1、手册索引第一章 组织系统 第一节 公司组织架构2 第二节 公司管理模式3第二章 人力资源管理制度 第一节 各部门岗位设置及人员编制.4 第二节 劳动人事管理制度.5 第三节 考勤及休假管理制度68 第四节 招聘管理制度.9 第五节 员工离职管理制度.1011 第六节 员工培训管理.12第三章 行政管理制度 第一节 办公室管理制度员工守则13 第二节 员工保密纪律规定.1415 第三节 印章管理制度.1617 第四节 邮箱和电话管理制度18 第五节 计算机管理制度19 第六节 日常涉外事务管理制度.20 第七节 办公室安全及卫生管理制度.21第四章 财务管理制度第一节 财务工作内部稽核及外部审计2、制度.2224 第二节 差旅费报销制度2526 第三节 应收帐款的管理制度2728 第四节 固定资产管理制度.29 第五节 办公用品管理制度3031第五章 商务管理制度 第一节 合同管理制度.3235 第二节 采购管理制度. 第三节 物流管理制度.第六章 档案管理制度 第一章 组织系统 目标：北京博益伟业仪器有限公司致力于细胞生物学产品的销售及有关技术和服务的开发，用专业化的产品、现代的经营和服务，创可持续性发展的行业品牌。宗旨：诚信、守法，专业的产品和服务为本，高效、创新的团体合作精神为手段，为客户提供专业的产品和服务，为公司创造最大的价值，为专心致力于公司工作、积极进取的员工提供合理的职位3、不断发展和提升的机会和相应的福利和回报，员工和公司共同发展和提高。第一节 公司组织架构总经理室 销售部主管物流部主管仪器部耗材部维修部 财务部物流/商务部人事/行政第二节 公司管理模式 总经理室：制定公司发展目标和计划，实施和监督。具有公司最高决策权。 管 理 层：为各部门经理。本级负责公司所有的运作管理，包括资金、物流、销售、商务、人事、行政等。具体如下： 1、负责制订、执行、监督、评估公司年度计划和各部门之间的沟通。 2、负责制订公司管理制度，包括：财务管理、人事管理、销售管理、物流管理、商务管理、档案管理、行政管理等。 3、负责各部门员工的绩效考核。【销售部】主要负责销售管理和市场管理4、。【物流部】主要负责财务管理、商务管理、物流管理、人事管理、行政管理、档案管理等。第二章 人力资源管理制度第一节 各部门岗位设置及人员编制 总经理室 销售部主管物流部主管总经理仪器部耗材部维修部财务部商务/物流部人事/行政销售人员销售人员销售人员销售人员销售人员移液器医院仪器维修CAPP售后服务技术专家技术人员会计出纳人员商务/物流人员人事：由出纳人员兼任行政：由物流文员兼任销售部经理销售部助理售后支持人员销售人员销售人员送货人员物流部经理销售人员第二节 劳动人事管理制度 为加强公司的劳动人事管理，根据劳动法的有关规定和本公司实际，特制定本管理制度。 2.1 实行周一至周五上班，星期六、星期天5、休息，每天工作8小时，每周40小时工作制。(具体见考勤及休假管理制度) 2.2 员工工资按工资管理标准的规定执行。 2.3.人事管理： 2.3.1 总经理室负责制订人事制度，包括发布和监督。 2.3.2 正式聘用的员工均实行合同制，合同期13年，合同期满后，经双方同意可继续签订合同，具体情况由双方商定。 2.3.3 招聘的新员工，实习期36个月，实习期工资按工资管理标准的规定执行，在实习期满后，由部门主管决定是否正式聘用。 2.3.4 正式聘用的员工由双方签订北京市劳动合同书确定岗位、合同年限、岗位工资及双方约定事项。 2.3.5 已聘用的员工在合同期内违反劳动合同中双方约定的事项给公司造成损6、失的或很坏的影响，公司除按有关规定处理外，视情况给予开除、解除劳动合同。如有违法行为，在不能协调的情况下，坚决追究法律责任。 2.3.6 正式员工均由人事文员负责建立人事档案，内容包括：员工资料卡（贴上彩照），身份证复印件，户口簿复印件，原单位工作表现证明，大学以上毕业证书复印件，职称证书复印件，劳动合同书，晋（降）级任免，培训记录，绩效考核予以保存。员工登记中的项目发生变更时，要及时更新。 2.3.7 部门主管负责下属人员的招聘、管理、培训和绩效考核。 2.4 正式签订北京市劳动合同书的员工，均由公司办理社会劳动保险。双方按规定按期缴纳社会保险金，属员工自缴部份，由公司财务部代扣代缴，按月在7、工资中扣除。对员工自愿不参加公司社保的，需递交不参加保险申请，公司同意后可以执行，公司不额外补助。 2.5 公司聘用的员工上岗应进行有关公司管理制度、业务知识、职业技能培训以及必要的安全教育培训。 2.6 公司提供符合国家规定的劳动卫生条件和必要的劳动防护用品。 2.7 人事文员负责劳动人事管理，并按期做好劳动保障执法年检工作。 第三节 考勤及休假管理制度 3.1考勤管理 3.1.1 工作时间：周一到周五为工作时间，星期六、日休假，实行40小时工作制，每日工作时间为: 上午：8：45-12：00时；下午：1：00-5：45时 3.1.2 工作时间实行签字制度。员工均应按规定于上下班时间及时在签8、字表上签到或签退。员工必须亲自执行，不得互相代办。 3.1.3. 员工因如下情况无法签到、签退的，将有关申请单，报人事文员备案。 1、经总经理室核准免予打卡者-提交批准单；2、因公外地出差填妥出差申请单经部门主管核准者-提交出差申请单； 3、因公市内出差应当天或隔天在考勤表上标注原因，交由部门主管签字； 4、因故请假，填妥请假申请单经部门主管核准者-提交请假申请单； 5、临时事故，电话通知部门主管，事后说明事由，经部门主管核准者-补交请假申请单。 (补交的请假申请单须于回到公司当天由部门主管签字后交给行政文员) 3.2休假管理 3.2.1 假日和假期规定： 1、法定假日 员工享受政府规定的法定9、假日：元旦；春节；国际劳动节；国庆节；法律、法规规定的其他休假节日。 2、年假 员工连续工作满一年，可享受如下规定的有薪年假。休假需提前一个月向有关部门主管申请，批准后并与有关人员交接安排好工作后方可休假。 满一年：3天年假 23年：5天年假 45年：7天年假 5年以上：9天年假3、病假 员工生病或住院，应及时电话通知部门主管，超过1天的病假，除了补交请假申请单外，还应向人事文员递交医院出具的诊断书或休息证明。 4、婚假 员工连续工作满一年，可享受5天有薪婚假，申请婚假必须提供结婚证明并报行政文员备案。婚假和年假不能连休。5、产假 员工连续工作满一年，女性员工产假为90天，其中产前休假十五天。10、如发生特殊情况要求延长假期, 需向总经理室请假批准。6丧假 直系亲属去世，员工可休3天有薪假期。7工伤假 员工因公负伤，根据有关规定，经人事和医疗单位认可后，可请工伤假。 7.1 责任工伤假：凡违反安全操作规程，安全规定导致身体伤害，按病假论处； 7.2 非责任工伤假：凡伤害不属当事人责任或意外伤害，视为工伤。8其它 员工经批准参加公派学习考试，但考试前需出具有关证明，并办理请假手续。9法定假日加班： 在法定假日，公司要求员工加班工作（会议除外），基本工资为其定级基本工资的200%或补休（相应的加班时间），春节期间（农历初一到初三）被要求加班，基本工资为其定级工资的300%。 说明：员工休年假11、应在不影响工作的前提下，妥善安排。除法定假日、病假、丧假以外，其他假期须提前一个月申请。各类假期一般以年度为准，一次连续休完，不得跨年度累计。除事假外，在假期中如遇法定节假日，不能另外加假。 3.3 请假审批权限和程序 3.3.1一般员工请假：本人填写请假申请单，由部门主管批准后并在工作交接完成后方可离开工作岗位；特殊情况可先请他人代办，或先电话报告，但事后必须自觉补办手续。经部门主管批准的请假申请单交人事文员归档作为考勤的依据。 3.3.2 部门主管： 本人填写请假申请单，由总经理室审批批准；并交人事文员存档。 A说明：员工请假应按程序、逐级报批。应由总经理室审批的，需经部门主管同意后方可 12、上送。 