1、物业公司库房、费用报销固定资产等财务管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 财务管理制度1、库房管理办法2、物品购发制度3、费用报销制度4、固定资产管理制度财务管理制度库房管理办法一、物资的管理要求1、物资应分类分区存放，具体分为四大类六个区。四大类为办公用品类、水电维修类、保洁用品类、安全用品类；六个区为清洁物资、维修物资、清洁工具、维修工具、有毒物资及危险品、待处理物资六个区进行物资定位管理。2、贵重物资及危险品须带锁柜装，并做好标识；待处理物资包括馈赠品、回收再利用品、边角料及开发商遗留下来的物品等。 3、存2、放做到标识清楚，所有物资包装标识一律向外，整齐有序。 4、非库房管理人员不得随意进入库房拿出物品，无事不得在库房久留。5、临时借用库房物资要写借条、签字，用完后马上归还库房。6、按规定及时组织有关专业人员对库存的备品备件及其他物品进行维护、整理，以确保良好的使用状态。二、物资的验收入库 1、库管员应对经验合格的物资凭发票及时办理入库手续，并填写入库单，入库单上应记载日期、品名规格、数量、单价、金额，由经办人和验收人签字确认后，按指定位置入库。2、对急用物资可先直接拿至现场使用，但随后采购员须携带发票及使用人收据，库管员方可办理入库手续开具入库单并及时登记入帐；3、入库单应按票号顺序使用，作废时3、联次应保持完整。4、库管员凭入库单应及时登记入帐，帐册上应记载日期、品名规格、数量、单价、金额。5、服务中心仓库保管员以出库单为入库凭证，办理验收入库手续，程序如上。三、物资的出库1、各部门对日常使用的物资每次领用当天的用量，领用时，先由领（借）用人填写物资领(借)用单，此单应由领用部门主管签字后方可到库管员处办理手续。2、库管员必须凭项目清楚，手续齐全的物资领(借)用单，办理领（借）用物资手续。如有不符，仓管员有权拒绝发放物资。3、物资领用时，仓库保管员应填制出库单，填开时应注明品名规格、数量、单价、金额，经办人和领用人必须签字。4、领用日常维修用品时必须在出库单上写明派工单编号、用途及安装4、维修地点，以备查询。5、出库单应按票号顺序使用，作废时联次应保持完整。6、物资要按照先进先出的原则发放。对于不是一次性消耗的物资如油漆、电话线、铁钉、漂白水等，由最初使用人填写物资领(借)用单，由仓管员销帐。剩余物资必须存放在剩余物资存放点，剩余物资未使用完前，不能开封新物资。7、急用物资领用人员须及时将物资领(借)用单交仓管员，并对物资质量情况作检验记录，仓管员帐面销帐。8、如是借用物资，归还时需填写归还日期，由仓管员验收入库，部门经理须对整个物资领用的合理性情况进行监督，物资发出的计价方法：先进先出法。四、物资的盘点1、仓库保管员应做到十天一小盘，每月一总盘，每进行一次盘点填写仓库物资盘点5、表，报部门经理审核。2、公司总仓库每月做计划、统计及分析。3、仓库保管每月进行库存盘点时，确定需补充的材料和备品、备件，并填写材料申请单交部门经理审核，报公司采购员购买。4、对库存时间较长的物资，发现霉变、破损或超保质期应及时填写物资报废申请单，写明报废原因，由公司财务部进行价格审定。由部门经理根据实际情况填写处理意见，报总经理或授权人审批。属资产类物资需按公司资产管理规定执行。5、对不能及时处理的物资，应统一放置于仓库的待处理物资隔离区内。6、物资未得到妥善处理之前，物资报废申请单与物资不可分开放置。仓管员根据盘点情况及时登记入帐。7、仓库保管员每月应给财务上报盘点表，对盘亏、盘盈物品进行申6、报。