1、 建设工程公司工地财务会计（成本费用 、库存材料等）编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目 录1.项目货币资金、结算资金的管理和核算21.1货币资金的管理21.2往来结算资金的管理与核算31.3结算款项支付手续52.库存材料的管理与核算53.资产的管理与核算74.收入、成本费用、利润核算一览图84.1材料费的管理与核算94.2其他直接费的核算94.3分包成本的管理与核算104.4间接费用的管理和核算114.5机械使用费的核算114.6利润的核算125.内部管理报表上报制度和项目财务效益分析制度135.1内部管理报表上报2、制度135.2项目财务效益分析制度146.临商发票的管理147.会计档案148.附录14为贯彻执行公司的项目成本管理要求，加强监督公司内部控制制度的实施，提高工程经济效益，规范所属工程项目的财务会计管理和核算，依据国家有关法律、法规及财经制度，结合本公司工程项目的特点，特制定项目财务管理和会计核算暂行办法。1. 项目货币资金、结算资金的管理和核算加强项目货币资金和结算资金管理，正确反映、监督各种债权债务的发生及回收情况，对于有效保证资金使用安全，加速资金周转和提高资金使用效率具有重要意义。1.1 货币资金的管理项目货币资金主要包括现金和银行存款。 现金管理应严格遵守国务院颁发的现金管理暂行条例3、，在规定范围内使用现金，不属于现金结算范围的款项支付一律通过银行进行转账结算。为确保资金安全，项目部库存现金不应超过开户银行核定数额，超过定额现金应及时送存银行。出纳提取项目部备用金时，需填制“提取备用金申请表”（后附表格样式），按要求填写各项，经审核、批准后办理，并将申请表、支票头一同作为账务处理的原始凭证。 银行结算方面应遵守国家各项结算制度和管理办法，与银行定期对帐，以便准确掌握项目部可运用的银行存款实有数，并于每周四将项目部货币资金余额报公司出纳。对于银行未达账，出纳要按月编制银行存款余额调节表，由项目财务主管按期审核。项目部资金收付业务发生频繁，为了了解和掌握资金的收支动态和结存余额4、，并防止资金的收支差错，项目部财务部门应建立并及时登记出纳日记账，进行资金的序时核算，现金做到日清月结，项目财务主管应不定期进行库存现金盘点，并将“库存现金盘点表”作为会计档案存档。项目部所有货币资金的支付必须严格履行审批手续，单据必须合法、合规、齐全，对于没有或审批手续不全、单据不符规范要求，财务人员应予以说明原因拒绝支付。手续齐备的原始单证应作为支付凭证附在记账凭证后面，无须将有关单证单独保管，避免出现付款凭证所附附件不全，同时加大会计档案保管量和难度。项目部人员拿发票报销时，项目会计主管在“原始凭证粘贴单”上签字审核，针对不同情况，分别注明“款付冲账”或“现金报销”或“支票支付”，项目部5、出纳据此分别处理，以防重复付款或现金超范围使用，由项目会计主管控制把关。货币资金在收付实现后，出纳必须在原始凭证上加盖“收讫”或“付讫”戳记，避免造成重复收付款或漏收漏付款的可能。财务人员要按照会计规范的要求分别存放和保管印鉴、支票和发票等原始凭证，确保资金安全和票证完整。1.2 往来结算资金的管理与核算项目结算资金是指在结算过程中形成的资金，主要包括应收账款、应付账款、预收账款、预付账款、其他应收款、其他应付款和内部单位往来等。对结算资金管理的原则是按结算内容和方式进行分类管理和核算，及时办理结算单据的确认并定期与对方单位对帐取得双方签认凭证，避免出现资料不齐、债权无法确认的现象发生。 应收6、账款：是项目部按工程合同要求经业主单位确认已完成工作量而形成的应收款项。对应收账款的管理，项目部对应收账款的管理要作到债权明确、催收及时、函证齐全： 债权明确：在工程施工过程中，根据合同的要求，及时办理工程进度的签认；工程完工后，及时办理竣工结算。