1、xx建设有限公司行政管理实施细则 根据局行政管理手册、“九收十六放”法人管项目准则和“三化融合”的要求，结合公司实际，制订本细则。一、机构设置（一）公司办公室公司办公室办公室主任主办秘书行政兼印章管理行政前台（二）分公司综合办分公司综合办主 任人力资源管理行政后勤管理党群管理（三）项目部综合办项目部综合办主 任文员二、授权与分权序号事项公司办公室分公司综合办项目综合办备注1制度建设与局标化手册衔接，不违背基本原则的前提下，可制订实施细则、完善和补充管理制度可制订实施细则；如需制订管理制度，拟订草案呈报公司审核由公司颁发或建议公司制订相关管理制度可制订实施细则，报所属分公司批准后实施；不允许制订2、管理制度，但可建议上级制订相关管理制度2公文管理 归口管理公司公文，检查、指导全公司使用局收、发文标准表单，使用规范格式、流程发文，推进网上办公和无纸化办公归口管理分公司公文，按公司要求使用局收、发文标准表单，使用规范格式、流程发文，推进网上办公和无纸化办公归口管理项目公文，按公司要求使用局收、发文标准表单，使用规范格式、流程发文，推进网上办公和无纸化办公3信息报送归口全公司向局报送信息和对信息调研及深加工归口分公司向公司报送信息和对信息调研及深加工归口项目部向所属分公司报送信息4印章管理落实印章管理责任，局属印章由公司向局请示由局刻制并启用，公司印章由用印单位向公司请示由公司刻制并启用，所有3、用印先审批后使用，建立用印台账，竣工项目和撤销单位印章的回收和销毁落实印章管理责任，建立用印台账，确保不发生私刻印章、违规使用印章的行为落实印章管理责任，建立用印台账，确保不发生私刻印章、违规使用印章的行为5督办工作督办公司重点工作和领导交办的工作督办分公司重点工作和领导交办的工作督办项目部重点工作和领导交办的工作6机要保密执行总公司保密管理办法、局保密工作管理制度，确保重大失窃密事件为零，建立复印台账执行总公司保密管理办法、局保密工作管理制度，确保重大失窃密事件为零，建立复印台账执行总公司保密管理办法、局保密工作管理制度，确保重大失窃密事件为零，建立复印台账7档案管理建立符合规范的公司档案室4、，指导部门和分公司、项目部以档案管理的要求进行文件资料管理建立符合规范的分公司档案室，指导分公司部门和项目部以档案管理的要求进行文件资料管理指导项目部部门以档案管理的要求进行文件资料管理8会议接待统筹公司会议，策划、牵头和协调公司重要会议和重大接待活动，统一保管会议记录，发布会议纪要统筹分公司会议，策划、牵头和协调分公司重要会议和重大接待活动，统一保管会议记录，发布会议纪要统筹项目部会议，策划、牵头和协调项目部重要会议和重大接待活动，统一保管会议记录，发布会议纪要9信访维稳关注重点目标，及时处理公司各类上访，协助分公司和项目部处理上访事件关注重点目标，及时处理分公司各类上访，协助项目部处理上访5、事件关注重点目标，及时处理项目部各类上访 10后勤管理审核公司机关和直管项目耐用类办公用品和采购和销账，审核公司固定资产类办公用品的采购和销账，检查和指导防火防盗工作，改善职工吃、住和办公条件审核公司分机关和所属项目耐用类办公用品和采购和销账，审核分公司固定资产类办公用品的采购和销账，检查和指导防火防盗工作，改善职工吃、住和办公条件项目耐用类办公用品和固定资产类办公用品采购和销账计划的提出和归口管理，落实防火防盗工作，改善职工吃、住和办公条件三、部门和岗位工作量清单（一）部门工作量清单1.行政、办公、后勤方面管理制度的制订、颁布、修订和解释；2.公司公文的收、发处理，重要公文的起草，公司发文的6、核稿，信息化和无纸化办公的推进；3.公司重大信息的及时报送，信息的深度加工和开发、调研；4.局属印章刻制和启用的请示草拟，公司印章刻制和启用，强化规范用印，确保先审批、后用印，所有印章有管理责任人和保管责任人、有用印台账，项目竣工、单位撤销印章的回收和销毁；5.对公司重要工作和领导交办的工作进行督办，重要工作督办率100%，提高督办效率和督办效果；6.