3.4 考勤和休假执行中的工资规定 3.4.1 【事假】：扣除薪酬（业务提成保留）、补助，取消特别奖参选资格。事假天数超过 4天/月扣除效率奖50。 3.4.2 【病假】：扣除薪酬（业务提成保留）、补助，取消特别奖参选资格。 3.4.3 【法定假日/年假】：薪酬、补助不变。 3.4.4 【旷工】：100扣除当月薪酬和补助。 3.4.5 【超假】：扣除薪酬（业务提成保留）、补助，取消特别奖参选资格。 3.4.6 【工伤】：因非责任伤害被确定为工伤的，按北京市工伤管理办法执行。 3.4.7 【迟到/早退】：每月累计迟到早退30分钟以上60分钟以内，扣除当月效率奖的50； 累计60分钟以上，13、扣除当月效率奖；一天内迟到60分钟，按半天事假处理，并扣除 当月效率奖。所有迟到者取消特别奖参选资格。 3.4.8【签到、签退】： 员工必须亲自签字，不得委托他人代办，否则，每发现一次，替代人与未到人员各按旷工半天处理。 员工有意隐瞒或弄虚作假考勤情况，发现一次，扣一天工资，并公开批评。 凡是没有经过请假审批程序的，按旷工处理。 A 说明： 迟到：上班时未在规定时间签到者为迟到 早退：未经请假提前下班者为早退； 事假、病假：工作时间因事因病请假并经部门主管批准者，为事假或病假。 超假：假期已满，仍未销假上班者为超假。未经部门主管批准擅自超假者为旷工。 旷工：未经批准，擅自休假、请假均按旷工论处14、。没有工作记录，事后又不能说 清楚或没有合理的理由或工作记录造假，当天均按旷工处理。3.5 考勤工作负责人员：由行政文员负责。每月1日前将上月考勤情况汇总，将员工月份考勤表报人事文员核实、提交财务部核算工资。3.6 发放方式：薪酬（包括岗位工资、职务津贴、竞业禁示补偿金、提成、效率奖金、特别奖金）通过银行发放；补助凭正规报销凭证处理。3.7 财务部需向员工提供其本人的薪酬工资清单。3.8 养老、工伤、失业、生育保险、医疗保险费用： 根据北京市有关保险之规定办理医疗保险，个人需承担个人应缴部份。3.9 个人收入调节税：由财务部按照国家规定直接在工资发放时按月代扣代缴。3.10 工资及补助发放日期15、：每月5号发放上月工资，若遇放假，可提前一天发放，补助延至假期后发放。3.11凡属个人借款未按期报销，财务部应从当事人当月工资中扣除。第四节 招聘管理制度 4.1 目的 以人为本是公司成功的首要因素。为吸引和保留优秀人才，特制定本办法。 4.2 招聘申请 4.2.1 各部门根据业务发展、工作需要和人员使用状况，提出员工招聘要求，填写招聘申请书，报总经理室审批； 4.2.2 总经理室在审核招聘计划时，须优先从公司内部选择调配人才； 4.2.3 核准的招聘申请书交给人事文员处理招聘事宜。 4.3 招聘处理4.3.1 人事文员准备有关资料：主要包括公司简介、应聘注意事项。企业简介要用简练概括的语言描16、述出公司的整体形象，便于应聘者了解公司；应聘注意事项，其目的是让应聘者清楚应聘资格、考试选拔方法和工资待遇等。4.3.2 招聘方式和挑选招聘方式有： 1、通过新闻媒介（报纸、电视、电台）发布招聘信息；2、通过定期或不定期举办的人才市场设摊招聘；3、从各类人才库系统中检索；4、大中专、职业学校毕业生推荐；5、在职员工介绍；6、管理顾问公司介绍；7、知名人士介绍；8、通过人才中介公司（猎头公司）寻找；9、与教育培训机构联合培养；10、离职员工复职；11、其他。4.3.3 员工的挑选：1、初选。人事文员对所有应聘材料通览后，挑选初步合格者，寄发面试通知书或电话通知。 2、面试。部门主管对面试人员进行17、考查，填写面试记录表；有必要时，可对面试者进行笔试、面试、专业技能测定、个案研究，以及笔相学、外语能力的测试。3、录用。部门主管对所有复试者作出评价，提出录用或不录用意见。由人事文员发送录用通知书。对不录用者，最好发函通知，并致谢。第五节 员工离职管理制度 为加强本公司劳动纪律，提高员工队伍素质，增强公司活力，促进本公司的发展，特制定本条例。 5.1 辞退管理 5.1.1 公司对违纪员工，经劝告、教育、警告仍不改者，有辞退的权力；公司员工如因工作不适、工作不满意等原因有辞职的权力；公司对下列行为之一者，给予辞退： 1、连续或全年累计旷工三日者； 2、营私舞弊、挪用公款、收受贿赂； 3、工作疏忽18、，贻误要务、致使公司蒙受重大损失者； 4、违抗命令或擅离职守，情节重大者； 5、聚众罢工、怠工、造谣生事，破坏正常的工作与生产秩序； 6、仿效领导签字、盗用印信或涂改公司文件者； 7、因破坏、窃取、毁弃、隐匿公司设施、资料制品及文书等行为，致使公司业务遭受损失者； 8、行为不端、行为不检，屡劝不改者； 9、擅自离职为其他单位工作者； 10、违背国家法令或公司规章情节严重者； 11、泄漏业务上的秘密严重者； 12、为个人利益伪造证件，冒领各项费用等； 以上行为，公司不作任何补偿。 5.1.2 以下三点，公司按照国家有关规定进行补偿： 1、年终考核成绩不及格，经考察试用仍不合格者； 2、因公司业务19、紧缩须减少一部分员工时； 3、精神或机能发生障碍，或身体虚弱、衰老、残废等经本公司经评估认为不能再从事工作者，或因员工对所从事工作，虽无过失，但不能胜任者。 本公司辞退员工时，须事前通告其本人，并由其部门主管向员工出具员工辞退通知书。 被辞退员工在收到员工辞退通知书1天内要及时办理移交手续，填写移交清单。 被辞退的员工对辞退处理不服的，可在收到员工辞退通知书之日起的十五日之内，向劳动争议仲裁部门提出申诉，对仲裁不服的，可以向人民法院上诉。 被辞退员工如果无理取闹，纠缠领导，影响本公司正常工作秩序的，本公司将提请公安部门按照治安管理处罚条例的有关规定处理。5.2 离职管理5.2.1. 本公司员工20、因故辞职时，应首先向人事文员索取离职申请书，填写后交部门主管签发意见，再送交总经理室审核。5.2.2 员工无论经何种理由提出辞职申请，自提出之日起，仍需在原工作岗位继续工作一个月。如果所负责工作已交接清楚，经部门主管或总经理室批准后可提前离开。5.2.3. 员工辞职申请被核准后，应向人事文员索要移交清单，办理移交手续。 5.2.4 移交清单经交接人员、接收人员和监管人员三方核实签章后，一份离职人员保存，一份接收人员保存，一份随同离职通知书交由人事文员存查。 5.3 移交手续 5.3.1 工作移交： 原有职务上保管及办理中的帐册、文件等均应列入移交清单并移交指定的接替人员或有关部门，并应将已办而21、未结案的事项交代清楚； 5.3.2 事务移交：原领的工具、文具（免去消耗性的）交还行政文员；并在离职文具清单上签字确认； 5.3.3 移交期限以5天内办妥 离职人员办理移交时应由部门主管指定接替人接收，如未定接收人时应临时指定人员先行接收保管，等人选确定后在转交，如无人可替时，暂由其主管自行接收。 各员工所列清单应由部门主管详加审查，不合指出，应予更正；如离职人员，正式离职后，在发现财务、资料或对外的公司应收款项有亏欠未清的，应由该部门主管负责追索。 移交清单离职手续办妥后，人事文员始准填发离职证明。 财务部收到离职证明后方可进行离职人员工资结算、发放。 5.4. 员工辞职申请被批准后，人事文22、员应及时办理相关社会保险的退保手续、通知财务部有关细节并填写员工名册的人员调整内容。第六节 员工培训管理 6.1总则 6.1.1 本计划以系统性为特征，目的是完善本公司的员工培训。凡本公司为储备人才的长期培训或短期培训，均需依本章所列之条例进行。 6.2 新员工培训： 6.2.1 人事部门安排好新进人员的接待工作。 具体见新进人员岗前接待工作一览表(一)、新进人员岗前接待工作一览表(二) 6.2.2 培训内容包括： 1公司规章制度由人事部负责； 2部门管理制度由各部门主管负责； 3专业知识由各部门主管负责。 (另行制定培训手册)第三章 行政管理制度第一节 员工守则1.1 思想规范：遵法则、严纪23、律、具有团队精神。 1.2 办公仪表规范： 员工在上班时间内，要注意仪容仪表，总体要求是：得体、大方、整洁。 