1、会议管理作业指引编制*日期2012-07-10审核*日期2012-07-20批准*日期2012-07-30修订记录日 期修订状态修改内容修改人审核人批准人2008-10-11B局部细化*2009-12-4C按“大禹行动”要求改版*2012-07-10D根据2012架构调整修改*1. 目的规范集团公司各类会议组织与管理，保证集团公司及各下属公司各类会议按计划、高质量举行。2. 适用范围适用于集团公司及各下属公司各类会议管理。3. 职责3.1 集团公司决策委员会：决策委员会秘书长按照总裁指示召集决策委员会成员会议，总裁办等部门给予协助配合。3.2 集团公司总裁办：负责集团公司各类会议的组织管理工作2、。3.3 集团公司各部室负责人：按照要求出席集团公司的各类会议，主持召开本部门工作会议，组织牵头跨部门业务专题或协调会议。3.4 集团公司各部门员工：按照要求出席相应的会议。3.5 各下属公司行政管理部门：负责各公司的会议管理并协助总裁办组织集团性大型会议。4. 管理程序4.1 会议分类4.1.1 定期会议会议名称时间/地点参加人员会议内容召集人主持人1总裁办公会每月第一周的周一下午15：00（集团大会议室）集团总裁和集团高层领导讨论整个集团重大决策和部署总裁办总裁2集团管理层例会每季度第一个月的第一周周三下午15：00（集团大会议室）集团高层领导，各地产公司总经理，中行公司董事长、总经理，物3、业公司、置业顾问公司、酒店公司总经理或负责人讨论协调整个集团公司经营管理中的事宜总裁办总裁3集团地产办公例会每月第一周的周五下午15：00（集团大会议室）集团高层领导、各下属地产公司总经理研究协调集团房地产开发业务经营中的各类整体事务总裁办总裁4集团年终大会年终举行 （集团通知地点）集团总部全体，各下属公司负责人及代表总结一年工作，部署下年度工作总裁办/下属公司行政部门总裁5集团地产业务年中大会年中举行（集团通知地点）集团总部全体，各地产公司负责人及代表总结上半年工作，部署下半年工作总裁办/下属地产公司行政部门总裁6集团总部例会每月第二周的周一下午15：00（集团大会议室）集团高层领导、集团各4、部室副总经理以上人员沟通集团公司运营中遇到的跨部室协作配合事宜及集团公司重大事项的商议、重大决策的传达总裁办总裁或成本副总裁7集团运营 管理例会每月第二周周五下午15：00（集团大会议室）集团企管部、计划财务部、人力资源部、总裁办的分管领导和部室负责人，中行监理公司董事长、总经理，物业公司、置业顾问公司、酒店公司总经理或负责人研究、商议集团公司及各下属公司运营管理事宜总裁办/企管部运营总监或财务总监8集团总部各部室周例会每周一次 （自定地点）本部室全体成员对本部室职能范围内的各项工作进行组织分工,检查和督促相关工作的推进落实情况部门负责人部门负责人或分管领导注：（1）如遇国家法定假日，会议时间5、顺延至假日后第一个工作日召开。 （2）因集团原因取消或延迟会议时总裁办应及时通知参会人员。会议名称提拟人参加人员会议内容召集/主持人1集团决策 委员会集团总裁集团决策委员会全体成员集团重大事项的商讨、研究、决策和部署总裁或决策委员会秘书长2集团高层 专题会总裁/相关集团高层领导相关集团高层领导及下属公司总经理集团重大专题事项的商讨、研究总裁办/总裁或总裁指定人员3集团专题会/协调会发起部室与会议内容有关的各部室分管领导/负责人及其他人员，需要总裁出席的邀请总裁出席就有关重大工作进行专项会议研究或组织相关部室沟通协调发起部室负责人/发起部室分管领导或负责人主持4接待性会议发起部室相关领导及指定人6、员与接待的客人进行相关议题洽谈发起部室负责人/发起部室分管领导或负责人主持4.1.2 非定期会议4.2 会议的组织程序4.2.1 会议的组织审批 4.2.1.1 决策委员会会议的组织召开由总裁直接审批确定后执行。4.2.1.2 集团性各类会议（含年终、年中大会）的组织由总裁办根据集团公司有关规定和具体实际拟订会议议程及实施方案，报总裁审批后执行。4.2.1.3 部门性例会和部门专题会议由各部室负责人依实际情况确定后执行。4.2.1.4 一般性跨部门业务专题/协调会议由相关部室负责人共同研究确定后执行，必要时由分管领导组织协调。4.2.1.5 重大跨部门业务专题/协调会议由业务部门或分管领导提出7、申请后，总裁审批后执行。4.2.2 会议的准备及召集 4.2.2.1 集团性会议由总裁办负责相关准备工作，总裁办应落实会议组织方案及会议议程(含召开时间、召开地点、参会人员、记录人员、服务人员、召集方式、会议分发资料、各类会议所需设备、物资等)；部门性会议则由各部门负责相关准备工作，总裁办给予支持或协调；其余会议遵循“谁拟提，谁召集，谁负责”的原则。