1、集团公司办公用品采购费用结算和报销制度附表编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 目录第一章 ：目的 2第二章 ：适用范围 2第三章 ：定义 2第四章 ：办公用品采购业务及管理方法 2第一章：目的为了统一限量，控制办公用品规格以及节约经费开支、规范公司办公用品的采购、领用流程，降低办公用品库存的同时保证办公用品的供应，减少办公用品的浪费、私用现象，特制定本制度。第二章 ：适用范围本制度适用于集团各公司、各部门。第三章 ：定义办公用品包括个人办公用品、公用办公用品、固定资产。 个人办公用品：个人办公用品包括笔、本、纸、橡皮、2、笔筒、削笔刀、剪刀、胶带、文件夹、档案袋、档案盒、订书机、计算器、打孔器、起钉器等。公用办公用品：非个人所需的办公物品及耗材，如打印纸、白板笔、墨盒、硒鼓、碳粉、电池、洗手液、纸巾、茶叶、拖把、垃圾袋、垃圾桶等。固定资产：这里说的固定资产是指使用价值在一年以上的并且是由公司统一购买的办公用品，包括公司给各部门或个人配置的办公桌椅、文件柜、沙发等办公家具、电脑、通讯工具、U盘/硬盘等存储工具、传真机、打印机、扫描仪、空调、风扇、室内装饰品、照明电器、茶具、打卡机、饮水机等。第四章：办公用品采购业务及管理方法 一、办公用品购买原则1. 卖家选择：坚持货比三家原则，选择守信誉、质量优、价格低的供货商3、，并建立长期合作关系。做到定点采购，力争银行结账减少现金支出，降低采购成本。2. 小型或零星的办公用品的采购要由行政人员到指定的办公用品店选购或要求其送货，尽量做到定时定点购买。3. 大型办公用品（这里指单位价值在1000元以上的固定资产）的采购要两人或两人以上到大型商场询价，对比之后选购价格合适、质量合格的办公用品（固定资产）。4. 凡集团内部各公司员工申请的办公用品（固定资产）不可自行购买，汇总后交由行政部经领导批准后统一进行购买，特殊情况急需的物品且相关领导不在的情况下可由相关领导授权行政人员先行购买，事后及时补办手续并汇报给相关部门领导，及时登记入库以作备案。5. 行政人员于月底之前将4、本月采购的办公用品采购明细表以及日常支出费用明细表交本部门负责人。（附表） 二、采购流程1. 办公用品的采购流程（如下图所示） （1）常用办公用品的采购： 每月底统计下月各部门所需的办公用品数量及其种类并填写办公用品采购申请表经相关领导批准后由行政部人员负责到指定商家进行采购，期间如有急需物品需要添置可直接采购，并由采购负责人及时在采购点做好记录。（后附表）本月底各部门将下月所需物品报行政部，行政部统计并填写办公用品采购申请表集团/各公司行政部负责人审核行政部负责采购财务部负责人审核行政部验货并登记入库按需发放2. 固定资产采购流程（如图）申购人填写 固定资产采购申请单交由该部门/公司负责人签5、字交集团行政部由总裁签字批准行政部进行采购填写固定资产登记卡填写固定资产验收单三、费用结算和报销1. 常用办公用品的结算和报销方式（1）常用办公用品可与固定商家商定结算周期和方式，结算日可由行政部向商家索要办公用品购买记录，并凭发票进行报销应付金额，如数额较大可交由财务部直接结算。（2）小件商品的报销程序可按照常规报销方式，经财务审批相关领导签字即可直接报销。（3）预支借款：需要先写借据经相关领导签字批准后方可购买，购买以后按照常规报销方式进行报销。2. 固定资产报销 经批准购买的办公用品（固定资产）报销方式按常规报销方式报销，未经任何程序购买的物品，一律不予报销。.四、办公用品管理 1. 个6、人/公用办公用品管理领用人需填写“办公用品使用登记表”注明日期、物品名称、数量、用途、 使用人签字（相关领导领取物品时可由代领人或行政人员代签）（附表）。 （注：为节制浪费尽量避免在短时间内重复领取同一样物品（特殊情况除外），每月各公司卫 生用品不得超过100元）2. 固定资产管理 （1）固定资产安全管理固定资产的安全按照“谁使用，谁保管，谁丢失，谁负责”的原则实行。 责任人对所负责的固定资产必须正确使用，精心爱护，保证固定资产完整性。