1.3 语言规范：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。 1.4 行为规范：(1) 严格遵守考勤制度； (2) 不向客户或外部人员谈论本公司的一切事务。不谈论客户短长。(3) 一切内部文件、资料、报表、总结等，都应做到先收拾再离人，保证桌上无泄密，严格遵守员工保密纪律规定。(4) 节约使用文具和器材，爱惜各种设备和物品。(5) 工作时间内不应无故离岗、串岗，不看报纸、玩游戏或做与工作无关的事情，不得闲聊、吃零食，确保办公环境的安静有序。(6) 工作时间，不要在办公室化24、妆。(7) 接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的员工应主动接听；重要电话作好接听记录；严禁占用公司电话时间太长。(8) 接待来访和业务洽谈请在接待室或会议室进行，私客不得在办公区停留。(9) 在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注视对方，微笑应答，切不可冒犯对方。(10) 接待客人时： 面戴微笑，与宾客谈话时应站立端正，讲究礼貌，用心聆听，不抢话插话、争辩，讲话声音适度有分寸，语气温和文雅，不大声喧哗。听到意见、批评时不辩解，冷静对待，及时上报； 遇到客人询问，做到有问必答，不能说“不”“不知道”“不会”“不管”“不明白”“不行”“不懂”等，不得以生硬、冷25、淡的态度待客人； 尊重客人风俗习惯，不议论、指点，不讥笑有生理缺陷的客人，不嬉戏客人小孩，不收受贵重礼品。不以肤色、种族、信仰、服饰取人。与客人相遇，要主动相让；与客人同行时，应礼让客人先行；同乘电梯时，让客人先上、先下。 会见客人时，不主动握手。必须握手时，应面带笑容，姿势端正，用力适度，不能用左手。握手时，左手不得插兜。 客人面前不得化妆、修指甲、剔牙、挖耳朵、大饱嗝、伸懒腰、大响指、哼小调。 遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻。 (11) 做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持办公桌上物品整齐、干净。 (12) 办公室电话： (12.1) 禁止使用公司电话打私人长途电话；禁止使用公司电话打长时26、间（超过5 分钟）私人市内电话。 (12.2) 违反12.1规定者，请自动到行政文员处登记并交纳所打电话费用；严重违 反规定，又有意隐瞒事实，处以5倍罚款，直接从当月或下月工资中扣除。 (12.3)所有电话，由公司统一管理；详见邮箱和电话管理制度。 (13) 劳动纪律由人事文员、行政文员实行归口管理；总经理室有责任和权利监督各部 门劳动纪律的执行情况。第二节 员工保密纪律规定 为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。 2.1 公司秘密是关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。 2.2 公司员工有保守公司秘密的义务。 2.3 公司保密工作，实行既确保秘27、密又便利工作的方针。 2.4 对保守、保护公司秘密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或员工实行奖励。 2.5 保密范围和密级确定 2.5.1公司秘密包括下列秘密事项： (1)公司重大决策中的秘密事项； (2)公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策； (3)公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录； (4)公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表； (5)公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息； (6)公司员工人事档案，工资性、劳务性收入及资料； (7)其他经公司确定应当保密的事项。一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件28、不属于保密范围。 2.5.2 公司秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。 绝密: 最重要的公司秘密，泄露会使公司的权益遭受特别严重的损害； 机密: 重要的公司秘密，泄露会使公司权益遭受到严重的损害； 秘密: 一般的公司秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受损害。 2.5.3 公司秘级的确定： (1)公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝密级； (2)公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况为机密级； (3)公司人事档案、合同、协议、员工工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。 2.5.4 属于公司秘密的文件、资料，应当依据本制度规定标明密级29、，并确定保密期限。保密期限届满，自行解密。 2.6保密措施 2.6.1属于公司秘密的文件、资料和其它物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由总经理室委托专人执行；采用电脑技术存取、处理、传递的公司秘密由各部门指定人员负责保密。 2.6.2 对于密级文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施： (1)非经总经理室批准不得复制和摘抄； (2)收发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施； (3)在设备完善的保险装置中保存。 2.6.3 具有属于公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施： (1)选择具备保密条件的会议场所； (2)根据工作需要，限定参加会30、议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定； (3)依照保密规定使用会议设备和管理会议文件。 (4)确定会议内容是否传达及传达范围。 2.6.4 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密，不准在公共场所谈论公司秘密，不准通过其他方式传递公司秘密。 2.6.5 公司员工发现公司秘密已经泄露或者可能泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告总经理室；总经理室接到报告，应立即作出处理。 2.7 责任与处罚 2.7.1 出现下列情况之一者，给予警告，并扣发两个月工资以上： (1)泄露公司秘密，尚未造成严重后果或经济损失的； (2)违反本制度保密措施的； (3)已泄露公司秘密但采取补救措施的。 2.7.231、出现下列情况之一的，予以辞退，并且公司持有向有关司法机关起诉的权利。 (1)故意或过失泄露公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的； (2)违反本保密制度规定，为他人窃取、刺探、收买或违章提供公司秘密的； (3)利用职权强制他人违反保密规定的。 2.8 附则 2.8.1 本制度规定的泄密是指下列行为之一： (1)使公司秘密被不应知悉的； (2)使公司秘密超出了限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。