不说、不传公司涉密事项，不在网络上传公司涉密事项，复印重要文件资料做好审批和登记，做好信息化条件下的保密工作，确保重大失窃密事件为零。7.建立符合规范的公司档案室，指导部门和分公司、项目部以档案管理的要求进行文件资料管理。8.统筹公司会议，策划、7、牵头和协调公司重要会议和重大接待活动，统一保管会议记录，发布会议纪要。9.关注重点目标，及时处理公司各类上访，协助分公司和项目部处理上访事件。10.车辆的管理与安排，办公用品管理，检查和指导防火防盗工作，改善职工吃、住和办公条件。（二）岗位工作量清单办公室主任：1.主持办公室日常工作。2.研究国家有关方针政策和上级有关部署及规章制度，熟悉公司基本运作模式和基本情况，向公司领导提出口头或书面工作建议。在公司领导授权下对专项课题进行调研，出具调研报告，发挥好参谋作用。3.主动和在公司领导授权下，对公司内外事务进行协调，协助公司领导处理日常事务性工作，自觉维护公司领导信誉、公司利益和公司形象。4.负8、责对公司收文进行处理，提出处理意见，及时提交对口领导签批；对公司发文进行核稿，确保公司发文文体正确，格式规范，用词准确，行文符合公文要求，无标点符号错误和错别字，如发现文件内容有重大错误，发回拟稿人重拟。5.负责草拟公司工作会工作报告，在公司总经理的授权下草拟有关工作讲话、工作报告。负责公司领导班子会议的会议记录，班子会议需发布会议纪要时草拟会议纪要。负责草拟公司重要综合性文件。6.负责督办工作，以月度为时段，月初公司部门例会后制订当月督办计划，报公司总经理审批后发布，并与督办事务相关人员进行沟通，重大事项要求督办相关人员提交专项方案报有关领导审批后实施，下月部门例会上通报上月督办结果。7.负9、责公司大型会议的组织、统筹和安排。8.负责公司接待工作，车辆安排及车辆管理。主办秘书：1.负责公司收文的登记和发布。公司收文登记后及时提交办公室主任提出初步处理意见，在得到公司有关领导的签批后，按签批意见及时协同至相关单位和人员。注重办文效率，推动各审批流迅速下传，重要和时间紧急文件提醒办公室主任和相关领导及时处理。2.负责公司发文的登记和发布。对公司发文进行文件文种、格式、内容等方面初步核稿后提交办公室主任核稿，经公司有关领导签批后按文体和文种要求套用规范格式、加盖印鉴后按发布范围及时协同至相关单位和人员。注重办文效率，推动各审批流迅速下传，文件发布时进行发文登记。重要和时间紧急文件提醒办公10、室主任和相关领导及时处理。3.负责上级交办的文件和有关文稿的草拟工作。4.协管会务工作，包括会议有关准备、会议通知、会议资料、会议记录、编写会议纪要等。5.负责公司领导出差往返机票、火车票的预订、购买和报销。6.协管接待和会务接待工作，包括订房、订餐、车辆安排、房费和餐费结算等。行政兼印章管理员：1.负责公司后勤管理和后勤服务。包括负责公司行政办公类固定资产管理，制订管理办法，提高固定资产的完好率和利用率，对此类固定资产的采购和报废核销提出初审意见，建立保管台账；负责公司机关的安全保卫，卫生绿化，维修和房费、水电费结算支付；负责公司房产管理，办理机关员工住房安排，房费结算支付和住房维修；负责办11、公和后勤用水电费的管控，制订管理办法，明确管理目标，减少浪费；负责食堂管理，制订员工食堂和农民工食堂管理办法，实现员工食堂和农民工食堂提供安全卫生、价廉味美饭菜的管理目标。2.负责办公用品管理，制订办公用品管理办法，规范公司机关、分公司机关和项目部的办公用品采购和领用；办理公司机关办公用品的按计划采购和领用。3.负责机关员工通讯费和交通补贴的初审，并建立台账。负责公司机关座机话费和公司领导话费的缴纳，并建立台账。4.负责印章管理。按局和公司印章管理要求，负责公司行政印章管理，签订印章管理责任书，严格按要求保管印章和按审批权限用印，印章外借严格履行相关手续，建立用印台账。归口管理下级单位印章，包12、括印章雕刻、规范使用监督检查、印章核销等。5.