1、策划装饰公司材料供应商确定、采购及价格管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: xx公司成立多年来一直未建立起项目工程的内部管理制度，随着业务量的增加，人员不足、资金紧张、缺乏内控的情况益突出。为了提高公司的工作效率，规范xx公司现有的工程项目管理，完善公司内部管理制度，现暂制定具体项目管理制度。 公司的每个项目均由总经理总负责，副总经理协助总经理完成每个工程项目的设计、预算、配材、监督施工、质量监管、决算等工作。 一、材料供应商确定方法公司定期(半年或一年)由总经理牵头组织公司相关人员考察本市装饰材料市场(如条件允2、许可到省内较大规模的装饰材料市场)，并走访公司相对固定的材料供应商了解装饰材料市场价格，每种材料应至少要考察三家以上，由每个材料代理商提供最新的装饰材料价目明细表。公司遵循公开、公平、公正的原则，由考察小组对每个材料代理商进行公开评议，最终由总经理确定质优、价廉、诚实守信的材料代理商作为我公司的固定材料供应商。由公司办公室建立固定材料供应商的信息档案总经理按季度安排公司相关人员对公司原有的固定材料供应商进行定期的考评，对不能满足公司需求的材料供应商予以撤换，并由总经理在考察的基础上重新确定新的材料供应商。每年总经理应定期组织公司相关人员共同对装饰材料市场进行全面考察，并重新确定公司下一年度的材3、料供应商，在同等条件下优先选择原有的固定材料供应商。二、材料的采购、数量、价格及货款结算管理1、采购管理工程施工方依据设计图纸、工程预算书及施工过程中的实际情况来列示每项工程所需的装饰材料清单(详见附表1)，由预算员对所列装饰材料清单进行初步的审核，材料员按装饰材料清单进行采购。材料员应按照公司已经确定的固定材料供应商进行日常的装饰材料采购。对部分特殊的装饰材料，如果固定材料供应商暂时不能提供公司所需的该种装饰材料，在工程所需的特殊材料用量较少、金额较小(500元以下)的前提下，由材料员在考察市场后进行采购；如某工程所需特殊材料用量较大、金额较高(500元以上)，且已经确定的固定材料供应商确实4、无法提供公司所需的该种装饰材料，应由总经理组织相关人员考察后进行统一采购。为保证施工过程中材料的及时供应，每个工程施工方都应在当天上午将工地后几天所用装饰材料清单及时送给公司材料员，由材料员当天下午按施工方提供的装饰材料清单进行采购并及时将材料送抵施工现场。2、采购数量管理为了便于公司对每个工程项目装饰材料用量的管理，公司材料员在每次采购过程中都应严格要求每个固定材料供应商或其他供应商按照公司的要求进行配货、送货。每次送货，材料供应商都应详细列示本次的“送货清单”(按每个施工地填制，一式两份)并加盖公司印章，“送货清单”应包括以下主要内容规格与型号(或厂家品牌)、数量、单价、每种材料总价、以及5、每张材料“送货清单”的合计价格(用大写人民币)、工地施工人员接收签字(包括送抵工地项目名称及收货人姓名)。材料送抵施工现场后，送货人应将“送货清单”交给施工人员，由施工人员按照“送货清单”进行数量清点核对，核对无误后由施工人员在“送货清单”上签字确认，并将其中的一联交给送货人，由送货人将其转交给材料供应商作为与公司对账、结算货款的凭据。注意：上述“送货清单”任何人不得涂改、更正，否则公司有权视该单据无效。3、采购价格管理公司的材料员应认真审核材料供应商所提供的“送货清单”所列示的每种材料单价是否合理，对有异议的材料价格应及时询问原因，沟通协商，最终确定价格。材料员平时应随时掌握常用装饰材料的市6、场价格，监督固定材料供应商提供和销售给公司的装饰材料价格与市场价格是否存在脱节现象 ，必要时应随时去考察、了解装饰材料市场行情。如果固定材料供应商为我公司提供的装饰材料价格、质量等方面确实无法达到我公司的要求，材料员可随时向总经理汇报，及时更换其他的材料代理商。4、货款结算管理为保证公司的资金能够充分的流动，维持公司的正常运转，为公司创造最大的利润，公司对确定的固定材料供应商应采用赊账方式进行采购。材料员应及时将每天赊购的“送货清单”交回公司财务留存，由财务人员进行保管。公司为了掌握所有赊账购进材料情况，也为了便于每个工程的成本核算，要求材料员必需于每月的27号之前将本月所有赊购“送货清单”交7、回公司财务。公司财务应于每月末向总经理汇报当月的资金实际收支结余情况，同时安排时间与材料商进行对账(主要核对“送货清单”两联是否相符一致，缺少任何一联财务人员有权拒绝对账、结账)，财务人员应将“送货清单”与“xx公司装饰材料清单”两明细表进行核对，找出差异，并注明原因向总理汇报，由总经理审阅，最后公司应将上述两清单粘连在一起归档保管。财务人员根据当月赊购及累计欠款情况和当前的公司资金状况，编制还款计划交给公司总经理审批，总经理应审核还款计划的可行性及合理性，对不合理的计划应予以否决，并安排财务人员修改原还款计划。财务人员根据批准的还款计划及时通知材料商，材料商持公司认可的票据经财务人员审核后由总经理签字批准，未经总经理批准，财务人员一律不得向材料商支付任何货款。材料员如当月未将“送货清单”交回公司财务，财务人员当月有权拒绝接收上月25日之前的“送货清单”，并对材料员进行一定的经济处罚(30元/张)。对跨期的“送货清单”必需经总经理批准后，财务人员才可接收。上述暂行规定主要是为了完善公司的内部管理制度，使公司的内部管理制度化、程序化、规范化。此暂行规定从公布之日起开始执行，对该制度中不符合公司实际情况的部分，由公司总经理负责修改和完善。