1、工作成果工作成果 业务知识业务知识技巧技巧 价值观价值观行动准则行动准则 toyota 问题解决法问题解决法 专业知识专业知识 TOYOTA WAYTOYOTA WAY 一一般般 PCPC 外外语语 商务礼仪商务礼仪 工作态度工作态度 PDCAPDCA 日程管理日程管理 文件的书写方式文件的书写方式 此次讲义实施此次讲义实施的内容的内容 1.1.归纳总结归纳总结 各位按下列重点，分为各位按下列重点，分为上司的视角上司的视角，部下的视角部下的视角就自家企业现存的问题进行归就自家企业现存的问题进行归纳总结纳总结。接受工作指示接受工作指示 汇报汇报联络联络商谈商谈 日程管理日程管理 资料制作资料制作2、（书写方式书写方式）2.PDCA2.PDCA Action（对策对策）Do（实施实施）Check（评价评价）Plan（计划计划）接受指示接受指示 P D C A 计划阶段的重要性计划阶段的重要性 时间 2.PDCA2.PDCA 通过制作切实的通过制作切实的 P P（计计划划）、）、缩短缩短 D D（实施实施）C C（确认确认反思反思省省)A A（处处理理）所需要的时间所需要的时间 问题对应问题对应改善计划需要较多时间改善计划需要较多时间 按照按照计计划完成划完成、不必花不必花费费多余的多余的时时间间 2.PDCA（1 1）接受指示接受指示（把握把握现现状状）接受指示的同接受指示的同时时，需把握3、开展工作的状况需把握开展工作的状况 不要打断对方的讲话，认真听到最后。如有疑问应等对不要打断对方的讲话，认真听到最后。如有疑问应等对 方讲完再问方讲完再问。记录要点记录要点。将内容归纳为将内容归纳为5W2H5W2H，简单重复。简单重复。（内容内容）做什么做什么？（时间时间 期限期限）何何时进时进行行，何何时时完成完成？（地点地点 担当部担当部门门）在何在何处进处进行行？（目的目的）为为何何进进行行？（担当担当，负责负责）谁负责谁负责，和和谁谁一同一同进进行行？（方法方法 手段手段）用什么方法用什么方法进进行行？（数量数量）金金额额？所需数量所需数量？接受指示的方法接受指示的方法 2.PDCA（4、1 1）接受指示接受指示（把握把握现现状状）接受指示的同时接受指示的同时，了解开展工作的状况了解开展工作的状况 把握把握现现状状 收集相关信息，并收集相关信息，并进进行行整理整理（保（保证证完整，准确）完整，准确）把握把握过过去去实实施施过过的内容的内容 确确认认所需花所需花费费的的时间时间 通通过过交接工作和已有的交接工作和已有的报报告告书书，使，使问题问题明朗化明朗化 *重点重点 在下面的在下面的P P （计计划划）中商中商讨对讨对策策 关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111）免费下载海量名企管理资 料(全部免费)2.PDCA（2 2）PlanPlan （计计划划）5、接受指示的同时接受指示的同时，了解开展工作的状况了解开展工作的状况 在把握工作目的在把握工作目的 期限等期限等相关信息的基相关信息的基础础上上进进行行 工作工作计计划。划。针对针对委派的工作（委派的工作（问题问题）考）考虑对虑对策策*（根据情况与上司和老根据情况与上司和老员员工商量工商量），并反映到，并反映到计计划中。划中。*重点重点 要反复思考接受的工作（要反复思考接受的工作（问题问题点），点），为为什么什么 会会发发生。生。考考虑虑工作的工作的优优先先顺顺序序（重要程度，重要程度，紧紧急程度急程度），采取有效的，采取有效的手段和有效的手段和有效的顺顺序序。向上司和老向上司和老员员工确工确认6、认，商量，商量计计划达成的可行性。划达成的可行性。关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111）免费下载海量名企管理资 料(全部免费)（3 3）DoDo （实施实施）按照计划确实实施按照计划确实实施 一边有意识思考工作的目的一边开展工作一边有意识思考工作的目的一边开展工作。实施过程中保持与相关部门的沟通实施过程中保持与相关部门的沟通。根据状况向上司进行中间汇报根据状况向上司进行中间汇报。状况有变时，重新讨论计划状况有变时，重新讨论计划。（4 4）CheckCheck （评价评价）是否达到目的要是否达到目的要进进行行，评评价和反思价和反思 未能按照计划实施未能按照计划实施 调查7、原因调查原因 （5 5）ActionAction （对策对策）考虑更好的对应策略考虑更好的对应策略，达到标准化达到标准化 向上司及相关人员汇报向上司及相关人员汇报 将评价结果反映到下次的计划将评价结果反映到下次的计划、进行改善进行改善 防止再次发生。