1、凯立信（无锡）电子科技有限公司凯立信（无锡）电子科技有限公司第 1 页 共 6 页凯立信凯立信(无锡无锡)采购管理办法采购管理办法文件编号：文件编号：WX-00001WX-00001Ver.Ver.001001拟拟制制日日期：期：审审核核日日期：期：批批准准日日期：期：20112011 年年 9 9 月月 1414 日日凯立信（无锡）电子科技有限公司凯立信（无锡）电子科技有限公司第 2 页 共 6 页第一章第一章 总则总则第一条第一条 为维护凯立信(无锡)电子科技有限公司(以下简称无锡凯立信)在物资采购中的合法权益，保障采购质量，降低采购成本，规范采购行为，特制订本管理办法。第二条第二条 本办2、法主要包括总则；职责及分工；采购方式；采购管理程序；违规违法责任；附则等。第三条第三条 本办法所称采购，是指采购人对物资采购事先公布采购条件和要求，邀请三个以上投标人参加竞争，采购人按照规定的程序和条件确定中标人的行为；无锡凯立信各物资需求部门经凯立信授权为公司物资采购人。第四条第四条 本办法所称物资，是指采购人所需求的货物和服务（包括运输服务、加工服务等）。第五条第五条 无锡凯立信物资采购，遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则。第六条第六条 无锡凯立信依据本办法具体办理各部门的物资采购业务,自行组织采购活动。第七条第七条 无锡凯立信财务、行政、质量、技术、生产等部门依据本办法对物资采购行为实3、施控制和监督。第二章第二章 管理职责分工管理职责分工第八条第八条 无锡凯立信相关职能部门对物资采购履行服务，控制，监督保证职能，具体分工是：1、采购人员：负责起草、编制、发布采购文件；根据物资采购的进度要求制定采购计划，组织实施采购活动；负责发布通知及与供货单位签订采购合同，办理付款手续；负责监控、落实采购货物的交货进度。2、技术人员：负责起草物资的采购条件和要求以及有关技术文件。3、财务人员：负责监督活动，控制采购成本；核查物资采购凭据，审核付款手续、按期办理付款。4、质量、测试人员：负责监督、检查采购货物的质量，根据采购计划的要求对外包货物进行质量监督。5、行政人员：负责监督本办法的执行，4、对违反本办法的行为进行检查、考核，并把考核意见报送凯立信公司管理层。第九条第九条由行政部负责向公司各职能部门明确规定上述管理职能。第三章第三章 采购方式采购方式第十条第十条采购方式分为单一供货采购和比价、招标采购第十一条第十一条下列情形可实施单一供货1、由于产品设计原因选定的单一品牌（没有其他品牌代替）物资的直接供货商或唯一代理经销商。2、通过公司高层管理的直接参与、选择、认可下,在双方签订供货协议后（包括供货方式、价格水平、结算方式、质量保证等），可以实施单一供货。凯立信（无锡）电子科技有限公司凯立信（无锡）电子科技有限公司第 3 页 共 6 页3.在物资价格出现波动需要调整时，需要通过公司5、管理层的重新审核并认可后方能进行相关采购。4.产品 BOM 内所用物资的采购暂和北京公司选择同一家供应商。第十二条第十二条 非产品用物资的采购1.非单一供货，且单次采购金额超过 1 万元的物资或服务，实施招标采购。1.1 招标方式分为询价比价、竞争性谈判、邀请投标等。1.2 单次采购金额 1 万元以上（含 1 万）的物资或服务，采用询价比价。1.3 单次采购金额 5-30 万元（含 5 万）的物资或服务，采用竞争性谈判、邀请投标。1.4 招标单位必须 3 家以上，特殊原因须经总经理批准。2.采购金额按照初次询价价格或参照历史采购价格判断。在实际采购过程中，对于不同的物资分类等，采购方式可以据实6、际情形调整。第十三条第十三条 非产品用零星物资及办公用品等物资超过 2000 元人民币的采购，采取询价比价方式自行采购，询价、比价单位 3 家以上，最低不少于 2 家。第四章第四章 采购管理程序采购管理程序第十四条第十四条 产品用物资需求计划下达程序产品用物资需求计划下达程序生产副总裁发布生产计划市场部计划下达生产任务生产部门BOM 以外物资需求计划仓库根据 BOM 编制需求计划库 存 数 据核对库存采 购 人员编制采购计划实施采购是总经理审批否1、市场部向生产部门下达的生产任务单中需要填写合同（订单）执行或预执行通知单编号。凯立信（无锡）电子科技有限公司凯立信（无锡）电子科技有限公司第 4 7、页 共 6 页2、BOM 需求计划编制时需要填写生产任务单号、需求单编号、物资需求数量所对应产品的编号、物资具体的规格型号、物料代码、数量、到位时间等。