性管理文件1.1、可行性研究、任务书（1）项目建议书及批54、复文件永久（2）项目选址意见书及其批复文件永久（3）可行性研究报告及评估、批复文件永久（4）项目评估（包括借贷承诺）、论证文件永久（5）环境预测、调查报告环境影响报告书和批复、地质灾害评价报告、地震安全性评价报告、水土保持方案永久（6）设计任务书、计划任务书及其批复文件永久1.2、设计基础文件（1）工程地质、水文地质、地质图永久（2）勘察设计、勘察报告、勘察记录、化验、试验报告永久（3）重要岩、土样及有关说明永久（4）地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录永久（5）水文、气象、地震等其他设计基础资料永久1.3、征迁工作（1）征用土地的批准文件及红线图（包括土地使用证55、）永久（2）移民规划、安置等方面的文件材料永久（3）移民拆迁及补偿批准文件、协议书永久1.4、招、投标（1）招标文件审查、技术设计审查、施工图审查、技术协议永久（2）投资、进度、质量、安全、合同控制文件永久（3）招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件、中标通知书永久（4）投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件及有关租赁文件永久（5）承发包合同及协议书（包括设计、施工、监理）、合同谈判纪要、合同审批文件、合同变更、索赔等涉及事务的文件永久2、设计文件（1）总体规划设计永久（2）初步设计及其报批文件永久（3）技术设计永久（4）施工图设计永久（5）技术秘密材料、专利文件永56、久（6）设计计算书永久基本建设档案归档范围及保管期限表归档范围保管期限（7）关键技术试验永久（8）设计评价、鉴定及审批材料永久3、施工文件3.1、施工管理文件（1）建设前原始地形、地貌、状况图、照片永久（2）施工执照、开工令（通知或许可证）永久（3）有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划长期（4）概算、预算管理、差价管理文件长期（5）环保、劳动保护、消防、人防、卫生等文件材料永久（6）原材料、水、暧、电、煤气供应及通讯等协议书长期（7）重要的协调与有关专业会议文件永久（8）工程建设大事记长期（9）工程建设监理材料永久3.2、施工过程文件（1）开工报告、工程技术要求、技术交底57、图纸会审纪要长期（2）施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施文件、施工工艺文件长期（3）设计变更、工程更改洽商单、通知单永久（4）原材料、构铸件出厂证明及施工现场复检质量鉴定报告长期（5）建筑材料试验报告长期（6）材料、零部件、设备代用审批单永久（7）土建施工定位测量、地基允许承载力复查报告永久（8）岩、土试验报告、基础处理、基础工程施工图永久（9）地质描绘图及有关说明永久（10）水工建筑物测试及沉陷、位移、变形等观测记录永久（11）设备和管线焊接试验记录、报告及施工检验探伤记录永久（12）设备和管线强度、密闭性试验报告长期（13）设备和管线安装记录、安装质量检查、评定长58、期（14）设备和管线高度、性能测试和校核长期（15）管线标高、位置、坡度测量记录长期（16）管线清洗、通水消毒记录长期（17）设备装置交接记录、电气、仪表操作联动试验长期（18）施工大事记长期（19）施工记录长期基本建设档案归档范围及保管期限表归档范围保管期限（20）施工过程中的来往函件长期（21）隐蔽工程验收记录永久（22）单元、分部、单位工程质量检查、评定材料长期（23）交工验收记录（包括单项工程的中间验收）永久（24）重大缺陷处理和处理后的检查记录长期（25）记载施工重要阶段、过程与重大事故现场的声像材料及有关文字说明a、建设前原貌与建设后现状照片、录像带、光盘b、重要部位、隐蔽工程施工59、质量检验分析处理照片、光盘c、施工过程、奠基、开竣工典礼的照片、录像带、光盘等d、其他相关的声像材料e、与纸质档案一致的电子档案光盘长期（26）施工总结、技术总结长期（27）竣工报告、竣工验收报告永久（28）施工营造布置（砂石生产系统、混凝土生产系统、门机、吊机布置、）临时工程（围堰、交通设施等）长期*（29）工程特征数据（工程概况、施工创记录的各项指标，包括进度、规模、技术、管理、成本控制等等，表格设计后另发）永久4、竣工图表（1）全部竣工图永久5、监理文件（1）监理业务管理文件（包括监理合同文件、监理大纲、规划、细则及批复，机构、人员情况等）长期（2）施工及设备器材供应单位资质审核、设备、60、材料报审、设备采购合同、监造合同及计划、采购方案、制造的检验计划、检验记录及试验报告。长期（3）监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示，来往文函，开（停、复）工令、施工技术方案批复长期（4）监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录、会议纪要短期（5）质量（投资、进度）控制文件（合格证、证书）长期（6）监理工作大事记长期（7）有关工作的规程、规范长期（8）监理人专题报告长期（9）其他监理人认为需要归档文件长期6、竣工验收、预结算、审计文件6.1、试运行基本建设档案归档范围及保管期限表归档范围保管期限（1）试运行技术准备计划，管理、技术责任制短期（2）开停车方案短期（3）设备试车、验收、运转61、维护记录长期（4）试生产产品质量鉴定报告短期（5）安全操作规程，事故分析报告长期（6）运行记录短期（7）技术培训材料短期（8）产品技术参数、性能、图纸永久（9）工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录短期6.2竣工验收文件（1）项目竣工验收申请、批复及竣工验收会议文件材料永久（2）工程设计、施工、监理总结永久（3）项目质量评审材料永久（4）竣工现场声像材料长期（5）竣工验收委员会（小组）会议记录长期（6）竣工验收鉴定书永久（7）竣工财务决算、审计结论永久6.3、财务、器材管理（1）年度财务计划及执行、年度投资统计长期（2）工程概算、预算、决算、审计及说明永久（3）固定资产清单及交接凭证62、永久6.4、审计材料（1）审计过程产生的文件永久（2）审计报告永久7、评奖创优文件7.1、科研项目（1）开题报告、任务书、批准书永久（2）协议书、委托书、合同书永久（3）研究方案、计划、调查研究报告永久（4）实验记录、图表、照片永久（5）实验分析、计算与整理的数据永久（6）实验装置及特殊设备的图纸与工艺技术规范说明书永久（7）实验装备操作规程、安全措施与事故分析报告长期（8）阶段报告、科研报告、技术鉴定材料永久基本建设档案归档范围及保管期限表归档范围保管期限（9）成果申报、鉴定、审批及推广应用材料永久（10）考察报告永久（11）获奖情况永久7.2、工程创优文件（1）安全生产文明施工“双优”工地63、优秀QC小组、优质工程申报资料长期（2）获奖情况长期8、事故分析和处理（1）事故报告永久（2）事故调查、分析报告永久（3）事故处理意见永久（4）事故整改记录及验证意见永久9、使用维护、改建、扩建文件（1）、使用维护、改建、扩建中设计、监理、施工相关材料（同项目建设）10、其它（涉外文件）（1）询价、报价投标文件短期（2）合同及其附件、谈判协议、议定书、永久（3）谈判记录、谈判过程中外商提交的材料长期（4）国外各设计阶段文件及设计联络文件、各阶段设计议定书永久（5）技术问题来往函电永久（6）国外设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件、开箱检验记录、商检、海关及索赔文件永久（7）国外64、设备合格证明、装箱单、提单、商业发票、保险单证明、国外设备、材料的防腐、保护措施短期（8）技术人员现场提供的文件材料长期注：1、本表根据国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T28-2002）、国有企业文件材料归档办法（档发20xx4号，国家档案局、国务院国有资产监督管理委员会20xx年2月印发）归纳整理，作为公司建设工程档案归档范围和立卷次序。主管部门保存要求根据不同地域规定确定。不同行业、专业的归档范围按相关规范和建设单位要求增减，房屋建设按建设工程文件归档整理规范（GB/T50328-2001）附录A规定的归档范围收集；水利水电投资项目按水利建设项目档案管理规定（水办【20x65、x】480号）规定要求收集。2、独份文件原件按规定应归建设单位所有。3、本归档范围针对公司投资（独资或合资）项目。设备档案归档范围及保管期限表类目归 档 范 围保管期限大类一级设备仪器施工设备、加工设备、一般设备申请购置设备的报告、购置合约、协议、招（投）标书、评标报告、来往函件。长期自制专用设备设计计算书、设计图、技术文件材料、检验合格证。长期与外商谈判、洽谈记录、纪要、备忘录、人员培训、设备装箱单、设备开箱记录、进口设备索赔资料复印件。长期设备安装调试记录、精度检验记录、验收移交书、检测验收报告。短期设备操作规程、维修保养规程、设备故障分析报告、重大事故处理报告、定期检查与监测记录、定期维66、修与检修记录、设备申请报废报告、报废鉴定书、批复和处理结论文件。长期大修任务书、设备管理工作计划、总结、考核、设备转让、固定资产折旧。