1、xx建设办公行政工作交底实施细则目 录一、公司、分公司、项目部办公行政职能部门权限交底二、项目公文管理交底三、项目印章管理交底四、项目会议管理交底五、项目接待工作交底六、督办工作管理交底七、办公用品管理交底八、计算机使用和管理交底九、通讯费、交通费及公车管理交底十、项目档案工作交底十一、项目办公行政工作管理责任落实交底根据局行政管理手册和公司行政工作管理实施细则接待工作实施细则公务用车管理办法通讯费用管理办法会议管理办法，结合公司实际，制订本工作交底书。一、公司、分公司、项目部办公行政职能部门权限交底序号事项公司办公室分公司综合办项目综合办1制度建设与局标化手册衔接，不违背基本原则的前提下，可2、制订实施细则、完善和补充管理制度可制订实施细则；如需制订管理制度，拟订草案呈报公司审核由公司颁发或建议公司制订相关管理制度可制订实施细则，报所属分公司批准后实施；不允许制订管理制度，但可建议上级制订相关管理制度2公文管理 归口管理公司公文，检查、指导全公司使用局收、发文标准表单，使用规范格式、流程发文，推进网上办公和无纸化办公归口管理分公司公文，按公司要求使用局收、发文标准表单，使用规范格式、流程发文，推进网上办公和无纸化办公归口管理项目公文，按公司要求使用局收、发文标准表单，使用规范格式、流程发文，推进网上办公和无纸化办公3信息报送归口全公司向局报送信息和对信息调研及深加工归口分公司向公司报3、送信息和对信息调研及深加工归口项目部向所属分公司报送信息4印章管理落实印章管理责任，局属印章由公司向局请示由局刻制并启用，公司印章由用印单位向公司请示由公司刻制并启用，所有用印先审批后使用，建立用印台账，竣工项目和撤销单位印章的回收和销毁落实印章管理责任，建立用印台账，确保不发生私刻印章、违规使用印章的行为落实印章管理责任，建立用印台账，确保不发生私刻印章、违规使用印章的行为5督办工作督办公司重点工作和领导交办的工作督办分公司重点工作和领导交办的工作督办项目部重点工作和领导交办的工作6机要保密执行总公司保密管理办法、局保密工作管理制度，确保重大失窃密事件为零，建立复印台账执行总公司保密管理办法4、局保密工作管理制度，确保重大失窃密事件为零，建立复印台账执行总公司保密管理办法、局保密工作管理制度，确保重大失窃密事件为零，建立复印台账7档案管理建立符合规范的公司档案室，指导部门和分公司、项目部以档案管理的要求进行文件资料管理建立符合规范的分公司档案室，指导分公司部门和项目部以档案管理的要求进行文件资料管理指导项目部部门以档案管理的要求进行文件资料管理8会议接待统筹公司会议，策划、牵头和协调公司重要会议和重大接待活动，统一保管会议记录，发布会议纪要统筹分公司会议，策划、牵头和协调分公司重要会议和重大接待活动，统一保管会议记录，发布会议纪要统筹项目部会议，策划、牵头和协调项目部重要会议和重大5、接待活动，统一保管会议记录，发布会议纪要9信访维稳关注重点目标，及时处理公司各类上访，协助分公司和项目部处理上访事件关注重点目标，及时处理分公司各类上访，协助项目部处理上访事件关注重点目标，及时处理项目部各类上访 10后勤管理审核公司机关和直管项目耐用类办公用品和采购和销账，审核公司固定资产类办公用品的采购和销账，检查和指导防火防盗工作，改善职工吃、住和办公条件审核公司分机关和所属项目耐用类办公用品和采购和销账，审核分公司固定资产类办公用品的采购和销账，检查和指导防火防盗工作，改善职工吃、住和办公条件项目耐用类办公用品和固定资产类办公用品采购和销账计划的提出和归口管理，落实防火防盗工作，改善职6、工吃、住和办公条件二、项目公文管理交底一、主要公文文种（一）通知 适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文，需要有关部门周知或者执行的事项。（二）请示 适用于向上级单位请求指示、批准。（三）报告 适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（四）函 适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（五）会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。