1、商贸公司库房入出库及产品发货管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 库房管理制度 1. 范围：存货是公司的重要资产，库房管理的范围包括原材料、包装物、低值易耗品、半成品、产成品、外协单位存储的材料及产品等。库房是对存货的收发、领退、储存、周转进行管理的重要部门。为了加强存货管理、控制产品成本、提高工作效率，保证公司资产的安全完整，满足公司生产经营活动和财务核算的需要，促使库房切实履行职能，制定本制度。2. 职责：生产部是库房的归口管理部门，生产部对库房的人员、物资、账务进行直接管理。3. 管理内容和要求： 3.1库2、房的主要职责：接收采购部门及人员采购的和外协单位送交的经验收合格的各种材料物资；为生产车间和外协单位发放各种材料物资；接收生产车间交来的经验收合格的各种半成品和产成品，接收销售部门交来的 返修产品和配件；根据销销售助理通知，提前做好产品、备品配件的备货工作，确保准确及时发货；保管好库存材料物资，确保存货的安全完整；及时登记存货明细账，做到真实、准确、完整，保证帐证、帐实、帐卡相符。每周定时向公司领导和相关部门提供真实的库存信息，使用财务软件后实现数据的及时更新和传递；及时通报库存物资的超出积压情况，超储存定义为超最高库存标准100%，积压指半年以上不发生领用的物资(也可按照产品性质规定积压期限3、并及时上报)；配合生产部做好定额领料工作，严格按照材料定额控制领用，超限额领料由副总经理审批，正常领料生产部经理审批；库存预警的提示职能，根据材料最高最高和最低存储限量给生产部材料计划员和采购部经理提出预警；3.2原材料库管理制度验收入库 （1）采购部按经批准的采购计划采购的材料物资，以及外协单位送来的材料物资进厂后，按照来料检验入库流程办理相关手续后存放待检库。（2）库管员核对材料物资是否与采购计划一致，不一致时必须及时向生产计划组或生产主管反映，否则一律不得办理入库手续；（采购计划批准后计划组将纸质计划单发库房留存一份） （3）按公司规定应进行入库检验的材料物资，必须经过质检人员检验合格并4、在入库单上签字确认后，方可办理入库手续；未经检验合格的物资可先办理入库登记暂存待检库不准入库，更不准投入使用，生产过程中发现不良品经质检确认由库管员办理退库手续；（4）保管员应根据发票或者货物清单，与交货人（采购员）当面核对清点材料物资的名称、规格型号和数量，核对无误后由库管员如实填写 “入库单”。 “入库单”必须规范、完整、清晰地填明供货单位名称、材料物资名称（规范的名称）、规格型号、计量单位、数量，并由保管员、交货人和质检员共同签字确认。“入库单” 一式三联，各联次应完全一致，第一联为存根联，作为库房入库和记账的依据，第二联、第三联交给采购员，第二联作为报销凭证随发票一起交财务部报销，作为5、财务核算的依据，第三联采购员自留，作为采购入库的依据；（5）采购的材料物资直接送交外协单位的，采购员凭外协单位的收料凭证和购货发票或货物清单办理入库和出库手续，库管员和质检员有责任不定期抽查外委加工材料的数量和品质，发现问题及时处理并向公司领导汇报；（6）因库房库容不足或其他特殊原因，材料物资可以直接存放到车间，但必须及时办理入库手续，库外存放物资的管理责任为库房。 3.3保管与保养 （1）根据材料物资的属性、类别、特点、用途和库房的客观条件，合理规划设置、分库分区； （2）出入量大、体积大、笨重且不易损坏的材料物资落地堆放，出入量小、轻巧且易损坏的材料物资用货架存放；（3）所有材料物资都应分6、类摆放整齐、井然有序、标识清楚、取用方便；（4）保管物资应做到“七不”，即不锈、不潮、不冻、不变质、不挥发、不漏、不爆、按物资的具体情况进行防护，适当进行加垫、清洗、防雨或换新包装，发现物资受损应该及时反映，并采取补救措施，存放不当应及时改进； （5）要严格注意防火、防盗。保管员上、下班前后应认真检查门窗是否锁好，有无火灾隐患，发现问题应及时向公司领导反映；（6）坚持每天清扫库房 ，保证电脑、打印机、库存精密仪表、电子元器件无尘，库房内不能有积水、垃圾、废弃包装物，保持库房干净整洁。