1、 工工工工程程程程管管管管理理理理程程程程序序序序 文件编号：文件编号：ZJWY/GC/021 版版 次：次：A/0 页页 码：第码：第 1 页页 共共 5 页页 工程技术资料管理办法 工程技术资料管理办法 1.总则 1.总则 1.1 实现工程部各系统设备设施技术资料、图纸、档案的标准化、规范化管理，更好地为各系统日常工作服务，为领导决策提供可靠的数据，结合本部实际情况，制定本办法。1.2 本部所指的工程部设备设施技术资料、图纸是指在设备购进、安装、运行中和各系统在日常各项工作中直接形成的及日常管理过程中具有查考使用价值的各种不同形式和载体的原始记录，是准确、完整、系统地反映本部门设备设施管理2、运行、维护及日常管理的真实内容和历史过程的重要依据，是公司的宝贵资源。1.3 各系统主管在日常各项工作完结时，都应将工作中形成的各种记录交由资料员统一归档，各系统收集的图纸、设备说明书、产品合格证、竣工资料应统一交由资料员归档，办理移交手续。2.资料室的管理 2.资料室的管理 2.1 根据资料、档案实行统一领导分级管理的原则，本部设立技术资料室，配专职资料员；资料、图纸、档案、数据等信息采取集中管理的形式。2.2 技术资料室设在工程部办公室内，受部门经理和各系统工程师领导，并接受公司和集团主管部门的业务监督、指导和检查。2.3 各系统工程师负责对各系统的档案工作进行业务指导和监督、检查。2.3、4 承担各系统移交的各类技术资料、图纸，各种维护、保养、运行记录的保管，并切实做好资料室的保密及安全防患管理。2.5 对各种资料定期进行统计、整理、鉴定、销毁、封存、移交等工作。3.档案分类方法 3.档案分类方法 3.1 设备技术资料 3.1.1 按系统功能分：强电系统、电梯系统、弱电系统、空调系统、给排水系统，商铺装修图纸（资料）。3.1.2 按系统的设备分类：如冷冻泵资料（包括使用说明书、安装说明书、装箱单、合格证、维修卡、设备档案等）。3.2 各类图纸 文件编号：文件编号：ZJWY/GC/021 版版 次：次：A/0 页页 码：第码：第 2 页页 共共 5 页页 3.2.1 分系统图、线4、路图、竣工图。3.3 文书类 3.3.1 部门各项行政事务、包括对内、对外文件（如通启、请示等）。3.3.2 各系统的规章制度，操作流程等管理文件。3.3.3 各岗位的岗位职责。3.4 声像类 3.4.1 具有保存价值的照片，反映部门各项活动的生动形象的历史真实记录。3.5 日常运作记录 3.5.1 分承包商合同、实施过程记录、验收资料、结算资料。3.5.2 部门各系统的设备设施保养、维护计划、方案及实施过程记录。3.5.3 各系统日常运行记录及交接班记录。3.5.4 部门工作维修单、总值记录本。3.6 荣誉档案 3.6.1 部门获得的证书、奖状、奖杯、奖旗等。4.档案的归档整理 4.档案的归5、档整理 4.1 归档整理是指对各种资料进行分类、排列、装订、编号、编目、装盒（袋），使之有序化的过程。4.2 归档整理应参照各类资料的保管期限。4.3 资料归档必须齐全、完整、凡有原件的，不能以复印件归档。4.4 设备技术资料、图纸的整理。4.4.1 按系统、设备种类、型号的方式排列。4.4.2 逐分编号、填写相关内容。4.4.3 编制档案目录 4.4.4 装入专用档案袋（图纸折成 A4 规格），逐项填写袋面内容。4.5 文书类资料 4.5.1 以件为单位整理，每份文件材料为一件，即正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、画册等一册（本）为一6、件，来文与复文为一件。4.5.2 以件装订，按部门系统年度保管期限的方法，编制文件目录。文件编号：文件编号：ZJWY/GC/021 版版 次：次：A/0 页页 码：第码：第 3 页页 共共 5 页页 4.5.3 装入专用档案袋（盒）逐项填写档案袋（盒）面内容。