二、收发文流程（一）收文（1）流程(纸质版收文)：综合办文员登记综合办主任拟办项目经理批示综合办文员传递承办人员办理、反馈。（2）流程（办公平台收文）：直接由项目文员登记、传递、封发、归档。（二）发文，采用协同办公，7、流程化操作流程：发起人拟稿发起人部门主管审核（可减签）项目经理签发综合办文员套红盖章（套用规范格式）综合办文员封发、登记、归档（按文件主送、抄送范围发文）。三、公文格式（一）对内公文格式华东建设各项目部对内发文，统一使用局行政管理手册中信函式公文格式（见附件2、附件3）。具体格式如下：（1）发文机关名称（函头名称）：为华文中宋字，字号一般小于22mm15mm。以局名义承接的工程项目函头由中建五局、项目全称或规范简称、项目部三部分组成；以公司名义承接工程项目函头由xx建设、项目全称或规范简称、项目部三部分组成。（2）标题：华文中宋2号，间距28磅，发文单位不可省略，完整格式为：XXX项目经理部+8、关于+事由+的+文种（通知、请示、报告、函）。标题中除法规、规章名称，加书名号外，一般不用标点符号，公文标题中使用简称。（3）发文字号：应当包括单位代字、年份、发文顺序号，编号规则由公司办公室确定（见附件7）。（4）主送单位为公文的主要受理单位，均应使用全称或规范化简称、统称。（5）正文：一般用仿宋_GB3212三号，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。一般第一层用黑体三号、第二层用楷体_GB3212加粗三号、第三层和第四层用仿宋_GB3212三号。（6）附件说明：公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。被转9、印发的文件不作为附件处理。附件应在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全标冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。（7）发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。（8）成文日期:署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。（9）印章:公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章端正、红色印章居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期10、居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。不得出现空白印章。（10）附注:公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号说明。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。（11）附件:公文正文的说明、补充或者参考资料。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在左上角第一行。附件标题居中编排在第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。（12）抄送单位：指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。如有抄送单位，一般用4号仿宋GB3212字。“抄送”二字后加全11、角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。（13）页码：一般用4号半角宋体阿位伯数字，数字左右各放一条一字线，单页码居右空一字，双页码左空一字。