防止再次发生。2.PDCA 合理的合理的P（计计划划）、可以使可以使D 、C 、A有效有效进进行行。但是但是，计计划是否只停留在自己的划是否只停留在自己的脑脑子里子里、就可以了呢就可以了呢？计计划不只是划不只是为为了自己了自己、还还是是为为了与自己以外的相关人了与自己以外的相关人员员能能够够一同确一同确认认而制定的而制定的书书面日程面日程，将将进进8、展状况可展状况可视视化非常重要化非常重要 为为此理解和掌握此理解和掌握 业务业务日程表的制作和管理技巧日程表的制作和管理技巧 是非常必是非常必要的要的。重点重点 2.PDCA 关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111）免费下载海量名企管理资 料(全部免费)管理者的作用管理者的作用 2.PDCA（指示指示时时）准确的准确的对对部下指示部下指示 终终点点（=目目标标）什么什么、多少多少，何何时时 ：具体内容由部下自己考具体内容由部下自己考虑虑，但不提示但不提示总总体方向体方向，全部全部 交交给给部下部下，不能达到人才培养的目的不能达到人才培养的目的。亲自确认亲自确认Plan阶9、阶段是部下是否段是部下是否认认真考真考虑虑了工作内容了工作内容 （时时而温和而温和、时时而而严厉严厉）：因因为为工作忙工作忙，不仔不仔细细看内容看内容 通通过过推广好事例推广好事例，提高公司整体的能力和效率提高公司整体的能力和效率。标标准化准化 横向展开横向展开 关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111）免费下载海量名企管理资 料(全部免费)3.汇报汇报 联络联络 商商谈谈 制定制定计计划划时时（）（）当当不清楚上司的指示内容不清楚上司的指示内容时时 自己制作的自己制作的计计划是否切划是否切实实可行，需要与上司，老可行，需要与上司，老员员工工进进行行确确认认，协协商商 在10、制定在制定计计划划阶阶段出段出现现不能如期完成等不能如期完成等问题时应问题时应向上司向上司汇汇报报，进进行行协协商商 实际实实际实施施时时（）实实施施时间较长时间较长（1周以上）周以上）时时，应对进应对进行状况行状况进进行中行中间汇报间汇报 根据状况与相关部根据状况与相关部门进门进行沟通，并将行沟通，并将结结果向上司和老果向上司和老员员工工 切切实汇报实汇报（1）汇报汇报 联络联络 商商谈谈的的时时机机 完成完成时时（）（）工作工作结结束束时时，应应立即立即进进行行汇报汇报 情况情况发发生生变变化化时时 因个人原因想因个人原因想变变更指示内容更指示内容时时 上司以外的其他人委派工作上司以外的其11、他人委派工作时时（特（特别别是其他部是其他部门门及公司外及公司外 部人部人员员）产产生不良后果和出生不良后果和出现问题时现问题时 由于自己的失由于自己的失误误，有可能引，有可能引发问题时发问题时 当当认为认为不能按期完成不能按期完成时时（1）汇报汇报 联络联络 商谈的时机商谈的时机 3.汇报汇报联络联络商谈商谈（2）汇报汇报联络联络商谈的方法商谈的方法 3.汇报汇报联络联络商谈商谈 直接向直接向发发出出指示指示的人的人进进行行汇报汇报 根据情况用文件和便条根据情况用文件和便条进进行行汇报汇报。内容复内容复杂杂的的 有必要有必要记录记录存档的存档的 需要向他人需要向他人汇报汇报的的 根据状况，也12、可用根据状况，也可用进进行行汇报汇报。发发送方送方须须注意注意）对对重要事重要事项项必必须须以以书书面或当面面或当面说说明明 接收方接收方须须注意注意）需要答复的内容必需要答复的内容必须须回复回复 正确正确 简洁简洁 完整的完整的汇报汇报。预预告告汇报汇报的主的主题题。（有关有关 XX 的的汇报汇报）最先从最先从结结果，然后果，然后对对理由和理由和经过简练经过简练的的讲讲述述。（。（5W2H）不要将事不要将事实实和自己的意和自己的意见见混淆混淆。为在准确的时间内能够向上司汇报为在准确的时间内能够向上司汇报 提前预定上司的日程提前预定上司的日程 填写到自己制作的日程表里填写到自己制作的日程表里 13、即：日程管理即：日程管理！考虑对方的状况考虑对方的状况立场立场关心事项关心事项 在适宜的时间汇报适宜的内容在适宜的时间汇报适宜的内容 重点重点 3.