1、国际电工企业内控管理制度（物资采购、差旅费等）编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: XX国际电工（XX）有限公司XX国际电工（XX）有限公司内部控制管理制度 第一章 总则一、 为规范公司财务会计制度，完善公司财务管理体制，提高工作效率，节约成本费用，特制定此制度。二、 本制度包括物资采购制度、差旅费用制度、基建维修制度、广告推广制度、借款与备用金制度、报帐制度。 三、 本制度报送总经理批准后于XX年6月20日执行，以前制度终止执行，解释权属公司财会部。第二章 物资采购制度一、 除以下物品外，公司所需的一切财产物资原则上都2、由采购部门负责购买：1) 后勤食堂用米、菜、肉等伙食材料及零星消耗品。2) 市场所需非公司统一购买的办公用品、固定资产、低值易耗品等。3) 公司绿化用花草由行政后勤负责购买。4) 出差人员在外地购买的物品。5) 其他物品，如开发新产品用部分特殊元件、急需而采购员又不在位的小量维修零件等。二、 采购前提：1、 采购计划。对能够预测的常规性物资都应做月采购计划或季度采购计划，具体如下：（1） 由制造部制定的原材料采购计划。（2） 由制造部制定的各种消耗品采购计划。（3） 由制造部制定的“季度宣传资料计划”。（4） 由后勤课制定的“办公用品采购计划”。（5） 以上几种计划需符合规定的批准手续。2、 3、申购单。对于无法预测的或非常规性的物资购买须填写“申购单”。申购单在送达采购部门前必须办理好审批手续，办公用品的申购须有总务批准，电脑用品的申购须有电脑课批准。对审批手续不完备的申购单，采购员不应购买。对于确实急需的物品，而审批人员又不在的，可先购买，但事后必须补齐审批手续。3、 对计量仪器、仪表等须填写“计量仪器申请表”，不用填写“申购单”4、 采购合同。除没有固定供应商的小额零星采购（XX元以内），其他所有物资包括原材料、辅助材料、固定资产、办公用品等等，都应与供应商签定正式的供销合同。供销合同须对购销物品、规格型号、供货时间、结算方式、违约责任等项目作出明确的规定。5、 采购报告。对非常4、规的物资采购，如低值易耗品、固定资产、零配件等，单价较高或总金额超过1000元的，采购员需在“货比三家”的基础上填写“采购报告”，并上报批准。三、 采购验收1、 所有财产物资采购回来，QC部门应及时验收，合格的产品由货仓填写“收货记录表”或“入库单”， “收货记录表”有QC、仓管员、批准人同时签字才有效。“入库单”有仓管员、入库人、批准人同时签字才有效。对于不合格物品，应及时办理退货。2、 所有固定资产包括机器设备、运输工具、仪器仪表、办公设备等必须由固定资产管理部门填写固定资产验收报告。3、 对于无法验收的东西，如在外购买同时消费掉的，在报帐时需有经手人、证明人至少两人签字才有效。4、 采购5、部门应严格按照采购计划或申购单的数量购买，对于无正当理由超计划的物品，货仓可不予入库，QC不予验收，财会部也不予付款。5、 除小额零星采购外，采购货物应向具有一般纳税人资格的供应商购买，开具增值税专用发票。四、 采购付款1、 采购部门每月末之前应向财会部提供下个月的付款计划，以便合理支配资金。对于严重背离计划而无正当理由的货款，财会部可拒付。2、 付款审批手续须完备。3、 如无特殊原因，应按合同规定的期限和时间安排付款。4、 货款在结算起点（100元）以上的，应尽量采取银行结算方式，减少现金使用量。5、 采用银行承兑汇票方式付款的，须提前一周把付款资料提交财会部。 第三章 差旅费用制度一、 出6、差人员在出差时应填制“出差申请表”，说明出差任务、费用预算、内部事务安排。二、 出差费用支出按如下标准控制，住宿费及交通费在限额内凭发票按实报销，伙食费用按补助。 