1、公司物资部项目材料规范管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 材料管理制度材料采购定价及合同签订规定一、 总则为进一步加强材料管理，降低材料采购成本，提高公司效益，所有建筑材料的采购必须进行招投标，在保证材料质量和供应的前提下，选定最低价投标厂家签订材料供应合同，材料采购合同单价期限一般为一年或二年，特殊情况的材料采购价格要经批准才能按每批用量或月、季度进行招投标。在合同期内的单价，市面价格有变动时一般只能调低不能调高，即遇升不升，遇降则降。二、 材料招投标程序1、 物资部根据项目材料的总量控制指标与生产进度的需要2、，每种材料选择6个以上供应厂商，填写材料投标资格审查汇总表，协同工程管理部、总工室、经营预算部对厂商进行现场考察，抽检样品及核对资质资料是否齐全真实，了解其信誉程度，确定其供货能力是否有保证。由经营预算部经对比分析后，选定供应厂商的投标资格，整编选定厂家资料，作为参投对象。参加材料议标必须多于3个供应厂商，参加材料投标必须多于6个供应厂商，若达不到此要求，应由经营预算部说明具体情况报总经理或集团审批。2、 物资部信息组根据市场调查或参考已经购买材料价格，编制建筑工程建筑材料投标报价表作为确定最高限价或议定价格的参考依据,由部门经理审定后送招标中心。招标中心应于五天内完成招投标。3、 公司经营预3、算部根据物资部和本部信息组提供的调查价格汇集材料投标资格审查汇总表，通知选定的参投厂商进行报价并汇编建筑工程建筑材料投标报价表，再根据各种材料的技术、质量、规格型号要求（总工室提供），数量要求（经营预算部提供），供货时间要求（物资部提供），编制材料采购招标说明书和合同版本，填写会签表送总工室、工程管理部、物资部、经营预算部、经营管线总经理进行会签，对各条款进行审核并出具意见，如各部门的意见不能统一的，由管线总经理送总经理室讨论确定。4、 招标中心组织召开投标会，将招标文件发给厂商填写标书，再按规定时间向厂商收回投标书，组织招投标小组成员进行开标、评标，评标分技术标和经济标分别进行评定后再综合评4、定得出最后结果，送各部门会签并报经营管线总经理、总经理审批后，填写中标书通知厂商办理合同的签订。三、 材料采购合同条款要求材料采购合同采用统一合同范本，按合同法拟定，应明确以下条款：1、 质量要求和服务承诺，包括质量标准、技术参数、保修期等。2、 商品包装标准。3、 交卸货时间，地点及运输，运输费用由谁负责，卸货费用由谁负责。4、 货品验收，包括验收标准，验收人员及验收方法。5、 材料名称、规格型号及价格。6、 结算与付款方式。7、 违约责任。8、 解决合同纠纷方式。9、 其它约定。10、 合同附件，包括招标说明书、中标通知书、投标报价表、技术质量标准、材料附图、厂家指引等。四、 签订采购合同5、流程1、 招标中心凭中标通知书联系中标单位，商定合同条款，按合同范本填写合同条款，合同条款有修改的应在合同会签表中列明。2、 招标中心填写采购合同会签表送总工室、工程管理部、财务部、物资部、经营预算部、会签，经营管线总经理、生产管线总或总经理审批后，将修改审定条款填写在合同上，并对合同进行编号。3、 材料管线总经理为材料采购合同签约代表人。4、 合同签订后，由招标中心按合同编号登记在“合同台账”上，并办理合同的印发手续，合同正本一式二份，公司和厂商各执一份。合同正本由档案室保管，物资部、经营预算部、工程管理部、项目部持有合同副本备查和执行。5、 物资部开出供货通知书送指定工地, 通知中标厂家领6、取通知书,中标厂家凭供货通知书到指定工地联系供货事宜。材料计划管理流程一、年度计划由工程部提供年度工程进度计划，经营预算部根据工程进度计划抽料预算，编制每年材料年度计划表，送公司物资部、财务部、经营预算部、工程管理部、总工室。二、月度计划、旬计划和急用零星材料计划 材料月度计划须于每月25日前报送物资部，旬计划于每月10日、20日送往物资部，并在材料计划表上注明月度和旬计划，急用零星材料计划根据实际情况随时报送，各计划均按以下流程执行。