汇报汇报联络联络商谈商谈 关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111）免费下载海量名企管理资 料(全部免费)贯彻实贯彻实施日程管理施日程管理（下次下次进进行介行介绍绍）培养部下养成培养部下养成 汇报汇报联络联络商谈商谈 的的习惯习惯，通通过过、持持续续适宜的指适宜的指导导，是提高是提高业务执业务执行能力的行能力的 有效方法有效方法 （具体具体）一定要改掉这种一定要改掉这种 上司在座位上上司在座位上，好象有好象有时间时间，就去就去14、商商谈谈的不良的不良习惯习惯 管理者的使命管理者的使命 3.汇报汇报联络联络商谈商谈 关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111）免费下载海量名企管理资 料(全部免费)4.日程管理日程管理 日程管理的目的是？日程管理的目的是？为使包括自己的相关人员为使包括自己的相关人员 能够把握业务进展情况能够把握业务进展情况（问题、课题的视觉化问题、课题的视觉化）4.日程管理日程管理 很好的进行日程管理有什么好处？很好的进行日程管理有什么好处？本人和相关人员在实施之前对本人和相关人员在实施之前对“谁”、“做什么”、“什么时候之前完成”、“谁”、“做什么”、“什么时候之前完成”、“如何实施15、”等具体情况把握清晰“如何实施”等具体情况把握清晰 可以向上司提前报告业务量较大的时期可以向上司提前报告业务量较大的时期使相关部门人员明确必须要执行的工作使相关部门人员明确必须要执行的工作（明确业务上的契约关系明确业务上的契约关系责任责任分担分担）关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111）免费下载海量名企管理资 料(全部免费)4.日程管理日程管理（1 1）关于细化到详细的关于细化到详细的“实施项目实施项目”的系统图的系统图 （2 2）应注意将应注意将“实施项目实施项目”沿时间轴（日程表的沿时间轴（日程表的横横 轴）配置的方法轴）配置的方法 项目 小项目 1 2 3 4 516、 6 7 8 9 10 11 全体日程 （报告决裁）企划 公司的经营环境 Toyota Way 部長決裁 総経理決裁 听取常务副总经理的意见 听取总经理的意见 资料制作 报告总经理 信息收集 制作文本 听取常务副总经理的意见（1）（2）4.日程管理日程管理（1）系统图系统图 所谓系统图所谓系统图 将工作按照一定逻辑进行划分将工作按照一定逻辑进行划分 抽象概念抽象概念具体工作具体工作的分解手法的分解手法 通过通过So HowSo How（下一步应如何进行下一步应如何进行）的逻辑展的逻辑展开，将课题分解为各个具体工作开，将课题分解为各个具体工作 实施最后一项工作后实施最后一项工作后、一定可以达成目17、标一定可以达成目标 关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111）免费下载海量名企管理资 料(全部免费)4.日程管理日程管理（1）系统图系统图 必须要做的工必须要做的工作作（例：研修（例：研修企划企划）内容企划内容企划 决定时期决定时期 决定地点决定地点 决定实施对象决定实施对象 询问有经验者询问有经验者 决定讲师决定讲师 调查全公司活动日程调查全公司活动日程 决定决定対象人数対象人数 收集收集举办场所信息举办场所信息 决定并预约举办场所决定并预约举办场所 So How So How Step1Step1：筛选出完成工作的大项目筛选出完成工作的大项目 Step2Step2：细18、分大项目细分大项目、筛选制作出详细的实施项目筛选制作出详细的实施项目 调查管理调查管理层层日程日程 4.日程管理日程管理（1）系统图系统图 必须要必须要做的工做的工作作（例：研（例：研修企画）修企画）内容企划内容企划 决定日期决定日期 决定地点决定地点 决定实施对象决定实施对象 询问有经验者询问有经验者 决定讲师决定讲师 调查全公司活动日程调查全公司活动日程 调查经营层日程调查经营层日程 决定对象人数决定对象人数 举办场所信息收集举办场所信息收集 预约举办场所预约举办场所 内容内容 企画企画 時期時期 決定決定 場所場所 決定決定 决定实决定实施对象施对象 询问有经验者询问有经验者 调查全公司19、调查全公司活动日程活动日程 调查经营层日程调查经营层日程 决定决定对象对象人数人数 举办场所信息举办场所信息收集收集 決定予約決定予約 大项目 4.