1、1 1 目的目的 为规范公司和各部门的文件分类、编制、更改、传阅、存档、查阅、借 阅、下发、作废及电子文档的管理，并满足文件的价值，使其可提供适 宜的培训、重复性和可追溯性，特制订本文件管理规范。 2 2 范围范围 2.1 适用于公司内各部门文件管理 3 3 职责职责 3.1 公司总经理办公室负责以公司名义对内、外行文的编制、发文以及存档 的文件管理。 3.1.1 总经理办公室指定专门的档案管理员，统一负责公司所有原始档案资料 的管理，以防止档案资料管理的混乱、重复现象。 3.2 各部门负责以本部门名义对内、外行文编制、发文以及存档的文件管理。 3.2.1 各部门指定一个兼职档案管理员，负责本2、部门内文件管理及收发管理 等。 3.3 公司总经理办公室负有对公司文件管理进行指导、监督和检查的职责。 4 4 规范内容：规范内容： 4.14.1 文件的分类：文件的分类： 为满足不同文件的性质及需要，总经理办公室及各部门应对于各类文件 予以分类。 4.1.1 公司内部管理文件类：以公司名义发出的规章制度、通知通报、人事任 免、会议纪要、计划总结等文件。 4.1.2 公司对外往来文件类：以公司名义与政府部门、上级公司、相关业务单 位及其它单位往来文等。 4.1.3 部门文件类：以部门名义发出的通知、通报、会议纪要、计划总结、请 示、报告等。 4.1.4 业务报告类：项目的调研报告、可行性研究报3、告、楼盘销售情况、工程 进展情况、审计报告、公司按揭情况等。 4.1.5 业务合同类：工程合同、营销合同、管理合同、设计合同、售楼合同等。 4 4.2 .2 文件的编制文件的编制 4.2.1 为保证公司文档管理体系的有效性和持续适宜性，公司各类文件的编制 需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应规范，不得 有错别字。 4.2.2 文件标题定为小三号宋体字加粗，文件编号为小四号黑体字，文件内容 为小四号宋体字。 4.2.3 各部门所有需以公司名义对外发文，都必须到总经理办公室文件管理员 处获取统一发文编号加盖公章后， 方可对外发文， 编码方式为： 成万科年 度序号，对政府部门发文需使4、用红头文件纸打印。 4.2.4 以公司名义下发的红头文件编码规则为:成万字年度第序号。 4.2.5 公司、部门日常性下发文件编码规则为：总经理办公室成万办字年 度序号，财务管理部-成万财字年度序号等，新增部门以此格式类 推。 4.2.6 部门日常无须存档的零星发文不用编号。 4.2.7 文件格式的样板（仅限于规章制度类文件使用） 成都万科房地产有限公司 编号 名称 版本 第 页共 页 编制 更改 审核 批准 生效期 年 月 日 目的：目的：(要明确阐述编制和使用本文件的目的) 范围：范围：(要明确阐述本文件适用范围。) 职责：职责：(要明确阐述本文件所列执行部门或个人的职责。) 格式头定为五号5、宋体字 （后附正文） 4.2.8 文件编号格式（仅限于规章制度类文件使用） ： VKCD 部门简称 XX-XX1 部门本类文件的支持性文件以“001” 起顺推 部门本类文件顺序，以“01”起顺推。 见 4.2.8.1 公司名称缩写 4.2.8.1 各部门名称简称：总经理办公室ZB，财务管理部CW，营销策 划部YXCH，设计部SJ，成本管理部CB，项目发展部-XM，珠峰 在线ZF 等。 4.4.3 3 文件的传阅文件的传阅 需公司领导审阅的非电子文档类文件，由总经理秘书负责传递至相关公 司领导并签署文件处理表 ，由总经理办公室存档或转相关部门存档。 4.4.5 5 文件的存档文件的存档 部门须规6、定本部门文件的归档时间，并做好保管工作，明确标明存档人、 案卷题名、案卷号、保管期限等。 （详见档案管理规范 ：档案分类管 理、档案编号方法） 4.6 4.6 电子文档的管理电子文档的管理 4.6.1 公司文件管理员负责文档资料的电脑储存及管理工作，各部门须指定专 人负责本部门各类文档的电脑储存及管理工作。 4.6.2 电子文档须定期存储，并按文件类别设立相应的子目录，分类保存各类 文件，重要文件须加密，且以软盘备份，并指定专人保管。 4 4. .7 7 文件的保密文件的保密 4.7.1 公司任一人员均有责任和义务保守公司的经营管理机密，未经公司或部 门负责人授权或批准，不准对外提供标有密级的7、公司文件，以及其它未 经公开的经营情况、业务数据。 4.7.2 公司以下文件需严格保密：办公会议纪要、公司经营战略性会议纪要、 财务收支情况、重大事故分析报告、重要合同、薪金福利制度等。 4.7.3 部门负责人指定文件管理员负责妥善保管部门文件，并履行监督职能。 如文件发生短缺或遗失，追究部门负责人和文件管理员责任。 4.7.4 任何人未经批准，不得复印公司重要文件（4.7.2 所列文件） 。 4.7.5 任何人不得利用职务之便，擅自携带公司重要文件外出。 4.7.6 有权阅读保密文件的公司任一人员均需对保密文件负有相关责任，务必 妥善保管所持有的涉密文件。 4.8 4.8 文件的查阅、借阅文8、件的查阅、借阅 4.8.1 非本公司人员不得查阅、借阅公司重要文件。特殊情况须部门负责人批 准。 4.8.2 查阅文件不得带离办公室，严禁复印。 4.8.3 各部门如工作需要借阅文件时，须填写借阅登记表 ，经部门负责人批 准后方可借阅；如需要借阅保密文件时，经办公室主任、部门负责人、 分管领导或总经理批准后方可借阅。借出的文件由文件管理员负责及时 收回并检查完整情况，如发现遗失，需在借阅登记表的“备注”栏 加以注明，追究借阅者责任。 4.8.4 公司文件如需要隔夜借出，须征得部门负责人批准同意后，方可借出， 并妥善保管。文件外借时间最长不得超过 3 天。 4.9 4.9 文件的下发、作废处理文9、件的下发、作废处理 4.9.1 新编或更改的管理制度类文件，在获得批准后，由总经理办公室文件管 理员下发至公司全体。 4.9.2 各部门的临时性管理文件，在获本部门第一负责人批准后，由部门文件 管理员发至公司各部门、室。 4.9.3 各部门的管理制度类文件， 在获分管本部门的总经理或副总经理批准后， 由总经理办公室下发至公司全体。 4.9.4 在文件修改之前，各部门必须严格按照现有管理文件执行。新版文件开 始生效后，旧版文件自动失效。 4.104.10 文件的传递及报批文件的传递及报批 为配合公司办公自动化的发展和信息系统的建立，提高工作效率， 达到办公自动化、无纸化的目的。公司内部间的往来文件均采用电子邮 件的形式。文件的报批请详见电子邮件传送管理守则 5 5、支持文件：、支持文件： 档案管理规范 总经理签署：