第三节 印章管理制度 印鉴的使用关系到公司应负的法律责任，为严格管理好公司印鉴的使用，维护公司的利益，特制定本管理办法。 3.1 印章的种类 3.1.1 印鉴：公司向主管机关登记的公司印章或指32、定业务专用的公司公章。包括企业行政章，企业合同章，企业发票专用章，企业财务专用章，企业法人印章。 3.1.2 职章：总经理职衔印章。 3.1.3 部门章：刻有公司部门名称的印章。印章加注“对内专用”。 3.2 使用办法 3.2.1 公司内部文件经部门主管批示后，方可盖章。 3.2.2 出具的函件、证明，需盖公司行政章的，应经部门主管批示后，方可盖章，并由经办人办理使用登记手续。 3.2.3 公司合同章原则上用于各类经济合同的签约，须经有关主管签字后方可盖章。 3.2.4 公司发票专用章用于发票、收据的填开。 3.2.5 公司财务专用章、企业法人章除用于支票、汇票、税务、会计报表外用作其他用途，33、需经财务部主管批准，并办理使用登记手续。 3. 2.6 公司各部门印章一律不得对外使用。 3.3 印章的监印 3.3.1 公司企业行政章，企业法人印章、企业财务专用章由财务部主管保管；企业发票专用章由公司财务部保管；企业合同章销售部保管；各部门配置的印章由部门主管保管。 3.3.2 所有印章由总经理室核定本公司的监印人员保存并填写印章管理登记表存档。 3.3.3 建立印章管理表，领用情况在表上予以记录。 3.3.4 印章必须由各保管人妥善保管，不得转借他人。 3.3.5 印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。 3.4.印鉴管理 334、.4.1 用印程序： 合同章：合同需用印时，申请人员和其部门主管签字后交由销售部主管盖章；同时在登记表上签字。 其他印章：文件需用印时，应先填写用印申请单，经部门主管签字后交由保管人员盖章。 如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。使用印章必须有严格的等级、使用者必须签自己的名字。 3.4.2 印章保管人应对文件内容和印章使用单上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。 3.4.3 公司印章原则上不允许随便携带外出，特殊情况需由经办人向保管人员出具借条，经部门主管签字批准后方可借出，返回公司后须立即归还保管人员。经办人应妥善保管，并对遗失、被盗及非规定使用所导致的后果负完全责任；重要35、印鉴的外出必须由部门主管亲自负责办理或保存。 3.4.4 公司一般不允许开具空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具时，必须经部门经理签字批条方可开出，持空白介绍信外出工作回来必须向公司书面汇报其介绍信的用途，未使用的必须交回。 3.4.5 严禁各级主管利用职权，擅自将公司印鉴携带外出。特殊情况按照本制度第3.4.3 规定办理。 3.4.6 公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。监印人除于文件、文稿上用印外，并应于用印申请单注明印章类别。 3.4.7 用印后该用印申请单作为用印凭据由印章保管人留存，每月底整理后交人事文员归档。 3.436、.8 财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章无须经上述程序。 3.4.9 公章和法人章的使用决定权归总经理室，其他各印章的使用决定权由总经理室根据实际工作需要进行授权。 3.5. 责任 3.5.1 各种印鉴由监印人负责保管，如有遗失或误用情事，由监印人全权负责。印章保管人必须妥善保管印章。无论何种情况和原因发生公司印鉴被盗或遗失，应立即报告总经理室，并采取相应措施，并应依法公告作废。 3.5.2 任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。 3.5.3 违反本办法的规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节重的，移送有37、关国家机关处理。 第四节 邮箱和电话管理制度 4.1 邮箱管理和维护：由公司指定管理员负责。 4.2 管理员职责： 4.2.1 维护邮箱，保证邮箱的正常使用；负责对外的联系事务：邮箱维护的技术问题和邮箱的延期申请等； 4.2.2 统一管理邮箱密码，每半年变更一次。变更后密码交一份给总经理室备份。 4.2.3 负责邮件的备份，每月月底将备份资料交总经理室存档。 4.3 邮箱使用规则： 4.3.1 邮箱使用只限用于公司事务，不得作为个人私事使用； 4.3.2 使用人员不得擅自更改邮箱密码； 4.3.3 邮箱设置为三个级别： 一级 (主管级)：邮箱之间的任何邮件联系都要相互CC； 二级（员工级）：二38、级邮箱中发出的邮件，都要CC给一级邮箱；二级邮箱的邮件整理由秘书负责，要CC给秘书，二级邮箱之间不特定相互CC，秘书邮箱属二级邮箱。 4.3.4. 为方便分类管理，任何邮件需注明有关主题。 4.3.5 邮件资料列入保密范围。未经许可，严禁非相关人员私自复制。（见保密制度） 4.4 所有公司业务电话，包括固定电话、手机和小灵通，由公司统一管理。 （1）电话属公司财产，转为公司名下。 （2）每月电话费用由公司根据有关规定办理自动划帐；员工电话费超出电话补助每月交到财务部。过期不交者，直接从工资里扣除。第五节 计算机管理制度 5.1 购置和维护、维修 5.1.1 公司指定专人负责统一制定公司计算机系39、统的各种软、硬件标准，只有符合这种标准的设备方可使用。 5.1.2. 公司软、硬件及相关服务的供应商由公司指定专人进行挑选（包括设备的采购）。公司及各部门软、硬件及相关通讯线路的安装和连接有公司指定的专人监督。 5.1.3 软、硬件设备的原始资料（软盘、光盘、说明书及保修卡、许可证协议等）根据档案保管要求保管。使用者必需的操作手册由使用者长借、保管。每半年清点一次。 5.1.4 公司及各部门计算机的维护、维修由公司指定的专人负责。 5.2. 使用 5.2.1. 公司及各部门的计算机只能由经办公室授权的员工操作使用。 5.2.2 使用者应保持设备及其所在环境的清洁。下班时，务必关机切断电源。 540、.2.3 使用者的业务数据，应严格按照要求妥善分类存储在网络上相应的位置上。 5.2.4 未经许可，使用者不可增删硬盘上的应用软件和系统软件。 5.2.5 严禁使用计算机玩游戏。5.2.6 严禁登陆与工作无关的网站。5.2.7 严禁私人上网聊天。 5.3 安全措施 5.3.1 公司及各部门的业务数据，由各部门主管每月备份一次；做好标记，存档。 5.3.2 公司计算机系统的数据资料列入保密范围。未经许可，严禁非相关人员私自复制。（见保密制度） 5.3.3 未经许可，任何私人的光盘、软盘不得在公司的计算机设备上使用。 5.3.4 使用者必须妥善保管好自己的用户名和密码，严防被窃取而导致泄密。 5.41、4 违反使用处理 上述各项使用规定，如有违反，每次罚款100元，并记入绩效考核记录；取消特别奖参选资格。第六节 日常涉外事务管理制度 6.1 外事接待管理规定 6.1.1 公司的国内外重要客人接待工作除由公司部门主管亲自接待以外，其余由办公室文员配合有关部门负责安排接待工作。外事接待工作必须按照公司的有关规定和统一部署安排办理。 6.1.3 外事接待工作的基本原则是： 认真负责、热情周到、不卑不亢，言行得体，严守机密。 6.1.4 国内外宾客来访时，接待人员要提前一周填写外事接待申请表，提前通知有关单位和人员做好接送准备。 