8、每半年由财务派人和仓库保管员共同进行实地盘点，确定物品的实有数量，并与帐面资料核对，确定物品实存数量与帐面数量是否相符。9、盘盈的物品应补制入库单，冲减费用；盘亏的物品应查明原因，追究过失人的责任,扣除残料价值后,由过失人赔偿。五、待处理物资管理对馈赠品、回收再利用物资、边角料及开发商遗留下来的物资，报财务部进行价格审定。部门经理根据待处理物资的情况做出变卖、内部调剂等处理,须报总经理或其授权人审批，做出变买内部调剂待处理仓管员设置帐本并按实际情况登记入帐。属资产类物资需按照公司资产管理规定执行。2、对“待处理物资”，仓管员应每月度至少整理、汇总一次，报部门经理审核后告知各小区。六、库7、存限额仓库保管员应根据管理处制订的最低限额标准，在物资低于最低限额时,应及时提出采购申请计划,报主管批准,及时转至采购人员,补充物品数量。物品购发制度1、每月25日，各部门将次月物品采购计划随同收支计划（后附计划模板）一同报公司总办。2、总办对物品采购计划进行审核后，报财务部复核，由总经理批准方可采购。3、业务急需采购的物品200元以下的部门经理有权先采购，后办理报销手续，超过200元以上非计划项目费用另行报批后方可办理。4、各部门仓库保管员负责制定每月物品采购计划及预算。5、负责采购物品的人员要做到物品齐全、品种对路、质量合格、库存合理、开支适当。6、仓库管理人员要建立台帐，办好入库、出库手8、续，出库必须有领取人签字。7、各小区仓库管理人员对总办负责，并于每月25日将本月领用存情况，编制领用存月报表，上报公司总办。8、总办指定人员对各小区仓库进行月末、季末、年末盘存，各小区对领用物品超过两个月未用的，要及时与公司仓库管理员联系，商讨是否退库等处理决定。9、凡到总办领取物品者，应持有部门负责人的签字，领用人须做好核查登记。10、一切物品应按实际需求进行发放，发放人有权拒发不应领取的物品。11、未在规定时间上报计划，对工作造成影响的，由各部门经理自行承担，并给予50元罚款。费用报销制度一、费用支出管理原则1、从工作需要出发，厉行节约，从严控制，在合理前提下争取费用最低。2、任务明确，各9、部门第一负责人是部门费用的决策者和责任人。3、费用发生情况公开、透明，财务按月分部门汇总数据，提供查询。4、凡费用报销，财务依据公司总经理批准的相关授权、各项费用的报销标准为准。二、费用报销程序1、由经办人将取得的原始票据分类粘贴在票据粘贴单上,按规定填写事由、金额、并签字。2、经办人将此票据交由部门经理审核签字。3、经办人将此票据交由小区核算人员审核，核算员应对该票据进行真实性、合法性、合理性、完整性、正确性、及时性的审核，对审核合格的票据进行签字。对真实、合法、合理但内容不够完整、计算有错误的票据，应退回给经办人员，由其负责将有关单据补充完整、更正错误后，再办理正式会计手续；对于不真实、不10、合法的单据，有权拒绝受理。 4、由核算员将审核过的原始单据于规定报销日交由公司财务主管审核签字。5、由核算员将由公司财务主管审核合格的票据报于总办主任审核，最后由总经理审批。6、由核算员凭此票据到财务出纳处办理报销或冲帐手续。7、2000元以上对公款需到财务上办理转账支票。8、大额现金支出应提前一天向财务部报送用款计划。9、各项费用于每周二上午、周五上午和每月28日进行集中审批报销。三、各项费用支出具体规定1、交际应酬费交际应酬费支出本着必要、合理、节约的原则，由部门经理严格把关，财务部按实际支出额分部门登记交际应酬费用台帐，并按年汇总与年度经营业绩、绩效考核挂钩。部门经理的交际应酬费在限额以11、内的可自主把握，在限额以上的需请示总经理后才可发生。