1、公司办公用品管理、设备采购与费用控制制度规范编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 办公用品制度及方案第一章 办公用品管理制度2一、 总则2二、 办公用的申请2三、 办公用品的购买2四、 办公用品的核发3六、 办公用品的报废处理4七、 办公用品使用的监督4八、 附则4第二章 办公用品采购方案5一 、 总体规划5二、 采购审核5三、 采购调查5四、 采购实施5五、 采购终结6六、 注意事项6第三章 办公设备采购方案6一、 总则6二、 申购程序6三、 市场调查7四、 采购审批7五、 采购实施7六、 完成采购8第四章 办公费用控2、制方案9一、 日常办公费用控制9二、 维修费用控制9三、 计算机网络费用控制10四、 咨询费用控制10第一章 办公用品管理制度一、 总则1、 公司为规范办公用品的采购及发放工作，特制定本规定2、 公司各部门应本着节约的原则领取、使用办公用品3、 办公用品的采购与管理由行政人事部统一负责4、 本制度适用于公司全体员工 二、 办公用的申请1、 对于日常易耗品申请，直接由申请部门填写采购申请表，经部门主管签字确认后，到行政人事部登记。2、 如部门申购办公用品单价金额达到固定资产购买标准，必须另填写一份办公用品订购审批表，由总经理审批，采购部门确认统一采购，行政人事部门配合采购。3、 在申请单中要写明3、所要物品、数量、规格。 三、 办公用品的购买1、 为了统一限量、控制办公用品规格以及节约经费开支，所有办公用品的采购都由行政人事部门统一购买（注：单价采购物品金额大于两千元，且使用年限超过一年的由公司采购部采购）。如有特殊情况，允许各部在提出采购申请表的前提下就近采购。在这种情况下，行政人事部门有权进行审核，并把审核结果连同审批单一起交行政主管部门保存，以作为日后使用情况审核和查询依据。2、 购买量的确定。根据办公用品库存量情况以及消耗水平来确定采购数量。3、 供应商的确定。行政人事部门在购买办公用品时，必须做到货比三家，选择其中价格、质量最佳者。4、 行政人事部门采购人员必须依据采购单，填写4、采购进度控制卡，卡中应写明采购日期、数量、单价以及向哪个供应商采购等。5、 所采购办公用品送到后，行政人事部门要按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确定无误在送货单上签字，表示收到。然后，在采购进度进度卡做好登记，写明到货日期、数量等。6、 收到办公用品后，对照采购申请表与采购进度控制卡，原则上办公用品费用的结算是每月一次，结算时要求供货商提供商业发票后填写费用报销单，经主管领导签字后送交财务部进行支付或结算。四、 办公用品的核发1、 行政人事部门依据申请部门的采购申请单，在所需物品全部购齐入库后，填写办公用品分发通知2、 行政人事部分发人员进行核对后，把申请所要全部用品备齐，由各部5、门领取。3、 用品分发要做好登记，写明分发日期、物品名、数量及领用人等。采购申请单连同办公用品分发通知书转交行政主管记账存档：五、 办公用品的保管1、 行政人事部必须对所有入库的办公用品统填写办公用品台帐2、 必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫，必要时实行相应的保护措施。3、 办公用品保管要做到一年盘点两次。盘点工作由行政主管负责。盘点要求做到账物一致，如果有不一致的情况必须查找原因，然后调整台账，使两者一致。4、 办公各种用纸的管理按照盘存的台账为基准，对个人领用和公共使用的数量要及时进行记录并进行加减，计算出余量。一旦消耗品用完，应立即写采购申请。5、 非易耗类办公用品如有故障6、或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿、自购。6、 所有办公用品非工作原因严禁带出公司。六、 办公用品的报废处理1、 报废审核。