1、酒店采购计划制定、择商和价格、供应商管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 采购管理制度为了做好酒店的采购工作，保证物品优质廉价的供应，有效降低酒店 采购成木及费用，确保各项经济指标的完成，防止不良倾向的发纶，特制 定本制度。采购部是酒店采购工作的专业部门，酒店所需物品原则上均由其统一 购买，其他部门有参与监督、支持配合权，未经同意不得擅自采购。所有 采购活动必须遵守国家有关法令、法律和法规。相关人员在釆购、收货的 过程中，必须严守职业道徳，努力提高业务水平；讲究文明礼貌，遵纪守 法；以酒店利益为主，相互监督，相互2、配合，共同把关。一、采购计划的制定1、每年年底，由酒店各部门根据本部门每年的物资消耗率、损耗率 和对次年的物资耗用进行预测，编制采购计划和预算报财务部审 核；2、每月各部门根据年度采购预算及实际零星采购需要做分月计划报 采购部，釆购部需编制月度的具体采购计划，每月25日前报财务 部后组织实施；3、釆购部月度采购实施计划一式两份，自存一份，财务部存档一份。二、采购计划的审批1、财务部将各部门的采购计划和报告汇总，并进行审核；2、将汇总的采购计划和预算报总经理审批；3、经批准的采购计划交财务部监督实施，对计划外未经批准的采购要 求，财务部有权拒绝付款。4、所有计划采购及零星采购必须按各部门采购申购3、程序办理审批手 续。三、采购的择商和价格管理1、所有采购申请单（除鲜活原料外）送采购部后，由采购部经理统一 安排进行招商、确认和报价；2、鲜活原料采购单要求一式三份，第一联送采购部采购,第二联送总 仓验收，第三联厨房留存，可由中、西厨厨师长（或指定授权人） 于前一天19： 00前将中购单报采购部，采购部根据市场货源情况及 时与供应单位联系组织进货；3、釆购部对收到的审批手续齐全的申购单要认真归纳，分类整理。对 其中有疑问的内容要与申购部门及时沟通；4、如申购物品市长期供应商供应，可直接联系供应商供应。如果没有 长期供应商，则应按照要求时限尽快寻找至少三家以上的供应厂、 商进行业务洽谈，经过对比4、筛选，择优确定报价填入申购单，并填 好总金额，供应厂商名称后上报财务总监5、所有采购项冃的择商、报价必须由采购部在充分准备、掌握市场行 情的条件下择优确定，使用部门有权了解所需物品的价格和提出质 疑，并对所掌握的供应厂商及购物意向主动通报采购部，由其选定 质优价廉服务好的供应商；6、鲜活原料的价格受市场影响浮动较大，要求由釆购部、成本部及使 用部门联合成立市场价格调查小组每十天做一次市场询价，并形成 书面市场调查报告报财务总监。7、供应厂商优惠、折扣、赠送、凹送等归酒店所有，并在报价中注明;8、确属疑难采购项目，采购部应及时与使用部门进行沟通，研究对策, 必要时可由使用部门派人一同采购。无力解5、决的必须及时上报，不 得拖延误事。四、采购物品的购买1、经审批签字的申购单返回采购部后，经统一登记后落实到各采购员 实施购买，所有购买活动必须依据有效订单规定的项目、数量、价 格、时限、供应厂商及相关要求进行。2、购买过程屮要认真检查所购买物品的品质、商标、期限、卫生标准 等相关内容，坚决杜绝假冒伪劣等不合格商品流入酒店。3、对于需订货或供需双方认为必须签约的经济活动先要与供应厂商洽 谈有关业务细节，报采购部经理同意，达成协议后，共同签订采购 合同经双方法人代表签字（特殊合同必需取得合法公证）后方能生 效。4、由于市场变化或其他原因造成购买时价格高于有效订单报价或数量 多于有效订单数量时，必须6、重新办理补缺中购，经审批后方能购买。五、釆购物资的验收1、无论是采购人员口行购买还是供应商送货，货到酒店后，必须首先 与总仓验收人员联系，不允许采购人员或供应商直接将货物交付使 用部门。2、凡经批准的各类中购计划，中购单、订货单、合同复卬件等由采购 部有关人员根据不同时间交总仓验收人员作收货凭证，无任何收货 凭证的货物，验收员有权拒收。3、各项进货均由总仓验收人员按收货凭证进行验收，每次到货需有二 人同时验收，根据收货凭证、发票核对货物的品名、规格、价格、 质量、数量、金额是否一致，货物验收合格后，即开出验收入库单 并签字盖章。4、进货物品如有合同或小样，应根据合同标准和库存小样进行验收。5、7、每天需直拨到使用部门的鲜活原料，应由总仓验收人员和使用部门 验收人员一起验收，验收合格后，验收员开出验收单，验收单一式 两联，由总仓验收员、使用部门验收员、供应商（或采购员）现场 签字，总仓和供应商各持一联，总仓联随同电脑直拨单一起交成本 部审核。仓管员根据验收单打印电脑直拨单，由总仓验收员及使用 部门负责人补签，直拨单一式四联，一联使用部门留存、一联总仓 存档、一联成本审核存档、一联交供应商结算使用。6、鲜活原料以外的物资要求一律采用先入总仓再领出的方式管理，仓 管员打印入库单按直拨单方式操作。