部门经理以下人员如需发生交际应酬支出，无论大小，均需先请示部门经理同意后才可发生。2、差旅费 （1）外埠差旅费 任何职员可乘坐除飞机以外的任何交通工具，凭原票实报实销。若因公务需要乘坐飞机，需总经理批准。出差人在报销凭单上应列明出差往返时间及地点方可报销。住宿费在下列规定的标准内实报实销： 职别住宿标准部门经理300部门主管250其他职员200两人以上同行出差，可与职级最高者享受同一标准；对于投亲靠友者自行安排住宿，每晚按100 元计发补贴；由对方单位提供住宿的，不计发补贴；参加会议在会务安排的，凭发票实报实销。出差地方市内交通费：机场、车站12、码头等住宿地或工作地的往返交通费实报实销。行李费、票务费、基金等实报实销。出差期间的交际应酬费按交际应酬费报销程序办理。（2）市内交通费因公务需要配备专车的部门经理，每月限额报销50元市内停车费，不再批准其他形式的市内交通费。其他人员因公务外出需填写用车单报总办批准，在无车可派又不能暂缓办理的公务，需请示部门经理同意后方可乘坐出租车，在报销凭单上列明所办公务出发地至到达地名称后方可报销。各服务中心每月市内交通费根据计划限额控制，实报实销。3、机动车费（并入总公司统一管理）4、书报资料费书报资料费归口总办管理，公司下一年全年的报纸、杂志订阅应在每一年的第四季度做出预算，列入年度计划执行。各部门13、由于工作需要购置专业书籍，需经部门经理同意，购回后由图书管理员验收并办理好登记、借阅手续，审批后凭发票实报实销。5、职员培训费用职员培训费用归总办管理。对于集体参与的培训，由总办制定出培训计划、用款额度，报总经理审批后凭票实报实销。对总经理安排的职员脱产学习或培训，执行以下费用规定；学费由公司实报实销,往返路费实报实销，限乘坐硬卧。培训机构指定住宿地点的，凭发票实报实销。培训机构不负担餐饮的，每天补助餐费20元。6、通讯费（1）移动话费：级别岗 位标准（元/月）部 门 经 理 级总经理办公室主任150元品质部经理100元财务部经理100元工程部经理100元5万(含5万)平方以下小区80元5.114、万至10万平方小区100-120元10万平方以上小区150元主管级安全主管、环境事务主管80元维修主管80元人事主管、培训主管80元客服主管80元经营主管、工程师80元员工级水电班长50元财务部出纳50元品质员、客户代表50元其他员工(总经理批准)50元注：1.移动话费的额度及执行日期由总经理专门批准。2.通讯费用仅作为通讯补助,不按实际发生额计算,每月由财务部门统一充值。有特别情况的,由各部门经理进行上报经总经理审批。（2）固定电话费：按年度计划控制。7、行政后勤费用购固定书籍、办公机具、等归口总办管理。对于日常消耗性的办公用品(纸、笔、本、色带、碳粉等)由各小区依据管理人员每月10元的标准15、额度进行购买，工作人员每个月向三家以上供应商发出询问价，选用质价优的为阶段性供应商，每季度竞选1次，循环往复，所购用品在仓库管理员签收后依据审批程序实报实销。四、借款制度1、因公出差，交际应酬，购买办公用品，日常消耗品等需借款的，可按下列规定办理借支备用金手续； 因公出差借款，实际额度控制，集体出差数额按出差地点和工作时间确定，出差、交际应酬、购买物品等借款由经手人填写“用款申请书”，注明借款用途、预计还款时间等，依序审批后，方可借款。任务完成后应在七个工作日内到财务部办理借款报销手续，对借款未还清者，不得再借支备用金，对借款后超过一个月不办理报销手续的，从该职员下月工资中扣还。