1、钢铁公司文件档案保密行政管理制度编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: ESZAQDGF001 编 制： 审 核： 批 准： 版 本 号: 行政管理制度 第一节 文件管理制度一 总则1、为适应XX钢铁公司全方位规范化科学管理，做好XX钢铁公司文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度。2、XX钢铁公司文件是传达方针政策，发布XX钢铁公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此，必须认真做好文件的管理工作，有效地为XX钢铁公司发展服务。3、XX钢铁公司全体员工都应发扬深入调查、联系群众、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和2、处理效率。4、文件处理必须做到准确、及时、安全，严格按照规定的时限和要求完成。XX钢铁公司文件由办公室统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。二 文件分类1、规定。发布重要的行政规章制度，采取重大的强制性行政措施，用“规定”。2、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。经会议讨论通过并要求贯彻的事项，用“决议”。3、通知。转发上级机关文件，批转下级文件，要求下级办理和需要共同执行的事项，用“通知”。4、通报。表彰先进，批评错误，传达重要信息，用“通报”。5、请示、报告。向上级请求批示与批准，用“请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。6、批复。答复请示事项用“批复”3、。7、函。商洽工作、询问问题、向有关主管部门请求批准等，用“函”。8、会议纪要。传达会议议定事项和主要精神，要求与会者共同遵守的，用“会议纪要”。 三 文件格式1、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部份组成。2、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。3、发文字号包括代号、年号、顺序号。4、公司发文代号分为三种：“xxx发”、“xxx人发”、“xxx签发”。冠以上述发文代号的内发文件应对XX钢铁公司具有效力，对外发文应代表XX钢铁公司的整体意志。5、文件必须盖章或签字。6、密级分为“绝密”、“机密”、“4、秘密”。7、紧急程度分为“特急”、“急”、“平”。8、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。9、发文单位必须注明全称。10、多页文件应标明页码。11、文字从左至右横写、横排，左侧留装订位。12、文件纸一般使用A4型。四 收文1、收文一律使用XX钢铁公司有限公司收文簿。2、外单位来文均由办公室指定专人收文，由办公室统一拆封、登记，根据文件属性及时分送相关部门。五 办文1、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。2、办文由办公室统一安排，包括文件的分送、传递和催办。3、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。4、文件的催办由办公室负责，防止漏办或延误。5、严格按照时限5、要求完成。6、文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失。7、文件办理完毕后，统一交由办公室指定专人保管、立卷归档。六 发文1、发文一律使用XX钢铁有限公司发文稿纸。2、发文程序如下：XX钢铁公司内部发文:拟稿人部门负责人审核总经理审批 办公室统一编号打印盖章（签字）发文备案对外发文:拟稿人部门负责人审核总经理办公室统一编号打印盖章（签字）发文备案七 其他1、时限要求：（1）特急：限个工作时内完成。（2）急：限个工作时内完成。（3）平：限个工作时内完成。2、文件的保密要求：（1）绝密文件：行文至XX钢铁公司高层干部，阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内。（2）机密文件：行文6、至XX钢铁公司中层干部，阅后应立即保存在保险柜内。（3）秘密文件：行文至XX钢铁公司部分员工，阅后立即保存在文件柜内。3、文件立卷归档按照档案管理制度执行。第二节 档案管理制度 档案是全面反映公司经营管理各项活动的历史记录，是实现今后决策科学化的重要依据。特制定本方法，各部门必须按本制度认真做好档案管理工作。一 档案范围XX钢铁公司各种具有保存价值的文件、图纸、方案、软件、图片、音像、实物等都必须立卷、归档。其中，文件包括：规划、计划、技术资料、工程资料、财务资料、人事资料、会议纪要、项目方案、合同协议、内外行文等。 