7、所有的进货如发现与品名、规格、质量、数量不符时，验收人员有 权拒收，并向仓库主管、采购部及财务8、总监报告。六、采购项目的结算1、采购人员零星的采购可以直接支付现金。但不得超过1000元，超 过1000元的办理转账结算，超过1000元必须办理现金结算的须经 财务总监同意。2、零星物品供应商结算的2000元以下可以办理现金结算，超过2000 元的必须办理转账结算。3、酒店常用物资要求寻找供应商按月结方式结算，结帐期为月结后的 45天，统一办理转账结算。4、办理结算时，必须按照报账程序填好付款屮请单，按酒店付款审批 流程办理。5、所有结算必须提供符合酒店财务管理制度要求的正规合法发票，否 则财务有权拒绝付款。七、供应商报价制度供应商按报价周期（蔬菜、肉类、海鲜等鲜活原料按每半个刀一 次，干货、9、调料、冻品和粮油类按一个月一次，一次性用品、布草 及低值易耗品每次订购都需报价）向酒店报送所供商品的报价单， 经采购部门、使用部门及财务部审核后报总经理签批确认，在报价 期间内此报价为该供应商向本酒店所供商品的结算价，此类商品由 采购部根据使用部门签发的采购单直接通知供应商将商晶供应到指 定地点。八、供应商合同管理对符合酒丿占要求的经常性物品供应商，酒店方面与其签订长期合同, 采购部主要负责与供应商合同的签订，合同经财务部、总经办同意后签署 执行。要求合同的内容必须公平、公正，保证双方的合法利益。合同要求 最少一式两份，供应商与酒店方面各执一份，酒店方面合同采购部复印留 存，原件交财务部纳入合10、同管理范围存档。九、供应商管理1、财务部应定期（每月或每季度）牵头,组织财务部、采购部、使用部 门对供应商进行评估（酒店每类物品须有至少三家供货商）,淘汰部 分不合格供货商、2、选用供应商角度采用1+2+N原则，所谓1+2+N是指一类商品一个 主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。这类商品只有一个 主要供应商，大约70%的物资从他手中购买。2个辅助供应商提供 大约20%的物资，一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶 替。数量不限的考察供应商既是辅助供应商的后备力量，也使酒店 在釆购极其特殊物资时无购买死角。3、采购部要做好同供货商的联系和接待等工作,维护酒店形象十、采购廉洁制度酒店所有参11、与采购申请、询价、购买的人员，必须保持良好的职业道 德，不得接受供应商任何形式的宴请、礼品、红包等，酒店管理层将不定 期予以调查，如发现此类行为，除进行一定金额经济处罚外，情节严重的 予以开除，给公司造成严重损失的，公司将追究其经济赔偿责任，并移交 司法机关处理。十一、采购申请审批时间的规定为进一步提高采购部的工作效率，更好的为各部门服务，同时为进一 步规范采购程序与标准，特对采购申请审批时间制定如下规定：1、月计划采购单“月计划采购”是由各部门根据预算采购计划下达月计划物品采购吋使用，月计划物品采购主要包括：酒店杂品、办公用品、工程 配件、酒水饮料、食品原材料等，各部门严格审批月计划采购物资12、 后，按其品名、规格、型号、用途及数量填写采购单，务必在每月 的最后两天内将下月采购物品计划上报总仓，由总仓核实后报采购 部。2、日常零星釆购申请“日常采购申请”是部门零星采购计划使用，由部门提出采购申 请并填写采购物品的品名、规格、型号、用途及数量，每周汇总一 次，经部门经理签字后，按各部门采购申请审批流程审批。3、后厨米购“后厨采购”是后厨下达鲜活产品及冻品使用的采购单。须餐饮 后厨专人填写，报厨师长审批，必须由厨师长确认签字后于当天19： 00点前送交采购部（如厨师长休假或外出，需指定专人负责签字确 认），采购部由专人负责于当晚向各供应商下单并核实。4、应急采购“应急采购”是各部门日常采13、购及月采购计划外而总仓没有物品的 应急物品专用采购，非特殊情况不得使用，如出现应急采购情况, 需由使用部门电话请示财务总监及总经理，经同意后方可安排釆购 部实施采购，应急采购后使用部门应按采购申请单审批流程补办手 续。5、审批流程使用部门经总仓核实后交采购部，采购部审批后集中送财务 总监审批，财务总监审批后汇总送总经理审批，总经理审批后交 由办公室分发给各相关部门。6、审批时间各使用部门每周一汇总采购申请单送总仓核实，总仓核实要 求为即时办理（收验货时除外），采购部审批时间为不超过2天 （含询价），财务部审批时间为不超过1天，总经办审批时间为 不超过1天，采购部接到审批手续齐全的申购单后采购时间不超过2天，特殊情况不得超过3天，应急采购当天内完成。本制度具体解释权归属酒店财务部附：酒店各部门采购申购程序图酒店各部门釆购申购程序图中购部门领用注：采购申请单一式四份，其中：第一联-一釆购部釆购及存档使用、第二联一-财务 部总仓验货存档使用、第三联-一财务部成本审核存档使用、第四联-一申购部门存档 使用。