1、集团公司来宾接待场地及工作流程管理制度附表编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 集团公司来宾接待管理制度第一节 总 则第一条 为加强和完善来宾接待工作的统一管理，展示和宣传企业良好形象，有秩序、有步骤地做好来宾接待工作，特制订本管理办法。第二条 本办法适用集团内各职能部门、子公司第三条 所有参观、考察、业务洽谈或检查工作的来访宾客，皆采用对口接待的办法，谁接待、谁负责。一切来宾接待均秉着节约不失周到的接待原则，真诚服务，宾至如归。第二节 来宾类别划分第四条 按照邀请部门性质划分，分为：“集团型”贵宾、“非集团型”贵宾和“2、普通型”来宾。第五条 “集团型”贵宾：由集团高层领导亲自或授权的，以集团名义邀请的，关系整个集团利益和形象的来宾。第六条 “非集团型”贵宾：由各职能部门或子公司邀请的，主要关系本部门或本公司业务的来宾。第七条 “普通型”来宾：由个人邀请或个别约见的，主要关系个人工作或业务往来事宜的来宾。第三节 总台接待 被访人会客第八条 “集团型”和“非集团型”贵宾由主要接待部门负责接待，总台配合接待。第九条 原则上，“普通型”来宾接待统一安排于一楼大厅会客。由总台电话联系被访人并确认会客事宜后，被访人到一楼会客。第十条 原则上，被访人在接受拜访的前提下，接到总台会客通知后十分钟内下楼会客。来宾在一楼大厅等待3、时间不得超过十分钟。若被访人有要事不能在规定时间内下楼会客，必须亲自电话告之来宾表示歉意，请来宾谅解，并尽快下楼会客。第十一条 普通来宾若因特殊工作需要须上楼者，必须经被访人所在部门负责人同意后，由被访人到一楼迎领。来访可能造成的财物、形象等损失均由该部门承担。 第十二条 集团总裁、副总裁、总裁助理，各职能部门总经理、副总经理，各子公司总经理、副总经理、总经理助理可根据实际需要上楼会客。其中，集团总裁、副总裁、总裁助理，职能部门总经理、副总经理宾客由总台引领至相应地点会客；各子公司总经理、副总经理、总经理助理宾客由各办公室或相应部门文员至一楼引领。第四节 接待或参观场地管理第十三条 原则上，所4、有来宾一律不允许进入办公区域，统一安排至会议室或接待室会客。第十四条 集团一楼大厅、会议室、贵宾室、集团形象展示厅、数字城市体验馆为来宾接待参观的主要场所，可根据实际接待需要选择性地申请使用。（集团形象展示厅、数字城市体验馆使用规定详见附件）第十五条 若因接待需要申请使用集团接待场地，原则上，须提前一天向总裁办申请、并做好登记，再由总裁办统一安排，以免发生冲突，影响工作。第五节 归还及总结建议第十六条 申请使用场所及设备在使用完毕后，必须及时到总裁办办理安全归还手续。第十七条 为及时总结经验，吸取教训，也为增进主要接待部门和主要协助部门间的交流沟通，不断完善来宾接待工作，特设置意见反馈栏，主要5、接待部门和总裁办都可在“本次工作总结建议”一栏写下本部门对本次接待工作的总结建议或意见。第六节 相关责任部门职责第十八条 接待部门职责 （一）接待部门在确定来访事宜后，及时开展接待筹备工作。具体筹备事项可参考集团来宾接待工作流程表内容。（二）若筹备或接待工作中有需集团其他部门协助的，请提前一天将来宾接待工作流程表中相关内容填写清楚，并报送总裁办，由总裁办负责统一协调，以免发生冲突。 （三）若需使用接待场地，必须在来宾接待工作流程表中的“使用协议”栏上签字。协议自签订时即时生效。在此期间展示厅内一切物品及知识产权安全等管理责任均由使用方承担。（四）来宾参观时，必须派人陪同。接待人员在接待或陪同参6、观过程中，必须保守公司机密，必须及时婉言谢绝客人翻阅公司资料或超越规定范围的参观要求。特殊情况应向部门领导或更高级别领导请示，获得准许后方可。（五）参观完毕后，接待部门人员到总裁办办理设备和场地使用的归还手续，将使用权限移交回总裁办。第十九条 总裁办职责（一）总裁办负责统筹安排“集团型”贵宾的接待工作，包括接待方案及接待具体筹备事项的督促落实等工作。 （二）协助“非集团型”贵宾接待的协调工作。 （三）接到接待场地使用申请后，做好参观前准备工作，包括开门、灯、设备及通知各责任部门开启并调试好系统等。（四）对集团形象展示厅、数字城市体验馆进行统一管理，包括：卫生管理，机器设备及各类展示资料完好度管7、理，使用管理等。（五）及时检查、调查、协调、解决因展示厅使用所引起的财物损坏、遗失等造成的直接经济损失。（六）接受集团各部门、子公司关于接待相关问题的咨询，并协助提供建议。（七）将每次来宾资料及展示厅使用资料整理归档备案。