1、物业公司库房资产及材料采购管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 第一条 目的 为加强资产的实物管理，规范资产购置、保管、使用、调用、处置等行为，提高使用效率，确保公司办公资产不受损失。 第二条 范围 包括固定资产(账内/账外）、低值易耗品(账内/账外）、维修工具 （公共/个人）以及原材料等。 所谓帐内，即购买后以资产预算报销，在财务账里固定资产/低值易耗品科目统计折旧摊销。 所谓账外，即购买时以开办费、质保金等非资产预算报销。 第三条 固定资产/无形资产 固定资产 一、概念：指为提供劳务、经营管理而持有的非货币性2、的、使用寿命超过1年的有形资产及无形资产。其中有形资产包括电子设备（电脑、相机、打印机、复印机、照相机等）、交通工具（轿车、电瓶车等）及其他设备；无形资产包括计算机软件、光纤网络使用和商标使用权等。无形资产的申请、购置、验收、登记、盘点、调拨、报废等程序同有形资产。 二、购置 1、固定资产的购置需要填写固定资产购置审批单（见附件1），审核过程：办公室审核是否有闲置资产可调拨、招采部审核申购价格合理性、财务部审核是否符合预算；审批过程：部门经理、办公室主任、招采部经理、财务部经理、公司总经理。 2、由使用部门对所购置的固定资产进行验收（必要时须联系招采部），凭费用报销单、发票、固定资产购置审批单3、发票真伪查询报销，各部门会计进行相应的账务处理。 三、调拨 1、固定资产在同一公司内调拨的，由调入部门填写申请，办公室批准后填制“固定资产调拨单”，经调拨双方库管人员、两部门经理、财务经理、物业公司经理签字完毕后实施调拨，将固定资产调拨单交到财务，财务部门将调拨单作为账务处理的原始凭证。 2、固定资产在集团公司内部不同公司之间的调拨的（如物业公司与荣信经纪、盛坤园林之间），由调入单位填写一式二份的“固定资产调拨单”，调出调入部门双方负责人签字及公司上级领导签字。 1）、第一份作为调出公司财务部核销固定资产明细账、卡片的依据。 2）、第二份作为调入公司财务部新增固定资产明细账、卡片的依据。 四4、报废 1、固定资产报废条件： 1）、使用时间超过有效使用年限，折旧已提足且丧失使用价值的固定资产； 2）、属技术性淘汰机型，性能已达不到使用要求，且无法恢复性能或论证后改造价值不高的固定资产； 3）、使用不当造成固定资产丧失其使用价值； 4）、由于其他原因，造成资产毁损等报废。 2、属于正常报废的，由使用部门填制“固定资产处置审批单”，财务部核查是否满足报废条件，满足条件的，进入审批流程，经相关领导批准，进行报废处理； 3、属于保管、使用、维修不当，或责任事故造成的固定资产提早报废的，由责任人赔偿部分或全部损失。 4、“固定资产处置审批单”经批准后，交财务部进行账务处理。 五、清查 1、固定5、资产清查采用实地盘点方法。 2、财务部门于每年5、11月底协同办公室对公司范围内的固定资产进行全面清查盘点，盘点完毕后出具盘点报告。 3、对资产的盈亏，由办公室对盈亏资产作专案叙明原因呈核，按规定程序报批后，对增置或减损的固定资产办理相关手续，最终做到财务部门与办公室卡、账一致，办公室与使用单位账、簿（备查簿）一致，账实相符。 4、固定资产保管人员调动或离职时必须办理交接手续，对所保管的物资进行清查盘点，并填制交接日的“固定资产盘点表”。实物资产管理部门负责兼交，交接不清的不准离职；未办理交接手续擅自离职，给公司造成经营损失的，将依法追究其相关责任。 六、闲置管理 1、固定资产使用部门将预期闲6、置在1个月以上的、且有利用价值的固定资产，上报公司负责人，对闲置的固定资产进行相应的处理，如调拨、变卖等。 2、办公室应将经营上认为无利用价值的闲置固定资产予以清理，拟定处理意见后呈报相关领导，经审批后处理。 