1、 项目部施工员根据月或旬的工程进度计划按材料实际耗用标准，计算出各种材料用量，并在项目部材料员配合下编制材料计划表，材料计划表要分别按批次编号，列清材料名称7、规格、数量、进场时间，供应商名称、合同编号，已确定的须填写清楚，未确定的填“待定”。2、 项目部预算员、主管施工、总施工、项目经理对材料计划表进行复核、审批。3、 材料计划编报提前时间要求：进口大型材料设备提前3个月专项报送；外省材料设备提前45天报送；本地材料提前30天报送；有现货常规材料提前20天报送；急用零星材料注明“急”、“加急”字样，提前5至10天报送。4、 物资部收集各项目部所报材料计划表，编制材料计划汇总表，经物资部经理审核后，通知各材料厂商安排生产，急需材料马上通知各材料厂商安排生产送货。5、 公司物资部编制的材料计划汇总表送公司财务部、工程管理部、项目部各一份。6、 物资部8、将审批后的各项目部材料计划表,交各项目部材料员,项目部材料员将材料计划表转主管施工、仓库主管、记账员、会计各一份。7、 项目部材料员根据材料计划表安排进货，公司物资部负责协调各项目部的材料进货工作和材料调拨工作。三、计划外或修改的材料，应按以上流程进行审批，项目部还需注明属计划外或修改材料，并注明原因。如果是由于工程变更或补充的，应先送工程管理部审核后再转送物资部。材料采购管理流程1、 项目部材料员根据材料计划表，安排厂家送货。如有需要物资部统一安排调配的材料，应填写订货通知书，经物资部经理审批后，方可通知厂家送货。2、 项目部材料员对合同执行情况进行登记，发现违约现象或影响施工进度的情况时，9、应立即采取应变措施，并向供应方用书面形式一式两份提出纠正要求，同时报送物资部。3、 出现需修改采购合同情况时，公司物资部应协助经营预算部根据材料计划表和实际情况在与供应方协商一致的情况下，签订采购合同补充协议，并按原主合同的审批程序报相关部门审核批准。4、 项目部急用材料设备需要采购，单价已经年度招标的,项目部材料员可经电话请示物资部经理同意后，直接进行采购，然后补办有关手续。5、 公司材料设备需要采购，不在年度招投标范围内，由物资部信息组进行市场调查，填写材料购进价格调查参考表，并送各部门会签确定单价和供货厂家才能进行购买。如有急用材料必须经过审批方能采购，审批权限如下：1000元以内项目部10、经理审批；5000元内由材料管线总审批，10000元内由公司总经理审批；30000元内由集团总裁审批。30000元以上原则上经过招投标再进行采购。材料进场验收流程1、 材料由项目部材料员安排进场，确定材料进场数量、时间、卸货地点。材料进场需提前2天通知供货方送货，提前1天通知质安员、仓管员、仓库主管或其他专业人员参加验收。参加验收人员须做好准备，不得缺席，并在验收时佩带工卡，以便供货方确认身份。2、 材料进场后，由材料员组织验收人员按合同要求对货物进行验收，检查厂商提供的材料“产品合格证”、“产品检验报告”及“消防材料生产证”是否齐全，核准后由质安员交资料员存档。核对厂商提供送货单的单价、数量11、规格型号及质量，有材料样板的，仓管员须将样板带到现场核对。验收人员必须在半小时内到达验收现场，参加验收。验收人员验收后，对货物质量有疑议且与供货方不能达成一致意见的，由项目部总施工、经理或分管材料的副经理在接到申报后1小时内对货物重新验收。3、 项目部和厂家对材料验收不能达成一致意见的，公司或厂家均可向公司物资部申报，物资部在接到申报的当日或次日组织相关部门重新检验。4、 经公司相关部门重新检验后，仍不能达成一致意见的，公司物资部或厂家均可申请公司总经理室组织政府质量检测部门进行检验。5、 货物验收合格，仓管员立即组织卸货，原则上每车货卸货及验收手续1小时内完成，并按验收无误的送货单在收货现12、场开具收料单，仓管员负责办理验收人员在收货现场对收料单的签证，原则上不得事后补签。如进场材料因正常原因暂无“检验报告”，可先收货并在送货单上注明暂收原因，厂家将“检验报告”送来时再开收料单补签；在当天连续进场的普通简单材料，可在第一次材料进场按验收程序进行验收后，连续进场部分可视情况由二名验收人员验收，其他验收人员可在次日复验后补签；如材料到场时间是深夜，可由仓管员先组织卸货并在送货单上注明暂收原因，第二天再由仓管员负责组织验收并开收料单，收料单一式四份，当天报送有关部门。