4.2.2.2 集团性定期会议因会议时间、参会人员、会议主题及召开地点已经形成惯例，故总裁办一般不再另行通知与会人员（除非会议取消或延期），各参会人员应按规定准时参加。4.2.2.3 其他集团性会议（非定期会议）由总裁办通过OA办公平台、公司文件、8、电话、邮件、短信、口头等方式通知参会人员，各参会人员收到会议通知后应按要求准时出席；各参会人员可就会议议题细节等事宜通过各种方式咨询总裁办。4.2.2.4 一般集团性会议总裁办应提前一天通知与会人员，重大的集团性会议则应至少提前一周通知参会单位和人员。4.2.2.5 各参会人员因各种原因无法出席会议时，应向上级提前请假并确定代参会人员，经上级同意后，至少在会议召开前2小时知会总裁办。4.2.2.6 各部门在日常会议组织中需使用大会议室时，应按规定提前发起OA申请审批流程或直接与总裁办协调，否则，总裁办不能保证大会议室的正常提供。4.2.2.7 部门性会议原则上参照公司性会议组织执行，具体由各部9、门根据实际确定。4.2.2.8 因处置突发事件而召集的紧急会议或总裁发起的临时会议不受以上组织程序限制。4.2.3 会议纪律及要求 4.2.3.1 各参会人员应按规定携带相关资料准时参加会议并签到（一般应提前5分钟到场），做到不迟到、不缺席；对于要求在会前提交资料的部门或人员，应按要求将相关会议资料按规定在会议前提交相关部门或人员。4.2.3.2 进入会场后应将各类通讯工具调整为关闭或振动状态，会议期间应保持会场安静，遇有紧急事件需要接听电话或外出时，需请示会议主持人同意后，方可离开会场。4.2.3.3 会议期间各参会人员应按照主持人要求按顺序积极参与讨论或发言，除总裁或主持人外，任何人不得随10、意打断他人发言。4.2.3.4 会议期间各参会人员应认真做好本人的会议记录，一般主持人或总裁办会安排专人进行会议记录。4.2.3.5 总裁办及相关会议的召集部门应作好会议期间的各项后勤服务工作。4.2.3.6 要求各参会人员严守会议纪律，保守会议秘密，重大决策在会议决议未公布之前，不得私自泄漏会议内容，以免影响公司决议实施。4.2.3.7 会议结束后应由总裁办或相关会议的召集部门将会议室恢复到使用前状态（涉及卫生、布局、设备等）。4.2.3.8 集团一般性会议原则上应控制在2小时以内。4.2.4 会议记录及会议纪要4.2.4.1 集团各类会议原则上应确定专人负责记录。4.2.4.2 会议记录原11、则上遵照“谁召集，谁记录”的原则，主持人也可根据本原则或考虑会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录人员。4.2.4.3 总裁主持的集团性会议、专题会议原则上由集团总裁办负责会议记录工作，总裁另有指定的，按照总裁指定执行。4.2.4.4 各部门应指定会议记录人员负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。4.2.4.5 集团性各类定期及非定期会议和须会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议应当整理会议纪要。4.2.4.6 会议纪要原则上应在会后3个工作日内形成。4.2.4.7 会议纪要的审核、发放、传阅范围由主持人确定。集团性各类会议的会议纪要由总裁办归档、保管。部门负责组织的各类研讨会或涉12、及集团外部人员参加的会议纪要，除部门内部存档外应报总裁办存档备查。4.2.4.8 部门内部会议和由本部门负责组织的各类会议的会议记录及会议纪要，由本部门内部归档、保管。4.2.4.9 会议记录及会议纪要为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按公司管理制度的有关规定执行。4.2.5 会议的督查和跟进工作4.2.5.1 会议结束后，集团各部室或各下属单位应将可公开的会议内容与精神传达到本部室、本单位员工，并将具体工作落实到个人。4.2.5.2 会议决议、决策事项须会后跟进落实的，遵照“谁召集，谁跟进”的原则；会议主持人另有指定的，按照主持人指定安排。4.2.5.3 集团公司企管部对会议纪要中确定的工作任务进行目标责任追踪，各相关负责人及部室应按照会议中的要求认真贯彻执行，并在规定时限内确保完成（完成情况一般在下次会议中应进行汇报）。4.2.5.4 集团公司总裁办不定期地组织对会议工作督办检查，并将督办结果向总裁汇报；同时集团公司人力资源部负责将目标责任完成情况跟踪落实到责任个体，并纳入绩效考核。4.2.5.5 涉及对会议工作不作为等情形的单位和个人，集团公司总裁办、企管部、人力资源部、审计部将联合组织进行责任追究。5支持性文件无。6相关记录6.1 WT-QR-ZB06会议签到表