协助接待和会务工作，包括设备准备和调试、茶水供应等。行政前台：1.负责公司日常人员的接待，以及协助重大会议、重大活动的接待工作。负责会议用品的摆放、采购和公司会议、业主考察的茶水服务。2.负责业主考察、营销考察接待活动时的展厅讲解。3.负责公司办公楼设施的管理、完善及受理投诉、报修，以及办公物品采购的成本控制。4.兼管公司档案室工作，负责落实档案室的防雨、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗等工作，档案室资料按档案管理要求分类存放，建立种属目录和细目，保证各类档案的安全存放和合理使用。5.负责办公室档案资料的收集整理和及时归档。（三）分公司和项目部综合办参13、照公司办公室部门和岗位工作量清单设置工作量清单。四、管理流程（一）制度发布和修订拟稿部门经理审核相关部门会签相关领导会签分管领导审核总经理签发（二）公文管理工作1.收文处理流程：办公室主办文员登记办公室主任拟办总经理、书记或纪委书记、工会主席批示办公室主办文员传递主管领导传阅批示办公室主办文员传递部门经理承办、加签/加签分公司、直管项目收文员办公室主办文员归档2.发文流程：发起人拟稿发起人部门主管审核分管领导会签发起人部门主管审核办公室主办文员核对办公室主任核稿发起人校对办公室主办文员传递总经理、书记或纪委书记、工会主席签发办公室主办文员套红印章管理员盖章办公室主办文员封发按文件主送、抄送范围14、发至各收文单位文员办公室主办文员归档（三）信息报送信息收集拟稿或审核分公司稿件（信息深加工）报局办公室（四）印章管理工作1.局属印章刻制和启用：用印单位向公司书面请示分管领导审核总经理审批办公室向局书面请示局办公室办理相关审批局办公室刻制并下文启用印章2.公司印章刻制和启用：用印单位向公司书面请示分管领导审核总经理审批办公室刻制并下文启用印章3.分公司印章领用：分公司与公司办公室签订印章保管责任书（一式两份）印章管理直接责任人签字并加盖分公司公章印章保管责任书双方各执一份领用印章4.直管项目印章领用：直管项目与公司办公室签订印章保管责任书（一式两份）项目经理与印章管理直接责任人签字印章保管责任15、书双方各执一份领用印章5.局属印章用印申请流程：（1）不需要局领导审批的用印事项：发起者发起发起者部门主管审批公司主管领导审批公司局印章保管员协同局印章管理员协同局部门负责人审批局印章管理员协同发起者协同（2）需要局领导审批的用印事项：发起者发起发起者部门主管审批公司主管领导审批公司局印章保管员协同局印章管理员协同局部门负责人审批局分管领导审批（局主要领导审批）局印章管理员协同发起者协同6.公司印章用印申请流程：（1）公司机关：发起者发起发起者部门主管审批公司分管领导审批公司总经理审批公司印章管理员知会发起者（2）分公司：发起者发起分公司主管领导/项目经理审批分公司总经理审批公司总经理审批公司16、印章管理员知会发起者（3）公司直管项目：发起者发起项目经理审批公司总经理审批公司印章管理员知会发起者7.三公司印章用印申请流程（1）合约类、经济类：不需要局领导审批的用印事项：发起者发起分公司部门经理审批分公司主管领导审批分公司总经理审批公司总经理审批局印章管理员局部门负责人审批浙江分公司印章管理员、公司印章管理员知会发起者需要局领导审批的用印事项：发起者发起分公司部门经理审批分公司主管领导审批分公司总经理审批公司总经理审批局印章管理员局部门负责人审批局主管领导审批（局主要领导审批）浙江分公司印章管理员、公司印章管理员知会发起者（2）非合约类、非经济类：发起者发起分公司部门经理审批分公司主管领17、导审批分公司总经理审批公司总经理审批浙江分公司印章管理员、公司印章管理员知会发起者8.