日程管理日程管理（1）系统图系统图 1）没有疏漏没有疏漏、没有重复的细分工作项目没有重复的细分工作项目 2）工作细分到什么程度工作细分到什么程度 注意点注意点 关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111）免费下载海量名企管理资 料(全部免费)4.日程管理日程管理（1）系统图系统图 重点重点：考虑细分工作的突破口考虑细分工作的突破口、筛选实施项目筛选实施项目 通过通过5W2H5W2H4M4M找到突破口找到突破口 进行研修进行研修 20、决定内容决定内容 决定日程决定日程 决定地点决定地点 决定人员决定人员 决定预算决定预算（What)（When)（Where)（Who)（How Much)4.4.日程管理日程管理 （1 1）系统图系统图 （参考）（参考）所谓所谓4M4M？特别适用于制造行业的工作人员特别适用于制造行业的工作人员 M Manan （人）（人）M Machineachine （设备设备/物品物品）M Materialaterial （材料材料）M Methodethod （方法方法）关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111）免费下载海量名企管理资 料(全部免费)4.4.日程管理日程管理 （121、 1）系统图系统图 （参考）（参考）5W2H5W2H的应用事例的应用事例 1）What 2）Why 3）Where 4）When 5）Who 6）How 7）How Much：经营方针、商品、广告内容、系统、经营方针、商品、广告内容、系统、零件、活动、培训内容零件、活动、培训内容 ：目的、期待、理由目的、期待、理由、原因、原因 ：地区、场所、事业机构、组织等地区、场所、事业机构、组织等 ：年、期、月、日、：年、期、月、日、：客户、相关人员、竞争对手、客户、相关人员、竞争对手、资格、资格、能力水平能力水平 ：系统、方法、规则、标准系统、方法、规则、标准 ：金额、数量、件数、金额、数量、件数、率率22、 等等 关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111）免费下载海量名企管理资 料(全部免费)4.日程管理日程管理（1）系统图系统图 重点重点：确认大项目是否归纳了子项目的内容确认大项目是否归纳了子项目的内容 例）例）实施培训实施培训 决定内容决定内容 决定日程决定日程 决定地点决定地点 重点重点：统一同层次之间的具体程度统一同层次之间的具体程度 不好的事例不好的事例）实施研修实施研修 制作当日主持的讲稿概要制作当日主持的讲稿概要 决定日程决定日程 决定地点决定地点 和同层次之间有和同层次之间有差异差异（1 1）系统图系统图 细分的标准细分的标准 细分工作，直到明确以下内容：细23、分工作，直到明确以下内容：必须进行的工作有哪些必须进行的工作有哪些 具体的成果是什么具体的成果是什么 明确明确每个项目是否完成每个项目是否完成 能够明确向能够明确向其他相关人员可以明确实施项目其他相关人员可以明确实施项目 以每周为单位以每周为单位细分各个项目细分各个项目 日程要具体到：日程要具体到：4.4.日程管理日程管理 （2 2）考虑时间的日程制作方法考虑时间的日程制作方法 4.4.日程管理日程管理 实施内容实施内容 注意点注意点 Step1 整理通过系统图筛选出的实施整理通过系统图筛选出的实施 项目、考虑项目顺序项目、考虑项目顺序 11确认前后项目确认前后项目 的关系的关系 Step2 24、确认能否确认能否及时完成业务及时完成业务 22使用最快的途使用最快的途 径径 (critical path(critical path）Step3 按业务期限调整实施日期按业务期限调整实施日期 Step4 将实施项目放入日程将实施项目放入日程 33确认制约条件确认制约条件 （2 2）考虑时间的日程制作方法考虑时间的日程制作方法 4.4.日程管理日程管理 11所谓前后关系所谓前后关系 明确区分准备项目和后续项目明确区分准备项目和后续项目 （准备项目准备项目）实施某项目之前必须完成的项目实施某项目之前必须完成的项目 （后续项目后续项目）某项目不实施就无法实施的项目某项目不实施就无法实施的项目 关注25、微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111）免费下载海量名企管理资 料(全部免费)（2 2）考虑时间的日程制作方法考虑时间的日程制作方法 4.4.日程管理日程管理 22 最短途径最短途径 是指从实施到结束所花费的最短的时间是指从实施到结束所花费的最短的时间 明确最短途径后与要求的工作期限作对比明确最短途径后与要求的工作期限作对比。