在工程结算书中，应明确在该完工工程中业主应支付工程款数额、已支付的工程款数额、尚未支付的工程款数额及付款计划。 催收及时：在取得业主确认后，应及时敦促对方按合同要求付款，争取按时收到进度款，减少资金占用。 函证保管：对延期的应收账款应定期发函催收，让对方单位签认，并将有关资料保管好，避免出现丧失诉讼时效的现象。项目部在取得业主确认的工程量报表后，作如7、下账务处理：借：应收账款xx单位 贷：工程结算 收到业主拨付工程款时： 借：银行存款 贷：应收账款xx单位2预收账款：是按照合同规定，预收发包单位的款项，包括预收的工程款和备料款。对预收账款的管理应作到：及时办理结算单据的确认并定期与对方单位对帐取得双方签认凭证。3 应付账款：是因购买材料、商品和接受劳务供应等而应付给供应单位的款项以及因分包工程应付给分包单位的工程价款。付款程序：对应付给供应单位的款项以及分包单位工程进度款应按月及时计量、确认。项目经理部应综合考虑工程累计实际完成的总工作量、当月收款情况、承包单位实际完成情况等均衡支付款项，支付程序严格按公司经营合约部的文件要求执行：对正常支8、付的工程进度款（材料款）直接由项目经理部审批，项目经理部必须于每期款项拨付后一星期内将当期计划审批表和有关资料报备公司经营合约部；对当期需超进度付款，属借款的情况，项目部应作详细说明报公司审批后方能支付。4预付账款：是按照有关合同规定，预先支付给施工单位或供货方的款项，施工单位临时借款在“其他应收款”科目核算。对预付款管理应作到：在支付时要严格按照合同的要求办理，不得出现超合同数额付款的现象。在支付进度款或结算款时，注意按合同规定时限给予扣减。对预付款要及时进行清理，及时索要发票核销；对同一项目或单位，出现“预付账款”和“应付账款”双边挂账时，要注意检查是否符合合同要求，对账务处理错误的要及时9、处理；对符合业务性质的双边挂账，在编制月度报表时进行表调整，并编制调表说明和分录。预付账款支付时需填写“付款审批表”，填写完整支付原因，项目经理部合约主管及财务主管审核无误，由项目经理审批后支付，按月报公司备案。 对预付账款的核算要求根据业务性质分设二级明细科目，并加设客户往来辅助项目，支付预付款时 借：预付账款-工程款（材料款等）xx单位 贷：银行存款支付进度款或结算款、收取发票时借：成本科目 贷：预付账款-工程款（材料款等）xx单位 银行存款（或应付账款）5其他应收款：是指项目部除应收账款、预付账款等以外的其他各种应收、暂付款项，包括施工单位临时借款、员工借支备用金、应向职工收取的各种垫付10、款项和应收的各种赔款、罚款等。财务人员要及时对其他应收款进行清理，不可长时间挂账，在该项工程完工时应全部清理完毕。对施工单位临时借款项目经理部需报送“借款计划表”，由公司经营合约部、财务审计部审核，总经理审批后支付。对其他应收款中的备用金管理和核算要求： 备用金的领用：领用备用金需填写“请款、借支款项申请单”，按各栏目要求填写、审批。借支备用金必须是因公使用，用于差旅费、零星采购或零星开支，个人借款一律不予借支。项目会计主管在审核签字时对已借有备用金的要注明其累计借支金额，作为项目经理审批时的参考依据。 备用金的归还：按照谁领用谁归还的原则，在业务完成一个月内办理清账手续，任何人不得无故拖欠，11、项目财务应将备用金借支情况定期向项目经理汇报，原则上前账未清，不得继续借支。项目调动或解聘的员工，必须在离开该项目组时办理清账手续，其他员工借支的备用金必须在项目结束半个月内到财务办理清账手续，否则将从其工资中扣减欠款。 备用金的核算：其他应收款下设“备用金”二级科目，并加以部门、人名辅助项目核算。发生借款业务时 借：其他应收款-备用金-XX 部门-XX员工 贷：银行存款（现金）还款冲账时： 借：成本费用（现金） 贷：其他应收款-备用金-XX 部门-XX员工6其他应付款：是应付、暂收、暂扣其他单位或个人的款项，对于根据合同暂扣分包单位的款项应及时办理结算单据的确认并定期与对方单位对帐取得双方签12、认凭证。