印章回收和销毁项目竣工或单位撤销公司办公室/分公司综合办收回印章和用印台账公司办公室/分公司综合办印章管理员保管印章公司办公室/分公司综合办确认印章不再需使用分公司综合办上缴印章至公司办公室印章管理员公司办公室将回收印章封存年终公司办公室出具拟销毁印章清单交公司总经理审批公司办公室根据公司总经理批示销毁印章（五）督办工作督办工作流程：公司办公室下达月度督办工作计划相关部门和责任人落实办公室主任核验月度部门例会上通报上月度督办工作完成情况未完督办事项列入下月督办工作计划（六）纪要保密工作文件资料复印流程：需求人18、提出申请所在部门经理审核重要文件资料分管领导和总经理审批办公室文员复印办公室文员登记，建立复印台账（七）档案管理工作1.归档流程：收集价值鉴定分类装订编页码排列盖归档章文档著录打印目录装盒排架编制检索工具2.文档查阅流程：查阅人申请查阅人部门主管审核查阅人提供需查阅文件标题或文号办公室文员查阅3.奖项和荣誉归档流程：部门填写奖项和荣誉移交表表格和实物移交给公司办公室档案管理员归档（八）会议接待工作1.会议统筹：年初各部门向公司办公室报送年度会议计划公司办公室制订公司年度会议计划呈公司总经理审核后颁发、执行会前主办部门填写会议策划书分管领导审核公司总经理审批主办部门承办，办公室牵头或协调2.接待19、统筹：主办部门填写接待策划书分管领导审核公司总经理审批主办部门承办，办公室牵头或协调3.会议记录和纪要：主办部门在办公室领取专门相应会议记录本主办部门安排专人记录主办部门安排专人根据领导安排整理会议纪要分管领导或有关方面审核会议纪要公司总经理签发会议纪要会议记录本归还公司办公室（说明：主办部门含办公室）（九）信访维稳工作1.电话和信件信访：收到信访电话（信件）公司办公室主任整理摘要分管领导签署处理意见公司总经理签署处理意见公司办公室主任督促相关方面落实2.人员信访：公司办公室主任礼貌接待信访人员询问信访事项当场进行必要解答可现场解决的问题予以协调解决不能现场解决的事项予以说明，约定回复时间，并20、整理摘要分管领导签署处理意见公司总经理签署处理意见公司办公室主任督促相关方面落实（十）后勤管理工作1.公司机关和直管项目部耐用类办公用品购买：需求方申请需求方负责人审核公司办公室主任审核公司总经理审批申请人购买公司办公室/项目综合办验收，确定管理责任人，登记入管理台账2.固定资产类办公用品购买：需求方申请需求方负责人审核所属分公司总经理审核公司办公室主任审核公司总经济师审核公司总经理审批申请人购买公司办公室/项目综合办验收，确定管理责任人，登记入管理台账3.机关管理消耗品购买：需求方申请所在部门经理审批公司办公室主任审核办公室行政管理员购买4.公司机关和直管项目部耐用类办公用品核销：管理责任人21、提出申请公司/项目部办公室、物资、党群系统人员核验，确认拟核销办公用品已坏，无维修价值公司办公室主任审核公司总经济师审核公司总经理审批5.固定资产类办公用品核销：管理责任人提出申请公司、分公司/项目部办公室、物资、党群系统人员核验，确认拟核销办公用品已坏，无维修价值该办公用品管理责任单位负责人审核所属分公司总经理审核公司办公室主任审核公司总经济师审核公司总经理审批公司管固定资产核销，局管固定资产向局请示得到批复后核销附件：标准表单表一：xx建设 印章使用登记表表二：管理消耗品购买申请单表三：耐用品购买申请单表四：XXX领导一行来公司考察接待计划书表五：xx建设XXX会议策划书表六：接待用车申请22、表表七：食堂接待用餐申请表表八：食堂工作餐卡表九： 部 年 半年奖项和荣誉移交目录表十：xx建设奖项和荣誉借用台账xx建设办公室2015年5月 表一：xx建设 印章使用登记表序号实际用印日期用印事由份数经办人批准人(分管领导)批准人(总经理/项目经理)直接责任人备注表二： 管理消耗品购买申请单物品名称申请数量申请部门申请人部门负责人审批办公室审核表三：耐用品购买申请单物品申请事由陈述申请部门申请人部门负责人审批办公室审核分管领导审核总经济师审核公司总经理审批表四：XXX领导一行来公司考察接待计划书接待部门协助接待部门考察时间XX年XX月XX日XX：XXXX：XX考察单位主要事宜 来访人员姓名 23、职务 单位 接待人员公司领导： 