6.1.5 国内外宾客来访时，接待者要根据来访者的目的、规格及兴趣、意42、愿等选择安排参观项目，确定活动内容，拟定接待方案，报请部门主管批准。 6.1.6 有关部门根据批准的接待方案，认真作好政务接洽和业务洽谈。 6.1.7 安排外宾用餐除特殊情况外，原则上陪同人员不超过三名，安排娱乐活动时我方陪同人员应控制，坚决杜绝高消费、大吃大喝的现象发生。 6.1.8 在接待来宾工作中，要认真作好安全保卫工作。 6.2 电话接待服务及使用规定 6.2.1 员工打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间。 6.2.2 响铃时：电话铃声响起之后，应尽快拿起器话筒。在电话玲声响起三次之内，必须有人接听电话，以免引起客户失望或不快。 6.2.3 找人时：来电指名找人，应迅速把电话转43、给要找的人。如果不在，应明确告诉对方，如果需要留言，必须作好记录。 6.2.4 接听时：员工接听外线电话的标准用语为 “您好，博益公司”。总的要求是规范、简洁、礼貌。但是，新员工对企业情况知之不多，不要抢接电话，以免一问三不知，给客户留下不良印象。 6.2.5 声小时：对方说话声小，不能大声叫嚷，而要有礼貌地告诉对方，“对不起，声音有点小”。 6.2.6 通话时：如果有其他客户进来，不得置之不理，应该点头致意。如果需要与同事讲话，应有礼貌地说，“请你稍等”，然后捂住送话筒，小声交谈。 6.2.7 中断时：通话中突然中断，应该立即挂上电话，再次接通后要表示歉意，并说明原因。 6.2.8 挂断时：44、打完电话，不要自己先挂断电话，应该等对方挂断之后再轻轻放下。 6.2.9 高峰时：在业务通话高峰时，尽量不要占线时间太长。 6.2.10 公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用，禁止员工在公司内打私人长途电话；禁止使用公司电话打长时间私人市内电话（超过五分钟）。 6.2.11 违反6.2.10 条例者，及时在行政文员登记电话登记表，并于月底缴纳所打电话费用给行政文员，由行政文员统一交给财务部；严重违反规定，又有意隐瞒事实，处以5倍罚款，直接从当月或下月工资中扣除。屡教不改的，视情节给予扣发奖金直至辞退处理。 6.2.12 公司业务电话，包括固定电话、手机和小灵通，由公司统一管理45、。（详见邮箱和电话管理制度） 6.3 公司统一使用信函、传真格式。6.4 公司会议和假期通知，由人事文员提前一周拟定通知书交由主管签字通知各有关单位，以免延误工作。第七节 办公室安全及卫生管理制度 总则 为保证员工拥有一个安全和卫生的办公环境，促进办公效率，特制定本制度。 7.1 办公室安全管理制度 7.1.1 办公室的门锁钥匙由行政文员或总经理室指定人员负责保管，每日早晚按时将办公室的门打开、锁好。一般员工不得随意配置门锁钥匙。 7.1.2 保管人员须保存好钥匙，不得遗失，不得擅自借给其他员工。非保管人员的员工需加班，必须填写书面申请，经部门主管同意后才可领用。 7.1.3 员工应将印章、钱46、款、贵重物品、重要文件等妥善保管，下班前将抽屉及文件柜锁好方可离开。 7.1.4 行政文员负责组织有关人员不定期地对公司办公环境的安全实施监督检查。如有安全隐患，相应部门要及时整改。 7.1.5 公司所属办公区域和员工的文件柜和抽屉钥匙起用前应在总经理室备份一套。紧急情况下需要时，必须申请，经总经理室批准后，行政文员及相关人员同时在场，方可使用。 7.1.6 公司物品运出办公区域需填写物品放行单。 7.1.7 接待来宾时，有关人员必须陪同。 7.2 办公室卫生管理制度 7.2.1 员工必须做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持办公桌上物品整齐、干净。 7.2.2 每天早上实行清洁卫生值班制度，由47、各值班人员做好清洁卫生。 7.2.3 行政文员有权不定期检查办公室卫生，并做好登记。登记资料作为员工整体素质考察的依据之一。第四章 财务管理制度第一节 财务工作内部稽核及外部审计制度为保证会计资料的合法、真实、准确，确保财务工作程序的严谨，加强财务人员之间的相互核对、相互监督、避免失误、特制定本制度：1、会计不得兼出纳，一切款项收付由出纳负责办理；2、出纳不得兼会计，不得兼收入、费用、债权、债务账簿的登记工作及稽核、档案保管工作；3、按会计制度和公司实际情况设置会计科目，运用复式记账法，按借、贷记账，正确使用会计科目，按会计制度设置账簿，按公司业务情况设置往来明细账，日清月结，保证账账、账证、48、账实相符；4、一切现金和银行存款收付事项由财务部统一办理；现金管理5、 现金使用范围：（1） 支付职工各种津贴、补助款项；（2） 出差人员差旅费；（3） 支票结算起点（100元）以下的零星开支（公司经营业务支出，原则上凡金额在100元以上的，一律使用银行支票）；（4） 临时劳务支出和赞助支出。6、销售收入和维修收入使用现金结算的，要开具收款收据给缴款人员并于当天解交公司银行帐户，不得坐支现金；7、库存现金不得超过2000元；8、库存现金要做到日清月结，帐实相符，不得以“白条”抵充库存现金；9、建立现金日记帐、银行日记帐，逐日逐月逐笔分别入账（由会计负责）；每月与总帐、银行对帐单核对，并编制银行49、存款余额调节表（由出纳人员负责）；及时反映资金结算情况，做到日清月洁，账目清楚，账款相符；银行对帐单作为原始凭证存留；10、现金支付时应严格审查凭证的真实性，要求审批手续齐全，填写支付证明单或差旅费报销单或费用报销单由经办人签字、经办人主管、财务部会计签字、财务部主管签字后方能报销支付。11、现金保管人员要不得随意挪用公款、不按规定凭关系报销和私自借款给他人，不得将公司的现金收入以个人储蓄方式存入银行，如发现有以上营私行为应严肃查处，根据情节负相应的法律责任。支票管理12、支票（包括现金支票、转帐支票）由出纳保管，购买、启用支票须用支票登记簿登记号码，支票、密码分开保管，支票私人印鉴由财务部主50、管保管、财务专用章由公司指定人员保管，不人统管；13、支票支付时应严格审查凭证的真实性，要求审批手续齐全，填写支付证明单由经办人签字、经办人主管、财务部会计签字、财务部主管签字后方能支付。14、使用支票由出纳出具支票，注明日期、限额，收款单位、款项用途（支票抬头填写完整）并交给财务部主管盖章；15、领取支票时，经办人核对支票编号正确后在支票登记簿上签字；16、严禁出具空头支票，作废支票必须妥善保管并每季度整理交总经理室保存；17、公司业务收银行支票要开具收款收据并于当天存入银行所开设的帐户；发票管理18、发票（含收据）的购买、领用、登记、注销必须由会计负责，出纳按号码领用盖上发票章后使用，注销51、时出纳员必须同会计逐笔核对，发票必须连号无空号方能注销；19、出纳根据销售情况跟销售人员核实发票开立时间，填写发票申请单，经会计批准后及时开出发票；20、所有外地发票以随货发运（只限于快递方式）或快递方式寄出，保证发票的安全到达；21、每月初会计和出纳共同核实发票使用情况，确认发票登记簿登记情况；22、出现丢失发票情况下，财务部及时跟总经理室汇报并同时按照国家规定的发票丢失规定处理；借款管理23、 原则上杜绝私人借支公款，任何借支须经财务部主管批准签字，否则财务有权拒绝办理借支手续；24、 费用借支：（1）差旅费：根据出差地点、乘坐标准、住宿标准、出差天数确定借支金额；（2）接待费：根据接待标52、准、接待内容、确定借支金额； （3）属于主管领导批准开支其它项目的借支；凡属上述事项的借支，均应由经办人填写借支单，经经办人部门主管、财务部主管批准，方可向财务部出纳人员办理借支手续，根据使用要求确定以现金或支票（包括汇款）方式支付；25、凡属上述借支项目，借支使用后，均应向财务部负责办理报销手续；报销管理26、 报销范围：凡属经公司主管领导批准使用并借支的项目均属报销范围；27、 费用报销： 27.1费用报销时的规定：27.1.1报销凭证必须符合税务部门和公司其它已经明确的有关规定， 严禁使用白条或变向报销凭证，费用报销凭证上应有经办人签字；27.1.2任何开支项目的借支必须在20日内办理报53、销手续； 27.1.3现金借支报销时多退少补，若经办人报销时不能补足差额，财务部有权在经办人当月工资中一次性扣除，直至扣完为止。