二 档案分类及编号1、档案按其内容及关联部门可分为五大类：（1）行政类（2）7、财务类（3）人事类（4）业务类（5）生产类2、机要档案须在档案编号后注明：绝密、机密、秘密。3、档案编号以“一案一号”为原则，遇有一案归入多类者，应先确定其主要类别进行编号。4、归档后须填写档案管理登记表附表1。三 机要档案1、机要档案按其内容分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。2、划分标准：绝密档案包括：XX钢铁公司发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在100万元以上的重大合同。机密档案包括：（1）财务资料；（2）XX钢铁公司重要会议纪要；（3）XX钢铁公司经营情况；（4）生产技术资料；（5）金额在10万-100万元的合同。秘密档案包括：（1）重8、要项目资料；（2）项目合同协议。（3）人事档案、薪资性档案、劳动合同；四 档案装订1、以左方装订为原则，右上角标明档案号。2、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况，应先整补，裁切折叠，使其整齐，再装订。五 保存期限1、永久保存：a、XX钢铁公司管理制度；b、XX钢铁公司战略规划；c、XX钢铁公司会议纪要；d、XX钢铁公司证照；e、各级批文；f、印鉴；g、XX钢铁公司年度经营计划；h、XX钢铁公司年度经营总结；i、XX钢铁公司年度财务报表；j、生产技术资料；k、不动产所有权状及其他债权凭证；L、人事资料；m、大型活动图片、音像资料；n、其他核定须永久保存的文书。2、十五年保存：a、会计凭证；b、其9、他经核定须十五年保存的文书。(其它财务档案的保存期限按国家相关规定执行)3、五年保存：a、期满或解除的合同协议；b、完结后的项目方案；c、其他经核定须保存五年的文书。4、一年保存：a、部门工作计划及工作总结；b、完结后的部门请求报告；c、完结后无长期保存必要文书。5、XX钢铁公司规章制度由办公室永久保存，使用部门视其有效期限予以保存。六 保管部门1、财务专项机要档案由财务部负责保管。2、人事专项机要档案由人力资源部文员负责保管。3、其他档案均由办公室指派专人保管。七 档案移交1、XX钢铁公司各类证照、批文在颁发之日起移交办公室。2、XX钢铁公司会议纪要、决议，应自签发之日起三日内移交办公室。310、财务档案由部门自行立卷、归档、管理。4、人事档案由人力资源部自行立卷、归档、管理。5、其余档案半年移交一次，时间为每年的月和月。6、档案移交须填写档案移交清册。附表27、档案移交清册一式三份，移交双方各一份，办公室留存一份。八 档案调阅1、因工作需要需调阅档案时，须填写档案调阅申请单附表3，并经相应核准人核准后方可调阅。2、行政类档案、财务类档案、人事类档案、业务类档案、技术类档案的调阅须部门经理核准，跨部门档案调阅须办公室经理核准，但仅仅限于档案的查阅、复印，使用原件或调阅机要档案资料须总经理核准。3、档案管理人员必须严格按照档案调阅申请单的内容，将档案调出，供调档人查阅。4、调档人必须是11、档案调阅申请单里注明的查阅人。5、档案调阅申请单由档案管理人员留存备查。6、档案借阅时间最长不超过8个工作时。7、如调档内容更改、调档时间延长，应按调档程序重新办理。九 档案销毁1、超过保存期，且无保存价值的档案应销毁。2、需销毁的档案由保管部门填报档案销毁申请表附表4，经相应核准人核准后方可销毁。3、部门内部档案由部门经理核准销毁；机要档案由总经理核准销毁；其余档案也由总经理核准销毁。4、销毁档案须两人以上人员共同完成，办公室指定专人监督销毁，并填写档案销毁登记表。附表55、档案销毁每半年进行一次，即每年的月和月。6、档案销毁申请表、档案销毁登记表各一式二份，申请部门一份，办公室一份。十 其12、他1、档案管理人员应妥善保管，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。2、所有档案应有专柜存放、加锁，定期清理通风，防湿。3、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场所。4、以上表格均由办公室统一编号。5、各部门必须严格按照本制度相关规定保管档案。第三节 XX钢铁公司保密管理制度一、总则一、为保守XX钢铁公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。二、XX钢铁公司秘密是XX钢铁公司权力和权益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。三、XX钢铁公司下属组织以及职员都有保守XX钢铁公司秘密的义务。四、XX钢铁公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。