1、 行政工作手册（目录）编 号行政工作手册目录-页 码XX-001-XX行政部职权-页XX-002-XX行政部职责-页XX-003-XX行政部经理职责-页XX-004-XX行政部主管职责-页XX-005-XX行政部助理经理职责-页XX-006-XX文件管理-页XX-007-XX档案管理-页XX-008-XX会议管理-页XX-009-XX协调管理-页XX-010-XX办公秩序管理-页XX-011-XX采购管理-页XX-012-XX物资管理-页XX-013-XX办公设备管理-页XX-014-XX车辆管理-页XX-015-XX印章证照管理-页XX-016-XX商务公出管理-页XX-017-XX工装管理2、-页XX-018-XX企业文化-页XX-019-XX餐厅管理-页XX-020-XX寝室管理-页XX-021-XX重大疑难事项管理-页【行政部门职权】 行政部是负责企业行政事务，对企业行政进行监督、管理等工作的部门。企业和职能部门之间起协调作用的部门。行政管理部受营销中心领导，直接向营销中心经理报告工作。1. 依照制度，对稽查中发现的问题实施处罚的权力；2. 依照制度，按规定程序，实施其他单位提前的处罚建议；3. 部门每位员工考核的权利；4. 部门内部员工的聘任、解聘的建议权；5. 部门内部开展的自主权；6. 要求相关部门配合相关工作的权力；7. 其他相关权力。【行政部的职责】 (一) 各职能部3、门的关系协调；(二) 建立各项规章制度并检验实施情况，促进各项工作规范化管理；(三) 负责公司资料、信息等管理，以及宣传报道工作，沟通内外联系和上下联系；(四) 公司会议组织、记录及记录归档工作；(五) 公司印章管理；(六) 公司证照管理；(七) 员工入职离职过程中与行政部门相关的手续办理；(八) 公司各类档案的整理、归档、保管、借阅等；(九) 员工考勤、出勤统计、报表、分析等；(十) 员工暂住证、就业证等事项办理；(十一) 保健管理：1) 员工保健章程管理的制定；2) 定期保健体检的实施；3) 特约或等点医院的选择；4) 特约或等点医院的联络；5) 办理工伤事故。(十二) 福利管理1) 员工4、福利制度的制定，并经批准后实施；2) 福利制度的研究、修订、改进等事项；3) 福利事宜的办理4) 福利工作总结、分析和改进；(十三) 文件控制1) 发文制度及行文程序的拟定和实施；2) 公司文件的汇编、发放；3) 文件与资料的登记、编号、发行、保管、维护等；4) 过期文件的处理；5) 文件与资料的有效性控制。(十四) 公司公共关系维护和改善工作：1) 内部关系的建立和维护；2) 外部关系的建立和维护、包括政府、同行、社会、新闻等公共关系。(十五) 行政稽查；(十六) 行政开资预算的编制；(十七) 行政开支成本的控制；(十八) 其他相关职责。【行政经理的职责】 (一) 全面负责企业的行政、后勤、5、总务、环境和保卫等工作；(二) 制定企业的行政管理方针、政策和制度；(三) 负责企业各系统思想、文化建设、统筹增强员工凝聚力的宣传和教育；(四) 对员工进行公司规章制度等相关内容的培训；(五) 负责本部门的考聘，培训指导、人才选拔；(六) 收集企业各类信息，建立信息库；(七) 负责对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施；(八) 组织各类文体活动，丰富员工的业余文化生活；(九) 规范员工行为，实施行政稽查，并对稽查情况进行处理；(十) 组织企业会议管理、档案文书管理；(十一) 负责员工食、宿等后勤服务工作；(十二) 组织车辆、保卫、勤务管理；(十三) 组织环境保护和职业健康管理；(十四) 其6、他相关工作。