1、关于下发民生百货经营性合同签订管理办法的通知民生百货各单位： 结合公司机构调整实际需求,为进一步加强公司经营性合同管理，规范流程，明确权责，现就现行合同签订审批管理办法重新修订并予以下发，请遵照执行。 特此通知 二一年十一月二十六日民生百货经营性合同签订管理办法1 总则 结合公司机构调整实际需求,为进一步加强公司经营性合同管理，规范流程，明确权责，对现行合同签订审批管理办法修订如下。2 适用范围该办法适用于民生百货各门店所有经代销、专柜及租赁类经营性合同。3 市内门店3.1 合同审批前的准备工作 3.1.1 供应商提供证明其合法身份的有效证件，招商经理审查供应商资格，合格后签订合同。3.1.22、 招商采购部合同管理员申请柜号（新）招商经理在ERP系统中录入供应商档案明细并填制合同信息招商经理打印新（续）签供应商审批表并会同供应商签字对合同条款进行签字确认（招商经理留存）。 3.1.3 填制审批指标对比表，若存在低于业务政策的，需附文字说明。3.1.4 新引进品牌需填制新品引进可行性分析报告。3.1.5 将合同审批表及审批指标对比表、新品引进可行性分析报告（新签合同填制）及供应商档案明细表导入E网，进行公文流转。3.1.6 进行公文流转的呈报文件均要求内容真实、完整、准确。3.2 合同审批流程 3.2.1 审批路径3.2.1.1 合同各项指标达业务政策标准及以上的 商品采购招商中心经理3、招商采购部总经理计划财务部总经理总裁助理主管副总裁合同各项指标低于业务政策标准的 商品采购招商中心经理招商采购部总经理计划财务部总经理总裁助理财务总监主管副总裁总裁各门店功能配套类合同审批需在商品采购招商中心经理前增加门店总经理审批环节。3.2.1.2. 短期（定义为两个月内）特卖合同的审批 驻店招商经理签订的特卖合同门店总经理商品采购招商中心经理总部招商经理签订的特卖合同商品采购招商中心经理3.2.1.3 超市内合同的审批 门店总经理商品采购招商中心经理招商采购部总经理总裁助理3.3 合同启动流程3.3.1 合同网上审批完结后，招商经理签订正式合同，并通知招商采购部合同管理员启动合同。3.34、.2 招商采购部合同管理员将要启动的合同以邮件形式通知计划财务部合同管理员启动合同。3.3.3 招商采购部合同管理员将续签不及时、更名及新签合同以邮件形式告知理货区于次月1日前对ERP系统中的商品信息进行更换。3.4 合同文本流转流程 3.4.1 招商经理填写完并由供应商加盖印章后的合同文本，由招商采购部合同管理员与审批公文及ERP系统进行核对，确认无误后，加盖公司印章。3.4.2 合同文本一式两份，一份交供应商留存，一份转计划财务部合同管理员，由计划财务部合同管理员分转至结算会计进行核算。3.5 合同终止 合同终止应按渠道清退办法执行,填制渠道清退表，签订合同终止协议，并在ERP系统中进行清5、退处理。3.6 合同签订相关要求 3.6.1 柜位面积的确认3.6.1.1 柜位面积按照商业控股财2010110号文件要求进行测量确认。3.6.2 供应商资格审查3.6.2.1 供应商应提供以下有效证件：法人营业执照、税务登记证、一般纳税人资格认定证、银行开户许可证、商标注册证、质检合格证、生产许可证、卫生许可证、代理证书、法人授权委托书。进口商品还需提供经销商报关单或进口增值税缴款专用书、进口商品商检证、国内内销权、中文注册商标证。3.6.2.2 供应商档案管理 供应商所提供有效资证由招商采购部质控主管审核并分转至各门店相应部室。3.6.3 合同文本格式要求 3.6.3.1 凡使用公司范本类6、合同，招商经理可直接进行签订。 3.6.3.2 非范本类合同（外来合同），招商经理须参照西安民生集团股份有限公司合同管理办法，经相关部门审核完成后签订正式合同文本。呈报路径如下： 商品采购招商中心经理招商采购部总经理董事会办公室总裁助理主管副总裁总裁3.6.4. 合同更名的相关要求更名合同需申请新的供应商编码重新签订合同并将原合同终止。 3.6.5 招商经理在ERP系统中录入合同信息及填制合同文本时需注意事项3.6.5.1 同一合同应保证合同文本与审批公文及ERP系统指标的一致性。3.6.5.2 保底合同必须打保底标记；区间总清算一律不打标记。3.6.5.3 各扣项费用按规定名称录入相应位置。7、3.6.5.4 一次性费用扣款时间要准确 续签及时及新签合同首月扣除，续签不及时的合同应在拟启动月份的次月扣除。3.6.5.5 质保金延续执行时应注明原金额；对于更名合同,其质保金应按新名称重新交纳，更名前的质保金 按规定予以退还。3.7 合同异动管理规范3.7.1 范围3.7.1.1 异动范围3.7.1.1.1 专柜面积、位置发生变化导致专柜销售任务、合同费用收取发生变化的。3.7.1.1.2 专柜销售人员、结算方式发生变化的。3.7.1.1.3 市场发生变化，专柜销售任务明显不合理的。3.7.1.1.4 因业务需要合同到期延期及其它。