短期会计档案及保管期限表序号档案名称保管期限备注一会计凭证类1原始凭证15年2记帐凭证15年3汇总凭证15年二会计帐簿类4总帐15年包括日记总帐5明细帐15年6日记帐15年现金和银行存款日记帐保管25年7固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年8辅助帐簿15年三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告9月、季度财务报告3年包括文字分析10年度财务报告（决算）永久包括方案分析四其它类11会计移交清册15年12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册永久14银行余额调节67、表5年15银行对帐单5年xx水电xx股份有限公司档案分类大纲本公司档案自设全宗号为“2”（编在类别号之前，用“”与类别号分隔），共分为十一大类，即： 党政工团 经营管理 生产技术管理 科学技术研究（施工工法） 工程建设 基本建设 设备仪器 会计档案 特殊载体档案 已故人员档案10 其他具体分类如下：大类类目： 党政工团大类类目： 经营管理大类类目： 生产技术管理（以上三类文书档案不设一级类目）大类类目： 科学技术研究（施工工法）一级类目：1水利水电工程 2市政工程 3交通工程 4基础工程 5房屋建筑工程 6 河道疏浚工程 7 其他二级类目：按课题项目立项时间先后编代码大类类目： 工程建设一级类68、目：1水利水电工程 2市政工程 3交通工程 4基础工程 5房屋建筑工程 6 河道疏浚工程 7 其他二级类目：按项目竣工验收归档先后次序编代码三级类目：1.项目管理文件（含技术秘密材料、专利文件） 2.施工文件3.竣工图表 4.监理文件 5.竣工验收、预结算、审计文件 6.评奖创优文件 7.事故分析和处理大类类目： 基本建设一级类目：1自用房产 2 投资项目 3其他二级类目：按项目竣工验收归档先后次序编代码三级类目：1.综合管理性文件（含技术秘密材料、专利文件） 2.设计文件3.施工文件 4.竣工图表 5.监理文件 6.竣工验收、预结算、审计文件 7.评奖创优文件 8.事故分析和处理 9.使用维69、修、改建、扩建文件 10.其它大类类目： 设备仪器一级类目：1施工设备 2加工设备 3一般设备 4综合 5其他二级类目：按设备型号、购置时间先后编代码大类类目： 会计档案一级类目：1会计报表 2会计帐簿 3会计凭证 4其他大类类目： 特殊载体档案一级类目：8.1照片 8.2底片 8.3录音 8.4录像 8.5计算机磁盘 8.6荣誉档案 证书 奖旗 奖状 奖杯 其他大类类目： 职工个人档案一级类目：1.已故人员档案 2. 离退休职工档案 3.在职职工档案二级类目：1.干部 2.工人三级类目：1. 履历材料 2.鉴定、考核 3.专业技术职务评聘 4.奖励与处分5.工资、保险、福利待遇 6.培训和岗70、位技能培训 7.其他大类类目：10 其他编制说明：1为了便于对公司档案进行分类管理，促进公司档案管理的标准化、规范化和现代化，更好地开发利用档案信息资源，为公司工程施工及各项管理工作服务，根据国档发199120号文工业企业档案分类试行规则、企业档案分类与组卷实用参考及档发20xx4号国有企业文件材料归档办法，并结合公司实际情况，特制订xx水电xx股份有限公司档案分类大纲。2本档案分类大纲是以公司所形成的全部档案（在职员工个人档案归入档案室前分类号暂保留）为对象，依据公司的管理职能，结合档案内容及其形成的特点，采取从总到分，从一般到具体的逻辑体系。3本大纲适用于公司及分公司（项目部）档案的实体分71、类、组卷、编号、排架管理。4依据国有企业文件材料归档办法，结合公司实际，共设置十一个大类，采用阿拉伯数字从0至10顺序标设，且在十一个大类下，视需要分设若干一级类目、二级类目、三级类目。各级分类代号之间用圆点“”隔开，分类代号与案卷号之间用连接号（“”）或斜杆（“/”）隔开。档案分类编号方法一、文书档案（党政工团、经营管理、生产技术管理等）的编号，采用以下形式：年度+保管期限+大类类目+件号例：2002/永久/0001大类类目代码件号保管期限年度二、科学技术研究（施工工法）类编号，采用以下形式：大类类目代码+一级类目代码+二级类目（课题项目）代码+案卷号例：3111案卷号大类类目(科研类)课题72、项目代号一级类目代号三、工程建设类和基本建设类档案按工程项目编号。1、工程建设类编号的结构形式：大类类目代码+一级类目代码+二级类目（工程项目）代码+三级类目代码 +案卷号例：41111案卷号三级类目代码工程项目代码（某项工程）一级类目代码（水利水电工程）大类类目（工程建设）2、基本建设类编号的结构形式：大类类目代码+一级类目代码+二级类目（单项工程）代码+三级类目代码+案卷号例：51111案卷号三级类目代码三级类目（如新塘基地）单项工程代码（某住宅宅楼）三级类目（如新某塘基地）一级类目代码（自用房产）大类类目（基本建设）四、设备仪器档案按设备名称编号，其结构形式：大类类目代码+一级类目代码+73、二级类目代码+三级类目（设备仪器）代号+案卷号例：61311案卷号设备仪器代号二级类目代码（运输机械）一级类目代码（施工设备）大类类目（仪器设备）五、会计档案的编号方法：大类类目+一级类目+保管期限+目录号+案卷号例：71111案卷号目录号保管期限（永久）一级类目代码（会计报表）大类类目（会计档案）六、特殊载体编号方法：1、照片档案编号的结构形式：大类类目+一级类目+保管期限代码+册号例：81211-x张册号保管期限代码（永久、长期、短期）一级类目代码（照片、底片）大类类目代码（特殊载体档案）2、声像（录音、录像带）档案编号的结构形式大类类目+一级类目+二级类目+目录号+案卷号例：8411/074、01件号目录号目录号二级类目代码（工程类，2为会议类）目录号一级类目代码（录像带）大类类目代码（特殊载体档案）3、荣誉档案编号的结构形式：大类类目+一级类目+二级类目+三级类目+目录号+件号例：86311/001件号目录号三级类目代码（国家级，2为省级）目录号二级类目代码（奖状）一级类目代码（荣誉档案）大类类目（特殊载体档案）七、职工个人档案编号的结构形式：大类类目+一级类目+二级类目+目录号+案卷号例：91211案卷号目录号一级类目代码（已故人员）二级类目代码（已故干部）大类类目（职工个人档案）不归档的文件材料范围及处理办法一上级部门不需归档的文件材料范围1上级部门任免、奖惩非本公司工作人员75、的文件和普发供参阅、不需办理的文件材料；2上级部门普发的供工作参考的抄件；3上级部门征求意见未定稿的文件。二本公司不需归档的文件材料范围1重份文件；2无查考利用价值的事务性、临时性文件；3未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效的文件，一般性文件的历次修改稿（重要政策性文件、定稿除外），铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔改稿和负责人签字的最后定稿除外）；4从正式文件上摘录的供工作参阅的非证明材料；5无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题，提出一般性建议或意见的人民来信；6本公司内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；7本公司负责人兼外单位职务形成的与本局无关的文件材料76、；8为参考目的从各方面收集的文件材料。三同级单位和非隶属部门不需归档的文件材料1参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；2非隶属部门抄送的不需办理的文件材料。四下级单位不需归档的文件材料1下级单位送来参阅的情况反映，不应抄报或不必备案的文件材料；2越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料；3下级单位抄报备案的一般性文件材料。五对不归档文件材料的处理办法1对每年清理的不须归档的文件材料要进行登记，应加强管理，不要随便堆放，以免造成泄密，需要销毁的，由本部门领导签字批准后及时销毁；2销毁秘密以上文件时，要按有关规定办理登记，经批准后才能处理。科学技术研究档案管理办法为了加强本公77、司科学技术研究档案（以下简称科研档案）管理工作，充分发挥科研档案在企业现代化建设中的作用，特制定本办法。一 科研档案的形成科研档案指本公司根据施工需要，在高新科学技术的研究发明、“四新”技术（新工艺、新技术、新材料、新设备）推广应用过程中形成的，具有保存价值的方案、工法、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。二科研档案的归档范围主要包括：1科研准备阶段：年度科研计划、科研课题审批文件、任务书、委托书、开题报告、调研报告、考察报告，方案论证等文件；2研究实验阶段：各种载体的重要原始记录、统计分析图表、数据、实验报告、设计文件、图纸等；3总结验收鉴定阶段：工作总结、科研报告，论文，专著，参加人78、员名单，技术鉴定材料、鉴定委员会名单、会议纪要等；4成果等级奖励申报阶段：成果等级奖励的申报材料及审批材料、获奖证书、文件，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等；5推广应用阶段：推广应用方案、总结等。6各种高薪技术、科技进步奖的申报及审批资料、通报文件、证书。三科研档案的归档要求1实行由科研课题（项目）负责人主持归档的责任制。每项科研项目完成或结束后，对所形成的材料加以系统整理，经审查验收后1个月内由课题（项目）负责人负责归档；2科研成果等级奖励申报及审批过程形成的材料由科技发展部负责收集，在活动结束后一周内归档；3科研成果推广应用过程形成的文件材料应在项目应用任务完成后及时归档；4凡归档的79、科研文件材料要做到审查手续完备，字迹工整，图样清晰，禁用字迹不牢固的书写工具。四归档原则1施工项目的科研课题，以档案成套性为原则，归入项目档案中。2综合性、试验性科研课题，列入科研档案中。工程建设档案管理办法工程建设档案是建设活动的真实记录，是鉴定建设项目质量和解决合同争议的重要依据，也是反映本公司历年工作的业绩和对国家建设所作的巨大贡献，提供本公司参加招投标、参与市场竞争的真实凭证。为确保档案资料完整、准确、系统、移交及时，满足对项目档案利用的需要，特制定以下管理办法。一.编制依据：1国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T2822-2002；2国家重点建设项目档案管理登记办法国家80、档案局、国家计委1997年8月19日印发；3重大建设项目档案验收办法(档发【xxxx】2号 xxxx年6月14日)4转发国家档案局发展和改革委员会关于印发的通知（xx档发xxxx32号）xxxx年8月。二工程档案形成1凡属以公司名义对外承接（包括分包）的工程，从承接到项目至竣工过程中形成的有保存价值的文件材料、图纸、图表、声像材料等。