一联交供货方作结算依据、一联交记账员登记入账、一联仓库留底备查、一联交项目部会计记账。6、 开出的收料单必须注明规格型号、13、数量、单价、金额。项目部仓管员必须在次日上午8时15分前将前一天的收料单记账联全部交给项目部记账员。记账员必须及时将单据登账，在上午10时前将统计好的材料收发日报表提供给项目部材料员、项目部经理，并由资料员送经营预算部，由经营预算部发送物资部及管线总经理，每月5日前汇总材料月报表送材料员、预算组、项目经理，由资料员送经营预算部，经营预算部汇集后发送物资部、财务部及管线总经理。材料款结算流程一、 由公司统一付款的材料月结流程一 办理承兑汇票的结算流程1、厂家每月1号前按收料单开具发票，将收料单、发票、材料月结结算单及办承兑汇票专用的建筑工程材料购销合同送项目部材料员，材料员开出一式三联票据收发登14、记单，将一联交给供货方代表。若材料员有意不接单或推迟接单的，每次罚款100元。事情严重者，按公司有关规定给予严肃处理。2、材料员审核后负责将收料单和发票送仓管员、项目部经理，对所有单据按合同条款进行复核，如发现单据错误，注明错处后签名，当日交还材料员，不得出现拒签情况，发现一次扣罚责任人100元。若每月2号，仓管员及项目部经理还未见材料员送单据审核签证时，有责任督促材料员送单，签证后由材料员每月3号将所有厂家单据汇总送物资部，物资部审单人在一式三联票据收发登记单签收，并保存一联。材料员不及时将收料单和发票送仓管员及项目部经理审核签证时，每次罚款100元。3、物资部根据材料订购合同约定，每月5号15、前对材料月结结算单、收料单、发票及办承兑汇票专用的建筑工程材料购销合同进行复核无误后，经理在发票、材料月结结算单及建筑工程材料购销合同上签名。4、物资部每月5日将材料月结结算单及建筑工程材料购销合同送公司财务部、管线总经理，公司总经理进行审核、会签。5、财务部将购销合同和材料月结结算单送至“集团”财务部，由“集团”办理承兑汇票。财务部收到承兑汇票后通知物资部。6、物资部通知供货厂家凭单到我司领取承兑汇票，财务对照三联单发给厂家汇票并在单上注明已签收。7、由财务部将每月结算的材料款转项目部入帐，并将三联单交回项目部材料员登记。二、不办承兑汇票的材料月结流程1、厂家每月4号按收料单开具发票和材料月16、结结算单送项目部材料员，材料员开出一式三联票据收发登记单，将一联交给供货方代表。若材料员有意不接单或推迟接单的，每次罚款100元。事情严重者，按公司有关规定给予严肃处理2、材料员审核后负责将收料单和发票送质检员、仓管员、项目部经理，对所有单据按合同条款进行复核，如发现单据错误，注明错处后签名，当日交还材料员，不得出现拒签情况，发现一次扣罚责任人100元。若每月5号，仓管员及项目部经理还未见材料员送单据审核签证时，有责任督促材料员送单，签证后由材料员每月7号将所有厂家单据汇总送物资部，物资部审单人在一式三联票据收发登记单签收，并保存一联。材料员不及时将收料单和发票送仓管员及项目部经理审核签证时，17、每次罚款100元。3、物资部根据材料订购合同约定，每月10号前对材料月结结算单、收料单和发票进行复核无误后，经理在发票及材料月结结算单上签名。物资部通知供货厂家凭单到我司领取材料款或票据，财务对照三联单发给厂家支票并在单上注明已签收。4、由财务部将每月结算的材料款转项目部入帐，并将三联单交回物资部审单员转项目部材料员登记。二、项目部付款的材料结算流程1、厂家每月5号按收料单开具发票，将收料单和发票和材料月结结算单送项目部材料员，材料员开出一式三联票据收发登记单，将一联交给供货方代表。若材料员有意不接单或推迟接单的，每次罚款100元，事情严重者，按公司有关规定给予严肃处理。2、材料员审核后负责将18、收料单和发票送仓管员、项目部经理，对所有单据按合同条款进行审复印核，如发现单据错误，注明错处后签名，当日交还材料员，不得出现拒签情况，发现一次扣罚责任人100元。若每月6号，仓管员及项目部经理还未见材料员送单据审核签证时，有责任督促材料员送单，签证后由材料员每月8号将所有厂家单据汇总送物资部，物资部审单人在一式三联票据收发登记单上签收，并保存一联。