1、深圳市保利物业管理有限公司 文件名称：沟通管理程序 版 次：A/0 文件编号：POLY-QP-553 第 1 页 共 4 页 10 目的： 促进公司与部门、部门与部门之间、部门与员工、员工与员工之间的了解，提高团队精神，齐心协 力，共同完成公司的各项工作目标。 20 适用范围： 公司范围内所有部门、员工之间的沟通活动。 30 职责： 31 人事行政部负责公司内部大型活动的策划和组织，加强与员工的沟通，促进企业文化建设； 32 人事行政部负责组织公司例会、员工大会、员工活动、合理化建议及提案的处理，并不定期 开展员工思想动态调查等； 33 各部门负责本部门内员工之间的交流与沟通，定期进行工作例会2、，及时了解员工的思想动态 及合理化建议并反馈到人事行政部。 40 工作程序： 4 41 1 会议流程图：会议流程图： 流 程 责任部门/人 工作要求 相关文件/记录 相关 部门 责任人 相关部门 责任人 会议主持 人 相关 部门 责任人 相关 部门 责任人 相关 部门 责任人 公司例会、专题会、员工大会由人事行政部管理员 负责召集。公司例会时间为每周一晚上 18：30，特殊 情况由总经理根据情况确定；专题会议按需要确定时 间；员工大会日期定在每年底，具体时间由人事行政 部根据公司精神决定，会议时间长短视实际情况而定； -会议前填写会议通知单 （部门例会除外） ，经人 事行政部负责人批准后实施，3、每次会议均需责任人提 前用电话通知与会单位（人） ，特殊情况需提前或延期 的，责任人应提前电话通知与会单位（人）具体情况。 -各部门例会由各部门责任人召集，时间为每周二早 上 8：00，特殊情况由部门负责人视情况而定。 需要发放资料的部门（人）将资料准备好交会议责 任人，由责任人发放给相关单位（人） ； -会议责任人根据会议通知单中内容告知会议要 求，并做好其它会前准备工作。 介绍本次会议主题，确定会议发言程序、时间和议 题； -相关部门会议召集人负责记录会议内容。 总经理负责主持公司例会、专题会议、员工大会， 各部门负责人负责主持本部门工作例会；具体内容见 本程序 4.5。 总经理或部门负责4、人总结本次会议内容，对上次未 完成的工作确定具体完成部门及时间，并指定专门部 门（人）负责跟踪监督，完成后及时报总经理或部门 负责人检查其结果。 会议结束后形成会议纪要，在公司内部局域网上公 布。会议纪要中要求有会议名称、会议地点、会议时 间、与会人员、应到（实到、缺席）人数、会议记录 人、会议内容等事项。 会议通知单 会议落实反馈 表 会议纪 要 （无固定格 式） 会议准备 会议开始 开始 会议通知 会议总结 会议内容 会议结束 结束 深圳市保利物业管理有限公司 文件名称：沟通管理程序 版 次：A/0 文件编号：POLY-QP-553 第 2 页 共 4 页 4 42 2 合理化建议流程图：5、合理化建议流程图： 流 程 责任部门/人 工作要求 相关文件/记录 人事 行政 秘书、公司全 体员工 总经理 人事行政部 相关部门负 责（责任）人 人事行政部 总经理 人事行 政部 责任人 员工以书面、面谈等形式提出自己的建议或投诉； -公司设立总经理信箱，受理员工的建议或投诉。信 箱由行政秘书每周开箱一次， 信箱内附 开箱记录表 ； -行政秘书将员工提出的建议或投诉汇总到员工建 议/投诉处理表 ，人事行政部负责人提出初步处理意 见后报总经理审批。 -对无需公开的资料，需做好保密措施。 人事行政部负责人将员工建议/投诉处理表交总 经理审定，对不合适/不合理的建议/投诉由人事行政 部负责人向建议6、/投诉人作出解释，合适/合理的建议 投诉由相关部门根据总经理批示进行实施。 -对员工的投诉由总经理直接处理。 相关部门实施后，在员工建议/投诉处理表上记 录并由实施部门负责人签名，人事行政部派人对实施 情况（结果）进行验证。 对合理化建议，由行政部组织人员对实施结果进行 效果评估，评估可从操作性、经济效益、效率等方面 考虑，填写效果评估表报总经理审批。 -人事行政部负责根据总经理的批示执行奖励等事 项。 开箱记录表 员工建议/投诉 处理表 员工建议/投 诉处理表 效果评估表 4 43 3 员工思想调查流程图：员工思想调查流程图： 流 程 责任部门/人 工作要求 相关文件/记录 审批 人事 行政7、 部解 释 实施验证 开始 合理化建议 和投诉提出 结束 评估 深圳市保利物业管理有限公司 文件名称：沟通管理程序 版 次：A/0 文件编号：POLY-QP-553 第 3 页 共 4 页 人事 行政 助理 人事 行政 部负责人 总经理 人事行政 助理 人力 资源 部管理员 总经理 人事行政助理组织不定期对员工进行思想调查，一 般采取问卷调查和个别面谈方式； -人事行政助理编制调查方案及调查问卷。 对编制的方案和调查问卷进行综合审查。对不合格 的方案、问卷进行更改或返回责任人重新编制。 审批调查方案和问卷，对不合格的方案和问卷返回 责任部门重新编制。 负责方案实施； -根据方案要求定时收集信息8、， 对调查结果进行统计分析，并形成报告。 对统计分析报告进行审阅，作为加强内部沟通的依 据。 员工思想调查 方案（无固定格 式） 员工 面谈记 录 员工思想调查 统计表 、员工思 想调查统计分析 报告 4 44 4 员工活动管理流程图：员工活动管理流程图： 流 程 责任部门/人 工作要求 相关文件/记录 方案实施 审核 审批 统计分析 开始 结束 审 阅 员工思想调查 深圳市保利物业管理有限公司 文件名称：沟通管理程序 版 次：A/0 文件编号：POLY-QP-553 第 4 页 共 4 页 人事 行政 助理 人事 行政 部负责人 总经理 人事 行政 助理 总经理 各部门根据实际需要申请开展员9、工活动，并把员工 活动方案报人事行政助理； -员工活动包括生日晚会、郊游活动及其它活动等； -人事行政助理根据各部门所报内容及公司要求组 织的员工活动，填写员工活动申请表 ，并附上具体 的活动方案； -活动方案应包括活动日期、组织单位（人） 、经费 测算等内容。 审核员工活动方案，对不合适的方案返回重新制定。 批准员工活动方案，对不合适的方案返回重新制定。 根据批示，落实活动经费及与活动相关的场所、参 加人员、工具等内容； -根据方案组织实施活动，必要的时候请相关部门协 助。 由人事行政部对活动在人、财、物等方面做出初步 评估后交总经理审批。 员工活动申请 表 效果评估表 45 会议内容及参加10、人员一览表 项目 名称 内容 会议内容 参加人员 备注 公司例会 1总结上一周管理、经营任务完成情况； 2布置下一周主要工作； 3汇报本周存在的问题及需要公司协调解决的问题。 公司领导、各部门负 责人 专题会议 1涉及各部门、管理处重大事务，经领导批示，需要探讨的； 2各部门业务中需要协调、探讨、共同研究的。 3有针对性的邀请部分员工进行思想、工作的座谈。 根据实际情况确定参 加人员 员工大会 1传达上级重要会议精神和公司的重大决策； 2总结上一年度的工作情况，部署下一年度的工作安排； 3公布员工考评情况； 4需要向全体员工报告的其它事项。 公司全体员工（值班 人员除外） 部门工作 例会 1传达公司例会精神； 2总结上一周本部门的工作； 3布置本周的工作。 本部门全体员工（值 班人员除外） 落实方案 审核 审批 活动效果评估 开始 结束 活动方案的提出