严禁用公用办公用品办私事。未经许可，不得将固定资产借给外单位或非本单位的人员使用。(2) 固定资产盘点：固定资产要定期进行盘点，统一编号并填写固定资产盘点表 。7、（附表）(3) 固定资产转移：固定资产转移分为固定资产内部调拨、固定资产的租出、 固定资产的租入。固定资产的内部调拨需填写固定资产转移单 ，固定资产的租出需填写固定资产租出通知书 ，固定资产的租入需填写固定资产的租入通知书（附表）。(4) 固定资产的维修：需填写固定资产维修申请单（附表）。(5) 固定资产的报废：出现下列情况责任人可以按程序申请报废 固定资产已过使用寿命，确实不能再使用的； 固定资产出现故障经确认无法再修复的； 因设备配置低或配套设施落后而造成事实上不能再使用的； 维修成本过高，达到或超过设备自身价值的；出现以上情况的固定资产按报废程序并遵循财务相关规定办理报废。3. 库存管理8、（1）每月底对本月所有人使用的办公用品进行核算登记，对库存办公用品进行一次盘点。（2）定期对固定资产进行盘点，并统一编号登记入库（附表）。 集团行政部 年10月16日办公用品使用登记表日期物品名称/数量用途使用人签字办公用品采购申请表经办人时间申请部门申请物品规格数量单价合计总计行政部财务部行政经理签字：申请部门验收：财务经理签字：申请部门验收：固定资产采购申请单中文名称英文名称规格型号单位数量需要日期备注请购原因用 途请购人部门经理行政部经理总经理总裁办本表一式三联：（1）行政部（2）财务部（3）使用部门各留存一联。固定资产转移单中文名称数 量购置日期英文名称附属设备1耐用年限规格2已使用年9、数移前用途（移出部门）移后用途（移入部门）移出部门经理移入部门经理移出部门使用人移入部门使用人行政部经理经办人使用部门： （移出）（移入） 年 月 日 财产编号：本表一式四联：（1）行政部（2）财务部（3）移出部门（4）移入部门各留存一联。固定资产验收单领用部门仪器名称型号规格数量生产厂家出厂日期出厂号制造国存放地点技术验收情况验收人部门负责人保管人备注验收日期本表一式三联：（1）行政部（2）财务部（3）使用部门各留存一联。固定资产登记卡本卡编号 财产编号：中文名称英文名称规格型号厂牌号码购置日期购置金额存放地点耐用年限附属设备年月日使用部门用途保管人固定资产报废申请单申请单位： 年 月 日类10、别名称规格型号计量单位购入日期使用年限已用年限财产编号原值已提折旧（元）净值（元）残值（元）报废原因 签章： 年 月 日技术部门鉴定意见 签章： 年 月 日财产管理部门意见签章： 年 月 日单位领导审批意见签章： 年 月 日上级主管部门审批意见签章： 年 月 日申请报废部门负责人： 经办人：本表一式二份，财务部、行政部各执一份。固定资产维修申请表名 称 编 号型 号使用部门故障现象：申请人：填表日期联系电话请修部门领导签字故障分析：分析人：技 术 部 意 见经办人部门领导修理内容及更换零件名称： 修理人： 修理日期：实际维修费用：验 收 结 果经 办 人部 门 领 导本表一式两份，财务部、行政11、部各执一份。固定资产租入通知书租入单位租出单位名称规格型号数量生产厂家出厂日期出厂号月租（元）制造国存放点租赁方式技术验收情况验收人部门负责人保管人备注验收日期本表一式三联：（1）行政部（2）财务部（3）使用部门各留存一联。固定资产租出通知书租入单位租出单位名称规格型号数量生产厂家出厂日期出厂号月租（元）制造国存放地点租赁方式使用部门意见：签章日期 年 月 日资产管理部门意见签章日期 年 月 日技术部门意见：签章 日期 年 月 日单位领导审批意见：签章日期 年 月 日上级主管部门意见：签章 日期 年 月 日本表一式三联：（1）行政部（2）财务部（3）存放部门各留存一联。资 产 编 码固定资产名称型号/规格入帐日期原值已提折旧帐面净值使用人/责任人存放地点清理原因及方案清理费用或变卖收入预算检测人员意见及备注：财务部：部门经理：公司负责人：固定资产清理申请单申请人： 申请日期:本表一式两联，(1)行政部 (2)财务部。