1、云南楚豪电力工程有限公司YUNNAN CHUHAO ELECTRIC POWER ENGINEERING CO.,LTD.技术档案管理制度（征求稿）二零一七年三月二十二日修订目 录前言2一、总贝1J3二、本制度适用范围3三、档案管理人员职责4四、技术档案的鉴定和销毁5五、技术档案的保密制度5六、技术档案的借阅6七、档案的管理8八、工程技术档案的收集整理9九、工程技术档案的归档编码25十、档案的移交27十一、档案室的管理27十二、附件28 1 Z-,!冃IJ吞本制度是为规范云南楚豪电力工程有限公司技术档案管理工作而制定的。一、本制度适用范围本制度规定了云南楚豪电力工程有限公司技术档案管理的管理 2、职责、管理内容与方法。本制度适用于云南楚豪电力工程有限公司的技术档案管理。二、本制度引用标准中华人民共和国档案法中华人民共和国保密法建设工程文件归档整理规范电力工业企业档案分类规则科学技术档案卷构成的一般要求建设项目（工程）档案验收办法基本建设项目档案资料管理暂行规定制定制度的目的是建立健全企业标准化管理体系，提调幅技术档案工作的管理水平，为创建一流电力施工企业服务。本制度由云南楚豪电力工程有限公司提出。本制度由云南楚豪电力工程有限公司生产技术部负责起草。本制度主要起草人：黄仕和、王成娣、张露燕，审核：马芳、李林、张雕、李星武、黄仕和，批准：龙霖。云南楚豪电力工程有限公司技术档案管理制度一、总3、则1.1为建立、健全公司技术档案工作，完整地保存和科学地管理 公司的技术档案，充分发挥技术档案在公司建设和发展中的作用，更 好地为公司各生产技术部门服务。特制订本管理制度。1. 2本制度主要依据：中华人民共和国档案法科学技术档案工作条例建设项目（工程）档案验收办法基本建设项目档案资料管理暂行规定电力工业企业档案分类规则等国家及专业标准二、本制度适用范围：2. 1工程档案，主要指承建工程从施工开工到建成投产全过程屮 形成的文字材料（工程合同、协议、工程量签证、试验报告、工程预 （结算）书、竣工资料等）、图纸、图表、计算资料、声像材料等形式 的纸质及电子文件材料。2. 2重要的会议材料，包括会议的4、通知、报告、决议、总结、会 议记录等。2. 3本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。2. 4本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件7 z云南楚豪电加:程有限公司MM! CHJW ELECTRIC 低R EMINKRM OUTD.材料。2. 5法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业发 行的各种标准、规章制度等。2. 6证件性文书资料。包括法人营业执照、组织机构代码证、资 质证、安全生产许证、承装（修、试）电力设施许可证、企业获得的 各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。2. 7财务、会计及其管理方面的文件材料。2. 8声像制品资料。包括企业及下属各部门在其工作、5、经营活动 或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的， 以声像形式记录下来的各种资料。三、档案管理人员职责3.1执行党和国家关于档案工作的方针、政策、法规和上级有关 档案工作的指示、规定、条例等。3. 2根据有关档案工作的制度，忠于职守，努力维护公司档案的 完整与安全。认真做好文件材料的形成、积累、整理、归档工作。确 保档案的完整、准确、系统。3. 3认真贯彻公司技术档案工作的方针政策。钻研业务，提高管 理水平，保证技术档案工作任务的完成。积极主动地为生产、开发提 供技术资料。3. 4科学地管理全公司技术档案，承办技术资料和技术档案的接 收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、6、发放、鉴定、统计以及 绘制检索工具等工作。