2项目部应从工程一进场便配置一名以上专（兼）职档案员（持证上岗），自始至终做好工程资料的及时收集、整理工作，做到工程资料的收集、整理与工程施工进度同步、与工程验收同步。3项目部的档案员应在人员确定后7天内报公司档案室备案，接受档案室业务上的指导、监督和检查。为确保81、档案的收集整理工作的连续性、一致性和完整性，项目部的档案员不得随意更换。三归档范围1工程招投标过程形成的文件材料；2施工过程形成的所有记录、验评资料、管理性文件、竣工文件、原材料材质证明、复检报告及工程的检验、试验报告，安全生产技术措施和环境保护方案、第三方评价材料、声像材料（包括上级领导、第三方、媒体的评价和）等；3工程施工过程建设单位、监理单位的各种来往信函、批文、通知单、联系单、会议纪要等；4竣工验收过程形成的文件材料、竣工图纸。5以上各项详见工程建设档案归档范围与保存期限表。四归档要求及归档时间1工程招投标文件、中标通知书由经济发展部在项目中标签订合同后30天内收集移交档案室。2施工过82、程形成的记录、原材料检验报告、单元、分项、分部、单位工程验评资料、中间验收资料，管理性文件、监理文件等在工程交付使用，由建设、监理等相关单位签章后30天内归档，竣工资料、竣工验收及审计文件材料于工程竣工验收后30天内归档。3所有竣工资料由项目部专（兼）职档案员按相关规范及xx水电xx股份有限公司档案综合管理制度规定要求负责收集、整理、立卷、编目，由所担负项目施工的分公司兼职档案员负责检查把关，编制移交说明及案卷目录后，连同纸质和电子文件一并移交档案室。4档案室专职档案员负责核对归档资料及案卷目录，按表五建设项目档案验收评分表的评分标准评分确认合格后，办理移交手续。5所有案卷备考表，均应由项目总83、工程师（技术负责人）签名。6项目创优申报及审批文件材料、获奖证书、声像材料由工程管理部或项目部收集，于活动结束后15天内归档。7竣工图应是新蓝图，要求规格统一（折叠成A4纸），图面整洁，字迹清晰，不得用铅笔或圆珠笔、褪色的墨水绘制，竣工图要以承担施工的技术负责人审核签认，并加盖施工单位“竣工图章”（图章样式见附图），经监理单位签章方可归档。8施工日记、试验日记、项目施工完成后，由项目部主管分公司按档案归档要求单独立卷并负责保存，在移交项目档案的移交清单中注明数量、编号、存放地点，以备查阅。9工程档案当年归档质量应确保“三率”：归档率达到80%以上，完整率98，准确率100。注：归档率=实际归档84、项目数/应归档项目总数100完整率每个已归档项目中实际有的档案材料的份数/每个已归档项目中应该有的档案材料的总份数100准确率=每个已归档项目中实际准确的档案材料的份数/每个已归档项目中应该有的档案材料的总份数100五档案管理登记要求1凡属国家、省、市重点工程，工程合同造价土建工程在5000万元以上、机电（金属结构）制造安装工程在1000万元以上的非国家、省、市重点工程项目，实行档案管理登记，以便加强档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统。2项目档案管理登记由项目专（兼）职档案员填写档案管理登记表，项目经理签章后报综合档案室，由综合档案室会同分公司档案员负责监督检查。3档案管理登记表共分三种85、：表一、表二、表三分别用于项目开工后6个月内、项目档案预验收后15天和项目正式竣工验收三个阶段。工期较长的项目，每年应在12月10日前填报表一一次，以便及时了解项目和项目档案工作的进展和变化情况。4要保证项目档案工作与项目建设施工进度同步进行，特别要认真做好项目档案的预验收工作，项目部应按xx股司【20xx】73号文的要求，在分部或单位工程验收前七天通知档案室，以便安排人员（会同分公司档案员）进行验收。档案室应主动与项目部联系，根据项目计划工期和进度，及时对登记的项目提出档案验收要求，并组织监督、检查和预验收。六档案验收工作要求1公司成立档案验收小组，由分管档案工作的领导任组长，档案室主任任副86、组长，组员35人，由主管工程档案的档案员、熟悉该项目情况的工程技术人员组成，其中具有中级以上技术职称人员应占50以上。2档案验收小组的职责是：负责对档案质量进行技术鉴定，写出相应的验收意见，并提请项目验收委员会审定。3档案验收工作分三种类型进行：（1）本办法第五条第1款所列范围的项目，根据档案管理登记报表情况由项目部通知验收小组派员分阶段到施工现场检查验收；（2）工程合同造价土建工程在3000万元以上、机电（金属结构）制造安装在500万元以上、本办法第五条第1款所列范围以下的项目在工程验收前，由项目部通知验收小组派员到现场进行档案预验收；（3）除以上两项外的项目，先由分公司档案员到现场检查验收87、，工程完工后由分公司档案员将档案送综合档案室验收，项目部有要求验收小组参加验收的，验收小组应积极配合。（4）凡需验收小组派员参加档案验收的单位，项目部应提前37天书面填写建设项目档案验收申请表（见表四）通知验收小组组长，以便安排工作。4档案验收工作程序：（1）自验：由项目部总工程师（技术负责）审查档案资料是否与实物相符、内容是否齐全、档案质量是否符合工程及档案规范、建设单位要求，所有签名盖章是否完整，并编写竣工文件材料编制情况报告；（2）复验：由分公司档案员检查分卷是否合理，案卷目录与档案材料是否相符，是否有缺项、缺页、载体及书写不符合规定的，项目部总工程师（技术负责）是否在案卷备考表、竣工图88、章上签名认可，不符合要求的，应及时退回（指导）项目部整改。整改复查通过，由分公司档案员会同项目技术负责人按表五建设项目档案验收评分表各项进行自评打分，作为提供验收小组验收的依据。（3）档案小组验收（工地验收）： 听取项目部有关项目简况和项目技术文件材料收集整理情况汇报； 察看工地现场和档案管理现场； 抽查项目档案，对档案质量进行综合评价。抽查数量视项目大小按项目档案总量的1530，抽查范围应覆盖全部类目，送交档案室验收的档案应全数检查； 填写表五建设项目档案验收评分表并提出验收整改意见； 验收小组长总结发言。（4）归档验收（档案室验收） 项目工程完工后，项目经理应在规定时间内敦促项目档案员按规89、定要求将已验收的档案向档案室移交。 档案室档案员核对移交清单和纸质档案、电子档案，看其档案数量是否符合归档范围，档案质量是否符合要求，按表五建设项目档案验收评分表给与最终评分，此表一式二份，交接者各持一份存档，作为考核分公司领导、分公司档案员、项目档案员业绩和评奖的依据。5验收时间：项目档案验收应在项目竣工验收3个月之前完成。6档案验收不合格者工程不应进行验收。 七档案的现代化管理和利用1为便于管理和利用，各分公司档案员必须积极配合档案室，将本单位形成的档案按规定格式（软件）编制检索目录，在档案室的指导下，摘要工程施工特征内容，进行质量统计分析，编制可供参考利用的编研材料，必要时服从档案室安排90、，协助做好其他项目的编研工作。2分公司领导应重视和支持本单位档案员做好上述工作，不得以任何理由推脱责任。3若分公司未按规定及时移交该交的档案，也不愿配合档案室做好编研工作，档案室可以拒绝其单位利用所有档案，直至该单位整改达到规定要求时再提供利用。4各单位在档案利用结束归还时，必须填写档案利用效果表，将档案的利用价值填于表内，以便统计分析。5各单位需借阅利用纸质和电子档案的，执行xx水电xx股份有限公司档案管理系统软件使用规定（水电xx股司20xx97号）、档案借阅利用制度的相关规定。表一 重点建设项目档案管理登记表（项目及项目档案和资料情况动态表）编号：项目名称建设单位或项目法人地址邮编上级主91、管部门合同造价万元计划工期年 月 年 月主要单位工程名称现已完成的单位或单项工程主要设计单位主要施工单位主要设备安装单位主要监理单位项目档案和资料管理情况档案资料管理部门名称隶属部门联系地址、电话负责人项目建档时间专职档案员数量档案工作及存放条件设备设施现有档案和资料数量（正本）卷（册）图纸张数对项目档案日常监督、指导的部门填表单位（盖章）年 月 日注：此表于项目开工后6个月内报公司综合档案室。对于未验收的重点建设项目，每年填写此表一次。表二 重点建设项目档案管理登记表（项目档案预验收情况表） 编号：项目名称项目档案总数（正本）卷（册）图纸张数档案移交单位档案工作及存放条件项目验收日期项目档案92、预验收组织单位预验收组成员及单位姓名职称单位预验收意见预验收负责人签名（盖章）： 年 月 日此表于项目预验收后15 天内报综合档案室。 表三 重点建设项目档案管理登记表（项目档案正式验收情况表） 编号：项目名称项目档案总数（正本）卷（册）图纸张数档案移交单位项目竣工投产日期项目正式验收日期项目档案正式验收组织单位验收组成员及单位姓名职称单位验收结论验收负责人签名（盖章）： 年 月 日此表于项目正式竣工验收后15 天内报综合档案室。表四 重大建设项目档案验收申请表项目名称审批（核准）机关立项日期投资规模建设时间建设单位（法人）设计单位主要施工单位主要监理单位计划档案验收日期计划竣工验收日期联系人93、联系电话地址/邮编电子信箱申请单位自检意见 （单位盖章） 年 月 日验收组织单位意见 （单位盖章） 年 月 日表五 建设项目档案验收评分表项目名称： 验收单位：序号项目内容验 收 标 准标准分自评分评定分扣分原因1组织管理3011制度体制建立了项目档案工作各项规章制度（2分），建立了行之有效的项目档案工作的管理体制和工作程序（1分），形成了项目档案管理网络（1分）。412同步开展项目建设单位（法人）对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督指导（2分）；自觉接受有关部门对项目档案工作的检查监督和指导，对检查中发现的问题及时整改（1分）；按规定及时填报重94、点建设项目档案管理登记表（1分）；做到项目档案工作与项目建设同步进行（1分）。513责任考核项目档案工作实行领导责任制（0.5分）确定了责任档案工作的部门及领导（0.5分），实行了各部门和有关人员档案工作责任制（1分），并采取了有效的考核措施（2分）。414人员配备配备了适应工作的需要的档案管理人员（2分），档案管理人员经过档案专业岗位培训（2分）。415合同管理项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理（1分），要求明确（2分），控制措施有力（2分）。