五、对保守、保护XX钢铁公司秘13、密以及改进保密技术、措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。 二、保密范围和密级确定六、XX钢铁公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项：1、XX钢铁公司重大决策中的秘密事项；2、XX钢铁公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策,战略性的合作协议及全额在100万元以上的重大合同。3、XX钢铁公司内部掌握的合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录；4、XX钢铁公司财务预、决算报告及各类财务报表、统计报表；5、XX钢铁公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；6、XX钢铁公司职员人事档案、工资性、劳务性收入及资料；7、其他经XX钢铁公司确定应保密的事项；一般性决14、定、决议、通告、行政管理资料等内部文件不属于保密范围。七、 XX钢铁公司秘密的密级为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。绝密是最主要的企业秘密，一旦泄露会使XX钢铁公司的权力和利益遭到严重的损害。秘密是重要的XX钢铁公司秘密，泄露会使XX钢铁公司的权力和利益遭受损害。八、XX钢铁公司秘级的确定：1、XX钢铁公司经营发展中，直接影响企业权益的重要决策文件资料为绝密级；2、XX钢铁公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、企业经营情况为机密级；3、XX钢铁公司人事档案、合同、协议、职员工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级。九、属于XX钢铁公司秘密的文件、资料、应当依据本制度第七条15、第八条之规定标明密级，并确定保密期限，保密期限届满，自行解密。 三、保密措施十、属于XX钢铁公司秘密的文件、资料和其他物品的制作、收发、传递、使用、复制、摘抄、保存和销毁，由行政专员和办公室保密员执行。采用电脑技术存取、处理、传递的XX钢铁公司秘密由电脑使用者负责保密。十一、对于密级的文件、资料和其他物品，必须采取以下保密措施：1、未经总经理批准，不得复制和摘抄。2、发、传递和外出携带，由指定人员担任，并采取必要的安全措施。3、在设备完善的保险装置中保存。十二、属于XX钢铁公司负责执行，并采取相应的保密措施。十三、在对外交往与合作中需要提供XX钢铁公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。十四、16、具有属于XX钢铁公司秘密内容的会议和其他活动，主办部门应采取下列保密措施：1、选择具备保密条件的会议场所；2、根据工作需要，限定参加会议人员的范围，对参加涉及密级事项会议的人员予以指定；3、周密规定使用会议设备管理会议文件；4、确定会议内容是否传达及传达范围。十五、不准在私人交往和通讯中泄露XX钢铁公司秘密，不准在公共场所谈论XX钢铁公司秘密，不准通过其他方式传递XX钢铁公司秘密。十六、XX钢铁公司员工发现XX钢铁公司秘密已经泄露时，应当立即采取补救措施并及时报告XX钢铁公司或办公室，由办公室及时作出处理。 四、责任与处罚十七、出现下列情况之一者，给予警告，并处以罚款。1、泄露XX钢铁公司秘密17、，尚未造成严重后果或经济损失的；2、违反本制度第十条、第十二条、第十三条、第十四条、第十五条规定；3、已泄露XX钢铁公司秘密但采取补救措施的。十八、 出现下列情况之一的，予以辞退并酌情赔偿经济损失：1、故意或过失泄露XX钢铁公司秘密，造成严重后果或重大经济损失的；2、违反本制度规定，为他人窃取、刺探、出卖XX钢铁公司秘密的3、利用职权强制他人违反保密规定的。 五、附则十九、本制度规定的泄露是指下列行为之一：1、XX钢铁公司秘密被不应知悉者知悉的；2、使XX钢铁公司秘密超出限定的接触范围，而不能证明未被不应知悉者知悉的。二十、本制度解释权归办公室。二十一、本制度自公布之日起执行。第四节 印章使用18、管理规定一、根据XX钢铁公司不同业务的工作需要，XX钢铁公司印章有不同的使用范围。为保证XX钢铁公司的合法权益不受损害，杜绝失误发生，特规定如下印章使用办法。二、印章刻制按XX钢铁公司业务需要由部门提出申请，总经理批准后，由办公室统一办理。印章刻好后由办公室办理印章登记手续，填写印章管理登记表，备案并留好印章样图。三、总经理通过授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权和使用权。由被授权人在办公室签字领取印章，指定专人保管。各部门在使用印章时应严格遵守印章授权使用范围、期限等规定。