1、建设集团驻外分公司办事处管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 建设集团有限公司驻外分公司管理制度销公司驻外分公司（办事处）管理制度第一章工作职能与岗位职责 一、编制设置原则： 分公司：营销经理、市场推广经理、用户中心主任、财务专员，其中财务专员由营销公司委派；可设导购代表、营销代表若干人(由分公司根据实际情况确定，有关费用按分公司费用分解及目标协议书约定执行)；二、分公司工作职能1分公司办事处根据公司的年度营销方案，承担公司下达的年度销售任务，并组织销售人员的二次任务分配。2分公司办事处根据公司的任务指标，可按要2、求报招聘计划，经审批后，由分公司办事处负责组织、招聘、培训所需要的营销代表。3分公司办事处负责当地市场的开拓、客户资源开发和管理；4分公司办事处代表公司负责与当地客户的联系协调和销售业务的往来。5分公司办事处负责对所辖区域乐华空调产品的售前、售中、售后服务，处理客户和用户的投诉。6分公司办事处负责组织、策划、执行公司在当地市场的产品宣传、品牌宣传、企业形象宣传，提升晶牌和企业在当地的知名度。7分公司办事处负责对当地职能部门的联系、协调，处理好公司在当地的公共关系，确保销售业务工作的顺利进行。8分公司办事处行使对公司在当地的财产的保护管理权，确保公司的财产安全。9负责收集、整理、反馈当地市场信息3、及同行竞争晶牌的营销动态。10根据公司的有关规定，执行和负责各项资金回笼、费用结算工作。三、分公司岗位职责(一)分公司办事处经理的职责：1对本区域销售工作的管理代表分公司办事处，接受公司分配给该区域的全年销售任务，并确保如期完成。分公司办事处经理在接受公司分配的任务后，要认真分析研究市场，并对所负责区域进行合理细分。负责作出全年销售工作计划，并对本区域的销售任务进行二次分配。将本区域的营销代表分区域、定任务，以书面形式呈交营销管理部作为全年工作考核依据。落实二次承包方案，作为工资核算依据。各分公司办事处经理负责公司有关政策精神的传达和安排执行，督促本区域营销代表的工作，定期完成公司下达的各项工4、作指标，同时指导、帮助营销代表提高业务水平。各分公司办事处经理行使对该分公司办事处的管理权，按有关规定统筹好分公司办事处的营销代表的工作，负责分公司办事处人员的工作安排调动。对该区域的促销费用进行区域和阶段合理计划分配。管理、监控、指导分公司办事处所有人员对公司规定的各项管理办法流程的执行，杜绝违反公司规定及损害公司利益的违法行为发生，如有违反公司管理规定造成公司利益蒙受损失的，经理要承担直接管理责任和经济处罚。负责对分公司办事处的各项费用的计划、分配、监控，合理、公开、公平地开支各项费用。负责对分公司办事处各项固定资产办公用品管理和保护，保证公司财产不受损失。每月根据分公司办事处人员的工作表5、现，进行工作成绩和业务能力的考核，填写“月度评分表”，配合公司对分公司办事处人员的工资核算及定级考核工作。负责建立分公司办事处的销售台帐，对各经销单位的投款和提货情况随时检查，严格执行现款现货的政策。每月必须组织驻外人员召开一次业务会议，并负责组织营销代表按时完成“本月工作总结、下月工作计划”，以及所有公司要求反馈的各项报表。2与各部门的协调管理分公司办事处经理要与公司市场、营销管理、用户服务等部门密切配合，确保销售工作的顺利开展。l协同用户服务中心主任处理好与当地各职能部门的关系。协助广告代表公司的广告员、广告执行人员，合理进行广告投放，配合经销单位共同策划促销活动，并监督形象广告的执行情况6、。协同用户服务中心主任，组织营销代表加强对本区域的安装维修服务网点的建设和管理工作，处理好客户的投诉以及与商业单位的关系。协助营销管理部，监督和管理好中转仓的货物进、出、存，每月督促中转仓保管员做出当月的进、出、存月报表，发现问题及时追查处理。3分公司办事处经理的权限：行使分公司办事处人员的定岗分区，调动权。行使分公司办事处聘用人员的招聘权。行使分公司办事处人员的考核和解聘、建议调离权。行使分公司办事处的各项费用计划、开支、监督使用权。行使分公司办事处人员的工资考核、分配建议权。行使分公司办事处财产的管理、控制保护权。行使分公司办事处所需货源的计划调度权。 (二)、用户服务中心主任的工作职责：7、1协助分公司办事处经理开展分公司办事处的各项管理工作，为搞好本区域的销售工作，共同领导和组织分公司办事处人员开拓市场，服务市场、培育市场。2负责分公司办事处服务人员的组织、领导工作，并对本区域内的售后服务工作全面负责。3负责监控管理中心所辖网点的安装维修质量，按公司的有关规定进行考核。4积极配合营销代表开拓市场，对符合建点条件的单位按程序及时设置特约维修安装点。5负责分公司办事处售后服务员工的工作安排及工作考核，对严重违纪的员工有申请调离权(对公司员工)和解聘权(对聘用员工)。6负责辖区内的经销网点的技术指导，定期进行技术培训，提高各经销网点技术人员的技术水平和服务素质。7结合实际需要制定配件8、安全库存量，定期提交合理的配件需求计划，保证零配年的及时供应。