【行政主管的职责】 (一) 组织办好会议接待、娱乐等各项活动；(二) 协助制定、监督、执行公司行政规章制度；(三) 组织公司办公室的费用计划、办公用品的购买、管理和发放工作；(四) 管理公司非技术资料、计算机磁盘、光盘等资料；(五) 政府机关来文、其他单位来文及函件的处理；(六) 做好办公室人员的考勤和处理各种假期；(七) 管理公司的公共卫生、食堂就餐工作；(八) 发放日常福利、节日福利；(九) 购买、管理和维修公司固定资产；(十) 调本部门各小组之间的关系，做好人员培养集团队建设、营造积极主动的工作氛围；(十一) 制定年度工作计划、人员计划；(十二) 完成直属上司交办的临时性工作7、。【行政助理的职责】 1. 协助承办公司相关律师务；2. 参与公司经营事务的管理和执行工作；3. 负责为公司管理层提供支持、并负责跟踪落实总经理办公室的决议；4. 负责公司形象推广、公关活动；5. 公司企业文化建设；6. 依据印章管理规定实施印章管理；7. 安排商务旅行，做好预订工作；8. 撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；9. 负责档案、机要、印章、文印等项目的管理工作；10. 草拟、审核公司对外行文、函件及报告；11. 完成上级交办的其他工作。【文件管理】 （一） 发文1 对外发文a、各部门撰写，部门经理审稿b、人事行政部复核c、分管领导审核d、总经理签发e、人事行政部登记存档，8、经办部门分发f、填写文件审批单g、来文再次分发需填写文件分发登记表2 集团内发文a、 通过OA上报b、 各部门撰写、部门经理审稿c、 人事行政部复核d、 提交分管领导审核e、 提交总经理签批提交上级公司相关领导审批流程发起部门归档注意事宜:1. 所有发文必须按年、月、日的先后顺序进行编号。2. 对外文件必须经总经理签字同意后由人事行政部统一发传真，对方无传真的，可由文件发起部门送达。3. 涉及费用的文件，须经分管财务副总及总经理共同签字后方可发文。4. 集团内发文有区域公司的需经区域分管副总及区域总经理签批后方可上报。涉及机密的文件，由总经理亲自督办。(二)收文1. 所有外来文件由人事行政部统9、一签收、登记，并填写收文登记表，其它部门不能接收外来文件。2. 填写文件审批单，逐级审批，人事行政部根据领导批示意见转至相关领导或部门传阅，并对承办部门（人员）进行督办。3. 各部门收到文件后根据总经理批示承办。4. 执行后人事行政部负责与相关记录同时归档。5. 对OA文件，根据实际情况，填写文件审批单，经相关部门确认后，呈总经理批示。程序同1.2.3注意事宜：1. 对上级公司文件、重要文件须立即进行公文处理，当日内处理完毕。2. 收文后由人事行政部应在当日呈办或将文件下发到相关部门并告知相关人员。【档案管理】 （一）归档1 凡涉及公司工作形成的一切文字、实物、图片、音像等资料都须归档保存，需10、要刻制光盘存档的，及时刻录存档。2 各部门档案管理员每月5日前将上月的档案收集、整理、立卷、归档，公司档案管理员对各部门档案进行抽查，将检查发现的问题，及时记录在档案检查报告中。3 其它相关规定根据XX商业地产股份有限公司管理制度执行。注意事宜：1. 人事行政部负责配合部门档案整理归档，保证档案的完整。2. 对光盘存档的要有检索目录、标签、编号等。（二） 保管1 根据档案年度、种类进行分类保管。2 建立电子文件目录。3 设立专用档案室，每月将分类好的档案存入档案室集中保管。注意事宜：人事行政部负责做好档案的防火、防潮及防虫工作，保证档案安全。（三） 档案借（查）阅1. 查阅档案需填写借阅申请，11、普通档案需人事行政部经理批准。2. 查阅公司重要档案的需经公司总经理同意，并在档案借阅（复印）审批表上签字，方可进行查阅。