7内部往来：主要核算项目部与公司本部之间的往来款项，公司项目部之间的往来也通过公司本部账务往来反映。项目财务要于季度报表编制前对内部往来进行核对，签认内部往来确认书，保证双方往来账一致。1.3 结算款项支付手续在结算款项中，项目财务人员要区分不同情况严格审核支付手续是否完备，具体包括：对所有结算款的支付必须依据经审批的“工程进度款计划审批表”，并将审批表作为账务处理时的记账凭证附件。对外支付款项，业务经办部门必须在“付款审批表”上注明合同编号，财务主管审核是否按合同条款付款。除合同注明外，第一次付款时，须取得对方单位提供的书面的银行资料，中途变更或与合同不符时，须有对方提供的书面依据方13、可办理。按对方提供发票上的单位支付，若与合同不符，必须出具必要的变更手续。除一次性凭发票支付外，其他均须取得对方财务收据，属单位的，要盖有单位财务专用章；属个人的，须在收据上加按手印。凡属个人或劳务队名义与我单位签定合同、协议的，申请工程款支付时，必须出具：当月民工工资支付表、与工程款等额发票，否则，我方必须代扣相应的营业税、个人所得税等款项。2. 库存材料的管理与核算库存材料主要指用于施工需要的钢筋、水泥、沥青、各种地材、机械材料等。主要材料的购买必须预先签订材料购销合同，项目经理部根据合同办理主要材料的入库验收、材料款支付手续，材料款的支付由相关业务部门审核，项目经理审批。机械材料的审批（14、要与公司机械材料管理制度配套）主要材料按公司工程物资管理暂行办法中的分类进行明细科目核算，机械材料主要分为：燃油、润滑油、零配件等。项目财务部人员对材料的采购、入库、领用，核算时必须严格审核有关原始单据，对出、入库单的填写是否符合“物资管理办法”和“机械材料管理办法”的要求，否则不予作为材料核算的原始依据，严禁以发票形式不经入库直接进入工程成本。材料入库的核算：要求项目部材料主管人员在办理库存材料报账手续时，必须提供材料发票和按照“物资、机械材料管理暂行办法”上对材料的统一入库名称填写的材料入库单，财务人员据此在库存材料科目下按物资分类名称进行明细核算 借：库存材料主要材料钢筋6光圆钢筋8光圆15、钢筋 甲供水泥水泥32.5 水泥42.5 自采水泥水泥32.5 沥青普通沥青 改性沥青 （其他详见物资管理暂行办法中的物资名称表）机械材料燃油 润滑油 零配件 贷：银行存款（应付账款）库存材料出库的核算：每月28号以前，项目材料保管员应向财务报“xx出库月度汇总表”、“xx出库单”，要求材料保管员按“两办法”上的要求填写无误，财务在核对明细出库单和汇总表后，根据出库汇总表上的“分项工程名称”、“物资名称”和“油料、配件名称”、“设备名称、编号”等进行库存物资出库结转成本的账务处理（关于工程成本的核算在后面有详细规定）。 借：工程施工（基层、低基层等分项工程名称）合同成本材料费钢筋 甲供水泥3216、.5 自采水泥32.5 普通沥青 改性沥青 机械作业（J05002等单机机械编号）修理及配件费 （成本对象） 贷：库存材料主要材料钢筋6光圆钢筋 甲供水泥水泥32.5 自采水泥水泥32.5 沥青普通沥青 改性沥青 机械材料零配件库存材料盘点：各项目部应建立库存材料定期盘点制度（最少一个月），通过对库存材料的清查盘点确定材料的实际库存数，编制“xx库存盘点月报表”。项目财务根据“xx库存盘点月报表”上的实际存量与账面数进行核对，并将核对情况书面向项目部经理汇报，对存在的差异，项目部应指定专人及时查明原因。对合理损耗，财务根据机材部门提供的“xx盘亏出库单”进行成本项目的调整；对异常差异，项目部应17、追查责任，及时发现库存管理上可能存在的漏洞。加强库存材料管理，可以提高项目成本的真实、准确性，各项目部要禁止采用盘点库存而倒挤成本或以库存数直接全额结转成本的核算方式。