1、服饰有限公司财务借款及报销制度及流程图编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: xx服饰有限公司财务制度第一章 总则第一条 本着合理、节约原则，根据公司财务管理制度有关规定，制定本借款及报销制度。 第二章 员工借款规定第二条 备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项，公司按标准给予员工定额的备用金。第三条 员工需借款时，借款人应按规定的格式内容填写借款单，经领导逐级审批后，到财务部借支一定金额的备用金。第四条 办理借支款项，必须提前一个工作日通知财务部准备。借款人员完成业务后必须在回2、到公司之后三日内到财务部索取报销单，填写好报销单的各项规定内容，并经领导逐级审批后，再将报销单返回财务部，财务人员根据财务制度规定认真审核，审核无误后，办理报销手续。 第五条 借款人办理报销手续时，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于借支金额的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。第六条 借款人应及时冲账，对无故拖延者，财务部将从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知。跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销年借款。第七条 除特殊情况另行申请外，员工一般准予借支的金额标准如下： 部门经理/品牌经理 RMB 2500元 主管 RMB 20003、元 其它工作人员 RMB 1000元 第三章 垫付款管理规定第八条 垫付款项的范围：店铺灯具及装修道具维修费、衣服修改费装维修、装修押金、退货、收货快递费、试衣鞋、商场要求购买圣诞、新年装饰等物品；商场所需宣传用品POP、KT板、喷绘等、购买烫斗、电脑等系归属于厂家的支出。第九条 归属于厂家的支出，由经办人向厂家申请获批后，填写垫付款费用借款单，经主管经理逐级复核签字确认后，方可在财务部办理借款手续。大额垫付款或物料代购，一律需附总部总监级以上签署的书面文件办理。小额代垫可无相关函件的，但该费用由经办人自行与总部协商追回。第十条 品牌主管经理应自垫付款借款之日起30日内，完成向厂家追回该垫付款4、，并通知财务核销垫付款备用金台账。30日内未追回的向财务部提交书面说明，未提交者处以10元/次的处罚；未及时追回者罚款50元/每推迟10天。第十一条 各品牌主管经理应按月复核各卖场的支出，检查是否存在遗漏的归属于厂家的支出，未向厂家请款，及时补办各项请款手续。第十二条 因个人原因违规向厂家报销，一经查实通报批评，后果自负。第四章 交通费报销规定第十三条 交通费是指市内发生的日常公务交通支出，如调货、巡店、到公司开会或培训、超时营业等产生的公车或的士费，但上下班、私事等产生的车费不在此列。第十四条 经理主管巡店车费报销，需附有巡店签到表，据实报销。凡与巡店签到表不符的一律不得报销。第十五条 员工5、市内外出办公应以乘坐公交车或地铁为主，需要乘坐出租车的，事前须得到公司的批准，报销时需在车票后面注明事因，并由批准人签字。第十六条 因撤柜、商场大型活动等加班至24:00时者可打车回家，并于次日将的士票交给店长，部门经理签字确认后，可报销。第十七条 办公室人员外出事先填写外出单，报销时根据外出单为依据，并在报销车票后面注明时间、地点及内容。 第十八条 办公室人员外出盘点按盘点店铺路程；员工上班前顺便调货的可凭背注调货单号的车票报销。第十九条 个人不得将不在此列的其他车费混同报销，一经发现将追缴当次报销的交通费，并处以20200元罚款。第五章 通讯费用报销规定第二十条 通讯费指因公使用移动电话等6、而发生的费用。一线品牌主管经理和特批员工可享受此项报销，但上述员工必须保持24小时(含节假日)通讯畅通，如刻意关机或无法接通的员工将取消当月报销。第二十一条 凭发票和剔除非公务电话后的电话清单报销通讯费，未提供清单者一律不得报销。第二十二条 对虚报通讯费者，一经查实通报批评，按次处罚50100元。第六章 店铺费用报销规定第二十三条 店铺采购物品必须填写“物料采购单”经公司领导审批后，统一由公司行政部人事部从低定点订购，主管分派，凭正式发票按月结算并办理报销事宜。日常文具一律以旧换新从公司领取，不再签单申请。第二十四条 商场销售小票、商品标价签等店铺日常用品凭商场单据报销。第二十五条 准予报销的7、店铺电话费仅指因公务而产生的电话费，例如与同事公务的通话、VIP顾客电话回访等。凡拨打私人电话者，处以20100元的罚款。店长负责在每月10号前缴纳电话费，如因未及时缴费造成停机者，自行承担由此产生的违约金，并处以50元以上的罚款。第二十六条 厂家承担的修改衣服费用由品牌主管或经理跟进向厂家要求报销；五折以上货品并由公司承担改衣费的，凭发票报销，并在票据背面注明所改衣服的款号，吊牌价及售价。第二十七条 凡五折以上的货品，需给顾客提供快递费服务的，可凭票报销，原则上不应高于八元一次。五折以下的快递费均应由顾客承担。各店铺的电话网线申请由品牌主管经理自行申请，全部转入公司公账统一划款结算。第二十八8、条 如有其他未列明的费用开支，应逐级请示，经同意后方可凭票报销。第七章 办公室费用报销规定第二十九条 物流人员应根据到货及工作联系单的情况合理安排出行路线，尽量减少重复、回绕出行。