35遵守公司保密制度，做好安全保卫工作。36严格执行技术档案的保管、借阅、发放制度。3. 7保持档案室内整洁、卫生，对破损或变质的档案，要及时修补和提出复制。3. 8有计划有步骤地进行档案史料汇编，积极做好信息资源的开发利用工作。3. 9积极主动、热情的为公司各项工作、各类人员提供利用档案,做好档案的借阅工作。3. 10认真做好档案保管、保密工作，对库房要做的“八防”（防火、防潮、防尘、防光、防高温、防鼠、防虫、防盗）。四、技术档案的鉴定和销毁4.1认真做好技术档案的内容、保管期限的鉴定工作。因破损 或变质的档案，复制后，原档案保管期限为半年。因修改内7、容而更换 的档案，原档案报废，保管期限为一年。42凡要销毁的技术档案，必须造具清册，经主管领导审批后,在指定监销人监督下进行销毁，防止失密。有关鉴定报告和销毁清册 必须及时归档。五、技术档案的保密制度5.1全公司职工必须严守机密，维护技术档案的安全。凡借阅 重要的档案（包括外来、外购的资料，随仪器、设备冋公司的文件资 料，原始底图等），要由技术主管批准后方可借阅。借阅者必须妥善 保管，不得遗失。六、技术档案的借阅6.1档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公 司各项保密制度，认真做好保密工作。6. 2各部门（班组）因工作需要借阅档案，需经档案室部门负责 人或上级主管领导批准，并凭档8、案借阅申请表（见附件6）到档 案管理员处进行登记文件借阅登记表（见附表4）和，方可借阅。6. 3各部门（班组）因工作需要借阅证件性档案需填写资质文 件借阅申请表（见附件7）,经总经理或主管副总批准后方可借阅。6. 4技术档案和各种设备说明书等，均在公司内控制使用，档案 原件不得借出档案室，仅供在室内查阅。若需借出室，应办理手续， 借出副本。如无副本时，需经技术主管批准方能借出。6. 5借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记，当面点交清楚。 归还时严格检查，并在借用登记予以注销。借阅者要爱护档案，确保 档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借 阅档案交还时，须当面查看清楚，如发9、现遗失或损坏，应及时报告主 管领导。6. 6借阅档案的人员，必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材 料中写字、划线或作记号等。不得泄密、涂改、拆散、转借复印和携 带档案外岀，如有特殊情况需要转借或携带档案外岀时，须经部门领 导和主管领导批准。6. 7任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档 案内容者，应视情节轻重，按档案法要求严肃处理。6. 8借阅的档案用完后，应及时归还，借用时间一般不得超过5 天，如需延长借阅时间，必须通过档案管理人员另行办理续借手续。6. 9借阅人员对档案要妥善保管，不得遗失，若遗失无法按时归 还的将进行相应的经济考核。6. 10档案管理人员向借阅档案者提供、出10、具有关证明时，一定 要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假出假证；涉及企业机密 的档案材料，必须经总经理同意后再作决定，严防泄密。6. 11经同意借岀之档案，每次最长时间为5天。如工作需要， 到期后需继续使用的，应办理续借手续。如遇假期，必须将所借技术 档案退冋。到期未归还或未办理续借手续者，由档案管理员负责催收, 并要求其限期归还。到期还未归还，由档案管理员根据所借档案资料 的实际价值（各类资料按制作价格）报技术主管审查，总经理批准后, 送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。事后借阅者如能归还所借档 案，根据其时间的长短。可按处罚金额的1/2至全额返回。6. 