库存材料清算核销：工程竣工后公司物资管理部门监督和配合项目部进行材料的清点回收工作，并进行各项目间的调剂，凭经有关部门和人员签认的“物资调拨单”进行工程成本的调整。库存材料档案保管：涉及库存材料的票证、报表主要包括材料发票、材料入库单、入库月度汇总表、材料出库单、出库月度汇总表、工程物资报废单、及盘盈入库单和盘亏出库单等，以上表、单中，因材料出库单量过多，可以单独装订并作为会计档案妥善保管以备随时与出库汇总表核对外，其他表、单均18、应在作相应账务处理时作为记账凭证的附件随凭证保管。各项目财务人员要重视库存材料原始单据的审核、保管，这对于加强公司材料、机械成本管理方面具有重要意义。（上述表、单具体负责部门、完成日期、上报部门等要求见后附件）3. 资产的管理与核算项目经理部的资产包括固定资产和工具用具等低值易耗品，具体管理参照机材部有关文件要求执行，对有关资产的购置，项目财务部在办理支付款时应严格审核付款手续是否齐全，报账时附件必须包括购置申请报告及批复、固定资产验收单及正规发票，固定资产验收单上各项目必须填写齐全，不可缺省。购入时，按照买价加上支付的运输费、保险费、包装费、安装调试费及缴纳的税金计价。资产实行公司统一管理，19、资产在公司反映，项目部承担折旧费，因此，项目部将所购资产转列公司 借：内部往来- 公司 贷：银行存款固定资产采取直线折旧法，由公司机材部按规定统一计提，按月计提折旧时项目部根据公司列账单： 借：机械费用（自有机械机械编号）折旧费 （间接费用折旧费） 贷：内部往来 公司 对于单价不高、使用期限较短的工具用具、生活用品等，项目部应做到购置有计划，尽量减少储备，提高资金周转速度。购入的工具用具由行政部统一造册，建立登记使用制度，以有效防止资产流失，节约开支。 购置时： 借：间接费用-工具用具使用费（生活用品） 贷：银行存款（现金）4. 收入、成本费用、利润核算一览图本年利润营业外支出财务费用主营业务20、税金主营业务成本业务成本主营业务收入工程施工分包成本间接费用材料费(辅助账：分项工程核算)机械使用费其他直接费间间接费用工资职工福利费工会经费职工教育经费养老保险费等办公费差旅费业务招待费车辆使用费房租水电费折旧费通信费生活用品临时设施摊销分摊费用其他从“机械作业”科目结转检验实验费施工现场水电费临时设施费临时机械使用费测量费材料二次搬运费其他钢筋甲供水泥32.5自采水泥32.5普通沥青改性沥青按出库物资名称核算从2004年开始，项目部主营业务收入的确认和主营业务成本的结转实行新的会计制度办法，按照“企业会计准则建造合同”要求进行核算，具体实施细节按交通集团的有关文件执行，本办法主要统一“工程21、施工”科目下有关成本项目的管理和核算。项目经理部是成本责任中心，成本控制是项目管理的核心，成本管理水平直接关系到工程的效益，因此，作好项目成本的财务管理和核算，准确反映项目成本的实际情况，是工程项目的整体管理需要，同时也可以有效监督公司内部控制制度是否落实到位。所以，在进行项目成本核算时，要求经理部各职能部门在办理有关业务的同时，要通过必要的记录、计量、及时取得原始成本资料，履行相关经办、审核、签认等手续，按项目成本核算对象进行归集，并及时将原始成本资料送交项目财务人员进行成本核算。项目的成本构成如上图所示，工程成本主要分为材料费、机械使用费、其他直接费、分包成本和间接费用。4.1 材料费的管22、理与核算项目部的材料费主要指施工过程中所耗用的沥青、沙石、水泥、钢筋、矿粉、土工材料等，每月28号前，仓管材料保管员向项目财务提供“材料出库月度汇总表”和“工程物资出库单”(统计时点为上月26号至本月25号)，财务在核对明细出库单和汇总表后，根据出库汇总表上的“分项工程名称”和“物资名称”进行材料成本的账务处理，对工程施工科目按工程分项明细设置辅助账核算，科目下级明细与库存材料科目的主要材料明细相对应。