3. 查阅人需复制档案时，需经人事行政部经理同意后方可进行，重要档案经总经理同意方可复制。4. 借阅出去的档案由档案管理员负责催收，原则上当日回收,重要及保密档案原则不许借阅。注意事宜：1. 归还档案时，档案保管人员应认真审查、核对，看是否有损坏，污染和遗失。2. 保密档案未经总经理同意，不得查阅。保密档案包括（但不限于）：人事、财务、薪酬以及集团或总经理指定的文件资料。（四） 档案销毁1. 超过保管期限的档案，各部门档案由档案管理人员填写档档案销毁清册，由人事行政部经理审12、核后，报总经理审批后，方可执行销毁。2. 总经理审批同意后，由人事行政部负责与监销人员一起将超过保存期限的档案销毁。3. 监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。注意事宜：档案销毁必须由人事行政部档案管理员与2名以上的监销人员一起销毁。【会议管理】 （一）公司办公例会1 公司办公例会分为周例会、月例会、季度例会、半年总结会及年终总结会。2 会议由总经理负责召集主持，人事行政部组织、布置，与会人员在会议签到表上签字。3 人事行政部负责完成会议记录，并于会议结束后1个工作日内形成会议纪要，报总经理审批后发与会部门及按要求上报上级公司。注意事宜：1 因特殊情况经总经理批准后可以临时取消13、。2 参会人员必须在会议签到表签字，不能参加的人员必须提前向总经理请假。3 人事行政部负责根据会议纪要的工作安排进行督办。（二）部门工作例会1 部门工作例会由各部门经理主持召开，每天必须一次碰头会，每周召开一次工作小结会。2 参会人员在会议签到表上签字。注意事宜：1 部门例会由部门负责人进行组织布置。2 部门负责人应指定专人进行记录，并对安排的工作进行督办。（三）专题会议1 由总经理组织的公司专题会议，人事行政部负责组织、布置。2 集团及商管总部组织的专题视频会议。3 指定专人负责进行会议记录，会议结束后按要求形成会议纪要，报总经理审批后下发参会人员。注意事宜：1 参会人员必须在会议签到表签字14、，不能参加的人员必须提前向总经理请假。2 人事行政部负责根据会议纪要工作安排进行督办。（四）会议室管理1 会议室日常使用与管理由人事行政部负责。2 使用会议室需提前一天OA审批或填写会议室使用登记表，经人事行政部经理批准后方可使用。3 各使用部门在使用完毕后，将会议室设备，照明关闭后钥匙交还人事行政部。4 人事行政部通知保洁员对会议进行清洁。注意事宜：1 人事行政部负责安排会议室的规范使用。2 未经人事行政部同意，任何人不能擅自使用会议设备。3 使用部门及个人应自觉维护会议室设备的完好与环境卫生。【协调管理】 内部协调1 需协调部门填写内部联络单，经主管领导批示后交相关部门进行协调解决。2 相15、关部门在接到内部联络单后，在规定的时间内进行协调解决，并及时进行反馈。注意事宜：需协调部门负责跟踪协调事项的完成情况。【办公秩序管理】 员工行为规范、办公环境、办公纪律1 部门负责人负责本部门的日常规范管理，对不符合规范的员工视其情节轻重，进行口头警告或向人事行政部提起书面通报、处罚,并记录在办公秩序/卫生检查报告中。2 人事行政部负责对办公环境和办公纪律进行不定期抽查，每月汇总一次,并在月例会中向总经理汇报。3 根据XX商业地产股份有限公司管理制度之商业管理公司制度执行。注意事宜：1 各部门负责人负责本部门办公秩序的管理。2 人事行政部负责公司办公环境和办公纪律的监督与检查。3 总经理是员工16、奖惩的负责人。【采购管理】 （一）合格供方管理1 合格供方选择：人事行政部负责组织相关部门寻找供应商，填写供方现场考察记录表，收集供方的相关资质，对供方的基本信息进行审查，同时填写供方基本信息审查表。