1、XX置业有限公司行政管理制度（讨论稿）已201212二OO八年八月目 录第一章 前言3第二章 行政管理的宗旨4第三章 行政监察管理5第四章 公文管理规定6第五章 档案管理规定10第六章 费用管理规定13第七章 用品管理规定16第八章 行政合同管理规定18第九章 租赁管理规定18第十章 员工职业着装管理规定19第十一章 办公室礼仪管理规定21第十二章 接待管理规定22第十三章 值班管理规定23第十四章 锁匙管理规定24第十五章 书报管理规定25第十六章 资产管理制度25第一节 车辆管理规定28第二节 办公设备管理规范32第十七章 工作计划管理办法35第一章 前 言一、管理原则：行政管理是任何组织2、管理系统的基础系统，其工作的基础性表现为其高度的保障性、细密性、相关性、稳定性和持久性，其组织构建、组织机制、组织运行、组织功能的效率和质量标志着组织管理系统的有效性和科学性。为切实保证公司经营需要，必须加强和规范公司内部行政管理工作，建立规范的企业管理模式和制度。为此，我们在认真总结日常行政管理工作经验的基础上，以行政管理工作的基本职能（计划管理、层级管理、协调管理、监督管理、考核管理、表单管理、统计管理、预算管理、审批管理、培训管理等）为主线，对集团公司行政管理制度进行了修订、完善，目的在于明确公司行政管理程序，使之切合企业管理规范并操作可行，以保证公司经营工作的需要。本制度自正式发布之日3、起试行。凡公司原有其它相关规定与本制度相抵触处，均按本制度规定办理；在本制度具体执行中如有未明确事项，将陆续在今后工作中不断进行补充和完善，但在补充和完善之前，各部门及各级员工务必自觉按公司工作惯例执行。二、适用范围1、 本制度所称员工，系指本公司聘用所有从业人员。2、本制度适用于XX置业有限公司所有员工。三、制定部门本制度由XX置业有限公司总经办修订。四、解释权本制度解释权归属XX置业有限公司。第二章 行政管理的宗旨 根据行政管理的性质、任务及本公司的自身特点和要求，行政管理工作必须贯彻以下宗旨和原则：一、管理功能服务化行政管理是组织正常运行、工作顺利开展和企业有效经营的重要保障，为企业经营4、管理提供高质量、高效率的服务是行政管理工作的基本目标。二、工作内容明细化行政管理工作面广、量大且十分繁杂，为使行政管理工作有序、有效地运行，必须将全部工作内容进行科学分析、分类和分解明细，以对口落实责任，针对采取措施。三、执行规范标准化行政管理工作所涉及的所有明细内容，必须有明确的性质界定、范围界定、制度规范和执行标准。四、工作运行程序化保持工作程序，是明确和界定工作责任的必要保证，而责任是分配权力和利益的唯一依据。所以在日常行政工作中，必须按程序、讲责任，使任何一项工作的管理责任和工作质量都达到“可追溯”。五、操作手段表单化为保证行政管理工作运行的系统化、规范化和有序化，必须实行表单化管理，5、呈报（备案）集团的报表一律执行公司统一制定的行政管理工作表单体系。六、财物管理预算化行政管理工作涉及大量物品购置管理及相关费用的开支。为有效保证工作需要并将行政管理成本保持在正常合理水平，必须对所涉财物管理内容实行严格的预算管理。七、基础工作统计化行政管理工作必须做到“心中有数“，即必须对所涉基础工作内容建立表单、台账形式和其他形式的统计制度，在此基础上进行统计核算和统计分析，并按规定将编制的月、年度行政工作报表和分析报告呈报公司备案。八、管理模式指导化本管理制度是公司结合自己的管理目标及日常行政管理工作内容在集团行政管理制度的基础上新修订的管理条约，参照集团制度自行制定行政管理规范条例。 第6、三章 行政监察管理规定为确保公司各项工作的正常运转，充分行使监督职能，特制定本制度。一、监察管理体制：公司实行两级监察管理体制：即总经理行使最高监察权；公司总经办行使对各个部门、各个岗位员工的直接监察权；全体员工对各级管理人员的工作情况进行监督。二、监察的主要范围：1、对公司各项规章制度的贯彻执行情况进行监察；2、受理违法、违纪的检举控告；3、调查处理违法违、纪行为；4、参与对员工考核评议工作；5、对员工进行遵纪守法、廉洁自律等方面的教育、培训；6、经公司高层授权，可行使检查权、调查权、建议权、行政处罚权。