四、公司印章使用范围、保管人、使用印章审批人等规定见下表：序号印章名称使用范围保管部门使用审批人使用规定备注1公19、章XX钢铁公司对外所有正式文件,对内通知等正式行文总经理或授权人2财务专用章XX钢铁公司正式财务文件、报告、证明、票据等财务部财务部经理财务报表使用时，由财务部经理审批，除支票用印按照财务管理制度相关规定外，其余均由总经理核准3合同专用章公司各类合同办公室参见参见合同管理规定经济合同需总经理核准4法定代表人印（支票）支票财务部见财务制度有关规定见财务制度有关规定5法定代表人印（除支票外）XX钢铁公司正式的合同，财务报表文件、票据办公室总经理或授权人合同管理规定五、印章由指定保管人专人妥善保管。保管人对所负责的印章丢失或盗用，所引起的经济损失和法律责任等负全部责任。六、当印章管理人变动或印章在经20、总经理审批同意调走时，应及时办理交接手续，填写“印章管理登记表”。七、印章的使用1、每枚印章使用前要由经办人填写印章使用登记表，并经指定的审批负责人进行审核。审批人要按XX钢铁公司有关规定审查要加盖印章的文本内容是否在授权的范围内，审批通过后通知印章保管人员后，方可使用印章。审批人对文本加盖印证后的一切经济损失和法律义务负主要责任。2、XX钢铁公司印章不允许外借，如确系特殊情况，须经部门经理提出书面申请，并经总经理批准签字后，方可由印章保管人与使用申请人共同携章办理有关业务。且带出的印章必须当天归还，不得延误。3、员工如需要XX钢铁公司出具有关证明，本人应先提出书面申请，部门负责人审核，办公室21、签字后方可盖章。 八、责任1、印章使用责任人（签字人）对印章负有经济、行政、法律责任。监印人员对违反规定的签印有权拒绝用章，印章保管人员不得私自动用印章。若非法使用印章，一经查出根据事件的严重程序给予严厉的行政处分或追究其经济、法律责任。2、若印章在使用、保管过程中不慎遗失，则追究责任人相应的行政、经济责任，给予严厉的处分，并赔偿所发生的一切费用。第五节 证照管理制度一、公司证照由办公室指定专人统一管理。二、证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。如：营业执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证等等。三、证照的使用包括借用、复印等。四、证照使用必须填写证照使用申请单。五、证照借用程序22、：借用人申请部门负责人复核总经理核准办理借用手续归还借用完毕后，应在时限内归还证照保管人。六、证照复印程序：借用人申请部门负责人复核总经理核准办理借用手续归还如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人。七、如需使用原件，则须总经理核准。八、证照复印件必须加盖“再复印无效章”。九、证照保管人必须做出登记，认真填写证照使用登记表。第六节 证明函管理制度一、证明函的范围包括：介绍信、法定代表人证明书、授权委托书等。二、XX钢铁公司证明函由办公室指定专人统一管理。三、使用证明函必须填写证明函使用申请单，经部门经理核准。四、经总经理核准后使用。五、使用证明函必须做好登记，填写证明函使用登记表。六、严禁开出23、空白证明函或外借证明函。七、证明函开出后，使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，应立即向主管领导汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失；如证明函未使用，应立即退还办公室。八、办公室应妥善保管证明函存根。第七节 会议管理制度及报告制度一、会议制度1、XX钢铁公司实行月例会制度，会议由XX钢铁公司总经理或总经理指定人主持。月工作例会参加人员为XX钢铁公司领导、各部门负责人，会议内容主要是总结上一月工作计划完成情况，找出存在的问题，分析原因，确定下一月工作计划及实施措施。2、例会时间安排：月例会为每 月 日时召开。3、会议形式应采取各部门按顺序发言，会议内容是各部门负责人总结过去一月的工作情况，找出存24、在的问题，分析原因，并提出解决问题的措施，同时作出下一月的工作计划及保证措施。4、XX钢铁公司领导应认真听取各方意见，作出总结，提出要求。5、各部门应在月例会前一天16时以前上报办公室月例会开会材料，若不能及时上报或不报，又无特殊原因，将追究部门负责人责任，并给与相应处罚。6、会议由XX钢铁公司办公室筹备，如会议时间、地点有所改动，另行安排。7、参加会议人员应做好会议记录，准时参加。若无特殊原因，无故不参加会议应按员工日常管理规定相关规定处理。二、报告制度1、每月26 日17时之前XX钢铁公司各分厂将生产统计资料上报公司办公室，并确保资料的准确、完整和及时上报。2、每月28日之前XX钢铁公司各25、分厂向公司人力资源部上报XX钢铁公司各分厂人员的考勤及人员报备。第八节 办公用品管理规定一、本规定将办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。