1、公司机器设备、办公用品采购管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 采购管理制度为了加强对公司物质采购的内部控制，规范采购管理控制，减少采购风险，现结合本公司的实际情况，制定本制度。依据公司所需物质的用途与采购方法的不同，将采购物质大致划分为七大类：1、原材料与辅料；2、零星用品；3、机器设备；4、办公用品及设备；5、委托加工材料；6、进口材料；7、模具。根据采购物质所属类别不同，将遵循不同的采购管理办法。一、 采购流程管理各物质采购的流程主要为：请购、订购、收货、付款、退货。（一） 请购1、 原材料及辅料的请购1）2、原材料和辅料的请购人为生产部和技术部，其中已稳定使用大宗材料的请购为生产部。2）生产部根据生产计划的需要预算的材料需求量及到货日期，填写“请购单”，必须有生产总经理签名审批，送交采购部主管签批采购。请购单1式3份，1份仓库（方便仓库收货后及时调给请购人使用）；1份采购部，采购部根据请购单采购材料；1份是回签生产部（生产部未来可据以跟踪到货）。采购部接到请购单，必须及时与供应商联络确认到货时间，如果请购单上的时间或有其它问题，需要在1天内回复生产部，并作延期到货通知。3）新型或特殊材料，生产部应与采购部把材料的要求作详细说明（需要有书面要求文件），采购部接到临时采购单（生产部总经理签批），采购部3、及时与有关的供应商联络，并要求供应商提供样版给生产部试用，同时在3天内确认价格（特殊情况例外），把确认到的价格及时报告到董事长秘书和接单部门销售部总经理核算审批。生产部试用合格需要订购，首批要采购部与供应商核实供货期（在3天内），再反馈生产部进行填写订购单。首批如果总价超过1万元，则采购部将回签的请购单交还生产部，待董事长签批后再确定购买。新型号产品塑料外壳，需要找三家或以上塑料加工厂打价，然后把各个塑料厂的新报价格交给董事长审核，最终由其确认哪家塑料加工厂加工新型的塑料外壳。4）为科学安排库存，准确订购材料，采购部须必向生产部提供各类材料到货周期和市场的走势详情，生产部须根据这些资料对材料到4、货周期、预计的需求量、现有库存及在途数量等等，准确计算请购数量和期望到货时间。2、 零星用品的请购零星用品主要指生产、研发、机修电房等各部门用于维修机器和日常损耗等所需的各类小物品，价值通常较低。对于一般的零星用品，需求部门应将本部门负责人审批的请购单交采购部门，统一购买；对于其中生产、研发所需的性能特殊、需求紧急的零星用品，如在本部门授权额度内，生产部、研发中心可在部门负责人审批后，由本部门人员购买。3、 机器设备的请购本处机器设备指单价在 2000元以上及单次采购金额在3000元以上的生产用设备。请购部门根据所需购买的机器设备填写“请购单”，由部门负责人签批后，交董事长审批，再由设备采购人5、员联系供货方购买，采购人员在与供货方确认机器属性、单价、预计到货时间等要素后，将回签的请购单交还请购人。对于请购部门未曾申请购买过的机器设备种类，请购人可先行与设备采购人员联系确认供货渠道、时间等。4、 办公用品及设备的请购1）办公用品各部门所需办公用品由使用人向行政部后勤人员申领。对于常用品种的办公用品，后勤人员根据计划每两周向采购部提出请购；对于各部门申领的特殊品种，后勤人员根据需要，一周内向采购部提出请购。2）办公设备各部门如需要增加电脑、打印机、复印机等办公设备，首先应咨询行政部，是否能在公司范围内调整取得；如不能，则请购人填写请购单申购，由本部门负责人审批后，交行政部主管确认，再由电6、脑部门负责人回签并安排购买。但其中设备价值金额高于2000元的，行政部须经副总经理签名后，方能安排购买，如果急需使用，可先征得同意购买后补签。5、 委托加工材料的请购委托加工材料的请购人为生产部。生产部根据生产计划安排填写“请购单”，并附带委托加工的书面详细要求，并在请购单上注明完成时间，送交采购部。采购部接到请购单，及时与加工商联络确认（如有异议，1天内反馈到生产部，再另行处理），生产部根据请购单上注明的到货时间安排生产跟踪。