4.6 声像类 4.6.1 分数码图像、照片、录音带、光（磁）盘等四种类型。A、数码图像：由资料员在电脑内开专用文件夹保存，每一图像应加说明包括事由、时间、地点人物、背景、摄影者等。B、照片档案（由底片、照片、说明三部分组成）。底片：放入专用袋内，底片号标在袋的右上方，底片号格式为：系统流水号。说明：包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影7、者、要求文字简洁、文字通顺，一般不超过 200 字。照片：统一使用照片档案册存放，首先确定照片固定的位置，然后注明照片的题名，按顺序编排，同时说明照片底片的编号。C、录音带、录像带、光（磁）盘：应分别有文字说明和题名，分别进行编号和题名。4.7 日常运作记录 4.7.1 按系统年度项目保管期限的方法分类存放。4.7.2 编制目录 5.资料的保管 5.资料的保管 5.1 各系统的资料、图纸、记录由资料室统一保管。5.2 资料档案应分门别类排列，做到方便查阅和利用，并应有清晰的指引。5.3 资料室必须门窗坚固、安全，窗户要有遮阳光设施，保持通风，室温保持在 1424 摄氏度，湿度在 4560%以内8、，要经常清洁，无杂物堆放；要有防盗、防火、防高温、防潮、防尘、防虫等设施。5.4 资料进室或借出、移交要进行登记，每季要对室藏情况进行一次清点，发现问题及时采取措施。5.5 资料员工作调动应在离岗前办好交接手续。6.资料的保密（分机密、秘密、普通）6.资料的保密（分机密、秘密、普通）6.1 机密资料包括：员工人事档案、合同、部门重大管理决策等。6.2 秘密资料包括：ISO 质量体系文件、管理程序、重要的会议记录（纪要）、文件编号：文件编号：ZJWY/GC/021 版版 次：次：A/0 页页 码：第码：第 4 页页 共共 5 页页 公司文件、工程图纸、工作计划、总结、动能消耗等。6.3 普通资料9、：公司的通知、通告、各系统日常运行记录等。7.查阅利用 7.查阅利用 7.1 权限：部门负责人可查阅本部门所有档案，系统工程师可以查阅分管系统全部资料，员工根据审批查阅有关资料。7.2 查阅/借阅/复印：任何人查阅/借阅/复印资料均应在资料查阅/借阅/复印登记表（见 10.1）中登记。7.3 审批程序：属权限内无须审批，权限外的由资料员开具资料查阅/借阅/复印审批表（见 10.2）办理有关手续，属部门的资料由经理审批，属系统的资料由系统工程师签名确认后由副经理审批，复印机密、秘密资料的需部门经理审批。7.4 利用资料的个人未经部门经理批准，不得擅自涂改、勾划、剪裁、拆散、翻印、转借或破损资料。10、8.资料的封存销毁 8.资料的封存销毁 8.1 每年对资料的保管期限进行一次清查，超过保管期限的，由资料员列出封存和销毁清单，交由副经理审核，报经理批准后对相关资料进行封存和销毁。8.2 资料保管期限表 序号 资料名称 保管期限 1 广场设备的装箱单、合格证、线路图、安装使用说明书、保修卡 长期 2 各类图纸 长期 3 各类设备维修保养协议、合同及履行记录 三年 4 各种设备设施的维修、保养、运行记录 三年 5 各类设备的操作规程 长期 6 租户装修资料 两年（退铺后）7 年度工作计划、总结 长期 8 ISO 管理文件、各项工作流程、工作制度、管理程序 长期 9 各类统计表、人员名册 长期 文11、件编号：文件编号：ZJWY/GC/021 版版 次：次：A/0 页页 码：第码：第 5 页页 共共 5 页页 10 声像类 长期 11 公司制发的（包括其它单位联合制发的）政策、法规性文件、各种制度、规定、方案 长期 12 本部门的年度工作计划、总结、远期规划、项目计划书和总结 长期 13 本部门的月、季度工作计划总结 三年 14 向公司报送的报告、请示及批复 长期 15 与各部门的通启、会议纪要、记录 三年 16 对员工的处理的文件，员工考评资料 三年 17 管理考评工作计划、总结、考评标准 长期 9.