（14）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采用标识“此页无正文”的方法解决。（15）“请示”应一文一事，一般只写一个主送单位；不能越级请示；“报告”中不得夹带请示事项；除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以单位名义直接向上级单位领导报送“请示”、“报告”。（16）人名、地名、数字、引文准确，引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外语文摘应注明中12、文含义，日期应当写明具体年、月、日。（二）对外公文格式华东建设各项目部对政府部门、业主、分包等外部发文，原则上统一使用工作联系函（见附件4、附件5）。格式参见中建五局机关公文处理办法，除标题字号为黑体四号，完整格式为：关于+事由+的+文种（通知、请示、报告、函）及发文单位、正文、发文机关署名、成文日期、附件等字号均为仿宋-GB2312小四号外，格式均无差异。五、电子印章使用（一）电子印章书面申请，内附项目印章红色扫描件流程：项目印章管理员发起项目经理审批公司印章管理员知会公司信息管理员办理发起者要求信息管理员接到书面申请后3个工作日内设置项目公文发文流程及电子印章。（二）项目印章使用和保管要求13、1.项目经理负责项目印章使用审批和管理责任，是项目印章的第一责任人。2.项目电子印章使用范围仅限于内部必要公文往来用印。（三）用印流程发起人拟稿发起人部门主管审核综合办文员套红项目经理签发项目印章管理员盖章综合办文员封发（四）用印失效项目部印章失效时间为本工程竣工验收合格之日。六、公文评价各报文单位报送的文件由办公室统一归口审核，直属项目部由公司办公室负责审核，分公司项目部由分公司综合办负责审核。对存在问题的公文，由相关办公室填写华东建设公文问题反馈单( 见附件5),并按要求进行扣分。附件：1.项目公文处理卡2.以局名义承接工程项目公文格式 3.以公司名义承接工程项目公文格式 4.以局名义承接14、项目的对外函件 5.以公司名义承接项目的对外函件 6.华东建设公文问题反馈单 7.xx建设公司项目名称汇总表三、项目印章管理交底（一）印章刻制和启用1.局属印章刻制和启用：用印单位向公司书面请示分管领导审核总经理审批办公室向局书面请示局办公室办理相关审批局办公室刻制并下文启用印章；2.公司印章刻制和启用：用印单位向公司书面请示分管领导审核总经理审批办公室刻制并下文启用印章。（二）印章领用和保管1.分公司印章领用：分公司与公司办公室签订印章保管责任书（一式两份）印章管理直接责任人签字并加盖分公司公章印章保管责任书双方各执一份领用印章；2.直管项目印章领用：直管项目与公司办公室签订印章保管责任书（15、一式两份）项目经理与印章管理直接责任人签字印章保管责任书双方各执一份领用印章；3.分公司项目印章领用：项目部与分公司综合办签订印章保管责任书（一式两份）项目经理与印章管理直接责任人签字印章保管责任书双方各执一份领用印章。（三）用印申请1.局属印章用印申请流程：（1）不需要局领导审批的用印事项：发起者发起发起者部门主管审批公司主管领导审批公司局印章保管员协同局印章管理员协同局部门负责人审批局印章管理员协同发起者协同；（2）需要局领导审批的用印事项：发起者发起发起者部门主管审批公司主管领导审批公司局印章保管员协同局印章管理员协同局部门负责人审批局分管领导审批（局主要领导审批）局印章管理员协同发起者16、协同。2.公司印章用印申请流程：（1）公司机关：发起者发起发起者部门主管审批公司分管领导审批公司总经理审批公司印章管理员知会发起者；（2）分公司：发起者发起分公司主管领导/项目经理审批分公司总经理审批公司总经理审批公司印章管理员知会发起者；（3）公司直管项目：发起者发起项目经理审批公司总经理审批公司印章管理员知会发起者。（四）项目印章使用和保管要求1.项目经理负责项目印章使用审批和管理责任，是项目印章的第一责任人。2.项目印章损坏，请及时办理补办刻章手续，项目部严禁私刻印章。