借：工程施工（基层、低基层等分项工程名称）合同成本材料费钢筋 甲供水泥32.5 自采水泥32.5 普通沥青 改性沥青 贷：库存材料主要材料钢筋6光圆钢筋 甲供水泥水泥32.5 自采水泥水泥32.23、5 沥青普通沥青 改性沥青4.2 其他直接费的核算其他直接费指施工过程中直接发生的但不包括工、料、机成本项目所核算的其他费用，主要有：检验实验费、施工现场水电费、工程保险费、临时设施费、临时机械使用费、施工措施费、材料二次搬运费等，其中，临时机械使用费是指施工中因需要临时租赁的、一次结算的机械使用费。项目财务应根据业务性质在其他直接费科目下按需要设明细科目核算。4.3 分包成本的管理与核算对分包成本的管理，应严格按照公司“关于规范工程结算价款拨付程序的通知”要求，项目部各职能部门密切配合，财务人员应对“通知”中规定的分包成本确认和支付程序进行分包合同、原始单证、报表的数据正确和手续完整与否审核24、，严格按合同条款履行税金（包括营业税及附加、个人所得税）的代扣代缴义务。对以借款形式支付的款项注意在支付进度款时及时扣减。特别值得注意的是，对分包单位为民工中队的，要求对方必须按月提供民工工资表方予以办理支付款项，以监督其民工工资是否落实、无拖欠，为今后在“拖欠民工工资”问题上分清责任。分包成本的核算要求在分包成本科目中按分包单位名称设辅助账核算。 确认分包成本时，依据项目合约部提供的“分包成本中期计量表”进行账务处理：借：工程施工合同成本分包成本（xx单位） 贷：应付账款分包款（xx单位） 其他应付款代扣分包税金（xx单位）营业税及附加 个人所得税 其他应付款质保金（xx单位）支付分包进度款25、时： 借：应付账款分包款（xx 单位） 贷：银行存款有借款时，进行冲减 预付账款（xx单位）由于在按进度确认整个工程项目的收入，计提税金时作如下账务处理，工程结算税金包括了自行完成和分包完成两部分的税金： 借：工程结算税金及附加 贷：应交税金营业税 城建税 其他应交款教育费附加业主代扣代缴税金时： 借：应交税金营业税 城建税 其他应交款教育费附加 贷：应收账款工程款（xx 单位）所以，在确认分包成本的同时，将计提的分包税金冲减工程结算税金： 借：其他应付款代扣分包税金（xx单位）营业税及附加 贷：工程结算税金及附加期末，“工程结算税金及附加”科目借方反映整个工程项目的主营税金及附加数，贷方反映26、代扣的分包税金数，余额反映自行完成工程承担的税金。去税局开具分包发票时交纳代扣分包个人所得税： 借：其他应付款代扣分包税金（ xx单位）个人所得税 贷：银行存款4.4 间接费用的管理和核算项目间接费用即施工现场管理费，指在施工现场为组织和管理工程施工所发生的费用支出，具体包括人工费、办公费、业务招待费、差旅费、车辆使用费、折旧等内容。对项目间接费用的管理，原则上依据公司 费用开支标准、审批程序与权限的规定 要求进行控制，项目财务人员要严格审批单据的合法、合理性及费用报销手续是否完整，发票、购置申请单、购置批复单、物品验收单等按要求各项目栏填写齐全，作为费用报销附件不可缺省。对项目间接费用的控制27、，重点在于过程控制，要求财务人员应定期将项目的间接费用实际发生情况向项目经理汇报，以便项目经理将其与目标成本比较，及时掌握情况，采取相应措施。发生项目间接费用时，借：工程施工合同成本间接费用办公费 业务招待费等 贷：银行存款（备用金）5. 机械使用费的核算机械使用费主要指施工过程中使用自有或租赁施工机械所发生的各项费用，一般先通过“机械作业”科目进行费用归集，再结转到“机械使用费”科目。为加强公司的机械成本管理，正确反映每台机械设备的成本情况，核算机械作业成本时要求按施工机械费用内容分为人工费、燃油费、保养费、修理及配件费、折旧费、运输拆装费、租金等明细科目，在辅助账下按机材部对公司所有在用机28、械设备统一的机械编号进行自有机械和租赁机械的明细分类，修理工费用作为其中一明细项单列反映。