相关记录 9.相关记录 9.1 资料查阅/借阅/复印登记表(ZJWY/GC/表 007)912、.2 资料查阅/借阅/复印审批表(ZJWY/GC/表 008)原版文件下载地址:http:/ 文件编号：文件编号：ZJWY/GC/020 版版 次：次：B/0 页页 码：第码：第 1 页页 共共 5 页页 正佳广场工程维修单处理流程 正佳广场工程维修单处理流程 1.1.目的 目的 为规范日常工程维修单的操作，便于对日常工程维修的跟进和督办，为客户提供更优质的服务，特制定此流程。2.适用范围 2.适用范围 日常工程维修单的跟进工作。3.无偿服务工程维修单处理流程 3.无偿服务工程维修单处理流程 3.1 收单：3.1.1 普通单由现场管理部每天16:00和21:00将当班的工程维修单送至工程部总值13、处，当班总值在各部门发文簿上签收（注明签收年、月、日、时）。3.1.2 零星单（指现场管理部 16:00 和 21:00 外下的其它工程维修单）由下单部门送至工程部总值处，当班总值在对方发文簿上签收。3.1.3 紧急事件可直接致电工程总值先安排人员进行处理，如发生耗材，事后相关部门补下工程维修单。3.2 编号 每班工程总值对接收的工程单在右上角进行重新编号，方式如下：两位数年、两位数月、两位数日，后面三位数流水号。（例如 2006 年 9 月 1 日 0:00 时后收第一张单为 060901001，当天如果接单 20 张，第 20 张为 060901020，第二日（9月 2 日）第一张单为 014、60902021，流水号至每月最后一天 24:00 时结束（有偿工程单、无偿工程单分开编号和存档）。原版文件下载地址:http:/ 文件编号：文件编号：ZJWY/GC/020 版版 次：次：B/0 页页 码：第码：第 2 页页 共共 5 页页 3.3 维修单分配 3.3.1 每天 16:00 和 21:00 时各系统当班员工收到电话通知后，到工程总值处抄录各系统所属工程单的单号和内容，然后进行跟进，维修当班未能完成的各自做好交班记录。3.3.2 工程总值如接到零星单，接单后用电话或对讲机通知相关系统跟进，其流程按本处理规定执行。3.4.记录、跟进 3.4.1 各系统把所属工作单内容完成后，回工15、程总值处在对应单号维修单的维修处理结果栏填写 X 项已完成及签名。如有使用材料，在使用材料栏注明 X项使用材料及数量。3.4.2 如某张工程单在24 小时内全部完成，由当班总值在部门/系统负责人栏签名确认。3.4.3 如工程单某项内容超过 24 小时（收单时间算起）未完成，当班总值应把相关内容填写至未完成维修单记录表（见 7.4）上，并把维修单复印一份交相关系统负责人督办。3.4.4 工程总值必须每天跟进工程单的处理进度和结果直至完成后由当班工程总值在未完成维修单记录表（见 7.4）上填上完成日期。3.5 验收及回单 3.5.1 现场管理部每天 21：00 时送单时工程总值把已完成的工程维修单16、交给对应部门，由对方在工程单验收栏签名后，第二联下单部门存档，第一联工程总值存档。3.5.2 如下单部门对工程单有疑问，可将工程部已记录完成的工程单取走原版文件下载地址:http:/ 文件编号：文件编号：ZJWY/GC/020 版版 次：次：B/0 页页 码：第码：第 3 页页 共共 5 页页 并按工程单内容安排人员验收，然后在验收栏签名后第一联返回工程总值。确有不合格项目把工程单返还工程总值处，由工程总值重新安排相关系统处理。3.5.3 工程总值派工时派出工程维修单的，在维修完成时由工程维修人员当场和下单部门现场进行验收，然后交回工程总值，特殊情况无法当场验收的由工程总值通知下单人验收，由对17、方在工程单验收栏签名后，第二联下单部门存档，第一联工程部存档。3.5.4 工程总值每月将工程维修单进行统计分析后交资料员存档。4.