三、监察机构：公司总经办为监察工作的常设机构。监察人员直接对集团公司董事长（或其授权人）7、负责并报告工作。四、监察工作的流程：监察人员受理案件（常规）开展调查、提出整改意见反馈形成结论报告公司高层审核作出决定(议)监察机构执行决定（议）。1、个人（部门）对监察形成的决定（议）不服的，三日内可直接向公司申请复议，复议期间，不影响决定（议）的执行。2、员工个人对管理人员循私舞弊等行为可直接向公司投诉，投诉属实的，将予以投诉人50500元的奖励。3、监察人员不履行职责的，一经发现予以100-500元的罚款，情节严重的，予以辞退。第四章 公文管理规定一、本文所指的公文是指：1、以公司名义向公司内部人员发出的正式文件，如规章制度、通知通报、人事任免等； 2、以公司名义向公司以外的单位、团体、8、部门发出的正式文件；3、以各部门名义发出的文件；二、公文种类1、请示:请上级指示和批准，用“请示”。2、报告:向上级机关汇报工作，反映情况，用“报告”。3、通告:在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。4、批复:答复请示事项，用“批复”。5、通知:传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。6、通报:表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。7、决定、决议:对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”.经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。8、函:平行的或不相隶属的单位之9、间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。9、会议纪要:传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。10、其它资料：包括公司内部各种专业计划、方案、报表、报告等资料，适用于公司内部的经营和管理。11、外来公文：包括获自于或来自于本公司以外的各类文件、资料、批复、传真、信函等公文。三、公文格式公文一般由公司文头、公文字号、秘级、签发人、签发时间、标题、正文、落款、成文时间、公文用印、主题词、主送单位、抄报抄送单位、办文事项、附件等部分组成。1、公司文头：一律事先在电脑上制作好。外行编号文首页一律用彩色打印；内行编号文首页一律用黑白打印；部门行文10、不得使用公司正式红头文式。2、公文字号：按上述规范执行。发文号统一由行政部编排。3、公文秘级：分为“绝密”、“机密”和“秘密”。 绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司权益和利益遭受到严重的损害；秘密是一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。文件机密级数，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文件由阅文人妥善保管。4、签发人/时间：按内容性质由公司总经理（或其授权人）在定稿上审签。正式公文上打印。5、公文标题：应准确简11、要地概括文件的主要内容；标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；标题用2号简体宋体字。6、公文正文：正文用小4号字；正文中的一极小标题，用4号黑体字；其余字体一律使用宋体字；行距22。7、落款/成文时间/公文用印：除会议纪要外，正式编号公文应在落款和成文时间上加盖印章。8、主题词：一般为标题的关键词。9、主送/抄送单位：由审稿人确定。