3、非 BOM 需求计划编制时需要填写需求用途、需求单编号、物资需求数量对于的使用周期、物资具体的规格型号、物料代码、数量、希望到位时间等。4、所有物资需求计划必须一份抄送仓库，作为仓库控制领料数量的依据。5、编制的采购计划除包括物资需求计划需要填写的内容外，还应包括物料需求数量、库存数量、计划采购数量；同时还必须提出物资计划到位时间。6、对于需求部门不同或用途不同的需求计划，在编制采购计划时，要分开编制。第十五条第十五条 非产品用物资需求计划8、下达程序1、办公用品（含固定资产类）的需求计划由各需求部门编制，经部门领导审核确认后报库房汇总、统计。再经无锡凯立信总经理审批。第十六条第十六条 物资采购流程如下图：非产品用物资非产品用物资审批后的物资需求单采购人员询价，比价单一或协议供应商单一或协议供应商附比价单附比价单制作采购合同确定供应商是是财务盖章总经理审批订货合同传真供应商款到发货的办理付款供方供货采购人员到货验收测试否是是办理入库采购 发票，合同原件追要1.对于部分物资价格已经被公司领导确认，且供需双方已签订供货协议的情况下，在紧急情况下可以先送货再签订采购合同。2.对于需要先订立合同才能供货的采购行为，采购人员制作的合同只有经过9、合同审核程序审核确认后才能盖凯立信（无锡）电子科技有限公司凯立信（无锡）电子科技有限公司第 5 页 共 6 页章生效。没有经我司盖章的订单，一律不作为有效订单。3.与供方的签订的合同订单原则上应采用我公司的合同范本。4.制作合同时，必须注明物资的编码，合同编码等。原则上每一张订单对应于一份采购计划或一个需求部门的需求计划。5.由于暂由库房兼任采购职务，非 BOM 内的物资入库的数量点数时必须有财务人员当场监督，并在入库单据上签字确认。第十七条第十七条 采购合同审批程序如下图：第十八条第十八条 采购付款审批流程如下图：1、对于款到发货的供方在付款后及时追讨订单原件及发票交由财务部门。2、对于货到10、后付款的合同，必须在入库手续齐全和发票到位后，按照双方签订合同时的规定期限予以办理付款；并且在供应商的开发及商务谈判中原则我司只能接受按照月结制进行，以更大程度的保障公司的利益。3、除预付款不需要发票付款外，其余后续付款原则上都需要供方开具等额（含预付款）17%的增值税发票。第五章第五章 违规违法责任违规违法责任采购人员采购人员制作采购合同制作采购合同供货单位供货单位审核审批采购人员采购人员总经理总经理签字盖章签字盖章签字盖章签字盖章审批否否否否否否否否是是是是是是是是否否否否是是是是公司财务公司财务盖盖章章采购人员总经理批准是是是是财务审核否否否否凯立信（无锡）电子科技有限公司凯立信（无锡）11、电子科技有限公司第 6 页 共 6 页第十九条第十九条：采购人员和其他直接责任人员，违反本办法规定，按下列规定给予行政处分或者经济处罚：1、违反本办法第十二条规定，必须进行招标的物资不进行招标，将必须进行招标的同一个物资，采取化整为零或其他方式规避招标的，将给予警告处分并扣除 20%-50%的年终奖金。出现 2 次以上公司有权做出给于行政开除处分并扣除 20%-50%的年终奖金；对直接负责的主管人员和其他直接责任人员将给予警告处分，出现 3 次以上给予调离岗位并行政降级处分。2、违反本办法规定，各相关部门及责任人不按照本办法规定的程序开展工作及实施采购的，将给予警告处分并扣除 20%-50%的12、年终奖金，出现 3 次以上给予调离岗位并行政降级处分。3、不遵守本办法有关规定，以各种方式干涉采购活动，导致公司采购活动无法进行，或造成中标无效等恶果的，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员扣除 50%-100%的年终奖金，2 次以上给予撤职并有权给予行政开除处分。4、索贿受贿，处没收受贿财物；并处三千元以上五万元以下经济处罚和撤消职务直至开除的处分。5、对不遵守本办法的各种行为把关不严格，给予直接责任人扣除 20%-50%的年终奖金。第二十条第二十条 违反本办法第六条的规定，自行设置采购机构并自行组织本办法规定范围内的采购活动的，责令改正。执意不改的，对单位直接负责的主管人员给予行政处分。第二十一条第二十一条 违反本办法规定，触犯法律并构成犯罪的，移送司法机关追究法律责任。第二十二条第二十二条 本章所列处罚规定，由公司行政部负责执行，财务部、人力资源等部门配合。第六章第六章 附附 则则第二十三条第二十三条 此前公司及相关部门制订的物资采购规定与本办法规定不一致的以本办法为准。第二十四条第二十四条 本办法自发文之日起执行，由行政部负责解释。