6、 进口材料的请购生产部填写进口材料“请购单”上不能明确写清到货时间，因为进口材料，供应商订货周期较长，只能按采购部与供应商联系后一个大约时间，采购部及时回复生产部（7、建议如果需要进口材料请购，要提前请购），其它方法同“原材料及辅料的请购”。7、开模具 销售部接到客户要求开具模订做产品，首先把产品模样拿到生产部确认是否可以按客要求开模生产产品（生产部总经理签字确认），填写一份要求开模具通知单到采购部询价（需要有销售总经理签字确认），采购部接到开模具通知单和样版，采购模具员按样找各个模具厂报价。在三天内把各个模具厂的报价审报给销售总经理和董事长，确认同意那家开模具厂生产此套模具并在选定的那家模具厂报价单上签名（需要有董事长签字和销售总经理签字）。（二）订购1、 原材料及辅料的订购原材料及辅料集中于采购部门购买。采购部接到生产部的请购要求后联络供应商订购。其中，8、常规品种须向公司已经确认的合格供应商采购，特殊或新型材料，则须及时寻找适合的供应商并确定价格、交货时间、质量保证、付款方式等合同要件。对于大宗或常规品种的材料，由采购部人员按照公司统一的版本准备好采购合同（目前如果某些供应商坚持沿用他们拟定的合同，请采购部先行提供该版本，审阅是否存在需要回避风险），由采购部主管签批后，发送给供应商，并要求供应商回签，以此督促供应商严格按照合同约定执行。合同价格须低于与该供应商最近一期交易的价格或持平。如果高于该价格，采购人员须在采购合同备注栏注明，在采购部主管签批后，交由董事长审批，再发送至供应商。如果是较紧急的采购，无法及时联络董事长，在采购金额低于 5 万9、元时，可先与客户签订合同，后再由董事长补签；如采购金额高于5万元，则须先征得董事长同意后签订合同并事后补签。采购部负责材料的追踪，须适时与供应商联络，提醒供应商在约定时间准时交货。对交货期可能延迟的情况，采购部应及时书面告知请购部门，向请购人发出“延迟到货通知”以便生产或研发工作安排。（采购部保存一联“延迟到货通知”，作为未来评价供应商的依据之一。）审批后的采购合同原件及供应商回签的复印件都须由采购部指定专人保存。采购合同上须附带请单，并且另行编制有序列的合同号。采购部还应建立采购合同台帐，以便查阅和管理。 2、 零星用品的订购零星用品由于价值较低，需求较紧急，一般由采购人员依据请购要求采取直10、接购买的方式，如现款现货交易等。可不签定合同，但采购部主管也须及时了解市场行情，安排专人负责该部分物品的采购，尽可能做到“货比三家”，并保证及时到位。通常零星用品的市内采购到货期控制在1-2日内。采购物品后应统一登记品名、型号、数量、价格、商家等资料以备查。3、 机器设备的订购机器设备的采购人员在接到请购单后联系供货方购买，根据与供货方协商一致的价格、到货期、品质确认方式、付款方式、运输方式、违约条款等要件拟定采购合同，合同经董事长审批后由供应商回签确认。合同签定后的采购人员对到货的追踪职责及文件保存方法同上述“原材料及辅料的订购”办法。4、 办公用品及设备的订购a) 办公用品采购部按照行政后11、勤人员提交的办公用品请购单安排购买。对各供应商提供的最优价格及付款等条款的报价单应人存档保存，并定时更新，采购应向比选条件最优惠的供应商订购。b) 办公设备公司相关采购负责人在接到行政部转来的请购单后，应及时安排购买，采购到货时间原则上控制在3-5日内。采购设备后应统一登记品名、型号、数量、价格、商家等资料以备查。5、 外协加工材料的订购主要流程同“原材料及辅料的订购”。但增加委托加工的原材料的发货过程。采购部接到发外请购单，及时联系加工厂商到工厂提取加工原材料，生产部把需要加工的材料发放到原料仓，并附带1份加工要求详细说明(一式3份)，由仓库填写“发外加工单”，注明加工厂商提供的材料名称、数12、量、出仓时间、完工时间等信息。仓库在清点好发外数量时签收发外加工单，并要求提货厂商签名确认，仓库负责人签名确认，采购负责人签名确认。6、 进口材料的订购方法同“原材料及辅料的订购”7、 订购模具 确认开模具厂商后，采购部与模具厂商议，出图纸确认（图纸的最终技术要求由生产部总经理确认），订出开模具初次出模的日期（初次出模的时间要与订购模具的业务员确认），有关事宜都在合同上反应出来，合同有采购主管签名，销售总经理签名，然后由董事长签名审核审批后，预付50%订金。