10、办文事项：如实记载拟稿人、审核人、打印人、校对人的姓名，以及实际印发、存档的份数。11、公文附件：单独排版、装订在正文之后；成文时间之前注明附件顺序和名称。12、附样式：文 头（公文字号）签发人： 秘 级 签发时间：标 题主送单位：（正 文） （12、落款、成文时间、用印）（附件序号、名称）主题词：报送：发送： 存档（ ）拟稿： 审核： 打印： 校对： 共印 份本公司公文行文一律使用下列公文字号，并对应适用范围使用：“发”字号“函”字号“纪”字号国地公司国地发 号国地函 号国地纪 号适用公文范围内行/下行文决定、决议、制度、规定、办法、通告、通知、通报、/会议纪要内行/上行文/请示、报告、批复、会议纪要外行/上行文/公函/四、公文办理（一）、收文处理1、程序：凡送交公司或公司收到的外来公文，均按：“签收登记分送处理复文立卷存档”程序办理。2、要求：1 ）当公文送达或收到公文时，均由总经办文书收。根据公文内容和要求，用传阅夹并附上批阅单后，将13、其及时分送公司有关领导传阅和批示；待领导传阅批示后，再转送相关部门办理公文涉及和领导批阅涉及的有关事项。办理过程中，办文部门、人员应根据要求，及时了解办理情况并向公司有关领导反馈办理信息。如需就公文办理事项向来文单位作出答复，则由公文办理相关部门按下述内部公文办理程序向来文单位复文。办理完结，总经办或相关部门及时将公文收回并存档。2 ）上级发来的文件及注有密级的简报、电传、资料和平级发来的文件，均由总经办统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批。各部门收到急件时，应在3天内答复，一般要办理的文件，一周内应办理。需要研究而不能马上处理的，要先14、书面或口头简要回复。3 ）加强公文检查催办工作。总经办对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。4 ）领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交总经办档案管理员立卷归档。（二）发文处理。一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。1、草拟公文的要求：1）要符合公司制度、政策和上级的有关规定。2）情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。3）引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。4）草拟公文必须使用A4的公文稿纸15、，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。5）数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为：“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四为“(1)”。6）不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。2、公文审核。公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后呈送。1）审核的重点：2）是否需要行文。3）是否符合公司制度、政策；与本单位发过的公文是否衔接。4）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。5）处理程序是否完备，行文关系、公文格式16、是否符合规定。6）文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。7）审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原承办部门修改，改动过大的，要重新拟正。3、公文签发。1）公司行政文件，由总经理签发。业务文件，由分管副总签署意见后，由总经理签发。