部门经理：其他人员：接待准备内 容时间要求责任人广场：车辆管控 摆花 保安礼宾 来访控制 XX日XX：XXXX：XX大堂：保洁 欢迎词 指示牌 摆花 电梯控制 XX日XX：XXXX：XX会议室：会议花 会幅 湿毛巾 烟灰缸 绿茶 矿泉水 信笺纸 桌卡 留言簿 盒装面巾纸 小果盘（带水果叉） 企业画册 信和手册 论语心得 投影仪调试 手提电脑 激光笔照相 摄像 录音笔XX日XX：XX前完成展厅： 清洁 耳麦 留言薄XX日XX：XX前着装： 保安着制服（白手套） 接待人员着正装 各单位人员着正装XX日全天接待行程安排考察线路礼迎安排责任人： 时间：XX月XX日XX：24、XXXX：XX地点： 礼迎领导： 工作人员： 电梯控制：拍 照： 录 像： 礼仪人员工作要求：统一着装、欢迎词、服务细致其它要求：汇报会责任人：时间：XX月XX日XX：XXXX：XX地点：XX楼XX会议室会议室会幅：热烈欢迎XX一行莅临我司考察指导工作陪同人员： 工作人员：会前准备：XX水果）、XX（资料摆放）、XX(投影调试）会中服务：XXX、XXX 照相摄像：XXX、XXX议程：1、 2、3、参观展厅（项目）责任人：时间：XX：XXXX：XX地点： 陪同人员： 工作人员：讲解员：拍照： 引导员： 就餐责任人:就餐酒店： 包间：来宾： 陪餐人员： 共计 位餐标： 酒标： 烟标：费用预算预计总25、计：XXX(大写）餐费： 绿化摆花： 广场前坪： 宣传标语：会议室会幅： 宣传手册： 宣传展板： 指示牌： 其他事项1、 请参与接待的领导和部门经理统一着工装，携带名片以及工作牌。2、 考察结束前邀请领导一行合影。3、 办公室提早做好天气预报查询，根据天气变化情况短信通知领导和其他人员，并准备好雨伞。 填表人：XXX 审批人：XXX 填写时间： XX年XX月XX 日表五：xx建设XXX会议策划书会议名称牵头部门召开时间会议地点参加人员会议内容 1. ；2. ；3.会议议程会议通知xx年xx月xx日下发，责任人：xxx资料组工作（组长：xxx）内容时间要求责任人资料1.资料2.资料3.会务组工作26、（组长：xxx）内 容时间要求责任人会议室：会议花 湿毛巾 烟灰缸 信笺纸 桌卡 留言簿 盒装面巾纸 企业画册 信和手册 论语心得 展厅： 清洁 耳麦 留言薄着装： 保安着制服（白手套） 接待人员着正装 各单位人员着正装投影仪调试 手提电脑及PPT 激光笔 视频调试 会幅：xx建设xx会议 小果盘（带水果叉） 大果盘茶水供应 绿茶 矿泉水 会议记录 会议纪要 录音笔照相 摄像 宣传接待组工作（组长：xxx）内容完成时间责任人参会人员确认接送车辆广场：车辆管控 摆花 保安礼宾 来访控制 大堂：保洁 欢迎词 指示牌 摆花 电梯控制 订餐及就餐组织 住宿 房间问候牌席卡落实督办组工作（组长：xxx）27、内容完成时间责任人费用预算预计总计：XXX(大写）餐费： 绿化摆花： 广场前坪： 宣传标语：会议室会幅： 宣传手册： 宣传展板： 指示牌： 其他事项1.大型会议男着深色西服、白衬衣、系领带，女着正装；2.请提早做好天气预报查询，根据天气变化情况短信通知领导和其他人员，并准备好雨伞。 填表人：XXX 审批人：XXX 填写时间： XX年XX月XX 日表六接待用车申请表来宾单位及人数接待级别申请用车部门部门负责人签字接/送站地点联系人及电话出发地及时间、人数接待车辆核定司机及电话表七：食堂接待用餐申请表来客单位及人数申请接待标准申请接待部门陪餐人数申请桌数就餐时间每桌标准白酒标：烟标：红酒标：申请人分管/主管领导意见表八：食堂工作餐卡来客单位及人数标准就餐时间合计餐费申请人部门经理表九： 部 年 半年奖项和荣誉移交目录序号类别（集体/个人）奖项和荣誉名称颁奖日期奖项和荣誉内容颁奖单位和荣誉等级实物描述收集责任部门收集日期备注移交人： 接收人： 日期：表十：xx建设奖项和荣誉借用台账序号日期外借奖项和荣誉名称实物描述借用人部门审核公司总经理审批档案管理员归还日期归还人档案管理员