采购部负责模具的追踪，须适时与模具厂联络和亲自到模具查看开模进度和开模情况。（二） 收货1、 原材料及辅料的收货物料到厂后，采购部由专人填13、写进仓单（一式三份），按照采购合同的订购要求填写物料名称、应收数量等，采购部同时填写一份材料质检单，并马上通知质检部人员进行物料质检。质检后合格，通知仓库办入仓库手续，清点数量，仓管人员列明“实收数量”，仓库负责人签名确认已收货物和数量，并将进仓单客户联和采购联交送货人员，以确认收货，送货员把另外两联再交采购部计算金额，采购部把金额计算好把客户联交还给送货员交回供应商，以留日后结帐，采购联由专人录入数据。对于质检后不合格的产品，采购部当即拒收。对于个别不须检验的物料，仓库直接办理入仓手续，及时将进仓单采购联返还采购部，录入数据并加强货物管理。仓库每日上午须向车间报送更新的前一日的物料日报表 今14、后ERP用好后应在数据录入后可即时查询 以便车间及时掌握工厂库存信息。对于有些物料需要先进仓检验的，仓库应把签收后的进仓单转交质检部，质检部检验后把质检报告和进仓单交采购部。质检结果为合格的，采购部通知仓库办理入仓手续；质检结果为不合格的，采购部马上联系供应商将问题反馈,无法解决的办理退货。此外，质检部需出具一份质检结果书面报告呈送给供应商，又或者采购部在征得质检部、生产部同意前提下可与供应商协商解决办法。对于须检验的物料，进仓单必须有质检部签名，仓管人员才能办理入仓手续。对于哪些物料需要检验，质检部负责组织生产部门、采购部、仓库等，协商确定应检物料清单，并不定期更新，以保持及时性和有效性。由15、于物料送达时受人员和时间所限，仓库即时的数量清点可能并非准确，为明确今后责任，仓库须在三日内进一步清点盘查，如有不符，须及时向采购部反映，联络供应商纠正；逾期发现问题，仓管人员应承担一定的失职责任（资材部可设立一定的奖罚措施。今后仓库在向车间发货时也应核对数量）。对于各方确认确属发货不足的，采购部应联系供应商补足，但确认发货不足的时间限于该批次物料投入使用完毕之时。2、 零星用品的收货零星用品不需进仓，采购部购买回来后即时通知请购人员领取，请购人员应在请购单上签收，以作为日后付款依据。3、 机器设备的收货机器设备到货后，由相关采购人员依据采购合同中列明的设备名称、型号、数量等条款及请购部门名称16、到货时间等填写“固定资产到货单”交公司设备管理人员。设备管理人员和设备使用人员验收合格后应做好设备的登记、编号等工作，并回签到货单给相关采购人员，以确认收货。设备采购人员应及时通知请购人领用设备并办理相关手续。4、 办公用品及设备的收货a) 办公用品办公用品到货后，采购部应向行政后勤人员办理移交，后勤人员向采购部回签的请购单将作为采购部未来付款依据，各部门人员根据需要，去后勤人员处领取。后勤人员应要求领用人按部门分别予以登记，并每月分类汇总。对于临时采购的特殊品种，后勤人员在到货后1-2天内通知订购人领取。b) 办公设备对于单价在2000元以下的办公设备，采购部门在到货后通知行政部验收及编号17、，并将请购单由行政部交请购人领用并签收后，请购单返还采购部门作为未来付款依据。对于单价在2000元以上的办公设备，采购部门到货后填写“固定资产到货单”交行政部验收及编号，并通知请购人领用和签收后，到货单返还采购部门作为未来付款依据。5、 外协加工材料回收对于加工商外协加工完成同样也是采购部先开单入仓，仓库按当时发货时开出的”发外加工单”上的要求和数量收货（发外加工的材料按实发数量收货，就算有损坏也要原数退回本厂）。 仓库应将签收后的进仓单转交质检部，质检员进行检验将质检报告和进仓单交采购部。质检结论为合格的，采购部通知仓库办理入仓；质检结论为不合格的，采购部马上联系加工商办理返工处理（订出返工18、日期，及时通知生产部），以免担误货期6、进口材料的收货方法同“原材料及辅料的收货”。但在进口材料到厂前，须先行与船公司传真确认到货材料的数量、重量等资料，并提前将供应商寄来的合同、发票、装箱单的原件交由报关公司代报关。7、 模具完成 模具完成，就进行试模工作，首先把模具送至本厂，采购部对模具作采购设备统一登记品名、型号。本厂调配指定加工这套模具的产品塑料厂试模（模具产品的塑料加工厂是由董事长审批确认）,通过试模,如果需要修改,采购部负责跟踪尽快与模具厂联系进行修改,并拟定所需时间。