2）签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。3）公文办理完毕后，要及时送交档案管理人员整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。4）印制：公文印制一般应使用纸张打印一套，其余复印；各公司、各部门的打印件，应提供已制作、命名、U盘，或提供已撰写的手稿给总经办打印加工；各部门行文不得使用公司正式红头文式。5）存盘拷贝：原则17、上，凡经电脑处理、经公司打印机打印的正式公文、资料，均需在公司档案机要室电脑上及时存盘和按规定分类，不得遗漏。 6）用印/装订/分送/登记/存档：公文印制完成后，由总经办统一办理公文的用印和装订；在公司内部分送时，由总经办在发文簿上登记和领件签字；凡编排了发文字号的文件公文和有保存价值的非文件公文，均需将印制稿交公司档案管理人员存档。（三）其它内部公文的办理： 1、程序：凡其它非编号的内部公文，均按拟稿审稿、校对印制存盘拷贝分送处理复文存档程序办理。2、要求：（1）需办理的公文，应及时送公司领导批示或交有关部门办理。（2）根据阅批范围送公司有关领导或部门处理。批阅公文，主批人应当明确签署意见，18、并写上姓名和审批时间。其他人圈阅，应当视为同意。（3）为缩短传阅时间，提高传阅速度和避免丢失，文件送到后，公司各领导和相关部门经理要及时阅看，阅签后退公司文书。公文不得自行传递，也不允许带离公司，以免丢失和延时误事。（4）传递秘密公文须采取保密措施。密级公文不得利用计算机、传真机传输。 第五章 档案管理规定一、管理总则：1、档案管理是公司的一项十分重要的基础工作，是公司的无形资产和信息资源，是有效开展工作、提高工作效率的重要工具和保障。2、 公司全部形成的档案归公司所有，公司对档案具有所有权、使用权、监督权和处置权。3、 公司实行人工档案、电脑档案和实物档案并行管理，相互补充。4、 实行分级管19、理制；内部按一级文档和二级文档分层管理；档案专管人员专管和部门内部分工管理；所有档案分类管理的“四分”管理方式。在档案管理过程中要求做到全面准确并确保使用管理过程中的安全和保密。二、档案范围：凡属下列对象均纳入公司档案管理范围，并按性质暂分为如下几大类：1、 公司档案：包括公司的申报文件、注册文件、证照印章、正式文件、正式函件、会议纪要、重要合同协议、制度文件、公司简报等。 2、 财务档案：包括帐册、帐簿、原始凭证、报表、记帐凭证、合同协议、纳税资料、验资资料、审计资料、银行资料、工商资料等。3、 人事档案：包括公司员工在公司就职期间和管理过程中形成的全部招聘、应聘、入职、晋升、考核、离职、作20、息、社保、培训、奖惩、审批、表单、合同、协议、证书、计划、总结、岗位说明书、目标责任及其相关资料和表单、报表。4、 行政档案：包括行政后勤管理过程中所形成、积累的全部原始资料、原始记录、统计报表、登记台帐、工作表单、合同协议，以及相关收文、简报、审批文函等。5、 政策档案：包括各类相关法律法规、综合政策、行业政策、行业规定、市场信息、资源信息等文件资料。6、 综合档案：包括以上未包含的其它文档资料。公司档案按保存性质分为如下：1、电子档案：包括以计算机硬盘、软盘、光盘、优盘形式保存的全部文件档案资料。2、实物档案：包括以非文件资料和电脑磁盘形式存在的其它实物档案，如各类电脑软件、照片、图册、手21、册、样品、音像带等。 3、本文档案：以打印出来的有文字的纸张形式保存的档案。三、档案分类档案管理内容庞杂，涉及各环节、各岗位工作的全方位和全过程，因此，必须建立和采用一套较科学、适用、严谨、安全的管理方法，则首先应从实际出发对全部档案进行科学合理的分类，对其全程实施规范管理。（一）管理范围分类：（见上述分类）（二）管理手段分类：1、 文本档案：即以文字资料形式保存的全部文档。2、 电脑档案：即以电脑磁盘形式保存的全部文档。3、 实物档案：即以其它实物形式保存的全部文档。 （三）管理责任分类：1、分级管理：即各公司按本规范建立的档案管理体系。