车辆尽量停至商场向店铺询问电脑小票，凭电脑小票到各商场索取停车票（特殊情况除外），无法索取停车票的报销应与出行路线相符合，公务用车凭油卡加油。第三十条 以下月结定点的水费、快递费、机票费、办公用品采购费等，除应由主管经理跟进向厂家要求报销的外，应由行政人事部制表报经上级领导审批后凭月结发票，到财务部办理结账报销手续。第三十一条 设备损坏，能够处理的尽量由网管维修。确实无法处理的由需维修部门或当事人填写外出维修单由上级9、部门审批即可。维修完成后由当事人依正式发票填单报销。第三十二条 外购物料或设备，由行政人事部填写物料或设备请购单经上级领导审批后从低价采购，采购完成后保修单行政人事部留存，凭正式的销售发票和请购单到财务部报账。第三十三条 凡办公室的电话费用、网线费用由行政人事部全部转为公账统一划款结算。第八章 出差标准及报销第三十四条 差旅费包括外地出差所形成的交通费、住宿费、餐饮费等。第三十五条 出差人员按经上级部门批准后的出差计划，在出发前二个工作日内凭审核后的出差计划单向公司财务借支的差旅费，金额不得超过计划标准（特殊情况除外）。第三十六条 差旅费报销标准：交通工具：公司购买往返机票，往返机场乘坐机场巴10、士，四人以上同行的可允许乘坐的士。出差地交通工具一般以地铁和公交为主。如特殊原因需乘坐出租车返回报销时，必须注明事宜。住宿标准：200元/天，超过部分由个人负担。如厂家提前订房间超过公司规定标准，必须提前请示上级领导，由上级领导确定住宿标准。伙食补助：50元天（早餐：10元天、午餐和晚餐：20元天），厂家统一安排用餐的，不再提供补助。以飞机到达时间为准。如需赠送厂家礼品或公关费用，需提前递交申请，经审批同意后，由公司统一采购礼品或支出公关费用。第九章 客户接待标准及报销第三十七条 公司品牌主管或经理接到厂家造访通知，请示上级领导并根据到访人员的级别申请临时备用金。招待完成后，填单审批后，到财务11、部办理报账手续。第三十八条 普通人员（主管或以下）到访按以下标准安排接待：按对方人员要求协助预订酒店；餐饮标准：4060元/人/天接待车辆：以地铁和公交车为主，如需申请车辆，需提前一个工作日申请，如特殊情况需乘坐出租车，需提前请示上级领导。第三十九条 高级人员级别（经理级或以上）到访按以下标准安排接待：按对方人员要求协助预订酒店；餐饮标准： 60100元/人/天；接待车辆：提前一天申请，以公司商务车为主，如车辆在使用，可使用出租车；其他接待项目：公司安排带客户到本地主要景点游玩或娱乐，由上级部门统一安排，并需请示上级申请接待标准。第四十条 上述餐饮支出费用，凭背注陪同接待人员的正式发票。第十章12、 报销要求及规定第四十一条 费用报销时间规定： 借款出差员工回公司后，必须在三个工作日内到财务部办理报销手续。市内业务招待费的报销，必须在业务发生后三个工作日内到财务部办理。个人借款的财务部有权在该员工的工资中扣除。并按照占用的公司的公款处理。属因公借款后因客户的原因发生不能在指定的工作日内核销的情况，必须有上级部门负责人的同意及确认，财务部暂不扣工资如因客观原因而导致不能准时结清的，财务部则在该员工的工资中从当月开始，根据具体情况按比例逐月扣回。直到费用从厂家报销后。其它费用报销需于当月薪水发放日之前报销。报销时间规定：每周二申报至财务，由财务负责人统一核对。（25号前必须交到财务审核，对于13、没有每月25号前未移交财务报销推迟至下月。）核销时间规定：次周三在统一由财务负责人交给相应负责人签字（集中审批）报销发放时间：每月5号前财务支付报销款。第十一章 对原始票据的要求第四十二条 所有报销票据必须是正式发票或行政性收据，凡白条、代用发票、收据等一律不予以报销。第四十三条 原始票据必须按交通票据、通讯票据、相关物品采购票据等按从大到小往上分类别粘贴，从左到右整理齐,不能混合粘贴。需报销的票据只粘贴左上角，并附内部报销清单。第四十四条 因调拨货品而产生的交通票据，需于车票背后注明费用产生日期，调拨货品调拨单流水号，行程来回等情况。因公务坐出租车到达目的地，需事先请示上级部门，的士车票背面14、注明原因及日期。第四十五条 交通票据报销不能出现连号情况，一经发现报销交通票据含有连号，不予报销。第四十六条 其他相关票据，报销人须在每张报销票据背面空白处注明开支的用途并签名。所有总公司的报销必须要求由相关领导签名及盖章。未经过公司同意，所产生的费用不予以报销。超过报销标准由个人承担。第四十七条 所有报销必须实报实销，如发现虚报者，一经查实经查实给与相应金额10倍处罚，并予以辞退。情节严重送交公安部门处理。第四十八条 凡不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理, 并按影响的事因进行罚款处理。第四十九条 票据不符合粘贴标准影响公司财务工作效率退票处理，2次以上通报批评并处以10元/次的罚款。第五十条 本制度最终解释权归财务部所有。第五十一条 本制度自颁布之日起实施。 1、请款流程：请款人需提前一个工作日通知财务部备足现金报销人填写报销单附物料采购申请单费用属公司支出范畴附总部公司签审同意报销文件费用属各品牌总部公司支出范畴请款人财务领取请款或借款相关单据2、报销流程品牌主管审核签字财务部初步审核副总审核总经理助理复核，交给总经理财务助理复核，并上报总经理助理签审财务部审核，并给予报销按上面流程审批未借款 有借款报销款项与借款项差额，多退少补财务部审核，给予现金或转帐报销