各科目具体核算内容如下：机械作业人工费：核算机手、修理工工资及按规定比例计提的福利费、工会经费和教育经费。燃油费：核算机械设备动力所耗用的燃料费保养费：核算机械设备日常养护所耗用的润滑油费修理及配件费：核算机械设备发生的修理和更换零配件等日常修理费用折旧费：核算各机械设备的折旧费运输拆装费：核算机械设备在进退场时发生的运输和拆装费租金：核算租赁的机械设备所支付的租赁租金核算时，财务依据材料保管员提供的“机械材料出库月度汇总表”、“机械材料出库单”或租赁机械租金发票上注明的机械设备编号、耗用材料或租金：借：29、机械作业（自有机械沥青拌和楼J01002）燃油费 修理及配件费 机械作业（自有机械轮胎压路机J04007）保养费 人工费 机械作业（租赁机械装载机JZZ007Z）租金 贷：库存材料机械材料燃料 零配件 润滑油 应付工资工资分配 银行存款（应付账款机械租金xx单位） 月末，将机械作业科目结转至工程施工机械使用费科目。按照新会计制度规定确认收入和成本后，将未结转的工程成本保留在“工程施工”科目之中，期末在资产负债表的“存货”项下反映。5.1 利润的核算项目部的财务费用主要核算项目部银行存款利息和手续费支出，营业外支出主要核算与生产经营无直接关系的各项支出，如：罚款、捐赠、非常损失等。如前图所示，项30、目利润主要由以上几部分构成，在详实、及时地进行日常会计核算的基础上，期末，将主营业务收入转入利润： 借：主营业务收入 贷：本年利润 结转本期成本费用：借：本年利润贷：主营业务成本- 主营业务税金及附加财务费用 营业外支出经过以上结转，本年利润贷（借）方余额即为当期利润（亏损）。6. 项目部月度资金使用流程项目部每月资金业务十分频繁，处理过程复杂，项目部财务主管必须依据以上各项业务管理要求执行，确保资金安全使用。同时，公司将对项目资金使用实行全过程监控，项目部必须于每月5日前上报“月度资金使用计划表”、“上月资金完成情况表”（表格样式附后）到公司财审部，由财审部汇总报公司领导审批后，项目部在审批31、额度内使用资金。项目部月度资金使用流程具体见下表：月 初 项目行政部：项目管理费计划用款项目合约部：结算、进度计划收、付款项目机材部：设备、材料采购计划用款项目工程部：生产计划用款 超额度的必须开支项目部在资金审批额度内开支项目经理确认项目财务部：编制本月资金使用计划上月资金完成情况 修改审审财审部汇编 批 批总会计师 不 同意 同 意总经理 意 单列上报审批7. 内部管理报表上报制度和项目财务效益分析制度7.1 内部管理报表上报制度项目财务部门依要求，必须按月及时准确地编制项目会计报表、项目成本报表、项目资金情况和项目计量报表等内部管理报表上报公司财审部和项目部经理，建立项目会计报表与财务情32、况上报制度，是财务管理的重要环节之一，也是检查目标成本执行情况、及时反馈成本信息的有效方法。通过对报表数据进行分析，可以及时对阶段财务情况做出评价，并确定成本费用超支或节约情况，分析原因，寻求措施，进一步挖掘降低成本的潜力，提高经营管理水平和经济效益。为加强管理，按期上报内部报表将纳入公司对项目财务人员的工作考核内容之一。各报表上报内容和时间要求如下：1、 项目会计报表：应包括编表说明、资产负债表和损益表，快报于每月3号前上报，正式报表于每月7号前上报公司和项目部经理；2、 项目成本报表：包括工程成本明细表、间接费明细表和单机成本明细表，于每月7号前报公司和项目部经理，具体报表格式见附件；3、33、 项目资金情况表：主要从项目每月的资金来源、支出及结余情况，全面反映项目资金周转情况，于每月5号前报公司，具体报表格式见附件；4、 项目计量报表：主要反映项目的总工程量和分包工程量的计量情况，于每月7日前报公司，具体报表格式见附件。7.2 项目财务效益分析制度工程竣工结算后，项目财务人员应及时整理项目有关资料，对该项目的经济效益作出评价并进行财务总结。