3.7.1.2 异动要求3.7.1.2.1 合同终止日期8、延期仅限于从合同到期之日起两个月以内，延期超过两个月的由招商经理重新签订合同续延合同期。3.7.1.2.2 因供应商自身原因单方面提出提前撤柜请求的，原则上不予办理合同相关费用的返还异动。3.7.1.2.3 合同异动事实发生逾期两个月未进行呈报签批的，原则上不进行合同异动。3.7.2 职责3.7.2.1 门店楼面经理负责合同异动的发起和E网呈报,并对审批过程中的合同异动协议进行公文跟踪，负责合同异动（纸质版）供应商盖章确认后的文件缴回工作。3.7.2.2 招商经理协助门店楼面经理对合同异动相关条款进行有效磋商。3.7.2.3 招商采购部合同管理员依据流转签批完毕的公文及合同异动协议（纸质版），9、并在内容核对一致的情况下进行ERP系统录入、信息变更及相关单据的有效传递。3.7.3 操作规程3.7.3.1 合同异动的操作应严格按照先申请后实施的原则进行，门店楼面经理应及时呈报所辖区域合同异动。3.7.3.2 门店楼面经理与招商经理进行有效协商、达成共识，经供应商签字（盖章）确认后，由楼面经理在一个工作日内将合同异动协议（纸质版）进行流转。流转路径：楼面经理门店营运管理室招商采购部合同管理员招商经理及计划财务部合同管理员3.7.3.3 合同异动需进行E网签批。审批流程如下3.7.3.3.1 人员数量发生变化的招商经理门店总经理商品采购招商中心经理3.7.3.3.2 专柜销售任务及合同费用收10、取提高、合同延期（合同指标未发生变化）招商经理门店总经理商品采购招商中心经理招商采购部总经理总裁助理3.7.3.3.3 专柜销售任务及合同费用收取减少、合同延期（合同指标发生变化）、结算方式变更及其它招商经理门店总经理营运管理部、招商采购部、计划财务部会签总裁助理财务总监主管副总裁总裁3.7.3.4 合同异动E网签批完毕之后，由门店楼面经理进行公文分发并跟进相关变更条款的落实。3.7.3.5 民生百货合同异动协议填写应准确、规范、工整，纸质版只能用黑色签字笔填写，不得出现涂改、字迹不清晰等现象。其中，“异动后合同条款及指标”项应填写需要异动的时间范围内的相关异动内容。民生百货合同异动协议必须由11、供应商所属公司的法定代表人或委托人签字并加盖该公司公章或合同专用章，具体参见附件一民生百货合同异动重大事项界定表。如不需加盖公章的合同异动协议，各门店必须严格审查委托代理人的资格，杜绝非委托代理人签字情况的发生。3.8 渠道清退管理规范3.8.1 范围 本条规定适用于民生百货所有在营专柜合同的合同终止。3.8.2 对拟撤柜专柜，楼面相关人员应提前告知计划财务部结算会计核对债权债务，并按规定对最后一个月货款暂停结算。同时通知物业部门做好相关财产的清查及物业费的清缴工作、人事部门做好员工的分流及工资发放的落实工作。3.8.3 对合同正常到期且不再续签的专柜，参照3.8.2执行。3.8.4 清退审批12、流程3.8.4.1 楼面填写渠道清退表及合同终止协议（供应商签字盖章）楼面经理门店物业安全员核算会计楼面人事主管招商经理商品采购招商中心经理招商采购部总经理3.8.4.2 招商经理根据渠道清退表签订合同终止协议。招商采购部合同管理员在ERP系统里进行合同清退，并在合同终止协议上加盖公司合同专用章。3.8.4.3 招商采购部合同管理员负责分转渠道清退表及合同终止协议。渠道清退表分转至招商经理、门店进货办、核算会计各一份，合同终止协议分转至核算会计和供应商各一份。 4 外埠门店 外埠门店合同的签订、审批、异动、清退等管理规范及流程参照市内门店执行。4.1 审批流程相关要求4.1.1 合同条款符合业13、务政策标准及以上的 由各门店自行审批。4.1.2 合同条款低于业务政策标准的门店审批总部招商采购部商品采购招商中心经理招商采购部总经理计划财务部总经理总裁助理财务总监主管副总裁总裁4.1.3 合同异动后条款在业务政策标准以上的 由各门店自行审批。4.1.4 合同异动后条款低于业务政策标准的 门店审批总部营运管理部、招商采购部、计划财务部会签总裁助理财务总监主管副总裁总裁4.2 监督管理4.2.1 总部建立检查制度，对外埠门店签订合同时业务政策执行情况进行监督检查。4.2.2 由总部招商采购部及计划财务部共同派出人员进行不定期检查或抽查。附件： 民生百货合同异动重大事项界定表 附件1民生百货合同异动重大事项界定表 是否 盖章异动项目供应商加盖公章供应商不需加盖公章备 注任务的增减任务增加任务减少/面积变化面积增加，任务增加面积减少，任务不减面积增加，任务不增面积减少，任务减少/人员的变化增加厂聘人员减少厂聘人员/扣率增加减少/保底任务增加减少面积没有变化合同性收费增加减少/柜位调整任务增加任务减少柜位发生变化起始日期发生变化任务增加任务减少/主题词：xxx集团股份有限公司招商采购部 2010年11月26日印发拟稿： ( 共印0份)