对于各部门提交的报废物品清单，行政人事负责人要认真审核，确认其不能再次使用后，报经行政人事主管签字方可做报废处理。2、 对决定报废的办公用品，要做好详细的登记，在报废处理册上要写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。3、 报废品不得随意丢弃，应集中存放、集中处理。七、 办公用品使用的监督1、 行政人事主管定期核对采购申请单与实际使用情况2、 行政人事主管不定期核对办公用品领用登记表与办公用品台帐。3、 行政人事主管不定期对各部门办公用品使用情况进行检查7、，杜绝浪费行为。八、 附则1、 本制度须经公司领导会议讨论通过后方可实施。2、 本制度自正式发布之日起执行。 第二章 办公用品采购方案一 、 总体规划1、 目的为加强制度建设，规范采购行为，控制成本，加强支出的准确性和可控性，制定本方案。2、 办公用品范围本方案所指办公用品是用于日常办公使用，购买价值达不到固定资产标准的文具、工具及各种耗材。3、 采购实施：办公用品由行政人事部统一进行采购。二、 采购审核1、 公司内部各部门以月度为单位向行政人事部提交本部门的办公用品需求计划表，由行政人事部对其进行汇总。2、 行政人事部根据各部门的办公用品汇总及库存办公用品的实际存量，制定公司月度办公用品采购8、计划。3、 按照办公用品采购制度的要求进行审批，通过后开始采购。三、 采购调查1、 行政人事采购人员根据确定的采购计划搜集办公用品的质量、价格信息，并对其进行比较。2、 行政人事采购人员要做市场信息的分析，编制办公用品询价报告表。3、 行政人事采购人员按照办公用品采购制度的要求进行询价报告表的审批。四、 采购实施1、行政人事采购人员按照审批后的询价报告对供应商进行筛选，确定备选供应商。2、行政人事采购人员分别与候选供应商进行洽谈，比较其办公用品的价格、质量。3、行政人事采购人员确定最终供应商，请行政人事部经理审核。五、 采购结束1、行政人事部采购人中向供应商索要发票、保修卡等资料。2、采购回来9、的办公用品经检验合格可以办理入库手续、行政人事采购人员持发票办理报销手续，采购结束。六、 注意事项1、行政人事采购人员如在自己亲友处购买办公用品必须向主管声明。2、公司各部门因临时工作需要购买办公用品的，需经行政人事部主管许可，事后补办入库手续。3、办公用品的结算方式要采用月结。第三章 办公设备采购方案一、 总则1、目的为加强本公司办公设备采购管理工作，提高设备采购管理的计划性和透明度，制定本方案。2、适用范围本方案所指办公设备包括计算机、投影仪、打印机、传真机、饮水机、碎纸机等。3、采购实施办公设备由行政人事部统一进行采购（注：购买单价达不到固定资产标准的）。二、 申购程序1、制定计划设备器10、材采购应有计划，避免盲目性和随意及随时性。每年年底，各有关部门应根据预算将第二年拟采购的设备器材的计划报行政人事部；年中需添置的设备器材，有关部门也应预先拟定计划报行政人事部。如确因工作需要采购的办公设备，要填写完整的采购申请单后报相关部门和相关领导审批，由行政人事部实施采购。2、申购计划单包括的主要内容(1)仪器名称（包括附件、备件）；(2)型号、规格、数量、预计单价；(3)生产厂商及其地址、邮政编码、传真电话；(4)申请购置理由；(5)技术质量标准程度。3、设备费用预算测算行政人事部对各部门报上来的办公设备计划进行预算，看是否超出部门预算。4、行政人事部门对各部门的计划表进行综合，按照办公11、设备购买审批流程进行审批。三、 市场调查1、行政人事部指定专人收集办公设备供应商资料，具体方式包括：(1)电话咨询；(2)电子邮件索要设备技术参数资料与宣传资料；(3)通过到专卖店调查样品；2、通过了解供应商原材料提供商的资料来获得供应商的资料。3、通过供应商竞争对手了解办公设备情况。四、 采购审批1、行政人事部采购人员通过技术质量、价格、售后服务、付款方式、送货方式等方面进行综合比较，编写办公设备询价方案。2、按照办公设备审批流程对询价方案进行审批。