12借阅者应保持档案的完整、安全11、整洁，不得转借、拆散、 涂改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整 情况，做到认真负责。如发现问题或有损坏者，及时向主管领导汇报。 并根据其完整或损坏的程度及档案的重要性进行处罚，由档案管理员 报技术主管审查，总经理批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行 处罚。6. 13公司的其它档案资料由各部门自行保管，但必须遵守本规定的管理要求。七、档案的管理7.1在公司总经理助理领导下，公司企管部负责公司以下档案资料的管理:（1）工程项目竣工资料；（2）公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议记录等;（3）本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料;（12、4）法规性文件。包括上级颁发、需要企业执行的，或由企业 发行的各种标准、规章制度等（5）证件性文书资料。包括法人营业执照、组织机构代码证、 资质证、安全生产许证、承装（修、试）电力设施许可证、企业获得 的各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等；（6）声像制品资料。包括企业及下属各部门在其工作、经营活 动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的, 以声像形式记录下来的各种资料。72合同部需存档资料：（1）施工合同、劳务分包合同、廉政合同、安全协议、设计合 同、设计图纸（2）施工委托、供电通知书（3）招标文件、投标文件（4）工程预（结）算书、审计报告7. 2. 1物资采供部需存档资13、料：（1）物资采购、供货合同（2）物资出、入库单及台账（3）项目物资申购计划（4）公司固定资产、设备的使用说明书合格证、出厂试验记录、图纸等资料计经部需存档的资料（1）各类工程预（结）算及审计报告软件版（2）各工程项目预（结）算原始材料单7. 2. 3财务部需存档的资料（1）各类会计、出纳的凭证、账簿（2）报销原始单据（3）按照会计法、规范等相关法律、法规要求需要存档的资料7. 2. 4质量安全监察部需存档的资料（1）公司安全培训学习记录及影、像记录（2）现场安全、质量核查相关记录文件（3）安全奖惩记录文件八、工程技术档案的收集整理8. 1工程技术档案的收集整理8. 1.1公司项目专责、工程部14、对工程竣工资料的形成及保证其完整准确负有直接责任，依据公司档案管理制度的要求，对于应该在竣 工后移交生产单位并公司须长期保存的工程技术档案资料，如施工记 录、检验记录、试验报告、交工验收记录和签证、设计变更资料等， 在施工过程中应及时形成、整理完成以便工程竣工后能按时移交生产 单位。& 1. 2工程技术档案资料是生产运行的重要依据，其中竣工资料 是工程的实际反映，根据国家有关规定T程竣T后限定的时间内不能 及时提供生产单位，不算完成施工任务，各班组在工程竣工后必须完 成工程技术档案资料的移交和归档才算完成工程项目任务。8. 1. 3公司员工对由自己承担的施工项目、检验检查项目资料的 形成、归档15、负有直接责任，务必保证自己填写的施工记录、检验记录 及时准确完成并做好相关签证，同样没有完成自己应该完成的资料填 写签证也不算完成自己承担的工作任务。& 1. 4外包劳务单位未能完成应该完成的工程资料填写或填写不 符合要求，必须责令完成后始能进行工程承包价款结算。8.2工程技术档案的要求8. 2.1工程技术档案根据不同工程性质分为局内大修、技改工程、 局内基建工程、客户配电工程、客户迁改工程、居民户表或动力表安 装工程。不同的性质的工程项目，对其竣工资料有不同的要求。8. 2. 2各类工程竣工资料的目录明细8.2.2. 