516办公设备保证档案工作所需经费（2分），配备了计算机（0.5分）、复印机及声像器材等必备的办公设备（1分），且性能优良（0.5分），满足工95、作需要。417信息化采用先进信息技术，实现项目档案管理的信息化。重点从基础设施（1分）、资源建设（2分）、应用效果（1分）三方面考核。其中，全套项目档案同时编制有纸质和电子目录的0.5分；全套档案目录和竣工图已数字化的1.5分；全套项目档案（施工原始记录除外）已数字化的得2分。42案卷质量6021形成质量45211齐全完整按照国家重大档案建设项目文件归档范围和保管期限表所列内容，参考各行业归档范围得规定，重要文件归档无遗漏。每缺1张（份）竣工图纸（含修改通知单）或征地图、重要合同、协议书等重要文件，扣0.5分，其余应归档文件少一份扣0.1分。15212真实准确所有归档文件材料真实，内容准确，签96、署手续完备。若归档材料不真实或内容不准确、签署手续不完备，弄虚作假，每发现一处扣0.5分。10竣工图编制准确，修改到位，签署手续完备，能真实反映项目竣工时的实际情况。若竣工图内容与施工图、设计变更、洽商、材料变更，施工及质检记录不相符的，每发现一处扣0.5分。10213耐久有效归档纸质材料字迹清楚，图样清晰，页面整洁，格式规范，符合耐久要求（8分）；录音、录像文件应保证载体的有效性（1分）；长期存储的电子文件使用不可搽除型光盘(1分)。10表五 建设项目档案验收评分表项目名称： 被验收单位：序号项目内容验 收 标 准标准分自评分评定分扣分原因2.2整理质量15排列系统分类清楚，组卷合理，排列系97、统、有序。项目档案案卷与卷内文件的排列符合国家或专业主管部门的有关标准规范。3222封面脊背格式规范统一，字迹清晰美观，填写完整准确1223案卷题名案卷题名案卷题名规范，简明扼要，能准确揭示卷内文件材料的主要内容和特征。4224卷内目录卷内目录与卷内文件材料实物相符，无错漏；著录格式符合规范要求，字迹清晰。若抽查重要文件卷内目录有错漏，每发现一条扣0.1分。4225卷内备考卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数。不同载体文件的数量，说明组卷情况，如立卷人，检查人，立卷时间。1226纸张折叠案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠或裱贴为统一幅面，破损的要先修复。幅面一般采用国际标准A4型或国家通用1698、开型。图样折叠时标题栏露在右下角。1227案卷装订文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸可不装订，但同一项目应统一。整卷装订的案卷要整齐、牢固，单份文件装订的案卷要在卷内每份文件首页左上方加盖、填写档号章（档号可空，序号必填）13档案安全1031用房设施档案库房与阅览、办公用房分开（2分）。档案库房配置有防火（0.5分）、防盗（0.5分）、防水（0.5分）、防有害生物（0.5分）和温湿度控制（1分）等设施。532档案装具档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求。333安全措施采取有效措施保证档案实体和信息安全。2合计100项目技术负责： 项目档案员： 分公司档案员： 档案室档案员99、： 档案室主管： 验收时间：20 年 月 日根据xx档发【xxxx】32号文规定：1.得分75为不合格；75得分85为合格；85得分90为良好；90得分95为优良；得分95为优秀。 2项目档案验收综合评分达到优秀且“案卷质量”单项总分不低于57分的省以上重大建设项目，可以获得由xx省档案局颁发的“xx省重大建设项目档案金册奖”荣誉证书。注：凡申报市级优良样板工程的档案得分应为良好以上，申报省级优良样板工程的档案得分应为优良以上，申报国家优质工程（金质、银质）、鲁班奖、中国市政金杯奖的档案得分应是优秀。基本建设档案管理办法依据国家档案局、国家计委发布基本建设项目档案资料管理暂行规定、xx省建委发100、布xx省实施基本建设项目档案资料管理暂行规定细则；结合本公司生产（使用）、施工管理过程实际，拟定本公司基本建设档案管理办法。一基本建设档案的形成本公司基本建设项目包含所属管理范围和经营范围内的生活福利、生产、办公、职工教育培训及资本营运所需建设项目，基本建设档案是指在整个建设项目从酝酿规划、可行性研究评估、决策、申报及审批到建成使用全过程中形成的应当保存的文件材料、图纸、图表、计算材料、声像等各种载体的文件材料。二归档范围1重要会议记录、纪要、文件。2搬迁申请报告、请示报告、上级批复批示的各种附件、决定、重要会议记录、征地的红线图、地价及附件、拆迁补偿或赔偿、土地使用证等附件、纠纷裁决、判决书101、及有关文件材料。3项目可行性研究报告、项目评估计划任务书。4向上级报建的文件材料及其批准文件，道路、给排水、照明及通讯等总体布置，房屋登记、产权证明。5总体规划、小区规划、地质勘察，建筑物所在地有关水文、气象、三角水准点、地形、地貌。6新购房屋的各种有关材料：红线图、房屋平面图、文件、产权证、鉴定书、协议书、付款发票复印件。7工程结构和建筑设计各种任务书、技术设计书、计算书、概（预）算书、施工图、设计修改通知书、施工图设计审查资料。8招标、投标、中标书，承包合同书、协议书，施工许可证、施工执照，公证招标、议标记录，租赁文件。9土建、水电、管线、设备施工全过程形成的文件材料归档范围详见基本建设档102、案归档范围及保存期限表、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范(（DA/T28-2002）)、建设工程档案资料归档整理规范（GB/T50328-2001）、水利建设项目档案管理规定（水办【20xx】480号）等。三归档要求及归档时间基本建设项目档案是投资者的财产凭证，也是项目管理（运行）单位工程使用过程的保证资料，档案收集是否齐全，直接关系到资产的评估多寡，各建设项目管理单位必须按如下要求认真收集、整理、管理好档案，如期移交投资者和管理单位。1项目可行性研究、立项、规划、报批过程形成的文件材料、图纸、各种证件（土地使用证、建设许可证、施工许可证）应由公司委托代理业主单位指定档案员负责收集整103、理，在收到资料后十天内移交归档，重要证件材料及时归档。2设计基础文件、初步设计文件、设计审查文件应在项目施工前整理归档。3项目施工过程形成的文件材料，应与工程施工进度、验收同步收集、整理，工程竣工后，由该项目监理工程师（项目专业负责人）审查施工单位的竣工资料，符合相关规范要求，签名盖章后在工程验收前2030天内交档案验收小组审查，归档材料合格方能允许验收，否则不予验收结算，验收时需有一名档案人员参加。4竣工备案形成的文件材料、证件应由代理业主单位指定专职档案员负责收集、整理归档。5归档的文件材料要字迹清楚，不同尺寸要处理为统一幅面，装订前要去除文件上的金属物，装订过簿要加硬纸衬用线绳装订，归档104、文件材料严禁用铅笔、圆珠笔、复写纸填写，不允许用复印件。6竣工图应是新蓝图，要求图面清晰，竣工图应逐张加盖竣工图专用章，竣工图专用章内容包括：某工程竣工图、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、总监、现场监理（见下图）。若在施工过程中有重大变更超过规定范围（变更量超三分之一、重大结构变更）时要重新绘制竣工图，图签栏沿用原设计单位图签及原图编号，设计阶段将“施工”改为“竣工”阶段即可，经有关单位审核无误签章后，施工单位加盖竣工图章。7竣工图必须按相关专业制图统一标准绘制、折叠，严禁临时用铅笔绘图归档。8档案资料移交公司不得少于两套，其中一套交管理（使用）单位保管，一套交公司档105、案室保存。9所有归档文件资料必须一律是原件，经审查合格，在工程验收后一个月内由建设单位（代理业主）移交公司档案室归档。四档案管理登记要求：见工程建设档案管理办法（五）。五档案验收工作要求：见工程建设档案管理办法(六)。六档案的现代化管理和利用：见工程建设档案管理办法（七）。竣工图章式样 尺寸单位：mm设备档案管理办法施工企业设备档案是指从申请购置到使用维修直至报废的全过程形成的文件资料，通过收集、整理鉴定等工作归档建立的设备档案。它对企业搞好设备管理工作均发挥重要作用。为此，提出如下管理办法：一归档范围1申请购置进口、较长设备的报告及批复。2自制专用设备的设计任务书、设计方案、设计计算书及全套106、设计图、辅助设备及易损件、零部件图及技术文件材料、检验合格证书及有关附件。3进口、国产设备的购置审批表、合同、协议、进口设备包括与外商谈判、洽谈记录、纪要备忘录、来往函件、人员培训材料等。购置重要及大型设备的批文、招标文件及评标文件、报告等应及时归档。引进设备，要做好引进设备的图纸文件的收集整理工作，无论通过何种渠道得到的与引进技术或引进设备有关的档案资料均应交公司档案统一管理。4设备装箱单及设备开箱检验记录（包括随机全套图样、设备说明书、合格证、备品备件单、工具、附件及文件材料，进口设备要有原文和译文）。5进口设备索赔资料复印件。6设备安装调试记录、精度检验记录和验收移交书、检测检验报告、技107、术鉴定文件、操作规程、维修保养规程。7设备故障分析报告、重大事故处理报告。8定期维修记录与检修记录、维修费用记录、大修任务书（包括更换零部件、备品备件、大修金额等）与竣工验收记录、修改通知、结算单复印件；新购大型及主要设备的技术革新改造相关材料，改造后应及时归档。9设备申请报废报告、报废鉴定书、批复和处理结论文件。10设备管理工作计划、总结、指标考核、设备转让固定资产折旧及其它综合性文件。二归档要求及归档时间1设备在开箱前必须通知有关技术人员、购置设备当事人、有关单位人员、设备档案管理员等参加，方能开箱检验。2所有进口的施工设备、国产施工设备（每台或辆购置费在10万元以上的、购置数在五台以下的108、）归档文件材料设备说明书、设计图纸、图册、维修操作规程、检修文件归档材料等全部交公司档案室保存，若购置数在五台以上随机材料交两套给档案室保存。3工程测量仪器试验设备、其随机文件分别由测量公司、试验室兼职档案人员整理一式两份，一份交公司档案室备案，一份留用，其余归档材料按规定移交公司档案室。