3.4出库管理 （1）按照“先进先出、后进后出、按规定供应、节约用料”的原则发料；（2）领用原材料必须办理领用手7、续、填写 “领料单”。 “领料单”必须规范、完整、清晰地填明领用部门、材料用途，以及材料的名称、规格型号、计量单位和领用数量，并由领料人和部门经理签字确认。“领料单” 一式三联，各联次应完全一致，第一联为存根联，由领料部门留存，第二联交财务部门作账务处理，第三联为凭此领料，发料后由保管员保存并据此登记材料明细账。 库管员应认真检查核对“领料单”，发现有内容填写不完整、不规范、不清晰的，应拒绝发料，并请领料人予以补充、更正或者重新填制，符合规定后再发料。凡有消耗定额的都必须按定额发料，不准超定额发料；（3）对于专项购进材料，应由申购部门领用，用于特定用途，其他部门和其他用途不得领用；工程技术部、8、新产品试验所需的材料必须注明用途和使用部门，防止其它部门错领；（4）常规材料，凡可以分割拆零的，应本着节约的原则按实际需要拆零发料，不得一次性整件或整批发料；（5）存放在车间的大宗、专用材料，按照实地盘存制的方法，月末盘库倒推确定每个月的实际使用数量，一次办理领料手续（此规定为试行，具备入库保存或其它方式管理时以当时通知为准）；（6）发料时保管员和领料人应当面交接清楚，防止差错；（7）保管员应妥善保管所有发料凭证，不得损毁和丢失。（8）保管员应做到随时登帐，领用入库及时在库存卡片上显示库存变化，每天下班前完成财务软件的录入。3.5盘点和盘盈、盘亏、报废处理（1）实行定期盘点和不定期盘点两种盘点9、制度。定期盘点每半年（暂定）进行一次，对所有存货进行彻底详细的盘查。根据工作需要，还可以对部分品种的存货进行不定期盘点；（2）盘点由财务部组织行政部监督，生产部、财务部参加，盘点时应做好记录，盘点后由所有参加人员在盘点表上签字确认，财务部留存，需要的部门经副总以上领导批准后可以借阅；（3）盘点中发生的盘盈、盘亏库管员应查明或分析原因，提出改进建议或措施，并及时报告公司领导请求处理，属于保管失职要追究责任。 （4）保管员对存货数量的真实性、准确性负责。3.6账务处理（1）保管员应建立材料明细帐，根据入库单和领料单及时地真实、准确、完整登记材料明细账，保证帐证、帐实相符。（2）帐簿记录应内容完整，10、字迹工整清晰，不得弄虚作假擅自涂改； （3）财务人员对材料明细账进行监督和复核；（4）每月5号前填报上月入库材料汇总表和出库材料汇总表，报公司相关部门。3.7成品库管理制度验收入库流程：（1）产品（或半成品）完工后，交货人应先通知质检人员进行检验；（2）检验合格后，交货人应把成品送至成品库，放置到保管员指定的区域。保管员与交货人当面核对清点成品的名称、规格型号和数量，核对无误后由保管员如实填写 “入库单”。 “入库单”应规范、完整、清晰地填明生产车间名称、成品名称、规格型号、计量单位和数量，并由保管员、交货人和质检员共同签字确认。“入库单” 一式三联，各联次应完全一致，第一联为库房留存，作为库11、房入库和记账的依据，第二联月末集中交给财务部门，作为财务核算的依据，第三联由入库单位留存，作考核工作量的参考。（3）售后服务部从现场换回的需要返修的零部件必须验收入库，维修人员办理领用手续后领回车间进行维修，修好后重新办理成品入库手续，但应做好标识单独存放。成品的保管参照原材料的保管和保养执行3.8发货管理执行产品发货管理办法见附件3.9盘点和盘盈、盘亏、报废处理 参照原材料盘点和盘盈、盘亏、报废处理的规定执行4此制度的解释权归财务部，本制度与以往公司规制抵触之处以次文件为准，此前颁布的库房管理制度同时废止。5文件自签发之日起执行。附件：产品发货管理办法1.范围为了理顺发货工作流程，明晰各相关12、部门及人员职责，使产品发货管理快捷有序记录清楚便于追溯，特制定本产品发货管理办法。2.引用文件：公司的规制库房管理制度、奖惩制度、产品出厂检验标准岗位说明书等。3.职责：3.1公司销售部是发货计划的下发管理部门。3.2公司生产部是产品生产及发货准备的管理部门。3.3公司品质室为质量标准及入库验证的归口管理部门。3.4公司财务部为债权的确认及管理部门4.管理内容和要求4.1发出商品：公司生产的产品及外购组装产品。