（三） 退货 各种物料及设备在检验或使用过程中，如发现存在质量等问题、将影响使用的，技术部将书面一份技术质量问题报19、告，交由采购部发通知给供应商，采购部再联系供应商采取换货、退货等方法予以解决问题。如果情况严重的需要及时通知供应商派出有相关技术人员到本公司来解决质量问题。如果并非特别严重但必须退货的，技术部可会同采购人员，与供应商协商解决办法，例如要求供应商补偿一定数额的物料、降价处理、严正提醒供应商今后保持品质稳定等。如果协商不成，同时质检人员、使用部门认为存在的问题较严重，必须退货的，采购部应联系供应商安排退货。1）对于收货时已办理进仓或固定资产到货手续的，采购部应填写“退料单”，由质检或使用部门负责人确认后，交仓库或固定资产管理员办理退货手续。2）对于收货时使用人已在请购单上签名领用的，退货时使用人须20、在请购单上注明退货品种、数量、时间等；如果在退货前已支付货款的，采购人员须另行填写退货单并经使用人确认。 如果是进口材料办理退货，须经海关、外汇管理局同意后，以类似出口的方式办理退货手续。（四） 付款A、付款基本方法采购部负责每月初与各供应商对帐，核对应付帐款余额、本月应付款额等，每月安排两次付款。采购部在付款前3天须向财务部提交付款计划表，内容包括待支付的各供应商名称（代码编号）、采购物料或设备总称、结算周期、应付款、本次付款额等，财务部在与帐目核对正确后交总经理审批，作为付款的依据。审批后的付款计划表交采购付款人员，采购部每月10号、18号分别将付款所需单据整理后填写付款凭证，连同付款计划21、表交财务部审查并签字确认后，交总经理审批。财务部对审批后的的单据安排付款，付款时间分别为每月的13号及20号，如遇节假日顺延。付款所需单据分别为：1、 原材料及辅料本公司开出的进仓单和客户送货单、发票、退货单、订购合同附带请购单2、 零星用品请购单、客户开出的送货单（有领用人签收的）、发票3、 机器设备请购单、固定资产到货单、发票、退货单4、 办公用品及设备请购单（有领用人签收的）、发票；或请购单、固定资产到货单、发票、退货单。采购部或设备采购人员负责要求客户尽可能在付款前提供发票，且发票上的物料或设备名称、单价、数量等信息与采购合同一致。对于预付帐款，采购部凭请购单和付款凭证先由总经理审批，22、后交财务部安排付款。才物料或设备到厂验收合格后，采购人员应及时催要发票，并将到货单据（进仓单、固定资产到货单等）、发票及冲帐凭证交财务部冲减预付款。对于已付款后发生退货的，采购部应做好数据的登记录入，及时冲减应付款金额，或直接要求供应商退回货款。财务部应督促采购部及时与供应商沟通解决办法。 5、 进口材料付款方法进口材料付汇分如下两种情况办理：1） 预付货款采购人员准备付汇申请书、合同和发票原件，先向总经理提出书面请款说明，经批准后，交财务部到银行办理付汇；并根据需要将汇款单传真给供应商以安排尽快发货；进口工作完成后，于3个月内在（石歧）外汇管理局办理核销，须提供的资料包括：进口报关单付汇证明23、联原件；合同、发票、装箱单复印件；汇款申请单原件及复印件；进口付汇核销申请表一式两份。2） 货到付款货物到公司后，按照合同约定支付时间，采购部在请款说明经总经理批准后，交财务部去银行办理付汇，同时办理核销手续。所须资料包括：合同、发票和装箱单原件；付汇申请书；报关单付汇证明联；IC卡。但单笔付汇在美元20万以上至50万以下、超过180天的；及单笔在美元50万以上超过90天的，要到外管局办理延期。报关公司代付的进口增值税须在代付后三个工作日内划转至该公司。同时采购部统计相关数据，每月月底前安排向报关公司支付本月的报关代理费用。6、 模具付款通过试模没问题，生产部下单开始生产，在生产过程中模具一直24、没出现不良现象，生产出来的产品也没有不良的，一个月后可以付款，付款前要找销售部总经理签名，生产部总经理签名，最后董事长审核签批。二、 采购计划管理由于本公司多数产品实行的是完全的定单生产（依定单采购材料），故许多物料难以提前制定采购计划。本办法仅限于需要维持一定库存量的常规品种的原材料、辅料及所需机器设备。其余物料及设备均按需即时采购。