如发现不能在期限内完成，则需缩短时间如发现不能在期限内完成，则需缩短时间 33所谓制约条件所谓制约条件会议日程、上司日程及和其他部门的关系会议日程、上司日程及和其他部门的关系关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111）免费下载海量名26、企管理资 料(全部免费)4.4.日程管理日程管理 -Case Study Case Study-你现在是你现在是TFTMTFTM培训的负责人培训的负责人。从从2 2月份开始负责集体外出培训的工作月份开始负责集体外出培训的工作。【关于培训目前了解的情况关于培训目前了解的情况】必须从现在开始考虑培训的内容必须从现在开始考虑培训的内容 （也就是说也就是说、资料制作负责人、讲师都没有决定资料制作负责人、讲师都没有决定）现在以你的能力来看，现在以你的能力来看，2 2周后可以向经管会提交决裁周后可以向经管会提交决裁 【条件条件】在在2 2月末的经管会上必须汇报此次培训的整体企划月末的经管会上必须汇报此次培27、训的整体企划 外出培训时间为外出培训时间为4 4月月3 3 4 4日日2 2天天 关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111）免费下载海量名企管理资 料(全部免费)4.4.日程管理日程管理 -Case Study Case Study-在这种情况下，你作为负责人必须制作出在这种情况下，你作为负责人必须制作出2 2月月-4 4月月的业务日程表的业务日程表。请设想业务内容，实际制作一份日程请设想业务内容，实际制作一份日程。【时间时间】个人思考个人思考：10min10min小组间确认小组间确认：15min15min关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111）免28、费下载海量名企管理资 料(全部免费)【参考参考（提示提示）：）：培训企划、运营方面必须做的工作培训企划、运营方面必须做的工作】4.4.日程管理日程管理 -Case Study Case Study-决裁企划决裁企划 委托相关责任人委托相关责任人（各部门各部门外包外包）制作资料制作资料 委托、调整公司内部讲师委托、调整公司内部讲师 制作资料制作资料 上司最后确认上司最后确认 确定场所确定场所 给各部门发通知给各部门发通知 统计出席情况统计出席情况 翻译资料翻译资料（外包或在公司内部进行外包或在公司内部进行）给参加培训人员详细日程通知给参加培训人员详细日程通知 资料印刷资料印刷 召集和组织当天运营29、的事务局人员召集和组织当天运营的事务局人员 4.4.日程管理日程管理 为了能在准确的时间向上司汇报为了能在准确的时间向上司汇报 事前确认好上司的日程事前确认好上司的日程 将上司的日程放入自己的日程中将上司的日程放入自己的日程中 认真认真、细致的研究应形成什么样的业务细致的研究应形成什么样的业务 流程流程 重点重点 关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111）免费下载海量名企管理资 料(全部免费)4.4.日程管理日程管理 确认部下制作的日程表：确认部下制作的日程表：业务流程业务流程是否明确是否明确 确认能否按日程推进工作确认能否按日程推进工作 （特别是汇报特别是汇报、工作开展30、的具体时间等工作开展的具体时间等）=是否切实的实施了工作是否切实的实施了工作 管理者的作用管理者的作用 关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111）免费下载海量名企管理资 料(全部免费)（1 1）首先首先 5.5.文件的书写方式文件的书写方式 不清楚究竟想说什么内容不清楚究竟想说什么内容 信息量太大信息量太大 全是文字，没有读下去的兴趣全是文字，没有读下去的兴趣 资料不美观资料不美观 你是否被上司这样说过？你是否被上司这样说过？（1）首先首先 5.5.文件的书写方式文件的书写方式 那么，什么是让人一目了然的资料呢？那么，什么是让人一目了然的资料呢？将想说的事情将想说的事情 31、总结在一张纸内、通过图形化表达，并让任何人总结在一张纸内、通过图形化表达，并让任何人 都能一目了然都能一目了然 （资料的可视化资料的可视化）使用这样的资料进行说明，立刻可以让对方：使用这样的资料进行说明，立刻可以让对方：了解把握整体状况了解把握整体状况 了解各项目的内容了解各项目的内容 了解项目之间的关系了解项目之间的关系（2 2）资料制作的具体资料制作的具体Step 5.