1、青岛汇丰和味精有限公司文件文件类型规章制度 报告 纪要 通报 计划文件编号：QDHFH-W-120720公司包材采购管理规定1、目的与适用范围：为进一步规范公司包材订购流程，加强包材采购过程控制，确保公司生产正常有序进行，特制定本规定。本规定中包材是指公司在生产产品时使用的所有包装材料，包括但不仅限于包装袋（膜）、纸塑袋、塑编袋、包装箱、内袋、胶带等。本规定适用于与包材采购工作相关的各部门员工。2、责任部门2.1 生产部原料库、国贸部根据各自工作需要负责所需包材的采购计划的申报，国贸部业务员负责所需包材下单订购前的版面样稿确认工作。2.2 办公室依据核准的包材采购计划负责采购的实施。2.3品管2、部负责包材到厂交付及使用时的检验等质量管理工作。2.4生产部负责反馈包材使用过程中出现的质量异常情况。3、采购工作要求3.1采购计划提报3.1.1原则上，原料库保管员、国贸部业务员根据库存耗用情况或内外销业务需求，结合包材供应商生产工期提前合理填报采购计划单，由部门领导签字后，报总经理审批。3.1.2通常情况下，供应商生产工期（指从接受公司下单订购次日制作到货物送达公司）分别是：包装袋（膜）：无需改版的工期为7天；需新制版的工期为10天；包装箱：正规大厂工期为3天，一般小厂工期为6天；纸塑袋：无需改版的工期为3天；需新制版的工期为5天；塑编袋及内袋：普通袋无需改版的工期为3天；需新制版的工期为3、5天；彩色袋无需改版的工期为7天；需新制版的工期为10天； 胶带：无需印刷图案的工期为3天；需印刷图案的工期为5天；其他：以与生产厂家协商并报公司领导审批为准。3.2采购计划下达3.2.1办公室采购员在接到采购计划单后（国贸部采购计划以计划单和版面传真两者到齐日为准），联系至少两家合作供应商详细了解制作价格、工期等情况，报分管领导审核签字后，再将采购计划下达至选定的合作供应商。3.2.2采购员上午接单，当日下午应下达至供应商；采购员下午接单，次日上午应下达至供应商。3.2.3因生产任务紧急采购计划单审批流程无法及时完成，需下达口头采购计划的，须在事后两个工作日内，补齐采购计划单。3.2.4特殊4、情况变更采购计划内容、延后下达计划或取消计划的，应在包材采购记录表上注明。3.3采购跟进采购计划下达给供应商以后，采购员必须及时跟进生产情况并敦促供应商按期交（到）货，即至少应当在第3日/ 6日/ 9日分别致电供应商确认订单生产情况，特殊情况应随时沟通供应商，并做好记录。3.4异常情况反馈处理采购员在包材生产跟进时发现供应商生产滞后、无法按期交货等任何异常情况，均应立即向公司分管领导反馈，提出应对措施，并根据公司审批意见立即执行；同时采购员应通知生产部，以便生产部调整生产计划。3.5到货验收3.5.1包材到货验收时，内销产品包材版面设计相关内容由采购员确认，包材的材质及标识由品管部确认；外销产5、品包材版面内容由国贸部业务员确认，包材的材质由品管部确认。3.5.2品管部应当在包材到货后壹个工作日内组织各部门协同进行验收，验收结束后由品管部根据验收情况出具报告：合格时，出具辅料验收记录（合格）并及时通知原料库接收；不合格或有瑕疵时，出具辅料验收记录（不合格）并及时通知办公室主任、原料库，办公室主任安排采购员落实情况，并由采购员报分管领导裁决后，根据审批意见相关部门立即执行。3.6非正常业务处理遇有包材无法正常到货、包材存在质量问题影响使用等异常情况，采购员均应依据与供应商双方签订的加工合同及时提出违约追偿方案，报分管领导裁决后，根据公司审批意见执行。3.7包材采购记录表的应用采购员在采购过程中需认真填写包材采购记录表，如实记录采购工作进展情况并自觉接受领导工作监督。4、包材采购工作流程图（附后）5、考核5.1因包材采购工作出现异常延误公司生产的或者给公司造成经济损失的，将根据工作流程落实责任，并对责任人进行考核。6、其他6.1本规定未尽事宜及特殊情况报请公司领导裁决。6.2本规定由办公室提出、起草并负责解释，自发布之日起施行。附：1、包材采购工作流程图2、包材检验验收标准3、包材采购记录表 青岛汇丰和味精有限公司 二一二年七月二十日呈报：总经理抄报：公司领导 抄阅：各部门批准审阅拟文时间2012-07-20主题：公司包材 采购管理规定3