4.2发出商品的质量标准：执行公司产品出厂检验标准或行业标准4.3发货期限：销售计划规定的发货时间。4.4包装要求：符合我公司产品包装技术要求或客户特定的包装要求。4.5运输：本着快捷、13、安全、低成本的原则根据与客户约定的方式组织发货。5作业内容5.1自制产品的发货管理发货准备。销售部汇总客户需求后，由销售内勤直接与生产部成品库房保管员联系咨询库存情况，也可在财务软件上查询产品的即时库存情况。销售内勤将核准的库存信息及时反馈给业务人员及销售经理。根据合同意向，由销售部正式以电子邮件形式给生产部下发备库计划，生产部收到计划后及时回复，如有困难应提出变更计划的申请，无回复视同默认或接受，并组织实施（备库计划应由销售部于每月15日前下达至生产部）。发货计划对已经通过合同评审，并且签订的销售合同，由销售部经理批准由销售内勤以书面形式向生产部下发发货计划，发货计划须注明产品及发货相关的详14、细信息，发货计划应充分考虑到产品的生产周期，急需订单下达前销售部应与生产经理沟通。（见附件1）生产部经理收到发货计划后开始组织生产保证按期交付，如果对计划周期太短或生产条件不具备无法正常完成，须及时申请调整、变更。5.2产品入库生产部根据发货计划提交材料采购计划并组织生产，产品完成后经检验合格办理入库手续，产品按计划入库后，保管员须及时通知销售内勤入库信息和库存产品是否具备发货条件。6.外购商品的发货 外购配货商品入库前执行公司采购流程，入库后与自制产品发货流程一致，外购配货商品由销售部提供采购计划。7.发货7.1发货前准备确认发货信息销售内勤须在发货前核对订单内容包括：商品名称、型号、规格、15、数量、配件明细、包装要求、运费、收货人名称（姓名）、联系方式及其他特殊要求。确认货款到账情况或付款方式具备发货条件后，书面请示总经理了解付款方式及货款到账情况，得到总经理批准后方可联系发货。7.2发货管理根据订单约定，由销售内勤联系车辆或库房通知采购组派车送货，零担发货由面包车司机负责，货物发出后司机第一时间告知销售内勤，销售内勤在4小时内通知客户准备接收货物，包车发运由生产部负责装车。省外货运3天内至少要催问货运部一次，如超出正常运输周期须及时追查货物去向并向销售部经理反映，同时将真实情况告知收货人。7.3发货单据管理发货单据主要指：发货计划、出库单、销售部确认的发货信息、总经理批准发货的指16、令、货运部开据的货运凭证、保险单，以及客户签字的出库单回执等。（见附件2）发货计划和发货信息、总经理批准发货的指令可以电子稿保存在移动硬盘外，其它文件单据均须是纸制文件保存。每月1-5日销售内勤和财务部、生产部库房核对出库数量，收集整理原始单据，准确无误后作上月发货明细表报销售经理和财务部。8.发货备用金管理 生产部经理在财务部借款1000元作为发货备用金，备用金实行专款专用不得用于其它用途，生产部经理每周凭发票在财务部报销，以保证不影响下次发货，遇到大宗发货超出备用金数额，可以申请追加借款。9.发货流程图（见附件2）10.货运价格的监督 由行政部对发货价格不定期抽查，发现问题及时处置。11.17、此办法自发布之日起执行，此前与此抵触的制度同时废止。12.此办法解释权归销售部。编制 审核 批准 附件1：发货计划发货计划 （编号）客户名称 合同号 交货时间 对方采购计划号 货品编号 产品名称 型号 单位 数量 配件 生产责任人 备注 1 2 3 地址 备注 批准： 审核： 申请人： 附件2：发货回执单发 货 回 执 单 序号发货方式 签收人 日期 送货人 货 物 清 单 备注 名 称 型号 数量 1 2 3 备注 附件3：发货流程图发 货 流 程 图销售内勤编制发货计划销售合同评审 将信息告知销售内勤生产部经理 库房库房及时将库存情况反馈到销售 生产部经理在确认计划无法完成时，提出变更计划请求货物出厂，由销售内勤跟踪货物去向，直至客户签收总经理批准发货销售内勤，确认发货信息，确定发货方式，联系车辆，做好发货准备包装，具备发货条件检验入库组织生产 内部沟通月末销售内勤同库房、财务、客户对账做报表 反馈发货信息注：发货的归口管理部门为销售部，负责人为销售内勤。