2、分层管理：即各公司内部按一级档案和二级档案的管理。22、（1）一级档案：即由各公司指定专人负责管理的全部原始文档。（2）二级档案：即由各部门和各员工在日常工作中配发、复制、备份、下载、转移以及从公司外部收集、整理、积累、保存、形成的，并由其个人保管使用的、离职后须全部清退的全部文档资料。3、分工管理：即由公司档案专管人员专管和部门内部分工管理。4、分类管理：即按档案性质和实际适用口径进行的档案分类。（四）管理目录分类管理：即按档案性质和实际适用口径进行的档案分类。公司人工档案、电脑档案和实物档案，均须由各公司统一编制审定“公司档案分类目录”进行分类和管理。各公司人工档案、电脑档案、实物档案的分类口径和目录必须保持一致，以便于检索。四、管理程序（一）23、文本档案的管理程序：1、一级档案管理程序及说明（如图示）： 外部收集或提供归档分类整理目录录入电脑公司内部制作分类归卷借调登记经常清整 2、 二级档案管理程序及说明（如图示）：外部收集或提供供公司归档 接受定期检查登记、保管、使用公司内部制作复制、备份离职清退退退退退退接受定期检查（二）电脑档案的管理程序及说明：（如图示）部门电脑制作文件备份存入部门电脑“文件夹”文案写作经常清整存入公司电脑“文件夹”公司电脑制作、打印每季度打包记得盘备份保存五、职责分工（一）人工档案管理分工：1、公司人事档案和行政档案、实物档案由档案总务负责。2、公司财务档案由公司财务部经理负责。3、公司档案/综合档案/项目24、档案/政策档案由公司机要室负责。 （二）电脑档案管理分工：1、各公司行政部门电脑中的档案，由行政助理负责。2、各公司之各部门电脑中的档案，由各部门经理负责。3、各公司副总经理人员电脑中的档案由其秘书负责；无秘书的由总经办主任负责。六、管理要求（一）领导责任：1、各级负责人须强化档案管理观念，带头认真执行有关文档管理规范，杜绝意识淡化、有章不循、重人轻已、作风粗疏等现象。2、各级负责人均对所属部门、人员和所分管工作中的档案管理负有管理、指导、监督、检查的职责，不可推诿。3、各级负责人的日常档案管理必须纳入公司统一管理，并主动接受公司的检查、监督和指导。（二）日常使用管理：1、制作：（1）各文案写25、作人和文印制作人，必须按文件处理规范要求写作和制作。命名要准确，以便存查；时间、作者、落款要明确，以明确责任和功劳；制作排版要规范。（2）对有特殊背景、特殊情况的存档文件，必须在电脑文档上，或用铅笔在存档文件上做必要的备注，以备存查和备忘。2、使用：（1）档案专管人员统一执行公司下发的“公司档案分类目录”和“档案借调登记表”，按此要求进行日常分类管理和使用管理；所有员工一律配发公司统一制作的“档案分类明细表”供二级档案的有序管理；业务部门和人员由公司统一配发并执行“外送文件资料签册”。（2）公司档案管理一律使用公司制订的规范表单，计有：公司档案分类目录、档案分类明细表、外送文件资料签收册、档案26、借调登记表。（3）各公司一级档案一律装柜、装袋（盒），钥匙由机要室负责人管理；各部门档案尽量装柜、装袋（盒），钥匙由档案负责人管理。（4）为保证文档安全守密，各员工须严格履行保密职责，特别要严把制作、复制关，公司副总以下人员复印资料，必须由档案管理人员如实登记。载有重要内容的旧打印纸，应及时销毁，禁止重复使用。（5）各公司电脑（尤其是主电脑）必须安装并适时更新杀毒软件，拒绝使用有毒软盘、移动硬盘，确保文档安全。（6）认真建立各自岗位和职能工作的文档管理体系，包括：档案分类明细表、分类建（归）档、分类建夹，并随时清整文件资料和抽屉、案头，杜绝乱丢乱放。3、归档：（1）所有人员在工作中形成的文档要27、及时归档；盖章后须留存一份给专管人员存档。（2）公司定期对各子公司一、二级文档及部门电脑档案进行检查；每年底，公司将对各公司、部门、人员的人工、电脑和实物档案进行大检查（包括上交档案、电脑档案刻制光盘等）。（3）凡借用、调用文档，必须登记并及时归还。第六章 费用管理规定一、管理范围1、本规定所指“费用”是指办公行政性费用。