1、控股集团公司办事处资金管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 办事处资金管理制度1 范围本制度适用于xx控股集团有限公司各销售办事处或各销售分公司；本制度规定了集团公司所辖各销售办事处或各销售分公司的资金管理的相关规定。2 规范性引用文件GB/T15498-2003企业标准体系 管理标准和工作标准体系中的条款Q/SKJT 201-01-2011企业标准的编号方法Q/SKJT 201-02-2011企业管理标准的编写办法3 术语 3.1 收支两条线是指办事处取得的收入与发生的支出脱钩的一种资金管理模式。在收入方面，所2、有收入款项统一汇缴到公司指定的收款账户，办事处不得私自提取或转账；在支出方面，常规费用实行备用金制，临时大额支出实行申请即付制，定期支出实行定期支付制。4 职责与权限a) 销售财务管理专项小组负责制定与修订本制度，并负责本制度的实施和落实；b) 办事处会计负责日常现金收款及缴存及办事处备用金管理等；销售财务主管负责对办事处资金管理的审核审批等；公司出纳负责办事处支出的支付；c) 财务审计部长或执行副总裁负责办事处支出的审批；d) 办事处全体人员负责按照本制度规定执行。5 管理内容、方法与要求 5.1 收入管理5.1.1 收入模式办事处所有收入款项，必须按要求直接汇缴入指定账户，办事处任何人员不3、得通过任何非指定账户进行中转，更不得将收款账户中的款项私自提取或转账。5.1.2 收款账户办事处只得使用以下收款账户，特殊情况需增设的，须报销售财务审批备案，办事处所有收入款必须汇缴入以下指定账户。具体收款账户设置及账户功能如下：序号账户名称账户功能收款范围1xx集团公司基本户用于以集团名义开票款项的收取集团开票货款2xx科技公司基本户用于以科技名义开票款项的收取科技开票货款3原销售分公司基本户用于以分公司名义开票款项的收取分公司开票货款4办事处现金收款账户用于现金货款的缴存与收取零星或现金货款5.1.3 现金收款 现金定义本处现金指狭义的现金概念，即库存现金，指办事处日常收到的现金钞票。5.4、1.3.2 现金收款范围a) 客户直接到办事处以现金方式购货、维修或支付欠款的现金；b) 客户要求以现金方式支付，由会计或委托他人去客户处收取的现金。5.1.3.3 会计现金收款客户上门缴付现金的，由会计直接收取，其它任何人不得参与收取。遇会计不当班的，由会计提前授权办事处人员代收。其它任何人参与收现或未经授权收现的，视为私自收现。5.1.3.4 委托现金收款需到客户处现金收取欠款及送货收现的，可由会计委托他人代收，但须办委托手续，即由会计开据现金收款委托函，存根联会计留存，委托联交受托人办理收现。未提前办委托手续的，视为私自收现。收款后，须提请客户在委托联上签字确认，回办事处后及时将交予会计5、。5.1.3.5收现缴款时限a) 会计收到的现金款项，须当日下班前存入办事处现金收款账户；b) 受托收取的现金，受托人收现当日下班前可回办事处的，受托人可回办事处向会计缴款，亦可直接存入办事处现金收款账户（存款手续费可报销）；c) 受托收取的现金，受托人收现当日下班前不能回办事处的，须当日在当地存入办事处现金收款账户（存款手续费可报销）。5.1.3.6 暂无驻点会计销售片区的现金收款规定客户上门付现和送货收现的，由经办人代收，并于当日存入办事处现金收款账户；需到客户处现金收取欠款的，由所属办事处会计提前一次性办好委托手续，实际代收时以短信通知会计（未及时通知的，视为私自收现），收款后按上述缴款6、时限缴款。5.1.3.7 现金收款电话回访对委托现金收款的，会计应对委托收款进行电话回访，以核查客户的付现时间、金额等信息。同时，会计也应不定期对欠款客户的欠款金额进行电话核查。5.1.3.8 维修收现规定维修人员维修收现的，以售后服务确认单为代收凭据，缴款时限参照上述规定执行，遇金额较小的（2000元以下），可回办事处后交会计。5.1.4 银行收款办事处应尽量要求客户以汇款方式支付欠款。依客户付款类别，由会计负责将办事处相应收款账户资料以书面形式通知客户，并提请客户按照约定期限支付货款或服务费用。5.1.5 承兑收款原则要求原则上只接受银行承兑汇票，不接收商业承兑汇票。同时，尽量避免接收单张7、票面金额大于20万的承兑汇票，尽可能收取到期日较近的汇票。特殊情况的，须事先向财务部长请示。 承兑收款范围仅限于合同或协议中有明确约定可以承兑付款的客户。特殊情况的，须事先向财务部长请示。 承兑汇票格式要求a) 真实。需验证承兑票据的真假，除了看票据表面外，还可向出票银行查证等；b) 完整。看票据上有没有掉角等缺损，有无墨水等痕迹；c) 要素齐全。票据要素是否齐全，机打或手写均可，但不能有一半手写和一半机打的票据，票据正面银行签章为汇票专用章加主管章，缺一不可；d) 背书规范。看背书是否连续，背书人签章是否齐全（财务章加法人章），背书人书写是否规范，有无涂改，有无刀刮挖补涂改痕迹等。对不符合以8、上票面格式要求的，应拒收。特殊情况的，可要求对方出具证明。