3、固定资产提前报废、出售，应由固定资产使用部门填写固定资产报废、出售报告，经固定资产使用部门经理同意，逐级上报，最终单据交财务部做账务处理。（不建议提前报废） 4、固定资产变卖收入应交财务部门做账务处理，任何人不得以任何理由挪作他用或留作小金库。 第四条 低值易耗品 一、概念：指不符合固定资产确认条件的各种办公用工具、家具物品及厨房用品（批量的餐具、酒具等）。包括家私用品（办公桌椅、档7、案柜、茶几、沙发等）、办公设备（点钞机、饮水机、打孔机、电暖器等）、五金用品（灯具、铝梯等）等。低值易耗品的购置、调拨、报废、闲置处理流程参考固定资产。 二、低值易耗品的购置、调拨、报废、闲置处理流程参考固定资产。 第五条、原材料 一、概念： 各服务中心所购的日常消耗用品。 日常办公耗材：胶棒、笔芯、印油、硒鼓； 绿化耗材：化肥、农药、防寒物资、绿化工具； 保洁用品：手套、洗衣粉、洗洁精、笤帚、簸箕、墩布、尘推、水桶、抹布 ； 维修水暖耗材：弯头、管箍、三通、PVC管、PVC胶、PPR管等； 维修五金电料：灯泡、开关、声光控灯口、电线、插座等 安防耗材：路锥、灭火器、消防检条等 一、原材料采购8、职责 1、部门主管负责物资的申报工作。 2、库管员负责物资的汇总、填报工作。 3、部门经理负责采购计划的审批工作。 4、根据审批权限相关领导审批。程序 每月23日之前，各服务中心、三产部门将次月日常工作所需物资上报招采部、财务部，由招采专员组织招投标、核算会计审核是否符合预算，招采部经理、财务经理、公司总经理审批。 采购计划的填写 1、采购计划应按部门进行填写、汇总。 2、把各要素填写完整，包括存货名称、型号、规格、库存量（收付存上期结存）、采购数量、费用所属明细、品牌、市场价、供应商联系电话等等。管控过程 1、库管要根据库存严格控制各部门物品的申购量。（月底做完收付存表，必须实地盘点结存材料9、，做到账实一致） 2、配合招采部做好市场询价，对不同的供应商的价格进行相互比较，做到货比三家。 3、对于急需而当月采购计划漏报的，填制应急采购计划申购。 一、原材料的出入库管理 1、原材料入库时由使用部门主管和库管员共同验收，不合格品或送货品牌与采购计划不符的，库管员有权不收，责令退换。 2、入库单根据实收材料的数量、金额填写，无采购计划的物资，不得办理入库。 3、材料明细账簿要根据入库单、出库单逐笔登记。 4、开具的入库单，各项物资金额不得超过采购计划的申购金额。 5、每一份入库单及出库单要有部门经理的签字。 6、每一种材料的入库要写明供货商，自行购买的，写明购买人，出库都要写明用途、使用部10、门。是属公共维修的，要写明具体维修地点，如有偿服务，要写明“有偿服务”字样。 7、用料申请单的使用一定要先找主管审批才能领料，并有领用人的签字。 8、入库单、出库单应保留齐全，不允许缺号或重号，序号使用,连号管控。 9、库管员应强化自身职责意识，有责任对领出的物品进行抽查，发现已出库的用料位置没有使用新材料的，应及时上报情况，查明原因，及时追究相关人员责任。 10、一般耗材能坚持以旧换新的要以旧换新，否则不予出库。如生料带、胶布、软连接、线手套、灯管、灯泡、灯口、开关等。 11、对于水暖管件的领用如不能以旧换新，要有相应的维修任务单，才能领取，如丝堵、外丝、水龙头、PPR管件、铜球阀等。 1211、库管员要根据自己的工作经验，监控用料数量，保证供给并避免浪费。 13、对于长期搁置不用的库存材料，应及时上报办公室，由公司根据各服务中心的实际情况，进行调拨，减少库存材料的积压、浪费。 14、招采部、财务部将不定期联合进行收货过程抽查，发现违规收料、以次充好现象的将予以通报处罚处理。 四、原材料结账 1、库管员负责登账及结账（月度收付存明细表、消耗表）。 2、部门经理负责库存材料收付存和材料消耗表的审批。 