项目 标 准 职别火车票轮船飞机住宿费限额（每天） 伙食费（每天） 交通费 （每天）特区 广东 省内 及 省会其 它其他特区及省 会其它北京上海广州武汉深圳其它特区及省会其它总经理软卧二等商务舱 按实按实 按实80元70元按实按实按实副总经理软卧二等经济舱签约准四星级宾馆四星级宾馆四星级宾馆60元50元按实按实按实部门经理及副经理软卧三等经济舱350元300元250元45元40元70元40元30元主任及副主任硬卧三等经济舱300元27、40 250元200元40元30元35元35元25元一般职员硬卧三等经济舱230200 150元30元 25元25元 25元 20元 注：1、特区包括北京、上海、广州、珠海、汕头、深圳、厦门、海口； 2、高工享受副经理级待遇，工程师享受主任级待遇。3、高级工程师及工程师必须是经过公司规定程序评定认可的。三、 出差时，到与公司签约的宾馆住宿（由市场部提供签约宾馆清单），但应控制在住宿费报销标准内报销。副总以下人员出差，同性别人员必须同住一间房，以级别高的一方标准报销。四、 从市内往来于机场、火车站、客车站、码头、渡口的车船费属于市内交通费范围。五、 自带车辆出差人员，车船费、市内交通费不予报销。8、六、 正副经理乘特快火车时间大于15小时，才可乘飞机；正副主任乘特快火车时间大于20小时，才可乘飞机；一般职员，乘特快火车时间大于30小时，才可乘飞机；不符合乘飞机条件确须乘飞机的特殊情况，须经副总经理批准。出差人员不符合乘飞机条件而乘飞机的（经过特批的除外），公司只承担其50%的费用，其余的部分由个人承担。七、 出差乘坐火车硬座过夜的按火车票的30%给予住宿补助。报一餐招待费扣除当天的伙食补助一半。八、 经批准外出学习及参加会议人员，按会议或学习班统一安排食宿标准，凭票报销，不得再报销伙食补助，市内交通费只报前后两天。若无统一安排，需出具会议或学习通知等证明，方能按出差标准报销差旅费，否则视9、同有统一安排。九、 往办事处实习人员每天伙食补助20元，每月交通补助200元，实习人员应尽量住办事处，如办事处无床位，按每天80元标准内凭票报销。往返路费或外围出差长途路费按规定凭票实报。十、 国内连续出差，在10天（含）以内的按出差标准报销伙食补助，超过10天的从第11天开始伙食补助按标准的50%报销。十一、 出差（包括访问、考察）境外人员的市内交通费及伙食补：1、 出差港澳及其他亚洲国家（日本除外）15天内按HKD200元/人、天补助，15天以上按HKD150元/人、天补助。住宿标准为不超过四星级。2、 出差日本及其他国家，15天内按USD50元/人、天补助，15天以上按USD30元/人、10、天补助。3、 报销差旅费时，扣除公司补助及其他可报费用余款后，按原借款币种归还。十二、 部门经理（含）以下人员出差5天（含）以上，归来3天内必须填写出差报告，详细报告出差过程中的情况，报部门经理（或主管）审阅后，留存本部门归档。并须同时填写出差报告单，简述出差期间处理的主要工作事务及完成情况，经部门主管签字后报总经办作考核依据。差旅费报销单必须经部门经理（或主管）批示“已阅出差报告”后，方能送财会部审核报销。财会部审核时若有需要，一般情况下有权查阅出差报告。第四章 推广费用开支制度一、 每年年初由市场部根据当年销售目标及推广力度提出推广费用总体计划。内容包括各种推广形式、投入数量与金额、投入区11、域、投入进度。二、 对每次超出5000元以上的广告制作费，都要通过市场调查，货比三家，从质量与价格上作出最好的选择后订立合同。由品管部审核合同单价，制作样品必须有验收人签名。三、 广告投入建立由市场部订立合同，品管部监控，市场执行，广告设计课验收的严格监控机制。四、 广告付款应按广告进度付款，一般分预付、验收、余款三次支付，余款应在广告有效期末，保留最少10%额度。五、 广告制作必须要发票，每次付款后应及时交发票给财会部报销。六、 每次会议在进行之前，应对总体费用作出详细、精确的预算。会议的费用开支严格按预算执行，与预算有出入的情况，应事先请示领导决定，否则财会部有权不予受理。七、 每次会议在12、报销时，应做出一份“预算执行情况表”对费用进行分类，列明预算金额、实际发生金额、差异金额、差异原因，以便领导做出决定。八、 年度推广费用应严格按年初总体计划执行，因实际情况需要做出更改的，应采用报告形式给领导批准。对每项推广形式，当实际超出计划或预算时，财会部有权不预受理。第五章 基建维修工程支出制度一、 基建维修工程在开工之前，应事先进行项目分析和预测，以确定其合理性，并提交申请报告，由正、副总经理批准执行。