对于主要及常备品种的原材料和辅料，生产部根据生产经验及预测，每月确定下一月可能需要维持的各物料最佳库存量（包含库存原材料、半成品及产成品中包含的所有该种原材料的库存量），及安全库存量（紧急采购时的最低库存量）；同时提供物料的库存结构、物料与产成品的换算比例及预测25、依据。会同销售部、董事长、总经理商讨确认，各部门可根据销售市场态势及未来可能增加或减少的大订单情况，对生产部提交的采购计划作出调整，以期更接近未来的真实需求。生产部计划人员应随时关注库存与生产订单的变化，及时调整采购订单的安排，合理确定各物料的经济采购批量，以满足公司运作需要。订购依据为：现有库存量+已订购在途数量+待订购数量=最佳库存量现有库存量安全库存量主要机器设备的订购由生产部、研发中心提前（前一个月底）作出采购计划，采购负责人员根据各部门提交的计划统一汇总，作出正式设备采购计划表（包括设备品种、数量、预计采购金额、预计支付方式等），交董事长和总经理审阅后提交至财务部，以便公司能更好地安26、排资金使用。三、 供应商管理1、 新供应商的开发公司采购部、生产部、研发中心都可向公司推荐新的供应商，由采购部统一对外联络，依据公司对新供应商及新材料的考察要点调查相关供应商，从经营资质、经营规模及效益、品质特点、供货周期、价格等支付条件，多方面对供应商进行考察，对供应的材料应通过样品的测试。对于主要材料或设备的新供应商，在完成上述工作后，如果各项指标合格或优良，采购部建议试用的，应填写考察报告，详细说明各项指标情况，并经质检发表意见后，经董事长和总经理审批后方可确定为公司的合格供应商。公司的主要材料及设备的采购范围仅限于合格供应商，原则上每种材料（型号）的合格供应商应在2-3家以上。2、 主27、要供应商的评价采购部负责组织生产部（质检部）每半年对主要物料及设备的供应商进行一次评价，月平均采购金额达到2万元以上的都应列为主要供应商，在评价之列。采购部根据评价指标测算各供应商得分，以此判断各供应商优劣程度，作为未来调整采购方向的依据。采购部在每次评价完成后，按主要物料及设备分类，列出每种物料及设备对应的所有供应商的评价情况明细，并进行对比分析与说明后，将报告上交总经理。具体评价方法如下：1） 评价指标及权重A、品质 40%B、价格及支付条件 40%C、交货期及按时性 15%D、服务 5% 各指标满分均为100分，通过加权平均法计算各供应商最终得分。2） 评价方法A、 品质评价部门为生产部28、，评分标准：品质优良 100分 品质一般 90分 品质较差 80分生产部根据各供应商提供物料或设备的半年使用情况，按上述分级给予评分，另外每出现一次批量退货的扣减5分。B、 价格及支付条件评价部门为采购部。评分标准： 价格最低 90分 价格较合理 85分 价格偏高 78分 价格最高 70分3个月月结及以上 +10分 2个月月结 +5 分 1个月月结 0分 预付款 -5分采购部按上述两个指标的得分计算本项得分数。C、 交货期及按时性 评价部门为采购部，评分标准： （含运输时间） 15天以上 70分 7-14天 80分 3-6天 90分 3天以内 100分 2天以内 每批次 -2分3-5天 -5分29、5天以上 -7分 采购部按上述两个指标的得分计算本项得分数。D、 服务 评价部门为采购部和生产部，两部门分别评价后所得分数的平均值为本项得分。评分标准： 服务优良 100分 服务较好 80分 服务一般 65分 服务较差 50分3） 评价结果采购部负责组织对供应商的评价，根据各供应商得分，按物料品种分类编制表格，对比说明各供应商情况，并提出未来改进对策，采购方向应为政策向较优秀的供应商倾斜。四、 总结报告制度采购部应按月、半年、一年的周期向董事长和总经理提交采购工作总结及未来计划，内容应包括：1、 各主要物料的采购市场环境说明（影响因素、变化趋势等）；2、 本期采购工作成果及经验教训（含上期目标完成情况）3、 本期采购物料情况介绍（总额及逐月金额变化情况；各物料单价变化趋势、物品质情况及交货按时性介绍）4、 下期工作目标（降价目标；付款条件目标；新供应商开发计划等）5、 其他采购工作的问题总结及建议等。 本制度自 年 月 日起实行，此前制度与本制度有冲突的，以本制度为准。