4设备在开箱检查、安装、设计者、试运行正常后一个月内，由主管单位将整理好的归档材料移交档案室。5小型设备由购置单位按归档范围要求整理，由使用单位兼职档案员管理。6归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系与实物一致并成套性。归档时填写移交目录，一式二份，双方签名各持一份备查。7设备文件材料，109、必须用黑墨水（碳素墨水）钢笔书写，严禁用圆珠笔、水彩笔书写，要求字迹工整，图样清晰。 会计档案管理办法为进一步加强本公司会计档案管理工作，统一会计档案工作制度，更好地为本公司各项工作服务，根据国家档案局颁发的会计档案管理办法等精神，结合本公司的实际情况，特制订办法如下：一会计档案是公司档案的重要组成部分本公司会计档案是指会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料等所形成的材料，是记录和反映公司经济业务重要史料和证据。二会计档案的收集、立卷、归档范围1各类会计凭证（包括收款、付款、转帐、其他会计凭证）及纳税申报等资料；2年度会计决算、季度会计报表；3总帐、各类明细帐、日记帐、固定资产卡、银行存款110、对帐单及存款余额调节表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册；4重要的经济合同、工程竣工结算、计划、制度等文件资料，按照文书档案管理办法执行；5公司每年形成的会计档案，公司财务部应按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编造清册后向档案室移交（移交清册一式三份）。三会计档案的保管和移交1会计档案的保管期限，分为永久和定期两类，定期保管期限分为3年、5年、10年、15、25年五种。各种会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起；2当年的会计档案，在会计年度终了后，可暂由公司财务部保管一年，期满后由财务部编造清册向档案室移交归档；3归档的会计报表、帐簿、凭证等必须装订整齐，册数齐111、全，不得自行封包保存，凭证封面上的各项内容应逐一填写清楚，各类帐薄启用表亦要填写清楚，交接手续要齐全；4对于未了结的债权债务原始凭证等会计档案，先由发生事由的单位妥善保管，等债务结清后，由所属单位统一按归档要求移交给公司档案室，清册报公司财务一份；5撤消部门（如工程完工后的工程处、项目部）的会计档案，应随同撤消部门的全部档案，一并及晨移交公司档案室归档，并按规定办理交接手续。6档案室必须按期点收，不得推诿拒绝，对接收保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任，对于违反会计档案管理制度的，公司档案室有权进行检查纠正，情节112、严重的，应报告领导或财政审计机关严肃处理；7会计档案应进行科学管理，按年度分类编制目录，按顺序整齐存放于铁柜中，做到妥善保管，存放有序，查找方便。同时严格执行安全和保密制度不得随意堆放，严防损毁、散失和泄密；8会计档案工作由各级财政机关和各级档案业务管理机关共同负责进行业务指导、监督与检查。四会计档案的借阅手续1公司下属各单位借阅会计档案，须经会计主管领导批准，并办理借阅登记手续；2外单位借阅会计档案，需持单位介绍信，经公司主管财务领导批准，并填写借单。档案原件一般海里借出，如有特殊需要，须报财务主管领导批准，但不得拆散原卷册，并限期归还；3借阅会计档案者，必须爱护档案，不得在档案上划线、涂改113、或作其他标记，需要复印、抄录时，应经档案人员审查、签字并经财务主管领导批准。五会计档案的鉴定销毁手续会计档案保管期满，需要销毁时，由公司档案室提出销毁意见，会同财务部共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册一式二份，经公司财务主管或分管领导审查并报上级主管部门批准后，由档案室和财务会计部共同派人监销，并在销毁清册上签名或盖章。特殊载体档案管理办法本公司特殊载体档案是本公司档案的重要组成部分，由照片、录音、录像等声像档案及证书、奖牌、奖杯等实物档案组成。根据工业企业档案分类试行规则、照片档案管理规范（GB/T118212002）、磁性载体档案管理与保护规范（DA/T15-95）等精神，结合本公司114、具体财政部将特殊载体档案专门列为一大类，并由公司档案室统一保管。现特制定管理办法：一归档范围1上级领导来本公司视察、检查指导工作等重大活动所形成的声像材料；2反映本公司各个历史面貌的声像材料；3本公司各职能部门在工作和社会活动中形成的具有保存价值的声像材料；4本公司召开重大会议如（董事会、股东大会、党代会、职代会、团代会、女职工代表大会、科技进步大会等）所形成的声像材料；5本公司各工程从开工到竣工过程中形成的有代表性的声像材料；6本公司各种重大人身、设备事故的声像材料；7本公司召开各种表彰大会的声像材料；8本公司荣获市、厅级以上先进工作者、劳动模范等称号的人物的照片；9上级颁发给本公司的各种奖115、状、奖杯、奖牌、证书等实物荣誉档案；10本公司历次出版的工程经营画册；11具有思想教育、宣传意义的声像材料；12、本公司组织的参加各种重大外事活动的声像材料。二归档时间1工程类声像材料，在该工程竣工验收后一个月内由摄影者整理并编写说明后向公司档案室移交归档；2会议活动类的声像材料，在该会议活动结束一周后，由摄影者或会议、活动组织整理好向公司档案室移交归档；3实物档案由各部门移交公司档案室归档，由档案室编制档案编号后，须放入荣誉室的，由荣誉室负责人向公司档案室领取；须放在各部门保存的实物档案，由领出单位将实物拍成照片，照片存档案室。三归档要求1归档的声像材料及实物档案片必须是原件，且要清晰、齐全116、完整；声像档案收集做到文字材料与声像材料相符。其中，照片档案必须有照片、底片和文字说明三部分，底片的影像必须与照片相符。文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。事由照片影像所反映事件、事物的情由；时间事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；地点被摄物所在的具体地点；人物照片影像主要人物有姓名、身份；背景对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；摄影者照片的拍摄单位和拍摄人。编写说明时，一般以照片的自然张为单元编写说明，一组（若干张）联系密切的照片应加说明，凡已加总说明的照片分别编写简要的分说明，并注“”号。大照片的说明可另纸书写，一同保存。2 归档的录音、录像带档案每盘磁带上要117、确切地标责任者、录制（撮制）的日期、地点、内容、（题名）录制单位，录制人等说明，录音、录像的档案要按形成时间顺序排列，分别编写流水号。3归档时，必须填写移交清册，办理好移交手续。4各种特殊载体档案归档人数均为一份。四保管利用1照片档案的底片、照片和文字说明一同整理和存放。2照片、录音带、录像带等应按编号顺序放置于声像档案柜内妥善保存。3定期检查特殊载体档案的保管情况，做好特殊载体档案的保护工作。4编制特殊载体档案检索工具，为查找提供方便，做好借阅利用工作。5凡归档保存的特殊载体档案，未经鉴定的批准，任何单位和个人不得私自销毁、抽底、涂改、清洗和销磁，对要销毁的声像档案，按销毁制度执行。职工个人118、档案管理办法为加强企业职工个人档案管理工作，提高科学管理水平，实现档案管理的科学化、规范化、制度化，使企业职工个人档案工作纳入公司档案工作管理体系，按档案完整、真实、实用的要求，依据国有企业文件材料归档办法（档发20xx4号，国家档案局、国务院国有资产监督管理委员会20xx年2月印发）的通知，结合本公司实际特制定如下管理办法：一企业职工个人档案归档范围及分类职工个人档案是组织、人事、劳动等部门以个人为单位集中保存起来的，反映一定个人社会经历和德才表现的文件材料。依据公司的分工不同，职工个人档案可分为干部档案、工人档案。其归档范围一般包括个人的自然情况、社会经历、思想品德、业务能力和工作学习状况119、及按以下材料分类：1履历材料。2鉴定、考核、考察材料。3自传材料。4评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩和评聘专 业技术职务考核、审批材料）、评定岗位技能材料。5奖励与处分。6参加中国共产党、共青团及民主党派材料。7工资、保险、福利待遇。8录用、任免、聘用、专业岗位工资、各种代表会代表登记表等材料。9其他可供组织参考的材料。二职工个人档案的管理利用职工个人档案的管理是企业党政组织使用管理企业干部、工人过程中形成的每一位职工的个人经历、思想品德、业务能力的真实记录。职工人事档案管理人员要积极主动负责与职工档案材料形成部门联系及时收集归档的档案材料。公司的人事部门对职工进行招用120、签定劳动合同、考察、考核、培训、奖惩、工资升级、保险福利待遇、晋升技术职称、调动、任免、离休、退休等所形成的材料要及时收集整理立卷，保证档案的完整。1人事档案的收集职工个人档案的收集是指人事档案管理部门定期或不定期地将有关方面形成的人事档案材料进行集中的过程，它的收集渠道和内容主要有：（1）通过组织、人事劳动部门收集的有关人员的考核、考绩培训、参加工作时间、工资调整、出国晋升专业（技术）职务调动、任免离退休等方面的材料。（2）通过党群组织和行政部门收集有关人员的入党、入团、入会（工会、各种学会、协会），党内外表彰等方面的材料以及统一布置填写的履历表、登记表、思想及工作总结等材料。（3）通过科121、技业务部门收集反映个人业务能力，技术成果鉴定等方面的材料。（4）通过纪检部门、保卫部门、行政监督部门收集有关个人违纪、党纪、政纪和国家法律而形成的处分、取消处分甄别复查结论以及个人检查和判决书等方面材料。（5）通过其他部门收集应该归入人事档案的材料。人事档案收集应符合全面和及时的要求，人事部门还需将反映个人情况变化的新材料全而不漏地收集起来，补充进人事档案才能保证收集全面。2人事档案的鉴定及整理收集的职工个人材料，均应经过认真的鉴别。