2 合格供方审查及建立：人事行政部组织财务部、安全品质部等相关部门对供方现场考察，填写合格供方评定审批表，通过比价或招标方式确定合格供应商候选名单，逐级报至总经理审批后，建立合格供方名录。3 合格供方评估：人事行政部负责定期组织财务部、安全品质部、使用部门对和各供应商进行评估，及时更新合格供方名录。4 对于符合要求的合格供方需与其签订合格供方供货协议，期限一年；约定供货要求、产品、服务价格等具体事17、宜。5 人事行政部负责每季度（根据提供产品及服务的特点）对合格供方价格表进行更新，作为合格供方供货协议附件存档，采购人员按照新的价格表进行采购。6 其它相关规定根据XX商业地产股份有限公司管理制度执行。注意事宜：1 同一品类供应商选择不得少于三家以上。2 每半年，由人事行政部负责组织对供货商进行评审，对不符合要求的合格供应商取消供货资格。3 当地有区域公司，由区域公司负责合格供方管理。4 建立的合格供方名录须提交商管总部人力资源行政部备案，如属集中采购优先选择商管总部集中采购合格供方（二）采购1 各部门结合公司预算情况按要求制定月度采购计划表。2 由人事行政部负责核对库存数量，配合各部门进行询18、价，各部门按要求每月25日前完成采购计划表审批，报负责采购部门进行采购。3 采购计划经总经理审批后采购员方可进行采购。采购员根据合格供方名录选择价格最低的供方进行采购。4 非合格供方采购单价超过200元或总价超过1000元的物资需进行三方比价采购。同一供应商当月累计超过5000元需签订采购协议，低于5000元按财务要求执行。5 其它相关规定根据XX商业地产股份有限公司管理制度执行。注意事宜：1 人事行政部负责对各部门采购物品的合理性进行审核。2 人事行政部经理根据库管员核定的实际库存量对采购计划进行复核。3 常规物资采购原则上一周内完成，特殊物资按需求协商在最短时间内完成。加急采购计划在接到采19、购计划的次日完成。4 当地有区域公司，由区域公司负责采购管理。5 大宗采购需进行招标的，按集团招投标管理办法进行招标。（三）验收1 采购物品到货后，采购人员、库管员、使用人员进行验收，验收包括但不限于质量、数量、型号、规格等。2 参与验收人员需对货品提出明确意见，库管员将验收合格的货品入库，不合格货品不予接收。3 其它相关规定根据XX商业地产股份有限公司管理制度执行。注意事宜：1 采购人与入库验收人不能为同一个人。2 必须认真核对所购物品的质量与数量是否相符，由参与验收人员共同签字确认。【物资管理】 （一）入库1 物料验收后填写材料入库单。2 办理完入库手续后登记物资台账。3 物料入库后归类存20、放，做好标识。4 危险化学品、办公用品单独仓库存放，确保安全。注意事宜：1 有毒有害化学物资必须隔离存放。2 材料入库单的内容要真实完整，必须有库管员及经手人签字。（二）出库1 工程物料凭借工程作业单及材料出库单领取，其它物料出库凭借材料出库单领取，经相关负责人审批后，办理出库。2 紧急物资出库由使用部门负责人电话通知库管员，并在紧急物资领用登记表上签字，再补办出库手续。3 在材料出库单注明领料用途。如属维修更换，应将拆卸后的物料退库，并作相应处理。4 办公用品每月由人事行政部按需发放，并做相应登记。5 其它相关规定根据XX商业地产股份有限公司管理制度执行。注意事宜：1 夜间遇紧急情况需领料的21、，由总值班人员负责发料，并做好领料记录。2 物料出库由使用部门负责人、领料人和行政经理共同签字确认。3 材料的出库，原则上采用先进先出法。（三）管理1 盘点时，财务部和人事行政部各派1人共同进行；2 每月27日对库存物料进行盘点；3 固定资产、低值易耗品一年盘点两次；4 每月28日将库存盘点表交财务部核查。