2、本规定所指“管理”是指对上述费用的基础原则、费用分类、费用定额、预算编审、费用分摊、结算考核和统计报表等项工作。二、管理模式1、归口管理：即公司行政办公所涉及及实物管理和费用管理的日常工作总经办负责。2、双向管理：即实物管理和费用管理并举，建立双管齐下的双向管理体系。3、28、分类管理：即依据各项办公行政费用开支内容、方式的不同，对实物和费用进行合理的统计分类，并建立健全相应的统计台帐、统计报表、统计分析等基础工作，实行分类管理。4、定额管理：即从实际出发，对部分行政费用支出项目实行定额管理制度，超额扣款，节约归公。5、预算管理：即在保障日常经营管理工作需要的前提下、在上述管理的基础上，厉行节约、节耗增支，建立和推行行政费用支出预算管理制度。6、监督管理：即实行控制预算总额、审批报销一支笔的监控制度。三、费用分类1、房租、空调费：即公司办公租房、其它工作租房等的合同租金额。2、植物租赁费：即公司办公场地和其它工作租房的植物租赁合同租金额。3、水费：即在公司办公地点发29、生的自来水费。4、电费：即在公司办公地点发生的电费。5、实物资产费；即非消耗性办公用品的购置金额。6、车辆使用费：即公司购置车辆的办证费、保险费、车船税、养路费、汽油费（包括包干的油料费）、维修保养费、停洗过路费、车辆用品费等日常使用费。7、通讯费：即在公司办公地点发生的固定电话、传真电话费用。8、装修制作费：即对外订制的办公隔断、房屋装修、标牌、标识、像框等制作加工费。9、人事管理费：即公司为人力资源管理、劳资管理发生的如招聘广告、招聘入场、合同鉴证、证书等费用。10、职工活动费：即公司组织职工旅游、聚餐等活动费用。11、礼品费：即在节假日或平时等发生的对外馈赠性礼品、食品、物品等费用。1230、员工餐费：在工资以中补贴的形式发放，按岗位工作性质，均按6元/餐的标准补贴。13、低值易耗品费：（1）办公用品费：公司各部门发生的专用办公用品费，如笔记本、各类笔、笔筒、笔芯、大头针、回型针、胶水、胶棒、订书机、修正液等；（2）办公耗材费：公司各部门办公电脑设备所需的易耗材料费用，如复印机、打印机加粉、购买硒鼓、墨盒、各种色带等等；（3）文印制作费：即外送制作、装裱发生的费用，如信笺、信封、表单、单据、宣传品、名片、纸杯及在外复印、在外装订等费用；（4）电脑用品费：即公司办公所发生的电脑耗品费，如软盘、光盘、鼠标、软驱、网线、网卡等；（5）其它用品费：即以上低值易耗品不能包含的其它低值耗品费31、。14、维修费：公司内办公家具、办公设备、照明等的各项维修费用，如办公桌、复印机、开关等的维修；15、邮递费：公司对外发送快递、邮寄物品等所需的费用。16、其它费用：即以上十五项费用不能包含的其它费用。四、费用定额（需会同财务部修订）（一）办公用品领用定额：办公用品的领用严格按照预算进行。（二）月度车辆费用定额： 单位：元费用名称车辆名称汽油费维修保养费（月/元）过路费停车保险费（月/元）养路费（月/元）车船税（月/元）车辆配品费（月/元）办证过户费（月/元）除例行保养外，其它根据实际所需。实际所需根据实际所需说明：如若定额车辆的汽油费因工作原因造成超额，请出示相关的依据，例如派车登记、里程记32、录等等。定额以季度核算，如超过定额，其超额部分由管理责任人负担，统计汇总后在其工资中扣减。（三）通讯费用定额：1、固定直拨电话（含传真）：序号电话号码使用部门主要责任人月度话费定额标准（元）备注12342、分机电话序号分机号码使用部门主要责任人月度话费定额标准（元）备注26789101112131415凡月度使用金额超过定额标准的，由使用部门或使用人承担超支部分费用。五、预算编审（一）编制依据：1、上月末库存情况。2、本月人员增减、购置申请和预计情况。3、各项定额和总控指标。（二）编制口径：1、 预算内支出和预算外支出：（1）“预算内支出”：指每月底经集团总裁审批的预算方案。（2）“预算外支出33、”：指在执行每月预算内支出方案过程中，新出现并经审批人审批同意支出的项目和金额。