1局内大修、技改工程竣工资料目录大修、技改工程竣工资料案老题序 号7页码文16、件材料题名日期库位号：份数原件/ 复印 件备注1现场勘查记录单12工程施工合同（迁改协议）13安全管理协议14项目安全技术交底单15外单位任务许可单16安全学习培训记录17工程开工报告单18安全技术交底单19施工组织、安全、技术及设计措 施110施工方案、三措审批记录表111施工方案、L措学习记录表112作业控制清单1大修、技改工程竣工资料案卷 题名库位号：13项目重要作业风险清单114安装记录115验收记录表116施工作业票117试验报告118合格证（复印件）119工稈量签证单120工程竣工请验报告121竣工验收证明书122工程移交生产交接书123工程移交运行意见书124工程竣工报告单12517、竣工图（设计蓝图、图纸会审单、 设计变更及竣工图）18. 2. 2. 2局内基建工程竣工资料目录基建工程竣工资料it名 题 料 材 件 文 号 位 库序号码b份数原件/ 复印 件11 U211U311U41U511U6录 记 培 育 教 全 安U71U8U9J 底 交 术 技 全 安UO11 亠U 表 审 报 案 方 工 施 目 项 程 T-11二基建工程竣工资料案卷 题名库位号：12施工组织、技术、安全及设计措 施113施工方案、三措学习记录表114人员资格报审表115试验/供货单位资质报审表116主要测量计量器具/试验设备检 验报审表117工程材料构配件设备进场使用 报审表118大中型施工18、机械进场/出场申报 表119主要施工机械/工器具/安全用具报审表120进度计划报审表121进度计划横道图122设备开箱检查申请表123开箱设备清单124工程建设标准强制性条文执行 情况月度报审表1基建工程竣工资料案卷 题名库位号：25作业指导书126WHS质量控制点设置报审表127施工作业票128三级自检报告129施工质量验收及评定项目划分 报审表130竣工验收报告131工程竣工报验单132工程验收申请单133施工安装记录134调试/交接试验报告报验表135试验报告136丁-程量确认单237工程量签证单2基建工程竣工资料案卷 题名库位号：38物资购买委托函139合格证（复印件）140竣工请验报19、告141工程竣工验收证明书142工程移交生产交接书143匚程移交有关单位代表签字名 单144移交丁-稈范围145工程移交运行意见书146竣工报告单147竣工图（设计蓝图、图纸会审单、 设计变更及竣工图）18. 2. 2. 3客户配电工程竣工资料目录客户配电工程竣工资料案老 题左序 号*r页码文件材料题名日期库位号：份数原件/复 印件备注1施工合同12电力建设工程安全管理协议13供电方案（复印件）14设计图纸会审单（复印件）15施工证明16现场勘查记录单17外单位工作任务许可单18施工单位“施工方案”、“三措” 审核记录表19工程开工报审表1有监理单位需提供10工程开工报告单111工程项目施工组20、织、技术、安全 措施报审表1有监理单位需提供客户配电工程竣工资料案卷 题名库位号：12工程项目施工方案报审表1有监理单位需提供13施工方案（包含施工组织、技术、 安全措施）114“施工方案、三措”学习记录表115安全技术交底单116项目重要作业风险清单117人员资格报审表1有监理单 位需提供18试验/供货单位资质报审表1有监理单 位需提供19主要测量计量器具/试验设备检 验报审表1有监理单 位需提供20工程材料构配件设备进场使用 报审表1有监理单 位需提供21大中型施工机械进场/出场申报 表1有监理单 位需提供22主要施工机械/工器具/安全用具 报审表1有监理单 位需提供23进度计划报审表1有21、监理单 位需提供24进度计划横道图1有监理单 位需提供客户配电工程竣工资料案卷 题名库位号：25设备开箱检查申请表1有监理单 位需提供26开箱设备清单127工程建设标准强制性条文执行情况月度报审表1有监理单 位需提供28作业指导书129WHS质量控制点设置报审表1有监理单 位需提供30三级自检报告131施工质量验收及评定项冃划分 报审表1有监理单 位需提供32施工安装记录133验收记录表134合格证（复印件）135调试/交接试验报告报验表1有监理单 位需提供36试验报告137竣工请验报告（或工程竣工报验 单）1客户配电工程竣工资料案卷 题名库位号：38工程验收申请单1有监理单 位需提供39竣工22、验收报告140丁程竣T验收证明书141工程移交生产交接书142工程移交有关单位代表签字名 单143移交工程范围144工程移交运行意见书145工程量签证单（工程量确认单）146工程竣工报告单147竣工图（设计蓝图、设计变更及 竣工图）148客户配电工程报验资料149客户回访调查表18. 