3.印章保管人必须做到印章使用登记率100，差错率为0。4.盖章必须清晰、端正，严禁错盖、漏盖、斜盖。5.项目印章使用范17、围，限于工程技术资料、竣工备案资料、往来函件、工程签证索赔资料及内部必要公文往来用印。6.项目印章严禁使用范围（1）项目印章严禁在空白纸、空白表格、空白介绍信、空白委托书、空白格式合同等上用印。（2）项目部印章属非经济合同专用章，不能用于担保、经济类合同及协议等性质，如：劳务分包合同、材料采购合同、设备购置、租赁合同、工程分项分包合同、劳保基金的认可、结算、银行借贷、保函、承兑汇票、固定资产购置等。涉及法律责任和企业信誉，如：放弃优先受偿权、承诺、结算中让利、结算与支付证明、非正常支付证明、假证明等 。（五）印章失效、回收和销毁项目部印章失效时间是本工程竣工验收合格之日。项目竣工验收后三个月内18、，项目经理应主动将项目印章交回至各二级机构综合办，项目部不得长期保存和自行销毁项目印章。工程备案等资料需用印时，到二级机构综合办办理用印手续。流程：项目竣工或单位撤销公司办公室/分公司综合办收回印章和用印台账公司办公室/分公司综合办印章管理员保管印章公司办公室/分公司综合办确认印章不再需使用分公司综合办上缴印章至公司办公室印章管理员公司办公室将回收印章封存年终公司办公室出具拟销毁印章清单交公司总经理审批公司办公室根据公司总经理批示销毁印章。（六）项目印章管理失误处罚责任1.项目经理超越项目印章使用权限的，给公司造成经济损失的由项目经理本人承担全部损失。2.私自刻制公司法人章和法定代表章的，对当19、事人予以降职或撤职，处以3000元罚款；私自刻制项目印章对当事人予以2000元罚款并调离本岗位。3.超越印章使用权限，给企业造成经济损失的，由当事人和主管单位负责人全额承担损失；若把关不严，管理不善甚至放弃管理责任或遗失印章，给予经济处罚2000元，并调离本岗位。4.与本单位经营行为无直接关联的用印，给企业造成损失的要由当事人负全部责任。5.未按公司相关规定程序刻章和备案登记的印章均为伪章，由此造成的一切后果由当事人承担责任。6.合作项目的项目经理及项目印章管理员有责任对合作方的合同及相关经济往来函件进行监督和抽查，及时发现和制止合作方私刻印章的行为。四、项目会议管理交底（一）项目会议种类1.20、项目管理策划预备会参加人员：分公司领导、部门经理、项目班子、项目主要管理人员。会议内容及时间安排：项目进场后5天内召开项目管理策划预备会（含施工策划、形象策划、商务策划），会后10天内完成项目管理策划书初稿并召开论证会，会后5天内完成项目管理策划书。2.项目班子会议参加人员：项目班子全体会议内容及时间安排：研究项目重大事项包括人员调整、处罚、奖励建议，重大经济活动，疑难问题处理等，根据工作需要召开，原则上每月召开1次。3.生产周例会会议时间：每周一下午参加人员：项目全体管理人员、分包单位负责人会议内容：对本项目上周和本周的生产工作进行总结和安排，对存在的问题在会上提出解决、协调。4.成本分析会21、会议时间：每季度召开一次参加人员：分公司商务副总、分公司相关部门负责人、项目全体管理人员（必要时公司总经济师、合约法务部人员参加）会议内容：对项目效益管理工作进行分析和总结5.项目工作总结会参加人员：项目班子和主要管理人员会议内容和时间：竣工验收后10天内召开，对项目管理全过程进行总结，会后10天内编制完成项目工作总结。（二）会议要求会前，由项目综合办通知与会人员（包括时间、地点以及是否有着装要求），准备签到表、茶水等；并根据会议的重要性及规模大小确定是否需要准备水果、桌牌（按局行政管理手册制作）、横幅以及是否需要进行宣传报道；会中，安排人员进行宣传报道并做好会议记录，会议记录本专人保管；会后22、，根据领导要求形成会议纪要，并把会议纪要发给抄送单位和把电子版发给项目有关人员子传阅，同时按收发文标准存档留底。重要会议做好会议策划。（三）会议纪律凡被要求参加会议的各类人员，必须准时到会，因故不能参加的，应提前向会议组织者请假；凡会上安排项目部门、个人的任务，会后都应及时办理；项目综合办负责督办并向项目经理反馈完成情况。