5 计划外物资的管理，包括：广场拆改物资；其它单位赠予物资、物品;主力店或商户遗留物资；公司代为保管物资等。注意事宜：1 盘点时由人事行政部与财务部各派一人共同进行。2 有毒有害化学物资必须隔离存放3 退库物料根据情况做相应处理。4 计划外物资由库管员单独建帐保管理，按照公司物资管理规定进行22、管理。（四）调拨、报废1 各部门根据工作需要提出物资使用申请。2 人事行政部根据物资实际使用状况，由库管员填写物资调拨申请单，经相关部门签字后，报主管副总经理，（区域）总经理审批。3 对不能继续使用的物资做报废处理，并填写物资报废申请单（不含固定资产），经总经理审批后方可处理。注意事宜：1 报废物资需由使用部门、人事行政部、财务部现场确认。2 报废物资由使用部门发起报废流程。3 有区域公司的需审批至区域公司总经理。【办公设备管理】 （一）电话、传真1 公司为各岗位按需求配置电话。2 原则上公司部门副经理以上管理人员开通国内长途，因工作需要开通，另行申请；公司总经理办公室及人事行政部开通国际长途23、权限，各部门拨打国际长途需事先登记。3 原则上传真机设置在总经理办公室、人事行政部、营运部各一台，分别由各自负责进行管理，其它各部门统一在人事行政部收发传真，并在收发传真登记表进行登记。4 其它相关规定根据XX商业地产股份有限公司管理制度执行。注意事宜：1 拨打私人电话应控制在3分钟以内。2 严格控制电话费，人事行政部每月核查电话清单，超标准部分由各部门自行承担。3 传真人应在传真发送3分钟内与对方确认是否收到。（二）电脑1 根据工作需要给员工配备专用电脑。2 使用人负责对电脑进行保养。3 人事行政部负责公司电脑的编号和检查工作。4 其它相关规定根据XX商业地产股份有限公司管理制度执行。注意事24、宜：1 公司电脑由人事行政部统一管理。2 人事行政部每月至少对电脑的使用情况抽查一次。公司需设置专（兼）网络维护人员，负责对电脑故障进行处理。（三）复印机1 各部门复印文件，需指定专人操作，不允许其他人操作复印机，以免由于操作不当而造成设备损坏。2 非本公司人员严禁使用复印机，如有需要，经人事行政部同意后给予复印，必要时按市场价收费。3 其它相关规定根据XX商业地产股份有限公司管理制度执行。注意事宜：1 复印机一般情况下每天开机、关机一次，尽量避免频繁开关。2 为节约纸张，不重要的文件应使用二次纸复印。3 办公设备发生故障由人事行政部负责维修。【车辆管理】 （一）出车1 司机在接到车辆使用情况25、申请单后方可出车。2 司机出车前记录起始里程，按规定的路线行驶，办完事情后及时返回。3 在公司车辆安排不开的情况下，可到行政部填写03-38车辆使用情况申请单。4 行政部根据实际情况进行审批。5 回程后，凭有效发票填写报销单，经行政部、财务部审核后报销。注意事宜：1 司机须安全驾驶，遵章守纪，如因违规造成的罚款由驾驶人承担。2 每月出租车费统一报销一次，报销额度不得过1000元；（二）油耗司机出车前检查油料表，根据情况如需加油，及时登记车辆使用情况申请单，经人事行政部经理批准后方可加油。注意事宜：1 车辆加油务必由公司办理燃油卡，燃油务必与固定车辆进行绑定使用，严禁一卡多车使用。2 请务必做好26、记录。（三）维修保养1 根据车辆每运行5000公里即需正常保养，在保养之前通过OA流程进行车辆维修申请，待总经理批准后方可进行维保。2 根据XX商业地产股份有限公司管理制度执行。注意事宜：1 车辆的维修保养要与定点修理厂签订维修保养合作协议书2 严格按照车辆维修申请中的维保项目进行保养。【印章证照管理】 （一）印章1 使用印章需办理用章手续，填写用印申请单，经部门负责人、人事行政部经理、主管副总经理、总经理批准后方可使用印章。