27.2 费用报销时的审批:费用报销应由经办人签字、经办人部门主管审批、财务部会计审查、财务部主管审批，方可办理报销手续。28、 借支报销时，出纳员应根据借支单金额与报销金额出具收款收据，其中交借款人存，财务联附在报销凭证后交会计作账；29、 各项费用报销时，财务部须审核报销内容与借支内容是否相符，如不符合有权拒绝报销；30、 伪造凭证或涂改凭证报销，除不予报销伪造凭证或涂改凭证金额外，给予当事人25倍罚款；31、 不按规定时间报销，每天罚款20元，由财务部直接办理；54、32、 假冒公司领导签名报销，除取消报销资格外，并由财务部书面通告全公司扣发当月工资，视情况给予警告，开除或追究法律责任；33、 未经财务会计审核、财务部主管批准签字认可的报销，经办人、责任人罚款100元。凭证审核和处理34、支出凭证内容是否合理、合法，数量、金额、大小写是否一致，有无刮擦、涂改现象，经办人等印章、签字是否齐全，由财务会计审核，经会计审核合格、财务部主管批准签字的支出凭证出纳才能报销；35、会计人员对不真实的原始凭证不予受理，对记载不准确、不清楚、不完整的原始凭证必须退回，要求其更改、补充； 36、财务人员要自觉做到(1)工作程序化，即每笔经济业务都要经过验收，制单、复核，审批55、，才能据实开票或点钞；(2)坚持原则，当收即收，当付即付；(3)熟练细致，提高效率，杜绝差错；(4)建立备忘录，对收付款对象的特征，经济业务内容，金额至少有一个短期记忆；37、处理完毕的凭证，根据性质分别盖上现金付讫、银行付讫等印章；会计事务所审计38、为使公司良性发展，由公司的主要股东指定其财务总监一名或公司外聘会计事务所，对公司一定时期（年底和年中）的财务运作和帐务进行审计和评估，并为总经理室提供财务管理策略和修改意见。39、公司总经理室有权随时抽查财务部单据记录及工作。40、本制度由财务部负责解释。第二节 差旅费报销制度为保证出差人员工作与生活的需要，本着勤俭办事的原则及加强对差旅费的管56、理，现将差旅费标准规定如下：1. 公司出差人员的住宿费、市内交通费、伙食补助费，实行“员工分级定额，部门调剂使用，超支不补；酒店固定，提前购票；时间优于标准”的原则。2. 出差人员在出差前应做好差旅准备，通知行政文员差旅目的、线路等确定返回日期，不能确定的应在到达后尽快决定，以方便订票；秘书根据以上信息，做好如下工作：（1）订票（2）订房（3）目的地用户公交路线（4）其它应通知事宜。3. 出差人员交通工具乘坐标准：飞机火 车轮 船汽车软卧硬卧空调硬坐二等三等四等董事长经理副经理分公司经理，部门经理业务主办其它3.1总经理、部门主管一行出差人员，可享受同类乘坐标准；3.2不属乘坐飞机、软卧、轮船57、三等舱者，需部门主管批准，否则扣除相应标准后，差额自行承担；3.3出差落地后，原则上坐公交车，确有需要可乘坐出租车，车费按实报销，特殊情况需经部门主管批准；每天交通补助费为20元，包干使用。3.4实际乘坐的交通工具（长途）标准低于规定标准的，按其差额票价的80计发补助；3.5夜间乘轮船、火车或长途汽车超过8小时，每人每夜发给补助费30元； 3.6 距离火车1215小时内的到达的城市，有夕发朝到的列车，除特殊情况外，所有人员一律乘坐火车。5小时内的火车单程距离，不能乘坐卧铺。3.7 石家庄、和天津地区，按早发夕回处理。3.8 乘坐飞机落地后，乘坐机场大巴到市内，大巴票计入飞机票内。3.9凡由公司58、派车前往异地出差或异地有接待车，停发交通补助费4.出差人员住宿标准： 项目标准职务特殊地区一般地区董事长、部门主管300200业务主办200150其他1501004.1“特殊地区”系指：北京市、上海市、深圳市、广州市。 4.2公司派往外地住勤人员，实行费用包干，不按此费用标准处理；4.3 凡公司在差旅目的地有指定宾馆的，必需入住指定宾馆；同一城市有一个以上指定宾馆的，应以办事方便为原则入住。5.差旅人员伙食补助标准：各级人员的出差伙食补助费，落地后至上车前，每人每天补助标准为：特殊地区50元，一般地区30元。凡由公司统一安排落地后食宿的如会议，停发补助费。交通工具上的伙食补助为50元/每人每天59、。6.差旅费的预支：6.1填写出差申请表，注明出差事由，出差地点，交通工具类别，出差天数及各项费用合计金额（若属对方邀请，应注明邀请单位及承担费用项目）；6.2审核：出差申请表需经部门主管审核，借支金额由部门主管批准；6.3领取差旅费：出差人员凭部门主管批准的出差申请表金额向公司财务部办理借支手续。7.差旅费的报销：7.1出差人员返回公司应填写差旅费报销单，附乘坐交通工具费用凭证实报实销，住宿费及各项补助，按本规定标准填写，附票据；7.2差旅费报销单，应由会计审查、部门主管审批，财务部主管批准；7.3销售部主管报销由会计审核和财务部主管审批，物流部主管出差由销售部主管会计审核和销售部主管审批；60、7.4出差人员返回公司五日内按上述规定向财务部报销，每逾期一天罚款20元，累计计扣，并由当月工资扣除；一次出差只能一次性报销。7.5出差人员报销若报销费用低于借支费用，应即时现金补足，否则由出差人出具借条，财务部由当月工资中扣除。 8.出差期间至风景名胜地区的车旅费、住宿费、伙食补助费、交通补助费一律不予报销。第三节 应收帐款的管理制度第一章 总则第一条 为加快应收款项的周转速度，提高变现能力，减低应收帐款的数额，结合公司的实际情况，特制定本制度。第二条 本制度所说的应收款项包括应收帐款及其他应收款。第二章 管理措施第三条 建立应收款项台帐管理制度（1） 分门别类建立应收款项台帐，详细反映个人61、及客户应收款项的发生、增减变动、余额及其帐龄等财务信息。对债务人执行合同情况进行跟踪和分析，防止坏帐风险的发生。（2） 应收款项的责任部门：应收帐款：销售部门（90的责任）；监管部门：财务部门（10的责任）其他应收款：财务部门（100）（3） 财务部门应定期（应收款项每周一次），编制应收款帐明细表，反映应收帐款余额和帐龄等信息，提交各销售部门及总经理室采取相应的措施，督促收款，以减少公司资产的损失。第四条 正常范围应收款帐及非正常应收款帐标准的制定（1） 仪器应收帐款：合同范围内的属于正常范围的应收帐款；合同范围之外的属于非正常范围应收帐款；（2） 耗材应收帐款：直销业务3个月以内的为正常范围62、的应收帐款；3个月以上（含3个月）为非正常范围内的应收帐款；分销原则上为现款现货。特殊情况由销售经理同意，签定合同后按照合同执行。（3） 其他应收帐款：1个月以内的为正常范围的应收帐款；1个月以上的为非正常范围应收帐款；（4） 正常范围内的应收帐款占应收帐款总额的90，非正常范围内的应收帐款占应收帐款总额的10%。第五条 应收帐款催收责任制对即将到期的应收款项，应及时提请客户依时付款；对已经到期或依逾期的应收款项，应积极采取各种有效的、合法的收款方式进行催收。第六条 销售应收款项的回收落实到各经办销售人员，维修应收款的回收落实到维修人员针对（客户上门维修或由维修人员直接联系的客户）或各经办销售63、人员（针对各负责区域的终端用户）；第七条 应收款项责任奖惩制度（1） 在应收款项催收工作中认真负责、表现突出或成效显著的责任部门和个人，其表现会作为升级、业绩考核和奖金的依据之一；（2） 对造成应收帐款沦为坏帐的责任人员，会酌情扣罚工资，或给予其他相应的处分；（3） 对逾期的其他应收款，借款人在接到财务部通知之日起15天内报帐冲销、收回或还款。到期仍未报帐冲销、收回或还款，由借款人的工资中逐月扣减，直至还清。