3、往月挂账的，次月报销日，由各部门库管统一粘贴请付款单，经办公室主任、财务部经理、总经理审批后财务部进行账务处理后付款。 4、大宗物资由综合办公室统一集中批量采购，入库单、出库单由各小区12、各自分别开具，财务部根据实购数量及金额据实结算，财务部按照各服务中心实际接收与消耗进行账务处理。 第六条、各部门、岗位职责 一、办公室职责 办公室作为办公资产的管理部门，职责是： 1、拟定、宣贯办公资产管理的有关规章制度。 2、负责办公资产的实物管理，包括购置审核、入库登记、铭牌粘贴、闲置处理、资产调动及报废处理等。 3、负责商标注册、维护及维权管理，未经公司同意不得转让商标使用权及所有权。 4、组织每年进行两次清查、盘点，检查各部门固定资产及低值易耗品的使用情况，达到账、卡、物相符。对资产丢失、损坏的要查明原因，划清责任，并对责任人进行处罚。 二、财务部职责财务部作为资产购置预算审核、采购监13、督及账务处理部门，职责是： 1、负责对购置资产的预算费用、资产类别、资产调动、处置报废等进行审核。 2、联合办公室每年进行两次资产的清查盘点，负责兼盘。 3、负责各类资产的账务管理，更新维护资产台账。 三、库管员职责 服务中心库房管理员的职责 1、汇总每月各部门物资需求及库存情况，统一上报采购计划，认真办理资产的验收、入库、保管、出库、报损等手续，账目清楚完整，及时进行账实核对。 2、坚持执行库房及资产管理制度，掌握管理业务，随时掌握物资的数量、规格、性能等情况。库存物资要适量，做到不积压浪费，又保证能够达到使用要求。 3、定期清点库房存货，保证账实相符。 4、按照规定程序办理原材料的出入库。14、 5、库房物品存放要分门别类，清洁整齐，要防积压损坏，防虫蛀鼠咬，霉烂变质，并要防火防盗。 6、妥善保管本部门的物资，外借物资要及时催还，以防丢失，损坏，公司物资一律不得挪作私用。（部门之间相互借用应按正常调拨程序做好登记。如：商管中心与前置部门之间，阳光逸墅与豪邸坊之间等） 第七条、奖罚条例 个人对所用资产承担管理责任，部门负责人对本部门资产和辖区内共用资产承担责任，因人为因素造成资产损坏由当事人承担责任，落实不到人的由部门负责人承担责任。 每月23日上报采购计划，计划要周密，防止漏报。如没按规定时间上报的，由各部门主管自行解决，并扣当月工资50元，由于库管原因而漏报的扣库管当月工资50元。15、进料必须要有采购计划或应急采购单不允许没有计划就进货，发现一次罚部门经理当月工资100元，库管员50元。 库管员要对所进的物品严格验收，不合格要及时退换。如因验收不到位给公司造成损失的，扣库管员当月工资50元。 维修人员领料先要填制用料请申单，由部门主管签字，方可领取，如发现先领料后填用料申请单或没有用料申请单直接用出库单，罚库管员当月工资20元/次。 低值易耗品管理台账要登记齐全，登记不全的罚库管员当月工资20元。 工具丢失或非正常损坏的，由领用人赔偿。办公桌、椅子、柜子等由使用部门主管保管，丢失或不正当损坏扣部门经理100元，使用部门主管50元。借出工具如丢失，由借用人负责赔偿。 库管员没16、有按规定时间对低值易耗品和固定资产进行检查的发现一次扣当月工资20元。 如发现无故多领料或领了料没用到该用的地方，发现一次扣领料人当月工资20元，并从工资中扣除所领料的双倍金额，并处罚部门主管50元。 各种单据填写不规范的，发现一次扣当月工资20元，明细账登记不规范的，发现一次扣当月工资20元。 库房物品摆放不整齐，卫生打扫不干净，库房较凌乱，每检查出一次扣库管员当月工资20元 资产调拨没有调拨单的，扣部门经理50元，扣库管员20元。 对于报废物资应及时做报废处理，且报废物资的处置（变卖）应及时与财务会计沟通，必要时须财务部参与变卖。资产变卖收入应交财务部门做账务处理，任何人不得私自挪作他用或作为小金库处理。