属于归档的材料必须是内真实，完整齐全、文字清楚手续完备，并按规定组织审查盖章，或由本人签字，方能进入职工个人档案。手续不完备的材料，均应补办完备之后，才能归档。按122、规定需要销毁的档案材料时，必须经主管领导批准。职工个人档案的整理是以指经过鉴别的人事档案以人为单位，以职工姓名为特征，进行归类排列、技术加工、登记目录、装订成卷。各类材料的情况由一类一卷或数类一卷，进行组卷，先按类别顺序，再按时间先后进行文件材料的排列。卷内文件都要编页号，并编制卷内文件目录，最后把案卷装订起来。由于人们的社会职业及工作关系发生变化时，人事档案应将及时转给有关部门或向相应的人材中心移交。工程档案立卷及整编操作规程第一条 总 论1为了确保工程档案的案卷质量，根据中华人民共和国国家标准科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T22000），结合工程档案资料实际情况，制定本规程。2本规123、程适用于工程建设活动中形成的各类档案。3凡属重要工程档案范围的文件材料，须由移交方按本规程的要求进行系统整理、立卷质量应符合本规程的要求，并经档案部门验收，合格后方能归档。4归档的文件材料须提交移交目录一式2份。移交目录按文件材料类别分类（参见档案分类及编号方案），同时要求提供按规定格式制作的目录数字文件（采用东方飞扬档案管理软件数据或电子标格进行二次转换）。5移交档案时由档案部门档案员按移交目录核实后，双方在移交目录上签字，由档案部门接收归档。第二条 名 词1 原件：指在工程建设中直接形成的、具有重要查考和凭证价值的文件材料。如领导签名、签字；签署的处理意见；原始记录等。案卷：即保管单位（卷124、册）。是一组相互联系的文件材料的组合或单份文件材料。2 档号：档案案卷的编号，相同内容的案卷只允许一个编号，即一式多份档案同一个档案号，归档后由档案部门加盖套号章。3 组卷：是根据国家有关规定和一定的文件立卷原则，将已办理完毕的具有保存价值的文件，按照特定的组卷方法组成案卷的一项业务工作。4 卷内目录：案卷内文件材料的登记及排列次序的目录。5 卷内备考表：说明案卷内文件材料状况的表格。 第三条 组卷要求1原件要求：原件内容（领导签字、签字、意见及原始记录等）一律用钢笔（碳素墨水）、毛笔或黑色签字笔书写，严禁用圆珠笔或铅笔代替。来往函件以有文签的为原件。2组卷要求：组卷时要遵循文件材料形成特点125、和规律，保持文件材料的系统联系，并便于档案的保管和利用。组卷应按工程档案分类表划分类别，按文件种类组卷。同一类型的文件材料以属类（分部工程）为单位进行组卷，即一个属类（分部工程）中的相同类型的文件材料尽量放在一起。文件材料的组卷应按文号、时间、顺序排列。厚度超过3cm的可分别组成分册。 第四条 案卷编制 1案卷封面的编制；案卷的封面必需采用按国家标准统一制作的卷皮。卷皮上的所有项目（包括页号）均用激光打印机打印填写，字迹要清晰、工整。2档号： 在档案整理录入阶段，项目档案员或分公司档案员应向档案室主管工程档案的档案员申请项目代码，按工程分类表分类编号，合成档号直接录入软件系统，移交后由档案室填126、写全宗号。案卷题名：案卷题名应简明、准确提示卷内文件材料的内容。编制单位：填写案卷内档案材料的形成单位或主要负责人编制日期：填写案卷内文件材料的形成日期或起止日期。保管期限与密级：按“本工程文件材料归档范围”中的保管期限与密级划分表划分保管密级。保管期限分为永久、长期、短期，填写划定的保管期限；密级分为机密、秘密、内部，填写划定的密级。3编写页号：需永久或长期保存的案卷，卷内文件材料以有书写内容的页面编写页号，逐页编号，不得遗漏号或重号。单面书写的文字材料在右下角编写页号；双面书写的文字材料正面在右下角。反面在左下角编写页号。经印刷装订有正式页号的文件材料，归档时不需要打印页号，但需要在卷内备127、考表中说明，并写明总张数。4卷内目录的编制：单份文件材料的案卷不需编写卷内目录。由多份文件材料组成的案卷需要填写卷内目录（格式见附表一）内容有：顺序号：用阿拉拍数从01起依次编写。文号：填写文件材料的文号，设计变更通知单编号或图样的图号。责任者：填写形成文件材料的直接编制部门或主要编制部门。题名：填写文件材料的标题的全称。日期：填写文件材料形成的年、月、日。页号：依次填写每份文件材料的起止页号。备注：填写文件材料需要说明的问题。4卷内备考表的编制：卷内备考表要写明案卷内文件材料的页数、图表的张数、需要说明的问题以及立卷人的签名。备考表上的立卷人属名为案卷整理人、技术负责人。若该卷有不完整或尚遗128、漏或附件重复的，可在备考表上方用简洁的语句说明。5分期移交档案时，应编写移交说明，说明本次移交内容，尚缺何内容。第五条 装订1 案卷可采用装订和不装订两种形式。线装的文件材料可以不装订，但必须在空页上盖章、编写档案号。2需要装订的案卷首先必须去掉金属物（不锈钢钉书钉的可不必取钉）；有破损的文件材料要进行修补、裱糊；取出空白纸和重份材料。3案卷内不同尺寸（大尺寸）的文件材料和附图；表格要折叠为统一幅面（A4）（210mm297mm）。4卷皮的折叠按已制定好的线条折叠（前三条钱），如文件材料有一定的厚度，应折叠出一定的背脊。5线装方法：卷内材料左对齐、下对齐。左打三个孔，上下边距为7.5公分；左边129、距为1.5公分；孔与孔之间间隔为7.3公分。第六条 设计底图的整编1设计底图不装订、不折叠。2设计底图要逐张检查，对破损的要用透明胶纸在背面进行修补。3设计底图应成套归档，并要提交整套的图纸目录。4每套设计底图都要进行技术鉴定，并认真填写鉴定表，同底图一并归档。5底图归档前最好用原蓝图来保管，亦可卷放或平放。第七条 蓝图的整编1没有装订成册的蓝图应折叠，折叠后图纸的幅图规格为A4（210mm297mm）。2折叠后图纸的标题栏应露在外面。3无论是横幅或纵幅图，先一律按折叠规格中的长度（297mm）正反来回折叠成开拟手风琴式的折叠，再按宽度210 mm折叠，折叠应整齐、美观。4折叠后的蓝图每套装一130、个档案盒。数量多的可分盒分装，并注明分盒号（如1/2、2/2或多1/3、2/3等）并应逐项填写盒面条款，填写要求与案卷封面要求相同。第八条 装盒1经装订、整编后的档案（包括文字材料、蓝图等）应装盒存放，档案盒采用按国家标准统一制定的档案盒。2档案盒正面按要求填写，脊背处应填写盒内所存档案的档案号或档案起止号。3背脊上用牛皮纸按竖排，起点空两格从右到左打印案卷题名，再粘贴上去。（格式见下表）-Xxx省阳江市大河水库（电站）工程河道整治单位工程验收资料-Xxx省阳江市大河水库（电站）工程竣工验收报告-Xxx省阳江市大河水库（电站）工程竣工验收电站专项工程建设管理工作报告、运行管理工作报告 工程声像131、档案整理移交实施细则第一章 总 则第一条 根据建设工程文件归档整理规范 GB/T50328-2001、国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T2822-2002、照片档案管理规范GB/T11821-2002，结合工程建设项目声像档案收集、整理、编制、验收的具体情况，制定本实施细则。第二条 工程建设项目声像档案载体类型：照片档案、底片档案、多媒体档案、录音档案、录像档案。工程建设项目声像档案载体类型代码：8.1照片 8.2底片 8.3录音 8.4录像 8.5计算机磁盘 、光盘 其他第三条 建设项目声像档案案卷单位：卷（照片、底片）、盒盘（录音、录像）。第四条 工程建设项目声像档案数量统132、计单位：盒盘（录音、录像）、张（照片、底片）。第五条 工程建设项目合同中应规定：建设项目承包单位必须整理移交档案室项目工程中产生的声像文件材料，按照本实施细则编制、移交本工程竣工声像档案一式三套。第六条 工程建设项目承包、分包单位必须指定专人负责建设项目各类声像档案的跟踪拍摄、积累、归档、保管及整理移交工作。第七条 工程建设项目声像档案收集整理必须遵循自然形成规律，保持声像文件材料内在联系，并由形成单位负责立卷，项目技术负责人负责检查、认证声像档案的系统性、完整性、准确性，确保声像档案案卷质量。第八条 工程建设项目声像档案归档立卷督导工作，由本档案室会同分公司档案员，对归档声像文件材料及案卷质133、量进行全面检查和技术指导，提出整改意见，加强督导管理。第二章 声像档案归档范围第九条 工程建设项目声像档案归档范围及保管期限按照下附表1执行。附表1 建设项目声像档案归档范围及保管期限序号归档内容保管期限备注1国家、省市领导人视察本工程、重要讲话、题词永久2国家级评审会、审定会、鉴定会、评估会永久3地质、地貌永久4可行性报告、技术报告、本工程各报刊中形成的声像资料永久5拆迁前地形、地貌、施工中文物保护永久6开工仪式、竣工仪式、各种重要仪式、重大庆典永久7项目施工、施工工艺、文明施工、监理工作长期8重大工程事故永久9工程质量问题长期10各种建筑物、构造物永久11工程科研、成果鉴定会永久12重要实134、验、试验、调试、测试永久13设备开箱检验、随机声像资料、大型设备吊装运输长期14索赔声像资料永久15外事活动长期16其他重要声像资料第十条 工程建设项目承包单位必须按照本规定做好搜集、挑选、鉴别、归档声像文件材料，缺少的内容设法追踪补充拍摄。对收集齐全的声像文件材料要及时登录整理、妥善保管、定期检查，做好施工过程中声像档案“八防”（防火、防盗、防虫、防尘、防霉、防光、防潮、防高温）工作。第三章 声像档案材质要求第十一条 在工程建设项目施工过程中，承包单位必须依照合同和声像档案归档要求，选用优质声像材料，并指定专职人员跟踪摄制声像文件。第十二条 记录工程施工允许采用500万像素的数码相机拍摄，拍135、摄时要采用数码相机的最高分辨率。拍摄数码照片必须移交图像电子文件（光盘一式三份）之外，还要同时提交一式四份数码冲印的照片案卷。第十三条 拍摄勘察岩芯照片，允许采用150万像素以上的数码相机拍摄，拍摄时要采用数码相机的最高分辨率，每张照片的图像文件大小为700KB以上。拍摄岩芯数码照片要求移交图像电子文件（光盘一式三份）之外，还要同时提交一式四份数码冲印的照片案卷。第十四条 工程建设项目产生的录音或数码录音档案，必须采用满足长期保管、质量信誉高的录音带（如，SONY牌录音带）。录音带带长可采用60分钟、90分钟、120分钟三种规格。产生数码录音档案的单位，用一次写光盘刻制数码录音档案一式三份。