附件：8.会议签到表（内部会议，以局名义承接项目） 9.会议签到表（内部会议，以公司名义承接项目） 10.会议签到表（外部会议，以局名义承办）11.会议签到表（外部会议，以公司名义承办）12.会议策划书范本13.会议纪要格式五、项目接待工作交底（一）根据xx建设接待工作实施细23、则，严格执行接待分级制，二级以上接待必须在第一时间向公司、分公司分管领导汇报，确定接待承办责任单位和责任部门，由责任部门填写XXX领导一行来XX项目考察（视察/检查）接待计划书（附件14），责任单位领导批准后实施。（二）严格执行中央改进作风“八条规定”，热情周到而不事铺张，同时要体现特色企业文化和文化品位，内部接待不挂横幅、不摆会议花、不摆水果，按公司“3335”活动要求，吃住尽量安排在项目部，在外就餐按公司招待费管理规定先申请后开支。（三）二级以上接待要特别注重细节，主要领导重点督办，了解和理解被接待方来项目的目的，做好相应的汇报资料准备和相关展示，确保被接待方考察（视察/检查）目的实现。（24、四）以项目部承办的接待任务，责任领导为项目经理，责任部门为项目综合办。（五）操作流程：1.三级和四级接待：接到接待信息第一时间通知项目综合办项目综合办报告项目经理项目经理作相应安排项目综合办负责牵头落实；2.一级和二级接待：接到接待信息第一时间通知项目综合办项目综合办报告项目经理项目经理向分公司/公司分管领导汇报分公司/公司分管领导向分公司/公司总经理汇报确定接待责任单位和责任部门责任部门作接待策划，填写XXX领导一行来XX项目考察（视察/检查）接待计划书，报责任单位领导批准接待小组召开接待安排会，作相应准备，实施接待计划。六、督办工作管理交底综合办负责督办工作。根据项目工作实际情况，可分别以25、颁布月度督办工作计划、周督办工作计划并进行过程监督、到达时间节点验收的形式开展督办工作，在督办责任时间内未完成的工作进入下一个督办工作计划。月度（周）督办工作计划在项目月（周）例会后根据会议安排的工作重点及近阶段的重点工作予以制订，经项目经理审批后协同发布，在项目月度（周）例会上，通报上月度（周）督办工作计划完成情况。流程：制订月度（周）督办工作计划（附件15）项目经理审批协同发布责任方承办综合办过程督办达到时间节点综合办统计督办工作完成情况（附件16）项目月度（周）例会上通报未完成工作进入下一个月度（周）督办工作计划。七、办公用品管理交底（一）办公用品的范围和分类根据耐用程度和耗费性，办公用26、品分为个人消耗品、管理消耗品和耐用品。个人消耗品指单位价值较低或作用时间较短，不能周转使用的办公用品，包括：笔、笔筒、橡皮檫、订书机、起钉器、订书针、墨水、胶水、胶棒、透明胶、双面胶、泡沫胶、计算器、插线板、笔记本、名片盒、文件夹、页码资料册、名片小夹、文件栏、涂改液、回形针、大头针、告示贴、燕尾夹、便笺纸、标签贴、剪刀、美工刀、电池、尺子、橡皮筋、印泥、印油、文件盒等。管理消耗品指打印纸、打印机耗材、复印机耗材、信封、抽巾纸及单位统一制作的各类印刷品等。耐用品指单位价值较高或使用年限在1年以上、可以周转使用的办公用品，包括：办公桌椅、CI用品、软件、打印机、复印机、扫描仪、传真机、摄像机、数27、码相机、录音笔等。（二）办公用品的购置、管理和使用1.个人消耗品实行包干使用原则，在职在岗的管理人员按照每人10元/月包干。综合办凭合法有效的办公用品发票，每半年报销一次，超标部份不予报销。2管理消耗品由各部门根据工作需要，在办公平台填写“管理消耗品购买申请单”（附件17），经综合办主任审核后，行政管理岗位负责购买、发放，其费用纳入使用部门经费开支预算。为加强管理消耗品的计划管理和降低成本，条件成熟的区域可实行集中采购，每月28日项目部提出采购计划（附件18），经审核后集中采购。3耐用品由项目部根据工作需要，在办公平台填写“耐用品购买申请单”（附件19），经项目经理、分公司综合办（公司办公室）28、审核，报分公司（公司）总经济师审核、分公司（公司）总经理审批后，由申请单位购买或根据批示从相关单位调拨（附件20）。