有偿服务工程单处理流程 4.1 推广活动客户：4.有偿服务工程单处理流程 4.1 推广活动客户：4.1.1 由客户电话通知或到客户服务部前台提出申请，客户服务部前台受理后转现场管理部跟进，现场管理部下单转工程总值处。4.1.2 工程总值安排相关系统人员到现场按正佳广场工程类有偿服务项目价格表（见 7.1）定价后交客户确认。4.1.3 客户确认后到财务部交款。4.1.4 客户交款后，工程部安排相关系统人员进行施工。4.1.5 施工完成后，工程部将有偿服务工程单交客户验18、收签名并填写反馈意见。4.1.6 客户签名后第四联（黄色）交客户留存，第三联（蓝色）交现场管理部留存，第二联交现场管理部转财务部留存。第一联（白色）由工程部留存。4.1.7 步骤：申请（客户服务部前台转现场管理部）报价（工程部）确认（租户）交款（租户）施工（工程部）验收（租户）。4.2 商铺租户：4.2 商铺租户：原版文件下载地址:http:/ 文件编号：文件编号：ZJWY/GC/020 版版 次：次：B/0 页页 码：第码：第 4 页页 共共 5 页页 4.2.1 由租户向客户服务部提出申请，客户服务部下单后转工程总值处。4.2.2 工程总值安排相关系统人员到现场按正佳广场工程类有偿服务项目19、价格表（见 7.1）定价后交客户确认。4.2.3 经租户签名确认后，工程部相关系统安排人员进行施工、维修。4.2.4 施工完成后，工程部将有偿服务工程单交客户验收签名并填写反馈意见。4.2.5 客户签名后第四联（黄色）交客户留存，第三联（蓝色）交客户服务部留存，第二联交客户服务部转财务部留存。第一联（白色）由工程部留存。4.2.6 每月底客户服务部派发管理费单据时将相关租户当月发生的有偿服务工程单的费用一齐派出，租户接单后到财务部交款。4.2.7 步骤：申请（客户服务部）报价（工程部）确认（租户）施工（工程部）验收（租户）月结交款（租户）。4.3 兄弟公司：4.3 兄弟公司：4.3.1 由兄弟20、公司相关人员到客户服务部提出申请，客户服务部受理后转工程总值处。4.3.2 工程总值安排相关系统人员到现场按正佳广场工程类有偿服务项目价格表（见 7.1）定价后交对方确认，其中 1000 元以下由该公司相关部门经理确认，1000 元及以上由该公司副总经理以上确认。4.3.3 经对方确认后，工程部相关系统安排人员进行施工、维修。4.3.4 施工完成后，工程部将有偿服务工程单交对方验收签名并填写反馈意见。4.3.5 对方签名后，第四联（黄色）交对方留存，第三联（蓝色）交客户原版文件下载地址:http:/ 文件编号：文件编号：ZJWY/GC/020 版版 次：次：B/0 页页 码：第码：第 5 页页21、 共共 5 页页 服务部留存，第二联交客户服务部转财务部留存。第一联（白色）由工程部留存。4.3.6 每月底客户服务部将相关工单整理汇总后交财务部核算、转帐。4.3.7 步骤：申请（客户服务部）报价（工程部）确认（兄弟公司）施工（工程部）验收（兄弟公司）转帐（财务）。5.交班 5.交班 每班应把接收工程单的数量、完成情况详细交下一班，下一班按本处理规定第三点第 4、5 小点进行跟进。6.检查 6.检查 6.1 部门负责人负责对总值各项记录进行检查。6.2 部门负责人每天对未完成维修单记录表（见 7.4）和各项记录进行查阅，督促相关系统跟进完成。6.3 每月对工程维修单进行统计分析，记录在正佳广22、场维修单分析统计表（见7.5）上。7.相关记录 7.相关记录 7.1 正佳广场工程类有偿服务项目价格表（ZJWY/GC/表 047）7.2 广州市正佳物业管理有限公司无偿工程维修单 （ZJWY/GC/表 066）7.3 广州市正佳物业管理有限公司有偿服务工程单 （ZJWY/GC/表 065）7.4 未完成维修单记录（ZJWY/GC/表 046）7.5 正佳广场维修单分析统计表（ZJWY/GC/表 045）原版文件下载地址:http:/ 版 次：A/0 页 码：第 1 页 共 1 页文件编号：ZJWY/GC/022 版 次：A/0 页 码：第 1 页 共 1 页 工程部交接班制度 工程部交接班制23、度 1.