第136、十五条 工程建设项目产生的VHS或BETACAM录像带档案，必须剪辑刻制VCD或DVD光盘载体，在移交VHS或BETACAM录像带档案同时,提交VCD或DVD光盘档案一式三份。录像带带长可采用30分钟、60分钟、120钟四种规格。第十六条 工程建设项目产生的数码录像带或数码BETACAM录像带档案，必须剪辑刻制DVD或VCD光盘载体，在移交数码录像带或数码BETACAM录像带档案时，要提交DVD或VCD光盘档案一式三份。第四章 声像档案组卷工作第十七条 声像文件材料的精选鉴别原则：内容要符合声像档案归档范围，具有保存价值的记录。声像文件材料要主题突出、画面流畅、图像清晰、音质清楚。第十八条 声137、像档案组卷前的准备工作。必须采用档案室提供的“声档案卷模板”、“声档文件模板”，应用东方飞扬档案管理软件建立声像档案录入数据,并将这份数据作为编制案卷目录、卷内目录、照片说明标签、录像记录卡等基础数据声像档案摄制日期要用8位阿拉伯数字（年月日）表示。第十九条 “声像档案案卷模板”录入项目：预立号、案卷题名、编制单位、案卷内文件起止时间、保管期限、密级、张数、带长（分钟）、备注、载体类型、类目代码、稿本、规格、附件、调档条件。第二十条 “声像档案文件模板”录入项目：序号、中文题名、人物、形成日期、地点、责任者、页号、备注、案卷题名、预立卷号、载体类型、类目代码、稿本、带长（分钟）、密级、保管期限138、调档条件。第二十一条 声像档案的分类整理要求：按照载体类型编制组卷（册、盘），分别编制案卷名称、卷内目录、卷内备考表，制作文字说明标签。建设项目声像档案用表及说明标签格式参见本实施细则附件1声像档案标签格式。第二十二条 照片（底片）档案组卷要求：把精选出来的照片（底片）先按照拍摄时间先后顺序编排，然后按照问题归类进行组卷；编写每一张照片的文字说明标签，照片标签必须填写“片号（照片号/底片号）、题名、人物、时间、地点、摄影者、参见号（电子档号）”；对于形成一组（2张以上）联系密切的照片，要按顺序排列后，拟写这一组照片的说明标签，题名为“年月日”约50字左右的这一组照片概要说明，末尾附注“（照片139、张）”字样；照片、底片、照片标签、照片说明标签要按顺序分别插入照片册；在照片背面左上角，用油性笔填写“片号”；底片要装入半透明的中性底片袋，随同照片档案册立卷，用铁笔横排刻写在底片号凿孔之间（135胶片），大幅照片说明用另纸书写，与照片一同保存。（另：采用数码相机拍摄的数码照片，在移交数码照片电子档案时必须对数码照片按照片标签格式进行编写）。第二十三条 照片案卷（册）编制要求：拟定照片案卷标题；编制打印卷内目录、卷内备考表、照片标签、一组照片说明标签；照片（底片）装册组成预立案卷（册）。第二十四条 录音档案组卷要求：录制建设项目重要会议、庆典仪式、上级领导人讲话，必须根据会议议程长短，选择录音140、带带长规格；完成录音要及时拟写每盒录音带“题名、时间、人物、地点、责任者（演讲者）、带长（分钟）、保管期限、密级”；同一个项目多盒录音带的题名必须编写序号。第二十五条 录音带案卷编制要求：一盒录音带为一个案卷（盘），每盘录音带的A面上方用双面胶粘巾填写“类目代码、档号”字样的纸条标签，B面上方粘贴填写“题名”字样的纸条标签，录音带盒内插放一张电脑输出的题录数据标签，填写内容“类目代码、档号、题名、人物、日期、地点、带长、责任者、保管期限、密级、参见号”。第二十六条 录像档案组卷（盒）要求：每盒启用的录像带播放一张“录像记录卡”；“录像记录卡”填写内容，序号、日期、拍摄内容、拍摄者、地点、带长（141、分钟）、备注；跟踪拍摄过程中，要及时记录每次录像题材及录像时间（分钟），并妥善保管待项目竣工后，剪辑竣工录像档案。第二十七条 录像案卷（盒）编制要求：经过剪辑形成的录像档案，片头要录制案卷题名、编制单位、摄影者、编制日期；剪辑形成的录像档案要有文字或语音的场景说明；录像带正面用乳胶粘贴案卷标签，填写案卷题名、档案号、分类号、索取号、编制单位、编制日期、保管期限、密级，脊背填写案卷题名、档案号；移交录像素材档案，还必须制作录像记录卡。第五章 声像档案质量验收第二十八条 声像档案编目要求：填写照片（底片）、案卷封面及卷内备考表要字迹清楚、无差错；移交声像档案必须同时提交用东方飞扬档案软件编制的“声142、档案卷模板”、“声档文件模板”数据电子文件（即案卷目录、卷内目录数据）。第二十九条 承包单位完成竣工声像档案立卷工作后，要进行自我检查，并通过施工监理单位审核后，送档案室档案员对预立案卷验收检查，以确保声像档案质量。第六章 声像档案整理移交第三十条 移交档案室的建设项目竣工声像档案要求一式三份，一份封存保管，一份作为利用使用，一份备用。第三十一条 移交声像档案要求填表报案卷目录册一式三份。（详见本实施细则附件2声像档案用表）第三十二条 通过质量检查验收合格的建设项目声像档案，要及时向本公司档案室办理档案移交手续。第三十三条 承包单位移交建设项目竣工声像档案，交接人员双方应对案卷数量、立卷编目工143、作进行认真的检查审核，符合要求方能办理移交手续，并在移交书上签名、盖章、填写日期。第三十四条 承包商若因工作需要，借阅他们移交本公司档案室的建设项目声像档案，必须按照本公司档案管理规定办理借阅手续，复制档案的费用要自理。第六章 附 则第三十五条 本实施细则由本公司档案室负责解释。 二00五年九月十七日附件1：声像档案标签格式录音带标签档 号索 取 号题 名人 物日 期地 点带长（min）责任者保 管 期 限参见号密 级照片（底片）、标签照片档案归档说明照片号： 底片号： 内 容： 时间： 地点： 拍摄单位： 拍 摄 者： 参见号： 录像带标签档 号索 取 号题 名编制单位编制日期带长（min）144、密 级录像记录卡序号日期拍摄内容拍摄者地点带长备注计算机载体说明卡：计算机载体材料归档说明文件名称： 运行环境： 版 本 号： 制式： 语别： 编制者姓名： 编制日期： 附件2：声像档案用表卷 内 目 录案卷号： 共 页 第 页照片号/底片号题 名拍摄时间页号备注电子档案管理办法为了加强我公司电子档案管理，做好电子档案收集、归档、保管、鉴定及利用等工作，更好地为我公司经济建设与发展服务，根据电子文件归档与管理规范（GB/T18894）的规定，结合我公司档案工作实际，特制定本办法。 一电子档案的管理原则1电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备145、阅读处理，并可在通信网络上传送文件。 2电子档案管理包括电子档案的收集、存贮、鉴定、归档、保管与利用等方面的工作。3电子文件形成部门应确保文件内容的完整性、准确性、和有效性。以保证归档电子文件的质量。 4各部门（单位）兼职档案员负责本部门（单位）形成的电子档案的收集、积累与归档等工作。 5档案室负责对各部门（单位）电子档案的收集、归档进行指导，并负责电子档案的鉴定、保管和利用等工作。 二电子档案归档范围 1归档电子文件指应具有参考和利用价值作为档案保存的电子文件。及相应的支持软件。 2各部门（单位）办公自动化系统中形成的各类电子公文和网站各类信息资料的备份。 3在各类重大活动与生产中形成的图像146、影像、声音及多媒体等的复制件。 4各单位在主要职能活动中产生的电子文件，凡是属于有查考利用价值的均应归档。三电子档案归档要求及时间 1加强电子档案鉴定工作。电子档案归档前，档案室应会同归档部门对电子档案的有效性和完整性进行鉴定审核，并由负责人签署意见。如电子文件进行了技术加密，应将技术加密方法和相关软件一并归档。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式，文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式、数据库类型以DBF为通用格式。 2电子档案在收集归档时，对电子档案的内容、创建时间、存储格式与文件类型等加以说明。 3电子档案采用光盘、磁带等载体归档，归档的电子文件必须是最终数据信息。电147、子文档推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、磁带。电子文件存储载体有多种，磁盘、光盘、硬盘、磁带，建议使用光盘作为电子档案的存储载体组成电子档案保管位。应当选用一次写入多次读出的光盘，适合档案的长期安全保管。4需要永久、长期保存的电子档案，应与电子档案版本相同的纸质版本档案一并归档。 5电子档案归档后，其数据信息应在各单位计算机中或系统中保留一年时间。 6存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、硬件及软件环境，文件存储格式和属性。应保证电子文件不被修改、删除、替换。7将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。8电子档案归148、档时应进行检测，保证载体无划痕、清洁、无病毒以保证电子文件的质量。对不符合要求的应退回形成单位重新制作。9归档电子文件应填写文件移交接收登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案室保存。见附表10电子文件物理归档时应交电子文件，电子文件目录文件和电子文件说明文件三个部分。11 归档电子文件移交到档案室，应制作一式三套，一套封存保管， 一套查阅利用。一套异地保存12归档时间逻辑归档电子文件须及时的做好脱机备份。定期完成物理归档。直接完成物理归档的可即时归档，定期归档电子的文件与纸质档案归档时间相同。四电子档案管理要求 1设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如果不兼容，应进行归档149、电子文件的载体转换工作。库存电子档案要在完整、准确性有保障的前提下，同步转换更新复制。复制或补救新版后，原载体仍需保存三年。2 磁性载体上的归档电子文件，每四年要复制转存一次。需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于四年。3 保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。 