耐用办公用品购置后，综合办公室行政管理岗位办理验收和领用登记手续，录入xx建设耐用类办公用品管理台账（附件21），明确管理责任人；费用报销时，向财务部门提供“耐用品购买申请单”打印件。耐用品实行定人保管，定人使用，工作变动时及时办理交接手续，如有人为损坏，当事人承担相关责任。耐用品损坏不能正常使用按规定程序核销（附件22）。移动硬盘、U盘、计算器属于私人物品，不予报销。4项目综合办建立办公用品领用台账（附件23），对管理消耗品和个人消耗品进行有效管理，及时掌握部门和个人办公用品支29、出情况，控制消费支出。5召开大型会议和接待所需办公用品费用作为项目行政开支。6单件价值超过五千元（含）以上的办公用品，作为固定资产购置，按固定资产申报程序办理。项目部办公类固定资产需一一定责任人管理，登记办公类固定资产管理台账（附件24），实时更新，不能使用时按规定程序核销。 八、计算机的使用和管理交底 原则上：计算机由员工自行购买，分公司给予一定补贴。 （一）补贴范围项目开工后，经分公司（公司）审批同意后的项目策划书所示岗位管理人员为准，进行补贴。（二）补贴标准100元/月；补贴不分职位高低，按统一标准补贴。（1）项目部人员的计算机补贴标准起始时间为正式调入时间。项目竣工（指已召开项目竣工验30、收会议）后的留守人员，从项目竣工第4个月开始计算机补贴减半，6个月以后取消报销资格。（2）项目因故停工超过2个月以上的，项目部管理人员不享受计算机补贴待遇，工程复工后按本章规定执行。（三）补贴程序（1）项目综合办直接填报计算机补贴台账（附件25），上报分公司综合办。由分公司综合办/物资部审核，分公司总经理审批，财务予以补贴，进入项目成本。（2）第一次补贴的员工，需填写补贴申请表（附件26）。凭补贴申请表和计算机购置发票复印件作为补贴依据留存。分公司办公室建立计算机补贴台账并留存补贴申请表和计算机购置发票复印件。（四）补贴时间每年12月底由项目综合办造表，上报分公司（公司）报销全年补贴。 九、通31、讯费、交通费及公车管理交底（一）通讯费1.通讯费报销标准序号岗位标准一、分公司总部1副总师以上领导实报实销2部门正职（含主持工作副职）400元/月3专职营销经理400元/月4部门副职250元/月5其他员工200元/月二、项目经理部1项目经理（总承包）500元/月2项目经理（安装或钢结构）400元/月3项目班子其他成员300元/月4项目部门经理250元/月5其他员工200元/月2.通讯费报销办法（1）经公司正式行文聘任的项目执行经理的手机费等同项目经理待遇。（2）项目部人员的手机费报销标准起始时间为正式调入时间。项目竣工（指已经召开项目竣工验收会议）后的留守人员，从项目竣工第4个月开始手机费报销32、标准减半，6个月以后取消报销资格。（3）手机话费按每月限额、持本人身份证登记的号码话费发票报销，综合办登记台账。可跨月进行额度调剂，可最多报销两个号码（以本人名义登记）。3.本交底依据关于印发中建五局上海建设有限公司通讯费用管理办法的通知（建五沪办字【2012】30号文）制订，修订部份依据2013年5月份公司部门例会精神修订。（二）交通费1.报销标准序号岗位用车补贴（私车公用）交通费标准（无私车）一、分公司总部1书记兼副职3800元/月1000元/月2生产及营销副总3600元/月1000元/月3其他领导班子成员3400元/月1000元/月4副总师、总经理助理3000元/月900元/月5部门正职33、（含主持工作副职）2600元/月800元/月6专职营销经理2400元/月800元/月7资金经理800元/月8出纳700元/月9其他员工300元/月二、项目经理部1项目经理/执行经理（总承包）2400元/月1000元/月2项目其他班子成员800元/月3项目部门经理600元/月4项目物资主管800元/月5项目试验员600元/月6项目其他员工300元/月2.报销办法（1）公司所有项目经理部不再配置和租用乘用轿车。