2、固定费用和变动费用：（1）“固定费用”：指在一定时期（半年以上）内、支出项目的内容、性质和金额都不发生变化的费用。在本规定中的“费用分类”中的房租空调费、植物租赁费两项。（2）“变动费用”：指在每一月度都可能随影响因素发生项目和金额变化的费用。在本规定中的“费用分类”中除固定费用以外其它类别的费用。3、定额费用和非定额费用：（1）“定额费用”：指经公司审定须确定每月发生支出数量、金额或人均支出金额的费用。（2）“非定额费用”：指无法确定每月发生支出数量、金额或人均支出金额的费用。在本规定中的“费用分类”中除上述34、定额费用外的费用。（三）编制方法按上述“费用分类”列明细表逐一预算，使用规范的“行政费用预算/购置明细表”中的“预算”栏。表中的“项目名称”必须明细，“库存量”必须准确，“数量”必须精打细算，“单价”必须符合实际，“备注”应列出变动费用增减变化的主要原因、分摊费用的比例、固定费用所占的比例以及其它应注明的口径。（四）审批流程集团财务总监审批总经理审批公司财务总监审核财务部审核总经办 汇总预算 集团总裁审批六、费用结算1、结算时间：每月月初10个工作日前结算上月费用。2、结算方法：代付费用的公司每月底列出两公司本月所发生的共同费用清单，注明费用名称、费用总额，由授权批准人签字后送应承担费用公司的35、会计，两公司以支票或挂帐方式进行结算。3、往来帐的对帐工作：每月的往来帐应于次月5日之前核对完毕。4、各公司各部门在日常支出、开据发票、审核单据时，应尽量分清受益单位，以正确归集行政管理费用、简化核算手续。七、结算监控1、发票开据：所有发生的行政性费用在开具发票时，均须标明发生费用的公司；分摊费用应计算出分摊额后分别开据发票，以便正确归集费用和财务核算。2、报销办法：报销人需按财务规范粘贴报销单据、填写费用报销单、审查签字、审批签字，即可在出纳处报销。3、财务监控：财务部应按同口径建立公司行政费用支出台帐；行政费用借款时，应审查预算内或预算外支出方案和审批依据；行政费用报销时，应审查支出项目、36、金额是否符合审批预算。如不符时，应请行政人事部说明原因或提供必要依据。八、统计报表1、根据公司统一制定的规范表单认真进行行政管理表单、台帐的登记和统计工作，并存档保管。所有统计数据应既有发生的数量又有发生的金额。2、每月必须编制月度行政费用统计报表；年度行政管理汇总表，并及时上报公司分管领导及总经理、董事长。3、月度行政费用报表应进行综合分析，分析要点是：同上月比的预算费用比较分析和因素分析、同上月和当月预算比预算执行情况比较分析和因素分析、变动费用增减变化情况及因素分析、人均消耗水平及增减分析等。4、每月上报的统计报表及附件有：行政费用预算/购置明细表、行政费用支出分类汇总统计表、车辆费用支37、出明细表、通讯费用支出明细表、办公用品库存盘点明细表以及统计综合分析报告。第七章 用品管理规定一、 管理范围（一）本规范所指“用品”是指消耗性和非消耗性两类办公用品：1、消耗性办公用品：指公司购置、订做的办公用家具、电器、器具等设备，主要包括：车辆、办公桌、椅、沙发、茶几、文件柜、书柜（架）、电脑及配置、调制解调器、功放机、音响设备、电视机、打印机、扫描仪、投影仪、摄象机、照相机、采访机、复印机、传真机、装订机、订书机、计算器、碎纸机、验钞机、交换机、电话机、手机、传呼机、饮水机、打卡机、微波炉、电饭煲、话筒、电钻、时钟等。2、非消耗性办公用品：指公司购置、订做的各类办公用低值易耗品，主要包括38、：书写用品、装订用品、文档用品、文印用品、财务用品、工程用品、设计用品、学习用品、宣传用品、电器用品、通讯用品、维修用品、接待用品、活动用品、餐饮用品、清洁用品等。 （二）本规范所指“管理”是指：对上述办公用品的预算、审批、购置、检验、入库、登记、编号、报帐、配置、领用、台帐、统计、报表、借调、保修、维护、修理、盘点、报废、档案管理等工作。二、管理原则 （一）归口负责，统一管理：公司所有办公用品由总经办统一负责预算、购买、配置、发放和管理。 （二）预算统计，规范表单：各领导、部门应在每月20日前将次月所需办公用品报总经办，由总经办统计品种、数量，编制预算并报批。月底需进行购、发、存盘点统计。管39、理中的台帐和统计均使用公司统一制作的表单。 （三）一人一表，配额领用：办公用品的配发、领用登记实行一人一表。由总经办负责配发及领用手续的办理，按实数填写有关登记表，离职时清退。根据员工所在部门、岗位的不同，公司确定所领用办公用品的种类、数量和金额定额。 （四）节约使用，谁用谁责：公司员工应节约使用办公用品，凡超过配领定额的领用，原则上应经总经办主任同意。办公用品一经配发领用，领用人即对所领办公用品负有保管维护的责任，不得遗失和损坏。三、管理程序公司办公用品按下述程序进行管理： 预算申报审核审批领款采购验收入库编号登记配发领用使用管理统计报表。（一）预算申报：每月底由行政人事部行政助理根据上月盘40、点和本月申请预计，填制“办公用品购置预算明细表”和上月预算执行情况统计表。（二）审核审批：对上表由总经办主任初审后报财务经理审核、再报总经理审批。（三）领款采购：购置预算审批后，凭此填写借款单并再由行政人事部统一负责采购。 （四）验收入库：购置的办公用品，应有行政人事部验收人员核查验收后，方能入库。购买经办人不能验收。（五）编号登记：对公司购置的消耗性办公用品均须进行统一分类、编号，并同时对其随配钥匙进行统一编号。编号后用口曲纸和透明胶纸张贴在用品及其钥匙上。（六）配发领用：凡配发、领用的办公用品 ，均需由总经办填写“办公用品配发领用登记表”，并由使用、领用人在登记表上签字。低值易耗办公用品的41、领用，按费用管理规定中“配领定额”执行。（七）使用管理：1、属个人使用的办公用品（包括个人办公桌/椅/柜/机等的相关钥匙），由使用人负责管理。2、非消耗性办公用品如有损坏遗失，总经办可要求领用人予以适当赔偿；已经损坏严重、不能再使用的，必须交回总经办，由集团综合管理部汇同总经办共同核实后作出报损处理意见，不允许使用人私自遗弃。3、员工离职、离岗时，应将所配领办公用品（包括钥匙）交回总经办并办理交接手续。4、公用办公用品由部门员工共同使用、部门负责人管理，如有遗失或损坏，应及时通知总经办，以便清查、修理、备案。（八）统计报表：每月末总经办应对库存办公用品进行盘点，对当月办公用品购置、配领、库存情42、况进行统计分析，并填制相关表单和统计表。第八章 行政合同管理规范一、合同范围 1、本规范所指“合同”是指公司行政性对外经济合同。2、本规范所指“合同”范围主要包括：行政性房屋租赁合同、物管合同、植物租赁合同、电子办公设备购买合同、对外印制合同、装修合同、酒店服务合同、批量性办公用品/礼品/食品购买合同、对外活动服务合同、行政性劳务合同，以及须事先约定双方责任的其它行政性合同。3、本规范所指“管理”是指合同订立、合同履行及合同管理。二、合同订立1、合同订立的内容：主要包括标的物（指货物、质量、劳务等）、标的额（数量、价款、保证金）、履约方式（合同期限、地点、方式）、违约责任等。2、合同订立工作的43、内容：主要包括考察联系、谈判、起草、审核、签署等。3、合同订立的依据：除应遵守国家法律、法规的规定外，还应以公司有关决议、决定、有关领导的指示、批示等为依据。只有在取得上述依据后，才能订立经济合同。4、合同订立的流程：部门拟订合同部门负责人审核（签字）交由律师审核（附法律意见书）财务总监审核（签字）总经理审核（签署）三、合同履行1、公司行政人事部和相关业务部门具体负责合同的履行，总经办主任负责合同履行的督导、协调、检查、落实。2、总经办应于合同履行完毕后及时报销经费并报告上级。3、合同履行过程中，如因谋取个人私利或玩忽职守而损害公司利益的，公司将从严追究当事人的责任，并视情节轻重作出个人赔偿全部损失金额直至除名的严肃处理，并保留诉诸法律的权力。四、合同管理1、所有合同我公司均持二份原件，一份交集团机要室存档，一份交档案总务存档，并备份复印件交财务部，相关部门存合同复印件。已经签署的合同均由经办人办理相关盖章事宜。2、交由专人存