材料员不及时将收料单和发票送仓管员及项目部经理审核签证时，每次罚款100元。3、物资部根据材料订购合同约定，每月10号前对材料月结结算单、收料单和发票进行复核无误后，经理在发票及材料月结结算单上签名。4、由材料员在每月15日将所有票据带回项目部。5、19、厂家凭单到项目部财务办理领款结算手续。财务入帐并在单上注明付清。6、财务将三联单交回项目部材料员登记。进场材料的堆放规定材料经验收合格后，应按以下方法对材料进行合理堆放。1、 周转材料堆放场地必须清洁、排水和通风，不得浸水。回收后必须按指定地点架空分类堆放，要求遮盖。属钢铁制品类周转材料回收堆放前必须除锈、涂防锈漆和保养，存放专业仓库，不得日晒雨淋。2、 大型机械设备拆卸后必须除尘、除锈、涂防锈漆和进行保养，按专业仓库堆放。3、 小型电器、电动工具、劳保用品使用后必须检修、保养分类存放在专业仓库。4、 河砂、碎石、砖堆放场地要求砼硬底地板、排水条件好，河砂、碎石应分格堆放，砖应按不同规格整齐堆20、放。5、 包装水泥应在专业仓库堆放，堆放前必须作防潮处理。临时露天堆放场地必须填高架空和防潮，并有严密的遮盖措施。6、 装饰镶贴块料、装饰板、装饰线必须按不同规格、型号、色号整齐堆放在各专业仓库内，金属装饰材料必须架空、进行包装并分类堆放，不得与有腐蚀性的其他材料混合堆放。7、 化工材料、易燃易爆物品必须单独放置，不得与其他材料共仓库。8、 水电、卫生洁具材料必须存放在专业仓库内，高档卫生洁具应严密包装，不得裸露，金属水电管材必须架空堆放。9、 所有材料仓库必须具备良好排水、通风、防漏、防潮、防火、防盗条件，并按规定配置灭火器，任何人不得在仓库内吸烟、动火。出仓材料、机具的发料流程1、 主管施21、工组织施工员按定额算出分项工程的周转材料用量，填报分项工程周转材料用量表，经现场经理、项目部经理审核后，报仓库备查，作为限量领料的依据。2、 需要使用时由施工员开具领料单，领料单应明确使用的部位、数量、规格型号和施工班组名称，由主管施工审批后送项目经理或经理授权的管理人员审批，再交给合同签订人或其委托人签名。3、 仓库员根据手续完备的领料单以及成本控制依据，准确及时办理发料，超出成本控制指标的不能发料，并按材料设备名称规格分项目及当天班组记账，并按规定编制报表。4、 领料单一式四份，一份交领料人，一份交主管施工，一份交项目部会计，一份仓库留存。材料、机具、回收流程1、 班组退回周转材料必须分类22、整理，按大小堆好，方便清点核算。2、 清点、折算、验收退回周转材料由仓库主管、分项仓管员、主管施工、班组退料人参加，如果退回周转材料直接移交给其他班组的，接收班组的领料人同时参加，并办理退料领料手续。3、 仓库员按折算好的数量给班组开具一式四联周转材料退料单要明确、型号数量、单价、金额，由仓库主管、仓管员、主管施工、退料人签名，退料单仓管员、主管施工、退料人、项目部会计各留存一联，作为结算依据。材料机具报废管理办法1 废料报废由经营预算部和估价组审核，并报管线总经理审批。原值3000元以下（含3000元）废料报废由经营预算部审核，3000元以上废料报废由估价组审核。2 废料报废处理流程 项目部23、按实填报废料报废申请单，由仓库主管、材料员、项目经理签名后上报公司经营预算部。 经营预算部根据项目部申报的废料报废申请单到现场核实，超出经营预算部审核权限的由经营预算部组召集估价组到现场核实。 经营预算部或估价组到现场核实后，在废料报废申请单上填写审核意见，并报管线总经理审批 。 项目部按审批后的意见办理废料处理，办公室主任根据已批准的废料报废申请单，协同仓库主管联系废料回收站对废料进行回收。 仓库主管按批准废料数量和价格对废料开出定价单，填写废料处理登记表。 收料人凭定价单到财务组交款，会计开具收款收据入账，出纳凭收据收款。 仓库主管凭收款收据开具放行条，经项目部经理审批，办理废料放行手续。24、周转材料使用、调拨管理1、 周转材料调拨由物资部负责，根据项目部填报的材料进场计划明细表，有材料可供调拨的由物资部组织调拨，没有材料可调拨的由物资部通知物资部组织采购。2、 可调出材料由项目部填报可调材料报表，经仓库主管、材料员、项目经理签名后报公司物资部。