文件的书写方式文件的书写方式 文文本本的的制制作作 资资料料的的制制作作 Step1：明确资料制作的“需求”明确资料制作的“需求”Step2：题目题目（向谁传达什么向谁传达什么的设定的设定 Step3：文本文本的构成的构成 32、Step4：资料格式资料格式的决定的决定 Step5：各构成要素的决定各构成要素的决定 Step6：检查资料整体检查资料整体（3）每个每个Step的重点的重点 5.文件的书写方式文件的书写方式 Step1：明确资料制作的“需求”明确资料制作的“需求”从重要度、紧急度的观点考察从重要度、紧急度的观点考察 为什么需要这个资料为什么需要这个资料 对于需求较低的资料应重新讨论一下制作的必要性对于需求较低的资料应重新讨论一下制作的必要性 Step2：题目题目（向谁传达什么向谁传达什么的设定的设定 明确向明确向“谁谁”传达传达“什么什么”关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111）免费33、下载海量名企管理资 料(全部免费)（3）每个每个Step的重点的重点 5.文件的书写方式文件的书写方式 Step3：文本文本的构成的构成(1)确认属性确认属性 基基础础数据（性数据（性别别、年、年龄龄等）等）心理的距离心理的距离（肯定否定）（肯定否定）专业专业性性（履履历历、经验经验、专业专业等等）对对方所方所处处的位置的位置（公司、部署、公司、部署、职职位、担当位、担当业务业务等等）关心、感关心、感兴兴趣的趣的对对象象（擅擅长领长领域、喜域、喜欢欢的的话题话题）性格性格（重重视过视过程程 重重视结视结果等果等）(2)根据属性得出的需求根据属性得出的需求（3）每个每个Step的重点的重点 5.34、文件的书写方式文件的书写方式 Step4：资资料格式料格式 的决定的决定 资料格式的重点资料格式的重点 1 将思考的流程可将思考的流程可视视化化 加框加框图图 注意注意视线视线的移的移动动（左（左右、上右、上下）下）（3）每个每个StepStep的重点的重点 5.文件的书写方式文件的书写方式 Step4：资料格式资料格式的决定的决定 资资料格式的要素料格式的要素 2 平衡各构成要素平衡各构成要素 决定大体的格式、决定大体的格式、进进行空行空间间的分配的分配 给给重要度重要度较较高的内容分配更多的空高的内容分配更多的空间间 3 使文件使文件简洁简洁明朗明朗 设设置置适当的余白适当的余白 关注微信35、：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111）免费下载海量名企管理资 料(全部免费)（3）每个每个StepStep的重点的重点 5.文件的书写方式文件的书写方式 Step5：各构成要素的决定各构成要素的决定 注重“紧凑”和“一目了然”的表达方式注重“紧凑”和“一目了然”的表达方式 回避无用的修饰语和较长的文章回避无用的修饰语和较长的文章 （简洁简洁单刀直入单刀直入）尽量详尽尽量详尽 变被动表述为主动表述变被动表述为主动表述 统一文体统一文体 突出重点强调部分突出重点强调部分 （文字的大小、记号、标题框文字的大小、记号、标题框）（3）每个每个StepStep的重点的重点 5.文件的书写36、方式文件的书写方式 Step6：对资料整体的检查对资料整体的检查 1 是否了解把握整体状况是否了解把握整体状况 2 是否清楚各构成要素的内容是否清楚各构成要素的内容 3 是否清楚各构成要素之间的关系是否清楚各构成要素之间的关系 4 是否明确表达了对方的需求是否明确表达了对方的需求 关注微信：儒思HR人力资源网（微信搜索 ID：cuixg111）免费下载海量名企管理资 料(全部免费)6.最后最后 总之要早汇报、早联络、早商量总之要早汇报、早联络、早商量 （如果汇报滞后，对个人和企业都会造成损失如果汇报滞后，对个人和企业都会造成损失）为顺利开展业务为顺利开展业务、应注意以下内容的日程管理应注意以下内容的日程管理 明确工作开展之前业务的总体印象明确工作开展之前业务的总体印象 提前和上司、相关人员取得联系提前和上司、相关人员取得联系 （=如果事到眼前才和上司商量，上司有可能无法如果事到眼前才和上司商量，上司有可能无法 对应对应）文章要简短且易懂文章要简短且易懂 （要站在上司、相关人员的立场上制作资料要站在上司、相关人员的立场上制作资料）