如借款人离职找不到，则应由借款审批人全部或部分偿还责任；（4） 应收款项的责任部门及人员，如不认真履行自己的岗位责任，不及时、不积极催收到期或逾期的应收款项，根据情节严重性予以相关处分。第64、八条 应收款项定期清查制度1、每周、每月财务部门应全面清查各项应收款项，做到债权明确，帐实相符，并编制相关清查表格提供给责任部门；2、如应收款项的统计与实际有出入的，应及时尽早寻找原因；第三章 坏帐核销第九条 坏帐核销制度1、 财务部在清查核实的基础上，对确实不能收回的各种应收款项，在获得批准后，应及时作为坏帐损失处理；属于经营期间的，作为本期损益。2、 坏帐损失应视不同情况按照以下方法确认：A、 债务人被依法宣告破产、撤消的，其应收帐款作为坏帐损失；B、 债务人死亡或被依法宣告失踪的，其应收帐款作为坏帐损失；C、 逾期超过3年的应收款且确定无法追回的，确定为坏帐。第十条 坏帐损失的内部处理程65、序1、 各应收款项的责任人、责任部门应阐明坏帐损失的原因和事实；2、 财务部审核后提出财务处理建议，并提交经理室审定；3、 已经确定为坏帐损失的应收款款项，各责任人应继续保留追索权。第十一条 应收款责任追究：1、 在销售过程中，因责任人的过失导致的坏帐损失的，责任人应承担责任；2、 在应收款催收中，因没有保存相关催收的资料、做好记录或记录不准确而使应收款没有取得相应的证据而无法核销，财务部门应承担责任。第四节 固定资产管理制度1、 固定资产指为生产商品，提供劳务、出租或经营管理持有的使用期限超过壹年的有形资产；2、 公司固定资产随着经营过程的延续以折旧形式按使用部门的不同计入费用；3、 固定资66、产按合理性和实用性原则购置，只有用于各项经营活动，加强企业管理必备的固定资产才允许购置；4、 固定资产的购置需由使用部门提出申请，内容包括用途、名称、型号、规格、数量、金额等，报总经理室审批后方能购买；5、 购置后的固定资产按取得方式的不同计价：（1） 购置的不需要安装的固定资产，按实际支付的买价、包装费、运输费、保险费、相关税金等作为固定资产入账价值；（2） 投资者投入的固定资产按投资双方确认的价值作为固定资产入账值6、 固定资产由财务部按固定资产的划分标准和价格建立固定资产分类账，分别注明购置和入账日期、保管责任人以及责任人调换记录，以明确责任；7、 每年末对固定资产进行清查盘点，以确保账67、物相符；8、 公司固定资产折旧年限为一年至二年；最多为二年。9、 固定资产要有编号，并在固定资产物体上标记。第五节 办公用品管理制度总则为使办公室物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本规定。 第一条 办公用品采购1、 行政文员制定每月办公用品费用预算表于每月月底前交财务部作预算；经部门主管审批后负责将办公用品购回；2、 行政文员要做到办公用品齐全、品种对路、量足质优、库存合理、开支适当、用品保管好，并采取以下方式： 1） 定点：选择多方厂家的产品进行比较，择优选用。 2） 定时：每月月初进行物品采购。 3） 定量：动态调整，保证常备物资的库存合理性。按订购单检查所订所订办公用品是68、否如期到货，必须保证供应。3、 所订购办公用品送到后，按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题，在送货单上签字，表示收到。4、 收到办公用品后，对照订货单，开具支付证明单，经财务部审核交部门主管审批签字后转交财务部支付或结算；5、 收货后，应当日办理入库；6、 行政文员严格管理帐单资料，所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确，不得随意涂改；7、 每月5日由行政文员和财务部盘点库存；8、 办公用品原则上由行政文员统一采购、分发给各个部门，如有特殊情况，允许各部门在提出办公用品申请单的前提下就近采购。在这种情况下，行政文员有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起存档，以作为日69、后使用情况报告书的审核与检查依据。第二条 办公用品领用管理1、办公文具为消耗品、管理消耗品和实物资产。 消耗品：橡皮擦、夹子、回形针、便条纸、标签、复写纸、卷宗、笔记本、大头针、订书钉、胶带、胶水、刀片、签字笔、原珠笔。 管理消耗品：直尺、尖刀、裁纸刀、钉书器、打孔机、钢笔、计算机、印泥等（离职时需退回）。 实物资产：物资价格达300元以上，如：空调、计算机、摄像机、照相机打印机等。 2、办公用品分为个人领用与部门领用两种。个人领用指个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮等。部门领用指本部门共同使用用品，如打孔机等。3、消耗品和管理品：直接向行政文员签字领用；实物资产：由行政文员设立实物资产管理台帐70、，以准确记录固定资产的现状，并交由财务部存档。4、管理消耗品移交时如有故障或损坏（非质量问题），应由个人或部门赔偿。5、每月除正常申请的办公用品外，若还需用其它用品的须经部门主管批准方可领用；6、公司新聘员工的办公用品，行政文员根据公司的标准配套用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作。第三条 公司物资借用 1、 凡借用公司办公器材，需填写物资借用单，并由部门主管签字认可后执行； 2、 借用物资超时未还的，行政文员有责任督促归还； 3、 借用物资发生损坏或遗失的，视具体情况照价或折价赔偿。第四条 附则 1、 新进人员到职时，行政文员根据新进员工的办公用品配套清单分发办 公物品； 人员离71、职时，必须向行政文员办理办公物品归还手续，未经办行政文员认可的，财务部不予工资结算。2、 管理消耗品和实物资产如发生遗失，损坏，报废等情况，领用人（保管人）应及时上报行政文员，行政文员查明原因，并出具情况说明或处理意见，报部门主管审批签字后，做相应处理。3、 行政文员有权监督每位员工的办公物品领用总支出。 第五条 劳保用品的购发：劳保用品的配给，由行政文员根据各部门的实际工作需要统一申请，经部门主管审批后统一购买、统一发放。新进员工的办公用品配套清单办公用品名称数量备注签字笔1支销售人员原珠笔2支小笔记本1本签字笔1支内勤人员原珠笔2支小笔记本1本区别针1盒即时贴1个订书钉1盒订书机1个笔 筒72、1个第五章 商务管理制度第一节 合同管理制度第一章 总 则第一条 为依法维护公司的合法权益、规范合同管理、加强风险防范，保证依法签订、履行、变更和解除合同，最终保障经营活动的顺利进行，依据 中华人民共和国民法通则及中华人民共和国合同法等有关法律、法规规定，结合我公司实际情况，特制订本制度。第二条 本制度所称合同是指本公司在生产经营过程中与法人、自然人或其他经济组织之间发生的所有书面合同。第三条 合同管理应遵循以下原则：依法签订合同，保证合同的合法性。切实履行合同，提高合同的履约率。及时处理合同纠纷，维护公司合法权益。第四条 公司加强合同管理，指定部门、落实人员专（兼）职负责合同管理工作，建立健73、全合同管理台帐，完善合同管理制度,提高合同管理水平。第二章 合同管理部门及职责第五条 公司对合同实行综合归口、分类专项管理。物流部是公司合同管理的综合归口部门。物流部可以提名专职或兼职合同管理人员（以下称合同管理员）并经总经理室批准任命。 根据业务发展需要，公司可以成立合同管理小组。第六条 物流部作为公司合同管理的综合归口部门主要职责是：（一） 宣传、贯彻执行国家有关合同及合同管理的法律法规和规章; (二)承担直接管理的有关业务工作；（三）审查合同，防止不完善或不合法的合同出现；（四） 统一管理本公司合同专用章;（五）制定本公司合同管理实施办法,完善合同管理制度;（六） 监督、检查有关部门签订74、履行合同的情况，并定期向公司领导汇报；（七） 建立合同管理台帐, 将正式合同文本准确归档;并及时按要求向总经理室报送有关台帐和报表等资料;（八）参与合同纠纷的调解、仲裁或诉讼活动。