（2）已购车的项目经理享受用车购车补贴：A、B类项目的项目经理用车补贴标准，不论项目大小一律按2400元/月包干，从项目经理任命（以公司任命文件为准）开始到项目交工后3个月内，按标准报销，项34、目交工4个月至6个月按标准的50%报销，交工后第6个月取消补贴；C类项目的项目经理按2400元/月包干，从项目经理任命（以公司任命文件为准）开始到项目交工后取消。（3）未签订责任状的项目，项目经理用车补贴执行规定标准的80%。（4）因故停工时间超过2个月以上的项目，项目经理不再享受用车补贴，项目复工后恢复执行。（5）项目经理因公或因私离职，从离职之日第二天开始取消补贴。（6）项目部人员的交通补贴从正式调入之日起按现岗位标准报销，调离之日第二天开始取消。项目竣工（指已召开项目竣工验收会议）后的留守人员，从项目竣工第4个月开始交通补贴减半，第6个月后取消。（7）用车补贴和交通费用油票、过桥过路费、35、市内车票报销。（8）综合办建立用车补贴和交通费报销台账。（三）公车管理1.公务轿车仅用于接待、未享受用车补贴及未报销交通费的领导用车。2.经局和公司批准，项目部配置的工具车或其他车辆，严格按规定控制出车，做到专车专用。3.公车维修和保养先申请后办理。4.按车牌号建立单车费用台账。5.归口综合办管理。（四）交通安全1.驾车人员应注意交通安全，公司公车发生交通意外按相关制度执行。 2.符合条件的购车用车人员车辆安全和交通安全自行负责，公司不承担任何责任。3.公务购车用车人员必须按规定购买车辆保险 （1）享受公务购车用车补贴的人员必须与公司签订车辆租赁合同，上海地区的必须在公司指定的保险公司购买保险36、；区域公司可以在当地确定一家保险公司购买保险，购买的第三者责任险由公司承担费用（不含在用车补贴标准内），第三者责任险赔付标准为50万元。（2）不在公司（或区域公司）指定的保险公司购买保险，并且购买赔付标准达不到50万元的第三者责任险的，公司不承担第三者责任险的费用，并取消购车用车补贴资格。十、项目档案工作交底（一）项目档案归档内容1.项目经济档案见附件27（项目经济档案目录表）2.项目工程档案见附表28从项目经理任命（以公司任命文件为准）开始到项目交工后（工程项目档案材料归档范围与组卷排列）3.工程声像荣誉实务档案（1）省（部）、市等领导视察工程的照片、录音、录像、光盘；（2）工程洽谈、签约、37、开竣工典型照片、录像带；（3）工程施工度照片、实体照片和工程照片、光盘；（4）质量事故、安全事故处理照片、录像、光盘；（5）工程施工技术、技术鉴定会照片、光盘；（6）工程评优报奖宣传录音、录像、光盘；（7）荣获国家、省（部）、市以上质量、安全等荣誉称号的各类证书、奖杯、奖牌等。（二）项目部归档职责1.项目商务经理负责项目经济档案的收集、整理、归档工作，并向二级机构的商务部移交；2.项目财务人员负责会计档案及一部分项目经济档案的收集、整理、归档工作，并向二级机构的财务部移交；3.项目资料员负责项目工程档案的收集、整理、归档工作，并向二级机构的工程部移交。（三）归档时间和要求1.项目工程档案归档要38、求（1）项目负责人应确定人员负责按照公司的归档范围，将各类别档案收集齐全，进行整理立卷，定期归档。（2）归档的文件材料应为原件或具有凭证作用的文件材料一并归档，反映同一内容不同载体形成的文件材料应一并归档。（3）归档纸质文件大小按照A4纸型尺寸。大于A4纸型的加以折叠，归档的文件应保证签字、盖章手续齐全，字迹清晰。书写不得使用容易退色的红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔，以保证档案的使用寿命。（4）不符合保管要求的文件材料应经修复后归档。（5）工程档案，长沙市内的工程资料在工程竣工后半年内，外地区域公司的工程资料在保修期满后一年内，由各单位按规定向公司档案室移交。（6）项目工程资料的收集工作必须39、与工程进度同步，资料员要及时收集各部门各种载体的资料，以完整再现工程施工全貌，避免日后大量补资料。（7）竣工项目必须以向公司外地区域公司完整移交了项目各类档案为项目结束的标志。移交时填写工程项目档案归档通知书（附件29）。在项目档案全部移交公司档案室前，项目资料员不可调往其它项目。