8. 临商发票的管理项目的临商发票主要指由于客观原因项目部某些开支无法取得正式发票，如租用当地村民的场地租金费，对方不负责提供发票，只能由项目部自行到当地税局纳税开临商发票入账。类似这种情况，各项目部可能无法完全避免，所以，规范项目临商发票的开具34、手续和档案管理十分必要。开具临商发票只能是因客观原因确实无法获得发票的情况下才允许办理，否则一概不得通过开临商发票来填补开支漏洞。需要办理临商发票的，应由业务经手将付款签收的有关原始单据和无法取得发票的书面说明交项目行政部门，由项目部收集后统一出具“开具临商发票申请”，并将原始单据、情况说明书报公司财审部、总会计师审批，经审批签字同意后由财务人员到当地税局开发票，尽量将所负税金含在发票金额内。开具的发票办理报销手续入账，同时应复印一份发票并与有关单据包括付款签收原始单、说明书、申请一起装订成册，作为会计档案单独保管。各项目部要严格审批开具临商发票的手续和从严控制临商发票开具数量，对于手续不全、35、事实不清的开支不得以临商发票入账。9. 会计档案项目完工撤场后，经公司财审部批准，项目财务要办理好有关银行账户的销户工作，同时，对项目会计档案进行整理、装订成册，列明清单归档送公司财务档案室保管。会计档案主要包括：原始凭证、记账凭证、会计报表、内部管理报表、材料出库明细单、各种合同等。对会计档案应作到日常勤整理、归类、装订，项目退场档案移交及时，确保会计档案的完整、安全。但是，应作为记账凭证附件的有关单据，应直接粘贴在记账凭证后，如付款委托书等，不要单独保管。10. 附录1、 工程成本明细表2、 单机成本明细表3、 项目间接费明细表4、 项目计量情况报表5、 项目备用金提取申请表6、 项目资金36、计划作业表7、 项目资金完成情况表1 本办法适用于公司所属的工程项目2 本办法从 年 月 日起执行3 本办法解释权在公司财审部关于执行“工程物资管理”、“机械材料管理”与“项目财务管理和会计核算”暂行办法中库存材料报表填报流程一、日常工作1、 材料购置入库，材料保管员据实、按要求填写“工程物资入库单”、“油料入库单”、“配件入库单”“其他物料入库单”，均一式三联，业务经办人持发票和入库单一联办理支付手续。2、 材料出库时，材料保管员及时填写“工程物资出库登记表”、“油料出库登记表”、“配件出库登记表”及“其他物料出库登记表”，一式两联，按要求填写好登记表上各项，不得缺省。二、月末工作1、 每月37、28号前，材料保管员根据日常填写的“工程物资入库单”、“油料入库单”、“配件入库单”和“其他物料入库单”等统计好本月(时点为上月26日至本月25日)发生的材料入库数，编制“工程物资入库月度汇总表”、“油料入库月度汇总表”、“配件入库月度汇总表”及“其他物料入库月度汇总表”等，将相关汇总表报公司合约部、机材部各一份，将入库单其中一联附在汇总表后报财务部门一份，财务对汇总表与入库单、汇总表上入库数与账面数进行核对；材料保管员根据日常填写的“工程物资出库登记表”、“油料出库登记表”、“配件出库登记表”及“其他物料出库登记表”统计本月(时点为上月26日至本月25日)材料出库数，编制“工程物资出库月度汇总表”、“油料出库月度汇总表”、“配件出库月度汇总表”及“其他物料出库月度汇总表”等，将相关汇总表报公司合约部、机材部各一份，将登记表其中一联附在汇总表后报财务部门，财务对汇总表与出库登记表核对无误后进行材料出库进成本的账务处理。2、 每月末机材部门组织进行库存材料的盘点(时点为上月26日至本月25日)，并编制“工程物资盘点月报表”、“油料盘点月报表”、“配件盘点月报表”和“其他物资盘点月报表”，于30日前送财务与账面数核对，形成书面报告报项目经理，项目部组织对差异情况进行调查，分情况处理，编制“xx报废单”、“xx盘盈入库单”、“xx盘亏出库单”等，财务据此做成本调整等账务处理。