3、 物资部接受项目部可调材料报表后，根据其他项目部填报的材料计划表安排调拨，其他项目部均无需要的根据具体情况组织调往堆场或暂缓调拨。4、 材料调拨由物资部填写一式四联设备及材料调拨进出仓清单，并安排车辆运输。设备及材料调拨进出仓清单由物资部签发，调出方仓管员填写实调数量并签名、调入方仓管员验收实调数量并签名，物资部、调出方、调入方各留存一25、联，调入方仓管员签收后将回单一联交物资部。厂家供货出现质量问题的处理流程1、 工地按材料进场验收流程，对进场材料进行验收，如出现质量问题报物资部及工程管理部确认。如出现材料质量问题，物资部或公司质安组应在发现问题的当天及时通知财务人员止付相关厂家货款，候问题处理妥善后再通知结算余款。2、 确认为质量问题，公司物资部书面向厂家发出警告，如已造成影响我司工程质量及业主投诉的，我方有权解除合同，并按厂家提供产品价值的20%扣罚违约金。3、 出现第二次质量问题，公司物资部将对厂家罚款5000元，并通知候补厂家作好准备。4、 出现第三次质量问题，终止供货厂家合同，并要求厂家承担所有经济损失。5、 物资部26、安排候补厂家进场供货。厂家供货出现不按时问题的处理流程1、厂家按材料进场计划供货，如出现逾期未能交货，项目部应以书面报告物资部和总工室工程部。2、确认为供货问题，公司物资部书面向厂家发出警告，并按合同条款每逾期一日，扣除应交货部分货款总值的1%。3、出现第二次供货问题，按合同款每逾期一日，扣除应交货部分货款总值的1%，公司物资部加罚供货厂家5000元，同时通知候补厂家作好准备。4、出现第三次供货问题，终止供货厂家合同，厂家承担所有经济损失。5、物资部安排候补厂家进场供货。材料设备管理工作流程1、材料计划上报流程预算员、主管施工、项目经理对材料计划表进行复核、审批。施工员按图纸抽料，计算出各种材27、料用量，并在项目材料员配合下编制材料计划表。按旬计划和月计划进行编制材料员将审批后的材料计划表报送公司物资部审核物资部收集各项目部材料计划表，编制材料计划汇总表，经物资部经理审核后，通知各厂商安排生产项目材料员将物资部审核后的材料计划表转主管施工、仓库主管、记账员各一份公司物资部材料计划汇总表送公司财务部、项目管理部、项目部各一份。2、 材料采购流程送公司物资部，经物资部经理审批后，通知厂家送货项目材料员根据材料计划表填写订货通知书公司物资部与厂家协商解决，并反馈项目材料员材料员对合同执行情况进行登记，发现违约现象或供货不正常，应向供应方用书面形式提出纠正要求，并报送物资部3、 材料月结承兑汇28、票签证流程材料员审核后将收料单和发票送仓管员、项目经理审核签证，再由材料员于每月3号送物资部审核厂家每月1日将收料单与发票等送材料员，材料员开出三联单，将三联单交给厂家物资部根据材料订购合同，对月结单收料单和发票复核无误后签证物资部审单人在一式三联票据收发登记单上签收，并保存一联。材料月结结算单送公司财务部、管线总经理、总经理进行审核、会签财务部将购销合同和结算单送至集团财务部，由集团办理承兑汇票，公司财务部收到汇票后交物资部财务部将每月结算的材料款转项目部入帐并将三联单交材料员登记物资部通知供货厂家凭三联单到我司财务部领取承兑汇票4、不办承兑汇票的材料月结流程材料员审核后将收料单和发票送仓管29、员、项目经理审核签证，再由材料员于每月7号送物资部审核厂家每月4日将收料单与发票等送材料员，材料员开出三联单，将三联单交给厂家物资部审单人在一式三联票据收发登记单上签收，并保存一联。物资部每月10日前根据材料订购合同，对月结单收料单和发票复核无误后签证经公司财务部、管线总经理、总经理审核后由财务部统一安排货款结算厂家凭收条到我司领取货款，由财务部将每月结算的材料款转项目部入帐并将三联单交材料员登记5、项目部付款的材料结算流程材料员审核后将收料单和发票送仓管员、项目经理审核签证，再由材料员于每月8号送物资部审核厂家每月5日将收料单与发票等送材料员，材料员开出三联单，将三联单交给厂家物资部对收料单和发票复核无误后签证，由材料员每月5日带回项目部交给项目财务组。物资部审单人在一式三联票据收发登记单上签收，并保存一联。 厂家凭三联单项目部财务组办理领款结算手续。出纳付款，会计入帐并将三联单交材料员登记。