2. 2. 4客户配电工程报验资料目录客户配电工程报验资料案老 题至序 号页码文 件 材 料题 名日期库位号:备注份数原件/ 复印件1云南省电力用户受电工程调查信 息调查反馈表（双而）12设计通知书（双面）13丁程设计委托说明14设计单位资质复印件15设计核验意见通知书（设计单位）1716客户用电受理回执（设计受23、理回 复）17设计审核意见通知书18施工通知书（双面）1中间检查 所需资料9办理用电项目廉洁责任监督协议（用电）1中间检查 所需资料10办理用电项目廉洁责任监督协议 （施工）1中间检查 所需资料11施工、试验、采购委托书1中间检查 所需资料12电力设施许可证（正副本3页）1中间检查 所需资料13资质核验意见书（施工单位）171中间检查 所需资料客户配电工程报验资料案卷 题名库位号：14客户用电受理回执（中间检验受 理回复）141中间检查 所需资料15客户受电工程中间检查现场作业 表281中间检查 所需资料16客户受电工程中间检查意见书191中间检查 所需资料17接地网试验报告1中间检查 所需资24、料18昆明供电局高压客户受电工程竣 工检验中请书119昆明供电局高压客户受电工程竣工报验单（双面）附录24- 25120昆明供电局高压客户受电工程竣 工资料审验单121客户用电受理回执（竣工检验受 理回复）122客户受电工程采用设备说明27123竣工资料（竣工图、电工进网作业许可证、试验报告）2份124附录29客户受电工程竣工检验现 场作业表125客户受电工程竣工检验意见书26126通电前需办理事项附录21127安全用具清单、配屯室管理制度、 合格证、保护定值、3C认证、投 产图扫描件。18. 2. 2. 5动力表安装工程竣工资料目录动力表安装工程竣工资料案塔题左序 号2T页码文件材料题名日期25、库位号：份数原件/复 印件备注1非居民客户新装、增/减容用电 业务申请表12客户用电受理回执（申请业务办 理）13用电设备容量清单14低压客户现场勘查情况表15供电方案答复通知书16供电方案协议17客户用屯受理回执单18资质核验意见书19设计图纸会审单（复卬件）110昆明供电局低压客户受电工程 竣工报验单111昆明供电局低压客户受电工程 竣工资料审验单112昆明供电局低压客户受电工程 竣工检验意见单1动力表安装工程竣工资料案卷 题名库位号：13客户受屯工程釆用设备说明114施工委托书115公司资质（承装修试、营业执照、 安全牛产许可证、法人身份证复 印件等）116客户房产证明117客户身份证复26、印件118设备质量证明文件（3C认证）119办理廉洁协议责任书120客户用屯报装服务告知书121供用屯合同122客户档案基础信息明细表123新装资料（营业厅）124客户计量点和计量装置信息明 细表125施工合同18. 2. 2. 6客户迁改工程竣工资料目录参照局内大修、技改工程竣 工资料目录，但需增加“客户回访调查表”，客户配电工程有监理单 位的需要提供相关开工报审资料和过程报审资料在竣工资料内。8. 2. 2. 7单相户表安装工作竣工资料目录根据实际领表资料按供 电局的要求提供及归档。竣工资料必须编制页码，页码由资料员负责编制，并在竣工资料目录上注明单项资料所在页码或范围。九、工程技术档案的27、归档编码9.1档案分类 911公司所有档案按性质可分为：工程竣工档案、文书档案、会计档案三类。各类档案编号代码分别为:工程竣工档案分类代码为：JG 文书档案分类代码为:WS；会计档案分类代码为：町。9. 1. 2. 1工程档案按工程性质又可大概分为：局内大修、技改工程；局内基建工程；局内其它工程；客户配电工程；客户迁改工程;客户其它工程六大类。9.1. 2. 