第七条合同管理员职责（一）协助合同承办人员依法签订合同，参加重大合同的谈判、起草与签订；（二）审查合同，防止不完善或不合法的合同出现；（三）检查合同履行情况，协助合同承办人员处理合同履行中出现的问题和纠纷；（四）会同合同承办人员办理有关合同文书，并负责建立合同档案；（五）制止不符合法律、法规规定的合同行为，并及时向合同管理部门和公司领导报告；（六）依法参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼；（七）建立合同台帐及统计75、报表，包括：1、合同签订履行情况台帐；2、合同变更解除台帐；3、违约合同登记台帐；4、合同履行情况进度表；5、合同签订情况进度表；第八条 合同承办人员职责（一）对需要签订合同的项目或经济活动进行可行性调查研究，重点调查考证对方当事人的签约资格和履约能力等；（二）提请公司合同管理部门审查其经办的合同，检查所签订合同的履行情况，及时向合同管理人员通报合同在履行过程中发生的问题，并同时提出解决问题的意见和建议，必要时也可以直接向公司领导汇报；对所承办的合同负有监督履行责任;（三）对已签订的合同出现不履行、不能履行和不完全履行情况时, 应及时向本公司合同管理部门报告, 并会同有关业务部门研究提出解决问76、题的方法、建议, 同时向领导汇报;（四）依法参加对合同纠纷的协商、调解、仲裁或诉讼;（五）保管好合同及与签订、履行、变更、解除合同等有关的文件和资料,及时交合同管理部门归档。第九条 公司合同管理部门负责人、专职或兼职的合同管理员、合同承办人员经总经理室审查批准后,人员组成名单应向总经理室备案。第三章 合同的签订和履行第十条 签订合同应当遵守国家法律法规，符合产业政策，遵循平等自愿、诚实信用、协商一致、互利有偿的原则。第十一条 公司签订合同应当使用合同专用章。合同专用章实行专人管理、用印审批制度。公司对外签订合同应由法定代表人或其委托授权的代理人进行。禁止无权代理，委托代理人签订合同的, 必须由77、法定代表人签发“法人授权委托书”, 委托书中应明确委托代理的权限和期限等重要内容，同时加盖本公司合同专用公章和法人代表私章生效。委托代理人代表公司签订合同, 必须在授权范围及有效期限内行使代理权, 禁止滥用代理权、超越代理权。第十二条 合同签订前,合同承办人员要切实了解对方当事人是否符合签订合同主体资格, 资信状况是否良好,并验证对方相关有效证件。签订重大经济合同前, 合同承办人员应组织公司领导和有关部门对合同草案进行评审。各部门对涉及各自业务范围内相关合同条款的合法性、可行性和履约能力做出明确判断, 各有关部门应对合同的主体、内容、形式是否合法、条款的完备性等提出书面意见并对此负责。第十三条78、签订合同，除小额且能够及时清结的外，应当采用国家标准合同文本或公司统一制订的合同文本形式。第十四条签订合同需要担保时，应当签订书面担保协议。担保人必须是能够承担经济责任、具备法人资格的经济实体；对方以财产进行抵押的，抵押物必须是抵押人的合法财产，并提供其产权证明，按规定办理相关手续。未经公司董事会决议通过，公司不对外提供合同担保。第十五条 依法应当公证、签证的合同，应及时到有关部门办理相关法律手续。第十六条 依法签订的合同，合同正本或复印件我方不少于两份，一份由合同公司合同管理部门归档，一份交总经理室存档。第十七条 合同管理人员对已生效的合同，要及时建立本公司的合同管理台帐及各类报表，实行分类79、管理，并于每年年底将合同管理台帐及各类报表报送总经理室备案。与合同有关的文书（含图纸、往来信函、电报、电传、报告、批示等）应当附在合同卷内存档, 合同履行终止后，统一存档保管。第十八条 合同生效后，应当全面履行，如合同不能履行，应当采取补救措施，减少损失。遇有不可抗力等影响合同履行时，应当及时以书面形式通知对方，并注意保存有关证据。发现对方不履行或不完全履行合同时，合同承办人员除催促对方继续履行外，应立即将对方不履行或不完全履行合同的情况及时报告主管领导和合同管理部门。第四章 合同的变更和解除第十九条 当事人可依法变更合同。公司发生需要变更合同的情况时，应当书面通知对方，并说明理由。 公司在接80、到对方要求变更合同的通知时，应当立即审查对方的理由是否正当，如果符合变更条件，同意变更的，应当签订变更协议。因变更造成经济损失的，应当及时向对方提出索赔。第二十条 当事人可以依法解除合同。发生需要解除合同的情况时，应当书面通知对方，并说明理由。在接到对方解除合同的通知时，应当立即审查解除合同的理由是否正当，如果因解除合同而损害了自身利益，应当及时向对方提出书面索赔请求。第五章 合同纠纷的处理第二十二条 对外签订的合同在发生经济纠纷时，首先要协商解决，形成书面协议，并加盖双方单位公章后执行，如协商不成，应完整保存协商时的各种资料，报告公司领导研究决策，采取必要措施。第二十三条 需要向仲裁机构或人81、民法院递交仲裁申请书、起诉书或答辩书的，公司合同管理部门应将法律文书报送总经理室审阅，并经法定代表人审定同意。第六章 合同的监督检查第二十四条 合同监督检查是合同管理的重要内容之一。合同管理人员应会同合同承办人员组织有关部门定期（每半年）检查合同的执行情况，发现问题，及时报告，同时提出处理意见，并注意保存书面记录和证据，尽量减少或避免损失。公司根据工作发展需要,可以成立合同监督检查小组。第二十五条 合同监督检查的主要内容有：（二） 合同管理台帐及报表建立情况；（三） 合同的签订和履行情况；（四） 合同纠纷的处理情况；（五）合同管理人员的教育培训情况 ；（六） 对于在签订、履行和管理经济合同工作82、中，因违反合同管理制度，造成重大经济损失的人员的责任追究情况。第二十六条 合同管理部门履行监督检查职责时，相关人应当如实提供与检查事项有关的文件、资料，并对有关检查事项涉及的问题做出解释和说明。第二十七条 检查小组或者检查人员应在检查结束后十五天内向受检部门送达检查意见书。检查意见书要标明检查人员姓名和职务，提出被检部门合同管理的基本做法、存在问题及对加强合同管理的意见等。第二十八条 合同管理部门根据检查情况，可以向被检部门提出如下意见：（一）对于未按规定执行合同管理制度，或者落实制度有重大漏洞的，责令限期改正；（二）对于在签订、履行合同中，因违反合同管理制度，造成重大经济损失的部门或者个人，83、追究其相关法律责任；（三）对于在合同管理工作中成绩显著，为企业避免或者挽回经济损失的部门和个人，按有关规定给予表彰或奖励。第二十九条 被检部门应当自收到检查意见书之日起日内将落实情况书面报告合同管理部门。第七章 奖励和惩罚第三十条合同管理部门及承办人员有下列表现的，应视不同情况授予荣誉证书、记功、发给奖金等奖励：（一） 尽职尽责，使公司所签订的合同得以全面履行，为公司取得重大经济效益，工作成绩显著的；（二） 在处理合同纠纷中，起到重大作用，为本公司获得较大经济效益或免受重大经济损失的；（三） 按总经理室的要求定期上报本公司合同管理资料，在合同档案管理工作中表现突出的；第三十一条 合同管理部门及84、承办人员有以下情况之一，视情节轻重分别给予不同的行政处分、经济处罚，构成犯罪的移交司法机关处理。（一）在以法人名义进行的经济活动中，应签订书面经济合同而没有签订，给公司造成经济损失的：（二）合同承办人员，在签订、履行合同过程中未尽职尽责，造成经济损失或违反法律规定导致合同纠纷的；（三）丢失、擅自销毁、涂改合同文件造成经济损失的；（四）失职、渎职、玩忽职守，造成经济损失的；（五）追究违约责任，造成重大经济损失的；（六）接受贿赂，内外勾结，造成重大经济损失的。第八章 附则 第三十二条 本管理制度中所指的“合同承办人员”是指除法定代表人外, 在公司的授权范围内直接承办并参与合同签订、变更、解除的业务人员;第三十三条 公司“介绍信”与“法人授权委托书”中说明构成本管理制度的一部分。