2 用印人到人事行政部在用印登记表登记。注意事宜：1 公司用印分为合同类及非和同类用印，需分别登记。2 公司印章需入保险柜上锁保管，不得带到办公区域以外使用，如需使用，须27、由公司总经理批准，并由两人以上同时办理。（二）证照1 使用证照需办理借用手续，经主管领导、总经理审批后方可借用。2 借用后原则在1天内返还。注意事宜：平日需入保险柜上锁保管，如有丢失，保管人应立即报告公司总经理，按规定进行通报作废。【商务公出管理】 （一）要求1 因公出差的员工在公出前需按规定经公司主管领导批准后方可出行。2 员工出差应周密安排行程，不得随意订票和退票。注意事宜：1 出差前要申报OA流程。2 集团明确下发OA通知，无需单独申报OA。（二）差旅费管理根据XX商业地产股份有限公司管理制度执行。注意事宜：高管（不含）以下人员住宿用餐标准400元/天，如出差至北京、上海，报销限额上浮228、00元。【工装管理】 （一）工装制作1 公司编制内员工予以制作工装，由人事行政部按总部要求统一安排。2 各部门负责提供员工所需工装明细，并写明使用人工种。3 人事行政部负责制定各工种的工装配备明细。注意事宜：1 管理人员工装2套/人/2年；2 基层人员工装根据工作需要由各公司制定制作方案及费用标准。3 各公司工装制作方案需报总部人力资源行政部审批。（二）工装使用1 人事行政部负责监督、检查各工种工装的使用情况。2 人事行政部负责离职人员工装的回收。注意事宜：1 工作时间内必须按规定穿着工装。2 工装只限于工作时间或按要求穿着，不准外借、送给他人使用（含亲属、朋友等）。3 凡在使用期限内工装无故29、丢失、损坏的应自费购置。【企业文化】 （一）党建服务企业管理、促进工作创新、引导思维模式。注意事宜：1 充分发挥党组织在企业中最大限度的职能作用。2 协助商管系统各项经营管理工作有序开展。（二）月刊各公司通讯员负责每月向内刊投稿。注意事宜：1 各公司须有1名以上通讯员。2 各公司每月投稿不少于一篇。（三）员工活动开展形式多样、丰富多彩的员工活动。注意事宜：1. 通过一系列的员工活动，以“塑造思维模式”为主题，提高广大员工对“企业文化也是核心竞争力”的认识。2. 使企业文化理念深入人心，员工自觉遵守。（四）义工活动开展形式多样、富有意义的爱心活动。注意事宜：1 秉承XX集团的优良传统，向社会奉献30、爱心。2 积极实践XX集团“创造财富，公益社会”的使命。【餐厅管理】 日常管理1 餐厅需按政府部门管理要求办理卫生许可证并定期年检。2 保证食堂人员的健康卫生，所有食堂人员需在体检合格后方能持证上岗，并且每年最少体检一次。3 食堂设备、餐具要洁净无毒，餐后立即进行清洁。注意事宜：1 人事行政部负责监督食堂的卫生管理。2 餐厅需符合消防安全管理要求。【寝室管理】 1 员工应根据实际情况向所在部门负责人申请住宿并到寝室管理部门办理相关入住手续。2 所有人员入住和搬出时，需办清钥匙、用具交接手续，离职人员需在离职日起一天内搬出宿舍；非住宿人员不得在寝室留住。注意事宜：1 住宿人员必须严格遵守寝室管理规定。2 夜不归宿的，需提前报寝室管理人员、部门经理审批。3 人事行政部不定期对宿舍进行抽查，对屡次违规不改者，将取消住宿资格。【重大疑难事项管理】 重大疑难事项上报1 集团所属公司遇有重大疑难问题必须上报。2 由公司总经理负责对本公司事项进行基本判断，分为重大事项与疑难事项两类；3 在时间允许的情况下，通过OA上报，如事项紧急可通过电话上报上级对口部门，逐级上报；对上报3日内没有有效解决或无法解决的问题可报至主管副总裁，10天内仍未解决的问题报集团办公室，统一向总裁汇报。4 如事项非常紧急可直接报副总裁，同时报总裁。