五、 采购实施1、行政人事部采购人员按照审批后的询价报告对供应商进行筛选，确定候选供应商。2、行政人事部采购人员与供应商进行关于价格、售后服务的12、协商，拟定办公设备购买合同文本。3、行政人事部组织相关部门对合同文本进行审查，审查通过后行政人事采购人员填写借款单到财务部领取设备采购款。六、 完成采购1、设备到达后，由行政人事部组织相关部门进行验货，验收内容包括：(1)包装有效性；(2)整机完整性；(3)配套资料；(4)零配件数量；(5)使用说明书、图纸、有关资料及产品合格证书，并详细填写验收单，根据发票办理财务报销、入库手续和财产登记入册。(6)设备的相关资料由公司网管或行政人事部指定人员保管。2、行政人事部采购人员持发票办理报销、采购结束。3、退货。设备器材在验收和安装调试中发现质量问题、残缺零件及资料不全等，由行政人事部负责与销售方、13、厂家、商检等有关部门办理退货、索赔或补偿事宜。第四章 办公费用控制方案一、 日常办公费用控制日常办公费用指为满足日常办公需要所发生的费用，包括购买办公用品（文具、复印纸、办公饮用水）、快递、名片制作、刻章、配钥匙等日常杂费。1、归口管理部门(1)归口管理部门为行政人事部，负责办公用品的日常实物管理。(2)办公用品由公司员工按行政核定标准自行领用。行政人事部每月对员工办公用品领用情况进行汇总，行政人事部经理审核，对费用超支人员及时提示，并视情况对下月办公用品领用额度进行适当核减。2、报销审核权限(1)办公费用单笔金额超过1000元（含1000元）的由总经理审批。审批流程：经办人部门经理部门总监财14、务总监总经理行政人事部留存(2)办公费用单笔金额在1000元以下的由部门总监审批。审批流程：经办人部门经理行政经理行政总监行政人事部留存3、原则规定办公费用年度控制总金额不能超过年度预算。二、 维修费用控制 各部门设备出现质量问题需报行政人事部，对于保修期内的设备，由行政人事部直接联系厂家维修。对于保修期以外的设备，行政人事部在接到报修后，应先与产品的售后服务中心或与产品相关的维修站联系，确定修理费用，然后报公司相关领导审批后进行产品的维修。1、归口管理部门归口管理部门为行政人事部，负责维修费用的日常管理。2、报销审批权限(1)设备维修费用单笔金额超过1000元（含1000元）由总经理审批。审15、批流程：经办人部门经理部门总监财务总监总经理行政人事部留存(2) 设备维修费用单笔金额在1000元以下的由部门总监审批。审批流程：经办人部门经理部门总监行政人事部留存3、原则规定修理费用年度控制总金额不能超过年度预算。三、 计算机网络费用控制 计算机网络费用是指公司各部门使用的网络及网络设备的维护及相关服务费用。1、归口管理部门归口管理部门为行政人事部，负责网络的使用、维护、签订相关合同、备案、付款手续等日常工作。2、报销审批权限(1)计算机网络维修费用单笔金额超过1000元（含1000元）由总经理审批。审批流程：经办人部门经理部门总监财务总监总经理行政人事部留存(2)计算机网络维修费用单笔金16、额在1000元以下的由部门总监审批。审批流程：经办人部门经理部门总监行政人事部留存3、原则规定计算机网络费用年度控制总金额不能超过年度预算。四、 咨询费用控制 咨询费是指因工作需要而就特定事项长期或临时外聘专家、顾问而发生的费用，包括常年聘请律师的费用和就特定技术问题或政策性问题需要了解而外聘专家的费用。1、归口管理部门归口管理部门为行政人事部，负责预算控制、对外谈判确定费用并签订合同、聘请相关顾问等日常工作。如需外聘专家、顾问或评估机构应由相关部门提出申请后报行政人事部汇总，经公司开会决定，费用支付标准按国家规定标准、当地实际标准或经公司会议研究决定。2、报销审批权限(1)咨询费用单笔金额超过1000元（含1000元）由总经理审批。审批流程：经办人部门经理部门总监财务总监总经理行政人事部留存(2) 咨询费用单笔金额在1000元以下的由部门总监审批。审批流程：经办人部门经理部门总监行政人事部留存3、原则规定全年咨询费用控制有能超过年度预算计划之内。