8完善配件及周转机的管理，建立健全领用台帐，每月定期盘点，确保帐、物、卡相符。9严格控制网点零配件的领用情况，防止零配件流失。 10组织人员认真审核下属网点安装维修单的真实性、规范性，并做好用户回访工作。11及时处理用户或有关部门委托处理的投诉事件，及时组织对特殊用户的上门服务，并跟踪结果，最大限度防止恶性投诉事件的发生。12每月及时收集产品信息和服务信息，按要求反馈用户服务部，并对辖区内产品质量信息和维修技术难点，及时以书面形式反馈。13及时向网点传达公司下发的安装、维修工艺文件及通知，并按要求对网点进行指导。14以不符合要求或违9、反公司规定的网点提出整改建议。经批准后负责网点撤销的善后工作。15加强与消费者协会、用户委员会、技术监督局等职能部门和各种传媒的联系，确保乐华产品的有利地位。16了解竞争对手的情况和新举措，并及时反馈部门。17负责每月按用户服务部和分公司办事处要求提供各种报表、帐目及工作总结。(五)、分公司财务人员工作职责：1、组织与职责：1)、分公司财务人员由营销公司直接委派，行政上接受所在分公司领导，业务上接受营销公司财务科领导；2)、贯彻执行营销公司财务管理制度和销售管理政策；3)、根据营销公司财务管理制度和销售管理政策，协助经理制定分公司各项管理制度；4)、主管分公司日常财务会计业务，协助分公司经理搞10、好销售财务管理，参与分公司的销售管理；5)、对于营销公司的调入的各类存货建立进、出、存管理制度，完善手续，保证公司资产的安全、完整、增值；负责分公司客户往来帐目的核对、清收。6)、协助分公司经理，制定销售回款回笼计划，组织销售货款回笼营销公司；7)、协助经理制定费用管理制度，正确划分费用种类，控制各项费用额度，严把费用开支关；8)、按时向营销公司填报各类报表及提供其他信息；9)、负责分公司财务资料的审核，对分公司日常业务进行监控；11)、配合营销公司各项业务审12)、保管分公司各种财务资料；13)、完成营销公司临时交给其他任务。2、权限：1)、对分公司销售管理实施财务监督；2)、对营销公司制定11、的财务管理制度和销售管理政策享有实施权。3、工作要求：1)、正确设置和使用会计科目，组织安排分公司会计核算工作；2)、严格执行营销公司存货管理规定，负责存货出库单据的填开、保管；3)、严格执行分公司费用管理制度，履行费用报销审核权，对违反公司财务管理规定的行为及时制止、纠正，对重大问题提出处理建议并上报营销公司；4)、按存货的品种、型号、数量建立商品调拨明细帐。5)、按客户提货型号、数量、金额及回款等明细内容设置应收帐款明细帐，并及时与各客户核对。6)、建立并登记现金收支日记帐，掌握分公司费用基金的使用情况。7)、每月底与仓库对帐，并实施实地盘点，确保帐实相符。8)、按公司规定，设置客户待开发12、票登记台帐，序时登记、跟踪客户开具增值税发票之数据资料。9)、设置客户银行票据登记台帐，序时登记、跟踪客户开具的银行票据的传递情况。10)、按时向营销公司报送各类报表。11)、严守公司秘密，维护公司利益。12)、定期与营销公司核对各个会计科目，并将核对情况反馈营销公司。13)、月底费用备用金流水帐复印件，寄回营销公司审核、备案。14)、协助分公司经理处理日常业务。(六)、办事处综合管理员工作职责：1负责分公司办事处的文件管理工作。2负责分公司办事处发货开单工作。3做好经销商档案、安装维修网点档案、职能部门档案、媒体档案、用户档案等工作。4协助营销代表做好宣传资料的分发登记工作。5协助分公司办事13、处经理做好人员考勤及办公用品购买及发放。6做好经销商的货款登记及销售台帐工作。7做好分公司办事处向公司信息反馈的组织督促工作。第二章分公司办事处日常事务管理分公司办事处文明办公规定1上下班纪律：分公司办事处全体人员必须严格按规定时间上下班(8：0018：00)，不迟到、不早退，不得无故旷工(包括开会、学习培训等)。在办公区域要精神饱满，积极工作，不打瞌睡，坐立要端正，不准有坐在桌面上、脚放在桌面上等不雅观行为。不准在办公场所进行娱乐活动，做与工作无关的事。办公场所要保持环境清洁，不随地吐痰、乱丢废弃物、办公用品摆设整齐(包括门口一带的环境清洁及门口通道不堵塞)。必须遵守岗位操作规程，履行岗位职14、能，未经分公司经理同意不能代岗，确保工作质量。5信息传递制度：分公司办事处经理分公司办事处经理负责有关政策的传达和贯彻执行每月必须召开例会，传达公司精神，分析总结上月工作情况，下达本月工作计划并布置工作任务，各员工不得缺席，违者按分公司办事处有关规定扣罚。关心、支持下属工作并虚心听取下属的意见；员工有意见必须以诚恳的态度向上级反馈，不得无礼指责或辱骂上级。违者视情节轻重作扣罚或调离岗位的处理。三、分公司办事处文件档案管理内容1销售台帐(总台帐、分区分类台帐)、库存报表；2承包项目台帐(工资、费用)；做好每月的工资分配台帐(包括内聘与外聘人员)；做好每月分公司办事处及各区域的费用台帐。3基础资料档案：公司提供的各类产品的证书资料；营业执照(复印件)；各类合同协议；公司各类文件档案4分类目管理存放，文件查找、检索，确保文件的齐全及机密。