5.2 支出管理5.2.1 支出账户账户名称账户功能办事处备用金账户专门用于公司向办事处调拨费用报销和日常备用金的账户5.2.2 常规费用支付常规费用指办事处日常的差旅费、招待费及零星费用。其中，零星费用包括运费、办公费、水电费、车辆使用费、安装或改车时购工具辅料费、1000元以下零星采购货款、客户临时上门提取的1000元 以下小额业务费及其它零星费用等。常规费用由公司先行拨付备用金给个人和会计，实际发生时在备用金中预支，月底寄公司报销。5.2.2.1备用金拨付由办事处会计依据备用金额度表规定，填写办事处备用金申请单，一次性向公司申请备9、用金拨付。备用金额度表如下：备用金类别职务类别备用金额度(元)具体额度确定依据常规备用金大区总经理 8,00010,0001，区域销售规模；2，办事处员工数；3，日常出差频率；办事处主任 5,0008,000办事处会计 5,00020,000销售经理 3,0005,000服务人员 2,0003,000临时备用金办事处会计按实际需求定依临时事项预算金额确定 备注：在各人员处备用金每公历年度未或人员离职时，由会计负责监督清账。5.2.2.2常规费用预支办事处出差和招待申请分别按照办事处差旅费管理制度和办事处招待费管理制度规定审批后，费用发生时从个人备用金中预支。其中，销售经理一次招待费超过200010、元的，可填招待费报销单直接到会计处报销，从会计处备用金中预支；办事处主任或大区总经理一次招待招待超过5000元的，按临时大额支出支付规定执行。零星费用发生时，经办人填写其它费用报销单(含1000元以下销售返利)直接到会计处报销，从会计处备用金中预支；会计经办的，直接在其备用金中预支。其中，维修员出差期间采购的工具辅料费，在维修员备用金中预支，随差旅费一起报销。5.2.2.3常规费用报销截止25日，分别按照办事处差旅费管理制度、办事处招待费管理制度及办事处其它费用管理制度完成审批后，由费用审核专员通知会计编制办事处费用报销清单并进行审核后，报财务部长审批；次月10日前，出纳负责直接支付。5.2.11、3 定期支出的支付定期支出指办事处每月需支付的销售返利、月结采购应付款及办事处工资。该类支出由办事处按照规定提报后，集团定期统一支付。5.2.3.1销售返利支付截止25日，已报批且已收款的应付销售返利，按销售返利管控制度审批后，28日前会计编制办事处销售返利支付清单报费用审核专员审核、财务部长审批；次月10日前，出纳负责支付。5.2.3.2月结应付款支付截止次月8日前，按月结算的采购货款等应付账款，会计参照应收账款管理制度中对账单格式与对方对账后，将对账单传真给销售会计专员审核和销售财务主管审批；审批后，销售会计专员通知会计编制办事处应付账款支付清单，并进行审核；次月12号前，销售会计专员将审12、核的办事处应付账款支付清单报财务部长审批；次月20号前，出纳负责完成支付。5.2.3.3工资发放截止25日前，办事处会计按照公司规定格式或核算方法，编制办事处工资发放造册表，报办事处主任确认、费用审核专员审核、销售财务审批。审批后，由费用审核专员通知会计编制办事处工资发放清单并进行审核后，报财务部长审批；28日由集团统一发放。5.2.4 临时大额支出的支付临时大额支出指1000元以上采购预付款(含固定资产采购)、5000元以上大额招待费、房租费、装修费、招标保证金或服务费及其它临时大额支出。临时大额支出由经办人填办事处备用金申请单申报临时备用金，由公司先行拨付给经办人或最终收款人后，由经办人取13、得相应发票、收据及其它协议等附件，填写其它费用报销单或销售返利报销单或招待费报销单，月底随常规费用报销单寄公司报销冲账。其中，采购预付款和固定资产采购款支付，分别按照外购商品采购管理制度和办事处固定资产管理制度规定执行。6 奖罚6.1 违反收款规定的处罚违规收取、截留、挪用或贪污现金的，除收回所截留、挪用或贪污的现金外，按截留、挪用或贪污1万元以内(含)的处10倍罚款，1万元以上的处20倍罚款,并可处被开除和追究相应的法律责任。收取现金丢失的，全额赔偿（不可抗因素，可酌情处理）。未经审批，私自承兑收款的，扣责任人扣5分；与客户串通或故意，私收承兑或假承兑的，使公司蒙受损失的，由其全额承担。其中14、，未按规定时间缴存现金的，视为截留；收取现金不报的，视为挪用；未按公司指定账户收款的，通过非指定账户中转收款的，视为贪污。6.2 虚报支出的处罚虚报费用的，按相关管理制度规定处罚；虚报支出的，视虚报情况处以10-20倍处罚。6.3 未按本制度规定操作期限或操作流程执行的处罚未按本制度规定操作期限或操作流程执行相关操作的，扣责任人2分/次。7 报告与记录BD-W031 现金收款委托函BD-W032 办事处备用金申请单BD-W033 办事处办事处费用支付清单BD-W034 办事处销售返利支付清单BD-W035 办事处应付账款支付清单BD-W036 办事处工资发放造册表BD-W037 办事处工资发放清单8 附录附录A：资金管理流程及操作说明 附加说明： 本制度试用三个月后，如有需要重新修订之处，由集团财务审计部提出进行修订。本标准由集团财务审计部提出本标准由王智富起草本标准由谌素琴校核财务审计部会签：集团服务部会签：市场营销部会签：执行副总裁会签：批准：