（八）必要时，负责贵宾证的发放和回收工作。第二十条 其他协助部门职责（一）品牌部负责“形象展示厅”和“数字城市体验馆”的品牌形象深化设计、横幅制作、电视墙欢迎词制作等工作。（二）各展示区块责任部门负责对应区块的系统调试、演示和讲解工作。（三）物业公司负责横幅悬挂和撤离工作。第七节 罚 则第二十一条 主要接待部门未及时填写来宾接待登记表及需协助工作详细内容，并及时报送总裁办登记8、审批，而对接待工作造成影响的，由接待部门负全部责任，并视情节严重程度予以相应处罚。第二十二条 贵宾参观展示厅时，未派陪同人员而造成公司财物损失或机密泄露的，一经发现，视情节轻重给予接待负责人相应处罚。第二十三条 接待人员在接待或陪同接待过程中未及时谢绝客人翻阅公司资料或超越规定范围的参观要求，泄露公司机密而对我公司造成不良影响或其他损失的，追究当事人责任，并视情节严重程度予以相应处罚。第二十四条 接待场所参观使用完毕后，使用部门/公司未及时到总裁办办理“接待使用场地及设备使用协议”移交手续者，取消其三个月的场地使用、参观申请权。第二十五条 总裁办接到申请协助相关事项后未及时安排工作，给接待工作9、带来影响的，视情节严重程度予以相应处罚。第二十六条 协助接待部门未及时做好本职工作，影响接待工作的顺利开展，视情节严重程度予以相应处罚。第八节 接待行程（参考）第二十七条 “集团型”贵宾：园区参观集团形象展示厅数字城市体验馆研发中心参观区集团贵宾接待室（总裁、副总裁或集团常委级别领导）第二十八条 “非集团型”贵宾：园区参观集团形象展示厅数字城市体验馆（可自行选择）研发中心参观区公司接待室、会议室（公司或职能部门总经理、总监级别领导）第二十九条 “普通型”来宾：公司接待室、会议室（部门经理级别领导）或一楼大厅会客接待（被访人）第九节 接待费用标准（参考）第三十条 用餐标准（一）“集团型”贵宾：政10、府首长、各国财团、重点项目业主、大型企业负责人及友好人士（150元/天/人）以内（二）“非集团型”贵宾：普通项目业主、相关业务单位负责人及友好人士（80元/天/人）以内（三）“普通型”来宾：食堂工作餐第三十一条 接待费用处理 接待费用由接待责任部门自理。第十节 附 则第三十二条 本办法由总裁办负责制订、解释及修订第三十三条 本办法自发布之日起实施附件：1来宾接待工作流程表 2集团形象展示厅使用管理条例 3数字城市体验馆使用管理条例*集团来宾接待工作流程表主要接待部门接待负责人来访单位名称主要领导及职务人 数抵达时间返回时间来访目的参观考察业务洽谈视察、检查工作其它来宾接待规格集团型 非集团型 11、邀请拟参与接待人员集团高层领导（需主要接待部门自行邀请） 职能部门或公司总经理、总监 部门经理 其他人员 准备事项（带“*”为可申请总裁办安排事项，带“”为可申请总裁办协调事项）会议室：茶水* 播放企业宣传片* 投影仪* 桌签* 公司宣传资料* 摄影* 贵宾证*桌签卡纸（16*7cm）水果 台花 笔记本电脑其 他 ：接站牌 车辆 欢迎牌 香烟 纪念品或礼品 其它 横幅 （内容）： 一楼电视墙欢迎词（内容）： 总裁办签复： 使用场所 会议室 贵宾接待室 集团形象展示厅 数字城市体验馆 其它 要求数字城市体验馆展示状态：随意浏览，可不启动系统 重点参观，需开启系统并调试运行 总裁办签复： 用 餐是12、 否 用餐地点 用餐时间 规格： 住 宿是 否 住宿酒店 房间数量： 规格： 协助部门信息总裁办受理责任人（总裁办填写）联系方式（总裁办填写）接待场地及设备使用协议书 我单方因来宾接待需要，特需借用以上场地及设备。我方承诺，在借用期间严格保护场地的财物安全，若有损坏或遗失，我方愿承担全部责任！借用人签名： 归还人签字： 归还时间： 总裁办签复意见： 筹备及接待工作流程（参考）1前期筹备工作：确定接待事项参照来宾接待安排表填写相关附件并送相应部门制订接待方案，明确筹备接待责任人和协助部门联系主要协助单位/部门做好相应准备2当日接待工作：接车（机场、车站、公司正门口等） 园区参观 办公大楼参观领导接见餐饮、住宿安排送车电话回访注意事项1横幅制作：长度：20米（位置：园区大门口正门处）2桌签长度：长16厘米，宽7厘米，红底黑字，字体一般为宋体加粗。3桌签摆放位置：客为尊，将来宾安排于面对门的位置。最高领导位于正中间，再根据其他来宾的职务高低依次左、右排列。（例：部门副经理 | 办公室主任 | 第一副总经理 | 总 裁 | 第二副总经理 | 办公室副主任 | 一般员工）本次接待工作总结-主要接待部门总结建议：-总裁办总结建议：注：此表一式两份，主要接待部门及总裁办各执一份备案。