项目经理、技术经理必须对项目档案负责。（8）外地区域项目必须将项目工程档案、项目经济档案向二级机构整理移交，长沙地区项目必须向公司档案室移交后，项目方可办理兑现审批手续。2.项目经济档案归档要求（1）工程报价书由项目报价和汇总清单等组成。施工过程中的索赔或变更等原因所引起报价的增减变动部分，应有清单的原件或复印件存档40、；（2）主合同结算资料包括：主合同结算审定报告、工程量计算书、主合同结算书送审签收单、结算书会签记录、主合同结算经济分析报告与对比分析附表；（3）工程分包合同，按订立合同的时间顺序保管。合同信息量过多时，项目成本会计应将资金、收入和成本等信息进行摘录列示。对工程分包合同进行编号，付款时应注明合同编号，以方便查询；（4）与分供商签订的供应合同，分别按劳务、材料采购、设备租赁等分类和排列；（5）对业主提供的各类保函记录，一般为复印件。公司财务部门发出保函时，应复印归档，由领用人签字确认。交由分公司发出时，分公司的财务部门复印留底后，交领用人在保函的复印件下角相应位置签字确认。对业主提供的有关保函记41、录按履约保函、预付款等保函的办理时间顺序归档；（6）分包、分供商等提供的各类保函为原件，分别按工程、其它等类别和时间顺序进行编号归档；（7）过程工程款收入确认单：内容包括请款时所附的预算书（含工程量计算式）、工程款申请报告以及业主审核意见内容，按时间顺序进行编号整理；（8）对外会议纪要：按时间顺序分类整理。关于经济方面的会议纪要必须有与会人员特别是业主负责人（主合同约定的工程师或授权人）的签字，以及双方盖章；（9）经济签证与索赔资料包括：具体的费用计算清单等材料；业主未回复的签证与索赔材料应保留业主相关人员签收的原件，分别按时间顺序进行整理；（10）有关经济的往来函件：特别是放弃优先受偿权；结42、算与支付证明、承诺、非在学支付，应急证明等必须在保存件上注明经办人员，出具事由以及真假情况，并按时间顺序排列，连同登记台帐挂归档；（11）项目节点成本分析材料：按照项目管理目标责任书中节点划分要求进行排列编号整理；（12）外来上级部门通知及收发文签字登记记录：按时间先后顺序、保存过程原始记录。3.项目经济档案归档时间（1）在档案分类表中类别代号为G类的项目经济档案第2部分归档内容由项目成本会计进行收集、整理、装订成册后与项目账本、凭证一起在项目竣工后一个月内移交至分公司财务部；（2）在档案分类中类别代号为G类的项目经济档案第3部分归档内容在项目结算送审完毕后一月内，由项目商务经理进行收集、整理43、装订后移交至分公司商务部；（3）分公司财务部、商务部经理要按公司要求把关、审核，符合要求的才能接收。在项目办理兑现时，分公司财务部、商务部经理签字确认项目经济档案已移交分公司，方能报公司办理兑现手续。（四）其它要求（1）电子文件应在办理完毕后三个月内向档案室归档；（2）员工因工作调动或长期出国，属于归档范围的文件资料必须全部移交，办理交接手续，不得擅自带走或销毁。（五）处罚对违反下列行为之一的，项目经理承担10000元的赔赏责任，项目总工承担5000元的赔赏责任，资料员、商务经理、成本会计、综合办主任各承担2000元的赔偿责任。1.工程竣工后，未如期移交工程项目档案的；2.报送工程档案不符合44、质量要求的；3.编制的竣工档案与建设工程不符的；4.工程竣工结算资料不完整或上缴不及时的；5.造成工程项目档案损坏、丢失，给评优报奖、清欠索赔带来困难的；6.未移交工程声像荣誉实务档案的。十一、项目办公行政工作管理责任落实交底（一）项目办公行政工作交底方式，公司直管项目由公司办公室以项目为单位组织项目相关人员召开交底会议集中交底，分公司所属项目由分公司综合办以项目为单位组织项目相关人员召开交底会议集中交底。（二）交底会议由项目经理主持，议程为：1.交底人讲解xx建设办公行政工作交底实施细则；2.被交底人提问，交底人解疑；3.项目经理讲话；4.签订项目办公行政工作管理责任落实书（附件30）。第 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