交班人员应提前 30 分种做好准备，做到记录齐全，搞好卫生工作。2.接班人员应提前 15 分钟到岗，查阅运行记录、交接班记录，检查并询问系统设备运行情况，检查卫生情况，交班人员必须交清当班的运行方式和设备运行情况。3.上班前不准饮酒，酒后不得接班，交班人员有权拒绝交班，并报领导处理。4.在处理事故或执行重要操作时不得进行交接班，接班人员可在当班人员的要求和主持下，协助处理事故，如果事故一时难以处理完毕，在征得接班主管或上级同意后可进行交接班。5.交班时间发生事故时由交班主管指挥，接班主管协助，接班后发生事故由当班负责（交接双方主管签名后为接班）。6.交接班时要严肃认真，做到“十交”、“24、五不接”。“十交”是：交操作、交任务和指示、交问题、交工具、交记录、交质量、交设备、交经验、交指标、交安全和卫生。“五不接”是：工具资料不齐不接、卫生不好不接、记录不清楚不齐全不接、操作情况交待不清不接、操作任务交待不清楚不接。7.交接班内容：查明交班记录及运行记录。查点工具、锁匙及有关资料。查看上级的有关指令。交清操作情况和操作任务。交清有关安全的一切注意事项。在交接班时如有疑问，应与交接班人一起巡视设备的运行情况。8.值班人员将当班情况记录在工程部交接班记录表上（见 9.1），认真做好交接班工作。9.相关记录 9.1工程部交接班记录表（ZJWY/GC/表 024）原版文件下载地址:http25、:/ 文件编号：文件编号：ZJWY/GC/019 版版 次：次：A/0 页页 码：第码：第 1 页页 共共 2 页页 工程总值工作规定工程总值工作规定 1.工程总值是工程部代经理，有权合理地调配工程部的内部运作。2.在当值期间应严格遵守公司各项规章制度，不得擅离值班岗位。3.工程总值当班期间如需离岗，必须交代专人暂时顶替值班，随身通信保持畅通，以便联络。4.处理客户和其它部门对工程方面的投诉和工程单时应及时，准确地将处理事项及跟进结果记录于值班本；遇到不能处理的事项，应及时向上级领导汇报，请示领导指示。5.当值期间处理问题时如需涉及其它部门，须与相关部门当值主管联系、沟通，知会对方事情概要情况26、，必要时请求对方协助、支援及配合。6.当值期间发生非常事故，应把事故时间、内容、处理过程、结果简明扼要地进行记录，并配合责任系统填写好动力、设备事故（故障）报告表（见“动力、设备故障（事故）应急处理规定”6.1）。7.如遇突发事故，大面积停水、停电、水管爆裂、火警及空调出现问题等，须马上报告上级和公司领导，同时按照事故应急处理方案组织人员进行应急抢险。8.工程维修单及相关投诉的受理：8.1 收到维修单或相关投诉，应及时通知相关系统到现场核实和处理。8.2 应将处理结果及时反馈下单人或投诉客户，并按工程部总值受理电话记录表（见 10.1）及无偿/有偿工程维修单记录表（该记录为电子文档）（见10.27、2）内容如实填写。原版文件下载地址:http:/ 文件编号：文件编号：ZJWY/GC/019 版版 次：次：A/0 页页 码：第码：第 2 页页 共共 2 页页 8.3 如维修单项目、内容或投诉不属实，应向下单人或投诉人做好解释工作，并做好记录。8.4 如当班不能解决的维修单或投诉应做好交班记录，由下一班进行跟进，直至妥善处理为止。9.当值期间，在确保部门各系统正常协调地运作的同时，如相关部门需要本部门提供协助，应积极安排相关人员配合。注：除处理紧急情况外，现客户投诉均经客户服务部受理后转工程部处理。10.相关记录 10.1 工程部总值受理电话记录表（ZJWY/GC/表 044）10.2 无偿/有偿工程维修单记录表（ZJWY/GC/表 080）原版文件下载地址:http:/