1、消耗品：铅笔、胶水、透明胶、大头针、图钉、回形针、笔记本、复写纸、卷宗、标签、告示贴、便条纸、信纸、橡皮、夹子、圆珠笔、钉书钉等。2、管理消耗品：钢笔、签字笔、白板笔、修正液、打（复）印纸等。3、管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、计算器、印泥、笔筒等。二、办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、签字笔、直尺等。“部门领用”系部门共同使用用品，如打孔机、大型钉书机等。三、消耗品及管理消耗品每月25日申请一次，26、管理品每季度末的十日内申请一次，原则上不再另行申请。四、各部门于每年的1月25日填报部门年度办公用品申购单，交办公室汇总，并会同财务部共同拟定XX钢铁公司年度办公用品购置计划。五、原则上，每人每月发放圆珠笔芯或签字笔芯一支，便条纸及信纸各一本。每人每季发胶水一瓶、大头针、回形针、钉书钉各一盒、笔记本一本。不够用者，可经部门主管批准后另行申请。六、办公室设立“办公用品领用登记表”，领用时由领用人签字，办公室控制办公用品的领用状况。七、办公室可向文具批发商采购，其必需品、采购不易或耗用量大者，应酌量存库。八、新进人员到职时按“新员工办公用品领用标准”在办公室领用，离职时，应将剩余办公用品一并退还办27、公室。九、印刷品（如信纸、信封、表格等），除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由办公室统一管理。十、固定资产、办公用品丢失或被盗、损坏，办公室将根据具体原因追究当事人相关物品净残值予以赔偿（保险公司赔付部分除外）。对于重大责任者，除追究经济责任外，还将视情节给予相应的行政处罚，甚至追究法律责任。 第九节 XX钢铁公司日常管理规定1、严格执行XX钢铁公司各项规章制度，服从领导，听从指挥。2、严格遵守工作时间，不得无故旷工。3、严格请销假制度，未经批准不得外出。4、严格遵守XX钢铁公司的安全生产制度，不得违章操作，不得违章指挥。5、除必要的对外招待、节假日会餐或特殊情况,领导批准外，禁止任何人在上班28、期间或中午吃饭时饮酒。6、不准打架斗殴、无事生非，不准偷盗和侵占公私财物，违者处于3万元以下罚款。7、室内、外电源由办公室和各分厂统一配置，严禁随意私自乱接电源线路。8、XX钢铁公司员工必须遵守国家法律.法规，和公司所在地的社会公德。9、严禁任何形式的赌博活动，不准参加任何形式的非法活动及非法组织，违者开除。10、不准观看淫秽书刊、录象极其制品。11、工作时间不准上网聊天，不准做与工作无关的事情。12、工作时间要穿着整洁，不准穿拖鞋、赤身裸背。13、禁止在非吸烟场所吸烟及乱丢烟蒂、果皮、纸屑和杂物等。14、文明礼貌，团结互助。不造谣、不传谣、不信谣。不泄露公司秘密。15、严禁驾驶员酒后驾车，非29、司机禁止驾驶车辆。16、禁止洗后不关水、人走不关灯。17、除前述各条款中已明确处罚外，其余各条款按绩效考核办法执行，给予相应经济处罚。18、凡违反上述规定造成公私财物损失的要照价赔偿；给各部门，XX钢铁公司造成不良影响和声誉损坏的，要在相应范围内做清除和恢复工作，严重者予以开除。19、员工行为构成违法犯罪，移交司法部门处理。第十节 XX钢铁公司小车管理办法1、为进一步规范小车的使用和管理，保证XX钢铁公司工作的正常开展，提高工作效率，根据XX钢铁公司的实际情况，特制定本制度。2、小车的维修、保养、车辆年检由办公室负责，事故由办公室处理。3、小车的使用由办公室统一管理。由用车人提前一天向办公室申30、请，办公室根据实际情况统筹安排，保证小车使用的计划性、合理性。临时用车临时安排。4、用车人去戴南境外出差时，由用车人向小车管理员提出申请，并由小车管理员填写派车单，经XX钢铁公司领导批准后方可用车。派车单应载明：用车时间、车号、驾驶员、用车人、目的地、用途。派车单由“小车管理员”填发，用车结束时，“用车人”在派车单上签字。5、办公室小车管理员必须清楚记录小车到XX钢铁公司后的行驶里程，以便核算小车用油的合理性。6、由于小车司机工作岗位的特殊性，工作时间的不确定性，所以小车司机必须24小时随时待命。7、在没有特殊情况下，小车司机实行定车、定司机，未经XX钢铁公司领导批准，不能私自调换使用车辆，小车司机应保管好自己的车钥匙。8、车辆行驶过程中必须由小车司机驾驶，乘车人员不得驾驶。9、小车司机应认真学习公司办公室部有关小车管理的规章制度，并严格按规章制度执行。10、严格执行事故报告制度，车辆发生较大故障或事故，必须在第一时间内通知交通管理部门和保险公司，保护好现场。同时报告车辆直管部门领导和XX钢铁公司领导，并积极联系有关人员处置。随车人有义务对故障发生经过做出证明，并协助司机做好相关处理。11、办公室每月应召开一次小车司机例会，认真听取司机对XX钢铁公司人员用车的建议或意见及改进措施，做好记录，必要时向XX钢铁公司领导汇报。