二、 确定工程是否采取自建或招标形式。如采用招标时，应比较若干工程队的报价，并对预算进行复核，签订施工合同。如采用自建时，也应做出预算。预算和合同应经相应的领导审批。三、 应由熟悉此项工13、作的人员负责，选择较有实力及信誉好的工程队，保质保时完成任务。四、 严格按合同或预算执行，跟踪合同执行情况，任何改变都必须提出报告，签订附加合同，由领导批示。五、 付款应按工程进度付款，一般分预付、验收、余款三次支付，余款应在工程有效期末，保留最少10%额度。六、 所有基建工程及装修工程都必须开具建筑安装及装修普通发票。七、 工程完毕，应组织验收，对不能达到公司审核标准的公司可拒绝付款，并对责任部门主管进行处罚。第六章 借款与备用金制度一、 借款的范围。借款包括出差借款、零星购物借款、备用金借款、其他借款。二、 借款程序。1、 借款必须由借款人申请，提供相关资料，填写借款单，根据审批权限，由部14、门经理或其授权人等领导批准后，到财会部借款。2、 三天以上出差借款必须有出差申请表；购物借款必须用有采购申请或采购计划；备用金借款按公司规定办理；其他借款必须提供相关书面资料。3、 人民币借款一次金额在5000元以上的，要提前一天通知财会部。外币借款须提前一个星期通知财会部。三、 未满试用期人员不得借款，若确需借款须部门副经理以上人员提供担保。四、 公司不为私人提供借款。五、 借款必须专款专用，并须及时报帐。出差回来或业务完成之后5天内必须报帐。每延迟1天报帐，财会部按借款金额处以1%但不少于50元每次的滞纳金。不能及时报帐的人员，财会部将从其工资中扣除借款，直至清帐为止。旧帐不清，新帐不借，15、由此对工作造成的影响，由其个人承担。未及时报帐造成公司损失的应追究当事人责任。六、 出差或采购员原领款未报帐、结算又需借款的，如果不能按要求办理报帐或超过规定结算时间，而又急需借款，必须提供有关凭据给财会部，并报经总经理同意方可办理。七、 属于部门备用金开支范围的业务，不能到财会部借款。备用金开支后应及时到财会部报帐，以补足备用金。备用金要专人保管，经批准才能使用。各部门要确保备用金使用合理，保管安全完整。财会部可定期、不定期地对各部门备用金的使用保管情况进行清查。 八、 相关人员调离或工作变动，原挂个人帐上押金或没完成的业务借款要随工作移交时及时移交给接交人，否则，财会部将从其工资中扣除所欠16、款项。 第七章 报帐制度一、 一切报批报帐手续，须经办人签字、写明情况，按照审批权限由审批人签字，财会部审核时，有权对一切费用开支合理性进行审查，并提出改进建议。二、 报帐手续要完备，手续不全财会部可退回报帐人重办；报帐单据要合法，不合法单据财会部有权拒绝办理。三、 各种报销单据的填写应清楚、明了、有序，单据的粘贴应整齐、平实、稳固，内容、格式须符合财务制度，否则财会部拒绝办理。四、 在预付款时审批手续已经齐全的业务，办理冲帐时只须该业务经办人的部门主管批准即可。五、 报帐的相关具体规定：1、 一次超过800元以上招待费，应附结算清单。招待费每月报销一次，并附部门月度招待费报销清单。报销清单需17、注明招待时间、地点、来客部门、经办人、金额等事项。部门沟通费及无正式发票的招待费不准报销。2、 除火车、飞机标准外，长途费用以当地大巴车票价格内凭车票报销，无车票或车票遗失不予报销。长途车票后必须注明往返地。往返车票不准连号，连号车票只报单程。3、 各部门的市内交通费在限额凭车票报销，车票上必须注明某人某时到某地办某事。部门交通费车票、出差交通费车票不准连号，连号车票不准报销。4、 各项报销单据应为正式发票，除定额发票外的所有发票必须经过复写，且必须有经营单位的合法印章。发票抬头要写本公司全称，住宿发票的姓名栏要写出差人姓名。发票书写字迹清楚、大小写应一致。增值税发票要符合税法要求。5、 不能办理验收入库手续的需取得相应的证明、写明情况，并在发票的背面签注经办人、证明人名字。一同出差必须统一报帐，差旅费报销单的反面必须有同行人的签名。6、 一般人员出差拍样品照片，需先请示部门主管，且一次只能冲晒一卷。报帐时须附送相片至财会部查验。 XX国际电工财会部 二零零零年六月十五日