2工程类档案的编号代码分别为: 局内大修、技改工程分类代码为：J-DX 局内基建工程分类代码为：J-JJ 局内其它工程代码为：J-QT客户配电工程分类代码为：K-PD客户迁改工程分类代码为：K-QG客户其它工程代码为：K-QT9.2档案编28、号9.2. 1案卷序号均以三位阿拉伯数字来编写，起始号为：001号， 一年为一个周期。9.3立卷时间9. 3.1立卷时间均以6位阿拉伯数字编写，前四位为年份，后二 位为月份。9. 4完整的工程档案编号书写需要包含：分类号（第一组代码）、 案卷号（第二组代码），立卷时间。若分类号有上下级，则屮间用 隔开，上级分类在前，下级分类在后。9. 5书写规则：XX/X-XX X/X/XXXXX 立卷时间：四位年，二位月，如:201703, 则表示2017年03月 案卷号：三位数字，起始号为001,二级分类代码 _级分类号例：JG/J-DX008/201703表示2017年03月立卷的局内大修、技 改工程本29、年度第001号竣工资料9.6工程技术档案归档编码由档案室统一编制，企管部监督管理。7 z云南楚豪电加:程有限公司MM! CHJW ELECTRIC 低R EMINKRM OUTD.十、档案的移交10.1本规定仅适用于公司内部存档资料，移交建设单位的竣工 资料根据建设单位要求编制及移交份数。10. 2公司存档的竣工资料必须是原件，盖章的地方为红章，有 设计图纸的必须将设计蓝图归档在竣工资料里面，资料员在做竣工资 料时应充分考虑接收部门的要求，份数要足够。10. 3工程技术档案的移交，档案室必须要求移交人同时提供工 程竣工资料移交审批单（见附表5）,并且审批单上签字要齐全。10.4档案室在接收竣工30、资料时须按照本规定第8. 2. 2条各类工 程竣工资料的目录明细要求仔细核对后方能将资料存档，如有缺失由 档案室承担责任。十一、档案室的管理11.1档案室禁止吸烟，严禁将易燃易爆物品和私人物品带入库 房，明显处要有安全防火设备或者配置灭火器。112非档案管理人员，未经批准不准进入档案室。11. 3档案人员下班必须对档案室进行检查，锁好门窗、档案柜, 切断电源后方可离开。11.4档案、资料借阅原则上外协人员或英他单位人员借阅者只 限在档案室内阅读，若确因工作需要外借的，除出具所在单位证明外, 须经主管档案室部门负责人或上级主管领导批准同意，并办理外借手 续，方可外借。十二、附件附表1:收文记录表31、附表2：案卷脊背附表3：卷内目录附表4：文件借阅登记表附表5：竣工档案移交审批单附表6 ：文件借阅申请表附表7 ：资质文件借阅申请表附表&客户回访调查表附表1收文记录序号日期文件名称交件人数量备注第29页附表2案卷脊背附表3卷内目录序号页码文件材料题名日期份数原件/复印件备 注附表4文件借阅登记表序号编号文件名称份数借阅部门借阅川名借阅日期归还日期备注附表5楚豪公司工程竣工资料移交审批单工程名称工程性质备案编号移交内容档案编号移交部门（或班组）移交人移交日期移交部门主管审核主管领导审核总经办领导审批档案室接收人接收日期合同部接收人接收日期附表6档案借阅申请表项目名称文件内容份数借阅部门/班组借32、阅人签字借阅日期归还日期批准备注附表7资质文件借阅申请表项目名称用途文件内容1、营业执照复印件（正本、副本），份；2、组织机构代码证复印件（正本、副本），份；3、资质证书复印件复印件（正本、副本），份；4、承装修试许可证复印件（正本、副本），份；5、安全生产许可证复印件（正本、副本），份；6、税务登记证复印件（正本、副本），份；7、法人证明书份；8、法人授权委托书份；9、其它借阅部门/班组借阅人签字批准借阅日期备注笫34页附表8云南楚豪电力工程有限公司客户回访调查表客户名称地址联系人电话工程名称对服务质量的满意程度：满意（）一般（）不满意（）不满意原因：对工程施工质量的满意程度：满意（）一般（）不满意（）不满意原因：对售后服务的满意程度：满意（）一般（）不满意（）不满意原因：注：请根据我公司的服务在（）内打勾，如有不满意请说明原因，以便我们积 极改进，谢谢合作！客户签名（章）:年月日第35页