2、备用金规定16、根据工作需要，有关人员可按批准的限额领用备用金，支出依序审批后，凭发票实报实销。每年度终了时办理结算手续，下年度开始时再依规定金额重新领用。固定资产管理制度一、目的：规范公司固定资产管理，充分整合利用资源二、范围：公司各部门三、总则1、释义：固定资产指使用年限超过一年以上，单价价值在2000元以上的有形资产；以及一些单价不足2000元，但数量众多，使用年限超过一年以上的物品。2、分类：建筑物（如员工宿舍、办公楼），产权归公司的房屋；运输设备（各种机动车辆）；电子设备（空调、电脑、打印机、复印机、传真机、音像设备等）；其他（办公桌、椅、柜、沙发、高档装饰品等）。四、计划及审批权限1、资产实行计划17、管理，每年的元月份前各部门根据需要填写固定资产购置申请报总办；2、根据各部门申请（申请表附后），公司当年经营计划以及固定资产现状，综合平衡后编制当年的固定资产采购计划，计划必须详细的列出预购物品种类、名称、单价、金额等内容，并说明原因；3、经理批准后，报财务部审核考察。4、部依据有关批准报告进行市场询价，五个工作日内将询价报给总办及总经理。五、购置与验收1、固定资产的购置应有需要部门向总办提出申请，总办综合平衡后，如同意，应按计划管理权限和程序逐级审批；如不同意，应给予申请部门调配或说明原因；经批准的申请或年度计划是购置固定资产的前提。2、总办为固定资产实物管理部门，负责对批准的采购计划和采购18、报告统一购买各部门申请的固定资产；在购买过程中应严格按批准的标准、种类、数量，本着货比三家的原则购买，有条件进行招投标的应通过招投标方式采购，公司其他部门和个人无权采购固定资产。3、对大件或数量较大的固定资产采购，财务部应进行审计和市场考察。4、固定资产使用（保管）部门为固定资产验收部门，使用和验收责任人为部门经理。总办采购完成后，填写验收单交验收部门责任人，验收无误后在验收单上签字确认，随固定资产的相关技术资料、保修单等由总办相关人员存档管理。使用部门如需要可以复制。5、固定资产购置的经办人应在购置完成后持验收单及有效发票到财务部办理报销手续。六、固定资产使用管理1、固定资产使用人负责使用保19、养、保管分配其使用的固定资产，如使用中出现故障应报告总办处理，发生丢失及恶意损坏视其情节轻重及损坏程度，使用人应按购置价格减去折旧后的残值赔偿。2、责任人离开公司时，应办理固定资产移交手续后再办理离职手续，否则总办人力主管有权拒绝收离职手续。由此造成的后果，由固定资产使用人承担。3、责任人因岗位变动，不再使用原固定资产，应将管理的资产交总办，由总办根据情况调配使用，部门内或部门间无权调配资产的使用。4、配给责任人的资产属于公司所有，其使用只能用于公司业务需要，严禁将公司资产挪作他用，或不在指定地点使用。5、使用部门及责任人应配合总办、财务部对资产情况的核对清查等工作。6、总办应建立固定资产台帐20、，详细记录固定资产名称、规格型号、使用部门负责人、启用时间、原始金额等情况，财务部应建立固定资产明细分类帐，详细记录固定资产的购入、调拔、结存等情况。7、每年十一月份由总办组织、财务部和使用部门配合，对固定资产进行清理清点，检查固定资产的使用情况，编制固定资产清查清点明细表，并写出书面清查报告。8、总办对长期闲置的固定资产，应及时处理，不能正常使用无法修复的，要及时办理报废手续，固定资产的报、转让均需按规定审批后方能办理。七、本规定由总办制定解释，交办公会讨论修订。八、附固定资产购置申请表固定资产购置申请单 申请部门日期申请购置物品名称：具体要求：申请事由：部门经理意见：财务部意见：总办意见：总经理意见：