归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中， 温度控制在1720；相对湿度控制在35%45%, 远离强磁场。重视光盘背面的保护，不要直接用油性或能划伤保护层的笔在背面书写，也不宜在光盘上粘贴标签。 五电子档案的利用1电子档案的利用范围与纸质类档案的利用范围相同。2电子档案查阅和借用，按照档案150、查阅制度的有关规定执行。3电子档案的封存载体不得外借。4电子档案未经批准任何单位或个人不得私自复制、拷贝、修改或转送他人。 六电子档案保管期限 电子档案保管期限，按照局特殊载体管理办法中的有关规定执行。七电子档案的销毁 1电子档案销毁，按照局档案鉴定销毁制度中的有关条款执行。2电子档案销毁时，非保密范围的，可直接从存储载体中删除，属于保密范围的，必须与存储载体一同销毁。 归档电子文件移交、接收检验登记表检验项目单位名称移交单位：接收单位：载体外观检验病毒检验真实性检验完整性检验有效性检验技术方法与相关软件说明登记表、软件说明资料检验填表人（签名）年 月 日年 月 日审核人（签名）年 月 日年 151、月 日单位（印章）年 月 日年 月 日档案保密制度一公司员工要认真遵守中华人民共和国保守国家秘密法和中华人民共和国档案法，严格履行保密义务，防止失、窃密事件的发生。二档案人员应严格遵守保密制度，认真做好档案保密工作，严格按照审批权限和借阅范围规定执行。不准将档案私自带出或借与他人，以维护档案的安全。三借阅档案者，应认真执行本公司档案借阅利用制度，不得擅自摘抄、涂改、伪造和复制档案，更不得将档案转借他人，违者追究责任；对秘密以上的文字材料和图纸，必须经主管领导批准后才能借阅。四凡经鉴定，需要销毁的档案，必须填写销毁档案清册，并经领导审核批准，两人监销签字，方可销毁。五档案库房门窗必须坚固，并有安152、全防盗设施，非档案人员，不得随意进入库房。档案借阅利用制度为保证本公司档案在充分为企业经营业务创造更高经济效益及可持续发展服务的同时，确保档案安全、企业知识产权、商业秘密得到保护，除按xx水电xx股份有限公司档案综合管理制度相关条款执行外，特制定本制度作为xx水电xx股份有限公司档案综合管理制度的补充内容。一借阅权限：1凡属本公司员工，因工作需要，均可查阅和点击档案检索目录、文件汇编；2凡属本公司专业技术人员、业务管理人员因业务需要，可查阅或点击与本专业相关的文件、资料、编研材料；3凡属工程招投标、工程结帐、资质审查需借阅档案原件、材料，必须由各部门、各分公司指定的档案员（经档案室主任认可）或153、主管领导办理借阅、归还手续，并亲自保管使用、归还；4因工作需要，专业技术人员需跨专业查阅档案的须经所借专业材料的主管领导批准。5 有价档案（土地证、房产证、专利证、技术秘密文件等）必须由借阅单位档案员填写有价档案借阅审批表，由所在单位领导签名、盖章，送公司办公室、公司主管领导审批意见，并报告档案室主任后方可借出。6非因本公司业务、工作需要，非本公司人员一律不提供档案查阅、借阅服务，确因特殊情况，须经所借专业档案的公司主管领导出具亲笔证明，公司主管领导出差在外而确又急用，可先由领导电话告知档案室主任后，回来再补办手续；档案室主任应做好电话记录。7电子档案查询用户的权限依照以上原则设置如下：（1）154、高层管理领导查询公司所有检索目录、由本人主管的业务的相关专业原文。（2）中层管理领导（分公司副经理、部门经理助理以上）查询公司所有检索目录、由本人主管的所在部门、分公司业务的相关专业原文，各单位必须将相关领导的分管范围报档案室申请查询权限。（3）档案室档案员查询本人所管专业档案的检索目录和原文。（4）分公司档案员可查询公司所有检索目录、指定业务的档案原文，除通用的工程档案外，其余应通过申请权限才能查阅。（5）专业技术人员查借阅电子档案，应先向各部门、分公司档案员申请，由各部门、分公司档案员做好记录，并向档案室申请开放临时查询用户的权限，经批准后由系统应用管理员给予开放权限，系统管理员应书面记录155、好开放时间、内容，查阅单位、查阅人。8经领导批准，档案室可定时提供部分检索目录及不涉及企业知识产权、商业秘密的资料上网站，供全体员工查阅。9非本公司专（兼）职档案员到档案室查阅、借阅档案必须出示工作证、身份证或单位证明，经档案室档案员确认身份后按规定权限查阅、借阅。二借阅期限：1工程招投标、资质审查、起凭证作用的档案原件，仅限于出发前半天借出，使用结束即时归还，不得滞留；2技术性档案供工作参考用的，一般借出期限为7天，特殊情况需继续借用的，需办理续借手续，但最长期限不得超过15天；3土地证、房产证、征地协议、用地红线图等有价档案原件，当天借出当天归还，需连续几天使用的，在借阅审批表上注明借阅时156、间范围，可在续借时间内不再办理审批手续，作为财产抵押的，借阅时必须在审批表上注明预计借阅期限；4知识产权、密件、商业秘密档案一律不借出、不复印。三借阅手续：1公司工作人员查阅、借阅档案必须办理登记手续，按登记表内容逐项如实填写，特别是利用目的栏，应写明用在何处何项目；2招投标、资质审查用需借阅档案原件的，应提供相关通知中所列需提供证明材料的目录清单、投标评分规则等复印件，作为借阅凭证和今后统计分析用；3按规定须经领导批准才能查阅、借阅的档案、应由指定的档案员持签章手续完备的借阅审批表才允许查阅借阅。四注意事项：1档案原则上不外借，不复制，只限于阅览室阅览，如确因工作需要借出或复制，须经上级主管157、领导及有关部门批准。2借阅档案者须爱护档案，维护档案的完整，不得拆取案卷及在档案材料上涂改、勾画、圈点、裁剪，要严格遵守保密制度，不得泄漏档案内容和将档案转借他人或遗失。借出和归还时要当面点清，归还的档案资料要按照顺序，标准折叠整齐，违者追究责任。3借阅者在查阅档案后，应按规定填写档案利用效果登记表，并如数归还档案，及时注销。4借用企业业绩证书、奖牌等实物档案，借用单位在暿带过程应用合适的材料做好包装保护，避免磨损、碰坏。5损坏或不按规定时间归还档案的，除取消其个人或单位查阅、借阅资格外，按xx水电xx股份有限公司档案综合管理制度第三十七条、第三十八条和档案法相关条款处罚。档案人员岗位责任制依158、据国家及直属上级有关档案工作的方针政策和法规，制订本公司的档案管理人员的岗位职责如下：一本公司专职档案人员的基本职责和任务1专职档案管理人员必须政治可靠，思想进步，对工作认真负责，做到兢兢业业、一丝不苟；2档案人员应忠于职守，遵纪守法，爱岗敬业，持证上岗；3档案人员应做好档案室的5S（整理、整顿、清扫、清洁、素养）工作，定期核查档案库存情况，做到礼貌待人，热情服务；4负责公司本部和各工程处、分公司（厂）的文件材料立卷、归档、录入等工作的指导、监督和检查；5负责本公司各类别、各种载体档案的接收、整理、保管、鉴定、借阅、统计分析等工作；6熟悉库藏情况，积极开展编研、利用工作，为领导决策和各项工作服159、务；7严格执行党和国家的保密制度，维护档案的安全与完整，严禁企业档案外泄，确保企业知识产权不受侵犯；8承办领导交办的其它有关档案工作事宜。二、本公司兼职档案员主要职责和任务1兼职档案员必须经过档案管理专题（含工程资料员、档案管理人员上岗证）培训，具备档案管理能力，应热爱档案工作，遵纪守法，爱岗敬业，能吃苦耐劳，责任心强；2负责其所在单位、部门文件材料、竣工资料的收集、整理、立卷、录入、电子文件制作，并按规定及时向公司档案室移交归档；3保持与档案室档案员的密切联系、沟通，接受专职档案员的监督、指导；4检查、指导本单位（分公司）所属施工点的档案工作收集、整理工作，督促本单位各施工项目的档案及时归档160、；5协助档案室做好电子档案的收集、整理、制作，归档；6严格执行党和国家的档案法律法规、保密制度，维护档案的安全与完整，严禁企业档案外泄，确保企业知识产权不受侵犯。档案库房管理制度一档案库房由专人负责管理，非档案人员未经许可，不得擅自进入库房，离开库房时应关好门窗，切断电源。二应认真做好库房的“七防”工作即防盗、防水、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染。三严禁携带易燃、易爆等危险物品进入库房，库房内严禁吸烟。四经常检查库房内的电器设备、灭火器材，发现问题应及时报告领导，以采取必要措施及时解决。五档案柜应排放整齐、有序，档案柜中要放置驱虫剂，如樟脑丸等。六新接的档案有条件时需经杀虫、消毒后才能进161、库房。七档案库房内要用档案铁柜装置档案，库房应安装防盗铁门、铁窗。八库房内应挂置防光窗帘，以防止太阳光对档案的照射。九档案人员应登记库房每天的温湿度，根据实际情况对温湿度适当控制，使之达到保管要求。十搞好库房的清洁卫生工作，定期大扫除并对库房进行消毒，保持库房清洁。档案保管制度一凡是本公司及个人在工作活动中形成的具有保存价值的各种类别和载体档案材料，均应集中本公司档案室统一保管。二档案专职人员应认真接收档案材料，并办理交接手续。三底图要有专用底图柜保存。底图除晒图及修改外，不得外借，修改后的底图入库，要认真检查其修改补充情况。四缩微胶片、磁带、照片底片要用特制的密封盒、胶片页夹进行保管，照片要162、用影集簿保管，按编号顺序排列存放专用柜内。五要定期对库藏档案进行核对，做到帐物相符，并做好年终档案统计上报工作。六档案保管应有七防等安全措施，保护好档案的完整与安全，应定期检查档案的保管情况，对于破损或变质的档案，要及时进行修补和复制。 档 案 人 员 考 核 制 度为了加强对档案人员的管理，不断提高档案人员的政治觉悟和业务水平，促进公司档案工作进一步发展，特制订本制度。一坚持四项基本原则，认真学习和执行档案法、保密法等各项法规、方针、政策，遵纪守法，严守机密；二热爱本职工作，忠于职守，坚守岗位，积极为我国档案事业贡献自己的力量；三有良好的职业道德，牢固树立全心全意为人民服务的思想，做到整理材料主动、及时，不积压，提供利用速度快、准、好；四工作积极认真主动，团结协作、配合精神好；五能独立处理好本人负责的工作项目，能发挥个人的主动性、创造性，使工作效果达到最好程度；六遵守工作制度不迟到、早退，出勤率高；七认真学习、钻研业务知识，不断提高业务水平，保证各项任务完成，促进档案事业的发展。 附件一：移交目录移交目录XX工程档案移交目录编号序号卷 名数量单位移交份数立卷人备注说 明：移交日期：制 表：施工单位：监理单位：工程部：档案室：